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摘要：為確保醫(yī)院能更有效地推行檔案管理，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，必須不斷改善檔案管理方法。精細(xì)化管理是一種新的管理模式，把它運(yùn)用到檔案管理中可以促使醫(yī)院檔案管理更標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和信息化，進(jìn)而提升醫(yī)院檔案管理的水平。目前，我國許多公立醫(yī)院都已經(jīng)開始實施精細(xì)化管理工作，但是由于很多原因仍然存在一些問題，阻礙了工作進(jìn)程。因此，為使醫(yī)院檔案管理更好地發(fā)揮作用就需要采取有效策略加以解決。文章通過認(rèn)識到醫(yī)院檔案管理工作的重要性，剖析醫(yī)院檔案管理工作中存在的不足，探討精細(xì)化管理運(yùn)用于醫(yī)院檔案管理工作的措施，促使醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量得到提升。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院人事檔案；精細(xì)化管理；措施

隨著醫(yī)院人事制度的改革，人事檔案受到了人們的普遍重視，成為醫(yī)院選拔和培養(yǎng)人才最重要的資料參考源之一。但是，當(dāng)前我國大部分醫(yī)院對此并沒有給予足夠的重視，檔案管理工作較為滯后，造成檔案信息化建設(shè)程度不高。因此，醫(yī)院檔案管理水平要想進(jìn)一步提升，就要做好各方面的工作，醫(yī)院人事檔案管理也迎來全新的契機(jī)與挑戰(zhàn)?，F(xiàn)階段，我國社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，人民群眾的生活質(zhì)量得到顯著提高，醫(yī)療市場競爭激烈，為滿足人民群眾健康不斷增長的需求，必須加大衛(wèi)生事業(yè)的投入，促進(jìn)衛(wèi)生事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。因此，重要的是要完善醫(yī)院干部管理，提高干部管理水平，提高個人檔案使用效率。不過，在這種情況下，加強(qiáng)醫(yī)院人事管理尤為重要，只有更好地管理醫(yī)院干部檔案，才能提高醫(yī)院的工作效率，促進(jìn)醫(yī)院的快速可持續(xù)發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案精細(xì)化管理意義

醫(yī)院檔案管理電子化、數(shù)字化是當(dāng)前醫(yī)療行業(yè)發(fā)展趨勢，檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用日益廣泛，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方法已無法適應(yīng)現(xiàn)代社會信息資源建設(shè)的要求，因此醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程必須加快步伐。為了適應(yīng)信息化時代的要求，我國各大醫(yī)院均開展了一系列改革，其中最為重要的就是推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化工作，以達(dá)到提高管理效率、降低人力成本、提升服務(wù)質(zhì)量的目的。目前，多數(shù)醫(yī)院已采用信息技術(shù)來進(jìn)行檔案管理，但是由于受到各種條件限制，部分醫(yī)院沒有建立起完善的管理制度，導(dǎo)致信息化程度較低，無法保障數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。另外，隨著電子文件數(shù)量增加，電子文件管理工作變得更加復(fù)雜。在信息技術(shù)持續(xù)進(jìn)步發(fā)展的大環(huán)境中，人們可以通過各種途徑來實現(xiàn)電子文件的歸檔以及保存工作，從而達(dá)到高效使用電子文件的目的，極大提高了工作效率和管理水平，促進(jìn)了醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。但是，在進(jìn)行檔案管理時，仍然存在著一些亟待解決的問題，其中主要表現(xiàn)為紙質(zhì)文檔存儲效率較低，無法適應(yīng)業(yè)務(wù)需求，從而影響到各項業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行。因此，醫(yī)院對檔案管理也逐漸重視起來，由于醫(yī)院檔案數(shù)量逐漸增多，這就要求醫(yī)院必須融入精細(xì)化管理理念，保證各類檔案信息可以更加流暢地匯總與統(tǒng)計，為醫(yī)務(wù)人員開展工作提供全面的數(shù)據(jù)信息與有效的參考依據(jù)，不斷提高工作效率，推動服務(wù)質(zhì)量的提高，更好地為患者服務(wù)，緩解醫(yī)患問題，有助于建立文明和諧的社會關(guān)系。首先，將精細(xì)化管理理念運(yùn)用到醫(yī)院檔案管理工作中，是醫(yī)療服務(wù)獲得高效、優(yōu)質(zhì)、安全開展的重要途徑之一，可顯著提升醫(yī)院檔案管理工作效率。因此，對醫(yī)院檔案管理而言，為促進(jìn)其工作效率和管理水平的提高，就必須做好科學(xué)的管理工作。其次，可實現(xiàn)醫(yī)院檔案資源的分類管理，明確各個部門間的相互聯(lián)系，確保每個職能部門發(fā)揮其最大效用，使醫(yī)院整體檔案系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)更加高效。最后，優(yōu)化管理流程，既能使管理效率提高，又能減少無謂的重復(fù)投入和人力成本。采用科學(xué)方法對不同種類的文檔進(jìn)行處理，避免出錯或者漏報等問題。通過醫(yī)院檔案管理的合理設(shè)計，促進(jìn)檔案管理流程更簡潔，充分利用信息技術(shù)促進(jìn)醫(yī)院檔案更完善的管理，形成檔案資料數(shù)據(jù)庫，為醫(yī)務(wù)人員日常工作提供數(shù)據(jù)支持，顯著提升了工作質(zhì)量，有效節(jié)省了工作時間，促進(jìn)醫(yī)務(wù)人員工作更有條理，精簡了工作內(nèi)容，緩解了工作壓力。

二、醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理存在的問題

1.對檔案精細(xì)化管理的重視程度不夠

在現(xiàn)代醫(yī)學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的今天，電子病歷在我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。電子病歷是現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于臨床醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的產(chǎn)物，是實現(xiàn)患者“無紙化”診療的必然要求，電子病歷能夠為醫(yī)療決策的制定提供科學(xué)依據(jù)，也是醫(yī)院信息化建設(shè)中一項基礎(chǔ)性工作。因此，加強(qiáng)電子病歷研發(fā)顯得尤為重要。國內(nèi)的電子病歷還處于初級階段，基本還是依靠人工輸入的方式進(jìn)行保存等傳統(tǒng)方式?，F(xiàn)階段，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會生活各個方面，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使人們的思維方式、行為模式發(fā)生了很大變化，電子病歷逐漸普及應(yīng)用。醫(yī)學(xué)信息的傳遞方式也由紙質(zhì)為主向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化水平發(fā)展，醫(yī)學(xué)知識也在不斷更新變化，要求檔案管理必須跟上時代的步伐。但是，在很長一段時間內(nèi)，我國檔案管理都是以經(jīng)驗管理為主，對其并沒有給予足夠的關(guān)注和重視。大多數(shù)醫(yī)院管理者認(rèn)為，只要把醫(yī)療工作做好，自然會帶動醫(yī)院的良好發(fā)展，忽視了人事檔案管理建設(shè)對提高醫(yī)療水平的促進(jìn)作用，更忽視了精細(xì)化管理對促進(jìn)檔案工作與醫(yī)療服務(wù)之間的關(guān)系。因此，醫(yī)院管理層必須充分認(rèn)識人事檔案精細(xì)化管理的重要性，給予人事檔案管理精細(xì)化工作足夠的關(guān)注與重視。

2.人事檔案管理人員結(jié)構(gòu)不合理，缺乏專業(yè)的知識素養(yǎng)

醫(yī)院人事檔案具有數(shù)量多、專業(yè)性、機(jī)密性等特點，對于醫(yī)院來說是極其重要的信息資料。隨著醫(yī)療改革的不斷深入和醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)市場化程度不斷提高，醫(yī)院日常運(yùn)營所面臨的挑戰(zhàn)也越來越大，所以有必要對醫(yī)院科學(xué)管理進(jìn)行關(guān)注。檔案管理精細(xì)化是現(xiàn)代醫(yī)院管理重要組成部分，其精細(xì)化管理水平高低直接關(guān)系到醫(yī)院整體水平的提升和長遠(yuǎn)發(fā)展。然而，現(xiàn)階段許多公立醫(yī)院都存在檔案管理方面的問題，導(dǎo)致醫(yī)院各項管理工作無法順利進(jìn)行，怎樣更好地做好醫(yī)院檔案管理，已經(jīng)成了醫(yī)院管理者急需解決的問題之一。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)《干部人事檔案工作條例》要求，建立一套科學(xué)、健全的檔案管理制度，以達(dá)到“人無我有”，強(qiáng)化人力資源管理。當(dāng)前國內(nèi)許多醫(yī)院都已開始推行全員崗位責(zé)任制，但是尚未形成一套完整、高效的管理模式，檔案收集范圍應(yīng)當(dāng)包括人事任免材料、獎懲情況、職工培訓(xùn)資料等，其中人事管理信息主要包括學(xué)歷、職稱、職務(wù)等級、工資待遇等。人事檔案是一個單位發(fā)展歷史的縮影，其重要性不言而喻。應(yīng)當(dāng)每千份文件就要有1名檔案管理人員，以確保整卷檔案資料的內(nèi)容完整，檔案保管期限通常在13年，這需要醫(yī)院實現(xiàn)專人管理，管理人員要具備相關(guān)管理能力與專業(yè)知識素養(yǎng)。但傳統(tǒng)的管理制度存在著很多不足，導(dǎo)致很多醫(yī)院的檔案在具體的運(yùn)用過程中有相當(dāng)大的比例不能滿足人們?nèi)粘５氖褂眯枰?，造成資源嚴(yán)重浪費(fèi)，導(dǎo)致一些工作人員離職，所以如何對現(xiàn)有的檔案資源進(jìn)行合理利用是非常重要的。

3.人事檔案管理方法落后，管理效率低

作為一所知識密集、人員眾多的醫(yī)院，檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重點和難點。醫(yī)院人員流動十分頻繁，需要管理人員不斷提升工作與管理效率，運(yùn)用先進(jìn)管理方法，強(qiáng)化人事檔案管理工作。為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，需要建立一套行之有效的管理機(jī)制，確保其能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)，因此在檔案管理的實際工作過程中，應(yīng)該重視制度建設(shè)和創(chuàng)新。當(dāng)前，我國醫(yī)院人事檔案管理觀念落后，管理機(jī)制不完善，隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們的思想觀念發(fā)生了很大變化，這對醫(yī)院檔案工作提出了更高的要求。然而，當(dāng)前大多數(shù)醫(yī)院仍沿用傳統(tǒng)管理方法，這一管理模式有許多弊端。例如，檔案管理方式落后、缺乏現(xiàn)代化管理手段、工作人員專業(yè)素質(zhì)不高，無法滿足現(xiàn)代社會發(fā)展需求；管理人員流動性較大，不利于整體管理水平的提升；缺少科學(xué)的激勵機(jī)制。另外，還會發(fā)生離職人員信息未被徹底刪除、工作態(tài)度無法改善等問題。再加上有些醫(yī)院因為不注重檔案管理或者忽略人才的引進(jìn)與培訓(xùn)等，導(dǎo)致一些員工流失的情況屢見不鮮。同時，新入職人員信息錄入不夠及時等，也很容易造成人員檔案混亂，影響了醫(yī)院人事管理工作效率，因此醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)工作開展得好，對于醫(yī)務(wù)人員更加高效和方便的工作有著非常重要的作用。

三、醫(yī)院檔案管理中精細(xì)化管理的措施

1.提高對人事檔案管理的重視程度，健全檔案管理制度

醫(yī)院對人事檔案管理重視程度不足，主要表現(xiàn)在兩方面：一是傳統(tǒng)管理模式與醫(yī)院檔案工作在新時代遇到的挑戰(zhàn)不相適應(yīng)；二是社會經(jīng)濟(jì)在不斷發(fā)展，對醫(yī)療事業(yè)發(fā)展更加重視，但在實踐中還存在諸多問題。比如，對人事檔案缺乏科學(xué)認(rèn)識以及檔案管理人員綜合素質(zhì)不高等，這些問題都直接影響著人事檔案管理工作的順利開展。此外，還存在許多亟待解決的問題，如缺少有效的監(jiān)督機(jī)制等。這些問題都嚴(yán)重阻礙了我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)向更深層次發(fā)展。因此，加強(qiáng)對檔案管理方面的研究是十分重要且必要的。相關(guān)部門應(yīng)對醫(yī)院人事檔案管理情況進(jìn)行全面而具體的了解和分析，聘請專業(yè)的人事檔案管理人才針對醫(yī)院人事檔案管理存在的問題提出切實可行的建議，以保證檔案信息資源的合理利用與安全。同時，要加大對人事檔案管理人員培訓(xùn)力度，完善醫(yī)院人事檔案管理制度建設(shè)，提升醫(yī)院管理水平，使醫(yī)院能夠更好地適應(yīng)新形勢的要求。

2.優(yōu)化人事檔案管理人員結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)檔案管理專業(yè)、有序發(fā)展

首先，醫(yī)院應(yīng)加大資金投入，聘用人事檔案管理專業(yè)人才，配備必要的檔案管理員。另外，檔案管理信息 化建設(shè)工作還需不斷強(qiáng)化，一方面要通過完善檔案管理制度規(guī)范檔案管理工作，另一方面要及時將檔案信息提供給有關(guān)部門使用，才能更好地支撐醫(yī)療服務(wù)工作。同時，也可以采取多種措施來保障人事檔案的安全保存，如定期或不定期為職工體檢、做好健康教育等，從而保障職工能夠做到科學(xué)管理人力資源檔案。其次，管理人員還應(yīng)加強(qiáng)自身素質(zhì)修養(yǎng)，提升管理水平，促進(jìn)醫(yī)院整體服務(wù)質(zhì)量的進(jìn)一步改善，以適應(yīng)新時期社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展對人才需求的變化。在實際工作中，需重視員工隊伍培養(yǎng)工作，不斷優(yōu)化人才資源配置，為醫(yī)院發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。在進(jìn)行人力資源管理時，除關(guān)注員工專業(yè)知識培訓(xùn)外，更要關(guān)注員工職業(yè)生涯規(guī)劃引導(dǎo)和執(zhí)行，讓每一個人擁有合適的方向，并最終達(dá)到個人價值和組織目標(biāo)相統(tǒng)一。選擇責(zé)任心強(qiáng)、管理知識和經(jīng)驗豐富、管理技術(shù)水平高的員工對醫(yī)院人事檔案進(jìn)行有效管理，并對此類人才進(jìn)行相應(yīng)培養(yǎng)，不僅可以促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的持續(xù)提升，還有利于提升醫(yī)院的綜合競爭力。在人力資源管理中需要注意的問題有：一是要注重培養(yǎng)員工的綜合素質(zhì)與專業(yè)技術(shù)，不斷提升其專業(yè)技能水平。二是要重視對人才的合理開發(fā)與利用，使其最大限度地發(fā)揮作用。最后，對醫(yī)院人事檔案管理工作來說，應(yīng)該從總體上把握好部門間和單位間的相互關(guān)系，構(gòu)成有機(jī)結(jié)合管理體系。要想提高員工的積極性，醫(yī)院還要積極鼓勵他們參與到各種社會實踐活動中去，給職工一個鍛煉自我能力和增長才能的機(jī)會。醫(yī)院需要不斷提高其綜合服務(wù)能力，增強(qiáng)競爭意識和創(chuàng)新能力，為社會培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的人才。此外，還要積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，提升管理水平，使醫(yī)院得到可持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院要對管理人員進(jìn)行相關(guān)職業(yè)規(guī)劃，并建立競爭機(jī)制以及相關(guān)激勵機(jī)制，以激發(fā)其工作積極性與主動性。

3.提高檔案管理人員素質(zhì)

一是加強(qiáng)對醫(yī)院檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，在精細(xì)化管理中注重檔案信息化建設(shè)和應(yīng)用，從而使檔案管理工作更加高效有序。同時，還需要加強(qiáng)科學(xué)管理力度，保證管理工作質(zhì)量，促進(jìn)管理效率持續(xù)進(jìn)步，為醫(yī)療行業(yè)發(fā)展提供良好保障。二是要將精細(xì)化管理理念貫穿到檔案管理中，確保管理人員更新管理理念，轉(zhuǎn)變思維方式，優(yōu)化管理模式，以適應(yīng)新時期醫(yī)院發(fā)展要求。通過強(qiáng)化規(guī)范化管理、標(biāo)準(zhǔn)化管理等措施來提高工作效率，實現(xiàn)科學(xué)有效管理。三是加強(qiáng)對精細(xì)化管理內(nèi)容的培訓(xùn)，使之真正落實到日常工作中，明確具體目標(biāo)和任務(wù)，增強(qiáng)科室之間溝通協(xié)作意識，形成合力共同開展各項活動，建立完善管理制度體系，規(guī)范管理制度建設(shè)。四是不斷提升管理人員檔案管理知識水平，為做好管理工作奠定堅實基礎(chǔ)，促使其管理技能不斷上升，確保管理人員能夠符合崗位需求。同時，還需要加強(qiáng)職業(yè)道德素養(yǎng)培訓(xùn)，培養(yǎng)良好的團(tuán)隊合作精神以及團(tuán)隊精神，提高管理人員法律意識與道德修養(yǎng)。五是重視檔案管理工作隊伍建設(shè)，努力營造有利于創(chuàng)新氛圍，鼓勵創(chuàng)新人才脫穎而出，加大對檔案管理專業(yè)人才引進(jìn)力度，著力解決專業(yè)結(jié)構(gòu)不均衡問題。

四、結(jié)語

總之，醫(yī)院檔案管理在時代發(fā)展變遷的背景下要與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，更好地滿足人民群眾不斷增長的醫(yī)療需要，推動社會健康事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。為了實現(xiàn)目標(biāo)，需要從現(xiàn)實角度出發(fā)，建立科學(xué)、合理的規(guī)章制度，促進(jìn)管理水平的提高，保證醫(yī)院活動有序開展。同時，增強(qiáng)與其他科室的聯(lián)系與交流，達(dá)到信息共享的目的，對醫(yī)院整體工作水平的提升起到了保證作用。通過上述分析，文章重點探討了新時期醫(yī)院檔案管理工作中出現(xiàn)的問題和解決措施，希望可以給相關(guān)工作人員提供一些幫助。

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作者:張銘濤 單位:山東省日照市婦幼保健院