電子檔案管理的研究與思考
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1.缺乏對(duì)于電子檔案的正確認(rèn)識(shí)
在使用電子檔案之前，我國(guó)存儲(chǔ)檔案主要是用紙質(zhì)的材料，檔案收集完以后將其密封保存放入檔案室。這樣的存儲(chǔ)方式可以保證檔案不被外界盜取，但是同時(shí)也導(dǎo)致檔案的使用受到限制。這一習(xí)慣已經(jīng)使用多年，這主要也是因?yàn)橛胁糠秩擞X得檔案是較為私隱的文件，應(yīng)該僅供內(nèi)部使用，如果改用電子檔案放在互聯(lián)網(wǎng)上，則不能保證其的密封性。因此，目前還有部分單位還保留著使用紙質(zhì)材料保存資料的習(xí)慣。
2.電子檔案的內(nèi)容安全有待加強(qiáng)
就目前情況來說，內(nèi)容安全一直是電子檔案的隱患。電子檔案涉及的內(nèi)容眾多，其中很多涉及到機(jī)密文件。在多方進(jìn)行電子檔案?jìng)鬏數(shù)倪^程中，由于網(wǎng)絡(luò)存在不少漏洞，導(dǎo)致一些不法分子得以獲取到電子檔案中的內(nèi)容，從而對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行不法使用，不少單位都曾遭受到不同程度的損失。盡管現(xiàn)在已經(jīng)出來了不少保障電子檔案的相關(guān)手段，但是不法分子的犯罪手法也層出不窮，電子檔案的安全問題需要時(shí)刻保持重視，尋找到從根本上解決這一問題的有效手段。
3.難以保障電子檔案的準(zhǔn)確性
目前我國(guó)正在逐漸由紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)型的過程，因此電子檔案相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說，需要多加一步，將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容輸入至計(jì)算機(jī)中，保存為電子檔案。但是由于操作人員的素質(zhì)良莠不齊，且資料眾多，將資料輸錯(cuò)、漏輸?shù)那闆r屢見不鮮，這導(dǎo)致電子檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性存在著質(zhì)疑。
4.電子檔案的內(nèi)容發(fā)生丟失
電子檔案便于在各方流通，鼠標(biāo)點(diǎn)擊幾下就可完成異地之間的數(shù)據(jù)傳送。也正是由于電子檔案如此的方便快捷，所以電子檔案經(jīng)常被來回輸送。在這樣一種動(dòng)態(tài)環(huán)境下，一旦一方遺忘接收或者接收出現(xiàn)問題，那么很可能會(huì)導(dǎo)致電子檔案的丟失和缺漏。與此同時(shí)，電子檔案能夠儲(chǔ)存大量的內(nèi)容，且保存的手段多種多樣，也進(jìn)一步加劇了電子檔案發(fā)生丟失的風(fēng)險(xiǎn)。
二、解決電子檔案存儲(chǔ)問題的有效對(duì)策
電子檔案中存在著不少的機(jī)密和重大文件，做好電子檔案的管理工作，對(duì)于任何一個(gè)單位來說都是勢(shì)在必行的。以上幾點(diǎn)，都是目前電子檔案管理工作中所必須解決的問題，要想真正做好這項(xiàng)工作，必須做到幾下幾個(gè)方面：
1.端正對(duì)于電子檔案的認(rèn)知觀念
信息的存儲(chǔ)量在不斷加大，通過紙質(zhì)檔案保存工作量會(huì)非常繁重，會(huì)在一定程度上拖慢工作的進(jìn)度，因此電子檔案的使用是新時(shí)期工作的必然產(chǎn)物。部分單位應(yīng)該更新就觀念，跟上時(shí)展的腳步，由以往的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行保存，以此來提高辦公效率。作為相關(guān)的檔案單位，應(yīng)該主動(dòng)承擔(dān)起宣傳的責(zé)任，通過傳單、組織講座等多種多樣的方式，來表述使用電子檔案對(duì)于工作效率提升的幫助，讓電子檔案大范圍的走進(jìn)辦公場(chǎng)所。除此之外，在信息越來越透明的今日，部分單位還保留著將檔案私有化的觀念，導(dǎo)致內(nèi)外的信息不透明，這一觀念也需要適時(shí)糾正，將大眾有必要知曉的文件放在互聯(lián)網(wǎng)，便于民眾獲取相關(guān)的信息。
2.增強(qiáng)對(duì)于電子檔案的安全保護(hù)
互聯(lián)網(wǎng)是一把雙刃劍，它為電子檔案的工作帶來方便之余，同時(shí)也潛藏著不少的安全隱患，增強(qiáng)對(duì)于電子檔案的安全保護(hù)刻不容緩。在日常工作中，工作人員將電子文檔放在互聯(lián)網(wǎng)上以后，一定要做好相關(guān)的安全保護(hù)措施。例如為了避免不相關(guān)的人員隨意登錄系統(tǒng)，工作人員可以設(shè)置身份驗(yàn)證程序，用戶想要登錄系統(tǒng)，就必須輸入對(duì)應(yīng)的賬號(hào)、密碼，每個(gè)賬號(hào)代表著一個(gè)有權(quán)限進(jìn)入系統(tǒng)的用戶，賬號(hào)和密碼除了電腦以外僅用戶一人清楚。除此以外，還經(jīng)常使用的防護(hù)手段包括使用具有殺毒功能的軟件、開啟防火墻等等，這些手段在一定程度上避免了電子檔案的內(nèi)容被不法分子盜取、篡改。作為電子檔案的管理工作者，應(yīng)該不斷研發(fā)出不易被攻破的防護(hù)措施，保證電子檔案的絕對(duì)安全。
3.提高電子檔案工作人員的綜合素養(yǎng)
電子檔案工作人員的綜合素養(yǎng)直接影響該項(xiàng)工作的進(jìn)行，一個(gè)優(yōu)秀的員工應(yīng)該同時(shí)具備良好的工作心態(tài)和專業(yè)的職業(yè)技能。倘若員工的技能未達(dá)到要求，那么電子檔案的管理工作必然會(huì)效率較低，且容易出錯(cuò)。同時(shí)，電子檔案管理的工作所涉及的數(shù)據(jù)量大，工作較為枯燥、單調(diào)，若工作人員不具備良好的心態(tài)，也容易出現(xiàn)怠慢、厭倦工作的情況，對(duì)于工作的開展非常不利。因此提高目前電子檔案工作人員的能力是十分有必要的，但是這一塊的只能培訓(xùn)卻往往不被重視。要做好能力素養(yǎng)方面的培訓(xùn)，那么就必須要檔案部門和其上級(jí)部門都糾正以往觀念，將員工培訓(xùn)納入常規(guī)的工作范疇。對(duì)外可以組織員工參加專業(yè)的電子檔案管理的講座，學(xué)習(xí)他人較為專業(yè)的管理技能，對(duì)內(nèi)則可以每月舉行一至兩次的培訓(xùn)，增強(qiáng)員工對(duì)于這份工作的使命感，培養(yǎng)其養(yǎng)成良好的心態(tài)，具備專業(yè)的管理工作技能。
4.完善電子檔案管理的軟硬設(shè)備
正所謂“兵欲善其事必先利其器”，電子檔案管理所需的軟件和硬件也是需要著重優(yōu)化的，完善軟硬設(shè)備對(duì)于工作效率的提升有很大的幫助。在軟件方面，對(duì)于保存電子檔案的方法，工作人員應(yīng)該嘗試不同的方法來研發(fā)，有時(shí)候也可以借助光盤來進(jìn)行刻錄。而在硬件方面，主要是需要保證硬件設(shè)備是處在一個(gè)適宜的環(huán)境下，由于計(jì)算機(jī)設(shè)備容易受到帶有磁性的物體影響，一旦有磁性物體靠近，計(jì)算機(jī)設(shè)備有可能出現(xiàn)花屏、數(shù)據(jù)丟失等情況，因此此類辦公室中必須裝有防磁設(shè)備，保證電子檔案不受影響。另一方面要注意保證設(shè)備處在干燥的環(huán)境下，防止計(jì)算機(jī)設(shè)備受潮而出現(xiàn)故障。除此以外，計(jì)算機(jī)設(shè)備也需要定期檢修和升級(jí)，保證設(shè)備的系統(tǒng)能夠更新至更加的智能化和便捷化。
5.規(guī)范電子檔案的保存格式
計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)多種多樣，也一直在不斷的升級(jí)和完善，電子檔案一定要保證其格式和計(jì)算的系統(tǒng)是不會(huì)沖突的，一旦發(fā)生沖突電子檔案將無法打開甚至損壞，這樣對(duì)于工作開展非常不利。相關(guān)部門應(yīng)該制定出一套規(guī)范的電子檔案存儲(chǔ)格式，保證這個(gè)格式不會(huì)與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)沖突，同時(shí)也是適用于各個(gè)不同職能的單位。需要存儲(chǔ)電子檔案的單位下載這一格式便可以使用，這樣日后計(jì)算機(jī)系統(tǒng)繼續(xù)升級(jí)，也可以保證電子檔案能夠打開并使用。并且即使是不同的單位、甚至異地的單位，接收對(duì)方的電子檔案后，也不會(huì)出現(xiàn)打不開文檔的現(xiàn)象，對(duì)于電子檔案的管理非常有幫助。
三、結(jié)語
隨著電子檔案的普及和應(yīng)用，今后電子檔案的數(shù)量將會(huì)越來越多。因此，電子檔案的管理工作任重而道遠(yuǎn)，未來還會(huì)遇到不少的難題和挑戰(zhàn)。作為電子檔案管理的工作，應(yīng)該清楚自己身上所肩負(fù)的重?fù)?dān)，主動(dòng)積極的提升自身的工作素養(yǎng)，不斷優(yōu)化電子檔案的管理方式。
作者：孫毅明 單位：惠州市植物檢疫站
