一、傳統(tǒng)人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案材料尺寸標準不同，造成干部檔案與工人檔案管理尺寸不同供電企業(yè)檔案管理工作依據(jù)國家的《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的要求，一直選用的規(guī)格均為16開材料。隨著國家公文由16開變?yōu)锳4尺寸。企業(yè)的文件以及申報材料等使用的尺寸逐漸變成了A4紙。近年來，收集的入檔材料需要大量裁剪，加大了工作人員對材料處理的難度。2012年7月，根據(jù)中組部的相關要求，干部人事檔案材料尺寸調(diào)整為A4，又給目前檔案整理工作帶來其它問題，干部檔案同一本內(nèi)存在兩個尺寸標準。

（二）人事檔案材料重結論，輕事實，造成檔案材料不能完整體現(xiàn)員工的能力與技術水平人事檔案一直存在重視結論性材料，缺少員工成長性能力、技術特長與業(yè)績材料，這種人事檔案不能為選人、用人提供參考,進而影響到員工的正常晉升與輪換,挫傷了員工的創(chuàng)新熱情,失去了真正意義的參考價值。隨著人力資源管理信息化的推進與深入，人力資源管理專業(yè)中的績效管理、人才開發(fā)管理工作進一步提升，對檔案管理工作提出了更多的要求。員工個人檔案中沒有年度績效考核材料，沒有重要的培訓材料及員工業(yè)績論文材料，缺乏翔實的崗位變更材料，這些材料的不完整對人力資源管理工作存在較大的影響。如供電企業(yè)的職稱申報已實現(xiàn)網(wǎng)上報名及網(wǎng)上審核，在網(wǎng)上審核時，對員工的資歷材料好審核，但對員工的成果、業(yè)績、貢獻較難審核與評價，完全依據(jù)的是員工自己提交的部分材料，真實性的審核難度加強，明顯暴露出組織保管的人事檔案材料不能完整體現(xiàn)員工的能力與業(yè)績。中層干部的檔案內(nèi)無分管工作的業(yè)務記錄，檔案不能為用人選人提供足夠的依據(jù)。

（三）人事紙質(zhì)檔案與現(xiàn)存的電子檔案不匹配在人力資源管理工作中大部分業(yè)務已在ERP系統(tǒng)與人力資源管控系統(tǒng)運作。軟件系統(tǒng)在一定程度上幫助人力資源管理工作者處理人事信息及檔案資料，但是在實際中，常存在電子檔案與紙質(zhì)檔案不相符的情況發(fā)生。比如，紙質(zhì)檔案資料而電子檔案管理還沒有及時更新，或是電子檔案存在，而缺乏相應的紙質(zhì)檔案。

（四）檔案管理缺少計算機處理支撐人事檔案工作信息管理基本沒有形成完整的全面的系統(tǒng)。唯一使用計算機管理的就是人事檔案目錄管理系統(tǒng)，此系統(tǒng)只能實現(xiàn)材料的目錄統(tǒng)計，目錄對應的原始材料無法查閱?，F(xiàn)有的人力資源管控系統(tǒng)與ERP信息系統(tǒng)記錄的是員工完整的人事信息，卻沒有人事電子檔案掃描件。ERP系統(tǒng)沒有建立員工的人事檔案原始材料，造成關鍵時期還是需查閱紙質(zhì)案原始件。

（五）人事檔案的利用率低，領導及員工對檔案工作認識嚴重不足目前人事檔案的利用主要表現(xiàn)在以下方面：退休手續(xù)的辦理、調(diào)動調(diào)檔查閱兩個方面，檔案利用率極低，企業(yè)內(nèi)部的檔案利用與選人用人基本搭不上關系。這就造成領導與員工的對檔案的知曉程度低，重視程度更低。由于領導及員工重視程度低，同時又造成別的問題。近兩年，隨地方電力企業(yè)的改制工作加快，在檔案的接管工作中，存在著一些普遍問題。一是檔案材料不完整，長期不收集案材料，大部分員工基本信息都不準確；二檔案材料檔案長期不整理，檔案雜亂無章；三是地方人事檔案管理部門人手不夠，要盡到檔案管理工作的職責有難度，只能保證檔案在，起到保管員作用，保證退休有依據(jù)就行了。這些問題的形成與企業(yè)內(nèi)部對檔案工作的重視程度息息相關。

一、傳統(tǒng)人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案材料重結論，輕事實

造成檔案材料不能完整體現(xiàn)員工的能力與技術水平人事檔案一直存在重視結論性材料，缺少員工成長性能力、技術特長與業(yè)績材料，這種人事檔案不能為選人、用人提供參考,進而影響到員工的正常晉升與輪換,挫傷了員工的創(chuàng)新熱情,失去了真正意義的參考價值。隨著人力資源管理信息化的推進與深入，人力資源管理專業(yè)中的績效管理、人才開發(fā)管理工作進一步提升，對檔案管理工作提出了更多的要求。員工個人檔案中沒有年度績效考核材料，沒有重要的培訓材料及員工業(yè)績論文材料，缺乏翔實的崗位變更材料，這些材料的不完整對人力資源管理工作存在較大的影響。如供電企業(yè)的職稱申報已實現(xiàn)網(wǎng)上報名及網(wǎng)上審核，在網(wǎng)上審核時，對員工的資歷材料好審核，但對員工的成果、業(yè)績、貢獻較難審核與評價，完全依據(jù)的是員工自己提交的部分材料，真實性的審核難度加強，明顯暴露出組織保管的人事檔案材料不能完整體現(xiàn)員工的能力與業(yè)績。中層干部的檔案內(nèi)無分管工作的業(yè)務記錄，檔案不能為用人選人提供足夠的依據(jù)。

（二）人事紙質(zhì)檔案與現(xiàn)存的電子檔案不匹配

在人力資源管理工作中大部分業(yè)務已在ERP系統(tǒng)與人力資源管控系統(tǒng)運作。軟件系統(tǒng)在一定程度上幫助人力資源管理工作者處理人事信息及檔案資料，但是在實際中，常存在電子檔案與紙質(zhì)檔案不相符的情況發(fā)生。比如，紙質(zhì)檔案資料而電子檔案管理還沒有及時更新，或是電子檔案存在，而缺乏相應的紙質(zhì)檔案。

（三）檔案管理缺少計算機處理支撐

論文關鍵詞：電子文件檔案學校

論文摘要：本文將從學校的角度分析電子文件的整理、歸檔和保護。

隨著以計算機技術為基礎的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及學校運用計算機技術解決管理問題的迫切需要，將使得學校利用計算機技術輔助各類工作過程成為必然與可能。如今，絕大多數(shù)學校都是采用網(wǎng)絡系統(tǒng)來管理本校的各類信息資源，因此產(chǎn)生的大量的電子文件。在對待電子檔案的管理上我們還需要進一步的加強學習和探討，如何對這些電子文件進行整理、歸檔和保護？我將在本文中談談自己的一些經(jīng)驗和看法。

一、電子文件的整理

1、基建、設備等電子文件的事理。

基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質(zhì)文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。而對于設備檔案的管理，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項。

論文關鍵詞：電子文件檔案學校

論文摘要：本文將從學校的角度分析電子文件的整理、歸檔和保護。

隨著以計算機技術為基礎的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及學校運用計算機技術解決管理問題的迫切需要，將使得學校利用計算機技術輔助各類工作過程成為必然與可能。如今，絕大多數(shù)學校都是采用網(wǎng)絡系統(tǒng)來管理本校的各類信息資源，因此產(chǎn)生的大量的電子文件。在對待電子檔案的管理上我們還需要進一步的加強學習和探討，如何對這些電子文件進行整理、歸檔和保護？我將在本文中談談自己的一些經(jīng)驗和看法。

一、電子文件的整理

1、基建、設備等電子文件的事理。

基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質(zhì)文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。而對于設備檔案的管理，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項。

編者按：本論文主要從電算化會計檔案的特點；當前企業(yè)電算化會計檔案管理中存在的問題；改善電算化會計檔案管理的方法等進行講述，包括了載體的變化、電子會計檔案載體性質(zhì)的特點、電算化會計檔案在工作中的特點、電算化會計工作對工作人員素質(zhì)的要求、會計檔案載體的雙重性等，具體資料請見：

論文摘要：計算機在會計領域的普遍應用，使得企業(yè)單位的會計核算工作越來越多地被計算機所取代。會計計算機化成為促進會計工作規(guī)范化和現(xiàn)代化的一種重要手段和會計工作發(fā)展的一個新的研究課題。

論文關鍵詞：會計檔案管理企業(yè)單位會計工作規(guī)范化電算化會計核算工作計算機化會計領域現(xiàn)代化

一電算化會計檔案的特點

會計電算化就是以電子計算機為主的當代電子枝術和信息技術應用到會計實務中的簡稱，是用電子計算機代替人工記賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程。其特點如下：

1、載體的變化。根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，采用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要保存電子會計數(shù)據(jù)，而且應當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。這就使得電算化會計檔案擁有了雙重的載體，即傳統(tǒng)意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會計檔案。