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一、加強(qiáng)辦公室文件材料收集與歸檔工作的重要性

文書檔案的收集與歸檔工作從屬各機(jī)關(guān)單位開展管理工作的關(guān)鍵部分，是提高單位管理工作效率與質(zhì)量的前提條件。此外，文書檔案也是對(duì)各單位發(fā)展歷程的記載，可為單位的經(jīng)營(yíng)發(fā)展與科學(xué)決策提供參考依據(jù)。例如，我集團(tuán)公司的每年產(chǎn)生的文件材料很多，黨委會(huì)議紀(jì)要、紀(jì)檢要文、工會(huì)通知、計(jì)劃任務(wù)書、審計(jì)報(bào)告、總工辦會(huì)簽、談話記錄、請(qǐng)示、批復(fù)、決定、決議、通知、工程申請(qǐng)、后勤簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)表、發(fā)言稿、合作協(xié)議、日程安排、考核評(píng)定辦法、制度規(guī)定等文件材料，將它們積極有效的收集與歸檔，不僅能確保各種文件材料的完整性與正確性，而且還能將重要的文件材料進(jìn)行詳細(xì)記錄和保存，有利于決策者深刻了解單位自身的發(fā)展情況，以便盡早的制定與調(diào)整科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略。對(duì)此，加強(qiáng)辦公室文書檔案的收集與歸檔工作，是相關(guān)管理部門和檔案管理者應(yīng)重點(diǎn)研究與探討的問題。

二、辦公室文書檔案的收集與歸檔工作的不足之處

（一）歸檔文件材料的收集不全面

在辦公室文書檔案的管理過程中,通常會(huì)見到歸檔文件收集不齊全的情況,具體包括未經(jīng)檔案人員收集記錄的各種文件資料。該類資料的內(nèi)容廣泛，來源渠道較多，具備重要的參考價(jià)值等。文件材料一旦遺留在其他的人員或者部門，無(wú)法完整的收集回來，必將影響檔案人員的歸檔工作。加上部分文書檔案的管理人員多為兼職人員，缺乏充足的時(shí)間與精力來整理與保管檔案資料，或因種種因素而無(wú)法及時(shí)進(jìn)行檔案文件的歸檔工作等，這些均能導(dǎo)致文書檔案文件材料無(wú)法及時(shí)的收集完整。

（二）檔案文件材料的收集力度不夠

當(dāng)前，由于多數(shù)檔案人員沒有高度重視檔案文件的收集工作，文件材料的收集力度不足，最終造成大部分的文件資料丟失或者缺損。具體原因主要包括：

1.各部門的檔案管理流程不規(guī)范，各種文件資料隨意擺放，混亂不堪，不能及時(shí)歸檔；

2.各單位的歸檔模式不科學(xué)，主要存檔文字檔案較多，對(duì)于電子文書檔案的收集與歸檔意識(shí)淡?。?/p>

3.文書檔案的連續(xù)性完整性不夠好，文件資料不完整，普遍出現(xiàn)文件資料斷章、斷頁(yè)、缺時(shí)間、缺單位落款公章等不齊全的情況，或者有正文缺發(fā)文稿，或有發(fā)文稿有正文但是缺定稿的情況，遇到這些情況，我們立即要求有關(guān)部門補(bǔ)交文件缺失部分才給予收集歸檔；

4.文件材料的可靠性差。有些單位或檔案部門為應(yīng)付上級(jí)的檢查，通常模擬前幾年的數(shù)據(jù)展開評(píng)估，致使檔案文件的歷史性與真實(shí)性喪失。

（三）檔案人員缺乏較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)與工作責(zé)任心

在文書檔案的管理過程中，由于部分檔案人員的管理意識(shí)較為薄弱，僅側(cè)重于紅頭文件的管理，忽略無(wú)編號(hào)或一般性的文件資料，這間接影響了的歸檔工作，致使歸檔文件材料質(zhì)量不高，加上少數(shù)檔案人員的工作責(zé)任心不強(qiáng)，沒有認(rèn)真記錄與整理相關(guān)的檔案文件，造成檔案文件的真?zhèn)涡圆幻?，文件材料分散不好管理和利用查閱。具體表現(xiàn)于：個(gè)別檔案人員在處理文件資料時(shí)，沒有仔細(xì)鑒別檔案文件的真實(shí)性，不能區(qū)分檔案文件的原件與復(fù)印件，沒有及時(shí)歸檔文件資料的原件，無(wú)法確保它們的完整性與正確性，這些均會(huì)導(dǎo)致檔案文件材料的利用價(jià)值喪失或降低，法律依據(jù)性不強(qiáng)。因此，針對(duì)上述存在的管理問題，我們必須及時(shí)采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，加強(qiáng)辦公室文書檔案的收集與歸檔工作，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

三、如何加強(qiáng)辦公室文書檔案的收集與歸檔工作

（一）強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)

作為一名檔案的管理人員，需要具備豐富的檔案管理知識(shí)與扎實(shí)的管理能力。除利用業(yè)余時(shí)間自我學(xué)習(xí)外，還可參加相應(yīng)的省市檔案局的有關(guān)檔案管理培訓(xùn)，以此不斷深化自身的檔案管理專業(yè)知識(shí)與業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，也要加強(qiáng)兼職檔案管理人員的知識(shí)與技能培訓(xùn)，使他們深化了解并掌握有關(guān)文書檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書檔案的整理、分類、編目、編號(hào)、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎(chǔ)。對(duì)于檔案文件的收集期間存在的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向各部門反饋，并要求其修改。對(duì)不熟悉的人員，可給予相關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以確保辦公室文書檔案管理工作的順利進(jìn)行，減少檔案收集完成后出現(xiàn)較多的返工情況，確保檔案管理工作有序開展。同時(shí)也要爭(zhēng)取本單位本公司領(lǐng)導(dǎo)、同事們的高度重視支持和配合，才能確保檔案管理工作有序開展。

（二）構(gòu)建和健全文書檔案收集與歸檔工作的管理制度

首先，檔案管理人員必須明確文書檔案收集的時(shí)間、歸檔范圍、保管期限及注意事項(xiàng)，保證檔案收集與整理工作的正常有效地開展。根據(jù)單位自身的實(shí)際情況，依照相關(guān)法規(guī)與職責(zé)分工的制度，合理確定切合實(shí)際的檔案文件材料歸檔范圍，同時(shí)給予相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，促進(jìn)檔案收集的工作順利進(jìn)行。另外，還應(yīng)明確規(guī)定檔案的歸檔期限，通常要求辦公室的文書檔案必須在檔案形成后的次年首季度完成收集與歸檔，集中統(tǒng)一進(jìn)行保管，不得私自留作它用。明確規(guī)范文書檔案的歸檔期限，能顯著提升其的收集效率，激發(fā)檔案收集人員的工作積極性。各單位各公司應(yīng)根據(jù)自身的發(fā)展情況適時(shí)更新文書檔案的管理制度，以滿足不同階段的檔案管理需求。

（三）加強(qiáng)臨時(shí)性檔案文件材料的收集

在各單位中因部分人員的調(diào)動(dòng)或者離職，往往會(huì)有少量的重要文件遺留在他們手中，導(dǎo)致檔案文件資料無(wú)法及時(shí)歸檔，甚至丟失。對(duì)此，負(fù)責(zé)管理文書檔案的人員應(yīng)定期在每年的年初開始收集與整理上一年度的文書檔案，重點(diǎn)加強(qiáng)臨時(shí)性檔案資料的收集工作。比如召開重大會(huì)議之后，應(yīng)及時(shí)通知各部門收集完整的會(huì)議資料。當(dāng)發(fā)生人員調(diào)動(dòng)或離職時(shí)，可以及時(shí)通知這類人要交出他們柜中的經(jīng)手的文件，作為檔案文件提供給大家今后好查閱，使其的意義和利用價(jià)值最大化；時(shí)檔案管理部門的工作人員，必須嚴(yán)格把好相臨時(shí)性文件材料的移交接收工作，及時(shí)將他們交來的文件材料給予對(duì)應(yīng)交接，將收集完整的檔案文件編好打印成移交清單或移交目錄兩份或三份，簽上移交人和接收人的名字，移交人和接收人雙方各持一份備查，保證離職或調(diào)動(dòng)人員手上的文件材料能交給檔案管理部門。

（四）更新文件材料的收集與整理方式

檔案工作管理人員應(yīng)不斷增強(qiáng)自身的檔案管理工作知識(shí)，適時(shí)更新文書檔案的收集與整理方式，將坐等上門的收集歸檔工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)主動(dòng)到各個(gè)部門去收集。各方面要緊密聯(lián)系，積極引導(dǎo)和教育有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)和同事，根據(jù)檔案工作的管理需要，交出交好文件資料，變被動(dòng)交為主動(dòng)交，變不情愿交為自愿交、自愿提供。檔案工作管理人員應(yīng)全面了解和掌握其在不同時(shí)期的各種文件材料，按照類別來收集，完成相關(guān)檔案文件的立卷歸檔工作。工作要善于多實(shí)踐、多溝通、多摸索，從而有利于檔案人員熟悉和掌握文書檔案管理工作，并深刻了解文書檔案的歷史性、現(xiàn)實(shí)性、連續(xù)性。因此，檔案部門的工作人員應(yīng)在具體實(shí)踐中及時(shí)發(fā)現(xiàn)、了解及收集有關(guān)的歸檔文件材料，確保文書檔案的收集完整。

四、結(jié)束語(yǔ)

我們應(yīng)高度重視檔案文件材料的收集與歸檔工作，全面分析文書檔案管理過程中主要存在的問題及原因，并采取有效的改善措施，只有這樣，才能確保文書檔案的收集完整與正確，促進(jìn)文書檔案的歸檔工作順利開展，從而更好實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作邁上新臺(tái)階。

作者：周家興單位：貴州高速公路集團(tuán)有限公司