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[摘要]秘書作為黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體、軍隊(duì)、院校內(nèi)的一種行政職位，其職責(zé)就是輔助管理，綜合服務(wù)，具有綜合輔助、系統(tǒng)中介、間接效益性和對立統(tǒng)一性。在組織的結(jié)構(gòu)系統(tǒng)中，秘書部門具有組織靜態(tài)和動態(tài)運(yùn)轉(zhuǎn)的雙重中介作用；秘書工作的成果很難用數(shù)據(jù)來表述，但其有效的職能活動卻能取得生產(chǎn)和管理成果。

[關(guān)鍵詞]：秘書領(lǐng)導(dǎo)決策作用

隨著我國改革開放的不斷深化和社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，整個社會的管理體制正發(fā)生著一系列深刻的變化，決策作為組織管理的核心，正逐步向科學(xué)化、合理化發(fā)展。由于現(xiàn)代化管理日趨復(fù)雜，各級組織的決策者無論是從才干上還是精力上來說，都無法在決策過程中僅憑個人的努力獨(dú)勝其勞，必須依靠秘書人員來分擔(dān)決策過程中的部分工作，提供輔助服務(wù)。管理的任務(wù)，簡單地說，就是找到合適的人，擺在合適的地方做一件事，然后鼓勵他們用自己的創(chuàng)意完成手上的工作。本文試就這一問題淺論秘書人員的必備條件與在領(lǐng)導(dǎo)決策中的作用。

一、秘書人員的必備條件

秘書人員的必備條件應(yīng)該包含基本的職業(yè)素養(yǎng)和完備的知識結(jié)構(gòu)兩個方面。

（一）基本的職業(yè)素養(yǎng)

1、科學(xué)的世界觀是秘書人員必備的基本素質(zhì)。秘書首先要具有較高的政治覺悟、黨性觀念和堅定的政治立場，工作中自覺以黨的路線、方針、政策和國家法律法規(guī)為準(zhǔn)繩。其次，要樹立正確的價值觀，增強(qiáng)責(zé)任感和事業(yè)心，把秘書工作當(dāng)作完善社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制，建立現(xiàn)代制度的需要，處理好國家利益、利益和個人利益的關(guān)系。

2、秘書人員必須具備良好的職業(yè)品德。良好的職業(yè)品德是秘書人員必備的基本素養(yǎng)。一名合格的秘書必須做到：禮貌而不居高臨下，誠實(shí)而不弄虛作假，參謀而不自以為是，謙虛而不傲上凌下，謹(jǐn)慎而不唯唯諾諾，公正而不見風(fēng)使舵，原則而不論是道非，敬重而不阿諛奉承，適應(yīng)而不妄自尊大，本分而不炫耀示人。同時，秘書必須具有開朗、樂觀、幽默的個性，這樣才能以飽滿的熱情和充沛的精力去從事本職工作。另外，強(qiáng)烈的服務(wù)意識是秘書人員職業(yè)素養(yǎng)的基本要求。一要善于高層次服務(wù)。秘書要有較強(qiáng)的理論思維能力，諸如能預(yù)見，善歸納；能分析，善綜合；能比較，善鑒別；能領(lǐng)會，善發(fā)揮。在工作中就要具備調(diào)查研究、捕捉信息的功夫，寫出的材料要高質(zhì)量，提出的問題和建議要有分量。二要善于超前服務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)工作需要經(jīng)常做出超前決策，秘書也必須相應(yīng)地為領(lǐng)導(dǎo)提供超前服務(wù)。三要善于創(chuàng)造性服務(wù)。在為領(lǐng)導(dǎo)決策參謀過程中，要善于發(fā)現(xiàn)新問題，提出新見解；在貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖上，要善于拿出突破性的方法；在文字材料撰寫中，要力求形成自己的風(fēng)格和特色。四要善于嚴(yán)謹(jǐn)周到服務(wù)。因?yàn)橐谎砸恍?、一舉一動以及對每一個工作細(xì)節(jié)的處理都關(guān)系極大，因此要求秘書人員有嚴(yán)謹(jǐn)周到的工作作風(fēng)。

（二）完備的知識結(jié)構(gòu)

隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善，對秘書人員的知識要求越來越高，秘書向復(fù)合型人才方面發(fā)展，其所具備的知識要求系統(tǒng)化、全面化。

1、扎實(shí)的基礎(chǔ)知識和理論知識。這是秘書必備的基本功，是秘書人員順利成長的階梯，是不斷走向成功的源泉。目前，秘書必須注重學(xué)習(xí)馬列主義、思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想，落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，將市場經(jīng)濟(jì)體制下的新情況、新問題上升到一定的理論高度加以概括和總結(jié)，正視改革過程中出現(xiàn)的新情況、新問題。秘書便應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的的知識儲備和能力。目前最為急需的是，一要盡快學(xué)習(xí)和掌握WTO的基本規(guī)則，熟悉其法律體系；二要注重按國際慣例的實(shí)際操作并積累相關(guān)運(yùn)作經(jīng)驗(yàn)；三要具備相當(dāng)?shù)耐庹Z水平以及處理涉外文書的能力，以適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。

2、熟練的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)知識。秘書必須通曉業(yè)務(wù)，熟悉經(jīng)營活動和發(fā)展戰(zhàn)略、及時收集、處理相關(guān)的產(chǎn)、供、銷、科技、資金、市場等信息，了解國家宏觀調(diào)控方面的信息以及國內(nèi)外經(jīng)濟(jì)動向等，熟悉有關(guān)的基本法規(guī)、特定規(guī)章。舉例說，如果該秘書是在電信做秘書，就要了解熟悉黨和國家改革開放的大政方針和重大政策，了解熟悉信息產(chǎn)業(yè)、通信行業(yè)、電信體制改革等具體政策，熟悉“電信條例”、“消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法”、“勞動法”、“合同法”等，只有這樣，才能保證從事的工作符合法律法規(guī)所設(shè)定的“游戲規(guī)則”。另外，秘書要有豐富的經(jīng)營管理知識，包括一般的經(jīng)營管理理論知識，通曉黨政、財務(wù)、統(tǒng)計、管理、市場、營銷、戰(zhàn)略、信息等方面的知識，努力成為現(xiàn)代商務(wù)型、復(fù)合型人才。

3、廣博的邊緣學(xué)科知識。秘書工作性質(zhì)決定其涉及面廣，接觸的層面大，這就要求秘書人員不論那一方面的知識都要懂一些，要盡可能掌握一些如國際關(guān)系、軍事、公共關(guān)系、文學(xué)、人文歷史、藝術(shù)、數(shù)理、科學(xué)方法等邊緣學(xué)科知識。

二、秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)決策中的作用

秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)決策中的作用可以歸納為以下五種:參謀作用、助手作用、提供信息作用、協(xié)調(diào)作用、耳目作用。

（一）參謀作用。當(dāng)參謀就是為領(lǐng)導(dǎo)出主意，出謀劃策。從大的方面說，能拿出輔助決策的方案，供領(lǐng)導(dǎo)選擇決定。小的方面是能出日常工作的預(yù)案，供領(lǐng)導(dǎo)參考使用。參謀還可分為事前、事中和事后。事前是事情還未開始做，提出方案。事中是事情進(jìn)行中，發(fā)現(xiàn)問題，提出改進(jìn)的方案。事后是事情結(jié)束后須補(bǔ)救提出的方案。

湖南臺正在熱播的《丑女無敵》讓人感覺耳目一新，那個丑陋不堪的林無敵竟然在觀眾的眼中變得越來越耐看，我認(rèn)為最主要的原因是因?yàn)樗募?xì)心和能干，總是在總經(jīng)理束手無策的時機(jī)找到解決方案，總是在總經(jīng)理危機(jī)的時刻伸手相助。而且她由于丑便特別的謙恭，與人為善。她不僅是領(lǐng)導(dǎo)的好幫手，更是成為大家喜愛的善解人意的好女孩。而這一切，林無敵始終認(rèn)為這些都是作為秘書的天職。

（二）助手作用。輔助協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好工作，按領(lǐng)導(dǎo)的旨意辦文辦事，做好領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)工作。有一個著名的事例：露金是微軟公司總裁比爾.蓋茨的第二任女秘書，在到公司工作時，她已42歲了，而比爾.蓋茨當(dāng)年才21歲，正值創(chuàng)業(yè)之初。許多競爭對手就是被這個外形清瘦、頭發(fā)蓬亂還帶著頭皮屑的大男孩所迷惑。露寶也不例外，她在想：一個給人印象如此稚嫩的董事長辦實(shí)業(yè)，遇到的困難恐怕很多吧！她以一個成熟女性特有的縝密與周到，考慮起自己今后在娃娃公司應(yīng)盡的責(zé)任與義務(wù)。蓋茨每次出差時，為了使工作盡可能的滿負(fù)荷，他往往要在辦公室處理事務(wù)到最后時刻才開始趕往機(jī)場，為了趕時間，他常超車甚至闖紅燈。這樣的事多了，露金難免為他擔(dān)心，便請求他每次多留出15分鐘去機(jī)場，并且每次她都要加以督促。露金把公司看成一個大家庭，她對公司的每個員工、每項(xiàng)工作，都有一種很深的情感。很自然地，她成了公司的后勤總管，負(fù)責(zé)發(fā)放工資、記賬、接訂單、采購、打印文件等。

隨著微軟帝國的建立，蓋茨從露寶那里得到了信賴，露寶則從蓋茨那里得到了尊重，也獲得了個人職業(yè)生涯的巨大成功。相輔相成，唇齒相依，成了微軟公司一道獨(dú)特的風(fēng)景。

忠貞不二是一個人最大的優(yōu)勢與財富，它能換取別人的信賴，從而鑄就事業(yè)的成功與輝煌。

（三）提供信息作用。秘書信息服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的全部決策、管理和指揮工作,領(lǐng)導(dǎo)者要對眾多的政治、經(jīng)濟(jì)、文化及社會事物進(jìn)行決策,必須要掌握能夠反映這些事物發(fā)展變化的大量信息，而就領(lǐng)導(dǎo)個人來說，限于時間、精力不可能全部或系統(tǒng)掌握，這就需要靠秘書來提供。所以秘書需要掌握多種信息，供領(lǐng)導(dǎo)參考。

（四）協(xié)調(diào)作用。協(xié)調(diào)是管理的手段,其實(shí)質(zhì)就是統(tǒng)一認(rèn)識,調(diào)整關(guān)系,解決矛盾,協(xié)調(diào)行動。在新的歷史時期,領(lǐng)導(dǎo)面臨的問題十分復(fù)雜,接觸的橫向、縱向關(guān)系也千絲萬縷,改革中會不斷產(chǎn)生大量新的矛盾,這些問題和矛盾最終都會集中到各機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)面前,要求及時解決。因此,秘書必須協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時做好協(xié)調(diào)工作，處理好上下級，各部門之間的矛盾，處理好領(lǐng)導(dǎo)與群眾，群眾與群眾之間的矛盾，使工作得到順利開展，保持局面的穩(wěn)定和諧。

（五）耳目作用。作為秘書要善于用耳朵要聽，用眼睛要看，善于觀察，能夠及時發(fā)現(xiàn)問題。如有需要應(yīng)及時匯報。使領(lǐng)導(dǎo)能夠及時掌握情況，作出決策。另外，對于領(lǐng)導(dǎo)作出決策已予實(shí)施的工作，也要多聽多看多留心，是好的，正確的意見要向領(lǐng)導(dǎo)說，至于決策實(shí)施過程中可能出現(xiàn)或已經(jīng)的失誤、偏差以及錯誤等,也應(yīng)及時反映和提醒,以便領(lǐng)導(dǎo)及時修正，使工作朝正確的目標(biāo)方向發(fā)展。大家是否聽說過這樣一個故事：

中國對外貿(mào)易經(jīng)濟(jì)合作部前部長龍永圖在中國入世談判時曾選過一位秘書。當(dāng)龍永圖選該人當(dāng)秘書時，全場嘩然，因?yàn)檫@個人在眾人眼中根本不適合當(dāng)秘書。秘書都是勤勤懇懇、少言少語的，講話很少，做事謹(jǐn)慎，對領(lǐng)導(dǎo)體貼入微。但是龍永圖選的秘書，處事完全不一樣。他是一個大大咧咧的人，從來不會照顧人。當(dāng)時由于談判的壓力大，龍永圖的脾氣也很大，有時候和外國人拍桌子，回來以后一句話也不說。每次龍永圖回到房間后，其他人都不愿自討沒趣到他房間里來。惟有那位秘書，每次不敲門就大大咧咧走進(jìn)來，說他今天聽到什么了，還說龍永圖某句話講得不一定對等等。他還經(jīng)常出一些餿主意，被龍永圖罵得一塌糊涂，但他最大的優(yōu)點(diǎn)就是經(jīng)罵。無論怎么罵，他5分鐘以后又回來了，“哎呀，永圖，你剛才那個說法不太對?！边@位秘書是個學(xué)者型的人物，他對很多事情不敏感，人家對他的批評他也不敏感，但是他是世貿(mào)專家，他對世貿(mào)問題簡直像著迷一樣，所以在龍永圖脾氣非常暴躁的情況下，在龍永圖當(dāng)時難以聽到不同聲音的情況下，有那位經(jīng)罵的秘書對龍永圖就顯得格外重要了。

嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致是對秘書人員的基本要求，也是優(yōu)質(zhì)服務(wù)的基本內(nèi)涵。但秘書工作經(jīng)常是事連事，節(jié)奏快，要求高，特別是隨著領(lǐng)導(dǎo)素質(zhì)的提高，對秘書工作的要求越來越高，使秘書人員極易患緊張型的“現(xiàn)代病”。沒有良好的心態(tài)，優(yōu)質(zhì)服務(wù)就難以落到實(shí)處。因此，在工作壓力加大的環(huán)境下，善于保持快樂非常重要。

有一家跨國公司招聘策劃總監(jiān)，層層篩選后將余下的三位佼佼者封閉在一個房間里，用閉錄電視觀察，要求等待考題的送達(dá)和最后的考核。五天過去后，考題沒有送達(dá)，結(jié)果出來了，那個不急不躁、保持快樂狀態(tài)的人被聘用了。因?yàn)槭强鞓肥且环N能力，能夠在任何環(huán)境中保持一顆快樂的心，可以更有把握地走近成功。這給我們提供了很好的啟示。如果神經(jīng)繃得過于緊張，就容易枯躁厭煩，力不從心，產(chǎn)生消極情緒，甚至缺乏工作標(biāo)準(zhǔn)和高度；保持快樂，能使自己處在一個良好的狀態(tài)，更好地搞好服務(wù)。態(tài)度決定行動。有了良好的心態(tài)，重壓之下的工作也會輕松，奉獻(xiàn)的事情也會樂意，才能淡泊名利，寧靜致遠(yuǎn)。要學(xué)會舉重若輕，自我調(diào)控，積極培養(yǎng)各種興趣和愛好，參加一些有益身心健康的文化娛樂活動，及時消除心理疲勞。遇急事不急，煩事不煩，沉著應(yīng)對，冷靜處理，在積極的心態(tài)中做好工作。

具備寬廣的知識，熟悉各方面情況，有利于提高秘書人員的服務(wù)水平。但隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，知識量的大幅增加，成為各個行業(yè)、各個領(lǐng)域的通才已不可能。因?yàn)闊o論多么優(yōu)秀的人才都有時間和精力的限制，必須在一定的時空范圍內(nèi)明確主攻方向，實(shí)行定向突破。面對服務(wù)領(lǐng)域和服務(wù)對象的變化，秘書人員應(yīng)樹立定向突破思維，一個主題、一個領(lǐng)域地鉆研。在商界，有一種“隱形冠軍”現(xiàn)象。很多國家出口創(chuàng)匯最多的往往不是那些有名的大公司、大企業(yè)，而是那

些在某一個領(lǐng)域定向突破，業(yè)務(wù)做得非常精、尖的小公司、小企業(yè)。他們的產(chǎn)品比較專一，但遍布全球，需求量和效益十分驚人，是真正的“隱形冠軍”。所以，在力求拓寬知識廣度的基礎(chǔ)上，要注重向?qū)５膶用嫔罨?。一是要立足本職突破。要干一行，愛一行，精一行。對于領(lǐng)導(dǎo)交辦的每項(xiàng)任務(wù)，對于公文材料的撰寫，都要用珍惜機(jī)遇的眼光來看待，用科研選題的方式來運(yùn)作，力求思考的廣度和深度，搭建發(fā)展的平臺。要明白組織和領(lǐng)導(dǎo)評價秘書人員能力素質(zhì)的一條標(biāo)準(zhǔn)，

就是文字材料的思想深度。切忌認(rèn)為會寫材料，就會變成“文字老人”，實(shí)際上很多領(lǐng)導(dǎo)同志都從事過文字工作，都是文章高手。二是要立足興趣突破。興趣是最好的老師。從事自己感興趣的工作有時能更快地取得突破。要結(jié)合自己的個性特點(diǎn)，在可能的范圍內(nèi)準(zhǔn)確定位事業(yè)發(fā)展的“著力點(diǎn)”，長期堅持，不懈努力。三是要立足需要突破?！皶r代需要什么，我們就干什么”。不能盲目去“突”，要用發(fā)展的眼光，根據(jù)社會發(fā)展需要選擇突破點(diǎn)。當(dāng)前，在人才的構(gòu)成上，普遍存在黨政人才多，科技人才和懂經(jīng)營、會管理的企業(yè)家人才偏少的現(xiàn)象。秘書人員要立足這一現(xiàn)實(shí)，注重改善知識結(jié)構(gòu)，努力將自己培養(yǎng)成為社會需要的人才，提前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備。

三、在領(lǐng)導(dǎo)方式變化、價值取向多元化的背景下，秘書所應(yīng)當(dāng)具備的換位思考能力。

換位思考能力是指站在對方的位置上思考問題、分析問題的能力。換位思考能力不強(qiáng)，參政設(shè)謀服務(wù)就會受到限制，層次就不會很高。對秘書人員而言，換位思考應(yīng)是一種立體的、動態(tài)的、多維度的，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)一種思想，一種境界。應(yīng)充分認(rèn)識到，當(dāng)前領(lǐng)導(dǎo)方式發(fā)生了重大而深刻的變化，單純的行政命令已無法適應(yīng)時代的要求，黨政機(jī)關(guān)從權(quán)力運(yùn)作為主向公共服務(wù)為主是大勢所趨；廣大人民群眾的思想觀念和價值取向也在發(fā)生相應(yīng)變化，尤其是民主訴求的意愿在不斷增強(qiáng)。這就要求秘書人員在參政設(shè)謀中，應(yīng)站在領(lǐng)導(dǎo)、地方、部門和群眾的角度，多方位思考。一是要強(qiáng)化換位思考意識。意識是行動的先導(dǎo)。意識增強(qiáng)了，換位思考的自覺性才會增強(qiáng)。現(xiàn)在，秘書人才的整體素質(zhì)大大提高，但仍感到秘書人才十分缺乏。究其原因，很重要的一個方面，就是很多秘書人員習(xí)慣于被動服從，缺乏符合時代特征的思想和觀點(diǎn)，不能準(zhǔn)確地站在多個層面思考。譬如撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿時，模擬領(lǐng)導(dǎo)的思路不夠、摸擬聽眾的角色意識不濃。所以，要學(xué)會觀察領(lǐng)導(dǎo)怎樣決策和分析解決問題，并假如自己是一名領(lǐng)導(dǎo)，遇到這些問題該如何處理。經(jīng)常比較自己的方法與領(lǐng)導(dǎo)的思路有哪些異同，從而激發(fā)靈感，尋找角度。二是要掌握換位思考方法。堅持辯證換位思考，既站在領(lǐng)導(dǎo)的角度，也站在群眾的角度；既站在宏觀的角度，也站在微觀的角度；既站在歷史的角度，也站在現(xiàn)實(shí)的角度，根據(jù)不同的對象，不同的時間和場所來思考。對同一問題，也要根

據(jù)不同條件，發(fā)生相應(yīng)的變化。三是要注重?fù)Q位思考成果。換位思考不能只思不講，要敢思敢講，將思考變成成果。要克服心理障礙，對于一些超前性的問題，不能因?yàn)檫€沒有考慮成熟就認(rèn)為沒有講的必要。實(shí)際上，有些不成熟的觀點(diǎn)對領(lǐng)導(dǎo)來說也有啟發(fā)、參考和提醒作用。因?yàn)樗伎际且环N境界，講出來又是另一種境界。尤其是撰寫文稿，能否用書面的方式“講”出來，是檢驗(yàn)秘書人員想不想問題、想問題深不深、能力水平強(qiáng)不強(qiáng)的一個重要標(biāo)尺。

每一個成功者的背后都有一個默默耕耘、辛苦工作的秘書，他們的名字往往不被人們所關(guān)注和提起，千尋萬覓，終于找到一個，她就是我上文中提到過的世界首富比爾•蓋茨的秘書——露寶，比爾•蓋茨曾說“微軟的成功有她的一份功勞”。作為秘書人員的工作目標(biāo)，就是努力做到讓你的上司也對你作出這樣的評價。

[參考文獻(xiàn)]:

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淺議信息工作在領(lǐng)導(dǎo)決策中的重要作用-成都醫(yī)藥-馮光成

論辦公室信息工作在決策中的地位和作用-辦公室業(yè)務(wù)-齊紹平鄧建勇

試議秘書在領(lǐng)導(dǎo)決策中的參謀藝術(shù)-當(dāng)代秘書-殷定華

網(wǎng)絡(luò)信息在領(lǐng)導(dǎo)決策中的作用-經(jīng)濟(jì)技術(shù)協(xié)作信息-王曉燕

論背景知識在領(lǐng)導(dǎo)決策中的作用-學(xué)校黨建與思想教育-劉青春

論信息在領(lǐng)導(dǎo)決策中的作用-重慶社科文匯-李天華

論信息在領(lǐng)導(dǎo)決策中的作用-長安科技-姚文琪

智囊在決策中的地位和作用-決策探索-殷莉