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摘要：本文借鑒參考了項目管理理論，尤其是新的基于項目的管理理論，根據(jù)學(xué)校的現(xiàn)狀，提出以基于項目管理的思路來統(tǒng)籌監(jiān)管學(xué)校的各類項目，從項目的立項申請開始一直到項目的結(jié)項驗收為止，實行資金、項目進(jìn)度、項目績效的全程監(jiān)管和分析，借助信息化手段，做好學(xué)校的項目管理工作。

關(guān)鍵詞：項目管理；項目資金；信息化

一、問題的提出

項目管理(ProjectManagement,PM)是目前在社會上和企業(yè)界都引起人們廣泛關(guān)注的熱點問題。所謂項目管理，是一種對資源進(jìn)行管理、分配和調(diào)度的過程，通過這一過程，可以高效地實現(xiàn)某個既定的目標(biāo)。而構(gòu)成這一既定目標(biāo)的要素可能包括時間、成本或技術(shù)成果。項目管理也可以定義為是一種為實現(xiàn)既定目標(biāo)而對技術(shù)、人力及財務(wù)資源所進(jìn)行的系統(tǒng)集成。一個項目可以非常簡單，也可能非常復(fù)雜。

目前，項目管理正在逐漸成為各企業(yè)履行管理功能的有效手段，并且從單個項目的管理逐步上升為企業(yè)整體項目的管理，稱之為基于項目的管理(ManagementByProject,MBP)。所謂基于項目的管理，就是將項目管理的技術(shù)運用到企業(yè)的各項活動中，將企業(yè)的各項工作都視為面向項目的活動，把企業(yè)的每一項工作任務(wù)都定義為一個項目，采取與傳統(tǒng)項目管理相同的方法來進(jìn)行管理。

本文借鑒了項目管理的方法，結(jié)合學(xué)校的實際問題，提出以基于項目管理的思路來統(tǒng)籌監(jiān)管學(xué)校的各類項目，從項目的立項申請開始一直到項目的結(jié)項驗收為止，實行資金、項目進(jìn)度和項目績效的全程監(jiān)管和分析，借助信息化手段，做好學(xué)校的項目管理工作，為校領(lǐng)導(dǎo)及時了解情況、進(jìn)行決策提供科學(xué)的依據(jù)。

二、學(xué)校項目管理的現(xiàn)狀

目前，學(xué)校的項目管理因各種原因，存在不少問題。突出的有以下幾點：

1.多頭管理，缺乏統(tǒng)一備案。因項目的來源不同，項目的管理機構(gòu)有多家，如科研項目的管理在科研處，211項目的管理在發(fā)展規(guī)劃處，基建項目的管理在后勤，但從整個學(xué)校實施項目管理的角度卻缺乏一個統(tǒng)一監(jiān)管、統(tǒng)一備案登記的部門。

2.缺乏項目的統(tǒng)一編碼規(guī)范。學(xué)校目前的項目管理主要是通過項目名稱來進(jìn)行，一方面項目的名稱不夠規(guī)范，另一方面很容易發(fā)生名稱上的撞車。用名稱來進(jìn)行項目的管理，無法體現(xiàn)項目的分類分級，因而很難從各個角度來對項目進(jìn)行歸類分析。

此外，有些報上級部門的項目往往是由多個校內(nèi)子項目構(gòu)成的，缺乏統(tǒng)一的項目編碼規(guī)范，僅靠項目名稱來管理，很難體現(xiàn)項目之間的映射關(guān)系，因而項目的匯總歸集以及項目資金的歸口統(tǒng)計都很難進(jìn)行。

3.項目資金的使用和管理存在問題。在項目管理中，項目負(fù)責(zé)人是實施項目管理的核心，項目負(fù)責(zé)人不僅要負(fù)責(zé)整個項目的具體實施，更要關(guān)心項目資金的使用。而學(xué)校目前的現(xiàn)狀是，有些項目的負(fù)責(zé)人并不清楚項目資金的來源和組成，因而在具體報銷時就會出現(xiàn)將專項支出記入日常開支的現(xiàn)象。結(jié)果造成專項項目結(jié)束后，專項資金大量結(jié)余，而日常開支卻大量超支。

有時，出于某些特殊原因，項目資金在下達(dá)后需要對項目做調(diào)整，但學(xué)校缺乏相應(yīng)的項目調(diào)整機制和程序。

從基于項目管理的角度來說，分管財務(wù)的副校長應(yīng)該是全校所有項目資金的總調(diào)度者，但由于目前學(xué)校多頭領(lǐng)導(dǎo)和分割管理的體制問題，很難做到這一點。分割管理把原本可游刃有余的資金池變成了沒有關(guān)系的幾潭死水，資金的效益不能最大限度地發(fā)揮出來。

4.對項目缺乏分析。由于項目管理的現(xiàn)狀，因而對項目缺乏分析。即使是一些簡單的統(tǒng)計分析，恐怕做得也不夠。如：學(xué)校目前有多少國家級項目、市級項目、校級項目？其中長期項目（假設(shè)3年以上）、中期項目（假設(shè)1-2年)、短期項目（假設(shè)1年以下）各有多少？這些項目的資金中有多少是上級撥款，多少是學(xué)校自籌資金？學(xué)校去年完成多少項目，今年新開始多少項目，預(yù)計今年將完成多少項目？學(xué)校正在進(jìn)行的項目目前占用了多少資金，預(yù)計到年底還要投入多少資金？學(xué)校正在進(jìn)行的某些項目（如

EMBA)預(yù)計今年可以給學(xué)校帶來多少收益？學(xué)校已完成的項目中投入的成本或收益與預(yù)算相比，其差異是多少？如果學(xué)校最近要新上一個項目，財力是否能支持？……等等。至于針對項目的深層次分析就更是缺乏。

5.項目的管理機制不夠完善。目前，除科研項目的管理相對來說比較規(guī)范外，其他項目在管理機制上都存在著一定的不足。如：項目負(fù)責(zé)人的監(jiān)督考核制度，項目的第三方監(jiān)管制度，項目文檔的規(guī)范制度，等等。

6.二級管理體制的推行對項目管理提出了新的要求。目前學(xué)校正在逐步推行二級管理體制，從基于項目管理這一思路來說，對每一個實行二級管理的院系來說，其實就是在開始一個新的二級管理大項目。但相對而言，學(xué)校應(yīng)該如何對這樣一個二級管理體制的大項目進(jìn)行管理，還有很多問題尚待研究。

三、建議

基于學(xué)校項目管理的現(xiàn)狀，根據(jù)基于項目管理的思路，我們提出如下建議：

1.健全項目申報統(tǒng)一備案制度。建議學(xué)校設(shè)立類似于項目管理委員會或項目辦公室一類的機構(gòu)，今后無論是哪條線上的項目，無論是對外申報的項目還是校內(nèi)的項目，均應(yīng)在該機構(gòu)統(tǒng)一備案登記。

2.制訂項目統(tǒng)一編碼規(guī)范。要實現(xiàn)統(tǒng)一備案登記制度，項目的名稱首先必須規(guī)范，否則很容易發(fā)生名稱上的撞車。從今后科學(xué)管理的角度來說，應(yīng)該實施項目的編碼管理，即為每一個項目分配唯一的項目編碼。制訂項目編碼，是實現(xiàn)項目規(guī)范管理的前提，建議學(xué)校借管理信息化的東風(fēng)，制定項目統(tǒng)一編碼規(guī)范。

在具體的編碼方法上，建議針對不同的項目劃分不同的類別，如：基建類、學(xué)科建設(shè)類……，還可以針對不同的項目劃分不同的級別，如：國家級、市級、校級。這種項目編碼上的多維設(shè)置，便于學(xué)校將來從多角度對項目進(jìn)行歸類和分析。

在具體的編碼分配上，建議任何項目必須首先是校級項目，且有一個唯一的項目代碼。即今后凡是獲得校級以上或校外的項目，如國家自然科學(xué)基金項目，除了有基金會專門的項目代碼外，必須也有一個校內(nèi)的相應(yīng)項目代碼。同樣，對于有些正在申報部級或校外其他級別的項目，尚未獲得批準(zhǔn)，但由于種種原因?qū)W校必須開工建設(shè)的，建議先分配校級項目編碼，經(jīng)登記備案后開始進(jìn)行。日后一旦項目獲得了上級的批準(zhǔn)，只要再補上相應(yīng)的批準(zhǔn)代碼即可。

學(xué)校有些部級項目往往是由多個校內(nèi)的子項目來構(gòu)成的，采用規(guī)范的項目編碼方式，可以建立起項目之間的映射關(guān)系，有利于今后項目的匯總歸集，也有利于資金的歸口統(tǒng)計。

3.合理地用好項目資金。目前項目負(fù)責(zé)人只負(fù)責(zé)項目進(jìn)度，不重視項目資金的使用管理是一個普遍現(xiàn)象。針對這一問題，建議學(xué)校對項目負(fù)責(zé)人加強有關(guān)項目管理理論方面的培訓(xùn)指導(dǎo)。同時，建議學(xué)校借管理信息化的東風(fēng)，通過對項目管理方法的研究，借助先進(jìn)管理軟件的支撐，從項目會計和管理會計的角度來及時記錄和反映項目資金的組成和使用情況，通過信息的及時處理，為項目負(fù)責(zé)人也為校領(lǐng)導(dǎo)及時了解項目資金使用情況提供幫助。

在項目資金的使用規(guī)則上，建議學(xué)校在上級文件的大框架下，根據(jù)學(xué)校這些年來在專項管理上的經(jīng)驗，充分考慮我校今后幾年的發(fā)展需要，各部門集思廣益制訂出對我校項目資金使用具有實際指導(dǎo)意義的實施細(xì)則。

從表面來看，資金的?？顚Ｓ门c統(tǒng)籌使用似乎是一對不可調(diào)和的矛盾，其實?？顚Ｓ门c統(tǒng)籌使用是一對矛盾的統(tǒng)一體，如果協(xié)調(diào)得好，是可以很好地解決這一對矛盾的。建議學(xué)校樹立全校一盤棋的思想，合理地把專項經(jīng)費的管理和常規(guī)經(jīng)費的管理融為一體。以師資隊伍建設(shè)為例，在“211工程”、“行動計劃”和日?；局С鲋芯羞@一內(nèi)容，學(xué)校原有的做法是三大塊的錢同時使用，甚至有時放著專項的錢舍不得用，而先用常規(guī)經(jīng)費。結(jié)果是專項項目面臨結(jié)項檢查了，可專項撥款還有大量結(jié)余，而基本支出卻居高不下，而且專項撥款的結(jié)余又不能用在其他項目上。對此，建議學(xué)校改變思路，對于有多頭資金來源的項目，在項目資金使用時先消化專項資金，在專項撥款不足的情況下再用常規(guī)經(jīng)費作補充。這樣，既可以按照撥款單位的要求用完這些錢，又可以用節(jié)省下來的常規(guī)資金去建設(shè)一些學(xué)校急需的卻沒有專項撥款的項目。這種合理的統(tǒng)籌并沒有違背中央專款專用的原則，而是一種合理的規(guī)避。

鑒于某些特殊原因，項目資金在下達(dá)后需要對項目做調(diào)整，但這種調(diào)整應(yīng)該是集體決策的結(jié)果，建議學(xué)校健全相應(yīng)的項目調(diào)整機制和程序。

多頭領(lǐng)導(dǎo)與分割管理是影響學(xué)校整體項目資金管理的一個大問題，這是一個體制性的障礙。從基于項目管理的角度來說，分管財務(wù)的副校長應(yīng)該是全校所有項目資金的總調(diào)度者和統(tǒng)籌者，但由于目前學(xué)校多頭領(lǐng)導(dǎo)和分割管理的體制問題，很難做到這一點。建議學(xué)校建立由財務(wù)副校長負(fù)責(zé)的資金統(tǒng)籌委員會，把原本割裂開來的資金匯入同一個資金池，通過全校的統(tǒng)籌，最大限度地發(fā)揮資金的效益。

4.按項目進(jìn)行成本分析。學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展與教育投入不足這一對矛盾是客觀存在的情況，需要學(xué)校通過對資源的合理配置，來使有限的資源發(fā)揮最大的效益。目前，隨著學(xué)校多渠道籌措教育經(jīng)費方式的實現(xiàn)，學(xué)校的經(jīng)濟(jì)活動變得越來越復(fù)雜，所以對教育經(jīng)費不僅要核算它的投入、支出，還要分析反映支出的性質(zhì)和結(jié)構(gòu)。只有這樣，才能把有限的資金使用得更加經(jīng)濟(jì)合理，才能為學(xué)校帶來更大的經(jīng)濟(jì)效益。

鑒于此，從財務(wù)管理的角度來說就要求加強成本管理的力度，進(jìn)行卓有成效的成本效益分析。如分析：某個專業(yè)學(xué)科點的成本效益；辦班創(chuàng)收的成本效益；引進(jìn)人才的成本效益，等等。

要想達(dá)到這些目的，光靠會計科目的核算是很難實現(xiàn)的，也必須引入項目管理的方法。即采用基于項目的管理，將學(xué)校的各項工作都視為面向項目的活動，把學(xué)校的每一項工作任務(wù)都定義為一個項目。如，設(shè)立辦班創(chuàng)收這一特殊項目類，下設(shè)各院系的子項目，從項目的角度來進(jìn)行監(jiān)控，借助信息化手段，用項目管理的方法來進(jìn)行成本效益的分析。

5.制訂和完善項目管理機制。建議學(xué)校借制度建設(shè)的契機，逐步完善各類項目管理機制，具體如：項目負(fù)責(zé)人制度；項目中期檢查制度；項目監(jiān)管制度；項目驗收制度；項目文檔規(guī)范制度，等等。

6.用項目管理的方法來配合二級管理制度的推行。二級管理體制的推行會帶來很多新的管理問題。從基于項目管理的思路來說，每一個實行二級管理的院系其實就是在開始一個新的二級管理大項目，院長（系主任）就是這一大項目的負(fù)責(zé)人。目前學(xué)校在二級管理體制的推行中首先會把財權(quán)下放，有一大筆資金的下?lián)?。如果把這筆下?lián)艿馁Y金看作是投入在項目上的資金的話，那么投入多少項目資金相應(yīng)該產(chǎn)生多少項目效益，也就是目前大家一直在談的事權(quán)問題似乎并不十分明朗，二級管理的目標(biāo)或者說作為項目的考核和驗收指標(biāo)似乎也不是特別明朗。此外，項目執(zhí)行的時間進(jìn)度，什么時候出什么結(jié)果，似乎也沒有提出什么特別的要求。而從項目管理的角度來說，項目的監(jiān)督和控制離不開時間、成本和績效這三大指標(biāo)。建議學(xué)校從項目的時間、成本和績效這三大指標(biāo)入手，做好二級管理這一大項目的管理。

此外，推行二級管理后，院長（系主任）作為一個大項目的負(fù)責(zé)人，其手中握有的資金和權(quán)力也相應(yīng)增大，如何避免各種尷尬局面的出現(xiàn)，避免項目負(fù)責(zé)人的無意識出錯，這就需要加強對項目負(fù)責(zé)人的監(jiān)督審計。建議學(xué)校一方面要加強和完善項目監(jiān)督管理機制，制訂切實可行的項目績效考核指標(biāo)，另一方面可以借管理信息化的契機，用信息化的手段來加強及時監(jiān)控，防患于未然