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1當(dāng)前醫(yī)學(xué)高校中電子檔案管理中存在的問題

1.1電子檔案的管理不規(guī)范

隨著計算機(jī)技術(shù)在醫(yī)學(xué)高校中的普及應(yīng)用，醫(yī)學(xué)高校中的電子檔案數(shù)量也越來越多，如何對這些電子檔案進(jìn)行規(guī)范管理成為檔案管理人員的工作重點。有很多高校檔案室缺少必要的電子檔案管理規(guī)范，管理人員在對電子檔案進(jìn)行整理時由于缺少一定的規(guī)范，各自整理的結(jié)果都不相同，反而增加了電子檔案的管理困難。同時在檔案安全方面，醫(yī)學(xué)高校中也缺少必要的安全管理規(guī)范，很多教師和管理者對電子檔案進(jìn)行處理時只是簡單地進(jìn)行邏輯歸檔，并沒有采取相應(yīng)的安全措施對電子檔案加以保護(hù)，同時，部分檔案管理者對計算機(jī)技術(shù)了解過少，對于如何利用計算機(jī)技術(shù)對電子檔案進(jìn)行安全管理不甚了解，這就使得學(xué)校的電子檔案處于危險境地中，一旦計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題，就會造成電子檔案的丟失。

1.2缺乏電子檔案管理人才

有的醫(yī)學(xué)高校中對于電子檔案管理并不重視，也沒有設(shè)置專門的管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，而即使設(shè)立了管理部門對電子檔案進(jìn)行管理，但管理部門的人員很多都缺少必要的電子檔案管理知識，對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)了解又很少，這就使得電子檔案管理不符合相關(guān)檔案管理要求，而高校電子檔案由于缺少有效的管理，導(dǎo)致電子檔案丟失、泄露等問題經(jīng)常發(fā)生，歸結(jié)起來都是缺少相應(yīng)的管理人才造成的。而現(xiàn)有的管理人員自身素質(zhì)又較低，導(dǎo)致整個醫(yī)學(xué)高校的電子檔案管理處于低效狀態(tài)中。

2信息時代電子檔案管理的策略

2.1建立相關(guān)電子檔案管理規(guī)范

醫(yī)學(xué)高校應(yīng)該針對電子檔案的特殊性質(zhì)，并結(jié)合學(xué)校自身檔案文件情況，建立相關(guān)電子檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對電子檔案的歸檔工作、信息采集工作、整合工作以及安全管理等方面進(jìn)行明確，并健全相關(guān)電子檔案信息化管理機(jī)制，推動醫(yī)學(xué)高校電子檔案管理的信息化發(fā)展。同時，針對電子檔案管理中存在的歸檔問題，學(xué)校應(yīng)該建立相應(yīng)的歸檔制度，從檔案的形成到開發(fā)利用每一個環(huán)節(jié)都要進(jìn)行明確，實施對電子檔案的全過程管理，對每個環(huán)節(jié)管理人員的職責(zé)進(jìn)行明確，以保證醫(yī)學(xué)高校中的電子檔案管理能夠有規(guī)范可依。

2.2加強(qiáng)電子檔案形成管理

針對于電子檔案在歸檔前很多信息流失或是不加篩選地全部歸檔的問題，檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)對歸檔前的電子檔案形成管理，既要確保電子檔案的完整性，又要仔細(xì)進(jìn)行篩選。而為了做到這一點，有必要建立相關(guān)的歸檔政策，在保證管理人員在收集電子檔案時妥善對檔案文件進(jìn)行保管，減少信息流失，同時還可指派專人進(jìn)行電子檔案的累積工作，對于公務(wù)性電子文件，不論是網(wǎng)上上傳的還是網(wǎng)上下發(fā)的都應(yīng)該進(jìn)行歸檔保存，并且要及時進(jìn)行打印處理，以防止檔案在計算機(jī)出現(xiàn)問題時丟失。在具體的處理措施上，主要有以下幾點，一是將歸檔的檔案文件通通用漢字處理軟件進(jìn)行歸檔處理，并用文本形式進(jìn)行保存；二是對于歸檔的電子檔案應(yīng)該統(tǒng)一保存在檔案室的電腦硬盤上，并且定期檔案管理人員要將其刻錄在光盤上以防丟失；三是對于從各個部門中收集來的電子檔案文件應(yīng)該統(tǒng)一用殺毒軟件進(jìn)行殺毒處理，以保證檔案的安全。

2.3加強(qiáng)對電子檔案的安全管理

制定相應(yīng)的安全管理規(guī)范，從電子檔案的形成到存儲、處理和利用都應(yīng)該制定相應(yīng)的安全措施，例如在存儲電子檔案時要選取性能好的存儲載體進(jìn)行保存，同時要加強(qiáng)對光盤保存環(huán)境的管理，避免光盤受到有害氣體或是強(qiáng)光的危害造成電子檔案丟失。再者，對于存儲在電腦中的檔案文件，管理人員應(yīng)該在電腦上建立相關(guān)的安全保護(hù)系統(tǒng)，加強(qiáng)病毒防護(hù)措施，包括安裝殺毒軟件和防護(hù)墻等，保護(hù)電子檔案安全。

2.4提高電子檔案管理人員素質(zhì)

電子檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，其對管理技術(shù)的要求更高，因而對管理者的素質(zhì)要求更高。學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理室人員的培訓(xùn)工作，豐富其在電子檔案和計算機(jī)技術(shù)方面的知識，提升管理人員對電子檔案的管理能力。同時，要注意培養(yǎng)和引進(jìn)具有專業(yè)電子檔案管理技術(shù)的人才，提高電子檔案管理的人員素質(zhì)，促進(jìn)電子檔案管理水平的提升。

3結(jié)語

醫(yī)學(xué)高校電子檔案是學(xué)校教學(xué)管理和行政管理的重要資源，高校檔案管理人員應(yīng)該從學(xué)校實際管理工作出發(fā)，積極采取有效的管理措施，強(qiáng)化醫(yī)學(xué)高校的電子檔案管理，提高電子檔案管理水平，以促進(jìn)醫(yī)學(xué)高校教學(xué)和行政管理工作效率的提高。

作者：王蓓單位：商丘醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校