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數(shù)字化檔案室建設(shè)方案范文第1篇

1.數(shù)字檔案室建設(shè)的必要性

一是數(shù)字檔案室是檔案信息化發(fā)展的必然趨勢。檔案信息化作為企業(yè)信息化的組成部分，對企業(yè)的競爭力和服務(wù)管理有著一定的影響。目前互聯(lián)網(wǎng)作為企業(yè)職能的重要表現(xiàn)形式和媒介，信息、網(wǎng)上辦公等活動都依靠網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行，導(dǎo)致檔案數(shù)量劇增，檔案載體也呈現(xiàn)了多樣化特點，用戶對檔案信息的需求僅靠紙質(zhì)查詢是滿足不了的，因此，檔案工作必須改變傳統(tǒng)的管理模式，采用信息技術(shù)和手段，跟上企業(yè)信息化發(fā)展的步伐。在全國檔案事業(yè)發(fā)展“十一五、十二五”規(guī)劃中均提到了加快檔案信息化建設(shè)、數(shù)字檔案室建設(shè)等任務(wù)要求，實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、規(guī)范化，已經(jīng)成為檔案工作長時期的系統(tǒng)工程。

二是數(shù)字檔案室的建立，優(yōu)化了檔案管理手段，將原來以實體管理為主轉(zhuǎn)為多種形式的數(shù)字化管理，有利于保護(hù)檔案實體，避免多次利用的磨損情況，降低檔案管理成本，節(jié)省檔案存放空間;能夠縮短人工查閱時間，提高用戶工作效率;能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，拓寬檔案利用渠道、有利于檔案宣傳等等。

2.數(shù)字檔案室建設(shè)的內(nèi)容

數(shù)字檔案室建設(shè)的內(nèi)容包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的配備、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)、檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)、網(wǎng)上利用、標(biāo)準(zhǔn)的制定等方面的內(nèi)容。

2.1軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

數(shù)字檔案室建設(shè)必須配備齊全的基礎(chǔ)設(shè)施，包括硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)開發(fā)，硬件設(shè)備包括存儲器、檔案服務(wù)器、掃描儀、打印機、計算機等必要的輸入/輸出設(shè)備，實現(xiàn)檔案信息資源的采集、加工及查詢利用。在檔案管理系統(tǒng)方面，要結(jié)合企業(yè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和辦公自動化程度，選擇軟件的功能要包括電子文件的接收、歸檔、檔案管理、提供利用等。

2.2網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

由于檔案信息的保密性，企業(yè)在數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，要將檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)單獨設(shè)置，或者與辦公網(wǎng)絡(luò)設(shè)置到一起，與外網(wǎng)、企業(yè)其他網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行區(qū)分，例如可將檔案網(wǎng)絡(luò)與外網(wǎng)隔離，將檔案網(wǎng)絡(luò)與辦公自動化網(wǎng)絡(luò)連接，方便數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、電子文件歸檔等等。

2.3檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案目錄數(shù)據(jù)庫是檔案利用、檢索的基礎(chǔ)，企業(yè)檔案室在進(jìn)行目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，要結(jié)合檔案管理系統(tǒng)要求，設(shè)計統(tǒng)一、規(guī)范的錄入標(biāo)準(zhǔn)，完善各門類檔案的三級目錄。同時為方便檢索，可根據(jù)利用頻率將檔案進(jìn)行細(xì)分，分門別類的建立各種數(shù)據(jù)庫，例如合同檔案、編研庫等，提高檔案利用效率。

2.4全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)

近年來，電子政務(wù)、辦公自動化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的電子文件，因此，全文數(shù)據(jù)庫來源主要包括：OA辦公自動化系統(tǒng)、庫存檔案數(shù)字化、日常收集的電子文檔。OA系統(tǒng)中電子文件的歸檔，可以通過檔案系統(tǒng)與OA的接口實現(xiàn)無縫對接，進(jìn)行定期轉(zhuǎn)換。因此，檔案數(shù)字化的關(guān)鍵還是在于紙質(zhì)檔案的掃描加工。

要合理確定紙質(zhì)檔案掃描的范圍。為取得檔案數(shù)字化建設(shè)的最佳效果，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化應(yīng)堅持按需掃描、利用為本、搶救優(yōu)先的原則。一是檔案的重要性不同，例如基建檔案中文字檔案的利用頻率遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如竣工圖紙，文書檔案中的制度文件的利用率遠(yuǎn)高于一般通知性文件;二是考慮到檔案利用者的需求，將日常利用頻繁、關(guān)注度較多的檔案進(jìn)行掃描，能夠極大的滿足用戶的需求，利于數(shù)字檔案室的推廣;三是年代久遠(yuǎn)的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，能夠有效保護(hù)原件不再繼續(xù)磨損。在開展檔案數(shù)字化掃描工作前，開展調(diào)研，了解利用者的需求，同時為保證檔案的準(zhǔn)確性和實用性，組織專業(yè)人員進(jìn)行圖紙掃描，合理確定檔案掃描的范圍。

要規(guī)范檔案掃描流程，加強過程控制。數(shù)字化工作具體過程分為：鑒定、整理、掃描、圖像處理、質(zhì)量檢驗、目錄錄入、電子文件掛接等環(huán)節(jié);明確掃描各個環(huán)節(jié)的責(zé)任人，例如出入庫登記、掃描完后檢查完整性等等;規(guī)范掃描格式、質(zhì)量要求，按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，制定鑒定、掃描、圖像處理、存儲等規(guī)范。結(jié)合檔案系統(tǒng)管理軟件的特點，制定目錄、原文掛接規(guī)則，建立檔案目錄、全文數(shù)據(jù)庫。

2.5檔案查詢網(wǎng)站建設(shè)

查詢網(wǎng)站是各類檔案展示的平臺，檔案部門與用戶溝通的橋梁，因此網(wǎng)頁利用界面要設(shè)計合理、智能化，檢索功能強大，滿足用戶的不同需求。

3.數(shù)字檔案室建設(shè)的保障措施

3.1企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)支持和重視是數(shù)字檔案室建設(shè)的重要保障。

數(shù)字檔案室建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，涉及到資金投入、設(shè)備配備、人員組織、部門協(xié)調(diào)等方方面面的工作，僅靠檔案部門是無法完成的。只有取得領(lǐng)導(dǎo)的理解和支持，才能將檔案信息化納入企業(yè)信息化建設(shè)中，才能推動檔案工作的發(fā)展。

3.2建立集中統(tǒng)一的檔案管理模式

在企業(yè)中集中、統(tǒng)一、高效的檔案管理模式，是實現(xiàn)數(shù)字檔案室的重要基礎(chǔ)。檔案集中統(tǒng)一管理，不僅僅是將各門類檔案集中到一起，而是檔案收集、歸檔、利用等工作的集中統(tǒng)一，提升檔案綜合管理水平，還能夠集中各部門力量，有效的組織、實施檔案數(shù)字化各項工作。例如在數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，可將各部門領(lǐng)導(dǎo)、兼職檔案人員組織到一起，負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化具體實施的各項工作，能夠加快推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程。

3.3建立和完善檔案相關(guān)制度

數(shù)字檔案室建設(shè)不僅要求檔案基礎(chǔ)管理制度健全，例如各門類檔案收集、歸檔、利用、鑒定、銷毀、統(tǒng)計等制度，還要建立和健全數(shù)字檔案室建設(shè)所需的各種規(guī)范，例如，在啟動數(shù)字化工作時，制定《檔案數(shù)字化建設(shè)方案》，對數(shù)字檔案室建設(shè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、信息安全等進(jìn)行規(guī)定;針對檔案掃描，編制《EXCEL表格導(dǎo)入檔案系統(tǒng)規(guī)則》、《科技檔案目錄錄入規(guī)則》;針對網(wǎng)上利用，制定《檔案查詢系統(tǒng)使用說明》、《網(wǎng)上利用檔案權(quán)限設(shè)置流程》、《網(wǎng)上利用檔案流程》、《檔案安全保密制度》等。通過制定一系列的管理規(guī)范，實現(xiàn)電子檔案的全過程管理。

3.4提高檔案人員的綜合素質(zhì)

數(shù)字檔案室建設(shè)要求檔案人員必須轉(zhuǎn)變觀念，加強學(xué)習(xí)，不僅要牢固掌握檔案專業(yè)知識，還要掌握計算機、存儲、數(shù)字加工、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息化知識。檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力直接決定著檔案數(shù)字化建設(shè)的成敗。因此，必須對檔案人員加強業(yè)務(wù)和技能的培訓(xùn)，例如外出到檔案管理先進(jìn)企業(yè)參觀學(xué)習(xí)，吸取和借鑒檔案數(shù)字化管理經(jīng)驗，或者聘請信息化人員給檔案人員培訓(xùn)，提高檔案人員駕馭檔案（下轉(zhuǎn)第14頁）（上接第43頁）數(shù)字化管理的能力。

3.4加強對檔案利用者的培訓(xùn)

檔案最根本的是提供利用，無論在何時，都要將利用者的需求放在第一位。數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，檔案人員不僅要建設(shè)豐富的檔案信息資源庫，更要采取面授、現(xiàn)場咨詢等多種方式，教授利用者如何快速從網(wǎng)上查借閱檔案，從而提高利用者的工作效率，讓他們享受到檔案利用的方便、快捷。

4.數(shù)字檔案室建設(shè)過程中應(yīng)注意的問題

由于網(wǎng)絡(luò)具有開放性特點，能夠使不同軟硬件環(huán)境的計算機互相連接，達(dá)到資源共享和數(shù)據(jù)傳輸，但是網(wǎng)絡(luò)中存在的不安全因素，例如病毒、木馬等，都對檔案信息安全有一定的影響，降低了檔案信息資源的安全保密等級，因此，必須采取措施確保電子檔案的安全。例如，明確檔案系統(tǒng)管理員，負(fù)責(zé)檔案的掛接、歸檔、檢測等各項工作;將檔案查詢用戶進(jìn)行分級授權(quán)，根據(jù)其利用檔案的類別，設(shè)置數(shù)據(jù)庫訪問權(quán)限;檔案軟件系統(tǒng)選擇能夠精準(zhǔn)記錄訪問電腦IP地址的，防止發(fā)生失泄密事件;利用移動存儲設(shè)備接收檔案的時候，及時查殺病毒，避免多臺電腦交叉使用出現(xiàn)病毒感染等。通過這些措施，確保檔案信息的安全。

數(shù)字化檔案室建設(shè)方案范文第2篇

一、適應(yīng)信息時代召喚，催生數(shù)字檔案室建設(shè)

1.建設(shè)數(shù)字檔案室是檔案信息化建設(shè)的必然要求。隨著社會信息化進(jìn)程的加快尤其是智慧城市建設(shè)的啟動，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、辦公自動化技術(shù)以及多媒體技術(shù)等在檔案管理中的應(yīng)用越來越廣泛，檔案事業(yè)面臨新的發(fā)展機遇，檔案工作也面臨新的課題，檔案信息化建設(shè)被提上議事日程。早在“十五”期間，“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”等內(nèi)容就已寫進(jìn)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》中，十年中，檔案信息化建設(shè)得到迅猛發(fā)展。去年，《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》由國家檔案局頒布實施，這對于規(guī)范和推動全國數(shù)字檔案館建設(shè)具有極其重要的意義。數(shù)字檔案室是數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的重要來源，是數(shù)字檔案館整體架構(gòu)的組成部分，建設(shè)數(shù)字檔案室是推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，加快檔案信息化建設(shè)的助推器。

2.建設(shè)數(shù)字檔案室是檔案工作現(xiàn)代化的必然要求。工作中，我們越來越感覺到，傳統(tǒng)的檔案工作模式已越來越不能適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案工作，包括文件材料的收集整理、檔案的歸檔入庫、借閱利用等都主要靠手工操作，工作任務(wù)非常繁重，在這個快節(jié)奏的經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展浪潮中已顯得力不從心，呼吁管理模式的改變。同時，隨著檔案和檔案工作漸漸由幕后轉(zhuǎn)向前臺，人們的檔案意識越來越強，社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，這都迫使檔案室這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案室室藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者，擴(kuò)展共享程度，提升服務(wù)的水平和效益。

3.建設(shè)數(shù)字檔案室是檔案事業(yè)改革發(fā)展的必然要求。以人為本的科學(xué)發(fā)展觀，全面建設(shè)“三個體系”的基本任務(wù)要求我們只有用現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理工作的變革，才能使檔案工作職能從注重檔案實體的保管和利用向注重檔案信息的采集、管理的轉(zhuǎn)變，才能沖破檔案利用的種種局限，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、夯實業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)，推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)

目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫的建立，電子文件的收集與歸檔，信息管理平臺的搭建是數(shù)字檔案室建設(shè)重要的基礎(chǔ)性工作，它們是構(gòu)成數(shù)字檔案室的支柱，我們應(yīng)當(dāng)認(rèn)真抓細(xì)抓實。

一是建立目錄數(shù)據(jù)庫。目錄數(shù)據(jù)庫應(yīng)包括室藏所有門類檔案的案卷級和文件級目錄，并可根據(jù)檔案的利用頻率、重要程度等建立各種類型的專題目錄數(shù)據(jù)庫，如人事任免、職稱評定等。數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)和格式應(yīng)規(guī)范、統(tǒng)一，符合省、市檔案行政主管部門的相關(guān)要求，如江蘇省檔案局制定的《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式》、南通市檔案局出臺的《文書檔案電子目錄錄入要求》等。

二是建立全文數(shù)據(jù)庫。建立全文數(shù)據(jù)庫應(yīng)根據(jù)本單位的實際情況，有針對性地開展檔案的全文數(shù)字化工作。全文數(shù)字化工作要堅持利用優(yōu)先、搶救優(yōu)先的原則，對室藏檔案進(jìn)行鑒定，按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》要求進(jìn)行全文掃描，建立全文數(shù)據(jù)庫，并與檔案目錄數(shù)據(jù)庫進(jìn)行掛接。真正使檔案信息資源準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足本單位和社會對檔案利用的需求。

三是電子文件的收集與歸檔。隨著電子政務(wù)建設(shè)的日臻成熟，OA系統(tǒng)的廣泛運用，生成了大量的電子政務(wù)信息，這些信息是機關(guān)職能活動和各種重大活動的真實記錄，是數(shù)字檔案室信息資源的重要來源。機關(guān)檔案部門應(yīng)主動與電子文件形成部門配合，按照電子文件管理要求，對電子文件的形成、運行到歸檔提出切實可行的管理辦法，確保電子文件原始性、真實性和完整性。

四是搭建信息管理平臺。信息管理平臺包括基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的配置以及軟件系統(tǒng)的開發(fā)。基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備包括計算機、交換機、路由器、服務(wù)器、存儲器等，在設(shè)施設(shè)備的投入上應(yīng)本著夠用就行、實用即好的原則，按照本地區(qū)檔案行政管理部門對數(shù)字檔案室建設(shè)的統(tǒng)一部署，根據(jù)本單位的規(guī)劃要求，依照不同的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和各自信息的容量，保證信息安全和系統(tǒng)的正常運行。軟件系統(tǒng)的基本功能應(yīng)能滿足本單位電子文件的收集、管理和利用，實現(xiàn)檔案全過程、規(guī)范化的管理，包括目錄管理、全文管理、電子文件的接收、電子檔案的管理和提供利用等。

三、處理相關(guān)矛盾關(guān)系，保障數(shù)字檔案室建設(shè)

首先，要處理好領(lǐng)導(dǎo)重視和主體有為的關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)重視是數(shù)字檔案室建設(shè)的重要前提。要通過宣傳匯報，讓單位領(lǐng)導(dǎo)全面認(rèn)識數(shù)字檔案室建設(shè)的重要意義，自覺將數(shù)字檔案室建設(shè)納入機關(guān)信息化建設(shè)的整體框架中，統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一協(xié)調(diào)、統(tǒng)一建設(shè)。有可能的情況下，要建立數(shù)字檔案室建設(shè)的組織機構(gòu)，在檔案行政管理部門的指導(dǎo)下，根據(jù)本單位的具體情況制定數(shù)字檔案室建設(shè)的工作方案，確定各階段的建設(shè)目標(biāo)，在設(shè)施的配備、經(jīng)費的保障、人員的培訓(xùn)等方面給予支持和保障。每個單位的檔案工作同志，是本單位數(shù)字檔案室建設(shè)任務(wù)的具體承擔(dān)著，工作主體意識要強，應(yīng)主動進(jìn)取，積極有為。應(yīng)充分看到，具有綜合素質(zhì)的檔案管理人員是數(shù)字檔案室建設(shè)的重要保障?，F(xiàn)階段，檔案管理人員不再是單純意義上的檔案保管者，而是信息資源的管理者、分析與組織者、提供與傳播者、信息利用的導(dǎo)航者，而數(shù)字檔案室建設(shè)更是一項艱巨而又有挑戰(zhàn)性的工作。一方面，我們的檔案管理人員要加強自身學(xué)習(xí)，不但要有檔案業(yè)務(wù)知識的積累，更要有計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代科技知識的更新與存儲，另一方面，各級檔案行政部門也應(yīng)采取各種途徑和方法加強對檔案人員的培訓(xùn)，幫助檔案人員掌握數(shù)字檔案室建設(shè)中的基本理論、管理環(huán)節(jié)、管理原則、方法和技術(shù)，不斷提高檔案工作者的綜合素質(zhì)。

二是紙質(zhì)文件與電子文件長期并存的關(guān)系。室藏檔案的數(shù)字化，紙質(zhì)等傳統(tǒng)意義上的載體被磁盤、磁帶、光盤等特殊介質(zhì)載體所取代；電子政務(wù)、OA系統(tǒng)的廣泛使用，辦公條件進(jìn)入無紙化時代。但這些都不能忽視紙質(zhì)等載體所固有的功能。一方面，由于電子文件容易被修改、被刪除以及對讀取環(huán)境的依賴等特殊性質(zhì)，電子文件有必要進(jìn)行異質(zhì)保存；另一方面，檔案管理水平的限制，以及電子檔案法律依據(jù)的認(rèn)定存在著質(zhì)疑，紙質(zhì)文件和電子文件同時進(jìn)行整理歸檔也是必需的。因此，在較長的一段時期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件并存將是不容置疑的，但兩者并不是孤立的，而是要在兩者之間建立相互準(zhǔn)確可靠的標(biāo)識關(guān)系。

數(shù)字化檔案室建設(shè)方案范文第3篇

一、__年度階段性檔案工作小結(jié)半年工作回顧。

在縣委、縣政府的正確領(lǐng)導(dǎo)下，在省、市檔案局的關(guān)心指導(dǎo)下，縣檔案局按照“依法治檔、科技興檔、強化服務(wù)、發(fā)揮效益”的工作思路，緊緊圍繞縣委、縣政府的工作大局和工作重心，深入踐行科學(xué)發(fā)展觀，以資源建設(shè)為根本，以服務(wù)民生為主線，以安全管理為保障，以隊伍建設(shè)為動力，以奮力跨越為關(guān)鍵，加力提速全縣檔案事業(yè)發(fā)展步伐，積極為建設(shè)開放富裕文明幸福的美麗遂昌服務(wù)，全縣檔案工作取得了新的成績。

（一）檔案館新館建設(shè)項目。檔案局配合古院開發(fā)建設(shè)指揮部做好了檔案館新館建設(shè)項目前期工作，特別是在如何優(yōu)化內(nèi)部布局等方面提出了許多修改意見，力爭館藏面積占比最大化。目前，新館設(shè)計的建筑面積達(dá)6070平方米，其中檔案庫房2500平方米。11月12日，檔案館新館與“遂昌縣城市文化綜合體”項目之一進(jìn)行招投標(biāo)，預(yù)計年內(nèi)可以開工建設(shè)。

（二）實施檔案信息化建設(shè)。一是抓好了數(shù)字檔案室建設(shè)工作。該工作是市檔案局今年主抓的一項重要工作，并且作為考核任務(wù)要求各縣做好20家單位5萬條目錄的數(shù)字化歸檔工作。目前，遂昌縣已完成46家單位9萬條目錄數(shù)字化歸檔。二是啟動了館藏檔案的數(shù)字化加工工作。檔案局今年將利用率較高的婚姻登記檔案作為今年掃描的重點，預(yù)計可以完成15萬頁左右的檔案掃描成果。此項工作可以極大的提高檔案利用效率。三是做好了數(shù)字檔案的備份工作。針對檔案數(shù)字化過程中可能帶來的檔案信息泄露、刪除、篡改和檔案原件丟失、污染、破損等安全問題，為保證電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性，檔案局對50家單位的電子公文和民生業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行了數(shù)據(jù)備份。

（三）檔案事業(yè)“十二五”規(guī)劃中期評估工作。檔案局對照評估的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行了認(rèn)真的梳理，并對其中可能的扣分之處進(jìn)行了查漏補缺，為保證順利通過省、市檔案部門的評估打下基礎(chǔ)。

（四）做好了“平安浙江”（檔案部分）考核工作。檔案工作作為“平安浙江”考核內(nèi)容之一再次列入其中，為此，檔案局通過平時與省局積極溝通，目前，“平安浙江”（檔案部分）考核無大礙。

（五）切實加強檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)。繼續(xù)推行一線工作法，深入鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道、部門、企事業(yè)單位開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。一是創(chuàng)新方式，將業(yè)務(wù)指導(dǎo)與被指導(dǎo)單位各類會議相結(jié)合，如在組織部的夜學(xué)上由檔案局業(yè)務(wù)科長李紅送上檔案知識講解，既讓組織部的干部了解了檔案知識，又能在日常工作中將檔案工作融入其中。 又如在供銷總社的全體干部職工會議上送上針對基層供銷社檔案整理方案，為供銷總社整理基層供銷社的檔案奠定基礎(chǔ)。二是拓展檔案工作新領(lǐng)域。重點加強涉及民生問題領(lǐng)域的各行各業(yè)的檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)工作，今年共深入縣人力社保局、縣財政地稅局、人民銀行等30余家單位開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，指導(dǎo)整理文書檔案8510件、業(yè)務(wù)檔案650盒8000余卷，科技檔案80盒340件。三是對縣重點建設(shè)項目、重大活動檔案工作進(jìn)行了研究安排，提出了相關(guān)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的初步意見。四是完成了住房公積金檔案目標(biāo)管理省二級認(rèn)定前期工作，五是開展了銀泰房產(chǎn)、五聯(lián)通信等破產(chǎn)企業(yè)的檔案整理工作。

（六）積極做好各類目標(biāo)管理創(chuàng)建工作。一是積極做好省行政村示范（規(guī)范）檔案室創(chuàng)建工作，年初定好創(chuàng)建計劃和目標(biāo)，年中由分管領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)業(yè)務(wù)人員積極下鄉(xiāng)鎮(zhèn)和行政村進(jìn)行實地檢查指導(dǎo)，做到指導(dǎo)一個行政村就規(guī)范一個行政村，以點帶面有序提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)村檔案管理規(guī)范性和科學(xué)性，也為社會主義新農(nóng)村村級行政事務(wù)管理提供了有效服務(wù)。今年共創(chuàng)建上報兩個省級行政村示范檔案室和兩個省級行政村規(guī)范檔案室。二是積極做好示范（規(guī)范）化數(shù)字檔案創(chuàng)建工作，在結(jié)合市1+9+N數(shù)字檔案室的基礎(chǔ)上，將機關(guān)鄉(xiāng)鎮(zhèn)信息化工作做得好的檔案室上報示范（規(guī)范）化數(shù)字檔案室，共上報2家示范數(shù)字檔案室和21家規(guī)范數(shù)字檔案室。

（七）一如既往地開展編研工作。一是利用“中國遂昌”政府門戶網(wǎng)站編輯印發(fā)《今日要事集萃》（第6輯）,該資料共47萬余字，收集重要新聞844篇，圖片1255張。將__年“中國遂昌”政府門戶網(wǎng)站的重大新聞、事件、民俗、文化等要事的電子檔案轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案，便于 查閱利用和保存。二是配合遂昌縣史志辦公室做好《遂昌年鑒（20__、__）》——檔案工作部分內(nèi)容的編纂工作，共3859字。三是繼續(xù)貫徹市《麗水第一》檔案系列叢書編研發(fā)行會精神，動員各個單位積極上報“麗水第一”材料，爭進(jìn)《麗水第一》。截止10月底我局（館）已將征集到6個“麗水第一”材料上報至市檔案局。今年《麗水第一》第五輯已發(fā)放給副縣以上領(lǐng)導(dǎo)、各部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、企業(yè)和社區(qū)。

（八）是穩(wěn)步推進(jìn)了國家重點檔案的搶救和保護(hù)工作。在省局的重視下，今年檔案局要完成國家重點檔案---民國遂昌縣司法的搶救和保護(hù)工作，為此我局在先期制定的搶救方案下，穩(wěn)步推進(jìn)了該檔案所涉的1648卷檔案的搶救和保護(hù)工作。預(yù)計年內(nèi)可以完成。

（九）加強館內(nèi)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)。一是館藏檔案安全保管工作更加規(guī)范。嚴(yán)格按照《遂昌縣檔案局（館）消防安全管理制度》做好館藏檔案的日常安全保管工作，館藏檔案處于安全完好狀態(tài)。二是積極做好提供利用。負(fù)責(zé)提供利用的人員在具體工作中態(tài)度更加熱情周到，服務(wù)更加規(guī)范。目前，共接待查閱利用人員1168人次，提供利用檔案3512卷次，復(fù)印2770頁；檔案提供利用工作為領(lǐng)導(dǎo)決策、補辦養(yǎng)老保險、解決土地糾紛、補辦土地證、土地調(diào)查、縣志續(xù)編、補辦結(jié)婚證、校對工齡等提供了翔實可靠的依據(jù)。

（十）努力增強社會檔案意識。一是借助各種途徑，強化檔案宣傳。充分利用報道、廣播、電視等新聞媒介，積極傳遞檔案信息，普及檔案知識，宣傳檔案法律法規(guī)，擴(kuò)大檔案宣傳輻射面，提高檔案宣傳社會效果，努力提高社會公眾對檔案工作內(nèi)容和檔案社會作用的認(rèn)識，增強社會公眾遵守檔案法律法規(guī)的自覺性與主動性，積極營造全民知檔、用檔、建檔、護(hù)檔的社會氛圍。上半年向市政協(xié)提交《將村級檔案管理經(jīng)費納入新農(nóng)村資金預(yù)算的建議》與《建立食品安全誠信檔案盒監(jiān)管檔案的建議》兩個提案。二是借助黨校課堂，宣講檔案知識。4月份在縣第十四期縣管后備干部培訓(xùn)班安排了檔案知識專題講座，檔案工作納入縣委黨校教學(xué)課程。三是借助重大節(jié)日，宣傳檔案知識。6月9日是“國際檔案日”，為增強社會檔案意識，架設(shè)檔案部門與公眾交流的橋梁，促進(jìn)檔案資源的開發(fā)利用以及拓展檔案工作服務(wù)的空間和領(lǐng)域，遂昌縣檔案局高度重視，按照國家、省、市檔案部門的有關(guān)要求，科學(xué)制定方案，認(rèn)真組織策劃，圍繞“檔案在你身邊”這一主題，積極開展內(nèi)容豐富、形式多樣的“國際檔案日”宣傳活動。利用手機短信平臺向各級領(lǐng)導(dǎo)、市民發(fā)送宣傳短信。在抓好檔案業(yè)務(wù)工作的同時，注重檔案宣傳工作，積極報送檔案工作信息。半年來，按要求分別向縣委辦、縣政府辦及有關(guān)單位報送工作信息，及時反映當(dāng)前檔案工作最新動態(tài)。上年共報送檔案工作信息17條。四是借助珍貴館藏檔案，做好現(xiàn)有館藏發(fā)掘、利用工作。遂昌縣檔案局根據(jù)現(xiàn)有館藏資料中發(fā)掘的民國菜譜，精心發(fā)掘了《500道民國菜譜》一書，為我縣農(nóng)家樂發(fā)展，提供了新的賣點。縣主要領(lǐng)導(dǎo)都對這一菜譜的發(fā)掘作出了重要批示?？h委書記杜興林在縣政協(xié)八屆二次會議大會發(fā)言辦理表上批示：“此議題很好，深挖餐飲文化，有利于提升旅游檔次?？h檔案局有民國時期遂昌500道菜的菜譜，請文聯(lián)與之聯(lián)系挖掘；請宣傳部組織開展傳統(tǒng)菜譜燒制比賽，故為今用?！笨h長何衛(wèi)寧在縣政協(xié)八屆二次會議大會發(fā)言辦理表上批示：“__年《舌尖上的中國》是對遂昌優(yōu)質(zhì)農(nóng)產(chǎn)品和食材一次絕好的宣傳。請宣傳部牽頭，旅游、文化、農(nóng)業(yè)等部門配合，根據(jù)該發(fā)言的建議對策結(jié)合我縣豐富的節(jié)慶活動，抓緊挖掘研究餐飲和餐飲文化，改變我縣有好食材沒有好餐飲，有好文化沒有好故事的現(xiàn)狀，打造吃在遂昌的品牌?！蔽迨墙柚畔⑵脚_，抓好政府信息公開工作。堅持和完善政務(wù)公開、黨務(wù)公開和公用事業(yè)單位辦事公開制度，通過宣傳欄、簡報、網(wǎng)站等形式多渠道做好公開工作，努力提高公開的效果。3月1日，在全縣綜治工作會議上，檔案局榮獲縣平安創(chuàng)建工作先進(jìn)單位。

（十一）做好聯(lián)系鎮(zhèn)、村、學(xué)校各項相關(guān)階段性工作

根據(jù)縣委、縣政府工作安排，幫助、指導(dǎo)聯(lián)系鎮(zhèn)、村、學(xué)校做好基層基礎(chǔ)工作，為推進(jìn)遂昌縣“潔凈鄉(xiāng)村”、“紅提節(jié)”等各項階段性工作增加助推力。

數(shù)字化檔案室建設(shè)方案范文第4篇

（一）從載體形式上看，以傳統(tǒng)手工紙質(zhì)材料檔案為主

檔案載體大體經(jīng)歷了從甲骨、金石、竹簡到紙張等多次變革，從東漢時期改進(jìn)造紙術(shù)到今天，紙張作為信息的主要載體已有兩千多年的歷史。高校檔案，尤其是二級學(xué)院的檔案室的檔案基本上都是以紙質(zhì)、實物為主要載體。紙質(zhì)和實物載體檔案，直接決定了檔案保存的時間受到很大限制，不能長期保存。另外，也降低了檔案信息的利用率。二級學(xué)院作為高校教學(xué)單位，決定了從屬于二級學(xué)院的檔案室主要為教學(xué)服務(wù)，同時兼顧科研、管理服務(wù)。具體而言，在檔案材料方面，主要以學(xué)生的學(xué)業(yè)考試材料的存檔管理為主，同時包括教師科研及管理材料。而學(xué)生的學(xué)業(yè)考試材料又占所存檔案材料的絕大多數(shù)，包括學(xué)生每個學(xué)期末的考試材料和學(xué)生在第四學(xué)年的學(xué)位論文和實習(xí)材料。學(xué)生在學(xué)期末的考試材料存檔主要以教學(xué)班為單位，一個教學(xué)班一個檔案盒，如果材料太多一個檔案盒放不下，要兩個檔案盒存放。而一個教學(xué)班的單門科目的考試存檔材料主要包括存檔標(biāo)示、存檔脊背、考試考核方案、試題（試卷）材料、審查表、原始成績報告單、原始成績分析報告、學(xué)業(yè)成績報告單、平時成績材料（支撐材料一般保存5-10份）。學(xué)生的學(xué)位論文存檔材料一般包括論文、過程指導(dǎo)表格等。過程指導(dǎo)表格又包括本科畢業(yè)論文（設(shè)計）備選題目審批表（教師用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）工作記錄封面、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）選題申請表（學(xué)生用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）任務(wù)下達(dá)書、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）文獻(xiàn)綜述（學(xué)生用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）開題報告書（學(xué)生用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）選題變更審批表（教師用表）、畢業(yè)論文（設(shè)計）選題落實情況統(tǒng)計表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）中期檢查及指導(dǎo)記錄表（教師用表）、畢業(yè)論文（設(shè)計）書面成績評分參考標(biāo)準(zhǔn)（教師用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）指導(dǎo)教師評分表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）評閱人評分表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）答辯記錄表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）答辯成績標(biāo)準(zhǔn)、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）答辯成績評分表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）成績評定書、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）成績匯總表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）公開發(fā)表情況統(tǒng)計表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）質(zhì)量評估標(biāo)準(zhǔn)、本科畢業(yè)論文（設(shè)計）管理工作評價表等：（個表格，每個學(xué)生平均：,頁左右。在以上這些材料中，絕大多數(shù)二級學(xué)院觀念陳舊，以紙質(zhì)材料存檔為主，以電子信息存檔的占極少數(shù)。紙質(zhì)材料存檔有諸多弊端。首先，紙質(zhì)材料不易長時保存，保存時間一般8至10年，超過10年的都要銷毀。其次紙質(zhì)材料查閱困難，利用效率低；再次，紙質(zhì)材料檔案占用空間極大，存放困難。高校二級學(xué)院一般都是臨時把一些空房間利用起來作為檔案室，空間有限。再加上紙質(zhì)材料檔案占有一定空間，且每個學(xué)期都要新存入大量的學(xué)生學(xué)業(yè)考試材料，所以一般檔案室只存放近兩至三年的檔案材料，其余的都堆放在其他地方。這些都決定了傳統(tǒng)以紙質(zhì)材料管理檔案的方式落后了，必須用更先進(jìn)的方式來代替它。

（二）資金相對短缺，硬件建設(shè)不夠，信息化程度低

高校二級學(xué)院的檔案室建設(shè)，大都面臨著資金相對短缺的困難。場所大都是由學(xué)院提供，一兩臺計算機，計算機的作用主要是用來打印，其他硬件建設(shè)根本談不上，更不要談什么信息化了。這也是二級檔案室主要以紙質(zhì)檔案材料為主的主要原因所在。不難看出，要加快檔案信息化發(fā)展，困難是資金。只有資金充裕，才能加強檔案的信息化建設(shè)，才能購置計算機、路由器、掃描儀、縮微設(shè)備等，開通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行信息安全防護(hù)等。有了這些設(shè)備，才能把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息檔案，進(jìn)一步促進(jìn)二級學(xué)院檔案管理的信息化發(fā)展。

（三）管理人員復(fù)雜，檔案管理規(guī)范化程度不夠

高校檔案管理的信息化對檔案管理人員要求比較高，不僅需要有專門而系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識，而且還要有信息化方面的技能。而現(xiàn)下高校普遍缺乏高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人員，就更不要說什么二級學(xué)院了。這些二級學(xué)院的檔案室管理員大都是半路出家，或者直接從專任教師轉(zhuǎn)來，或者是由一些教學(xué)水平排后的教師轉(zhuǎn)來，亦或者是由課時較少的教師臨時借調(diào)兼任，情況比較復(fù)雜。二級學(xué)院檔案室管理人員專業(yè)素養(yǎng)低，直接導(dǎo)致了檔案管理規(guī)范化程度不夠。就紙質(zhì)檔案材料而言，首先是體式不一，有的是手寫體，有的是打印體。其次，紙張大小不一。這具體體現(xiàn)在學(xué)生的平時成績支撐材料上，紙張大小不一，非常不美觀，不整齊。就電子檔案來說，沒有進(jìn)行分類保管，到處亂存，更談不上什么保密措施了。

二、信息化背景下高校二級學(xué)院檔案管理的新舉措

（一）從手工到現(xiàn)代，從紙質(zhì)到數(shù)字化

首先，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)工作的改變，真正做到從手工到現(xiàn)代的轉(zhuǎn)變。二級學(xué)院傳統(tǒng)的材料立卷歸檔，大多是手工和打印紙質(zhì)稿相結(jié)合，一些材料必須要打印紙質(zhì)稿，然后再手工簽字蓋章。在完成這些后，再立卷、歸檔，勞動強度比較大，且周期長。必須改變這種手工與打印紙質(zhì)稿相結(jié)合的現(xiàn)狀，真正實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的現(xiàn)代化處理。具體而言，就是利用網(wǎng)絡(luò)，將相關(guān)電子信息檔案輸入到計算機中，針對檔案信息的保密程度的不同，為不同人群設(shè)置一定的權(quán)限（絕對保密性的檔案信息設(shè)置為禁止查閱，一般保密性的檔案信息設(shè)置為驗證查閱，可以公開的檔案信息不設(shè)置查閱權(quán)限，對大眾公開查閱），這樣，可以方便不同的部門及人員查閱相關(guān)檔案文件信息。其次，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式的改變，真正做到從紙質(zhì)到數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。檔案信息的數(shù)字化就是指利用當(dāng)前先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)將紙質(zhì)形式等載體方式存儲的信息轉(zhuǎn)化為可直接被計算機利用識別的形式，從而實現(xiàn)對數(shù)字化信息的合理有效的管理和利用。傳統(tǒng)的檔案工作是對實體檔案進(jìn)行管理，而在數(shù)字化檔案管理中，檔案的管理完全虛擬化。信息的存取，按照設(shè)立的軟件程序進(jìn)行整理、排序，然后輸出。具體而言，對于二級學(xué)院的學(xué)生考試材料，學(xué)生考試試卷直接通過掃描的形式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式，而其他的相關(guān)材料只需要收集電子稿就可以了，然后再分門別類以學(xué)年、學(xué)期、科目等逐漸縮小的目錄文件保存并上傳就可以了。而對于學(xué)生的畢業(yè)論文和實習(xí)材料，把打印紙質(zhì)稿的過程直接省略，只保存電子稿就可以了。也可以把紙質(zhì)版的材料保存份，如果上級檢查，可以把這,)份給他們。當(dāng)然，檢查人員也可以直接到網(wǎng)上查閱。這樣，既節(jié)約了紙張等打印的辦公經(jīng)費，也節(jié)約了存放紙質(zhì)材料檔案的空間，可謂一舉兩得。

（二）大力加強二級學(xué)院的軟硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)

首先，加大資金投入，加快軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。軟件基礎(chǔ)設(shè)施是指必須開通網(wǎng)絡(luò)，即開通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部互聯(lián)網(wǎng)。硬件基礎(chǔ)設(shè)施是指必須購置先進(jìn)的數(shù)字化的技術(shù)設(shè)備，像圖文影像掃描儀，數(shù)字化的音像制作系統(tǒng)、服務(wù)器、存儲設(shè)備等，這是提高檔案信息化的必要工具。其次，加強二級學(xué)院的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)。對于作為高校檔案館的組成部分、為教學(xué)單位服務(wù)的定位而言，二級學(xué)院檔案室可以直接利用高校檔案館的數(shù)據(jù)庫，成為學(xué)校數(shù)據(jù)庫的一個分支和組成部分，這就對高校檔案館的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)提出了更高的要求。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)，加強檔案管理規(guī)范化建設(shè)

二級學(xué)院檔案室加強檔案管理規(guī)范化建設(shè)，加速培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案專業(yè)管理人才是核心所在。二級學(xué)院檔案室的電子文件歸檔、電子檔案保存及開發(fā)利用等，都需要專業(yè)管理人員。二級學(xué)院檔案室的信息化建設(shè)是建立在檔案學(xué)與計算機科學(xué)專業(yè)基礎(chǔ)之上的。他們既應(yīng)該具有專業(yè)的檔案學(xué)知識，也應(yīng)該掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。為了提高高校二級學(xué)院檔案室管理人員的素質(zhì)，應(yīng)加強對管理人員的再教育和再培訓(xùn)，使其掌握專業(yè)而系統(tǒng)的檔案學(xué)和電子信息學(xué)知識，從而為二級學(xué)院檔案室的檔案信息化程度的提高提供人員方面的支持。同時，也只有管理人員的素質(zhì)上去了，檔案管理的規(guī)范化建設(shè)才能成為可能。

數(shù)字化檔案室建設(shè)方案范文第5篇

[關(guān)鍵詞]社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)；公共衛(wèi)生檔案管理

社區(qū)公共衛(wèi)生檔案是指社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心在公共衛(wèi)生服務(wù)活動中形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公共衛(wèi)生檔案是醫(yī)療衛(wèi)生檔案的重要組成部分，在開展社區(qū)醫(yī)療、預(yù)防、保健、康復(fù)、健康教育、計劃生育技術(shù)指導(dǎo)等“六位一體”的服務(wù)中具有十分重要的作用。本文作者結(jié)合工作實踐，對社區(qū)公衛(wèi)檔案管理進(jìn)行探索，得到以下幾點認(rèn)識。

一、準(zhǔn)確區(qū)分社區(qū)公衛(wèi)檔案的內(nèi)容分類

社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心一般與基層醫(yī)院、衛(wèi)生院實行“院站一體化管理”，社區(qū)公衛(wèi)檔案納入社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的總體分類方案和歸檔范圍。社區(qū)公衛(wèi)檔案主要由疾病預(yù)防控制類、衛(wèi)生監(jiān)督類、婦幼保健類等組成，分別列入分類方案的一級類目設(shè)置。（一）疾病預(yù)防控制類包括：疫情、急性傳染病、免疫預(yù)防、艾滋病傳染性皮膚病、消毒與病媒、慢性傳染病、慢性非傳染性疾病、死因監(jiān)督、人口監(jiān)測、慢病監(jiān)測、地方病、寄生蟲病、學(xué)生常見病、健康教育等。（二）衛(wèi)生監(jiān)督類包括：建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道公共衛(wèi)生站所的機構(gòu)設(shè)置、職能、人員、經(jīng)費等文件，衛(wèi)生監(jiān)測檢查員的聘任、培訓(xùn)、考核材料，衛(wèi)生監(jiān)督所沒有歸檔保管的本地相對管理人名冊、經(jīng)常性衛(wèi)生監(jiān)督檢查指導(dǎo)材料，群眾投訴舉報登記本和協(xié)查材料。（三）婦幼保健類包括：婦女保健、兒童保健工作材料。

二、嚴(yán)格社區(qū)公共檔案的整理質(zhì)量

社區(qū)公共檔案的整理具體由各社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的公衛(wèi)科負(fù)責(zé)，公衛(wèi)科長為第一責(zé)任人，具體整理工作由科室兼職檔案員負(fù)責(zé)，科室其他人員完成各自分管業(yè)務(wù)材料形成后的初步整理。按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求，社區(qū)公衛(wèi)檔案首先區(qū)分年度，年度下按疾病預(yù)防控制類、衛(wèi)生監(jiān)督類、婦幼保健類分類，再區(qū)分內(nèi)容按問題排列，按“件”整理裝訂。需要注意的問題：由于公衛(wèi)檔案形成的特殊性，有些“件”頁數(shù)較多，如登記本（冊），為保持文件的內(nèi)在歷史聯(lián)系，均應(yīng)以一本（冊）為單位裝訂為一件，維持登記本（冊）的封面等原始面貌，每件內(nèi)頁均打印頁碼，件內(nèi)設(shè)置目錄以方便查找利用（特種載體另按要求整理歸檔）。

根據(jù)科室兼職檔案員較為熟悉業(yè)務(wù)工作的特點，歸檔文件的分類、整理、裝訂、排列、編號、編目、目錄的著錄一般由公衛(wèi)科兼職檔案員負(fù)責(zé)，根據(jù)中心檔案室提供的EXCEL表格樣式進(jìn)行著錄，著錄的標(biāo)準(zhǔn)同中心檔案室的要求一致。著錄完畢后由中心檔案員審核，并導(dǎo)入檔案室的專門檔案管理系統(tǒng)（龍宇數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)單機版，如是網(wǎng)絡(luò)版就直接著錄到檔案管理系統(tǒng)中）。中心檔案室在檔案裝訂前負(fù)責(zé)對永久、30年保管期限的社區(qū)公衛(wèi)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。

三、強調(diào)社區(qū)公衛(wèi)檔案的保管要求

鑒于社區(qū)公衛(wèi)檔案內(nèi)容的特殊性，上一年形成的檔案與下一年的工作密切相關(guān)，時常要查閱或參考，形成材料的科室利用檔案很頻繁。借鑒會計檔案形成后隔年移交的方法，社區(qū)公衛(wèi)檔案采取在公衛(wèi)科先暫存一年后，于次年一季度向中心檔案室移交統(tǒng)一保管。中心為公衛(wèi)科配備標(biāo)準(zhǔn)檔案柜用于一年暫存期檔案的保管，明確檔案保管責(zé)任以及平時借閱利用登記制度，特別注意社區(qū)公衛(wèi)檔案涉及到疫情、傳染病、艾滋病、死因、人口監(jiān)測等管理，具有一定的保密性，一般只有本公衛(wèi)科工作人員因工作需要可以借閱利用社區(qū)公衛(wèi)檔案，其他人員利用須經(jīng)得中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按制度辦理借閱手續(xù)方可利用；強調(diào)社區(qū)公衛(wèi)檔案一律不出借原件，以確保檔案的安全。

四、注重社區(qū)公衛(wèi)檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)及考核

市衛(wèi)生局每年負(fù)責(zé)邀請市檔案局業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)人員對各社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)；每年要求中心檔案員完成省級檔案繼續(xù)教育培訓(xùn)，不斷提高檔案業(yè)務(wù)水平。如有檔案員更換，則當(dāng)年度必須參加省檔案管理崗位培訓(xùn)取得上崗證。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案員負(fù)責(zé)對公衛(wèi)科檔案整理的監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以及年終對公衛(wèi)科檔案工作的檢查評分。

市檔案局將社區(qū)公衛(wèi)檔案工作列入社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心爭創(chuàng)市級“合格檔案室”的要求；市衛(wèi)生局將檔案工作的考核列入對各社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心年度目標(biāo)責(zé)任制的考核，尤以對公衛(wèi)檔案的考核為重，與獎懲密切掛勾，年終評選系統(tǒng)檔案工作先進(jìn)單位和先進(jìn)個人；各社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心也將社區(qū)公衛(wèi)檔案管理列入中心目標(biāo)責(zé)任制考核的內(nèi)容，形成環(huán)環(huán)相扣、層層負(fù)責(zé)的良好局面，促使社區(qū)公衛(wèi)檔案得到較好的管理。

五、社區(qū)公衛(wèi)檔案管理的成效以及存在的問題