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紙質(zhì)檔案管理范文第1篇

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；管理

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展和應(yīng)用普及，檔案管理工作也發(fā)生著深刻的變化。數(shù)字化工作的推進(jìn)使得電子檔案大量產(chǎn)生，這在對(duì)管理工作帶來便捷的同時(shí)，也對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案造成了沖擊：經(jīng)過數(shù)字化的紙質(zhì)檔案是否還有保存的必要，電子檔案是否需要再傳化為紙質(zhì)檔案是值得檔案工作者思考的問題，而鑒于紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的管理模式正逐步形成，如何處理好二者的關(guān)系也成為了電子設(shè)計(jì)企業(yè)檔案工作的重要課題。

1紙質(zhì)檔案和電子檔案的特點(diǎn)

紙質(zhì)檔案、電子檔案都是對(duì)人類經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的原始記錄，具有相同的本質(zhì)屬性，只因有不同的載體形式而在管理方式上存在差異，二者既有共性又有個(gè)性。1.1紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)紙質(zhì)檔案是以紙張為載體的檔案，由于其是由辦理完畢的具有保存的價(jià)值的文件直接轉(zhuǎn)換而來、不易被篡改，也最大限度的保證了檔案的原始記錄性。紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)在于載體穩(wěn)定，使用了符合要求的紙質(zhì)載體、書寫材料后，在合理的保存環(huán)境中，使用壽命較長，并且因其客觀記錄了原始情況，能夠?yàn)槠髽I(yè)生產(chǎn)經(jīng)營與發(fā)展提供充分的查考依據(jù)。在優(yōu)點(diǎn)突出的同時(shí)，紙質(zhì)檔案同時(shí)有其自身的劣勢(shì)：在保存方面，紙質(zhì)檔案占用庫房面積大，易受外界環(huán)境的影響，反復(fù)使用會(huì)造成紙質(zhì)檔案的磨損，而現(xiàn)有的正本副本同時(shí)入庫的管理模式也造成了庫容的增大以及紙張的浪費(fèi)；在利用方面，在同一時(shí)段，紙質(zhì)檔案只能供一個(gè)對(duì)象使用，信息資源不能共享，降低了使用效率。1.2電子檔案的特點(diǎn)電子檔案，是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。由于電子檔案是通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，在保存環(huán)境等與紙質(zhì)檔案有差別的同時(shí)，其也具有自身的特點(diǎn)。第一，處理便捷。電子檔案可通過計(jì)算機(jī)直接處理，對(duì)電子文件的信息進(jìn)行分類、匯總等，將這些信息轉(zhuǎn)換成所需的形式，省去了傳統(tǒng)檔案工作中的手工操作環(huán)節(jié)。第二，易于共享。電子檔案不受時(shí)間與空間限制，可實(shí)現(xiàn)異地網(wǎng)上信息檢索查詢、案卷借閱，網(wǎng)上全文信息的檢索、瀏覽和下載，可滿足多人同時(shí)在線共享使用，打破了紙質(zhì)檔案利用排它性的局限，使其重復(fù)利用率及共享性高。電子檔案的缺點(diǎn)在于，存在對(duì)技術(shù)的依賴性、載體的不穩(wěn)定性和面臨多重安全風(fēng)險(xiǎn)，雖然借閱了保存的空間，但對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

2電力設(shè)計(jì)企業(yè)紙質(zhì)檔案和電子檔案管理現(xiàn)狀

在實(shí)際管理過程中，由于紙質(zhì)檔案的內(nèi)容和載體的緊密結(jié)合使其充分體現(xiàn)了檔案的原始記錄性這一基本屬性，并保證了檔案可以成為一種真實(shí)可信的法律憑證，在電力設(shè)計(jì)企業(yè)的生產(chǎn)過程中，紙質(zhì)檔案充分的發(fā)揮了為工程驗(yàn)收、決算等工作提供真實(shí)的憑證；在發(fā)生工程事故時(shí)提供分清事故責(zé)任的最佳證據(jù)等多種價(jià)值。紙質(zhì)檔案的大量存在也造成了管理效率的降低，筆者所在的電力設(shè)計(jì)企業(yè)每年約入庫設(shè)計(jì)圖紙約30余萬張，案卷15000余卷。紙質(zhì)檔案的接收、整理、編目、歸檔、入庫上架的全過程，均需手工操作，耗時(shí)長，效率低。而對(duì)于電力設(shè)計(jì)企業(yè)而言，同類型的工程設(shè)計(jì)圖紙參考、套用的頻率很高，同時(shí)，在線瀏覽、異地查閱的需求量很大，僅靠單一的紙質(zhì)載體無法滿足使用需求，電子檔案的存在是必不可少的。同樣以筆者所在的企業(yè)為例，同類型工程設(shè)計(jì)圖紙?zhí)子寐蚀蠖嘣?5%以上，使用人工調(diào)曬底圖，平均4min/1張，而使用計(jì)算機(jī)輔助下載電子檔案，現(xiàn)有技術(shù)已實(shí)現(xiàn)按項(xiàng)目、專業(yè)以及案卷批量下載，約2.5s/1張，且直接發(fā)接至藍(lán)(白)圖打印機(jī)出圖，大大提高了工作效率，節(jié)省了大量的人力與時(shí)間。

3紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理的思考

從紙質(zhì)檔案和電子檔案特點(diǎn)和在電力設(shè)計(jì)行業(yè)檔案中的作用中不難看出，兩種檔案形式各有優(yōu)點(diǎn)和存在的價(jià)值，既有相對(duì)性和獨(dú)立性，又有統(tǒng)一性，二者相輔相成，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。電子檔案的產(chǎn)生和發(fā)展并不意味著紙質(zhì)檔案的淘汰和否定，二者之間存在著很多關(guān)聯(lián)。首先，根據(jù)目前我國檔案管理工作的現(xiàn)狀，紙質(zhì)檔案與電子檔案的不同屬性和特點(diǎn)，兩者互相依存、相互兼容、協(xié)調(diào)發(fā)展的狀況將持續(xù)相當(dāng)長的一段時(shí)期。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，電子檔案因其便于修改、拷貝和難以防偽的特點(diǎn)，現(xiàn)有技術(shù)無法支撐環(huán)境通過數(shù)字證書、電子印章等先進(jìn)技術(shù)來保證電子檔案的不可抵賴性及其憑證價(jià)值，而紙質(zhì)檔案的原始性更具有說服力。因此，在線收集的電子文件不能成為生產(chǎn)經(jīng)營、經(jīng)濟(jì)糾紛、事故責(zé)任認(rèn)定的憑證，在線流傳的文件及簽批流程應(yīng)轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件一并歸檔管理。其次，筆者認(rèn)為在現(xiàn)有技術(shù)條件下，電力設(shè)計(jì)企業(yè)從自我保護(hù)的角度出發(fā)，應(yīng)采取“兩條腳走路”的模式，即電子檔案與紙質(zhì)檔案并存。也就是同一類檔案信息，既要保存電子檔案，又要保存紙質(zhì)檔案。一方面將需要永久、長期保存和需要維護(hù)歸檔的電子檔案，及時(shí)轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的檔案形式來保持其原始性、參考性和憑證性；另一方面以電子影像技術(shù)為支撐，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進(jìn)行管理，以滿足企業(yè)信息資源共享的需求。再次，我們?cè)谌嫱茝V使用電子檔案，享受科學(xué)管理檔案便利的同時(shí)，也應(yīng)清醒的認(rèn)識(shí)到電子檔案管理中的難點(diǎn)，如電子檔案對(duì)存儲(chǔ)條件、使用技術(shù)條件、網(wǎng)絡(luò)安全的要求較高等等，這些給檔案管理工作的信息化建設(shè)發(fā)展帶來了諸多問題，檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的開發(fā)，構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的檔案管理平臺(tái)，為檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)與管理，對(duì)電子檔案的使用者權(quán)限進(jìn)行限制，采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和病毒防御技術(shù)，確保數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)庫的安全等，力求建成信息資源共享、主頁美觀、界面友好、檢索方便、數(shù)據(jù)安全的知識(shí)型數(shù)字檔案館。

4結(jié)語

電力設(shè)計(jì)企業(yè)檔案記錄了中國電力設(shè)計(jì)水平及電力設(shè)計(jì)企業(yè)發(fā)展的歷程，因其歷史性、直觀性，使其不僅成為了電力設(shè)計(jì)企業(yè)的重要資源，還為電力設(shè)計(jì)發(fā)展及科學(xué)研究提供憑證和參考，因此更應(yīng)該提高檔案的信息開發(fā)和服務(wù)水平，使讓電力設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息不僅能夠安全可靠，而且也要方便使用，這就需要紙質(zhì)檔案和電子檔案在電力設(shè)計(jì)企業(yè)檔案中優(yōu)劣互補(bǔ)。在實(shí)際管理過程中，必須通過合理的應(yīng)用方式，充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)點(diǎn)，讓電力設(shè)計(jì)企業(yè)檔案不僅只是停留在參考的層面，更進(jìn)一步的開發(fā)其中的信息資源，使其成為一個(gè)平臺(tái)，讓企業(yè)的資訊與知識(shí)，通過獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新、創(chuàng)新等過程，不斷的回饋到知識(shí)系統(tǒng)內(nèi)，形成永不間斷的累積個(gè)人與企業(yè)的知識(shí)成為企業(yè)智慧的循環(huán)，在企業(yè)組織中成為管理與應(yīng)用的智慧資本，為電力設(shè)計(jì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展提供更加全面、便捷的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]紀(jì)曉群，等．電子檔案與紙質(zhì)檔案的和諧共存與集成管理[J]．蘭臺(tái)世界．2013，(29)．

[2]薛雯，仲杰．?dāng)?shù)字化背景下檔案雙套制管理模式的再思考[J]．辦公室業(yè)務(wù)，2016，(9)．

紙質(zhì)檔案管理范文第2篇

關(guān)鍵詞：正確處理，電子檔案，紙質(zhì)檔案，關(guān)系

 

根據(jù)“中國人民檔案法”的解釋，檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人直接參與社會(huì)實(shí)踐，已經(jīng)保持了各種形式的活動(dòng)，形成的歷史價(jià)值記錄。它是人們社會(huì)實(shí)踐的文件，而且是有意識(shí)保存的。該文件所用的文件只需要直接形成的文件，其目的是滿足信息資源的使用，為社會(huì)有需要的人士創(chuàng)建更多的物質(zhì)和精神文化財(cái)富。因此說：檔案是人類記憶的基礎(chǔ)，是連接人類生活的發(fā)展。隨著電子檔案的興起，傳統(tǒng)的檔案管理受到?jīng)_擊和質(zhì)疑。有人甚至認(rèn)為，在電子檔案興起的今天。我們完全沒有必要再去研究紙質(zhì)檔案，因?yàn)槲磥淼臋n案世界，將會(huì)是電子檔案的天下。的確，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，文件信息的使用，無論其內(nèi)容和方式方法都發(fā)生了巨大的變化。那么，這是否意味著對(duì)紙質(zhì)檔案的研究就已完全失去意義了呢？對(duì)此，本人談一點(diǎn)自己的看法：

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案在管理上的區(qū)別

所謂紙質(zhì)檔案，就是以紙張為信息記錄載體的檔案。所謂電子檔案就是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的，以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)（如磁盤、磁帶、光盤）上的檔案。作為高技術(shù)產(chǎn)物的電子檔案，在今天越來越引起人們的關(guān)注和重視，但對(duì)有著悠久歷史傳統(tǒng)，且至今仍廣泛流傳著紙質(zhì)檔案也始終是人們關(guān)注的一個(gè)焦點(diǎn)。具體而言如下：

1、在檔案收集歸檔上的區(qū)別

紙質(zhì)檔案的收集是文書處理部門清理已處理完畢的文件材料，將其中具有查考利用價(jià)值的文件收集齊全按照文件之間在來源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面的歷史聯(lián)系進(jìn)行分類、組卷后移交檔案部門。電子檔案的接收工作比紙質(zhì)檔案較為復(fù)雜，接收方式上可采用向檔案部門移交軟盤、磁帶或光盤，或進(jìn)入檔案部門網(wǎng)絡(luò)規(guī)定的地址，通過網(wǎng)絡(luò)歸檔、移交。

電子檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同，紙質(zhì)的歸檔時(shí)間一般分為兩類；一是文件形式后第二年上半年歸檔，主要運(yùn)用于行政文件；二是項(xiàng)目結(jié)束后歸檔，主要用于科技文件。電子文件則必須在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記。紙質(zhì)文件的歸檔是非常直觀的，易于辨認(rèn)的。

2、在檔案鑒定工作上的區(qū)別

紙質(zhì)檔案的價(jià)值鑒定，往往要進(jìn)行多次，即分為資格審查、確定生存期和價(jià)值復(fù)審三個(gè)階段。文件在歸檔前的價(jià)值鑒定即資格審查、是逐份逐頁地審查文件以判明其保管價(jià)值和保管期限，歸檔后檔案的價(jià)值鑒定即價(jià)值復(fù)審。論文大全。電子文件的鑒定必須在文件形成之初就開始進(jìn)行，電子檔案的鑒定和紙質(zhì)檔案的鑒定都是對(duì)其保存價(jià)值的判斷和預(yù)測(cè)，所不同的是電子檔案的判斷過程要對(duì)文件的內(nèi)容及某些形式特征進(jìn)行充分的分析，因?yàn)閷?duì)于電子文件來說，技術(shù)狀況與文件的真實(shí)性、可讀性、應(yīng)用性范圍密切相關(guān)，可對(duì)其保存價(jià)值發(fā)生直接的影響，所以，電子檔案的鑒定分為內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定兩個(gè)方面，電子檔案內(nèi)容鑒定的原則、標(biāo)準(zhǔn)、方法與紙質(zhì)檔案大體相同，只是保管期限不完全適用于電子檔案，技術(shù)鑒定包括可讀性鑒定、無病毒鑒定和介質(zhì)鑒定等。

3、在檔案分類、整理過程上的區(qū)別

由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，實(shí)體整理是對(duì)文件實(shí)體分門別類，實(shí)現(xiàn)館(室)藏排列的有序化。紙質(zhì)文件管理中，實(shí)體整理的結(jié)果與調(diào)閱查詢直接相關(guān)。電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理；電子文件的實(shí)體整理也僅指對(duì)脫機(jī)保存的磁盤、磁帶、光盤的簡單歸類，整理的結(jié)果與聯(lián)機(jī)檢索中的信息查詢無直接關(guān)系。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。

4、在檔案保管上的區(qū)別

紙質(zhì)檔案的保護(hù)性管理是指檔案的庫房管理，它是檔案整個(gè)管理工作的基礎(chǔ)。傳統(tǒng)檔案的存儲(chǔ)對(duì)象是紙張、磁帶、膠卷等物理載體，這些載體存儲(chǔ)信息量少，占用空間大，其庫房管理要求有適宜的庫房溫濕度：溫度14度至20度；相對(duì)濕度應(yīng)在百分之五十至百分之六十之間和有效的防護(hù)措施如防火、防水、防潮、防霉等'八防'。論文大全。電子檔案多為磁性材料，其存放環(huán)境和防護(hù)設(shè)備與紙質(zhì)檔案相比有明顯差別，電子檔案存儲(chǔ)載體信息容量大，檔案的軟盤、磁帶、光盤的排架長度與占用空間都很小，便于檔案庫房的管理，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求高，需對(duì)庫房溫濕度進(jìn)行嚴(yán)格的控制，并配備除塵、防火、防紫外線、防高度磁場(chǎng)和電場(chǎng)的設(shè)施，電子檔案還要嚴(yán)格防范計(jì)算機(jī)病毒，因而保管條件更復(fù)雜，保管難度更大。

5、電子檔案與紙質(zhì)檔案在利用方法上的區(qū)別

（1）、檔案利用需求方式的差異

紙質(zhì)檔案利用方式的需求，檔案利用者必須親自到檔案室檢索，需要通過人力去翻閱、查找，檔案檢索顯較煩瑣，工作量較大。論文大全。紙質(zhì)檔案制作檢索工具的利用界面突出單一性，檔案利用檢索需要翻閱頁面量較大。電子檔案利用需求的檢索，是以計(jì)算機(jī)讀取為介質(zhì)的利用需求方式，在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸實(shí)現(xiàn)快捷查找與檢索所需要利用的檔案。

（2）、檔案利用需求載體的差異

從檔案利用需求的載體上比較，電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用有明顯的差異。無論用什么樣的技術(shù)和方法，當(dāng)把具有長期保存價(jià)值的信息刻錄與載體后，形成檔案就可以脫離其技術(shù)和方法而獨(dú)立存在。人們不依靠任何技術(shù)而能識(shí)別檔案的內(nèi)容、載體、結(jié)構(gòu)形式，而檔案的內(nèi)容一旦形成相互關(guān)系后就永遠(yuǎn)無法分離。

電子檔案利用的需求途徑，借助了中間媒介物——電子計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)，檔案利用信息傳播的途徑顯多元化。紙質(zhì)檔案的文字有個(gè)人字跡特征，有書寫墨跡的新舊之別，不易更改和偽造，利用途徑通過提供檔案原件，提供檔案副本或復(fù)制品，提供檔案信息加工品滿足有關(guān)檔案用戶的利用需要，使檔案信息的利用上不受時(shí)間和空間的限制，可以利用進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)的開放檔案，電子檔案的全文數(shù)字化使得利用計(jì)算機(jī)可以進(jìn)行多種形式的信息處理和分析，不僅可以提供原件閱覽，而且能夠根據(jù)利用者的需要對(duì)其中信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印、復(fù)制等。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)

電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；它可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速的處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；而且保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)是：信息與載體的依附性、檔案信息的原始憑證性、信息存儲(chǔ)介質(zhì)的耐久性。所以，作為兩種介質(zhì)的檔案，紙質(zhì)檔案與電子有著諸多的不同，比如：紙質(zhì)檔案具有穩(wěn)定、不積極、靜態(tài)、永久、固定的特點(diǎn)；而電子檔案則是不穩(wěn)定、非永久性、動(dòng)態(tài)、積極、流動(dòng)的特點(diǎn)。

三、正確處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系

目前，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面已經(jīng)形成，對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行共同管理，對(duì)檔案界來說是一個(gè)新的課題。

兩種不同載體的檔案有著各自的特點(diǎn) 。既有相對(duì)性和獨(dú)立性，又有統(tǒng)一性，我們的具體的實(shí)際工作卡。既要堅(jiān)持檔案管理的基本原則，又不至于將紙質(zhì)檔案的理論、方法生硬的套搬于電子檔案?；谶@樣的出發(fā)點(diǎn)，我們隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，創(chuàng)建電子的檔案管理理論、方法和技術(shù)，不盲目地僅僅是將紙質(zhì)檔案制成電子副本，造成不必要的財(cái)力、物力的浪費(fèi)，這樣才有可能在電子檔案大量涌現(xiàn)時(shí)，真正做到既重視電子檔案，搞好電子檔案的管理，又能正確地對(duì)待紙質(zhì)檔案，使其繼續(xù)發(fā)揮應(yīng)有的作用。只有使二者有機(jī)地結(jié)合起來，充分發(fā)揮各類檔案信息資源，才能更好地為社會(huì)服務(wù)。

目前，我國計(jì)算機(jī)的普及利用呈上升趨勢(shì)，計(jì)算機(jī)處理漢字之取代傳統(tǒng)打字方法，利用電子文件產(chǎn)生紙質(zhì)文件相當(dāng)普及。辦公自動(dòng)化、自信自動(dòng)化正在迅速發(fā)展，所以，電子文件取代紙質(zhì)文件已是大勢(shì)所趨，但是根據(jù)目前電子檔案管理的技術(shù)和實(shí)際發(fā)展來看，在一定時(shí)期內(nèi)，電子檔案和紙質(zhì)檔案還繼續(xù)并存。

所謂電子檔案與紙質(zhì)檔案并存。就是指在同一個(gè)檔案館（室）內(nèi)，歸檔的同一種檔案信息內(nèi)容，在較長一段時(shí)期內(nèi)。既要保存電子檔案．又要保存紙質(zhì)檔案．就是在電子環(huán)境下將一些需要永久、長期保存和需要維護(hù)歸檔的電子檔案．及時(shí)從計(jì)算機(jī)上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存。繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來保持其原始性．證據(jù)性和權(quán)益性．或是把一些利用頻繁需要傳輸聯(lián)網(wǎng)的已開放的紙質(zhì)檔案錄入．轉(zhuǎn)化為電子檔案．以滿足檔案信息資源共享的需要

參考文獻(xiàn)：

河南廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào) 2005年第四期

咸陽師范學(xué)院學(xué)報(bào) 2009年第四期

紙質(zhì)檔案管理范文第3篇

【關(guān)鍵詞】電子檔案；紙質(zhì)檔案；整合管理；要求；模式

一、電子檔案和與紙質(zhì)檔案整合管理的必然性

紙質(zhì)檔案和電子檔案本質(zhì)上都屬于檔案，都具備檔案所具有的特點(diǎn)，但由于二者載體不同，這也使紙質(zhì)檔案與電子檔案都具有自身的特點(diǎn)。在當(dāng)前新形勢(shì)下，為了保證檔案管理工作的順利開展，需要將紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者綜合起來，取長補(bǔ)短。電子檔案以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為載體，儲(chǔ)存時(shí)間較長，能夠有效的保障檔案的完整性，但容易受到病毒侵襲，安全系數(shù)不高。紙質(zhì)檔案以紙質(zhì)文件作為載體，具有較高的安全系數(shù)，檔案具有較強(qiáng)的真實(shí)性，而且檔案在使用過程中更為清晰，但紙質(zhì)檔案不易保存，使用過程中檢索困難。電子檔案和紙質(zhì)檔案各有利弊，將二者進(jìn)行整合管理，能夠有效的發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，使其更好的為使用者服務(wù)。在當(dāng)前電子檔案和紙質(zhì)檔案共存發(fā)展的局面下，檔案管理者需要及時(shí)轉(zhuǎn)變思路，加快創(chuàng)新，制定有效的管理方案，不僅要積極應(yīng)對(duì)檔案電子化的轉(zhuǎn)化，從多個(gè)層面來有效的提高電子檔案的法律地位，同時(shí)還要做好紙質(zhì)檔案的保管工作，使電子檔案和紙質(zhì)檔案都能夠發(fā)揮各自長處，有效的保存好具有較強(qiáng)真實(shí)性和可靠性的紙質(zhì)檔案，同時(shí)更好的發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)，對(duì)二者進(jìn)行整合管理，有效的維護(hù)好檔案之間的聯(lián)系，從而為檔案的使用提供更多的便利。

二、電子檔案和紙質(zhì)檔案整合管理的具體要求

當(dāng)前信息技術(shù)取得了較快的發(fā)展，將在檔案管理工作中充分的應(yīng)用，構(gòu)建了檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息辦公平臺(tái)?，F(xiàn)代化檔案管理主要針對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，而傳統(tǒng)檔案管理模式主要針對(duì)的是紙質(zhì)檔案的管理。但在當(dāng)前電子檔案和紙質(zhì)檔案共存的形勢(shì)下，現(xiàn)代化檔案管理也需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理。因此需要將電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效的整合，有效的提高現(xiàn)代化檔案管理的水平。

（一）同步歸檔。對(duì)于收集的紙質(zhì)文件需要認(rèn)真進(jìn)行檢驗(yàn)和審核，做好紙質(zhì)檔案的歸檔處理工作。收集的電子信息在審核完成后也需要及時(shí)進(jìn)行歸檔。在歸檔過程中，無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案都要與歸檔的要求相符，但相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案在歸檔時(shí)要存入到計(jì)算機(jī)硬盤中，同時(shí)還要標(biāo)記上已歸檔的標(biāo)記。

（二）同步整理。電子檔案與紙質(zhì)檔案需要同步進(jìn)行整理，這主要是由于無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都擁有一致的檔案號(hào)，信息也基本相同，因此在整理時(shí)需要將電子檔案和紙質(zhì)檔案采用合二為一的方法，使二者同步整理完成。

（三）同步鑒定 。對(duì)于電子檔案的鑒定最理想的情況是南計(jì)算機(jī)自動(dòng)鑒定，系統(tǒng)依照預(yù)定的保管期限表判斷保管期限；紙質(zhì)檔案可隨時(shí)鑒定，即時(shí)歸檔。

（四）同步利用 。在查閱檔案時(shí)，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質(zhì)和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時(shí)，以電子檔案為主。在需要用紙質(zhì)檔案時(shí)，可按同一檔號(hào)提供紙質(zhì)檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質(zhì)檔案的磨損，有利于紙質(zhì)檔案的長期保存從實(shí)質(zhì)講，電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理理念，實(shí)際上主張的是傳統(tǒng)檔案生命周期理論指導(dǎo)下檔案分階段管理的電子化實(shí)現(xiàn)。

三、電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的管理模式

紙質(zhì)檔案和電子檔案都具有自身的獨(dú)特性，而且所具有功用性也不同，當(dāng)前二者并存于檔案各個(gè)領(lǐng)域中。電子檔案無論是在信息傳輸、開發(fā)利用等方面都具有較高好高效性和快捷性，而且更具有直觀性和全面性的特點(diǎn)，這是電子檔案獨(dú)有的優(yōu)勢(shì)。相較于電子檔案的這些優(yōu)勢(shì)而言，其安全性無法得到有效的保障，因此需要對(duì)紙質(zhì)文件或其副本進(jìn)行備份保存。當(dāng)前電子檔案和紙質(zhì)檔案共存是檔案無紙化實(shí)現(xiàn)過程中一個(gè)重要的過程，二者共存發(fā)展有利于互補(bǔ)，能夠有效的提高檔案管理工作水平。在目前的管理階段，電子文件和紙質(zhì)檔案管理采用的方式也不盡相同，主要有“雙套制”和“雙軌制”兩種管理模式。所謂雙套制，是指文件歸檔后二者的共存，亦稱為“雙套歸檔”。雙套制的實(shí)現(xiàn)，可以是對(duì)電子文件制作紙質(zhì)拷貝；也可以是對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本共同處于存儲(chǔ)和可利用狀態(tài)。所謂雙軌制，是指在文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)過程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)。實(shí)行雙軌制的機(jī)構(gòu)在文件（包括收文、發(fā)文和內(nèi)部文件）進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)程序時(shí)就形成電子和紙質(zhì)兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對(duì)同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)或部分重復(fù)辦理。當(dāng)然，在辦理結(jié)束后，雙軌制大多導(dǎo)致雙套歸檔。因此可以說，雙軌制是比雙套制更全面、深入、進(jìn)步的管理形式，雙軌制通常包含了雙套制。對(duì)于具備辦公自動(dòng)化管理和檔案管理的軟硬件環(huán)境，有可能實(shí)現(xiàn)“雙軌制”的文件管理模式；相反在未實(shí)行辦公自動(dòng)化和檔案管理環(huán)境的單位則可以對(duì)電子文件和紙質(zhì)檔案在歸檔期實(shí)施“雙套制”管理模式。無論是雙套制還是雙軌制，都是以電子文件和紙質(zhì)文件的相互對(duì)應(yīng)為前提的。但是，我們應(yīng)認(rèn)識(shí)到紙質(zhì)文件作為檔案的原件，具有電子文件不能取代的法律憑證作用，不能因?yàn)榱⒕矸绞降母淖兌箼n案文件散失，紙質(zhì)文件不僅要?dú)w檔，而且還需要進(jìn)行必要的整理，更好地保管和利用。

四、結(jié)束語

在當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展過程中，無紙化是檔案工作未來發(fā)展的必然趨勢(shì)，而電子檔案和紙質(zhì)檔案共存發(fā)展是無紙化實(shí)現(xiàn)過程中必然的一個(gè)過程，因此在當(dāng)前二者共存發(fā)展的形勢(shì)下，我們需要了對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案兩者之間的關(guān)系進(jìn)行了解，并并對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行整合，使電子檔案和紙質(zhì)檔案在歸檔、整理及開發(fā)利用等多方面保持同步性，從而有效的彌補(bǔ)各自的不足之處，充分的發(fā)揮電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)，以便于更好的推動(dòng)我國檔案事業(yè)的健康、有序發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]田永麗.論電子方案與紙質(zhì)檔案的整合管理[J].才智，2015.19.

紙質(zhì)檔案管理范文第4篇

1 紙質(zhì)檔案

1.1 紙質(zhì)檔案概述

紙質(zhì)檔案是應(yīng)用筆和紙對(duì)于事件進(jìn)行記錄的形式，通過文字或者圖標(biāo)的方式來表達(dá)，應(yīng)用紙張記錄成檔案進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案在我國存在已久，對(duì)于歷史文化以及不同階段的經(jīng)濟(jì)發(fā)展研究做出了重要的貢獻(xiàn)。

1.2 紙質(zhì)檔案優(yōu)勢(shì)分析

（1）信息以及載體的依附性較強(qiáng)。在紙質(zhì)檔案中，信息以及載體較為統(tǒng)一，保證了信息的原始性，所以更加能保證檔案記錄資料的真實(shí)性。在檔案存儲(chǔ)信息的可靠性與紙質(zhì)存儲(chǔ)介質(zhì)的依附性上表現(xiàn)良好。并且由于信息與載體密不可分，所以在修改上較為困難，保證了信息的穩(wěn)定性，是信息與載體得到了充分的結(jié)合，并且在對(duì)于檔案信息進(jìn)行利用的時(shí)候，只有按照載體記錄的文字以及圖表等進(jìn)行信息的獲取，實(shí)現(xiàn)信息的應(yīng)用。

（2）充分表達(dá)了檔案的原始憑證性。紙質(zhì)檔案的記錄是對(duì)于歷史發(fā)生時(shí)間的正式記錄，是由文字直接形成的檔案，所以可以更加準(zhǔn)確客觀的表達(dá)一個(gè)時(shí)間，更加容易讓人信服，也更加容易使人們接受其內(nèi)容。紙質(zhì)檔案作為信息的主要載體，是在特殊條件下通過特殊的管理人員制成的檔案，其原始憑證性也就更好。

（3）信息存儲(chǔ)的介質(zhì)耐久性較強(qiáng)。在紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)的時(shí)候，其可存儲(chǔ)時(shí)間較長，不會(huì)輕易受到損傷，可以進(jìn)行長時(shí)間的保存。雖然紙質(zhì)檔案在一定情況下也會(huì)存在水解以及氧化問題，但是只要在進(jìn)行保管的過程中較少其化學(xué)反應(yīng)發(fā)生條件，就可以很好地確保紙質(zhì)檔案的使用壽命。

1.3 紙質(zhì)檔案劣勢(shì)分析

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)，電子檔案出現(xiàn)在人們的視野，并且電子檔案在行程上相較于紙質(zhì)檔案更加簡單，所以也就導(dǎo)致紙質(zhì)檔案與電子檔案想比較存在了一些劣勢(shì)，主要如下：

（1）?質(zhì)檔案的記錄與整理需要更多的人力以及物力支持，在進(jìn)行記錄、歸檔以及裝盒的時(shí)候都需要付出較多的時(shí)間，并且還需要許多人共同完成，同時(shí)還不能保證工作效率，造成了資源浪費(fèi)。

（2）信息獨(dú)占性較為明顯，并不支持多人同時(shí)閱讀，紙質(zhì)檔案在進(jìn)行閱讀或者借閱的時(shí)候，僅能供一人使用，所以就造成信息資源的利用率較低。

（3）在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理的時(shí)候，管理手段較為落后，電子檔案在進(jìn)行管理和利用的時(shí)候應(yīng)用計(jì)算機(jī)就可以完成，所以就更加顯得紙質(zhì)檔案管理的落后。在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理時(shí)，需要占用的空間較大，并且在借閱以及記錄的時(shí)候很不方便，在現(xiàn)階段的管理模式也不能滿足社會(huì)需求。

2 紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中的重要性

2.1 紙質(zhì)檔案原始憑證可確保檔案的真實(shí)性

檔案生命力最基本的體現(xiàn)就在于檔案的原始證據(jù)和法律憑證作用兩大方面。對(duì)檔案來說，完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)上應(yīng)用就必須解決好電子檔案的真實(shí)性及其法律效力兩個(gè)問題，對(duì)于管理完善的紙質(zhì)檔案來說，其真實(shí)性是確定無疑的。紙質(zhì)檔案的真實(shí)性和法律效力比電子檔案要高出很多。在檔信息化管理過程中，因?yàn)檎鎸?shí)性在電子檔案中的難以確定性，對(duì)于那些比較重要的文件檔案，若利用電子文檔，就需要保存原始紙質(zhì)檔案來使其真實(shí)性和法律效力有可靠的保證。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，面對(duì)檔案應(yīng)用空間和種類急劇擴(kuò)大的現(xiàn)實(shí)情況，這種做法對(duì)于有效保存和發(fā)揮紙質(zhì)檔案的原始憑證作用有著極其重要的作用。

2.2 紙質(zhì)檔案穩(wěn)定性可確保檔案信息安全性

因?yàn)橛?jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)及信息存儲(chǔ)的本身就有缺陷和不足，與紙質(zhì)檔案比較起來，電子檔案在傳輸、存儲(chǔ)和利用中的安全性就相對(duì)比較弱，也就比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難以進(jìn)行信息安全防護(hù)。很多存在于電子檔案中的信息安全問題不可能出現(xiàn)在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案中，且紙質(zhì)檔案安全管理的模式和經(jīng)驗(yàn)都已經(jīng)非常成熟。要確保信息環(huán)境下的電子檔案的安全可靠，不僅需要開發(fā)和應(yīng)用諸多類型的信息安全與技術(shù)手段，紙質(zhì)檔案提供的安全保障也有著不可替代的作用。

2.3 增強(qiáng)檔案信息保存與利用價(jià)值的永久性

因?yàn)殡娮游募仨氃诠獗P、磁盤等電子介質(zhì)的虛擬空間中存儲(chǔ)，就不可避免地被存儲(chǔ)載體、技術(shù)條件和外部環(huán)境等因素影響，與紙質(zhì)實(shí)體檔案相比，有著比較低的保存和使用壽命。紙質(zhì)檔案安全保存產(chǎn)生威脅的環(huán)境，對(duì)電子檔案存儲(chǔ)載體和使用設(shè)施保管的要求更為苛刻。對(duì)紙質(zhì)檔案來說，為其提供冷熱干濕條件適宜、遠(yuǎn)離自然災(zāi)害和人為盜取破壞等因素的環(huán)境，則其有著可以超過一千年以上的長期壽命。

3 發(fā)揮紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中優(yōu)勢(shì)的方法

3.1 促進(jìn)檔案管理人員觀念的更新

長期以來，紙質(zhì)檔案都是檔案管理人員的管理客體，檔案管理人員已習(xí)慣于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式和方法。但是，由于紙質(zhì)檔案與電子檔案共存是一個(gè)無法避免的發(fā)展趨勢(shì)，這就要求檔案管理人員面對(duì)現(xiàn)代檔案管理信息化大趨勢(shì)盡快使自己的思想觀念實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)到現(xiàn)代的轉(zhuǎn)變，以全面型檔案管理人才的標(biāo)準(zhǔn)要求自己，與時(shí)代的要求合拍，科學(xué)管理電子檔案。檔案管理人員只有在不斷提高自己綜合素質(zhì)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步強(qiáng)化自我創(chuàng)新能力，才能樹立起現(xiàn)代檔案管理人員的新形象。

3.2 完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度

檔案信息化管理離不開與計(jì)算機(jī)技術(shù)的結(jié)合。數(shù)據(jù)的質(zhì)量決定著檔案信息的質(zhì)量，合格的數(shù)據(jù)格式必須將相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)建立和完善。同時(shí)，還要推進(jìn)新型檔案信息載體存貯格式與轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)、多媒體設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)等項(xiàng)目。因此，必須將完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度建立起來，進(jìn)一步規(guī)范電子檔案和紙質(zhì)檔案工作。

紙質(zhì)檔案管理范文第5篇

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)；電子檔案；檔案安全

一個(gè)單位的文書檔案，記載了一個(gè)單位發(fā)展的歷史。通過客觀的歷史記錄，真實(shí)反映一個(gè)單位在某一時(shí)期，領(lǐng)導(dǎo)決策部署、人事安排、表彰獎(jiǎng)懲、工程建設(shè)等方面的過程和成果。電子文書檔案是檔案管理工作重要內(nèi)容，隨著時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，檔案管理信息新技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理一步步從手工編號(hào)抄寫目錄立檔，到電子目錄立檔，到易初軟件目錄附加連接立檔，直至現(xiàn)在金宏辦公系統(tǒng)立檔，大大提高了檔案管理的質(zhì)量和水平，大大提高了服務(wù)利用效率，更好地推動(dòng)了經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展。

1 文書檔案電子化優(yōu)點(diǎn)

1.1 使用方便快捷

便于檢索利用，辦事效率高。在傳統(tǒng)檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，需要大量的人力、財(cái)力、物力，才能夠更好地保護(hù)管理，查閱更是需要人力搜索，費(fèi)時(shí)費(fèi)力?，F(xiàn)在檔案管理利用金宏辦公系統(tǒng)，電子檔案在進(jìn)行管理的時(shí)候，更加方便快捷。文件的立檔、查找、復(fù)制按照資料的分類、名稱、時(shí)間、單位進(jìn)行查閱，時(shí)間大大縮短。因此電子化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理方式相比較，最顯著的特點(diǎn)就是方便快捷，檢索效率高。

1.2 信息易于保管

與紙制檔案資料相比，電子檔案解決了紙質(zhì)載體在高溫、高濕環(huán)境下發(fā)生氧化或腐蝕現(xiàn)象。隨著電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷開發(fā)應(yīng)用，現(xiàn)在的檔案管理在過去易初檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步發(fā)展為金宏電子網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)，有關(guān)資料存放于專門的電子網(wǎng)絡(luò)之中，不再需要像過去那樣存儲(chǔ)到DVD、光蝶、硬盤等電子設(shè)備上。存儲(chǔ)時(shí)間長，不易受損，節(jié)省資源，穩(wěn)定性好，易于保管。

1.3 傳送查閱方便

傳送查閱方便是電子檔案的又一個(gè)重要特征。通過電子網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)系統(tǒng)，不同單位部門之間的檔案資料可以共享共用。以山東省膠州市為例，由于實(shí)現(xiàn)了電子檔案的網(wǎng)絡(luò)共建，膠州和青島兩級(jí)檔案館不需要登門入館，便可傳送查閱各個(gè)單位的文書立檔情況，大大提高了工作效率。

1.4 能夠直接利用

在利用檔案時(shí)，可直接從網(wǎng)上提取電子文件，直接另存或打印，蓋章即可。不需要和以前一樣，先查檢索目錄找到案卷，再找到案卷查文件在多少頁，再復(fù)印才能利用，節(jié)約了時(shí)間人力，提高了工作效率。

1.5 傳輸更加安全

傳統(tǒng)檔案?jìng)魉椭饕咳肆栝?、?fù)印后帶走或郵遞，資料在傳遞過程中易發(fā)生丟失，郵政傳遞費(fèi)錢費(fèi)時(shí)。電子檔案?jìng)鬏攧t能夠及時(shí)、快速、方便、安全到達(dá)，不會(huì)發(fā)生檔案資料信息的延誤和丟失。

2 文書檔案電子化缺點(diǎn)

2.1 檔案真實(shí)性缺乏保障

因?yàn)槭请娮訖n案資料，目前還不具備電子檔案文件直接帶公章傳送。如果所有文件都使用掃描文件上傳，占用的容量空間又太大，導(dǎo)致在文件傳送過程中，電子檔案很容易被修改，并不留下任何痕跡，電子檔案的真實(shí)性難以保證。這對(duì)電子檔案的管理提出了新的挑戰(zhàn)。

2.2 存在網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)

隨著科技的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)的普及，電腦黑客利用病毒等手段非法從網(wǎng)絡(luò)上竊取重要的數(shù)據(jù)、信息為自己謀利，這就對(duì)電子檔案檔案安全構(gòu)成了威脅。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)要求更高

電子文書檔案要求管理人員不僅要懂得紙制文件的分類、編號(hào)、錄入等，還需要熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作技能。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案管理工作者，只有不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí)，掌握新的技術(shù)，才能適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)社會(huì)發(fā)展的要求。因此，檔案管理工作者，必須樹立終身學(xué)習(xí)的理念，不斷提高自身素質(zhì)，做一個(gè)真正合格的檔案管理工作者，更好的為社會(huì)服務(wù)。

2.4 電子檔案的存儲(chǔ)需要較多軟件技術(shù)支持

現(xiàn)在電子文件格式多樣，如上級(jí)文件發(fā)送的多以ceb格式，還有pdf格式、jpg格式，這樣電腦上就需要下載不同的支持應(yīng)用軟件，否則無法打開。而下載這些軟件，就需要較多的占用空間，對(duì)辦公設(shè)備質(zhì)量也提出較高的要求。

3 加強(qiáng)電子檔案管理，確保電子檔案安全利用

3.1 建立檔案安全利用制度，整合檔案資源

建立檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時(shí)，必須經(jīng)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批。還要建立檔案利用管理制度，保證檔案保密安全。并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補(bǔ)，整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案穩(wěn)定發(fā)展。

3.2 規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回?fù)p失

電子檔案的利用也有原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案管理的密級(jí)進(jìn)行有效管理。公開、內(nèi)部的可以直接打印或復(fù)制，秘密的不附加電子文件，借閱時(shí)必須在檔案人員監(jiān)督下進(jìn)行。

3.3 建立“雙套制”模式，確保檔案信息完整

所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔。隨著社會(huì)的發(fā)展，雖然電子檔案安全快捷，但也存在安全隱患，因此也必須把紙質(zhì)檔案整理完整，使電子檔案和紙質(zhì)檔案管理統(tǒng)一起來，才能更加方便快捷利用檔案，同時(shí)使檔案的保存更加安全。