一、電子文件管理的的主要目標(biāo)保證

電子文件的真實(shí)性、完整性、可讀性和可用性是電子文件管理的主要目標(biāo)。在電子文件管理系統(tǒng)運(yùn)行下的一份電子文件包含內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景三個(gè)要素。內(nèi)容是指文件中所包含的表達(dá)作者意圖的信息。結(jié)構(gòu)是指文件內(nèi)容信息的組織表達(dá)方式，分為物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)。物理結(jié)構(gòu)是文件信息存儲(chǔ)于載體上的位置及分布情況，如正文、批示、附件等各部分信息在載體上的存儲(chǔ)位置。邏輯結(jié)構(gòu)是文件信息的內(nèi)在關(guān)系，如文字排列、章節(jié)構(gòu)成、頁碼順序等信息。背景是指能夠證明文件形成環(huán)境、形成過程、存在狀態(tài)以及文件之間相互關(guān)系的信息。其中，保證文件的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸、轉(zhuǎn)移等處理工作后仍然保持不變，和形成時(shí)的原始狀態(tài)一致，就保證了電子文件的真實(shí)性和相當(dāng)程度的完整性。以上描述文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其整個(gè)管理過程的數(shù)據(jù)稱作元數(shù)據(jù)，在文件形成時(shí)產(chǎn)生，它全面描述文件的本來面貌和生命歷程，文件管理系統(tǒng)在源頭一次性捕獲元數(shù)據(jù)，就可為不同的管理活動(dòng)所調(diào)用，每一項(xiàng)管理活動(dòng)都是記錄、調(diào)用相關(guān)元數(shù)據(jù)的過程。根據(jù)完整的元數(shù)據(jù)記錄，可以回溯電子文件的原貌和變化過程，從而確認(rèn)電子文件的真實(shí)性；利用元數(shù)據(jù)可以維護(hù)文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景之間以及文件之間的關(guān)聯(lián)，從而保護(hù)文件的完整性。保證電子文件的真實(shí)性和完整性，也就要求維護(hù)元數(shù)據(jù)的真實(shí)完整不丟失并始終與文件保持關(guān)聯(lián)。保持電子文件的可讀性，是指文件經(jīng)存儲(chǔ)、傳輸、壓縮/解壓、加密/解密、系統(tǒng)遷移等處理后，仍然能夠以人可以識(shí)讀的方式輸出，這就要求電子文件以開放的格式保存?？捎眯灾饕w現(xiàn)在對(duì)檢索系統(tǒng)的要求上。

二、做好電子文件管理的策略

（一）統(tǒng)籌安排合理規(guī)劃

電子文件管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，最終是為數(shù)字檔案信息資源建設(shè)服務(wù)，以達(dá)到便于開發(fā)利用、造福社會(huì)的目的。具體實(shí)施起來涉及面廣，投資可觀，因此必須注重效益，在領(lǐng)導(dǎo)層面對(duì)各階段的目標(biāo)、任務(wù)、措施進(jìn)行科學(xué)、合理地規(guī)劃部署，如：在工作實(shí)施之前展開深入調(diào)研、廣泛論證、集中討論，投資大的項(xiàng)目要形成可研報(bào)告；形成科學(xué)合理的電子文件利用體制機(jī)制，優(yōu)化軟硬件系統(tǒng)配置，處理好軟件系統(tǒng)服務(wù)器的兼容關(guān)系，建立方便高效的查詢體系等。

（二）嚴(yán)格制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

一、電子文件的歸檔分析

電子文件的歸檔是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，在各個(gè)方面需要相關(guān)工作人員具備細(xì)心、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度。在電子文件的歸檔工作過程中，具體需要完善的工作如下：

（一）做好電子文件收集工作在電子文件的歸檔前期，做好電子文件收集工作是非常關(guān)鍵的。能夠反映出本機(jī)關(guān)的工作活動(dòng)，并且具有利用價(jià)值的電子文件，均在收集的范圍以內(nèi)。首先，對(duì)于需要保存底案的重要文件，在修改的時(shí)候需要將原文保留，在加版本號(hào)后進(jìn)行積累，并把草稿與定稿同時(shí)進(jìn)行歸檔。其次，對(duì)計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、檢測(cè)以及仿真實(shí)驗(yàn)等技術(shù)進(jìn)行充分利用，并形成擁有查考價(jià)值的數(shù)據(jù)文件。例如：圖形文件、模型文件以及數(shù)據(jù)庫文件等。再則，和機(jī)關(guān)制作的各類數(shù)據(jù)文件相關(guān)的各類命令文件，例如：計(jì)算程序、控制程序以及管理程序等。對(duì)于命令文件而言，有些是需要機(jī)關(guān)部門以實(shí)際需求為依據(jù)，進(jìn)而進(jìn)行自行編制，還有的是需要以購進(jìn)的方式獲取。對(duì)于檔案室已經(jīng)具備的命令文件，便不需要進(jìn)行再次歸檔。最后，對(duì)于設(shè)備運(yùn)行所需要的操作系統(tǒng)也需要?dú)w檔。但是，檔案室已經(jīng)具備的操作系統(tǒng)是不需要再次歸檔的。另外，和電子文件相關(guān)的各類紙質(zhì)文件也需要進(jìn)行歸檔。主要包括兩大類：其一是基于電子文件使用的計(jì)算機(jī)硬件說明文件，例如計(jì)算機(jī)技術(shù)說明書、圖紙以及操作手冊(cè)等。其二是電子文件在形成中所產(chǎn)生與之有關(guān)的紙質(zhì)文件，包括系統(tǒng)設(shè)計(jì)說明、程序框架圖以及技術(shù)鑒定材料等。

（二）完善電子文件的歸檔要求電子文件的歸檔需符合的要求包括：首先，所歸檔的電子文件需具備完整性。對(duì)于具備查考價(jià)值的電子文件及支持軟件都應(yīng)該及時(shí)歸檔，切不可以分散的方式進(jìn)行保存。其次，確保歸檔電子文件的真實(shí)性與有效性。對(duì)于文本文件，應(yīng)在最后定稿，若圖形文件發(fā)生了改動(dòng)，那么便需要和當(dāng)初產(chǎn)品的技術(shù)狀況相同的版本進(jìn)行同時(shí)歸檔保存。對(duì)于有技術(shù)條件的機(jī)關(guān)，允許使用電子文件簽署技術(shù)，這樣能夠?qū)﹄娮游募挠行赃M(jìn)行確認(rèn)。再則，對(duì)于載體形式與質(zhì)量要求需實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一性。檔案電子文件的載體規(guī)格、形式以及質(zhì)量，均需要檔案室工作人員作出統(tǒng)一的規(guī)定，把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件進(jìn)行集中，進(jìn)而制定成歸檔數(shù)據(jù)集，通過拷貝的方式傳輸?shù)骄邆淠途眯缘妮d體中，實(shí)行一式兩套、異地保存的模式。若是加密的電子文件，需在解密之后將上述工作完成。最后，歸檔電子文件許進(jìn)行統(tǒng)一登記表，登記內(nèi)容包括諸多項(xiàng)目，例如：硬件環(huán)境、軟件平臺(tái)、形成單位、應(yīng)用軟件、形成時(shí)間以及信息類別等。之后，檔案部門還需要對(duì)歸檔后的電子文件進(jìn)行全面的檢驗(yàn)。電子文件是否存在病毒、電子文件載體情況以及相關(guān)材料是否完善等均在檢驗(yàn)的范圍之內(nèi)。

（三）加強(qiáng)電子檔案的鑒定工作，知道在電子檔案的鑒定方面，需要明確并完善三方面的內(nèi)容，即：鑒定對(duì)象、鑒定目的以及鑒定內(nèi)容。在電子檔案鑒定過程中，不但需要對(duì)文件內(nèi)容與相關(guān)形式特征進(jìn)行有效分析，而且還需要對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行技術(shù)分析。所以，對(duì)于電子文件而言，無論是技術(shù)情況，還是文件自身的真實(shí)性與可讀性，均與保存價(jià)值有著必然的聯(lián)系。由此可見，在鑒定工作當(dāng)中，電子檔案管理的可讀性、可靠性以及完整性均需要全面體現(xiàn)出來，這樣才能充分體現(xiàn)出電子檔案的價(jià)值之所在。總體上分析，電子檔案的鑒定工作需分三步：首先，歸檔前，對(duì)歸檔文件進(jìn)行確定，并對(duì)保管期限進(jìn)行劃分。其次，在檔案室對(duì)歸檔文件進(jìn)行接收時(shí)，需進(jìn)行一次全面鑒定，包括內(nèi)容鑒定與技術(shù)鑒定等。最后，對(duì)于不是永久保存的檔案，需在文件保管滿期之時(shí)再進(jìn)行一次鑒定，對(duì)于確定已經(jīng)沒有了保存價(jià)值的電子檔案采取刪除或銷毀等處理措施。

二、加強(qiáng)電子檔案管理的有效策略

一做好檔案管理工作的重要意義

開展好檔案管理工作對(duì)于單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來講是非常有必要的，該項(xiàng)管理活動(dòng)是單位管理活動(dòng)中非常關(guān)鍵的一個(gè)構(gòu)成要素，它是提升單位工作品質(zhì)和效率的重要條件，是展示歷史狀態(tài)的一個(gè)關(guān)鍵工作。單位檔案記錄著該單位歷史上的重大成就，對(duì)于分析該單位的運(yùn)作成就以及其他方面的研究來講非常關(guān)鍵，它能夠提供最真實(shí)的資料。只有將該項(xiàng)工作開展好，才能夠幫助單位高層更好的了解單位的運(yùn)作情況，進(jìn)而調(diào)整工作措施。同時(shí)還能夠使得大眾更好的了解單位的發(fā)展情況。在當(dāng)今社會(huì)，我們必須積極的開展好檔案管理工作，積極的進(jìn)行觀念更新，大膽創(chuàng)新管理措施，以全面、真實(shí)地反映企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機(jī)結(jié)合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對(duì)于實(shí)現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

二創(chuàng)新內(nèi)容和方式要想創(chuàng)新

就應(yīng)該有創(chuàng)新理念和思想。在過去的很長(zhǎng)時(shí)間里，我們國家的檔案工作非常的繁瑣，管理模式不先進(jìn)，導(dǎo)致工作人員沒有激情開展創(chuàng)新，工作固守成規(guī)，無法和時(shí)代的發(fā)展步調(diào)保持一致，在信息化社會(huì)，工作人員必須從幕后走向臺(tái)前，要將檔案工作從之前的后續(xù)規(guī)整變?yōu)樘崆敖槿?。我們?yīng)該時(shí)刻秉承創(chuàng)新理念，以超前的思想獲取市場(chǎng)，只有這樣才能夠獲得使用人的贊賞。

1開展網(wǎng)上利用服務(wù)

建立檔案網(wǎng)站在企業(yè)的檔案室內(nèi)成立局域網(wǎng)，而且要在這個(gè)前提下成立檔案網(wǎng)站，以供人們搜尋所需的信息，開展檢索工作。在當(dāng)前的工作中，絕大部分的檢索工作都是手工模式的，許多的檢索工具的編制都不合理，運(yùn)用的時(shí)候非常麻煩，此時(shí)服務(wù)的品質(zhì)就收到影響，對(duì)于這種現(xiàn)象，應(yīng)編制一些必要的方便利用的手工檢索工具，并作為向機(jī)檢過度的基礎(chǔ)工具，要在計(jì)算機(jī)檢索上多做工作，繼續(xù)研究探索計(jì)算機(jī)檢索的有效途徑，開發(fā)編制標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、高質(zhì)量的計(jì)算機(jī)檢索途徑，替代手工檢索，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供檔案信息，努力為用戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

論文關(guān)鍵詞：電子文件檔案學(xué)校

論文摘要：本文將從學(xué)校的角度分析電子文件的整理、歸檔和保護(hù)。

隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及學(xué)校運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決管理問題的迫切需要，將使得學(xué)校利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助各類工作過程成為必然與可能。如今，絕大多數(shù)學(xué)校都是采用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來管理本校的各類信息資源，因此產(chǎn)生的大量的電子文件。在對(duì)待電子檔案的管理上我們還需要進(jìn)一步的加強(qiáng)學(xué)習(xí)和探討，如何對(duì)這些電子文件進(jìn)行整理、歸檔和保護(hù)？我將在本文中談?wù)勛约旱囊恍┙?jīng)驗(yàn)和看法。

一、電子文件的整理

1、基建、設(shè)備等電子文件的事理。

基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。而對(duì)于設(shè)備檔案的管理，在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項(xiàng)。

根據(jù)有關(guān)部門頒發(fā)的GB7714-87《文后參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則》及《中國高等學(xué)校社會(huì)科學(xué)學(xué)報(bào)編排規(guī)范》等文件精神，現(xiàn)列出以下論文著錄規(guī)范細(xì)則，以供作者參考。所有來稿，均請(qǐng)作者整理好基本規(guī)范。

1．摘要和關(guān)鍵詞

（1）摘要“摘要”要求摘出文章中重要而有新意的主要觀點(diǎn)，并給予客觀、具體的陳述；應(yīng)避免帶主觀性和情緒化的評(píng)論口吻和脫離具體內(nèi)容的解釋方式；不求反映文章概貌，應(yīng)避免下述用語：1.本文從幾個(gè)方面論述了什么問題；2.本文對(duì)什么問題提出了個(gè)人的獨(dú)到見解等。

[稿例分析]本刊來稿的摘要有時(shí)存在與提要的概念相互混淆的問題。摘要與提要不同點(diǎn)在于：摘要著眼于客觀地向讀者介紹文獻(xiàn)的精華，以利于其迅速?zèng)Q定是否有必要繼續(xù)閱讀全文，主要適用于學(xué)術(shù)論文；提要?jiǎng)t著重對(duì)文章內(nèi)容或作者的生平、背景進(jìn)行介紹和評(píng)價(jià)，意在向讀者宣傳推薦該著作，主要適用于書籍。

英文摘要不一定要重復(fù)中文摘要內(nèi)容，表述內(nèi)容可以不同，但同樣須簡(jiǎn)明扼要。

（2）關(guān)鍵詞