流動人員檔案管治的分析
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【摘要】本文針對當(dāng)前流動檔案管理中存在的問題,進(jìn)行了分析與思考,提出了可行的解決問題的辦法。
流動人員檔案管理工作,隨著流動人員數(shù)量的增長、人才流動速度的加快以及人才流動方式的增多,越來越成為人才服務(wù)機(jī)構(gòu)和檔案管理部門迫切需要引起重視并加以解決的突出問題。適時妥善解決這一問題,有利于流動人員在不同行業(yè)、地區(qū)之間實現(xiàn)無障礙流動,極大地克服人才流動過程中不必要的社會消耗,也有利于提高人才社會化評價效應(yīng),加快形成行之有效的人才評價機(jī)制,并使人才服務(wù)機(jī)構(gòu)在為廣大人才服務(wù)的過程中形成服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),提升服務(wù)水平。
1存在的問題
從近幾年流動人員檔案管理情況看,流動人員的范圍在擴(kuò)大,數(shù)量在增多,流動人員檔案數(shù)量增加較快,來源渠道較復(fù)雜。但政府人事部門人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有及時跟上,存在著較多問題,主要有:
1.1檔案管理缺乏權(quán)威性
中共組織部、人事部《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》明確縣以上人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)為流動人員檔案管理機(jī)構(gòu)。但在實際執(zhí)行中,許多三資企業(yè)、民營企業(yè)等中小企業(yè)擅自接收、保管人事檔案的現(xiàn)象比比皆是,甚至有些用人單位還把保管人事檔案作為限制人才流動的有效手段。特別是對于大中專院校畢業(yè)生,由于就業(yè)市場競爭需要,人事、勞動、教育等部門都還保留著一部分檔案管理事務(wù),民間人才(勞務(wù))中介機(jī)構(gòu)大量存在事實上的保管、流轉(zhuǎn)檔案等違規(guī)行為?？梢哉f,政府人事部門人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)在流動人員檔案管理上的權(quán)威沒有真正樹立起來。
1.2檔案管理缺乏時效性
由于社會環(huán)境因素,人檔分離、人戶分離現(xiàn)象廣泛存在,人事檔案不能及時有效地跟隨流動人員流轉(zhuǎn),人事檔案管理單位之間缺乏有效的聯(lián)系通道,進(jìn)入渠道寬,但流轉(zhuǎn)渠道不暢,死檔多,活檔少。特別是大中專畢業(yè)生的人事檔案,除少量檔案能隨畢業(yè)生進(jìn)入用人單位或所在地人才市場外,有的院校規(guī)定由本校保管一年或兩年,有的院校委托所在地人才機(jī)構(gòu)保管或直接寄回畢業(yè)生原籍教育部門,有的院校由學(xué)生隨身攜帶,造成畢業(yè)生檔案管理上的混亂無序。一旦需要人事檔案,相當(dāng)多的畢業(yè)生不知道本人檔案存于何處,如何辦理流轉(zhuǎn)手續(xù)。
1.3人事檔案缺乏可用性
流動人員檔案主要是大中專畢業(yè)生檔案,形成于學(xué)校,主要是入學(xué)材料,學(xué)籍記錄和畢業(yè)生登記表,只能記載學(xué)生階段的有關(guān)情況,畢業(yè)工作后所從事的實際工作、工作能力、表現(xiàn)、成績以及成長過程,則缺乏真實有效、全面及時的記載。對于流動人員,哪些材料應(yīng)進(jìn)入個人檔案,通過何種渠道進(jìn)入個人檔案,檔案材料需要達(dá)到什么目的,起到何種作用則往往不知所以。檔案的可用率不高,可信度不夠,實際利用率非常低。
2原因分析
分析造成以上問題的原因,主要有如下幾點(diǎn):
2.1人事制度的變化造成社會重視程度降低
我們現(xiàn)行的干部人事制度是在計劃經(jīng)濟(jì)體制下形成的,個人與單位是人身依附關(guān)系,個人檔案由用人單位建立、補(bǔ)充并經(jīng)過嚴(yán)格的渠道流轉(zhuǎn)。隨著干部人事制度改革的深化,個人與單位的工作關(guān)系發(fā)生了深刻變化,除公務(wù)員外,事業(yè)單位實行全員聘用正在實施,編外聘用、臨時聘用、特定工作聘用、人才派遣等新的用人形式正在出現(xiàn)并蓬勃發(fā)展,三資、民營企業(yè)等非國有經(jīng)濟(jì)成分在經(jīng)濟(jì)總量中構(gòu)成的比例越來越大,用人方式更為靈活,形式更多樣化,原有的人事管理的內(nèi)容、管理方式及社會作用在市場經(jīng)濟(jì)條件下,在新的經(jīng)濟(jì)成份主體中,顯得明顯不適應(yīng),甚至有人認(rèn)為流動人員檔案可有可無,可用可不用。
2.2人事檔案的作用在就業(yè)輔導(dǎo)中未得到重視、宣傳
廣大流動人才特別是大中專畢業(yè)生對于我國人事制度和人事檔案缺乏了解,是造成個人對檔案不關(guān)心、不重視的重要原因。廣大流動人才對于自身檔案的作用,建檔的要求不甚明了,認(rèn)為那是組織人事部門或人力資源管理部門的,參與性、主動性不夠。在工作中,我們經(jīng)常遇到流動人員要求人才中心出具這樣那樣證明,辦理這樣那樣手續(xù),但當(dāng)我們查閱檔案資料時,卻發(fā)現(xiàn)該流動人員未報到,未登記,無記錄,無檔案。向其解釋有關(guān)政策,辦事程序,有些流動人員往往表示不理解,太麻煩,甚至認(rèn)為是人才服務(wù)機(jī)構(gòu)官僚作用,有意刁難。
2.3有關(guān)單位檔案管理政策措施不一致,造成流動人員檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不匹配
一是組織、人事、勞動、教育等部門對檔案管理的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、時間、職責(zé)的要求相互不統(tǒng)一,人才市場與勞動力市場、大中專畢業(yè)生就業(yè)市場相互不能貫通。二是沒有建立統(tǒng)一的人才評價機(jī)制,流動人才特別是大中專畢業(yè)生,在不同的市場機(jī)制下有不同的人才評價標(biāo)準(zhǔn)和人事檔案管理要求,檔案材料不能匹配兼容。三是流動人員檔案流動機(jī)制不暢通,不同的單位,不同的地區(qū),對流動人員檔案的要求不一致,因而在檔案的相互流轉(zhuǎn)過程中,轉(zhuǎn)出方認(rèn)為材料合格齊備,接收方認(rèn)為不合格,不完備。接收方認(rèn)為是必備材料,但轉(zhuǎn)出方認(rèn)為不需要提供,造成流轉(zhuǎn)過程中不必要的社會消耗。
3解決問題的辦法
針對流動人員檔案管理中存在的問題,筆者建議:
3.1人才服務(wù)機(jī)構(gòu)要強(qiáng)化職能,彌補(bǔ)職能缺失
中組部、人事部已就流動人員檔案管理范圍、職責(zé)做出了明確的規(guī)定,政府人事部門的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)宣傳力度,增強(qiáng)工作的主動性,樹立自身在流動人員檔案管理工作中的權(quán)威,同時要根據(jù)流動人員檔案管理特點(diǎn),出臺相關(guān)配套政策和管理措施,使流動人員檔案管理有標(biāo)準(zhǔn)、有程序、有制度,增強(qiáng)流動人員檔案管理的透明度,可信度,提高利用率,從而發(fā)揮此項工作的社會效益。
3.2各級政府要加大投入,提高檔案管理水平
各級人才服務(wù)機(jī)構(gòu)是公益性的事業(yè)單位,流動人員檔案管理既不能以盈利為目的,又要為廣大人才提供優(yōu)質(zhì)、方便、快捷的服務(wù),公共財政就必須加強(qiáng)對此項工作的投入。要按照檔案管理法律法規(guī)政策,抓好檔案硬件建設(shè),改善檔案管理條件。各級組織人事部門要重視流動人員檔案管理工作,加強(qiáng)檢查,督促?？梢酝ㄟ^開展達(dá)標(biāo)、晉升等級、獎懲等措施推動工作。要加強(qiáng)檔案管理人員隊伍建設(shè),克服臨時觀念、非專業(yè)觀念,選調(diào)政治素質(zhì)好、有奉獻(xiàn)精神的人員從事檔案管理工作,享受專業(yè)技術(shù)職務(wù)工資補(bǔ)貼。
3.3加強(qiáng)流動人員檔案工作力量的整合
教育部門和有關(guān)高校要在畢業(yè)生就業(yè)輔導(dǎo)中加入相關(guān)社會知識培訓(xùn),使畢業(yè)生了解我國的人事制度、檔案制度、戶籍制度,順利跨出校門,融入社會。消除人才市場、大中專畢業(yè)生就業(yè)市場、勞動力市場之間的體制性障礙,使流動人員檔案在不同的市場環(huán)境中即具有不同特點(diǎn),又相互融合貫通,充分發(fā)揮流動人員檔案的社會作用,使全社會特別是流動人員重視檔案,相信檔案,自覺需要、自覺運(yùn)用檔案。
3.4嚴(yán)格執(zhí)行檔案法規(guī),規(guī)范管檔單位行為,提升檔案管理水
各級組織、人事、勞動、教育部門要對各級單位管檔人員進(jìn)行培訓(xùn),加強(qiáng)道德修養(yǎng),提高管理業(yè)務(wù)水平,按照《檔案法》和中組部干部人事檔案目標(biāo)管理要求,做好各項檔案管理工作,對納入流動人員的人事檔案不拿、卡,扣,更不能借檔案保管的權(quán)力,進(jìn)行打擊報復(fù)。該放入流動人員檔案的檔案材料一定要放入,該向人員人才服務(wù)機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)移的及時轉(zhuǎn)移,管檔單位和管人人員要本著以人為本,為流動人員和其人事檔案負(fù)責(zé)的精神,齊心合力,齊抓共管,把流動人員的人事檔案管理工作切實落到實處。
