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摘要:項目管理在各大活動中得到了廣泛應(yīng)用，并且效果顯著，它屬于一種比較先進(jìn)的管理方法，具有一定的管理優(yōu)勢，如管理目標(biāo)明確、責(zé)任清晰、效率較高等，特別適合于會展管理。文章主要闡述了項目管理在會展管理中的運(yùn)用優(yōu)勢，注重論述了項目管理在會展管理的具體實(shí)踐應(yīng)用。

關(guān)鍵詞:項目管理;會展管理;運(yùn)用

會展行業(yè)在我國崛起較快，其以獨(dú)特的方式以及產(chǎn)銷能力受到一致好評，而在會展的整個過程中涉及到了諸多環(huán)節(jié)，這就需要相關(guān)人員做好每個環(huán)節(jié)的管理工作，將其分成若干個小項目，借助項目管理模式推進(jìn)會展管理，以保證會展工作能夠如期舉行，圓滿結(jié)束。本文針對會展管理中如何運(yùn)用項目管理模式進(jìn)行探討研究，并提出具切實(shí)可行的對策，促進(jìn)會展管理效率以及質(zhì)量的提升。

一、會展項目管理類型

(一)會展前期管理控制

會展管理是一個比較復(fù)雜的過程，其需要完善的管理計劃以及具體的實(shí)施方案，每個項目實(shí)施之前都必須做好管理工作。項目管理相對而言是比較完善的管理方法，會展管理可以將其引入實(shí)際工作之中，以此促進(jìn)會展管理得以順利進(jìn)行。針對會展管理工作而言，其必須在實(shí)際工作之前完成，根據(jù)已有信息內(nèi)容，按照以往的經(jīng)驗(yàn)，還有最新的會展管理策略，并將預(yù)想發(fā)生的可能性，或是會展管理出現(xiàn)的影響因素，項目實(shí)施中的干擾信息，都必須做好分析以及預(yù)測，根據(jù)分析結(jié)果擬定實(shí)施方案，與此同時，針對會展過程中出現(xiàn)的不可預(yù)見的因素，擬好應(yīng)對措施，對于會展管理計劃需不斷完善，保障實(shí)施方案的可行性。例如:在會展過程中，為了避免突發(fā)狀況發(fā)生，如火災(zāi)等，必須事先對這一方面加強(qiáng)安全管理，完善相關(guān)管理制度;安排專人對其進(jìn)行排查，尤其是針對消防器材以及設(shè)施，確保消防設(shè)施能夠正常使用;展位搭建完成之后，還需做好火災(zāi)防患工作，檢查消防通道，保障安全出口得以正常通行，同時對相關(guān)人員做好相關(guān)內(nèi)容培訓(xùn)，從根本遏制火災(zāi)發(fā)生。會展工作開始之前，借助項目管理模式對其進(jìn)行有效管理，又被稱為預(yù)先控制管理。預(yù)先控制管理將各種隱患消除在起始階段，保障會展項目方案的順利開展，因此，在會展管理中，項目管理需要借助諸多因素完善管理項目，是一種行之有效的管理方法。

(二)會展反饋管理控制

就會展管理分析，其由于涉及到的內(nèi)容較多，而且基本上是一次性項目，因此必須保證會展項目管理的可行性。在項目實(shí)施之初，相關(guān)人員會擬定實(shí)施方案，但在實(shí)施過程中常會遭遇各種影響因素，對于偏差必須要及時調(diào)整，方可保障方案實(shí)施的準(zhǔn)確性，確保會展工作順利進(jìn)行。例如:在展覽招展中，必須按照實(shí)際的招展進(jìn)度計劃執(zhí)行，在每個階段都進(jìn)行對照檢查，一旦發(fā)現(xiàn)實(shí)際情況與計劃不符，應(yīng)馬上分析偏差原因，并就其未來發(fā)展方向進(jìn)行剖析，分析其未來發(fā)展方向，實(shí)施對應(yīng)的糾錯措施，及時調(diào)整戰(zhàn)略，保障招展工作得以有效開展。

(三)會展同期管理控制

會展按計劃實(shí)施時，在會展現(xiàn)場也會出現(xiàn)一些預(yù)想不到的狀況，如若發(fā)現(xiàn)偏差，或是具有潛在偏差，必須及時有效制定改善措施，進(jìn)行偏差的修正。針對會展同期管理控制而言，其能夠及時去除偏差，是一項經(jīng)濟(jì)可行的管理方法。與此同時，這對項目管理人員提出更高的要求，他們不僅要有敏銳判斷力，還需具備極強(qiáng)反應(yīng)能力，機(jī)智應(yīng)變能力，這也直接影響到會展同期管理效率。針對會展管理人員而言，他們必須實(shí)時監(jiān)控會展現(xiàn)場實(shí)施情況，了解項目進(jìn)展情況，及時發(fā)現(xiàn)潛在危機(jī)，并及時做出調(diào)整。

二、會展項目管理基本環(huán)節(jié)

(一)確定管理目標(biāo)

管理目標(biāo)是管理活動開展的依據(jù)，是預(yù)期所要達(dá)到的目標(biāo)。就會展項目管理分析，其具有一定的管理要求，即簡明扼要、具有可操作性、具體化、數(shù)字化可執(zhí)行性強(qiáng)等。由于會展管理內(nèi)容眾多，管理人員需要尋找管理的關(guān)鍵點(diǎn)，并以此作為突破口，分析會展計劃的可行性，同時還需考慮兩方面的因素:其一，會展項目實(shí)施過程中，將會遇到的特殊情況，其二，外部環(huán)境影響。管理人員必須具備極強(qiáng)的觀察能力，并且具有豐富的經(jīng)驗(yàn)，才能應(yīng)對會展管理中出現(xiàn)的問題。例如:參展商數(shù)額、海外參照商比例、展位出租數(shù)量，還有專業(yè)觀眾比例等等。這些都需要管理人員進(jìn)行商榷。

(二)衡量項目管理成效

針對會展管理而言，其屬于動態(tài)過程，它在實(shí)施階段不僅會受到內(nèi)部因素影響，同時還受到外部因素影響，這些影響因素必然導(dǎo)致計劃出現(xiàn)偏差，繼而偏離原計劃。因此對于項目管理人員來說，他們必須及時了解會展進(jìn)程，獲取項目管理的實(shí)時信息，一旦發(fā)現(xiàn)問題必須及時予以解決。從管理職能角度分析，會展管理不僅要保障信息的準(zhǔn)確性，還必須確保信息及時性、可靠性，還有實(shí)用性。會展管理中，衡量其成效需從實(shí)際情況出發(fā)，客觀評價工作內(nèi)容，從中找出差距，發(fā)現(xiàn)偏差，并且采取有效措施及時解決。

1、偏差出現(xiàn)之前

會展管理未出現(xiàn)偏差之前，或是已經(jīng)顯露偏差，必須立即采取有效措施，及時補(bǔ)救，避免出現(xiàn)偏差，或是將偏差降至最低。例如:會展報名階段，如若發(fā)現(xiàn)報名情況并未達(dá)到預(yù)期值，這時管理人員必須采取有效措施，在報名截止之前，加強(qiáng)宣傳工作，提高會展知名度，增加相應(yīng)服務(wù)項目等等，保障會展人數(shù)達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

2、偏差出現(xiàn)之后

會展偏差之前，管理人員可以防患于未然，但是如果偏差已經(jīng)出現(xiàn)，就必須及時反饋信息，進(jìn)而進(jìn)行深層次分析，采取補(bǔ)救措施。例如:會展進(jìn)行階段，針對參展商而言，其酒店入住率很低，導(dǎo)致很多房間空置，這在某種程度上增加會展成本，帶來極大的經(jīng)濟(jì)損失。針對上述情況，會展接待人員再深入了解具體情況之后，將情況上報至組委會，再分析緣由之后，采取相對有效的措施，馬上與酒店聯(lián)系溝通，將空房進(jìn)行出售，同時對于第二天的預(yù)定數(shù)量進(jìn)行分析，重新落實(shí)具體參展人數(shù)，將損失將至最低。

三、會展管理監(jiān)督，項目控制目標(biāo)

在會展管理中，質(zhì)量因素是非常關(guān)鍵的，如若質(zhì)量問題未達(dá)標(biāo)，將會使會展管理失去意義。首先確定管理對象，其次要擬定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，最后制定最終的實(shí)施方案，明確檢驗(yàn)方法。就會展管理質(zhì)量而言，其主要包含兩部分的內(nèi)容:其一，項目本身質(zhì)量，其二，項目管理人員工作水平，即會展服務(wù)質(zhì)量。會展質(zhì)量是由所有參與人員所決定，在項目實(shí)施過程中，大量的工作需要直接與客戶溝通，那就意味著會展產(chǎn)品質(zhì)量，其與工作質(zhì)量是結(jié)合在一起的，即工作人員工作的過程，也意味著為服務(wù)客戶。而從另一個角度分析，工作過程設(shè)計，產(chǎn)品策劃過程，工作質(zhì)量保障，從某種意義分析，只要工作質(zhì)量提升，產(chǎn)品質(zhì)量自認(rèn)而然也得到了提升。因此對于多數(shù)企業(yè)而言，其更注重會展過程監(jiān)督。會展管理過程中，實(shí)施全面質(zhì)量監(jiān)控非常重要，這樣才從能整體上保障會展管理質(zhì)量。必須建立相對完善的質(zhì)量監(jiān)督體系，提高會展質(zhì)量，提升其管理水平，塑造品牌展會，形成影響力。在會展管理的所有環(huán)節(jié)，企業(yè)全體員工必須提升自身的綜合素養(yǎng)，參與產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督，并保障工作質(zhì)量，并將企業(yè)的以下元素融入會展管理之中，如經(jīng)營管理理念、專業(yè)操作、開發(fā)技術(shù)、會計手段方法等等，完善企業(yè)質(zhì)量管理體系。針對會展管理而言，質(zhì)量管理方法相對而言比較統(tǒng)一，即統(tǒng)計分析方法，將其作為基本的質(zhì)量管理方法，并融入其它比較有效的管理方法，而這些管理方法的出發(fā)點(diǎn)基本一致，即一切以顧客為主，以預(yù)防為主，以實(shí)際數(shù)據(jù)說話，按照以下模式循環(huán)辦事，即計劃－執(zhí)行－檢查－處理。按照這樣的模式，會展管理質(zhì)量必將有所保障，同時也實(shí)現(xiàn)了會展管理的標(biāo)準(zhǔn)化，促進(jìn)了我國會展管理工作不斷推陳出新，繼而提升會展管理效率。

結(jié)語

綜上所述，項目管理方法在會展管理中得到了有效運(yùn)用，并且取得了比較不錯的效果。本文從會展項目管理類型、會展管理基本環(huán)節(jié)以及會展管理質(zhì)量三方面分析了項目管理的重要性，闡述了具體的管理措施，并對會展管理過程中出現(xiàn)的一系列偏差給予及時糾正，進(jìn)一步提升會展管理效率與質(zhì)量。

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作者：崔佳山 單位：昆明學(xué)院旅游學(xué)院