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一、電子檔案的安全性問題

電子文件必須經(jīng)過相應的設備讀取才能讓人們識別，它可以在不同的載體上進行轉(zhuǎn)換并可同時存在，很容易被修改而不留下痕跡，可以不受時空限制實現(xiàn)信息共享，能使用文字、影像等多種信息方式。由于電子文件載體的不穩(wěn)定性難以保證其長期地保存，電子檔案的保密性受到限制。電子檔案存在設備依賴性。離開了計算機及相應的軟件，電子文件就無法生成、傳遞、識別。決定電子檔案設備依賴性的因素有：數(shù)字編碼因素、硬件因素、軟件因素、設備更新因素、加密因素等。僅設備更新因素，就會給電子檔案的長久保管帶來很大困難。電子檔案存在易更改性。由于對電子文件的更改能做到不留任何痕跡，所以為保證其安全需要解決很多技術難題。電子檔案具有多媒體集成性，文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息均可以單獨或相互搭配構成電子文件的內(nèi)容，使得其組成和結構要比紙質(zhì)文件復雜得多，甚至會造成同一份電子文件的信息存在不同的載體上，給保管帶來很多問題。從電子檔案的安全性來看，學校局域網(wǎng)容易受到計算機病毒感染，現(xiàn)有的“防火墻”等技術對“黑客”高手往往防不勝防。如果一些網(wǎng)絡只設計了電子文件的邏輯歸檔功能，而沒有考慮對其進行物理歸檔，一旦網(wǎng)絡毀壞，電子文件的丟失將難以避免。對于學校電子檔案存儲的安全性，由于存儲設備是電子設備，如果被盜取，受侵害的程度將遠大于傳統(tǒng)媒質(zhì)。另外，由于信息化手段采用統(tǒng)一字體、統(tǒng)一標識，喪失了手寫漢字的特征性，不利于檔案的真實性鑒別，受侵害的文件不易被發(fā)現(xiàn)。由于網(wǎng)絡的風險性存在，通過網(wǎng)絡的遠距離調(diào)用，已存檔的信息被修改、被盜用等風險依然存在，學校電子檔案的安全問題不可忽視。

二、學校電子檔案管理的安全性措施

（一）建立電子文件網(wǎng)絡歸檔專用系統(tǒng)

建立電子檔案信息安全評價指標體系，利用計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，建立電子文件歸檔專用系統(tǒng)，將所有上網(wǎng)與未上網(wǎng)的、具有保存價值的電子文件通過專用系統(tǒng)傳遞給學校綜合檔案館（室）。學校檔案館（室）要承擔業(yè)務指導與監(jiān)督職能，選擇具有通用性文本、圖像與視頻電子文件格式，實行統(tǒng)一管理。通過上述措施，確保學校電子文件的真實性、完整性、有效性與安全性。

（二）加強電子檔案載體的保管

學校必須將科室移交的具有保存價值的電子檔案進行脫機保存，脫機保存的載體要按照優(yōu)先順序依次排列為只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許使用軟磁盤、優(yōu)盤等移動存儲設備作為學校電子檔案長期保存的載體。

（三）對電子檔案進行“加密”處理

學校電子檔案要采取有效措施，分級管理進行“加密”處理。在儲存電子文件的載體上應當注明檔案內(nèi)容的檢索標識。通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件原始結構，保證電子文件的可靠性。對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮長期保管和利用的價值。

（四）對電子檔案實行標準化、規(guī)范化管理

學校電子文件的歸檔管理，要求檔案管理貫穿到文件產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)、處理、歸檔的整個過程中。通過網(wǎng)絡平臺實施的歸檔，每一個操作環(huán)節(jié)都要體現(xiàn)檔案管理的具體要求，需要進行規(guī)范的管理。學校電子檔案管理要明確歸檔流程和歸檔環(huán)節(jié)，統(tǒng)一標準。對各科室的歸檔職責、工作內(nèi)容和管理權限進行明確的劃定，而這些細節(jié)都必須在系統(tǒng)設計時就充分給以考慮，并能在具體操作中體現(xiàn)出來。完善學校電子文件歸檔制度。電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成檔案管理人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結、考核電子文件歸檔工作。

（五）實行“雙軌制”管理模式

目前，學校的檔案管理基本是實行紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的“雙軌制”管理模式。紙質(zhì)檔案與電子檔案在管理上有共性，也有差異性。有共性是因為電子檔案也是檔案，具有檔案的一般特征和性能；有差異性是因為電子檔案畢竟不是紙質(zhì)檔案，它有自己的特點，這些特點使整個電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案有不同之處。學校的檔案載體要實行紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌運行，電子檔案的比例也將逐步加大。紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡移交歸檔，并利用光盤存貯。由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現(xiàn)有技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。因此，學校電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。

（六）提升檔案管理人員信息化素養(yǎng)

電子檔案管理問題是檔案管理工作中的一個新課題，需要學校檔案管理人員掌握新的現(xiàn)代信息知識?，F(xiàn)有的檔案管理人員，需要通過業(yè)務學習與技術培訓，盡快提升電子檔案管理的基本知識、實踐技能與應用能力。檔案管理人員要掌握豐富的檔案專業(yè)知識，指導兼職檔案管理人員推動電子檔案管理的信息化進程。檔案專業(yè)人員要掌握檔案信息化、數(shù)字化知識及計算機應用技術，提高學校電子檔案的管理水平。在高度信息化時代，信息技術無疑為學校檔案管理注入了新的生機與活力，繼續(xù)采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，已無法適應學?？沙掷m(xù)發(fā)展。學校檔案管理要實行信息化管理，加強網(wǎng)絡資源建設，促使學校檔案管理更健全、更高效。

作者：林艷梅 單位：廣東省湛江衛(wèi)生學校