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二級(jí)檔案管理辦法范文第1篇

[關(guān)鍵詞] 高校檔案；教學(xué)檔案；三級(jí)管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 21. 107

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2015）21- 0201- 03

教學(xué)檔案是指各類教學(xué)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值并歸檔保存的教學(xué)文件材料。教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是改進(jìn)教學(xué)工作，強(qiáng)化教學(xué)管理，規(guī)范教學(xué)活動(dòng)、深化教學(xué)改革，不斷提高教學(xué)質(zhì)量必不可少的管理環(huán)節(jié)，同時(shí)也是衡量高校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一。隨著高校學(xué)科建設(shè)、教學(xué)科研評(píng)估等重大活動(dòng)的需要，教學(xué)檔案的利用率也隨之提高，其地位和作用越來(lái)越重要。因此，加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作研究，對(duì)于進(jìn)一步規(guī)范教學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)，深化教學(xué)研究以及提高教育教學(xué)質(zhì)量等方面具有重要意義。

1 高校教學(xué)檔案管理概況

1.1 高校教學(xué)檔案的內(nèi)容

高校教學(xué)檔案涉及面很廣，主要包含以下幾方面：教育主管機(jī)關(guān)下達(dá)的指導(dǎo)性文件；綜合性教學(xué)管理材料（制度、規(guī)定、統(tǒng)計(jì)表等）；招生工作材料、教學(xué)計(jì)劃、大綱、總結(jié)；學(xué)籍管理材料；學(xué)生獎(jiǎng)懲材料；課堂教學(xué)材料；教學(xué)實(shí)習(xí)材料；教學(xué)實(shí)驗(yàn)材料；師資培訓(xùn)、業(yè)績(jī)材料；教學(xué)質(zhì)量材料；優(yōu)秀教案；學(xué)位授予材料；畢業(yè)論文；教材目錄與自編教材；在職教育材料（學(xué)歷教育、繼續(xù)教育、遠(yuǎn)程教育及各類研討班、培訓(xùn)班）；涉外教育材料等。

1.2 高校教學(xué)檔案的特點(diǎn)

（1）內(nèi)容廣泛、綜合性強(qiáng)

教學(xué)檔案涉及的內(nèi)容龐雜，僅與教學(xué)緊密相關(guān)的就包括專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)總結(jié)、教材、課程信息、師生信息等。

（2）材料來(lái)源分散性較大

有來(lái)自上級(jí)主管部門(mén)的材料，有來(lái)自本校教學(xué)行政管理部門(mén)的材料，如學(xué)工處的招生、分配名冊(cè)，教務(wù)處的學(xué)籍管理材料；有來(lái)自教師的教材、教案、輔導(dǎo)資料聽(tīng)課評(píng)課記錄、科研成果等；有來(lái)自學(xué)生的優(yōu)秀畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計(jì)、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。

（3）多樣性、多學(xué)科性明顯

高校教學(xué)檔案的載體多種多樣，以紙質(zhì)材料為主，同時(shí)還有照片、圖表、錄像帶、錄音帶、光盤(pán)、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯、獲獎(jiǎng)證書(shū)、獎(jiǎng)狀等實(shí)物材料。

（4）周期性、層次性、成套性

高校是全日制本科教育、研究生教育、成人教育及培訓(xùn)班等多層次的教育模式并存，還有聯(lián)合辦學(xué)、跨校辦學(xué)、國(guó)際合作辦學(xué)等教學(xué)形式，使得教學(xué)檔案的層次日趨多樣化。由于教學(xué)周期的長(zhǎng)短，教學(xué)活動(dòng)的周期性、規(guī)律性，決定了教學(xué)檔案的成套性。

1.3 高校教學(xué)檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式

從管理方法上，現(xiàn)有的高校教學(xué)檔案管理模式主要是分級(jí)、分類管理。分級(jí)管理的教學(xué)檔案管理模式，是指對(duì)教學(xué)檔案實(shí)行兩級(jí)管理：校級(jí)管理和院級(jí)管理，即在校級(jí)主要對(duì)各教學(xué)檔案部門(mén)做統(tǒng)一管理，各院系則設(shè)立具體的教學(xué)檔案管理部門(mén)。具體分工：校級(jí)管理的重點(diǎn)是對(duì)教學(xué)檔案的總體管理上，主要任務(wù)是制定教學(xué)檔案管理制度和實(shí)施細(xì)則，對(duì)教學(xué)檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則及程序做出明確的規(guī)定；院系管理的重點(diǎn)是對(duì)教學(xué)檔案的細(xì)節(jié)管理上，主要任務(wù)是保管各院系所產(chǎn)生的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)管理文件及研究成果等。

分類管理的校級(jí)教學(xué)檔案管理，主要負(fù)責(zé)教學(xué)文件及規(guī)章制度、教師檔案、科研成果檔案、教務(wù)考務(wù)檔案、學(xué)籍檔案、學(xué)位檔案等。分類管理的院級(jí)教學(xué)檔案管理，主要負(fù)責(zé)教學(xué)建設(shè)檔案，包括教材檔案、課程檔案、教學(xué)檔案和實(shí)習(xí)檔案；教學(xué)管理檔案，包括教學(xué)質(zhì)量評(píng)估、課程表、考試安排等教學(xué)過(guò)程檔案；教學(xué)成果檔案包括科技制作、畢業(yè)生論文等三大類的教學(xué)檔案。

1.4 高校教學(xué)檔案三級(jí)管理模式

《檔案法》規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。高校教學(xué)檔案分級(jí)管理符合這一原則。模式是指某種事物的標(biāo)準(zhǔn)形式或使人可以照著做的標(biāo)準(zhǔn)樣式，簡(jiǎn)單說(shuō)，模式類似于定式，就是遇到反復(fù)出現(xiàn)的同一問(wèn)題時(shí)所固定使用的解決方案。建立教學(xué)檔案管理模式目的就是實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理的統(tǒng)一和規(guī)范。

2 高校教學(xué)檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式的優(yōu)缺點(diǎn)

2.1 高校教學(xué)檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式的優(yōu)點(diǎn)

（1）組織體系

目前，大多數(shù)高校教學(xué)檔案采用校、院兩級(jí)管理，各職能部門(mén)在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的具有一定保存價(jià)值的教學(xué)檔案，由相關(guān)職能部門(mén)集中統(tǒng)一保管和利用；二級(jí)學(xué)院或教學(xué)部在教學(xué)管理活動(dòng)中形成的具有一定保存價(jià)值的教學(xué)資料由二級(jí)學(xué)院或教學(xué)部集中統(tǒng)一保管和利用，這些材料由職能部門(mén)和院系或教學(xué)部的辦公室秘書(shū)保管，等過(guò)了利用高峰期，再轉(zhuǎn)交給檔案館保存。

（2）規(guī)章制度

健全了相應(yīng)的管理規(guī)章制度。組織體系是管理工作的基礎(chǔ)，有效的管理工作還要以規(guī)章制度為保障。規(guī)章制度由校檔案館統(tǒng)一制訂。通過(guò)相關(guān)規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行，規(guī)范教學(xué)檔案管理工作行為，使之形成良好的運(yùn)行機(jī)制。

（3）人員素質(zhì)

重視了檔案人員的水平提高。目前各高校為提高教學(xué)檔案管理人員自身素質(zhì)與水平，都加強(qiáng)了對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過(guò)各種形式的培訓(xùn)，拓展檔案工作人員的思維、知識(shí)面，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其能夠熟練掌握新的檔案管理技能和方法。

2.2 高校教學(xué)檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式的缺點(diǎn)

（1）教學(xué)檔案管理部門(mén)權(quán)責(zé)不明

由于教學(xué)業(yè)務(wù)部門(mén)與檔案部門(mén)是兩個(gè)獨(dú)立的部門(mén)，而教學(xué)檔案主要來(lái)源于業(yè)務(wù)部門(mén)?，F(xiàn)實(shí)狀況是，關(guān)于教學(xué)工作的文件、文件管理，檔案、檔案管理各自為政，缺乏有效的監(jiān)督、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，出現(xiàn)了文件的形成與歸檔脫節(jié)，檔案部門(mén)并不能參與到文件材料積累過(guò)程中，勢(shì)必造成收集到的材料不全面。還有，部分二級(jí)學(xué)院或教學(xué)部領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)檔案管理工作的忽視，沒(méi)有把教學(xué)檔案管理工作當(dāng)成一項(xiàng)常規(guī)性的工作來(lái)做？，造成了教學(xué)檔案建檔困難，不能做到統(tǒng)一管理，資源共享，統(tǒng)一利用的良好運(yùn)行模式。

（2）教學(xué)檔案管理制度不夠完善

在日常的教學(xué)管理工作中，各二級(jí)學(xué)院或教學(xué)部缺乏有效的管理規(guī)定和監(jiān)督措施。各二級(jí)學(xué)院或教學(xué)部教學(xué)辦公室和教師缺乏建立及保存教學(xué)檔案的意識(shí)，不能保證按時(shí)完成建檔工作，相關(guān)的管理制度中對(duì)參與教學(xué)活動(dòng)的全體人員責(zé)任和任務(wù)不明，規(guī)定時(shí)限要求未得到充分執(zhí)行，未輔以相應(yīng)的考核和獎(jiǎng)懲措施。并且各個(gè)二級(jí)學(xué)院或教學(xué)部之間教學(xué)檔案管理缺乏相互借鑒和交流。

（3）教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)欠佳

一是大多數(shù)檔案管理員不是科班出身，缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)，對(duì)歸檔文件及檔案價(jià)值缺乏應(yīng)有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的隨意性。二是有些教學(xué)部門(mén)、二級(jí)學(xué)院的檔案管理是由兼職檔案員做，這些兼職人員一方面忙于教學(xué)、科研、人事、辦公室等事務(wù)性工作，沒(méi)有多余時(shí)間和精力學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)；也沒(méi)有機(jī)會(huì)接受專門(mén)的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理，致使移交到檔案館教學(xué)檔案材料不規(guī)范，不完整。

3 開(kāi)展教學(xué)檔案三級(jí)管理模式的對(duì)策和建議

筆者就高校教學(xué)工作的實(shí)際情況，認(rèn)為解決辦法是建立第一級(jí)：檔案館，第二級(jí)：教務(wù)部門(mén)，學(xué)務(wù)部門(mén)、招生就業(yè)等部門(mén)，第三級(jí)：各二級(jí)學(xué)院或教學(xué)部的三級(jí)管理模式，從而優(yōu)化教學(xué)檔案的建檔質(zhì)量。

根據(jù)文件生命周期理論的含義：文件從其形成到銷毀或永久保存，是一個(gè)完整的過(guò)程；根據(jù)文件的價(jià)值屬性，文件生命周期可以劃分為幾個(gè)不同的運(yùn)動(dòng)階段；在每一個(gè)運(yùn)動(dòng)階段里，文件特定的價(jià)值屬性，與文件的管理方式、存放場(chǎng)所之間存在著一種固有的內(nèi)在關(guān)系。因此，高校檔案館根據(jù)高校全部教學(xué)檔案的價(jià)值形態(tài)、服務(wù)對(duì)象來(lái)劃分保存范圍、場(chǎng)所，采取三級(jí)管理模式是符合文件生命周期理論的，完全具有可行性。

3.1 實(shí)行教學(xué)檔案三極目標(biāo)管理責(zé)任制

高校應(yīng)成立 “教學(xué)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組”，領(lǐng)導(dǎo)小組按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)法規(guī)和上級(jí)文件，統(tǒng)一制定本校的檔案館工作職責(zé)、檔案館館長(zhǎng)工作職責(zé)、各二級(jí)學(xué)院（部門(mén)）分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)工作職責(zé)、各二級(jí)學(xué)院（部門(mén)）兼職檔案員工作職責(zé)、以及本校檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則、教學(xué)檔案工作基本原則，教學(xué)檔案歸檔范圍和歸檔要求，教學(xué)檔案的部門(mén)立卷和歸檔流程，教學(xué)檔案的文件整理等各項(xiàng)規(guī)章制度，并且明確各級(jí)檔案管理職權(quán)的分配，實(shí)行三級(jí)目標(biāo)責(zé)任制，以便各教學(xué)管理部門(mén)、各二級(jí)學(xué)院、各教學(xué)部的檔案材料能夠按期保質(zhì)向?qū)W校檔案館移交。

3.2 建立教學(xué)檔案三級(jí)管理的體制

教學(xué)檔案三級(jí)管理是由檔案館、教務(wù)處、學(xué)生處、以及各二級(jí)學(xué)院、教學(xué)部等組成的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。借助這個(gè)網(wǎng)絡(luò)體系建立一個(gè)良好的合作平臺(tái)，在教務(wù)處、學(xué)生處、各二級(jí)學(xué)院和教學(xué)部設(shè)立專門(mén)的教學(xué)檔案資料室和教學(xué)檔案管理崗位，使得學(xué)校、教學(xué)管理部門(mén)、教學(xué)人員、各二級(jí)學(xué)院、教學(xué)部的檔案工作能夠遵守統(tǒng)一的規(guī)范和歸檔程序，按照本校的檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則、文書(shū)檔案歸檔范圍和保管期限、本科教學(xué)檔案管理辦法等要求，并且按照形成者―時(shí)間―類別等分類標(biāo)準(zhǔn)收集、保管有關(guān)教學(xué)和學(xué)生管理方面的檔案材料。定期由各二級(jí)學(xué)院、教學(xué)部將歸檔材料上交到學(xué)校教學(xué)管理部門(mén)進(jìn)行信息匯總審核，審核后由學(xué)校教學(xué)管理部門(mén)把檔案材料信息再次匯總后（紙質(zhì)版和電子版）統(tǒng)一上交到學(xué)校檔案館，最后由學(xué)校檔案館進(jìn)行合理規(guī)劃、統(tǒng)一編目，入庫(kù)上架，從而保證了教學(xué)檔案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，使得高校教學(xué)檔案管理工作走上有序化、科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。

3.3 健全各層級(jí)檔案管理人員約束機(jī)制。

要加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，對(duì)存在的問(wèn)題和困難給予指導(dǎo)和幫助，對(duì)教學(xué)檔案材料的積累進(jìn)行督促。采取行政干預(yù)手段，把教學(xué)人員、學(xué)院和教學(xué)管理部門(mén)教學(xué)檔案的歸檔情況與年終考核掛鉤。并且制訂出一套行之有效的教學(xué)檔案管理業(yè)務(wù)考評(píng)制度和實(shí)施辦法，定期或不定期地對(duì)本校教學(xué)檔案的管理進(jìn)行業(yè)務(wù)考核和評(píng)估，適時(shí)進(jìn)行必要獎(jiǎng)罰。

3.4 提高教學(xué)檔案管理人員的工作能力

加強(qiáng)對(duì)高校專兼職檔案人員進(jìn)行檔案意識(shí)的培養(yǎng)和檔案管理專業(yè)化培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高專業(yè)管理水平。在教學(xué)檔案管理的實(shí)際工作中摸索出一種教學(xué)檔案管理人才培養(yǎng)的新模式，建立管理員的培訓(xùn)上崗制度、健全管理員的考核與激勵(lì)機(jī)制，有計(jì)劃定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行愛(ài)崗敬業(yè)教育、業(yè)務(wù)培訓(xùn)和理論研究，縮短檔案管理人員能力與檔案事業(yè)發(fā)展需求之間的差距，不斷提高終身學(xué)習(xí)的意識(shí)和能力，使其成為具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，較強(qiáng)的技術(shù)技能、管理能力和創(chuàng)新能力的新一代檔案管理者。

主要參考文獻(xiàn)

[1]何玉艷，鄭慧. 高?？蒲袡n案三級(jí)管理模式研究[J].蘭臺(tái)世界，2013（6）.

[2]王琪. 高校教學(xué)檔案分層管理措施的研究[J].蘭臺(tái)世界，2013（7）.

二級(jí)檔案管理辦法范文第2篇

一、新建本科院校教學(xué)評(píng)估檔案管理存在的主要問(wèn)題

雖然教學(xué)檔案對(duì)于新建本科院校有著重要的作用，但是卻仍然存在以下問(wèn)題：

（一）新建本科院校辦本科時(shí)間不長(zhǎng)，教學(xué)檔案總體建設(shè)缺乏規(guī)范

新建本科院校的教學(xué)檔案建設(shè)工作隨著升本籌備工作的開(kāi)展和深入，逐步走向規(guī)范，但是離《普通高校檔案管理工作辦法》的要求差距還很大。新建本科院校大多由兩個(gè)或者兩個(gè)以上規(guī)模相當(dāng)，類型相近學(xué)校組建升格而成，由于原各校建立的時(shí)間或早或晚，各校辦學(xué)指導(dǎo)思想、辦學(xué)宗旨、辦學(xué)層次以及千差萬(wàn)別 ，新組建本科院校后存在原各校檔案體制管理不統(tǒng)一問(wèn)題，有的新建本科院校實(shí)行統(tǒng)一管理，有的新建本科院構(gòu)實(shí)行分散管理。另外，由于辦學(xué)經(jīng)費(fèi)匱乏等原因，某些高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)檔案的管理與建設(shè)缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，在重視教學(xué)工作以及其它管理工作的同時(shí)，忽視了檔案工作的存在， 在“迎評(píng)”過(guò)程使得教學(xué)檔案建設(shè)與管理存在管理不規(guī)范等一系列問(wèn)題也暴露無(wú)遺，主要表現(xiàn)在教學(xué)檔案的總體建設(shè)進(jìn)展緩慢 ，存在著檔案材料不完備 、檔案數(shù)據(jù)不全面、重新排序以及管理體制重新理順等問(wèn)題。這些問(wèn)題嚴(yán)重阻礙了新建本科院校教學(xué)管理規(guī)范化和現(xiàn)代化的步伐。

（二）教學(xué)檔案管理手段滯后，制度不健全，缺乏規(guī)范化的管理

新建本科院校由于大多數(shù)辦學(xué)時(shí)間不長(zhǎng)，硬件設(shè)施跟不上。組建合并前的原各學(xué)校，有的學(xué)校已配備專用的計(jì)算機(jī)，實(shí)行教學(xué)檔案機(jī)檢，有的學(xué)校特別是原來(lái)中等職業(yè)學(xué)校教學(xué)檔案管理手段落后，還停留在紙質(zhì)檔案、檔案柜保管的狀態(tài)，有的甚至缺乏存放教學(xué)檔案的場(chǎng)所，且大多數(shù)檔案還依靠“半手工式”手段進(jìn)行操作處理，工作效率低，嚴(yán)重影響了評(píng)估檔案的有效利用。教學(xué)檔案的管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，它需要嚴(yán)格的制度規(guī)范和科學(xué)的管理。近幾年由于不斷擴(kuò)招，學(xué)校各院系教學(xué)評(píng)估檔案缺乏規(guī)范化的管理，檔案規(guī)章制度不健全，管理方法欠缺不到位 ，學(xué)校、各二級(jí)學(xué)院、教研室三級(jí)建檔和存檔部門(mén)沒(méi)有嚴(yán)格落實(shí)崗位責(zé)任制 ，沒(méi)有切實(shí)明確權(quán)責(zé)，建檔歸檔機(jī)制也不夠完善，從而導(dǎo)致了本科教學(xué)工作合格評(píng)估檔案存在材料重復(fù)歸檔和建檔，教學(xué)檔案材料整理不規(guī)范，甚至出現(xiàn)不歸檔或者漏檔的現(xiàn)象。

（三）教學(xué)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平整體素質(zhì)較低

1999年至2007年，教育部先后批準(zhǔn)建立了208所普通本科院校，占全國(guó)740所本科院校的28%。這些新建本科院校院校雖然學(xué)校級(jí)別提升了，但是檔案工作并沒(méi)有隨之提升，人員的配置僅能應(yīng)付基礎(chǔ)檔案收集、整理、歸檔和利用，處于低層次的開(kāi)發(fā)利用狀態(tài)。另外，在新建本科院校的發(fā)展過(guò)程中 ，對(duì)學(xué)校辦學(xué)定位、辦學(xué)模式、人才培養(yǎng)等宏觀問(wèn)題的認(rèn)識(shí)和做法會(huì)發(fā)生變化 ，教學(xué)管理機(jī)構(gòu)也多次進(jìn)行整合變動(dòng) ，教學(xué)管理隊(duì)伍流動(dòng)性大，導(dǎo)致造成教學(xué)檔案資料的不連續(xù)性和不完整性。有少數(shù)新建本科院校教學(xué)檔案管理還沒(méi)有配備專職的檔案管理人員，基本采取兼職管理辦法，教學(xué)檔案基本上由教務(wù)處人員和各院（部）教學(xué)秘書(shū)、教務(wù)員兼任，它們受過(guò)檔案專業(yè)知識(shí) 、專業(yè)技能培訓(xùn)的機(jī)會(huì)較少，業(yè)務(wù)水平整體素質(zhì)較低。由于教學(xué)管理人員檔案意識(shí)淡薄，往往造成學(xué)校評(píng)估結(jié)束后，出現(xiàn)教學(xué)評(píng)估檔案支撐材料交接不清，被當(dāng)事人拿走（當(dāng)作私人財(cái)產(chǎn)），而未能將重要的或起關(guān)鍵作用的支撐材料復(fù)印件存檔 ，造成教學(xué)工作合格評(píng)估檔案不完整而導(dǎo)致以后的評(píng)估復(fù)查的困難和利用不便。

二、實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)評(píng)估檔案科學(xué)管理的措施

（一）以評(píng)估為契機(jī)，完善教學(xué)檔案建設(shè)，構(gòu)建評(píng)估檔案管理的制度和體系

首先，高校教學(xué)工作合格評(píng)估工作既是對(duì)新建本科院校教學(xué)質(zhì)量水平的檢查 ，也是對(duì)高校檔案管理水平的一次重要檢驗(yàn)。要高度重視各部門(mén)教學(xué)檔案管理工作，學(xué)校成立評(píng)建工作領(lǐng)導(dǎo)小組，將教學(xué)評(píng)估檔案建設(shè)列入學(xué)校的工作計(jì)劃，投入專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，配備相應(yīng)檔案用房，不斷改善學(xué)校檔案室館舍和二級(jí)學(xué)院（部）檔案用房條件 ，適當(dāng)添置專用電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備 ，符合本科教學(xué)工作合格評(píng)估對(duì)學(xué)校檔案館舍和二級(jí)學(xué)院（部）檔案用房硬件方面的要求。

其次，《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》與《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》是新建本科院校檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。沒(méi)有規(guī)矩難以成方圓，任何一項(xiàng)工作如果沒(méi)有相應(yīng)的制度管理， 勢(shì)必難以有效地開(kāi)展。為了切實(shí)發(fā)揮評(píng)估檔案管理的作用，促進(jìn)高校教學(xué)評(píng)估檔案管理的規(guī)范化，必須根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案法規(guī)和本科教學(xué)工作合格評(píng)估指標(biāo)體系，切實(shí)建立健全高校教學(xué)評(píng)估檔案管理的工作規(guī)章制度，完善教學(xué)評(píng)估檔案管理的體系，如教學(xué)檔案工作規(guī)范 、部門(mén)歸檔立卷制度、教學(xué)檔案實(shí)體分類辦法、電子檔案的歸檔管理辦法等 ，使評(píng)估檔案材料管理的各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循，使高校檔案管理的建設(shè)納入規(guī)范化、科學(xué)化、制度化的管理軌道。

（二）規(guī)范教學(xué)評(píng)估檔案的整理，確保教學(xué)評(píng)估系統(tǒng)性與完整性

本科教學(xué)工作合格評(píng)估對(duì)于檔案工作是一次全面的考驗(yàn)和檢閱?！坝u(píng)”學(xué)校要順利通過(guò)本科教學(xué)工作 合格評(píng)估 ，首先要認(rèn)真學(xué)習(xí)《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評(píng)估方案 （ 試行） 》，領(lǐng)會(huì)普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作合格評(píng)估指標(biāo)體系內(nèi)涵，，圍繞“指標(biāo)體系”做好支撐材料的整理歸檔工作。

一是要做好常規(guī)教學(xué)檔案與評(píng)估檔案的無(wú)縫銜接。檔案在教學(xué)評(píng)估中的作用非常重要，但同時(shí)對(duì)教學(xué)檔案管理工作也帶來(lái)不利影響。因?yàn)槌Ｒ?guī)的教學(xué)檔案管理是按《高校檔案管理規(guī)范》進(jìn)行收集、分類、整理、歸檔的，而在本科教學(xué)工作合格評(píng)估中形成的評(píng)估檔案是按評(píng)估指標(biāo)體系歸檔 ，由于要求不同、分類不同形成差異 。所以，我們抓住迎評(píng)階段的有利契機(jī) ，抓好兩者之間的無(wú)縫銜接，在整理常規(guī)教學(xué)檔案的時(shí)候要有意識(shí)地關(guān)注評(píng)估指標(biāo)體系中所需要的材料 ，需要復(fù)印的就復(fù)印。在迎接評(píng)估過(guò)程中整理的評(píng)估檔案同樣也須關(guān)注常規(guī)教學(xué)檔案的需要，對(duì)那些原先在教學(xué)檔案中沒(méi)有的材料 ，特別是有保存價(jià)值的材料應(yīng)補(bǔ)充到常規(guī)教學(xué)檔案中去，使得常規(guī)教學(xué)檔案內(nèi)容更加全面、豐富。

二是教學(xué)評(píng)估檔案應(yīng)評(píng)估指標(biāo)體系進(jìn)行模塊管理。教學(xué)評(píng)估檔案管理應(yīng)進(jìn)行分級(jí)模塊管理――校級(jí)評(píng)估檔案室和二級(jí)學(xué)院（部）評(píng)估檔案室管理 。在本科教學(xué)工作合格評(píng)估過(guò)程中很多指標(biāo)體所需檔案不在校級(jí)歸檔的范圍內(nèi)，所以我們應(yīng)按照評(píng)估的實(shí)際需要，加強(qiáng)和完善二級(jí)歸檔的內(nèi)容，建立二級(jí)學(xué)院（部）為主的二級(jí)檔案保管單位。評(píng)估檔案建設(shè)與日常教學(xué)檔案建設(shè)要求也存在差異，評(píng)估檔案建設(shè)具體回 應(yīng)《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評(píng)估方案 （ 試行） 》中提出的每一個(gè)問(wèn)題 ，客觀地反映近3年來(lái)新建本科院校本科辦學(xué)的工作狀態(tài)教學(xué)檔案，是以日常教務(wù)職能活動(dòng)的寫(xiě)真記錄為主要內(nèi)容，比如試卷、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）等。我們對(duì)于評(píng)估檔案類別號(hào)應(yīng)按評(píng)估指標(biāo) “一級(jí)指標(biāo) 、二級(jí)指標(biāo) 、觀測(cè)點(diǎn)”的順序進(jìn)行編號(hào)分類與編號(hào)設(shè)置，按照原始性、真實(shí)性、針對(duì)性、時(shí)效性的原則對(duì)佐證材料進(jìn)行收集、篩選、凝煉、整合加工、審定、立卷等環(huán)節(jié)進(jìn)行模塊管理 ，模塊管理必須符合唯一性 、穩(wěn)定性的要求 ，即同一立檔單位的檔案不得重號(hào) ，并方便插卷但不能隨意變動(dòng)。

（三）加強(qiáng)教學(xué)檔案管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力培訓(xùn)

檔案工作水平的高低，取決由于檔案工作人員素質(zhì)的高低，由于檔案工作專業(yè)性較強(qiáng)，教學(xué)管理信息復(fù)雜多樣，檔案管理人員需要較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力和管理技術(shù)。所以新建本科院校應(yīng)該結(jié)合自身特點(diǎn)對(duì)教學(xué)管理人員，特別是教學(xué)秘書(shū)、教務(wù)員進(jìn)行不定期計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)方面的培訓(xùn) ，提高他們的檔案業(yè)務(wù)素質(zhì) 、管理技術(shù)和現(xiàn)代化服務(wù)水平 ，使其更好地為廣大師生員工提供檔案信息服務(wù)。

二級(jí)檔案管理辦法范文第3篇

中圖分類號(hào)：TE09 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

我國(guó)的資源稟賦是富煤、貧油、少氣，決定了我國(guó)的能源結(jié)構(gòu)極不平衡，因此發(fā)展煤制油和煤化工項(xiàng)目是我國(guó)能源儲(chǔ)備戰(zhàn)略的核心內(nèi)容之一。神華集團(tuán)公司踐行的具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的煤直接液化、間接液化、煤制烯烴等世界領(lǐng)先的核心技術(shù)和規(guī)模最大的工業(yè)化示范裝置，逐步在全國(guó)范圍內(nèi)推廣。

由于煤化工建設(shè)項(xiàng)目具有投資大、工期緊、項(xiàng)目復(fù)雜，涉及煤炭、煉化、土木、自備電廠等多行業(yè)、多專業(yè)的特點(diǎn)，每個(gè)項(xiàng)目產(chǎn)生的檔案都在2萬(wàn)卷以上，幾十萬(wàn)張圖紙，電子文件50萬(wàn)條之多。為保證工程建設(shè)的順利建設(shè)，嚴(yán)格監(jiān)控文件流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的順利歸檔移交，神華集團(tuán)探索了符合新型煤化工行業(yè)的項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)手冊(cè)和項(xiàng)目檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，并在項(xiàng)目建設(shè)中加以應(yīng)用，有效地支撐了神華煤化工項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)管理與運(yùn)營(yíng)、科技創(chuàng)新、技術(shù)升級(jí)和改造工作，也為探索和創(chuàng)新整個(gè)行業(yè)項(xiàng)目檔案管理體系，保證煤化工行業(yè)檔案管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有重要的指導(dǎo)作用，并填補(bǔ)了國(guó)內(nèi)本行業(yè)的檔案管理空白。

一、項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理的總體特點(diǎn)

根據(jù)國(guó)家檔案局《國(guó)家重大建設(shè)工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002），參照中石化檔案分類規(guī)定，神華集團(tuán)在多項(xiàng)現(xiàn)代煤化工工程建設(shè)中，探索和總結(jié)出的項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理科研成果，總體有以下特點(diǎn)：

（一）分類標(biāo)準(zhǔn)填補(bǔ)行業(yè)空白

按照“項(xiàng)目階段――文件內(nèi)容/裝置/分裝置――文件內(nèi)容/專業(yè)”分類原則，在國(guó)內(nèi)率先編制了“煤制油煤化工基建檔案分類標(biāo)準(zhǔn)”，填補(bǔ)了國(guó)內(nèi)新型煤化工行業(yè)基建檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)的空白。

（二）流程化的管理方式

在國(guó)內(nèi)率先共繪制了11大類文件的歸檔控制流程圖和節(jié)點(diǎn)說(shuō)明，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目各主體“傻瓜式”、“標(biāo)準(zhǔn)化”的操作，填補(bǔ)了國(guó)內(nèi)新型煤化工行業(yè)文件流程化控制的空白。

（三）統(tǒng)一文本格式

編制了“煤制油、煤化工項(xiàng)目文件歸檔總目錄”，將項(xiàng)目涉及的《國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)》《地方標(biāo)準(zhǔn)》《行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》諸多文本、表格格式全面進(jìn)行梳理，將所有文件全部整合到10個(gè)《標(biāo)準(zhǔn)》文號(hào)中，把項(xiàng)目建設(shè)形成的3500多個(gè)（種）歸檔文件統(tǒng)一對(duì)應(yīng)到這1000多種標(biāo)準(zhǔn)格式中，做到了歸檔文件的模板化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（四）規(guī)范文件編碼

構(gòu)建了新型煤化工“項(xiàng)目文件編碼標(biāo)準(zhǔn)體系”，實(shí)行文件“獨(dú)立雙編碼”體系，即本項(xiàng)目各施工單位必須執(zhí)行本項(xiàng)目的編碼體系，并在文件上保留施工單位自身的ISO標(biāo)準(zhǔn)體系的編碼，實(shí)現(xiàn)了文件編號(hào)和檔號(hào)對(duì)應(yīng)。

（五）實(shí)時(shí)同步歸檔

通過(guò)“項(xiàng)目文件控制管理臺(tái)賬”，利用“文件報(bào)審節(jié)點(diǎn)追蹤”的方法，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件的同步實(shí)時(shí)控制與歸檔。通過(guò)記錄每個(gè)文件“形成――流轉(zhuǎn)――審定――簽批――傳送――發(fā)放――接收”的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，保證了流轉(zhuǎn)文件同步進(jìn)行預(yù)歸檔。

（六）電子一體化管理

定制開(kāi)發(fā)“項(xiàng)目管理系統(tǒng)（PIP）” 中的“項(xiàng)目文檔管理模塊” 與“電子檔案管理系統(tǒng)（EDM）”的接口，實(shí)現(xiàn)電子文件“收集――歸檔”一體化。

（七）明確管理界面

理清了EPC、EPCM和E+P+C等多種合同模式的檔案管理界面，劃定了公司檔案室、項(xiàng)目檔案室、工廠檔案室、項(xiàng)目承包商、項(xiàng)目分包商、項(xiàng)目施工單位等之間9種管理界面關(guān)系和業(yè)務(wù)流程。

（八）檔案量化考核

制定“項(xiàng)目文控檔案考核辦法”，以“項(xiàng)目部+項(xiàng)目組+承包商”的模式，對(duì)文件控制質(zhì)量、歸檔進(jìn)度等幾十項(xiàng)考核內(nèi)容進(jìn)行分值量化打分，按權(quán)重比例納入項(xiàng)目整體考核體系中，在進(jìn)度付款中予以考核兌現(xiàn)，保證了項(xiàng)目文件歸檔進(jìn)度和質(zhì)量。

二、項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理的主要做法

（一）煤制油、煤化工行業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)體系的建立

從2002年煤制油、煤化工項(xiàng)目研發(fā)、建設(shè)開(kāi)始，神華集團(tuán)在充分借鑒《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》（國(guó)檔發(fā)〔1991〕20號(hào)）《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》（國(guó)檔發(fā)〔2004〕40號(hào)）中石化《石油化工工程建設(shè)交工技術(shù)文件規(guī)定》（SH3503/T-2001）《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，開(kāi)展了一系列行之有效的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的研究工作。

建立了文件管理體系。從2004年開(kāi)始，制訂了煤制油、煤化工的《項(xiàng)目前期和工程設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料管理規(guī)定》《工程技術(shù)文件出版管理規(guī)定》《商務(wù)文件控制及管理辦法》《采購(gòu)文件管理規(guī)定》《工程設(shè)計(jì)文件管理規(guī)定》《施工交工資料管理歸檔》程序文件等14個(gè)文件控制性規(guī)定，逐步形成了煤制油、煤化工的文件控制和檔案管理制度的雛形。并針對(duì)項(xiàng)目建設(shè)、企業(yè)管理進(jìn)行了多輪修改，目前已至第三版，以適應(yīng)項(xiàng)目建設(shè)、公司檔案管理的發(fā)展需要。

建立了檔案管理制度體系。2009年根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)的具體特點(diǎn)和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，制定了煤制油、煤化工的檔案管理制度體系，包括《公司檔案管理辦法》《檔案分類規(guī)則》《基建檔案管理辦法》《文書(shū)檔案管理辦法》《電子檔案管理辦法》《檔案考核管理辦法》《項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》《聲像檔案管理辦法》《文件控制管理規(guī)定》《財(cái)務(wù)與審計(jì)檔案管理辦法》《檔案借閱制度》《檔案庫(kù)房管理辦法》《檔案鑒定銷毀制度》《檔案保密工作制度》《文控檔案工作考核辦法》等制度。

建立新型的煤制油、煤化工行業(yè)檔案分類規(guī)則。在分類方法的選定方面，為保持檔號(hào)編制的一致性，在除了基本建設(shè)類和設(shè)備儀器類之外，對(duì)于其他大類的二級(jí)類目是以文件形成的“年度”來(lái)定義，其總體分類方法按照“時(shí)間――問(wèn)題/機(jī)構(gòu)-――保管期限”制定的，強(qiáng)調(diào)了歸檔文件的時(shí)效性，以便于歸檔管理和利用。

基本建設(shè)類和設(shè)備儀器類按照：“項(xiàng)目階段――文件內(nèi)容/裝置/分裝置――文件內(nèi)容/專業(yè)”的方式分類。其中，專業(yè)性不強(qiáng)的前期、綜合管理類按照是以“文件內(nèi)容和性質(zhì)”逐級(jí)細(xì)分；對(duì)于專業(yè)性強(qiáng)的技術(shù)類文件則以“裝置（或單位工程）和專業(yè)”綜合考慮進(jìn)行劃分。

上述的分類原則，就把檔案分為二大部分。其中，對(duì)于最為復(fù)雜的基建、設(shè)備檔案，在充分研究分析、權(quán)衡后，將其分為四級(jí)類目進(jìn)行劃定；其他大類全部按照三級(jí)類目進(jìn)行劃定。這樣，既滿足了實(shí)踐工作中的需要，也保持了總體分類方案的一致性和穩(wěn)定性。在分類表的編制方面：

第一，各級(jí)類目基本按照“問(wèn)題兼顧機(jī)構(gòu)”原則進(jìn)行分類編制，避免類目交叉的情況出現(xiàn)。

第二，由于分類表不可能列舉所有文件內(nèi)容，因此在文件范圍中，描述了文件的基本范圍，并按照序號(hào)確定了文件卷內(nèi)的基本順序。如果出現(xiàn)表中非列入內(nèi)容，則可以將文件序號(hào)順延即可，見(jiàn)圖1。

第三，為了立卷和利用方便，并結(jié)合分類的一致性，將“基本建設(shè)類”中的“科研項(xiàng)目類”文件劃入科學(xué)研究類中，避免此類文件的分散；將“基本建設(shè)類”中的“涉外類文件”分解到基建類相關(guān)類文件中，如涉外合同劃歸合同類管理文件中。

第四，為了便于使用，結(jié)合分類統(tǒng)一性，將類目編碼設(shè)定為2位數(shù)字（項(xiàng)目代碼為字母，案卷號(hào)為3位數(shù)字）；在各大類中的三級(jí)類目、四級(jí)類目中，每類開(kāi)始都設(shè)置編碼00為綜合類，便于管理各大類聲像、實(shí)物類檔案。

第五，不考慮保管期限作為文件排列順序的影響因素。文件基本范圍中已經(jīng)對(duì)文件基本排列順序劃定，沒(méi)有特殊情況不予改變。

第六，設(shè)定案卷在庫(kù)房中的排列方式。原則上，基本建設(shè)和科研項(xiàng)目類采用“項(xiàng)目――裝置――文件大類（二級(jí)類目）――案卷序號(hào)”排列，其他各大類文件按“年度――案卷檔號(hào)”排列存放。

第七，對(duì)基建檔案類目增加項(xiàng)目代號(hào)?？紤]到基建、設(shè)備儀器類檔案中，文件類型往往復(fù)雜且數(shù)量龐大，結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，增加基建檔案類目的項(xiàng)目代號(hào)，以便于利用。同時(shí)，為減少檔號(hào)層次，將項(xiàng)目代碼作為建設(shè)期的臨時(shí)性符號(hào)處理，不作為檔號(hào)的一個(gè)正式類目級(jí)來(lái)考慮定義，加以括號(hào)，見(jiàn)圖2 。

（二）流程化的實(shí)時(shí)歸檔方式

在國(guó)內(nèi)率先繪制了11大類文件的歸檔控制流程圖和節(jié)點(diǎn)說(shuō)明，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目各主體“傻瓜式”“標(biāo)準(zhǔn)化”的操作，填補(bǔ)了國(guó)內(nèi)新型煤化工行業(yè)文件流程化控制的空白。

通過(guò)“項(xiàng)目文件控制管理臺(tái)賬”，利用“文件報(bào)審節(jié)點(diǎn)追蹤”的方法，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件的同步實(shí)時(shí)控制與歸檔。通過(guò)記錄每個(gè)文件“形成――流轉(zhuǎn)――審定――簽批――傳送――發(fā)放――接收”的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，保證了流轉(zhuǎn)文件同步進(jìn)行預(yù)歸檔。

對(duì)較復(fù)雜的施工文件的歸檔流程管理和要求：

第一，施工管理部負(fù)責(zé)制定施工文件成冊(cè)表，并各項(xiàng)記錄的格式文本；各項(xiàng)目組負(fù)責(zé)審查施工文件所使用記錄表格的規(guī)范性、內(nèi)容的真實(shí)性以及簽署是否完備，并根據(jù)施工節(jié)點(diǎn)，及時(shí)組織進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，并履行相關(guān)的簽署手續(xù)，確保施工文件的及時(shí)歸檔。

第二，各項(xiàng)目組要審查承包商、監(jiān)理單位施工過(guò)程照片的歸檔情況。施工文件（含監(jiān)理文件）的形成要按照公司的統(tǒng)一格式，按照施工文件成冊(cè)表進(jìn)行組卷，其內(nèi)容包括施工記錄，質(zhì)量驗(yàn)收記錄，檢測(cè)、試驗(yàn)報(bào)告，消防報(bào)驗(yàn)、材料報(bào)驗(yàn)、監(jiān)理文件等。

第三，承包商、施工單位要有專人負(fù)責(zé)進(jìn)行文件的統(tǒng)一編號(hào)，簽署要完備，字跡材料要符合歸檔要求（如藍(lán)黑、碳素），杜絕不符合歸檔要求的字跡材料（如純藍(lán)、紅色等）。

第四，施工文件的收集、積累要對(duì)文件數(shù)量、原件、簽署等有效性進(jìn)行檢查、核對(duì)，在施工記錄文件進(jìn)行報(bào)驗(yàn)時(shí)，要加蓋“原件”章，在報(bào)驗(yàn)返回時(shí)收集原件。經(jīng)檢查合格后，進(jìn)行接收并做好登記臺(tái)賬。

第五，監(jiān)理單位、項(xiàng)目組要及時(shí)做好相應(yīng)的報(bào)驗(yàn)簽證工作，以確保施工記錄文件流轉(zhuǎn)及時(shí)、真實(shí)、有效。

第六，施工記錄文件在完成階段性工程（視工程具體情況完成分項(xiàng)或冬季施工撤場(chǎng)前）并辦理報(bào)驗(yàn)簽證后，移交存放在項(xiàng)目檔案室一份原件，如因各項(xiàng)檢查需查閱施工文件時(shí)，一律在項(xiàng)目檔案室進(jìn)行查閱；在完成分部工程質(zhì)量驗(yàn)收并辦理報(bào)驗(yàn)簽證后，承包商、施工單位要及時(shí)進(jìn)行整理、分類、組卷等整編工作，并歸檔在項(xiàng)目檔案室；在裝置中交一個(gè)月內(nèi)，完成綜合卷、消防報(bào)驗(yàn)、竣工圖的整理、歸檔工作，一并辦理歸檔移交手續(xù)，施工文件歸檔流程圖及文件控制臺(tái)賬，見(jiàn)圖3、表1。

（三）統(tǒng)一文本格式

編制了“煤制油、煤化工項(xiàng)目文件歸檔總目錄”，將項(xiàng)目涉及的《國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)》《地方標(biāo)準(zhǔn)》《行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》諸多文本、表格格式全面進(jìn)行梳理，將所有文件全部整合到10個(gè)《標(biāo)準(zhǔn)》文號(hào)中，把項(xiàng)目建設(shè)形成的3500多個(gè)（種）歸檔文件統(tǒng)一對(duì)應(yīng)到這1000多種標(biāo)準(zhǔn)格式中，做到了歸檔文件的模板化和標(biāo)準(zhǔn)化，見(jiàn)表2。

（四）規(guī)范文件編碼

構(gòu)建了新型煤化工“項(xiàng)目文件編碼標(biāo)準(zhǔn)體系”，實(shí)行文件“獨(dú)立雙編碼”體系，即本項(xiàng)目各施工單位必須執(zhí)行本項(xiàng)目的編碼體系，并在文件上保留施工單位自身的ISO標(biāo)準(zhǔn)體系的編碼，實(shí)現(xiàn)了文件編號(hào)和檔號(hào)的對(duì)應(yīng)。

例如，S1-HQY-QHZZ-L-101，含義是：寰球院（HQY）氣化裝置（QHZZ）土建專業(yè)（S1）第101份工程聯(lián)絡(luò)單（L）。

施工記錄冊(cè)代碼：用S1、S2、S3、S4、S5分別代表不同專業(yè)的施工記錄冊(cè)（專業(yè)代碼同上綜合冊(cè)）。

文件類別：工程聯(lián)絡(luò)單為L(zhǎng)；記錄（非報(bào)審）為J；設(shè)計(jì)變更為B；（設(shè)計(jì)變更由設(shè)計(jì)院編號(hào)；如果設(shè)計(jì)院沒(méi)有編碼的，執(zhí)行此編碼）。

承包商代碼：不限于三位。

單位工程代碼：土建、安裝單位工程分別為T(mén)、A。

子單位工程、分部、子分部工程代碼：根據(jù)實(shí)際情況，用數(shù)字依次排列表示，其中子單位、子分部若無(wú)，用0代替。

（五）電子一體化管理

定制開(kāi)發(fā)“項(xiàng)目管理系統(tǒng)（PIP）” 中的“項(xiàng)目文檔管理模塊” 與“電子檔案管理系統(tǒng)（EDM）”的接口，實(shí)現(xiàn)電子文件“收集-歸檔”一體化。見(jiàn)圖4。

（六）明確管理界面

理清了EPC、EPCM和E+P+C等多種合同模式的檔案管理界面，劃定了公司檔案室、項(xiàng)目檔案室、工廠檔案室、項(xiàng)目承包商、項(xiàng)目分包商、項(xiàng)目施工單位等之間9種管理界面關(guān)系和業(yè)務(wù)流程。

（七）量化考核檔案工作

制定“項(xiàng)目文控檔案考核辦法”，以“項(xiàng)目部+項(xiàng)目組+承包商”的模式，對(duì)文件控制質(zhì)量、歸檔進(jìn)度等幾十項(xiàng)考核內(nèi)容進(jìn)行分值量化打分考核，按權(quán)重比例納入項(xiàng)目整體考核體系中，在進(jìn)度付款中予以考核兌現(xiàn)，保證了項(xiàng)目文件歸檔進(jìn)度和質(zhì)量。

例如：對(duì)承包商監(jiān)理單位的考核打分表格，見(jiàn)表3。

三、項(xiàng)目檔案創(chuàng)新創(chuàng)新管理的實(shí)施效果

神華集團(tuán)的煤制油、煤化工檔案分類標(biāo)準(zhǔn)已在神華直接液化項(xiàng)目、神華包頭煤制烯烴項(xiàng)目、神華829（間接液化項(xiàng)目）項(xiàng)目、神華CCS（二氧化碳捕獲技術(shù)）項(xiàng)目、神華寧煤MTP項(xiàng)目都得到了充分的應(yīng)用，為項(xiàng)目建設(shè)、企業(yè)日常管理工作提供了強(qiáng)有力的支撐作用，為企業(yè)提供了便捷、高效的信息管理平臺(tái)。其主要應(yīng)用效果如下：

第一，依靠煤制油煤化工原創(chuàng)性的檔案管理新模式，保證了投資達(dá)300多億的神華鄂爾多斯煤直接液化、包頭煤制烯烴兩個(gè)國(guó)家級(jí)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案專項(xiàng)分別于2009年和2012年順利通過(guò)國(guó)家檔案局的驗(yàn)收，并列為檔案管理推廣項(xiàng)目。

第二，2010年，神華煤直接液化項(xiàng)目的檔案管理成果獲得煤炭協(xié)會(huì)管理創(chuàng)新二等獎(jiǎng)。

第三，2011年，神華829間接液化項(xiàng)目、天然氣制氫項(xiàng)目通過(guò)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。

第四，投資500億元的神華寧煤MTP項(xiàng)目都得到了充分的應(yīng)用，國(guó)家檔案局正式驗(yàn)收并予以肯定。

第五，2012年“30萬(wàn)噸煤制油工程高濃度二氧化碳捕集與地質(zhì)封存技術(shù)開(kāi)發(fā)及示范CCS”項(xiàng)目檔案通過(guò)驗(yàn)收。

第六，2013年《百萬(wàn)噸級(jí)直接液化項(xiàng)目關(guān)鍵技術(shù)示范項(xiàng)目》通過(guò)科技部鑒定。

第七，到2013年，神華煤制油煤化工檔案管理部門(mén)為本單位申請(qǐng)的132項(xiàng)專利、在13個(gè)國(guó)家申請(qǐng)“神華一種煤直接液化技術(shù)”專利金獎(jiǎng)和煤炭工業(yè)協(xié)會(huì)科學(xué)技術(shù)特等獎(jiǎng)，成功提供了檔案利用服務(wù)。

第八，中煤集團(tuán)公司的煤制油煤化工項(xiàng)目也大力應(yīng)用本《手冊(cè)》進(jìn)行檔案管理工作。

第九，該項(xiàng)目的應(yīng)用，為本行業(yè)本公司節(jié)省了100多萬(wàn)的培訓(xùn)費(fèi)用，為項(xiàng)目建設(shè)提供了有力的文件控制和檔案管理保障，為項(xiàng)目順利建設(shè)和生產(chǎn)正常運(yùn)行提供強(qiáng)大的保障。

第十，為國(guó)家對(duì)項(xiàng)目的審計(jì)提供了有力的憑證作用。

二級(jí)檔案管理辦法范文第4篇

關(guān)鍵詞：二級(jí)學(xué)院；教學(xué)檔案；對(duì)策和建議

中圖分類號(hào)：G647文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-0118（2012）04-0192-02

一、教學(xué)檔案的重要作用

（一）為提高教學(xué)質(zhì)量，加強(qiáng)教學(xué)管理提供參考價(jià)值

高等院校的中心任務(wù)是教學(xué)，而其真實(shí)記錄的教學(xué)檔案，詳細(xì)、真實(shí)地展現(xiàn)了教學(xué)工作的全貌。院系領(lǐng)導(dǎo)借助已分類的教學(xué)檔案，研究教學(xué)內(nèi)容，總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，改革教學(xué)方法，為日后的教學(xué)活動(dòng)提供借鑒和分析，從而才可能提高教學(xué)質(zhì)量。此外，教學(xué)規(guī)劃的制訂和完善、專業(yè)和課程的設(shè)置、教材的選擇和使用也需要從教學(xué)檔案中去尋找依據(jù)，這些依據(jù)直接影響到教學(xué)活動(dòng)的成敗和教學(xué)質(zhì)量的優(yōu)劣。因此，教學(xué)檔案在教學(xué)管理中有著非常重要的作用和意義。

（二）能為開(kāi)展教學(xué)評(píng)估、規(guī)范辦學(xué)提供重要材料

高等院校評(píng)估是一項(xiàng)促進(jìn)高等教育質(zhì)量提高的長(zhǎng)效機(jī)制,是國(guó)家對(duì)高等教育進(jìn)行宏觀管理的有效措施。任何一所高校要接受本科教學(xué)工作水平評(píng)估，無(wú)論是評(píng)估的程序，還是各級(jí)指標(biāo)體系的數(shù)據(jù)結(jié)論，其支撐材料都離不開(kāi)二級(jí)學(xué)院原始的教學(xué)檔案信息。如果沒(méi)有這些真實(shí)可靠的檔案和數(shù)據(jù)作為依據(jù),再好的自評(píng)報(bào)告也會(huì)顯得空洞乏力，就難以在評(píng)估專家面前準(zhǔn)確地闡清歷史事實(shí)，分析學(xué)校的過(guò)去和現(xiàn)狀，難以科學(xué)地總結(jié)歷史發(fā)展規(guī)律，評(píng)估工作就難以進(jìn)行。因此齊全、完整的教學(xué)檔案是學(xué)校順利通過(guò)教學(xué)評(píng)估的必要條件,它將直接影響到學(xué)校教學(xué)評(píng)估的結(jié)果，是高等院校教學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù)。

（三）能為考核教師工作成績(jī)提供重要依據(jù)

作為督查教學(xué)活動(dòng)、規(guī)范教學(xué)行為主載體的教學(xué)檔案，客觀地記錄了教師教學(xué)活動(dòng)的歷史情況，反映了教師的執(zhí)教態(tài)度、行為和水平，如授課計(jì)劃、教案講搞，試卷批閱，及學(xué)生評(píng)教等等，這些都是真實(shí)的原始材料，是檢驗(yàn)教師是否在按照教學(xué)基本要求嚴(yán)謹(jǐn)治學(xué)、是否在自己的專業(yè)領(lǐng)域中不斷拓展與提高等重要作用。因此教學(xué)檔案為考核教師知識(shí)水平和業(yè)務(wù)能力提供重要依據(jù)，建立了教學(xué)檔案可使考核消除“口與無(wú)憑”的障礙，使之有憑有據(jù)。

（四）為領(lǐng)導(dǎo)制訂科學(xué)決策，開(kāi)展各項(xiàng)工作提供參考和咨詢

教學(xué)檔案以知識(shí)載體的形式凝結(jié)著廣大教師從事教學(xué)活動(dòng)成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)，記載了教師和教學(xué)管理人員在教學(xué)過(guò)程中不斷探索形成的最新教學(xué)研究成果。它收集了歷年的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)文件、合作辦學(xué)、各種類型的教學(xué)會(huì)議、教材建設(shè)一體化方案等等，這些檔案可以為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策，開(kāi)展各項(xiàng)工作提供比較詳盡的參考依據(jù)和咨詢材料。二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案是一個(gè)學(xué)院教學(xué)活動(dòng)的一部歷史，借助它，幫助人們了解過(guò)去的歷史，認(rèn)清現(xiàn)狀，開(kāi)拓視野，預(yù)見(jiàn)未來(lái)，從中尋求學(xué)校發(fā)展的基本過(guò)程和規(guī)律，作出切實(shí)可行的科學(xué)決策，促進(jìn)學(xué)校工作的發(fā)展。

二、二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）院系領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)檔案的重視不夠，教職工檔案意識(shí)淡薄

有的院系領(lǐng)導(dǎo)只重視教學(xué)工作和其他管理工作，而對(duì)發(fā)展基礎(chǔ)之一的教學(xué)檔案的管理，不論在管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、現(xiàn)代化檔案管理?xiàng)l件的完善，還是在專兼職人員的配置和培訓(xùn)方面，都較少列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。

（二）院系教學(xué)檔案管理規(guī)章制度不健全

教學(xué)檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)的技術(shù)規(guī)程來(lái)規(guī)范它。高校二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作一般情況下起步較晚，缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃、管理制度和工作細(xì)則，導(dǎo)致教學(xué)檔案的形成、收集、分類、整理以及歸檔程序處于比較混亂的局面。另外盡管有的院系有一些檔案管理制度，但歸檔范圍中的內(nèi)容過(guò)于抽象：只大致規(guī)定了一些需要?dú)w檔的材料內(nèi)容，而沒(méi)有關(guān)于歸檔的時(shí)間要求和獎(jiǎng)罰措施，檔案材料的形成對(duì)象和移交對(duì)象不夠明確，這種歸檔制度，實(shí)際上是一紙空文，沒(méi)有真正意義，引不起執(zhí)行者的高度重視，從而造成檔案的收集不全，檔案材料質(zhì)量不高的現(xiàn)象。

（三）教學(xué)檔案管理人員不穩(wěn)定，缺乏專業(yè)隊(duì)伍

要做好教學(xué)檔案管理工作，需要一支比較穩(wěn)定且業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的專、兼職檔案工作隊(duì)伍。但目前多數(shù)二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理由教學(xué)秘書(shū)兼任，他們大多數(shù)未接受過(guò)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，主要精力集中于教學(xué)管理和日常事務(wù)，檔案意識(shí)和檔案管理水平不高，缺乏檔案工作者必備的基本理論知識(shí)和專業(yè)技能，在實(shí)踐中必然會(huì)使歸檔文件材料的質(zhì)量難以保證。

（四）教學(xué)檔案材料管理手段落后，數(shù)字信息化水平偏低

21世紀(jì)是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化、信息化的時(shí)代，這對(duì)檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)?？墒悄壳岸鄶?shù)二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化手段還處于起步階段，計(jì)算機(jī)教學(xué)檔案管理還局限在目錄檢索上，利用率還較低，檔案管理還未能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理，導(dǎo)致檔案管理效率低下，不能適應(yīng)高校本科教學(xué)評(píng)估工作方便快捷地檢索、調(diào)取并有效利用檔案信息的要求。同時(shí)由于現(xiàn)代化水平不高，檔案的文件級(jí)目錄及文件的重要內(nèi)容未能錄入計(jì)算機(jī)，增加了檔案檢索的難度，致使檔案利用耗時(shí)長(zhǎng)、查準(zhǔn)率與查全率較低，難以適應(yīng)現(xiàn)代教學(xué)和教育事業(yè)發(fā)展的需求。隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大、層次的提高，生成的教學(xué)檔案數(shù)量成倍增加，如果不利用現(xiàn)代化手段，就很難適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的新要求。

三、措施與對(duì)策

（一）引起領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)全院教職工的教學(xué)檔案管理意識(shí)

高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的質(zhì)量取決于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)它的重視程度。作為院系領(lǐng)導(dǎo)，首先要克服檔案人員和檔案管理工作可有可無(wú)的思想，要把其真正納入學(xué)院教學(xué)工作計(jì)劃，列入主管領(lǐng)導(dǎo)議事日程，把教學(xué)檔案工作作為教學(xué)管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容來(lái)抓，并列入相關(guān)人員的職責(zé)范圍。重視檔案人員的配備，保持管理隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定性。增加投入，改善檔案保管的條件，及時(shí)研究和解決教學(xué)檔案管理工作中存在的問(wèn)題。檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立全新的服務(wù)意識(shí)。積極主動(dòng)地想辦法，創(chuàng)造性地開(kāi)展工作，主動(dòng)尋求教學(xué)和科研工作者的理解和支持，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在教學(xué)科研中的重要作用，不斷提高教學(xué)檔案的服務(wù)水平。學(xué)院其他人員應(yīng)對(duì)檔案尤其是教學(xué)檔案的歸檔整理工作予以重視。檔案形成者的檔案意識(shí)與檔案質(zhì)量有著密切的關(guān)系，要在全院范圍內(nèi)全面深入反復(fù)地進(jìn)行教學(xué)檔案工作意識(shí)的教育，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職工的檔案意識(shí)和檔案法制觀念。

（二）建立和完善教學(xué)檔案管理制度，提高管理質(zhì)量

二級(jí)學(xué)院應(yīng)依照《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等法律法規(guī)，制定相應(yīng)的教學(xué)檔案管理制度和教學(xué)檔案管理實(shí)施細(xì)則，對(duì)教學(xué)檔案的歸檔范圍、檔案保管借閱制度以及立卷歸檔的程序等做出明確的規(guī)定；對(duì)教學(xué)檔案管理者提出明確的工作目標(biāo)和工作要求，制定相應(yīng)的教學(xué)檔案管理責(zé)任制，不僅相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要承擔(dān)相關(guān)責(zé)任，還要讓院系所有的教師都承擔(dān)一定的教學(xué)檔案責(zé)任，對(duì)各自的教學(xué)檔案進(jìn)行收集和整理，定期或不定期地交教學(xué)檔案員統(tǒng)一匯總后存檔；學(xué)校檔案部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)院系檔案工作的指導(dǎo)與業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，定期開(kāi)展對(duì)基礎(chǔ)檔案工作的督查，建立一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密、規(guī)范的管理制度，促進(jìn)院系教學(xué)檔案工作的規(guī)范化建設(shè)。

（三）穩(wěn)定教學(xué)檔案管理人員隊(duì)伍，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要將教學(xué)檔案員的工作成績(jī)與待遇結(jié)合起來(lái)，調(diào)動(dòng)他們的工作積極性。在繼續(xù)教育、職稱評(píng)定、提高學(xué)歷層次等涉及兼教學(xué)檔案員的切身利益的問(wèn)題上給他們提供條件，激發(fā)他們對(duì)檔案工作的熱情，也能使教學(xué)檔案員安心從事檔案工作，維護(hù)檔案員隊(duì)伍的穩(wěn)定。檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到教學(xué)檔案工作質(zhì)量，檔案部門(mén)要做好對(duì)兼職檔案員的業(yè)務(wù)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能等方面的培訓(xùn)，使其具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)，在實(shí)際工作中能夠較好地完成檔案收集、整理、保管和提供利用等能力。另一方面，兼職檔案員要加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷拓展自己的業(yè)務(wù)知識(shí)，努力學(xué)習(xí)和掌握辦公自動(dòng)化和檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)知識(shí)和技術(shù)。只有這樣才能更好地完成學(xué)院各類檔案的收集、整理等相關(guān)的工作任務(wù)，更好地為高校的發(fā)展建設(shè)服務(wù)。

.（四）加強(qiáng)教學(xué)檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，不斷提高服務(wù)質(zhì)量

目前計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用和互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，促使檔案管理也要跟上時(shí)代的步伐，必須積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)和手段，打破紙質(zhì)檔案一統(tǒng)天下的局面，逐步形成紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案并存的新格局，利用新技術(shù)和手段管理檔案是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是提高檔案管理水平和檔案管理工作的一項(xiàng)重大措施。

綜上所述，二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案是高校檔案工作的中心工作，是改進(jìn)教學(xué)工作、促進(jìn)教學(xué)交流、提高教學(xué)質(zhì)量的信息資源。只有做好了教學(xué)檔案的管理，才能真正地服務(wù)于教學(xué)工作，體現(xiàn)出教學(xué)檔案的價(jià)值，所以不管是院系領(lǐng)導(dǎo)，檔案工作者，還是一線教師都應(yīng)重視教學(xué)檔案的管理工作，讓其在高校教學(xué)改革和教學(xué)發(fā)展中發(fā)揮信息資源的作用，使得教學(xué)檔案管理能夠更好地為高校教學(xué)管理服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

\[1\]張海慶.高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策\(yùn)[J\].中小企業(yè)科技與管理,2009,(05).

二級(jí)檔案管理辦法范文第5篇

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理重要性；內(nèi)容；建議

一、高校學(xué)生檔案管理工作的重要性

2008年9月14日，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)達(dá)幾年修改的新《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》），由教育部部長(zhǎng)周濟(jì)和國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)聯(lián)合，從2008年9月1日起實(shí)行。這是高校檔案工作中的一件大事，也是我國(guó)檔案界的一件大事?！掇k法》第一次提出了學(xué)生類檔案的概念，并且把學(xué)生類檔案納入高等學(xué)校檔案管理的范圍，而且單獨(dú)設(shè)類，充分體現(xiàn)了“以人為本”的思想，十分明確地指明了學(xué)生類檔案管理的必要性和重要性。

二、高校學(xué)生檔案的內(nèi)容

新的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定學(xué)生類檔案包括：高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。

我院根據(jù)新的《高等學(xué)校檔案管理辦法》和學(xué)院學(xué)生檔案管理工作實(shí)際，規(guī)定了在校生的歸檔材料包括：

（1）高考材料（報(bào)名表、體檢表、政審表、高考成績(jī)、中學(xué)學(xué)籍、獎(jiǎng)懲材料等）。

（2）入學(xué)通知書(shū)及準(zhǔn)考證。

（3）入學(xué)登記表。

（4）軍訓(xùn)鑒定表。

（5）在校期間受院級(jí)（包括院級(jí)）以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)登記表及各種紀(jì)律處分決定。

（6）學(xué)生的黨、團(tuán)組織材料（入團(tuán)志愿書(shū)、入黨申請(qǐng)書(shū)、入黨志愿書(shū)、預(yù)備黨員考察材料等）。

（7）學(xué)年鑒定表。

（8）畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生體檢表、學(xué)生成績(jī)表、就業(yè)報(bào)到證通知單（副聯(lián)）等有關(guān)材料。

（9）招生錄取大表。

三、高校學(xué)生檔案管理工作存在的問(wèn)題

學(xué)生檔案管理旨在對(duì)學(xué)生在校期間。以及在畢業(yè)生追蹤調(diào)查中所形成的各種材料進(jìn)行整理、歸檔，提供學(xué)生檔案的查閱、借閱服務(wù)及畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作。長(zhǎng)期以來(lái)，由于諸多原因，高校學(xué)生檔案未能得到應(yīng)有的重視，致使檔案材料收集不全，質(zhì)量不高。不能準(zhǔn)確全面地反映高校學(xué)生的全貌，甚至出現(xiàn)檔案丟失等現(xiàn)象。當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：

（1）學(xué)生檔案不受重視，管理體制不完善。學(xué)生檔案是學(xué)校檔案的一個(gè)分支，在檔案管理二級(jí)機(jī)構(gòu)中沒(méi)有配備專職人員，沒(méi)有進(jìn)行必要的檢查監(jiān)督和指導(dǎo)，學(xué)生檔案管理沒(méi)有建立完善的考核機(jī)制和相關(guān)制度，學(xué)生檔案管理工作缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視，管理體制明顯不完善。

（2）學(xué)生檔案的收集整理不規(guī)范。目前學(xué)生檔案一般由學(xué)生管理部門(mén)（學(xué)生處）進(jìn)行統(tǒng)一管理，而學(xué)生檔案的整理和移交由院系來(lái)完成。由于學(xué)生管理部門(mén)（學(xué)生處）和院系均沒(méi)有配備專職人員，加上學(xué)院缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致學(xué)生檔案在收集整理過(guò)程不規(guī)范，如歸檔文字材料紙張規(guī)格不一、書(shū)寫(xiě)不規(guī)范、用圓珠筆書(shū)寫(xiě)、出現(xiàn)錯(cuò)別字、材料缺失等等。

（3）學(xué)生檔案的查閱、借閱等服務(wù)環(huán)節(jié)功能不完備。因檔案的收集不及時(shí)，整理、服務(wù)環(huán)節(jié)跟不上，容易產(chǎn)生相關(guān)部門(mén)相互推諉，有時(shí)學(xué)生查一個(gè)檔案跑幾天，服務(wù)質(zhì)量和水平有待提高。

（4）畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作不盡完善。在國(guó)家對(duì)高校畢業(yè)生實(shí)行統(tǒng)分統(tǒng)包的時(shí)候，高校畢業(yè)生檔案通常由學(xué)校檔案部門(mén)在學(xué)生畢業(yè)離校后統(tǒng)一寄往生源所在地人事局或有人事任用權(quán)的用人單位，隨著高校畢業(yè)生就業(yè)制度改革，高校畢業(yè)生自主擇業(yè)，國(guó)家不再對(duì)高校畢業(yè)生進(jìn)行統(tǒng)包統(tǒng)分，畢業(yè)生的檔案是由人才市場(chǎng)、人才交流中心待管，待畢業(yè)生落實(shí)就業(yè)單位后再將其檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)單位。由于轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)復(fù)雜，容易導(dǎo)致一些學(xué)生檔案丟失，給學(xué)生的就業(yè)帶來(lái)了不良影響。

四、做好高校學(xué)生檔案管理的建議

（1）首先要統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、院系領(lǐng)導(dǎo)及廣大教職工都要強(qiáng)化檔案意識(shí)，自覺(jué)支持和做好學(xué)生檔案工作。要把學(xué)生檔案工作納入議事日程，把學(xué)生檔案建設(shè)當(dāng)作全校一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作常抓不懈。同時(shí)加強(qiáng)管理。將學(xué)生檔案管理工作納入有關(guān)職能部門(mén)的目標(biāo)管理，在布置、檢查和總結(jié)學(xué)生管理工作的同時(shí)，布置、總結(jié)和檢查學(xué)生檔案工作；另一方面，學(xué)院要認(rèn)真落實(shí)檔案管理所需的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問(wèn)題，做到人員到位、經(jīng)費(fèi)到位、設(shè)備到位。

（2）加強(qiáng)對(duì)高校兼職檔案人員的培訓(xùn)，兼職檔案人員應(yīng)當(dāng)重視觀念更新，練就過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能，拓寬視野、豐富知識(shí)，從而提高入檔質(zhì)量，使檔案工作經(jīng)驗(yàn)得到不斷的充實(shí)。

（3）加強(qiáng)學(xué)生檔案材料的收集，做好平時(shí)收集與重點(diǎn)收集和集中收集相結(jié)合，明確收集學(xué)生類檔案收集范圍，做好各部門(mén)收集協(xié)調(diào)工作。學(xué)生檔案的管理應(yīng)有一個(gè)指定的歸口部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一管理，院系要指定專人負(fù)責(zé)，統(tǒng)一要求，保證學(xué)生檔案材料的完整、齊全；文字材料紙張規(guī)格要統(tǒng)一，書(shū)寫(xiě)要規(guī)范、字跡工整。檔案收集和整理過(guò)程中，要將檔案袋內(nèi)有關(guān)材料名稱填寫(xiě)到檔案袋封面目錄一欄內(nèi)，材料名稱要求填寫(xiě)完整。

參考文獻(xiàn)：