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1重要性

農(nóng)業(yè)科技檔案是指在農(nóng)業(yè)科研項目、設(shè)施、經(jīng)費、試驗、人才、知識產(chǎn)權(quán)、成果轉(zhuǎn)化、政策法規(guī)等系統(tǒng)管理過程中，從考察、預(yù)備試驗到申請立項、執(zhí)行、總結(jié)、結(jié)題、鑒定、成果申報及示范推廣活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)和圖片、聲像等各種形式和載體的文件材料。農(nóng)業(yè)科研檔案，不僅記錄了農(nóng)業(yè)科研的真實過程，也記錄了農(nóng)業(yè)科技工作者從事科研活動的意圖、思想、數(shù)據(jù)、成果、得失等詳細情況，為以后的科研工作考查既往情況、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、研究事物發(fā)展規(guī)律、從事發(fā)明創(chuàng)造、宣傳農(nóng)業(yè)科技、普及農(nóng)業(yè)科研成果等提供可靠的參考，是農(nóng)業(yè)科研成果鑒定、專利申請、技術(shù)轉(zhuǎn)讓的重要依據(jù)，也是農(nóng)業(yè)科研單位管理創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和提高競爭力的一種重要智力資源[3]。因此，科研檔案管理工作是農(nóng)業(yè)科研單位一項必不可少、具有較強專業(yè)性的工作。

2農(nóng)業(yè)科研檔案管理的工作流程

農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作是對農(nóng)業(yè)科研活動中直接形成的各種科技文件材料進行收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、開發(fā)和提供利用的一個流程性工作。檔案的收集是管理工作的起點，目的是積累豐富、真實的館藏資料，做到經(jīng)常化、及時化，注重日積月累；整理是根據(jù)檔案的形成規(guī)律進行合理的分類、立卷、編制目錄，必須做到科學化、專業(yè)化，是檔案管理的核心；鑒定是做好檔案整理和管理的一項基礎(chǔ)性工作，首先應(yīng)通過專家的論證，對收集的檔案做出客觀正確地評價，以確定收藏價值；保管是檔案管理的日常性工作，必須制度化、嚴格化，以確保檔案完好無損；查詢檢索是檔案管理與服務(wù)的主要手段，應(yīng)快捷化、實用化，講求服務(wù)效率和質(zhì)量；編研開發(fā)是體現(xiàn)檔案管理價值的重要途徑之一，必須做到有用化、長期化，注重實用實效?？傊蒲袡n案管理工作量大、面廣、專業(yè)性強，需要及時收集、堅持日常維護管理，是一項綜合性、系統(tǒng)化的管理工作。

3存在的問題

3.1檔案收集不及時、不齊全

農(nóng)業(yè)科研檔案主要來自于田間開展的科研試驗及農(nóng)業(yè)生產(chǎn)過程中的觀察、記載而直接形成的各種文字、圖片、錄像等材料，由于農(nóng)業(yè)科研工作的特殊性，檔案來源比較分散，不能及時收集，加之科研人員和檔案管理人員檔案意識淡薄，身兼數(shù)職，人員變更等因素，常常造成科研材料不全或遺失。在科研項目上題、立項、試驗設(shè)計、生產(chǎn)過程中，檔案部門無法參與整個項目實施過程，檔案管理人員只能按科研人員提交的材料進行歸檔，缺乏全面、系統(tǒng)收集項目材料的途徑。不重視收集當年未鑒定驗收或申報專利，或成果周期性長的科研項目（或課題）的材料，科研材料分散在科研部門或科研人員手中，時間一長，容易丟失，這也是造成檔案的資源流失主要原因之一。

3.2管理人員兼職，手段落后，利用率低

根據(jù)國家《檔案法》的規(guī)定，科研單位應(yīng)當設(shè)立檔案資料室，配備專職檔案管理人員。但對農(nóng)業(yè)科研單位來說，檔案管理僅僅是一項輔助性工作，部分農(nóng)業(yè)科研單位不太重視檔案管理工作，不專門設(shè)立檔案管理工作崗位和人員，多為兼職。但眾所周知，在農(nóng)業(yè)科研項目實施過程中，必然會產(chǎn)生大量的科研數(shù)據(jù)、圖片、影像等資料，對這些資料隨意堆放，沒有專職人員進行日常管理，長期下去必然造成檔案管理的無序與混亂。同時由于兼職檔案管理人員工作精力有限，不能及時有序地收集、整理科研人員提供的材料，更無法利用有限的時間和精力來建立查詢檢索系統(tǒng)和進行編研開發(fā)工作。目前，部分農(nóng)業(yè)科研單位科研檔案管理工作的初衷仍然是為保管而保管，重保管輕利用，不講求社會效益和經(jīng)濟效益，作為農(nóng)業(yè)科研檔案管理者不僅要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，而且要掌握一定的農(nóng)業(yè)科技知識，并能夠熟練掌握計算機等現(xiàn)代化辦公設(shè)備應(yīng)用。但多數(shù)農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理人員，無論是專職或兼職，農(nóng)業(yè)科技知識欠缺，觀念陳舊，知識老化，加之人員更換頻繁，不經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)，這些因素在一定程度上制約了農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的規(guī)范化。

4思考

4.1完善農(nóng)業(yè)科技檔案管理制度

檔案管理制度不僅是檔案管理工作標準化、規(guī)范化的依據(jù)，而且是日常管理工作的操作指南?？蒲袡n案管理制度主要包括科研檔案工作制度、科研文件管理規(guī)范、檔案部門工作規(guī)范等。科研檔案工作制度是根據(jù)國家法律、法規(guī)，對本單位形成的檔案的范圍、管理體制、管理分工、職責、檔案保密、檔案利用原則等所做的規(guī)定，是所有課題組、項目部和其它部門以及科技人員都要執(zhí)行的規(guī)范性文件[3]。科研文件管理規(guī)范包括農(nóng)業(yè)科研文件材料的歸檔范圍、分類方案、整理歸檔要求、鑒定標準等。檔案部門工作規(guī)范包括檔案工作人員崗位職責、檔案庫房管理制度、借閱制度、移交規(guī)則、交接手續(xù)、檔案利用制度、內(nèi)部資料管理制度等操作規(guī)范性文件。制度建設(shè)具有根本性、長期性、穩(wěn)定性，檔案管理人員要認真學習檔案法律法規(guī)，掌握黨和國家對檔案事業(yè)發(fā)展的基本要求，并依據(jù)檔案法律法規(guī)，進一步完善和加強科研檔案管理制度體系。

4.2明確農(nóng)業(yè)科技檔案的歸檔范圍

農(nóng)業(yè)科研文件材料的歸檔范圍，主要包括①科研準備階段的課題或項目審批文件、任務(wù)書、委托書、開題（立項）報告，調(diào)研報告，方案論證和協(xié)議書、合同等文件。②試驗研究階段的各種載體的試驗、觀察、測試、分析等重要原始記錄；田間記載數(shù)據(jù)、試驗報告、計算材料等以及設(shè)計文件、圖紙，關(guān)鍵技術(shù)、關(guān)鍵配方、工藝流程、技術(shù)路線和統(tǒng)計分析材料；研究階段的音像資料、技術(shù)說明、重要來往技術(shù)文件等。③總結(jié)鑒定驗收階段的研究工作總結(jié)、科研報告、科研論文、科研專著、查新報告、用戶使用意見、效益證明材料、專家評審意見、鑒定證書、鑒定會材料、推廣應(yīng)用意見、參加人員名單，技術(shù)鑒定材料，科研投資，決算材料等。④成果和獎勵申報階段主要有成果和獎勵申報表與審批文件，獲獎及審批材料，專利申請、專利受理通知書、專利證書，推廣應(yīng)用證明材料等。⑤推廣應(yīng)用階段的推廣應(yīng)用方案、總結(jié)，擴大生產(chǎn)的設(shè)計文件、工藝文件。⑥生產(chǎn)定型階段的鑒定材料、轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書、用戶反饋意見等有保存?zhèn)洳閮r值的材料。

4.3加強科研檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)

農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作有較強的專業(yè)性，要求從業(yè)人員必須具備一定的政治理論水平和農(nóng)業(yè)科學技術(shù)知識，以及檔案專業(yè)知識技能?，F(xiàn)代檔案管理不再局限于手工整理、裝訂、抄寫案卷題名、編目錄等簡單勞動，而豐富的專業(yè)知識、計算機操作技術(shù)和先進的管理理念，將是檔案管理人員必備的素質(zhì)，也是衡量檔案管理水平的基本標準。因此首先要建立檔案管理工作人員培訓(xùn)制度，開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和職業(yè)教育，使檔案管理工作人員掌握檔案管理的新理論、新技能、新方法，精通農(nóng)業(yè)科研檔案管理業(yè)務(wù)，熟練掌握計算機等現(xiàn)代化辦公設(shè)備的操作技術(shù)，提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理知識水平。其次要加強對農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作人員的管理。檔案管理工作人員應(yīng)當忠于職守，遵紀守法，愛崗敬業(yè)，具備檔案管理專業(yè)知識，熟悉農(nóng)業(yè)科研業(yè)務(wù)知識，并持有檔案管理資格證。對在檔案管理工作崗位上長期工作的同志，要激勵他們將長期從事檔案工作積累的實際經(jīng)驗與改革發(fā)展的新要求結(jié)合起來，從舊傳統(tǒng)、舊觀念、舊框框中解脫出來，樹立市場觀念、競爭觀念、效益觀念和服務(wù)的思想。各有關(guān)部門和各科研單位應(yīng)建立獎勵機制，對政治思想好、責任心強、有創(chuàng)新精神，并在工作中取得顯著成績的科技檔案工作人員給予表彰獎勵；對工作失職，違反規(guī)定，泄露機密，造成工作損失者，應(yīng)視其情節(jié)輕重，給予懲處。

4.4改進服務(wù)方式

農(nóng)業(yè)科研檔案能夠為農(nóng)業(yè)科研活動、生產(chǎn)開發(fā)等提供非常有價值的技術(shù)信息，從而創(chuàng)造良好的經(jīng)濟效益和社會效益。檔案人員要主動分析和跟蹤農(nóng)業(yè)科研動態(tài)，把握信息需求動向。同時，應(yīng)熟悉已存檔案的情況，成為檔案管理的能手，以主動的姿態(tài)提供服務(wù)。在檔案利用形式上，要從實際出發(fā)，不斷完善服務(wù)方式和手段，特別是充分利用信息處理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立快捷、實用的查詢檢索系統(tǒng)，以滿足農(nóng)業(yè)科研工作者對技術(shù)檔案的需求，真正達到檔案管理的目的。