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編者按：本論文主要從現(xiàn)階段勘察設(shè)計(jì)單位內(nèi)部控制制度存在的主要問題；建立健全勘察設(shè)計(jì)單位內(nèi)部控制制度的策略等進(jìn)行講述，包括了內(nèi)部控制環(huán)境相對較差、預(yù)算未能充分發(fā)揮有效作用、財(cái)務(wù)人員的專業(yè)局限性導(dǎo)致內(nèi)部控制流于形式、內(nèi)部監(jiān)督失靈或沒有內(nèi)部監(jiān)督、改善單位內(nèi)部控制環(huán)境,提高管理者內(nèi)控意識、加強(qiáng)預(yù)算管理體系建設(shè)、建立企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一的風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)體系等，具體資料請見：

【摘要】2008年以來,全球金融危機(jī)對實(shí)體經(jīng)濟(jì)形成巨大沖擊,市場競爭更為激烈和殘酷。企業(yè)要想生存或發(fā)展,就應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)企業(yè)管理,其中一個(gè)重要方面就是內(nèi)部控制,要盡最大可能提高工作效率,管理各類風(fēng)險(xiǎn)。而信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用也為加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。國內(nèi)勘察設(shè)計(jì)雖然已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)化管理,但在內(nèi)部控制上還存在較多問題。本文首先分析了勘察設(shè)計(jì)單位現(xiàn)階段內(nèi)部控制制度所存在的主要問題,然后指出建立健全勘察設(shè)計(jì)單位內(nèi)部控制制度的策略。

【關(guān)鍵詞】內(nèi)部控制勘察設(shè)計(jì)預(yù)算

一、現(xiàn)階段勘察設(shè)計(jì)單位內(nèi)部控制制度存在的主要問題

1、內(nèi)部控制環(huán)境相對較差

內(nèi)部控制環(huán)境是指構(gòu)成一個(gè)組織的內(nèi)部控制氛圍,反映組織內(nèi)部人員特別是管理層對內(nèi)部控制的態(tài)度,是內(nèi)部控制其他組成要素的基礎(chǔ)。目前,勘察設(shè)計(jì)單位管理者對內(nèi)部控制認(rèn)識不夠,更有甚者認(rèn)為內(nèi)部控制只是為了應(yīng)付上級的要求而制定的條條框框。尤其是單位的領(lǐng)導(dǎo)把建立健全內(nèi)控機(jī)構(gòu)簡單地理解為各種規(guī)章制度的制定、裝訂、匯總,認(rèn)為做了整章建制方面的工作就等于建立了內(nèi)控機(jī)制,而忽視了內(nèi)部控制是一種業(yè)務(wù)運(yùn)作過程中環(huán)環(huán)相扣、監(jiān)督制約的動態(tài)機(jī)制。因而往往是行政命令代替制度政策,只強(qiáng)調(diào)上下級行政關(guān)系,忽視了權(quán)力的相互制衡,用一般財(cái)經(jīng)規(guī)章制度代替內(nèi)控制度,只重視資金使用的方向性,忽視了資金使用的程序性和效果。

2、預(yù)算未能充分發(fā)揮有效作用

預(yù)算管理是勘察設(shè)計(jì)單位實(shí)行內(nèi)部控制建設(shè)的重要組成部分,但目前大多數(shù)勘察設(shè)計(jì)單位缺乏預(yù)算管理的理念。一些領(lǐng)導(dǎo)把財(cái)務(wù)計(jì)劃與預(yù)算管理混為一談,認(rèn)為有了財(cái)務(wù)計(jì)劃就是實(shí)行了預(yù)算管理;也有些領(lǐng)導(dǎo)想實(shí)行預(yù)算管理,但由于方法不當(dāng),使預(yù)算管理的作用發(fā)揮的不充分。

同時(shí),現(xiàn)階段,由于勘察設(shè)計(jì)單位資金來源的多元化、成本構(gòu)成中人力設(shè)計(jì)成本占絕大比重,使得監(jiān)督難以到位,部門預(yù)算不能對單位的全年財(cái)務(wù)收支有硬性約束,預(yù)算執(zhí)行失控。究其原因,一是單位預(yù)算的范圍有限,尚未涵蓋單位全部財(cái)務(wù)收支事項(xiàng)。許多部門單位預(yù)算執(zhí)行結(jié)果是超預(yù)算,但總有辦法在部門預(yù)算之外解決,使得部門預(yù)算的權(quán)威性和約束力受損。二是部門預(yù)算的追加項(xiàng)目仍有很多。目前,雖然勘察設(shè)計(jì)單位大多實(shí)行了部門預(yù)算制度,預(yù)算之外的追加調(diào)整項(xiàng)目仍然很多。追加項(xiàng)目越多,則預(yù)算的隨意性越大,權(quán)威性和約束力就越差。三是部門預(yù)算沒有在單位內(nèi)部按組織體系進(jìn)行細(xì)化。雖然上級主管部門對部門單位有了預(yù)算,但部門單位內(nèi)部并沒有按組織結(jié)構(gòu)對預(yù)算進(jìn)行分解細(xì)化,仍是“實(shí)報(bào)實(shí)銷”。也就是說,上級主管部門對部門單位有了預(yù)算約束,但部門單位內(nèi)部并沒有對各處室人員的責(zé)任預(yù)算約束,其結(jié)果只能是總量超預(yù)算。

3、財(cái)務(wù)人員的專業(yè)局限性導(dǎo)致內(nèi)部控制流于形式

目前,隨著勘察設(shè)計(jì)領(lǐng)域的不斷擴(kuò)展,勘察設(shè)計(jì)企業(yè)項(xiàng)目繁多且各項(xiàng)目間差異性較大,舉某電力設(shè)計(jì)企業(yè)為例,其具有工程勘察設(shè)計(jì)、造價(jià)咨詢、環(huán)境影響評價(jià)、工程總承包、工程咨詢、工程監(jiān)理、測繪及海洋工程等甲級證書和對外經(jīng)營權(quán)的獨(dú)立法人,主要承擔(dān)電力系統(tǒng)規(guī)劃、設(shè)計(jì),國(境)內(nèi)外火電、核電、超高壓送變電工程(含配套工程)的勘測設(shè)計(jì)、咨詢、監(jiān)理、環(huán)境影響評價(jià),巖土工程和工程總承包,甲級建筑設(shè)計(jì),施工圖審圖等,是一個(gè)綜合性、多功能的大型設(shè)計(jì)院。但是,財(cái)務(wù)人員在設(shè)計(jì)技術(shù)方面存在不足,對現(xiàn)場也不熟悉,加之設(shè)計(jì)現(xiàn)場隨時(shí)發(fā)生變化、會計(jì)期末對項(xiàng)目工程設(shè)計(jì)現(xiàn)場的未完設(shè)計(jì)盤點(diǎn)往往流于形式,使得設(shè)計(jì)成本與實(shí)際難以配比,財(cái)務(wù)部門核算時(shí)只能按照設(shè)計(jì)部門提供的資料核算,造成設(shè)計(jì)產(chǎn)品成本很難確定。

4、內(nèi)部監(jiān)督失靈或沒有內(nèi)部監(jiān)督

很多勘察設(shè)計(jì)單位內(nèi)部設(shè)有內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)或?qū)徲?jì)部,對內(nèi)部審計(jì)不夠重視,內(nèi)部審計(jì)人員的工作常常是走馬觀花,很少進(jìn)行真正意義上的審計(jì),往往是遵循領(lǐng)導(dǎo)的意愿,審計(jì)部門形同虛設(shè)。有的單位內(nèi)審由財(cái)務(wù)人員兼職,出現(xiàn)自己審計(jì)自己的現(xiàn)象,相當(dāng)多的企業(yè)對建立內(nèi)部監(jiān)督不夠重視,內(nèi)部管理體系殘缺不全,有關(guān)內(nèi)容不夠合理或流于形式,失去了應(yīng)有的剛性和嚴(yán)肅性。同時(shí),還有的單位把內(nèi)部控制看作是一種復(fù)核機(jī)制,將控制的有效性體現(xiàn)在懲罰力度上,以罰代控。

二、建立健全勘察設(shè)計(jì)單位內(nèi)部控制制度的策略

1、改善單位內(nèi)部控制環(huán)境,提高管理者內(nèi)控意識

任何企業(yè)的控制活動都存在于一定的控制環(huán)境中,控制環(huán)境的好壞直接影響到企業(yè)內(nèi)部控制的貫徹和執(zhí)行,以及企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)和整體戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。企業(yè)要?jiǎng)?chuàng)造積極的控制環(huán)境,使整個(gè)組織中的員工具有控制覺悟和自覺的控制態(tài)度,特別是管理者要積極地進(jìn)行控制。控制系統(tǒng)越完善,管理者實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)越容易,同時(shí),管理者就可以獲得豐厚的報(bào)酬;控制得不好,企業(yè)目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn),就應(yīng)該由管理者來承擔(dān)責(zé)任。所以必須使管理者具有提高管理水平,加強(qiáng)內(nèi)部控制的動力和壓力,促使管理者真正提高對內(nèi)部控制的重視。改善企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境要做好如下幾個(gè)方面的工作:一是完善公司治理結(jié)構(gòu),提高內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)意識。勘察設(shè)計(jì)單位要建立由院長、黨委書記、副院長、處長、支部書記、科長、科員等組成的治理結(jié)構(gòu),并在此之下制定相應(yīng)的內(nèi)部控制制度。如日常經(jīng)營活動由勘察設(shè)計(jì)單位自行進(jìn)行,集團(tuán)公司統(tǒng)一部署年度財(cái)務(wù)報(bào)告編制,大額資金由集團(tuán)公司集中管理,少額資金自行管理;每季度預(yù)申請用款額度,每月正式申請,每月下?lián)?收到設(shè)計(jì)費(fèi)上劃入集團(tuán)公司賬戶;集團(tuán)公司分回銀行存款利息及相應(yīng)的投資收益。二是在勘察設(shè)計(jì)單位內(nèi)部設(shè)立審計(jì)委員會或?qū)徲?jì)處,保證其應(yīng)有的獨(dú)立性,從而保障內(nèi)部控制制度的執(zhí)行力度。三是勘察設(shè)計(jì)單位要注重單位文化建設(shè),制定和實(shí)施有利于可持續(xù)發(fā)展的人力資源政策。

2、加強(qiáng)預(yù)算管理體系建設(shè)

一是充分認(rèn)識預(yù)算管理在企業(yè)管理中的重要地位。預(yù)算管理作為一種責(zé)權(quán)利控制管理,它不只是財(cái)務(wù)部門的管理,而是企業(yè)綜合的、全面的管理,是具有全面控制約束力的一種機(jī)制安排?？辈煸O(shè)計(jì)單位的經(jīng)營者要充分認(rèn)識預(yù)算管理在現(xiàn)代企業(yè)管理中的戰(zhàn)略地位,首先必須深入理解預(yù)算管理在現(xiàn)代企業(yè)管理中的作用;其次明確預(yù)算管理的戰(zhàn)略性定位,即一方面加強(qiáng)預(yù)算管理的可操作性,另一方面提高預(yù)算管理對戰(zhàn)略的調(diào)整作用。只有這樣,企業(yè)的經(jīng)營行為、管理行為以及員工個(gè)人行為才能在認(rèn)識上形成一致,才能使預(yù)算管理成為規(guī)范企業(yè)日常經(jīng)營管理活動的準(zhǔn)繩。

二是要嚴(yán)格執(zhí)行與監(jiān)督,實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理控制的有效性。預(yù)算的編制僅僅是預(yù)算管理的開始,預(yù)算作為一種價(jià)值化的目標(biāo)管理體系,關(guān)鍵在于對預(yù)算執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行跟蹤、分析和考核。預(yù)算一經(jīng)確定,勘察設(shè)計(jì)單位的執(zhí)行機(jī)構(gòu)就要按照預(yù)算的具體要求嚴(yán)格執(zhí)行,對預(yù)算執(zhí)行的情況要實(shí)施跟蹤控制管理,對每月、季度預(yù)算執(zhí)行的情況進(jìn)行分析,及時(shí)反映預(yù)算執(zhí)行情況?？己耸窃u價(jià)企業(yè)及其內(nèi)部各部門業(yè)績的尺度,考核與獎(jiǎng)懲是預(yù)算管理工作的生命線。所以要實(shí)行獎(jiǎng)勤罰懶,調(diào)動職員的積極性,激勵(lì)職員共同努力,確保企業(yè)目標(biāo)的最終實(shí)現(xiàn)。具體來說,勘察設(shè)計(jì)單位可采取的對策是:第一,將預(yù)算控制融入日常財(cái)務(wù)控制中,如報(bào)銷按預(yù)算內(nèi)外進(jìn)行分類,執(zhí)行不同的審批流程;第二,嚴(yán)格按預(yù)算制度執(zhí)行并進(jìn)行數(shù)據(jù)分析考核。要求單位每月召開經(jīng)濟(jì)活動分析會,對本單位月度預(yù)算指標(biāo)控制偏差進(jìn)行量化分析、講評,并將結(jié)果反饋到預(yù)算管理部門財(cái)務(wù)部。對召開經(jīng)濟(jì)活動分析會的時(shí)效性進(jìn)行考核,優(yōu)劣排隊(duì)打分,納入公司的月度考核中。

3、建立企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一的風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)體系

每個(gè)企業(yè)都面臨來自內(nèi)部和外部的不同風(fēng)險(xiǎn),對此必須適時(shí)加以預(yù)測評估,找出應(yīng)對措施,加以規(guī)避與化解。風(fēng)險(xiǎn)控制是企業(yè)內(nèi)部控制的核心,因此,企業(yè)的內(nèi)部控制必須有的放矢,針對風(fēng)險(xiǎn)而設(shè)計(jì)。內(nèi)部控制框架應(yīng)在提出的控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評估、控制活動、信息與溝通、監(jiān)督五要素的基礎(chǔ)上,將原有風(fēng)險(xiǎn)評估這一要素發(fā)展為目標(biāo)設(shè)定、事項(xiàng)識別、風(fēng)險(xiǎn)評估和風(fēng)險(xiǎn)反映四個(gè)要素,使風(fēng)險(xiǎn)評估要素更加突出化、適時(shí)化。

現(xiàn)代勘察設(shè)計(jì)單位面臨的經(jīng)濟(jì)環(huán)境日益復(fù)雜,作為由眾多部門、子公司等組成的勘察設(shè)計(jì)單位所面臨的風(fēng)險(xiǎn)較之單個(gè)勘察設(shè)計(jì)企業(yè)更加復(fù)雜。因此,有必要建立統(tǒng)一的風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)體系來評價(jià)控制整個(gè)企業(yè)的總風(fēng)險(xiǎn)。為此,總的勘察設(shè)計(jì)單位應(yīng)在董事會下設(shè)立一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)管理部門,制定適用于各企業(yè)、部門的風(fēng)險(xiǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)和總的政策,在這些政策和標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)下,各企業(yè)、部門可根據(jù)自己的實(shí)際情況確立具體的風(fēng)險(xiǎn)管理準(zhǔn)則,以此進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、風(fēng)險(xiǎn)識別、風(fēng)險(xiǎn)分析、風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)處理等。全面防范和有效控制可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn),以實(shí)現(xiàn)勘察設(shè)計(jì)單位的經(jīng)營目標(biāo)和戰(zhàn)略。

4、建立企業(yè)有效風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng),增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識

在上述建立勘察設(shè)計(jì)單位內(nèi)部統(tǒng)一的風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)體系的同時(shí),勘察設(shè)計(jì)單位要建立企業(yè)有效風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng),在當(dāng)前金融危機(jī)背景之下,這點(diǎn)顯得更為必要。這主要涉及以下兩方面的工作。首先,要利用風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制在勘察設(shè)計(jì)企業(yè)內(nèi)部形成一個(gè)完整的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警治理結(jié)構(gòu),通過其內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)來控制風(fēng)險(xiǎn),實(shí)行事前控制。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警治理結(jié)構(gòu)的成員包括勘察設(shè)計(jì)單位的經(jīng)營者、風(fēng)險(xiǎn)管理專家、部門管理人員和內(nèi)部審計(jì)人員,他們根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)管理指令和控制來完成各自的工作,保證預(yù)警分析工作的持續(xù)性和經(jīng)常性。其次,在建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警治理機(jī)構(gòu)的同時(shí),為使風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和管理有效地結(jié)合在一起,應(yīng)該在信息管理系統(tǒng)中建立風(fēng)險(xiǎn)管理信息系統(tǒng)。風(fēng)險(xiǎn)管理信息系統(tǒng)可以克服信息的不對稱,認(rèn)識并處理現(xiàn)實(shí)或潛在的偶然損失,降低風(fēng)險(xiǎn)成本,其主要負(fù)責(zé)信息的收集、分析和報(bào)告。收集的信息包括企業(yè)提供的財(cái)務(wù)信息以及從其他渠道獲取的信息,并由風(fēng)險(xiǎn)管理人員及時(shí)分析系統(tǒng)收集的信息,列出勘察設(shè)計(jì)企業(yè)當(dāng)前面臨的和潛在的風(fēng)險(xiǎn),以合理的報(bào)告形式傳遞給上級主管部門或董事會。

5、完善單位的內(nèi)部審計(jì)

要檢驗(yàn)勘察設(shè)計(jì)單位內(nèi)部控制制度是否被切實(shí)有效地執(zhí)行,內(nèi)部控制就必須被監(jiān)督,一方面是由各單位內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)來監(jiān)督,充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的職能,對管理控制和會計(jì)控制調(diào)查,評價(jià)制度設(shè)計(jì)的效果及其實(shí)施的有效程度,從而保證內(nèi)部控制制度更加完善嚴(yán)密;另一方面應(yīng)由外部具有一定資格的中介機(jī)構(gòu)或政府指定的財(cái)政、審計(jì)部門來監(jiān)督、檢查內(nèi)控制度的執(zhí)行情況。