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摘要：在前大中專畢業(yè)生就業(yè)形勢十分嚴(yán)峻的景下，畢業(yè)學(xué)生檔案是就業(yè)單位選用中等職業(yè)學(xué)生的重要材料和依據(jù)。本文就目前中等職業(yè)院校學(xué)生檔案管理中存在的問題進(jìn)行了分析，并對如何完善中等職業(yè)院校學(xué)生檔案管理進(jìn)行了一些可行性的探索。

關(guān)鍵詞：中等職業(yè)院校學(xué)生檔案管理問題對策

在當(dāng)前就業(yè)形勢十分嚴(yán)峻，各大中高專院校畢業(yè)生就業(yè)實行雙向選擇的市場用人機(jī)制背景下，大中高專院校學(xué)生檔案作為學(xué)生就業(yè)過程中一份必不可少的重要憑證，是大中高專院校提供的畢業(yè)生在校期間德智體等方面發(fā)展的綜合情況反映，是畢業(yè)生就業(yè)和用人單位選用人才的重要材料和依據(jù)。以創(chuàng)新的思路認(rèn)真做好中等職業(yè)畢業(yè)生的檔案管理主作，充分挖掘?qū)W生檔案管理在促進(jìn)人才培養(yǎng)過程管理中的積極作用，特別是服務(wù)中等職業(yè)畢業(yè)生成功就業(yè)的推進(jìn)作用，使學(xué)生檔案管理適應(yīng)以就業(yè)為導(dǎo)向的辦學(xué)需要，從而進(jìn)一步提升中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的整體質(zhì)量和效益，是一項十分重要而又具有現(xiàn)實意義的工作。但是目前高校學(xué)生檔案管理中還存在著不少問題和不足，需要創(chuàng)新管理工作盡快得以解決。

一、當(dāng)前中等職業(yè)學(xué)生檔案管理存在的問題

2l世紀(jì)以來，信息化浪潮的掀起以及現(xiàn)代化管理理念的深入，傳統(tǒng)的管理模式就需要在急劇變革中尋求新的生存空間。加之中等職業(yè)院校各項改革的深入，學(xué)生檔案管理也在這些影響之下，表現(xiàn)出如下值得思考的問題：

l、學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容程式化，不符合時展需求。

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展和與國際接軌的市場經(jīng)濟(jì)的形成，與計劃經(jīng)濟(jì)體制相適應(yīng)的傳統(tǒng)高校學(xué)生檔案管理工作受到了沖擊，首先反映在學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容上。學(xué)生檔案中記載的許多內(nèi)容已經(jīng)失去應(yīng)用價值，同時許多符合時代需要的新內(nèi)容卻未被記載。如涉及高校招生錄取材料、大學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍成績總表、入黨入團(tuán)材料、畢業(yè)生登記表、學(xué)位授予通知書、報到證存根、體檢表等比較多，而用人單位希望了解的個人素質(zhì)、成績、能力、誠信等方面的材料比較少，學(xué)生鑒定材料內(nèi)容空洞、政治術(shù)語多，呈公式化、口號化，沒有全面真實體現(xiàn)學(xué)生在校期間的全貌和個性發(fā)展特征，檔案材料不完整，信息量不足，檔案材料歸檔跟不上形勢的變化。

2、檔案作用發(fā)揮缺位。

在大學(xué)生就業(yè)進(jìn)入市場用人機(jī)制的大環(huán)境下。學(xué)生檔案作為記載大學(xué)生成長情況重要文本材料，發(fā)揮了它無法替代的育人和人力資源開發(fā)作用，然而，發(fā)揮這些作用的前提是，學(xué)生檔案是否具備內(nèi)容豐富的，能真實反映大學(xué)生整體情況的有價植的信息儲量。目前高校學(xué)生檔案管理存在的主要問題就是缺乏創(chuàng)新意識。沒有真正從服務(wù)大學(xué)生實現(xiàn)成功就業(yè)的要求來實施管理。由此造成的學(xué)生檔案管理中存在的信息不全，信息失真，缺乏過程管理。信息提供滯后于畢業(yè)生就業(yè)等現(xiàn)象，其服務(wù)就業(yè)工作的作用發(fā)揮也就缺位了。

3、人才培養(yǎng)模式的多樣化變革，帶來新的挑戰(zhàn)。

人才培養(yǎng)模式的多樣化變革，給中等職業(yè)院校的檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。具體表現(xiàn)在反映人才培養(yǎng)模式變革的材料沒有及時的進(jìn)入檔案，規(guī)范性較差。有些中職院校主要注重《學(xué)籍卡片》、《考試成績登記表》、《高中學(xué)生思想品德考核表》等反映學(xué)生學(xué)科成績的材料。應(yīng)該凸顯的《考生職業(yè)技能鑒定表》、實習(xí)、實訓(xùn)等反映職業(yè)學(xué)校特點的內(nèi)容還較少，難以保證學(xué)生檔案的客觀性與真實性。而且，學(xué)生檔案材料質(zhì)量不高，利用率較低。從中職院校的普遍情況來看，學(xué)生檔案材料基本上是一些由個人填寫的主觀判斷式材料為主，全面反映個人各方面素質(zhì)的客觀分析性材料，尤其是實踐過程中的定量分析材料過少。如反映職業(yè)技能鑒定結(jié)果的材料，只是簡單一句“同意以上意見”，“情況屬實”等評語，沒有給予客觀的、全面的評價，使得檔案材料較為粗糙。

4、電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理存在瑕疵。

檔案管理的最終目標(biāo)是實現(xiàn)檔案信息資源共享，而檔案網(wǎng)絡(luò)化管理正是使這一目標(biāo)得到實現(xiàn)的一種行之有效的手段。它通過計劃、組織、控制、協(xié)調(diào)與職能一體化來實現(xiàn)檔案管理資源的最佳配置和降低成本，為提高檔案資源的使用效率提供科學(xué)依據(jù)，現(xiàn)代化電子檔案正是在這種情況下應(yīng)運而生。計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展以及相關(guān)管理軟件的開發(fā)，為電子檔案的出現(xiàn)提供了物質(zhì)條件上的保障。但是，電子檔案的管理也不是盡善盡美。一般系統(tǒng)軟件都會存在一些技術(shù)性問題。另外，學(xué)生電子檔案的真實性、安全性還缺乏完善的管理制度來作保證(如系統(tǒng)用戶權(quán)限的界定、更改信息必備的條件、查詢信息必須的手續(xù))，還有網(wǎng)絡(luò)的不安全性、計算機(jī)故障問題、電子檔案的長期保存、軟件技術(shù)的完善，等等。這些都將隨著電子檔案的不斷發(fā)展而亟待解決

二、加強(qiáng)中等職業(yè)院校學(xué)生檔案創(chuàng)新管理的幾點對策

1、強(qiáng)化意識，完善學(xué)生檔案管理的硬件和軟件。

主管檔案工作的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要更新觀念、提高認(rèn)識，重視學(xué)生檔案管理工作，把其作為學(xué)校管理工作的重要事情來抓，強(qiáng)化師生的檔案意識，這是落實科學(xué)發(fā)展觀的抓手之一。檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是校園網(wǎng)絡(luò)硬件和數(shù)據(jù)庫的建立。為加快學(xué)生檔案信息化進(jìn)程，學(xué)校應(yīng)抓住中等職業(yè)院?？焖侔l(fā)展的有利條件，多方籌措資金，加大投入力度，盡早完成校園數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，配齊各種必要的硬件設(shè)施。這已成為當(dāng)前高中職業(yè)院校檔案管理的當(dāng)務(wù)之急，也是使中等職業(yè)院校檔案管理工作取得重要進(jìn)展的突破口。學(xué)生檔案管理工作者也應(yīng)提高現(xiàn)代化意識，強(qiáng)化信息技術(shù)觀念，同時要增強(qiáng)職業(yè)道德，敢于抵制不正之風(fēng)，杜絕私自修改信息現(xiàn)象，堅持原則，確保學(xué)籍檔案的真實性。在軟件建設(shè)上，要豐富內(nèi)涵，按照教育部的要求，針對學(xué)校辦學(xué)特色建立、健全相應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理制度，使管理工作有章可循。這一切為學(xué)生檔案工作趨向規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化營造良好的氛圍，打下扎實的基礎(chǔ)。

2、統(tǒng)一建檔標(biāo)準(zhǔn)，明確歸檔內(nèi)容與范圍。

作為人事檔案基礎(chǔ)的中等職業(yè)院校學(xué)生檔案，國家有關(guān)部門應(yīng)制定適合高職使用的統(tǒng)一建檔標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的制表內(nèi)容。同時，各院校要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，高度重視檔案建設(shè)，并建立健全收集、歸檔制度，使學(xué)生檔案按照統(tǒng)一立卷內(nèi)容和建檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范管理。根據(jù)統(tǒng)一的建檔標(biāo)準(zhǔn)，做到歸檔材料收集齊全，保證不缺人、不缺項目、不缺頁，確保每個學(xué)生的每份檔案材料填寫清楚、齊全，簽字、蓋章不遺漏。

3、以人為本，做好學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新。

中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案工作者應(yīng)切實解放思想，更新觀念，摒棄重藏輕用的舊思想，樹立以學(xué)生為本的思想，提高服務(wù)質(zhì)量，使檔案工作貼近學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活和就業(yè)，真正做到為學(xué)校發(fā)展和學(xué)生成長服務(wù)。結(jié)合以人為本思想，重新規(guī)范歸檔內(nèi)容。學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容應(yīng)該兼顧檔案的全面和個體性。既要收集學(xué)生檔案的常規(guī)材料，如畢業(yè)生登記表、成績單等，也要兼顧學(xué)生的個性特長、知識技能方面的材料。在歸檔過程中，學(xué)生檔案管理人員必須以對學(xué)生高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，擴(kuò)大收集檔案材料范圍，充實檔案內(nèi)容。如反映學(xué)生特長的個人作品、發(fā)明創(chuàng)造等材料;還有反映學(xué)生道德水平方面的如誠信、助人為樂、道德作風(fēng)、考試有無違紀(jì)行為等方面的社會評價材料;學(xué)生參加各種社團(tuán)活動、班干部、學(xué)生會干部工作情況、學(xué)校大型活動的參與情況、社會實踐活動、畢業(yè)實習(xí)與見習(xí)情況、畢業(yè)論文、參加各種科技創(chuàng)新制作和競賽等材料，都可以歸人檔案，特別是對某些方面表現(xiàn)突出的同學(xué)，將學(xué)生有關(guān)的“亮點”數(shù)據(jù)細(xì)致準(zhǔn)確地歸納起來，如獎學(xué)金及三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部等及各種獎勵的獲得情況，各種特長及在校對培養(yǎng)的情況(擔(dān)任過干部、黨員發(fā)展等)匯總成證明材料，使其在推薦就業(yè)中更具有說服力和競爭力。就拿上次周寧縣紀(jì)委要錄用我校一名往屆畢業(yè)生為例，這位學(xué)生錄取的筆試不錯,但開始用人單位不了解其在學(xué)校的品德表現(xiàn),由于錄用單位有多人競爭,經(jīng)過多方面思考，用人單位決定到學(xué)校了解情況，從檔案中得知這位學(xué)生曾經(jīng)獲得市級、校級三好生后順利將這位學(xué)生錄取?？梢?，盡量全面客觀地記錄學(xué)生的在校表現(xiàn)，擺脫學(xué)生檔案千人一面的程式化面目，為用人單位提供翔實、生動的檔案材料，可以更好地為學(xué)生就業(yè)服務(wù)。

4、利用信息技術(shù)，實現(xiàn)管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。

隨著電子信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理由傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體拓展到現(xiàn)代電子載體，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化已勢在必行。自實行網(wǎng)上招生后，考生檔案電子化已成為現(xiàn)實，但內(nèi)容不夠完整，其反映的也一般是最為基本的信息，如考生報名表、體檢表、高考成績和志愿等內(nèi)容。今后可在此基礎(chǔ)上開發(fā)新的學(xué)生檔案管理軟件，可將檔案內(nèi)容通過多媒體沒備(電子掃描儀或數(shù)碼相機(jī))進(jìn)行數(shù)字化處理，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向全文本電子檔案的轉(zhuǎn)變，既能減輕檔案材料收集、整理的工作強(qiáng)度，又能充分利用電子檔案中的數(shù)據(jù)信息，利用者可以在計算機(jī)上直接瀏覽或查閱，提高工作效率。針對電子文檔容易修改，使檔案信息的原始性難以保障的問題，在具備系列完善的規(guī)章制度保障的前提下，需要既懂得檔案管理的專業(yè)知識，又掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)維護(hù)的高素質(zhì)的檔案管理人員，做好檔案的管理工作，確保學(xué)生檔案的原始性、真實性和完整性，更好地為社會服務(wù)。

總之，在當(dāng)前嚴(yán)峻的就業(yè)形勢下，我們要進(jìn)一步加強(qiáng)中職院校學(xué)生檔案管理工作。強(qiáng)化檔案意識，規(guī)范收集、歸檔制度，以人為本豐富學(xué)生檔案內(nèi)容，不斷利用現(xiàn)代科技于段，充分發(fā)揮其在選拔、錄用優(yōu)秀人才中的作用，促進(jìn)中等職業(yè)教育事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。