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項(xiàng)目管理功夫

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項(xiàng)目管理功夫

越來(lái)越多手里拿著美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)(PMI)或者國(guó)際項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)(IPMP)認(rèn)證資質(zhì)的項(xiàng)目經(jīng)理,依然不得不一籌莫展面對(duì)這樣的問(wèn)題:領(lǐng)導(dǎo)不支持,團(tuán)隊(duì)成員不配合,項(xiàng)目推進(jìn)艱難等。顯然,“洋證書(shū)”并不能解決“土問(wèn)題”。“汝果欲學(xué)詩(shī),功夫在詩(shī)外”。項(xiàng)目經(jīng)理要想順利推進(jìn)項(xiàng)目,也必須跳出項(xiàng)目本身,在項(xiàng)目外做足功夫,以合作、進(jìn)取、誠(chéng)信、專(zhuān)注與開(kāi)放為主題塑造良好的團(tuán)隊(duì)文化,來(lái)逐步緩解并消除各種障礙。合作在項(xiàng)目管理中,這個(gè)老生長(zhǎng)談的話題可以具體為以下三個(gè)原則:第一,一致認(rèn)同并大力支持項(xiàng)目目標(biāo)。這是合作的基礎(chǔ),也是項(xiàng)目組成員成為一個(gè)團(tuán)隊(duì)的原因。在這個(gè)過(guò)程中,項(xiàng)目經(jīng)理有責(zé)任將目標(biāo)明確化、具體化,并爭(zhēng)取客戶、管理層和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的支持。第二,視項(xiàng)目利益為決策標(biāo)準(zhǔn)。如果項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)各小組間的合作是表面而膚淺的,項(xiàng)目肯定會(huì)遭遇阻力;如果每個(gè)小組作出的決策只對(duì)自己有利,整個(gè)項(xiàng)目就很可能陷入困境。更可怕的是,各為其主的文化氛圍會(huì)令各小組認(rèn)為,自己才是正確的,而犯錯(cuò)的肯定是他人。此時(shí),項(xiàng)目經(jīng)理一定要及時(shí)提醒并教育你的團(tuán)隊(duì)認(rèn)清互動(dòng)關(guān)系,把項(xiàng)目利益作為決策標(biāo)準(zhǔn),這才是真正的合作。第三,建立并遵循合理的流程。流程是保證合作順利進(jìn)行的強(qiáng)制手段。因此,項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)時(shí)刻提醒團(tuán)隊(duì)成員嚴(yán)格遵循工作流程,不“偷工減料”。其實(shí),流程的執(zhí)行過(guò)程也是促進(jìn)合作的過(guò)程。此外,在創(chuàng)造合作的團(tuán)隊(duì)氛圍時(shí),項(xiàng)目經(jīng)理一定要明確各成員的責(zé)任和權(quán)力。比如,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的質(zhì)量保證人員(QA)在項(xiàng)目進(jìn)行中,有權(quán)力檢查項(xiàng)目質(zhì)量。這很有可能會(huì)給其他成員帶來(lái)額外的工作量,而項(xiàng)目經(jīng)理又必須對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度負(fù)責(zé),因此,不一定會(huì)支持QA的工作,于是,矛盾便產(chǎn)生了。有一句質(zhì)量名言可以較好地解決這個(gè)矛盾——“Qualityshouldbeplannedin,notbeinspectedin(高質(zhì)量是計(jì)劃出來(lái)的,而不是檢查出來(lái)的)?!币虼?,這就需要項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目初期,與QA合作規(guī)劃項(xiàng)目計(jì)劃,合理估計(jì)工作量,做到既保證項(xiàng)目進(jìn)度,也兼顧項(xiàng)目質(zhì)量。進(jìn)取勇于創(chuàng)新,不怕失敗,積極承擔(dān)挑戰(zhàn)性的工作。在貝爾實(shí)驗(yàn)室工作期間,上司經(jīng)常教導(dǎo)我們,對(duì)團(tuán)隊(duì)成員分配工作時(shí),要注意任務(wù)的多樣性,力爭(zhēng)使每一個(gè)成員都能不斷嘗試不同的角色。每位有進(jìn)取心的人都喜歡富有挑戰(zhàn)性的工作,多樣性的工作會(huì)使他們永遠(yuǎn)保持激情。如果一個(gè)人在某一項(xiàng)工作上成為熟練工,他就會(huì)逐漸喪失對(duì)工作的興趣,長(zhǎng)此以往,整個(gè)團(tuán)隊(duì)將會(huì)逐漸失去活力。誠(chéng)信誠(chéng)信就是誠(chéng)實(shí)守信,講真話、負(fù)責(zé)任。在誠(chéng)信的團(tuán)隊(duì)里工作,項(xiàng)目經(jīng)理可以輕松地專(zhuān)注于項(xiàng)目本身,而不被瑣事困擾。誠(chéng)信不僅表現(xiàn)在計(jì)劃上,還表現(xiàn)在為人處事上。作為項(xiàng)目經(jīng)理或主管,也要相信你的團(tuán)隊(duì)成員,做到“用人不疑”,不要天天打電話詢(xún)問(wèn)“工作怎么樣了”。誠(chéng)信是雙向的:不但要在團(tuán)隊(duì)縱軸上,即上下級(jí)間打造一條“誠(chéng)信鏈”,也要在團(tuán)隊(duì)橫軸上,即團(tuán)隊(duì)內(nèi)部,編織出一張“誠(chéng)信網(wǎng)”。專(zhuān)注專(zhuān)注不是簡(jiǎn)單地指把事情做對(duì),它更多的是指不要花精力在不該做的事上。作為項(xiàng)目經(jīng)理,應(yīng)不斷地提醒成員,項(xiàng)目目標(biāo)是什么、階段目標(biāo)是什么。這將有助于成員利用有限的時(shí)間做正確的事情,而不被瑣事所困擾。經(jīng)常能見(jiàn)到有些團(tuán)隊(duì)成員每天都很忙,但工作進(jìn)展卻很緩慢,問(wèn)題就出在不專(zhuān)注上。依照80/20原則,項(xiàng)目80%的進(jìn)展是由20%的工作帶來(lái)的。這20%的工作就是團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該專(zhuān)注的首要工作。對(duì)項(xiàng)目管理而言,專(zhuān)注更偏重于時(shí)間管理。作為一名項(xiàng)目經(jīng)理,我總是這樣開(kāi)始一天的工作:每天早晨,我第一個(gè)動(dòng)作就是打開(kāi)計(jì)算機(jī),查看屏幕上自動(dòng)彈出的一個(gè)文本文件。上面記錄著我今天應(yīng)該完成的任務(wù)和要開(kāi)的會(huì)議。我會(huì)按照文件所列順序,依次完成每個(gè)任務(wù)。每完成一個(gè)任務(wù),我就將其從文件中刪掉。每天工作結(jié)束前,我會(huì)計(jì)劃第二天要完成的工作,并按優(yōu)先順序,記錄在專(zhuān)有文本文件中,以便第二天上班時(shí)查閱。我很喜歡這種簡(jiǎn)單有效的方法,它使我能專(zhuān)注于優(yōu)先級(jí)最高的事情。開(kāi)放開(kāi)放是一種心態(tài)。在一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中,不管你是領(lǐng)導(dǎo),還是普通成員,都應(yīng)做到:坦誠(chéng)溝通,容忍成員犯錯(cuò)誤的團(tuán)隊(duì)文化既能培養(yǎng)成員勇于承擔(dān)責(zé)任的心態(tài),還能培育出創(chuàng)新的幼芽分享一切可以分享的,在團(tuán)隊(duì)中,項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)以身作則,用開(kāi)放的心態(tài)來(lái)對(duì)待同事,與他們分享你的經(jīng)驗(yàn),使新手迅速成長(zhǎng);與他們分享你的教訓(xùn),使他人少走彎路;與他們分享你的生活、你的喜怒哀樂(lè),使團(tuán)隊(duì)變成一個(gè)大家庭。在我看來(lái),健康的團(tuán)隊(duì)文化是團(tuán)隊(duì)關(guān)系的黏合劑、變革的潤(rùn)滑劑和氛圍的清新劑。有了這三“劑”良藥,建立一個(gè)高效的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)指日可待。

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