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一、傳統(tǒng)人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案材料尺寸標準不同，造成干部檔案與工人檔案管理尺寸不同供電企業(yè)檔案管理工作依據(jù)國家的《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的要求，一直選用的規(guī)格均為16開材料。隨著國家公文由16開變?yōu)锳4尺寸。企業(yè)的文件以及申報材料等使用的尺寸逐漸變成了A4紙。近年來，收集的入檔材料需要大量裁剪，加大了工作人員對材料處理的難度。2012年7月，根據(jù)中組部的相關(guān)要求，干部人事檔案材料尺寸調(diào)整為A4，又給目前檔案整理工作帶來其它問題，干部檔案同一本內(nèi)存在兩個尺寸標準。

（二）人事檔案材料重結(jié)論，輕事實，造成檔案材料不能完整體現(xiàn)員工的能力與技術(shù)水平人事檔案一直存在重視結(jié)論性材料，缺少員工成長性能力、技術(shù)特長與業(yè)績材料，這種人事檔案不能為選人、用人提供參考,進而影響到員工的正常晉升與輪換,挫傷了員工的創(chuàng)新熱情,失去了真正意義的參考價值。隨著人力資源管理信息化的推進與深入，人力資源管理專業(yè)中的績效管理、人才開發(fā)管理工作進一步提升，對檔案管理工作提出了更多的要求。員工個人檔案中沒有年度績效考核材料，沒有重要的培訓材料及員工業(yè)績論文材料，缺乏翔實的崗位變更材料，這些材料的不完整對人力資源管理工作存在較大的影響。如供電企業(yè)的職稱申報已實現(xiàn)網(wǎng)上報名及網(wǎng)上審核，在網(wǎng)上審核時，對員工的資歷材料好審核，但對員工的成果、業(yè)績、貢獻較難審核與評價，完全依據(jù)的是員工自己提交的部分材料，真實性的審核難度加強，明顯暴露出組織保管的人事檔案材料不能完整體現(xiàn)員工的能力與業(yè)績。中層干部的檔案內(nèi)無分管工作的業(yè)務(wù)記錄，檔案不能為用人選人提供足夠的依據(jù)。

（三）人事紙質(zhì)檔案與現(xiàn)存的電子檔案不匹配在人力資源管理工作中大部分業(yè)務(wù)已在ERP系統(tǒng)與人力資源管控系統(tǒng)運作。軟件系統(tǒng)在一定程度上幫助人力資源管理工作者處理人事信息及檔案資料，但是在實際中，常存在電子檔案與紙質(zhì)檔案不相符的情況發(fā)生。比如，紙質(zhì)檔案資料而電子檔案管理還沒有及時更新，或是電子檔案存在，而缺乏相應(yīng)的紙質(zhì)檔案。

（四）檔案管理缺少計算機處理支撐人事檔案工作信息管理基本沒有形成完整的全面的系統(tǒng)。唯一使用計算機管理的就是人事檔案目錄管理系統(tǒng)，此系統(tǒng)只能實現(xiàn)材料的目錄統(tǒng)計，目錄對應(yīng)的原始材料無法查閱?，F(xiàn)有的人力資源管控系統(tǒng)與ERP信息系統(tǒng)記錄的是員工完整的人事信息，卻沒有人事電子檔案掃描件。ERP系統(tǒng)沒有建立員工的人事檔案原始材料，造成關(guān)鍵時期還是需查閱紙質(zhì)案原始件。

（五）人事檔案的利用率低，領(lǐng)導及員工對檔案工作認識嚴重不足目前人事檔案的利用主要表現(xiàn)在以下方面：退休手續(xù)的辦理、調(diào)動調(diào)檔查閱兩個方面，檔案利用率極低，企業(yè)內(nèi)部的檔案利用與選人用人基本搭不上關(guān)系。這就造成領(lǐng)導與員工的對檔案的知曉程度低，重視程度更低。由于領(lǐng)導及員工重視程度低，同時又造成別的問題。近兩年，隨地方電力企業(yè)的改制工作加快，在檔案的接管工作中，存在著一些普遍問題。一是檔案材料不完整，長期不收集案材料，大部分員工基本信息都不準確；二檔案材料檔案長期不整理，檔案雜亂無章；三是地方人事檔案管理部門人手不夠，要盡到檔案管理工作的職責有難度，只能保證檔案在，起到保管員作用，保證退休有依據(jù)就行了。這些問題的形成與企業(yè)內(nèi)部對檔案工作的重視程度息息相關(guān)。

二、改進人事檔案管理工作的措施

（一）改變?nèi)耸聶n案的分類管理根據(jù)供電企業(yè)的現(xiàn)狀，人事檔案采用崗位分類。隨國網(wǎng)對崗位管理工作的加強，供電企業(yè)的所有崗位按性質(zhì)分為核心、常規(guī)、一般、輔助四類。建議人事檔案按崗位性質(zhì)分類，即按員工從事崗位的重要性來分類。可分類為本層級公司負責人、部門負責人、其它核心崗位人員、常規(guī)崗位人員、一般崗位人員、輔助崗位人員。按崗位層級管理人事檔案更有利于企業(yè)的人力資源管理。

（二）規(guī)范人事檔案材料入檔尺寸檔案材料入檔尺寸采用“新人新辦法，老人老辦法”。對于依據(jù)傳統(tǒng)標準執(zhí)行且已經(jīng)入檔的檔案材料，仍按老標準尺寸整理。從2012年7月起，新員工的檔案按照新標準的A4規(guī)范標準整理歸檔。

（三）加強收集人事檔案動態(tài)性變化材料加強收集有目的、有重點、有計劃地采集整理企業(yè)所需要的檔案資源，及時、準確、高效地提供給企業(yè)。為便于企業(yè)對任用，調(diào)崗，人事檔案需及時準確的提供員工的基本信息、能力、業(yè)績材料，建議補充員工的個人的基本信息材料、績效考核材料、培訓材料、重大業(yè)績材料。一是基本信息材料：員工的身份證復(fù)印件材料、員工的職業(yè)資格證書復(fù)印件、專業(yè)技術(shù)資格證書復(fù)印件，畢業(yè)證書復(fù)印件、教育部電子學歷證書備案表。二是能動態(tài)反映員工能力與績效的材料：員工的年度績效考核結(jié)果、年度的積分統(tǒng)計、員工的各級科技活動、創(chuàng)新成果等。三是員工提升個人能力的材料：員工發(fā)表的重要論文、員工參加的重要專業(yè)培訓、員工參加重要考試的成績，能級考核結(jié)果等。為何要收集員工證書的掃描件或復(fù)印件，原因是國網(wǎng)實行“四化”管理后，員工在ERP信息系統(tǒng)中對員工的證書記錄的身份信息、證書號等信息要登記錄入系統(tǒng)，只有在檔案內(nèi)存放了員工的證書復(fù)印件，才能保證對員工的信息的及時錄入與核實。

（四）加強紙質(zhì)檔案與電子檔案同時進行管理供電企業(yè)中人力資源管理過程采用了人力資源管控與ERP系統(tǒng)進行人員信息收集，因此，紙質(zhì)檔案與電子檔案需要同時進行管理，并按照相應(yīng)的流程管理制度進行操作與運行。完善ERP信息系統(tǒng)內(nèi)人事信息調(diào)整的流程管理。電子檔案與紙質(zhì)檔案實行同步管理，應(yīng)具備健全的制度與操作流程，并嚴格按照有關(guān)要求操作。紙質(zhì)檔案與ERP信息系統(tǒng)維護要嚴格一致。檔案信息收集有助于相關(guān)檔案內(nèi)容完善，并保持檔案內(nèi)容及時更新。ERP系統(tǒng)可對檔案基礎(chǔ)信息進行多種多樣分析與處理，便于人力資源管理工作的數(shù)據(jù)處理。日常工作中，應(yīng)做到及時ERP系統(tǒng)信息維護，保證人事檔案材料與ERP信息系統(tǒng)材料準確一致。

（五）ERP信息系統(tǒng)內(nèi)建立員工人事檔案電子版的原始材料供電企業(yè)人力資源管控系統(tǒng)與ERP信息系統(tǒng)同時運行，人力資源管控系統(tǒng)通過ERP信息系統(tǒng)定時進行數(shù)據(jù)更新。在ERP系統(tǒng)中，員工的所有基本信息的變更都按照上級的流程從員工所屬單位專業(yè)人員提出申請（附有變更材料的有效證據(jù)及電子版檔案材料）→上報市級專業(yè)部門審核→上報省公司專業(yè)部門審核→審核同意后變更員工基本信息。在ERP信息系統(tǒng)的人力資源專業(yè)業(yè)務(wù)運行過程中，已收集到大量的員工電子版的歸檔材料，如學歷證書掃描件、學歷電子注冊備案表、職業(yè)資格證書掃描件、身份證掃描件，還有部分學歷檔案。根據(jù)現(xiàn)有條件，文書檔案信息系統(tǒng)已經(jīng)做到了所有數(shù)據(jù)電子化，如對ERP進一步開發(fā)，在ERP內(nèi)建立完整的人事檔案電子版數(shù)據(jù)是可行的，這將記錄性質(zhì)的員工信息與員工的人事檔案材料完全對應(yīng)，將對人事檔案管理工作是跨躍式的進步。

（六）宣傳人事檔案工作的重要性隨著人力資源管理走向法制化與制度化，人事檔案對人力資源開發(fā)與利用的作用越來越大。人事檔案只有做到通過審閱檔案記錄，能發(fā)現(xiàn)哪些候選人現(xiàn)在所從事的工作是低于他們所具有的知識水平和能力水平的，可以發(fā)現(xiàn)哪些人具有發(fā)展?jié)摿?，人才需要哪些方面的培訓；可以發(fā)現(xiàn)哪些人已經(jīng)具備了從事空缺職位的能力與背景。建立人才技能庫，當某一部門有空缺時，即將接受過該部門技能培訓或者具這種能力的人都列出來，然后由人事部門直接與這些人對接，征求他們對該部門的意見和建議，并適時選出恰當?shù)娜诉x。在提高人事檔案在企業(yè)內(nèi)部的利用率的同時，加強對企業(yè)領(lǐng)導與員工人事檔案重要性的宣傳，灌輸人事檔案材料與ERP信息系統(tǒng)材料一致的意識，最終實現(xiàn)ERP信息系統(tǒng)與人事檔案數(shù)據(jù)電子化，將是人力資源管理工作的又一重大提升。

三、結(jié)束語

人事檔案管理工作要與時俱進，改變過去傳統(tǒng)的觀念，適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展與改革，真正起到人才的開發(fā)與利用的作用。

作者：王洪單位：國網(wǎng)湖南省電力公司懷化供電分公司