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一、檔案數(shù)字化存在的問題

為什么會(huì)出現(xiàn)檔案數(shù)字化“前處理”階段呢？通過近幾年城建檔案數(shù)字化探索和實(shí)踐，我們感到：檔案數(shù)字化方便檔案的收集、保管和利用，是檔案工作現(xiàn)代化在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必由之路，也是深化檔案社會(huì)化服務(wù)的必然要求，但不能一蹴而就、一步到位，這是因?yàn)椋?/p>

1.資金短缺。

各縣城建檔案數(shù)字化建設(shè)的撥款有多有少，普遍撥款不足，滿足不了實(shí)行城建檔案數(shù)字化必須添置一定數(shù)量計(jì)算機(jī)及其輔助設(shè)備的資金需求。如按常規(guī)我館一年財(cái)政撥款為5萬元，包括檔案維護(hù)費(fèi)及日常其他費(fèi)用，而購買一臺(tái)一般的文書掃描儀就要3～8萬元。資金緊缺成了開展檔案數(shù)字化建設(shè)的瓶頸。

2.基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)落后。

缺少硬件設(shè)備或者現(xiàn)有設(shè)備老舊，不能適應(yīng)數(shù)字化技術(shù)對(duì)數(shù)字處理的要求。如我館用于數(shù)字化建設(shè)的電子計(jì)算機(jī)只有4臺(tái)，這些計(jì)算機(jī)年齡在6～8歲左右。這種現(xiàn)象在縣級(jí)城建檔案普遍存在。

3.專業(yè)人員整體水平不高。

像我們這種基層城建檔案館，從業(yè)人員中檔案專業(yè)出身的較少，更不用說既有檔案專業(yè)又具有現(xiàn)代化技術(shù)的復(fù)合型人才了。城建檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)跨學(xué)科、多專業(yè)、涉及面廣的復(fù)雜系統(tǒng)工程，檔案管理人員的素質(zhì)影響整個(gè)城建檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。

4.館藏檔案實(shí)體不夠規(guī)范。

目前縣級(jí)城建檔案中的多數(shù)工程檔案是由施工單位進(jìn)行編制，由于施工單位一般注重施工質(zhì)量及安全，對(duì)于檔案的編制，多數(shù)是臨時(shí)指派些未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的人員來做，使報(bào)送的檔案質(zhì)量較低，在檔案數(shù)字化建設(shè)中對(duì)這些檔案要重新進(jìn)行整理加工。

5.各檔案館大多存在著一定的信息安全隱患。

城建檔案的數(shù)字化管理，主要依賴于強(qiáng)大而穩(wěn)定的局域網(wǎng)作為技術(shù)支持,但由于計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客等攻擊，以及局域網(wǎng)運(yùn)行的不穩(wěn)定性，都對(duì)電子檔案的安全保管和長期保存帶來很大威脅。

二、解決檔案數(shù)字化問題的辦法

資金、設(shè)施、技術(shù)、規(guī)范、安全是要實(shí)現(xiàn)城建檔案數(shù)字化必須解決的五個(gè)實(shí)際問題。盡管困難重重，但也不是不能攻克,關(guān)鍵是要有“困難與機(jī)遇并存”意識(shí)，做好檔案數(shù)字化前處理中各項(xiàng)工作：

1.數(shù)字化城建檔案館建設(shè)是一項(xiàng)需要較大投資的工程。

“前處理”階段中，城建檔案館要進(jìn)一步爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)數(shù)字城建檔案館建設(shè)工作的重視和支持，保證數(shù)字城建檔案館建設(shè)有必要的專項(xiàng)資金，同時(shí)發(fā)揮主動(dòng)性拓展籌資渠道,否則數(shù)字城建檔案館建設(shè)將成一句空話。俗話說“巧媳婦難做無米之炊”，加大資金投入，確保資金到位，是數(shù)字化城建檔案館建設(shè)的必要條件。

2.數(shù)字化城建檔案館建設(shè)又是一項(xiàng)以先進(jìn)設(shè)施為依托的工程。

“前處理”階段中，必須夯實(shí)物質(zhì)基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化建設(shè)要求具備一定的硬件設(shè)備，如專用服務(wù)器電腦工作臺(tái)、工程文檔高速掃描儀、工程文檔打印機(jī)、光盤刻錄機(jī)等都是必需的，檔案館增添設(shè)備、配件應(yīng)因地制宜，不貪大求洋，合理配置，適度超前。

3.數(shù)字化城建檔案館建設(shè)更是一項(xiàng)依靠技術(shù)支撐的工程。

“前處理”階段中，必須加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)，一方面加大力度，公開公平選調(diào)熱衷于城建檔案事業(yè)，并在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域能靈活使用檔案管理軟件，勝任文檔存儲(chǔ)、編輯、檢索、利用等工作的復(fù)合型人才，另一方面加強(qiáng)培訓(xùn)，對(duì)在職人員進(jìn)行應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法以及良好的信息道德等各種形式的再教育，使他們逐步適應(yīng)城建檔案數(shù)字化的工作需要。

4.除上述三項(xiàng)外，數(shù)字化城建檔案館建設(shè)“前處理”階段中，同時(shí)需要認(rèn)真做好承上啟下規(guī)范化銜接工作。

（1）對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。縣級(jí)城建檔案館要在短期內(nèi)進(jìn)行全部檔案數(shù)字化可能難以做到，可采取分步實(shí)施的辦法解決：先選擇利用率相對(duì)高的檔案進(jìn)行檔案數(shù)字化，后再所有檔案數(shù)字化，開展時(shí)應(yīng)將檔案實(shí)體進(jìn)行整理，使其符合掃描的要求。整理方法為：掃描前對(duì)較厚不易掃描的案卷先拆卷，把卷皮封面復(fù)印、編號(hào)，檢查卷內(nèi)檔案內(nèi)容，如果沒有頁碼的，先要用鉛筆輕輕寫上頁碼，以免卷內(nèi)頁碼在掃描、著錄過程中發(fā)生混亂。檢查案卷是否有卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄與卷內(nèi)文件是否吻合，如不吻合需重新著錄，沒有卷內(nèi)目錄的要補(bǔ)上。如遇卷內(nèi)目錄不符合數(shù)字化系統(tǒng)錄入要求，則需重新建立卷內(nèi)目錄，為卷內(nèi)條目和卷內(nèi)電子文件的對(duì)應(yīng)導(dǎo)入作好準(zhǔn)備。對(duì)于破損、存放不當(dāng)起皺、折痕較深的檔案，則采用裱糊、熨燙的方法進(jìn)行整理。對(duì)有些薄、脆、已損壞的檔案，采用塑料薄膜模板保護(hù)的方法，進(jìn)行掃描。（2）強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理，檔案數(shù)字化加工的程序環(huán)節(jié)較多，包括條目的補(bǔ)錄、數(shù)字化加工文件的選擇、圖像的掃描、掃描后條目及圖像的檢驗(yàn)等，如果沒有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，就會(huì)影響檔案數(shù)字化的質(zhì)量。（3）組織施工單位、建設(shè)單位等資料員培訓(xùn)，從檔案源頭抓起，確保以后形成的檔案符合檔案規(guī)范化要求。

5.數(shù)字化城建檔案館建設(shè)“前處理”階段中，還應(yīng)確立保證系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全的措施。

（1）制訂并嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)算機(jī)安全管理制度、計(jì)算機(jī)信息保密管理制度等。（2）采用加密、只讀、防火墻、身份驗(yàn)證、內(nèi)外網(wǎng)物理隔離等安全技術(shù)，安裝先進(jìn)的防毒軟件，選用安全性能高的數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，以便系統(tǒng)宕機(jī)或者硬盤故障造成數(shù)據(jù)丟失后進(jìn)行及時(shí)恢復(fù)。（3）建立嚴(yán)密可靠的信息制度，確保信息“上網(wǎng)不涉密，涉密不上網(wǎng)”，不僅對(duì)檔案原件的安全、完整負(fù)責(zé)，而且對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全及數(shù)字化信息的維護(hù)與保護(hù)盡責(zé)。城建檔案數(shù)字化是信息時(shí)代信息數(shù)字化發(fā)展的要求，城建檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長期而復(fù)雜的工作。任重道遠(yuǎn)，需要我們統(tǒng)籌規(guī)劃，不懈努力，認(rèn)真抓好城建檔案數(shù)字化前處理，在實(shí)踐中不斷發(fā)展和完善，以實(shí)現(xiàn)城建檔案歷史性跨越，為全面深化改革、促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展提供更快捷、有效的檔案信息服務(wù)。

作者：許穎 單位：浙江省嘉善縣住建局