前言：本站為你精心整理了商務(wù)檔案管理論文范文，希望能為你的創(chuàng)作提供參考價(jià)值，我們的客服老師可以幫助你提供個(gè)性化的參考范文，歡迎咨詢。

一、商務(wù)檔案工作的基本

要求商務(wù)檔案工作是一項(xiàng)專門性的業(yè)務(wù)，是商務(wù)活動(dòng)日常工作的一部分。其基本要求如下：第一，維護(hù)檔案的完整與安全。所謂完整，從數(shù)量上說(shuō)，要保證存檔的文件齊全；從質(zhì)量上說(shuō)，要保證文件之間的有機(jī)聯(lián)系，不能人為地割裂分散、零亂堆砌。所謂安全，一方面要防止被盜竊和破壞，防止失密、泄密。另一方面，要最大限度的延長(zhǎng)檔案壽命，避免或減少對(duì)檔案的人為和自然的損害，保證檔案管理的物質(zhì)安全。第二，便于利用。為了便于使用，要做到檔案編排科學(xué)有序、目錄齊全、取放方便，隨時(shí)都可以順利地檢索調(diào)取。第三，加強(qiáng)檔案管理。商務(wù)秘書要樹(shù)立檔案意識(shí)，遵循檔案管理的原則及有關(guān)管理制度規(guī)定，協(xié)助本單位制定和完善檔案制度，制定比較穩(wěn)定的檔案管理方案，加強(qiáng)檔案的管理工作。

二、檔案文件收集工作中要注意的問(wèn)題

檔案文件收集工作中要注意以下問(wèn)題：第一，收集各種載體的文件材料。既要有紙質(zhì)文件，又要有照片、錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)盤片等其他載體的文件資料。第二，保證文件的齊全完整。第三，加強(qiáng)“帳外”文件和業(yè)務(wù)文件的收集歸檔。第四，移交檔案要簽字、備份。文書處理部門或業(yè)務(wù)部門向檔案管理系統(tǒng)移交檔案時(shí)，交接雙方要履行簽字手續(xù)，以作憑證。簽字前，要根據(jù)移交目錄認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)。清點(diǎn)核對(duì)無(wú)誤后，交接雙方履行簽字蓋章手續(xù)，經(jīng)簽名蓋章的文件目錄由雙方各保存一份備查。

三、商務(wù)檔案保管的要求

商務(wù)檔案保管是保護(hù)商務(wù)檔案資源的重要手段，是商務(wù)檔案開(kāi)發(fā)利用的必要前提。商務(wù)檔案管理人員應(yīng)樹(shù)立高度的商務(wù)檔案管理的重點(diǎn)及難點(diǎn)分析文/潘志蕓張華事業(yè)心和責(zé)任感，努力做好商務(wù)檔案的保管工作。首先，以預(yù)防為主，防患于未然。商務(wù)檔案的損毀大多是一個(gè)漸變的過(guò)程。做好商務(wù)檔案保管工作，隨時(shí)注意發(fā)現(xiàn)各種不利因素，將可能出現(xiàn)的檔案損毀消滅在萌芽狀態(tài)。其次，分析損毀原因，掌握損毀規(guī)律。商務(wù)檔案的損毀，一般是由人為因素或自然因素造成的。必須找出造成特定商務(wù)檔案損毀的主要原因，有針對(duì)性地堵塞漏洞，加強(qiáng)防范。再次，采用先進(jìn)技術(shù)手段，提高保管工作水平。商務(wù)檔案管理人員要主動(dòng)吸取各種新技術(shù)成果。不斷提高商務(wù)檔案保護(hù)的水平，最大限度地延長(zhǎng)商務(wù)檔案的壽命。最后，健全檔案保管制度。為確保商務(wù)檔案的完整、系統(tǒng)與安全，在商務(wù)檔案保管工作中，應(yīng)建立各項(xiàng)行之有效的規(guī)章制度，并在實(shí)際工作中予以貫徹執(zhí)行。要根據(jù)工作建立相應(yīng)的工作制度：定期檢查制度、保密制度、借閱利用制度和工作責(zé)任制度。

四、商務(wù)檔案的庫(kù)房保管環(huán)境商務(wù)檔案的保管環(huán)境

應(yīng)具備延長(zhǎng)檔案保管壽命的最佳溫濕度、無(wú)蟲害、無(wú)污染、少光照、無(wú)灰塵等基本條件。一是溫、濕度控制。商務(wù)檔案庫(kù)房必須具有適宜的溫度、濕度。溫度過(guò)高、過(guò)低與濕度過(guò)大、過(guò)小，均會(huì)造成對(duì)檔案的直接損壞。因此，庫(kù)房的溫度、濕度一定要經(jīng)常監(jiān)測(cè)，使其保持在一定范圍內(nèi)。據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)推薦，比較理想的溫度是14℃—24℃，相對(duì)濕度是45%—60%。二是潔凈、避免光照?；覊m、光照對(duì)商務(wù)檔案有著直接的破壞作用。防塵、防光是檔案庫(kù)房的必要防護(hù)措施。除在建造庫(kù)房時(shí)，應(yīng)選擇遠(yuǎn)離污染源的潔凈環(huán)境外，還應(yīng)注意庫(kù)房的密封性，延長(zhǎng)檔案的保管壽命。三是減少火災(zāi)和蟲害隱患?；馂?zāi)和蟲害是破壞商務(wù)檔案的直接因素，但可以采取措施予以避免，因此“預(yù)防為主”應(yīng)是庫(kù)房管理的主導(dǎo)思想。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電源和火爐的管理，保持庫(kù)房清潔，并配備必要的殺蟲劑。

五、商務(wù)檔案利用必須堅(jiān)持樹(shù)立保密意識(shí)

商務(wù)檔案利用做到效益化、法制化。為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和維護(hù)市場(chǎng)主體利益服務(wù)是做好商務(wù)檔案工作的根本出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。只有搞好服務(wù)，才能充分實(shí)現(xiàn)檔案和檔案工作的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。檔案人員必須牢固樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，明確服務(wù)是檔案工作的根本宗旨。必須深入開(kāi)發(fā)室藏檔案信息，必須跟蹤中心工作、熱點(diǎn)工作、重點(diǎn)工作開(kāi)展跟蹤服務(wù)，必須圍繞商戶需求提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。但在新形勢(shì)下，商務(wù)檔案往往涉及國(guó)家、企業(yè)和個(gè)人商業(yè)機(jī)密。在商務(wù)檔案利用服務(wù)中必須嚴(yán)格遵守和履行相關(guān)程序和手續(xù)，嚴(yán)格貫徹《檔案法》、《保密法》以及相關(guān)的法律法規(guī)，確保商務(wù)檔案利用的信息安全和實(shí)體安全，使商務(wù)檔案管理利用在法制的軌道上健康發(fā)展。

作者：潘志蕓張華單位：長(zhǎng)白縣檔案局中國(guó)國(guó)際貿(mào)易促進(jìn)會(huì)白山支會(huì)