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摘要：近年來，山東省煙臺(tái)市城市基本建設(shè)檔案館積極探索創(chuàng)新城建檔案管理服務(wù)模式，取得階段性成果。實(shí)踐中也面臨不少困難和問題，亟待通過加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)、發(fā)揮職能作用等措施加以解決。文章在分析城建檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新面臨的困難和問題的基礎(chǔ)上，提出了解決問題的對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：城建檔案；管理服務(wù)模式創(chuàng)新；對(duì)策建議

近年來，煙臺(tái)市城市基本建設(shè)檔案館圍繞創(chuàng)新城建檔案管理服務(wù)模式，不斷加大探索創(chuàng)新力度，有效提升了檔案管理服務(wù)工作水平。不過，實(shí)踐中也面臨不少困難和問題，亟待研究采取有效措施加以解決。

一、創(chuàng)新城建檔案管理服務(wù)模式的前期探索

（一）完善鼓勵(lì)創(chuàng)新機(jī)制

煙臺(tái)市城市基本建設(shè)檔案館認(rèn)真?zhèn)鬟_(dá)學(xué)習(xí)上級(jí)文件精神，努力健全完善正向激勵(lì)、容錯(cuò)糾錯(cuò)、澄清保護(hù)機(jī)制，對(duì)在推進(jìn)檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新中出現(xiàn)的失誤和過失，予以寬容和免責(zé)，激發(fā)了全體干部職工創(chuàng)新開展工作的積極性。針對(duì)以往工作隨意性較大、服務(wù)模式多年來一成不變的情況，煙臺(tái)市先后出臺(tái)了《煙臺(tái)市市區(qū)地下管線規(guī)劃建設(shè)管理辦法》《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)城建檔案管理工作的意見》《煙臺(tái)市市區(qū)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理辦法》《煙臺(tái)市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理實(shí)施細(xì)則》等文件，理順了城建檔案的工作關(guān)系，疏通了檔案進(jìn)館渠道，加大了城建檔案的接收、監(jiān)管力度，創(chuàng)新了檔案管理服務(wù)模式，使煙臺(tái)市城建檔案工作走上了有法可依、依法治檔、創(chuàng)新服務(wù)的軌道。

（二）改進(jìn)管理服務(wù)方式

以往的城建檔案管理工作，以坐等建設(shè)、監(jiān)理、施工單位上門為主，在主動(dòng)服務(wù)、跟蹤服務(wù)方面做得不夠。近年來，本著“檔案工作為城市建設(shè)服務(wù)”的宗旨，煙臺(tái)市城市基本建設(shè)檔案館編寫制作了《城建檔案工作法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)選編》《煙臺(tái)市建設(shè)工程檔案告知書》《煙臺(tái)市建設(shè)工程文件整理、移交指南》，采取主動(dòng)上門指導(dǎo)、全程跟蹤服務(wù)等方式，指導(dǎo)、督促工程項(xiàng)目的建設(shè)、監(jiān)理、施工單位嚴(yán)格按要求高標(biāo)準(zhǔn)做好文件的建檔工作，將檔案管理融入每一階段、每一工序和每一環(huán)節(jié)，確保建設(shè)工程竣工后檔案原件能完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地接收進(jìn)館，既滿足了相關(guān)單位的服務(wù)需求，又保證了城建檔案的數(shù)量與質(zhì)量。

（三）探索個(gè)性化服務(wù)

以往的業(yè)務(wù)指導(dǎo)多是“大水漫灌”式。為提高建設(shè)工程檔案指導(dǎo)服務(wù)的針對(duì)性，煙臺(tái)市城市基本建設(shè)檔案館推出了“個(gè)性化服務(wù)”新模式。主要是考慮目前的建設(shè)工程項(xiàng)目幾乎每個(gè)都有明顯差異，且具有比較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)含量，所以提出了“一項(xiàng)目一策”的原則，每個(gè)項(xiàng)目落實(shí)一名業(yè)務(wù)人員，靠上去提供一站式的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和咨詢服務(wù)，提高工程竣工驗(yàn)收備案的效率。在具體操作上，對(duì)外公布業(yè)務(wù)人員的聯(lián)系電話，方便建設(shè)單位隨時(shí)咨詢；定期下工地督察重點(diǎn)工程檔案編制情況，按照詳細(xì)的工程檔案編制規(guī)范，針對(duì)具體工程提出具體要求。一般的房建工程至少下工地二到三次，對(duì)規(guī)模較大的建設(shè)工程，適時(shí)組織各分部工程資料員集中培訓(xùn)，釋疑解惑，收效明顯。

二、推進(jìn)城建檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新面臨的困難和問題

（一）建設(shè)單位對(duì)城建檔案的重要性認(rèn)識(shí)不充分，從業(yè)人員專業(yè)能力有待提升

近年來，為增強(qiáng)建設(shè)單位依法治檔、照章行事意識(shí)，提升檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，煙臺(tái)市城建檔案管理部門通過不定期下工地指導(dǎo)或現(xiàn)場咨詢等途徑，向建設(shè)單位講解檔案收集管理的重要性和相關(guān)法律法規(guī)知識(shí)，但受建設(shè)單位相關(guān)人員更換速度快等因素的制約，不少建設(shè)單位對(duì)相關(guān)法律法規(guī)知識(shí)理解不夠深入，貫徹落實(shí)也存在較大偏差。表現(xiàn)在部分建設(shè)單位對(duì)城建檔案的完整性、真實(shí)性不夠重視，缺少規(guī)范的管理機(jī)制，甚至未將檔案管理提到日常議事日程；有的單位施工員兼任資料員，專業(yè)能力無法保證，導(dǎo)致對(duì)建設(shè)檔案管理的歸檔標(biāo)準(zhǔn)把握不準(zhǔn)，檔案資料收集整理與工程建設(shè)難以同步，許多資料因保管不力而丟失，影響了城建檔案管理服務(wù)創(chuàng)新工作的開展。

（二）綜合開發(fā)利用現(xiàn)有城建檔案辦法不多、形式不活

創(chuàng)新城建檔案管理服務(wù)模式要求對(duì)現(xiàn)有城建檔案進(jìn)行綜合開發(fā)利用。這種開發(fā)利用至少可包括兩個(gè)方面：一是直接應(yīng)用性開發(fā)。就是運(yùn)用音像、測繪和計(jì)算機(jī)技術(shù)，從浩繁的城建檔案信息中提取可應(yīng)用于城市管理和建設(shè)的信息資源，滿足城市管理、城區(qū)改造與建設(shè)、城建事故預(yù)防和搶救以及社會(huì)各方面的需要。二是前瞻咨詢性開發(fā)。指的是在直接應(yīng)用性開發(fā)信息資源的基礎(chǔ)上，對(duì)城市規(guī)劃和發(fā)展進(jìn)行超前研究，向決策層提供建設(shè)性的意見建議。長期以來，煙臺(tái)城建檔案的開發(fā)利用基本屬于“守株待兔”式的被動(dòng)服務(wù)。市場經(jīng)濟(jì)條件下，這種方式遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)城市現(xiàn)代化管理的需要。今后無論是在直接應(yīng)用性開發(fā)還是前瞻咨詢性開發(fā)方面，都大有文章可作。

（三）支持城建檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新的協(xié)作配合機(jī)制不夠健全

創(chuàng)新城建檔案管理服務(wù)模式的前提是館藏足夠豐富，結(jié)構(gòu)相對(duì)合理。當(dāng)前，由于有關(guān)部門及建設(shè)單位重視不夠，加之檔案歸集缺少強(qiáng)有力的保障措施和執(zhí)法手段，部分建設(shè)單位在組織工程竣工驗(yàn)收前，未提請(qǐng)城建檔案管理部門進(jìn)行工程檔案驗(yàn)收，導(dǎo)致竣工驗(yàn)收工作程序不到位，檔案收集不及時(shí)、不完整。另外，目前尚未建立起有效的建設(shè)行政管理部門和有關(guān)部門的協(xié)作配合機(jī)制，不但城市規(guī)劃、建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理類檔案收集渠道不夠暢通、進(jìn)館率低下，跨越城建系統(tǒng)的交通、電力、水利類檔案更是長年無增，無法實(shí)現(xiàn)館藏門類齊全、結(jié)構(gòu)合理的目標(biāo)。

（四）支撐城建檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新的相應(yīng)人才嚴(yán)重缺乏

城建檔案管理工作時(shí)效性強(qiáng)、涉及面廣、內(nèi)容龐雜且具有相當(dāng)?shù)目萍己?，城建檔案管理人員必須具備檔案管理、數(shù)字化等方面的知識(shí)技能且懂得城建業(yè)務(wù)。從煙臺(tái)市城市基本建設(shè)檔案館的情況看，現(xiàn)有職工16名，其中3人長期在外幫助工作。除了辦公室工作人員、財(cái)務(wù)人員外，業(yè)務(wù)人員僅有7名，并且缺少信息化建設(shè)、聲像檔案管理等方面的專業(yè)人才，只能以干代學(xué)、邊干邊學(xué)?，F(xiàn)有人員年齡老化，平均年齡達(dá)44歲，從事聲像工作的只有一名57歲的老同志。近年來，沒有引進(jìn)一名專業(yè)人才，嚴(yán)重影響城建檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。并且，這些年工程項(xiàng)目越來越多，由于城建檔案管理人員缺乏，大部分時(shí)間只能被動(dòng)等待建設(shè)單位上門咨詢，主動(dòng)上門指導(dǎo)和服務(wù)力不從心。

三、進(jìn)一步創(chuàng)新城建檔案管理服務(wù)模式的對(duì)策措施

（一）抓源頭，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)

工程項(xiàng)目前期設(shè)計(jì)、勘測、施工及中后期建設(shè)檔案資料的質(zhì)量取決于項(xiàng)目管理人員的素質(zhì)高低。為改變部分建設(shè)單位在施工階段未將檔案資料整理和工程項(xiàng)目施工同步進(jìn)行的狀況，檔案管理部門應(yīng)采取主動(dòng)請(qǐng)進(jìn)門談、到現(xiàn)場講等方式，了解項(xiàng)目施工流程和具體步驟，定期舉辦培訓(xùn)活動(dòng)，讓項(xiàng)目管理人員了解建設(shè)工程檔案編制、收集、報(bào)送等方面的要求和規(guī)范，不斷提高他們的檔案意識(shí)和資料整合能力，確保檔案管理工作依規(guī)有序推進(jìn)。

（二）抓科技，搞好城建檔案綜合開發(fā)利用

充分利用5G、大數(shù)據(jù)和自動(dòng)控制等新技術(shù)、新成果，建設(shè)以城建檔案為基礎(chǔ)的城市建設(shè)綜合信息服務(wù)系統(tǒng)；充分挖掘、發(fā)揮城建檔案的潛能和優(yōu)勢(shì)，積極探索直接應(yīng)用性開發(fā)和前瞻咨詢性開發(fā)的新路徑，以高新技術(shù)手段把城建檔案與城市規(guī)劃建設(shè)管理和城建事故預(yù)警、社會(huì)服務(wù)等多方面有機(jī)結(jié)合起來，加快構(gòu)建從城建檔案收集、保管到開發(fā)利用的系統(tǒng)化、現(xiàn)代化的工作體系。

（三）抓程序，發(fā)揮好職能作用

將城建檔案管理工作納入建設(shè)行政程序，強(qiáng)化工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、質(zhì)量驗(yàn)收和報(bào)送接收職能，拓寬城市規(guī)劃、建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理類檔案收集渠道，確保檔案歸檔門類齊全、結(jié)構(gòu)合理。對(duì)工程文件的立卷歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和服務(wù)，按規(guī)范要求對(duì)建設(shè)單位移交的建設(shè)工程檔案進(jìn)行聯(lián)合驗(yàn)收，并及時(shí)督導(dǎo)建設(shè)單位編制電子檔案，隨紙質(zhì)檔案一并移交城建檔案管理部門。探索建立住建、城管、國土資源與規(guī)劃、交通、水利等部門的協(xié)作配合機(jī)制，推進(jìn)資源共享，最大限度豐富館藏資源，為城建檔案的綜合開發(fā)利用創(chuàng)造條件。

（四）抓法治，強(qiáng)化執(zhí)法檢查

城建檔案管理部門應(yīng)做好檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的宣講解讀工作，指導(dǎo)督促相關(guān)方面嚴(yán)格按照《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》等法規(guī)規(guī)章的規(guī)定，按時(shí)移交在城建檔案管理部門接收范圍的檔案。建設(shè)行政主管部門要加強(qiáng)執(zhí)法檢查，對(duì)未按規(guī)定收集檔案、個(gè)別不愿移交、拖延移交檔案的建設(shè)單位，嚴(yán)格依照相關(guān)法規(guī)進(jìn)行處罰，使按規(guī)范編制、報(bào)送建設(shè)工程檔案成為各建設(shè)單位的自覺行動(dòng)，推動(dòng)檔案管理工作步入法治化軌道。

（五）抓隊(duì)伍，引進(jìn)培養(yǎng)一批專業(yè)人才

積極爭取組織、編制、人社等部門支持，有序引進(jìn)檔案管理專業(yè)人員，為提升檔案管理服務(wù)水平儲(chǔ)備后備人才。摒棄“閉門造車”思維，采取走出去學(xué)、請(qǐng)進(jìn)來教、內(nèi)部輪流講和定期輪崗等多種形式，加強(qiáng)對(duì)城建檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，不斷提高從業(yè)人員業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水平，為推進(jìn)城建檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新奠定人才基礎(chǔ)。

作者:王堃 單位:煙臺(tái)市城市基本建設(shè)檔案館