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摘要：隨著《關(guān)于實施中國特色高水平高職學(xué)校和專業(yè)建設(shè)計劃的意見》正式啟動，在“雙高計劃”建設(shè)背景下，高職院校的學(xué)籍檔案管理也應(yīng)和“雙高”建設(shè)同步發(fā)展，具有統(tǒng)一性。但就目前管理而言，依舊存在著不少問題。本篇文章主要是從學(xué)籍管理工作的現(xiàn)狀及存在問題，找出合理解決問題的措施，為“雙高”建設(shè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：“雙高”建設(shè)；學(xué)籍管理；解決措施

1“雙高”背景下學(xué)籍檔案管理的重要意義

隨著信息化技術(shù)和信息化觀念的普及，在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能的大背景下，高職院?？萍夹畔⒒揭苍诓粩嗵岣?，高校學(xué)籍檔案管理工作也逐步走向信息化。要建設(shè)具有中國特色一流高職院校，必須抓住“雙高”建設(shè)機遇。進一步加強和完善信息化管理模式，提高檔案管理的水平，是教育教學(xué)管理的必經(jīng)之路，穩(wěn)定和高水平的學(xué)籍檔案管理模式，對整個學(xué)校檔案管理和利用也有著很大的推動作用。學(xué)籍檔案信息化建設(shè)，可使高職院校學(xué)籍檔案管理工作變得更為方便快捷，大大提高工作效率，達到事半功倍的效果。在“雙高”建設(shè)的背景下，我們更迫切需要提高學(xué)籍檔案的信息化管理。加大力度推動學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)，使學(xué)籍檔案更加智能化，功能得以最大限度地發(fā)揮、最高程度地實現(xiàn)其價值，使其更好地為個人、社會服務(wù)，更好的服務(wù)于“雙高”建設(shè)。

2高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容

學(xué)籍檔案是學(xué)生在校就讀所錄入的個人信息，包括姓名、家庭住址、身份證號等基本信息，以及學(xué)號，入學(xué)時間，學(xué)籍情況等學(xué)校相關(guān)信息，是一個人讀書生涯的完整記錄。高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容主要包括：第一，學(xué)籍基礎(chǔ)信息，包括學(xué)生花名冊，入學(xué)登記表等變動情況；第二，學(xué)生所修課程的考試成績，必修課和選修課的科目；第三，學(xué)籍異動信息，包括戶籍證明，休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)申請等信息；第四，綜合素質(zhì)和社會實踐情況信息；第五，在校期間的獲獎信息；第六，享受資助信息；第七，其他信息和材料。其保存分為紙質(zhì)和電子兩種形式，目前，還是以紙質(zhì)保存為主。面對這種具體且復(fù)雜繁瑣的工作，充分利用信息技術(shù)辦公已成為大勢所趨。學(xué)籍檔案信息化管理可以有效增強管理效率，是建設(shè)“雙高”院校必然要求。

3目前學(xué)籍管理工作存在的問題

3．1招生人數(shù)增加，學(xué)籍管理工作難度增大

隨著高職院校百萬擴招，在校生人數(shù)與日俱增，這也大大增加了學(xué)生學(xué)籍檔案的數(shù)量，加之學(xué)籍異動的情況也越來越多，增加了學(xué)籍管理的難度，形成了學(xué)籍管理工作任務(wù)重，頭緒多，量大，繁瑣，成績錄入人員少，時間緊的局面。

3．2對檔案管理工作不重視，不能充分利用

首先，分院沒有獨立的檔案室，對檔案的人力、才力、物力配備不足，都是辦公室教學(xué)秘書兼職做檔案工作，幾千人的學(xué)籍檔案堆在庫房（辦公室柜子里）也不符合標準，長此以往，學(xué)籍檔案就會有遺失，想查閱資料時，無從查找。其次，對學(xué)籍檔案管理投入的資金較少，基本都是紙質(zhì)存放，幾乎鮮有人查找，檔案無法妥善保存，很難再查閱。3．3缺乏對學(xué)籍管理人員素質(zhì)和技能培訓(xùn)目前，學(xué)籍管理人員不同于教師和實驗員，沒有相應(yīng)的職稱體系，所以發(fā)展空間有限，因工作不夠被重視，待遇跟不上，沒有工作動力，十年如一日，缺乏努力向前的進取心。其次，大多數(shù)學(xué)籍管理人員是兼職管理老師擔(dān)任，缺乏計算機能力，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案管理知識培訓(xùn)，日常工作就已經(jīng)占據(jù)了一整天時間，校內(nèi)校外學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機會很少，沒有總結(jié)性要求，出現(xiàn)工作效率低下、學(xué)籍文件歸檔不規(guī)范、缺少創(chuàng)新意識等問題。三是學(xué)籍管理人員手頭雜事太多，對學(xué)生沒有耐心，每天幾乎都在做大量重復(fù)性的工作。以上這些因素也都給學(xué)籍管理帶來了很大的阻礙。

3．4學(xué)籍管理數(shù)字信息化落后，模式單一，信息共享困難

近年來，學(xué)生就業(yè)對于成績單的需求量不斷增大。目前我們使用的方正教務(wù)系統(tǒng)還無法完全實現(xiàn)對成績單的自助打印功能，學(xué)籍管理人員不僅需對此類學(xué)生成績進行大量打印蓋章，還需要對成績進行人工校對，導(dǎo)致學(xué)籍管理人員工作量大，周期長?，F(xiàn)在的校內(nèi)教務(wù)系統(tǒng)仍舊不能與招生就業(yè)處、財務(wù)處所要求的數(shù)據(jù)很好的兼容，使得學(xué)籍管理人員重復(fù)性工作，沒有很好的去利用已經(jīng)形成的學(xué)籍檔案。成績單及大部分文件存檔還是延續(xù)過去使用紙質(zhì)形式保存，辦公過程中無法快速、準確、高效的提取數(shù)據(jù)以致影響辦公效率。管理系統(tǒng)也無法與各部門對接，信息無法共享。另外，學(xué)籍管理模式上還是延續(xù)傳統(tǒng)模式，管理模式的落后，增加了學(xué)籍管理工作的難度。

4解決問題的對策

4．1深入了解學(xué)籍檔案管理工作，降低工作難度

首先，每年新生入校第一課，學(xué)校就應(yīng)該組織新生和班主任、輔導(dǎo)員、以及教輔人員共同學(xué)習(xí)《高校學(xué)生手冊》《全日制普通高等學(xué)校學(xué)生學(xué)籍管理辦法》以及學(xué)校關(guān)于學(xué)籍管理的相關(guān)規(guī)章制度，使全校師生能夠全面了解學(xué)籍管理相關(guān)工作。其次，通過專題講座、主題班會、知識問答、問卷調(diào)查等活動來強化師生對學(xué)籍管理制度的認知，讓學(xué)生能深入了解學(xué)籍管理制度和自己的學(xué)業(yè)是緊密相關(guān)的，以此來提高自己的學(xué)習(xí)熱情和積極性。同時，學(xué)校也可以利用網(wǎng)絡(luò)、宣傳欄、廣播、學(xué)校網(wǎng)站等多種途徑使師生進一步了解學(xué)籍檔案管理的規(guī)章制度及政策法規(guī)。并及時通知網(wǎng)站管理員做好政策更新，信息公開等工作，確保師生能夠在第一時間掌握政策變化。通過這些方式，才能使每位師生都可以更好的學(xué)習(xí)到學(xué)籍檔案管理的相關(guān)知識，更好的配合檔案管理工作的實施。

4．2重視學(xué)籍檔案管理工作，完善學(xué)籍檔案管理體制

學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作既細致具體又繁忙復(fù)雜，具有一定的特殊性，關(guān)系到一個學(xué)校教學(xué)管理水平的高低，因此，我們要重視學(xué)籍檔案管理工作，強化學(xué)籍檔案管理意識，規(guī)范學(xué)籍檔案管理體制。首先，領(lǐng)導(dǎo)要重視，領(lǐng)導(dǎo)重視是規(guī)范學(xué)籍檔案管理的關(guān)鍵，有了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，學(xué)籍管理人員才會重視這項工作，積極性才會提高，很多難事就變的簡單、規(guī)范。其次，要加大經(jīng)費投入，在資金上給予支持，在管理手段上有所提升，優(yōu)化學(xué)籍檔案管理的硬件設(shè)施條件，加強檔案管理的數(shù)字化、自動化。最后，給予學(xué)籍檔案管理相關(guān)的政策支持，對學(xué)籍管理人員給予一定的優(yōu)待，提高管理人員的主動性、積極性。學(xué)?？梢砸越逃款C發(fā)的相關(guān)準則為基礎(chǔ)，結(jié)合本校及分院的實際情況，建立一些與學(xué)籍檔案管理相關(guān)的制度，例如：學(xué)生在校情況，結(jié)合學(xué)校的人才培養(yǎng)方案及相關(guān)特色專業(yè)、特色課程，制定一套適合本校學(xué)生的學(xué)籍檔案管理制度，只有建立了相應(yīng)的制度，師生才能有效的重視到學(xué)籍檔案管理不是一件簡單的事，同樣也需要認真敬業(yè)的態(tài)度，才能使其更好地記錄學(xué)生在校期間的學(xué)籍信息。在日常工作中，要嚴格按照規(guī)章制度辦事，做到每一項決定都有據(jù)可依。例如：在處理學(xué)生留級，退學(xué)等學(xué)籍處理相關(guān)工作時，及時告知學(xué)生及家長，避免在工作中因為缺乏嚴謹性和學(xué)生產(chǎn)生糾紛。輔導(dǎo)員應(yīng)做好學(xué)生的日常監(jiān)管工作，督促學(xué)生隨時關(guān)注自己的學(xué)籍，提前預(yù)防留級退學(xué)。牢固樹立“立德樹人，以人為本”的服務(wù)意識，深入了解學(xué)生訴求，解決學(xué)生在學(xué)習(xí)生活中的實際問題，關(guān)心學(xué)生的成長與成才。

4．3加強對學(xué)籍管理人員的培養(yǎng)

首先是要培養(yǎng)學(xué)籍管理人員的基本素質(zhì)和技能，培養(yǎng)學(xué)籍管理人員對工作內(nèi)容的理解，并熟練進行相關(guān)手續(xù)的辦理，檔案的整理及歸檔。校方要定期提供相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，調(diào)動學(xué)籍管理人員的積極性。另外，要多組織一線學(xué)籍管理人員赴兄弟院校學(xué)習(xí)交流，學(xué)習(xí)先進的學(xué)籍管理方法，先進的管理經(jīng)驗，取長補短，開闊思路，提高業(yè)務(wù)能力和管理水平。其次，建立行之有效的激勵與考核機制。通過頒發(fā)證書、發(fā)放獎金等一系列獎懲措施以獎勵出色完成工作的優(yōu)秀學(xué)籍管理人員。定期進行考核，以學(xué)年為單位進行評比，使每個人都感受到競爭的壓力。學(xué)期末開展一些學(xué)籍管理工作經(jīng)驗交流會，把大家在學(xué)籍管理工作中遇到的問題提出來，總結(jié)出一些解決問題的好辦法，好思路，都可以在會議上進行交流學(xué)習(xí)，使我們的學(xué)籍管理工作朝著更好的方向發(fā)展，更好的服務(wù)師生。

4．4升級教務(wù)管理系統(tǒng)，增強系統(tǒng)功能

近年來，隨著高校在校生規(guī)模不斷擴大，學(xué)籍管理工作難度加大并且任務(wù)加重，要提高工作效率必須使用一個靈活高效、多元化強大的學(xué)籍管理系統(tǒng)，這就需要學(xué)校在配備服務(wù)器，學(xué)籍系統(tǒng)開發(fā)中投入一定的經(jīng)費支持。要保證教務(wù)系統(tǒng)的順暢運轉(zhuǎn)，就要對教務(wù)服務(wù)器系統(tǒng)進行改造升級。目前，教務(wù)系統(tǒng)有著排課、課表查詢、成績查詢、網(wǎng)上選課、成績錄入等一系列的應(yīng)用，真正能用到的應(yīng)用相對較少，面對復(fù)雜的實際工作，系統(tǒng)開發(fā)工程師應(yīng)深入到管理一線與學(xué)籍管理工作人員加強溝通聯(lián)系，根據(jù)實際工作的需要，在現(xiàn)行的正方教務(wù)管理系統(tǒng)開發(fā)出我們所需要的子模塊，方便日常工作的使用。因此，開發(fā)出一套既方便老師又方便學(xué)生的學(xué)籍管理系統(tǒng)，使管理系統(tǒng)能與各個部門信息交換和共享，方便日常教學(xué)管理。

5結(jié)語

綜上所述，在國家“雙一流”建設(shè)大背景下，探索職業(yè)院校高質(zhì)量發(fā)展的路徑，是“雙高”建設(shè)的深刻內(nèi)涵。在智慧校園背景下，作為學(xué)籍管理工作者，必須具有一定的信息操作水平，數(shù)據(jù)處理能力，在實踐中改進方法，不斷總結(jié)，才能提高管理水平，使學(xué)籍檔案在“雙高”建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。

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作者:張妙君 單位:楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院