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論如何在編辦文書檔案工作崗位進行軟件建設(shè)

筆者近幾年在編辦從事文書檔案工作，通過對機構(gòu)編制部門檔案的整理，加之自己對檔案知識的學習，認為有必要把自己對這一領(lǐng)域的認識和了解，向機構(gòu)編制系統(tǒng)從事檔案管理的同仁作一番交流，共促工作。

毋庸置疑，近幾年機構(gòu)編制系統(tǒng)在十六大和十六屆四中、五中全會精神鼓舞下，邁著與時俱進的步伐，譜寫著機構(gòu)編制管理事業(yè)的新樂章。編辦系統(tǒng)的硬件建設(shè)隨著社會知識信息化和政府辦公自動化的發(fā)展趨勢，在不斷的完善和提高，尤其是伊犁州編辦對檔案工作的重視達到前所未有的程度，在我們的工作硬件得到改善的同時，如何在自己的工作中進行與之相適應(yīng)的軟件建設(shè)，實踐“三個代表”，實現(xiàn)與時俱進，就成為擺在我們檔案工作人員面前的一個任務(wù)和課題．我們要把與時俱進、開拓創(chuàng)新作為當前編辦文書檔案軟件建設(shè)的指導思想。

要在編辦文書檔案工作崗位進行軟件建設(shè)，首先要對自己的工作有客觀正確的認識。

軟件建設(shè)之一。先談?wù)剬ξ臅ぷ鞯恼J識：文書事務(wù)是機關(guān)團體不可缺少的一項重要工作，文書工作既是一項政治性、思想性、業(yè)務(wù)性都很強的工作，又是一項很細致的文字工作，是機關(guān)日常工作的重要組成部分。它具體負責日常公務(wù)文書的收發(fā)、登記、運轉(zhuǎn)管理、整理與保管公務(wù)文書等，機關(guān)上上下下的工作人員，都要經(jīng)常與打交道，文書工作人員要使公務(wù)文書穩(wěn)妥、迅速地發(fā)揮作用，就要掌握文書工作的規(guī)律、原則和方法，學習探討文書工作的理論與方法，尋求科學地組織文書工作的正確途徑，借以提高機關(guān)文書工作的效率。尤其是我們現(xiàn)在正面臨著一個全面建設(shè)小康社會，開創(chuàng)中國特色社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的新局面，建設(shè)高度文明、高度民主的社會主義現(xiàn)代化強國，是時代賦于我們神圣偉大的任務(wù)。機關(guān)工作的科學化、高效化，則是保證勝利完成這一任務(wù)的重要條件之一，因為文書工作是各級機關(guān)貫徹黨和政府的方針、政策，溝通信息、協(xié)調(diào)工作的重要手段，文書工作的質(zhì)量和效率如何，直接關(guān)系到黨和政府的各項方針政策的貫徹落實，關(guān)系到工作任務(wù)的順利完成和整個機關(guān)工作效率的提高，而且還體現(xiàn)著一個機關(guān)的工作狀態(tài)和工作作風。一個機關(guān)的文書工作健全，這個機關(guān)的工作就會有條不紊，各個環(huán)節(jié)運轉(zhuǎn)自如，機關(guān)工作也就能夠順利開展。因此我們來說，在編辦文書檔案工作崗位上要進行的軟件建設(shè)之一，就是要建立起統(tǒng)一的、科學的文書工作組織體系與規(guī)章制度，便于保證編辦領(lǐng)導之間、領(lǐng)導與下級之間、處室之間、部門之間的聯(lián)絡(luò)暢通、運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)，反映情況及時，處理問題迅速，并且有利于克服機關(guān)的官僚主義、文牘主義。

再談?wù)剬n案工作的認識：編辦的檔案是編辦在公務(wù)政務(wù)活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。是編辦政務(wù)活動的原始記錄，是歷史的真跡和憑證，有著重要的查考使用價值。正因為編辦檔案是機關(guān)過去工作活動的記錄，機關(guān)領(lǐng)導和工作人員熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗、制定計劃、處理問題，常常需要從檔案中查考過去的記載。如果有檔案可查，許多問題可以迎刃而解，工作得以順利進行。許多事實證明，編辦各項工作都需要利用檔案材料，充分發(fā)揮檔案的作用，可以大大提高工作效率，有助于克服官僚主義。反之，就會給工作造成困難和損失；編辦的檔案和資料是領(lǐng)導和決策機構(gòu)制定機構(gòu)編制工作政策、研究機構(gòu)編制工作理論的依據(jù)。編辦的檔案以其原始性、真實性和可靠性的特點見長，可成為宣傳教育的生動素材。利用編辦檔案寫出來的統(tǒng)計分析、調(diào)查研究報告、工作方案和建議，是非常具有說服力和感染力的；而且編辦的檔案有雙重的作用，編辦和社會都需要利用。檔案形成之后，在一定時間內(nèi)，主要利用者是編辦機關(guān)，它是促進我們收集與保存檔案的一種動力。隨著時間的推移，其作用則逐漸向社會各方面擴展，國家各部門、各項工作和人民群眾都需要利用檔案，不僅今天要用，而且將來也要用，檔案保存的時間越久遠就越珍貴。

軟件建設(shè)之二、三、四。由于檔案作用的發(fā)揮具有一定的潛在性，何時何地發(fā)揮作用，是難以預期確定的。檔案潛在作用的能否發(fā)揮，發(fā)揮的大小，取決于社會的客觀需求性和檔案管理的條件性。主要是：（一）受社會制度和社會發(fā)展水平的限制。社會制度與社會發(fā)展水平在一定程度上代表著社會文明程度。在科學技術(shù)和社會生產(chǎn)力高度發(fā)展的情況下，檔案不僅是物質(zhì)生產(chǎn)的動力，而且是人們精神生活的直接需求。因而，社會制度與社會發(fā)展水平越高，檔案的作用就實現(xiàn)的越充分。在編辦文書檔案工作崗位上要進行的軟件建設(shè)之二，就是通過多種渠道，開辟檔案發(fā)揮作用的途徑，不能局限在過去習慣的范圍甚至僵化的概念之中。（二）受社會檔案意識強弱的影響。檔案意識代表著人們對檔案、檔案工作的認識水平。檔案的作用是客觀存在的，但它的作用能否發(fā)揮，又受人們對檔案、檔案工作認識水平的限制和影響，多年來的實踐證明，檔案的作用是隨著人們對檔案的重視和檔案管理水平的提高而逐步擴大的。凡是人們對檔案有認識的地方或單位，檔案的作用發(fā)揮就好。反之，不重視檔案，任意丟失與銷毀檔案，其作用發(fā)揮就不盡人意。所以改變過去的服務(wù)方式，變坐等利用者上門、被動提供利用為以多種方式積極主動地提供利用，是編辦文書檔案工作崗位上要進行的軟件建設(shè)之三。（三）受檔案管理水平的制約。檔案管理方法的科學與否，檔案管理手段的先進與落后，檔案管理物質(zhì)條件的優(yōu)劣，都制約著檔案作用的發(fā)揮。檔案工作開展得好，收集得齊全，整理的科學，又有各種檢索工具，利用時一索即得，檔案的作用就能較好地發(fā)揮。反之，檔案的作用根本無從發(fā)揮。目前，我辦的檔案管理水平還不夠高，技術(shù)手段也比較落后，基本上還是手工管理，這在很大程度上影響檔案作用的發(fā)揮。所以在改善檔案管理的物質(zhì)條件下，強化科學管理，提高管理水平，加速實現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化，使檔案作用能更快更好發(fā)揮出來，則是在編辦文書檔案工作崗位上要進行的軟件建設(shè)之四。

檔案工作是機關(guān)工作的組成部分。是提高機關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護機關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作；它既是一項專門業(yè)務(wù)，又是一項機要工作。就其性質(zhì)來說，可以概括為管理性、服務(wù)性、政治性。

軟件建設(shè)之五。所謂管理，就是人們根據(jù)事物的客觀規(guī)律、勞動對象和工作特點，運用計劃、組織、協(xié)調(diào)、控制等基本活動，有效地利用人力和物力，并促進其相互配合，達到最佳的結(jié)合，發(fā)揮最高的效率，以順利達到人們預期的任務(wù)和目標。檔案工作就是檔案管理工作。這種管理工作，有特定的工作對象和整套管理檔案的原則和方法，不同于一般的人、財、物管理工作。它是通過對檔案的科學管理，發(fā)揮檔案的作用，來為黨和國家各項工作服務(wù)的專業(yè)工作；它要采取一套科學的原則和技術(shù)方法，組織檔案的集中，進行系統(tǒng)化和鑒別挑選，采取科學的保護措施，遵循檔案和檔案工作的客觀規(guī)律進行科學管理，做到管理方法科學化，管理機構(gòu)高效化，管理工作計劃化，管理手段現(xiàn)代化，充分發(fā)揮檔案的作用，滿足社會利用檔案的需要。所以在編辦文書檔案工作崗位上要進行的軟件建設(shè)之五，就是檔案工作人員必須掌握檔案學知識，特別是檔案管理的理論、原則和方法，積極地學習檔案管理現(xiàn)代化的知識與技能，以適應(yīng)檔案工作的發(fā)展。

軟件建設(shè)之六。檔案工作是一項服務(wù)性的工作。檔案工作的服務(wù)性，是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)，在社會發(fā)展的各個階段，檔案工作能為一定社會的經(jīng)濟、政治、文化服務(wù)，為各項工作提供檔案材料，才能賴以存在和發(fā)展。在建設(shè)有中國特色社會主義的現(xiàn)階段，檔案工作之所以發(fā)展較快，得到黨和國家以及各行各業(yè)的關(guān)心和支持，歸根到底還是因為各行各業(yè)工作的開展，離不開檔案工作為之服務(wù)。我們認為，講檔案工作的服務(wù)性，并不降低檔案工作，而是說明這一工作的社會地位和作用，它是社會主義事業(yè)不可缺少的工作。所以在編辦文書檔案工作崗位上要進行的軟件建設(shè)之六，就是要正確地認識自己的崗位，樹立明確的服務(wù)思想，鉆研檔案業(yè)務(wù)，為振興伊犁州機構(gòu)編制事業(yè)服務(wù)，并在服務(wù)中求得檔案工作本身的發(fā)展。

軟件建設(shè)之七。檔案工作是一項政治性的工作。對于我們編辦來說，機要性是檔案工作政治性的重要表現(xiàn)之一。我們機構(gòu)編制工作的內(nèi)容有不少是涉及政府機密的東西，嚴守黨和國家秘密，是鞏固安定團結(jié)、保衛(wèi)國家建設(shè)的大事，也是我們機構(gòu)編制工作和檔案工作者的大事和政治任務(wù)。所以樹立正確的保密觀念，建立健全編辦保密工作制度，強化保密工作力度，自覺維護黨和國家機密，是在編辦文書檔案工作崗位上要進行的軟件建設(shè)之七。

作為文書檔案工作人員，我們始終保持昂揚向上的精神狀態(tài)。認真貫徹公民道德建設(shè)實施綱要，弘揚愛國主義精神，以為人民服務(wù)為核心、集體主義為原則、誠實守信為重點，加強職業(yè)道德修養(yǎng)，發(fā)揚敬業(yè)精神，對照檔案局的業(yè)務(wù)指導和要求，建立起一整套適合編辦工作特點的文書處理程序和制度，要在檔案工作中奏出與時俱進的音符，在整理過程中增加科技含量，只要是能用微機處理的東西，都用微機進行處理，盡管所有這些工作很繁重、很不起眼，是一項費時費力的工程，但我們要盡自己最大的力量把它完成好，讓編辦的文書檔案工作無愧于時代。