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摘要:文章以高校畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)信息平臺為基礎(chǔ)，集合畢業(yè)生檔案信息要素，利用人工智能技術(shù)挖掘檔案數(shù)據(jù)信息，發(fā)揮檔案的服務(wù)功能和實(shí)效性，為高校畢業(yè)生檔案信息化管理工作提出對策建議，外延檔案社會貢獻(xiàn)力內(nèi)涵，發(fā)掘檔案的利用價值，為高校招生就業(yè)、學(xué)科專業(yè)設(shè)置、人才培養(yǎng)等工作的優(yōu)化創(chuàng)新提供依據(jù)。

關(guān)鍵詞:人工智能;高校;畢業(yè)生;檔案管理;信息化

隨著我國高校教育質(zhì)量建設(shè)的發(fā)展，高校檔案工作已成為反映高校教育質(zhì)量的重要指標(biāo)，而高校畢業(yè)生檔案工作作為高校檔案工作的重要組成部分，如何全面跟蹤人才培養(yǎng)質(zhì)量，建立健全高校畢業(yè)生檔案信息、合理有效利用高校畢業(yè)生檔案信息的價值和社會貢獻(xiàn)力成為高校檔案工作亟需思考的問題。

一、人工智能的應(yīng)有之義

1.人工智能發(fā)展對高等教育的影響。1956年，Minsky等科學(xué)家在美國達(dá)特茅斯會議上首次提出人工智能的概念，將其定義為用機(jī)器模擬人類智能的一門科學(xué)。至今人工智能已走過60多年的發(fā)展歷程，其發(fā)展并非一帆風(fēng)順，而是經(jīng)歷了兩輪大起大落。人工智能的發(fā)展總體上可分為三個階段：計算推理階段（1956年至20世紀(jì)70年代中期）、知識處理階段（20世紀(jì)70年代中后期）和自主學(xué)習(xí)階段（20世紀(jì)90年代初期）。隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和云計算的快速發(fā)展和支持，人工智能在平臺、算法、交互方式等核心技術(shù)上不斷更新和突破，正以“人工智能+X”的形式，對各行各業(yè)和社會生活方方面面造成沖擊。例如，從語音識別和圖像識別技術(shù)到無人駕駛和無人超市，再到無人銀行和智能翻譯，傳統(tǒng)職業(yè)及其從業(yè)者正在被人工智能取而代之[1]1。就高等教育領(lǐng)域而言，人工智能在高校教師、學(xué)生、教學(xué)思想、科學(xué)研究、學(xué)科與專業(yè)、行政管理等諸多方面帶來變革。2016年以來，《機(jī)器人產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（2016—2020年）、《“互聯(lián)網(wǎng)+”人工智能三年行動實(shí)施方案》《新一代人工智能發(fā)展規(guī)劃》等中央政策和戰(zhàn)略部署相繼出臺，高等教育要緊盯人工智能發(fā)展前沿，積極迎接挑戰(zhàn)，不僅要加速培養(yǎng)智能科學(xué)與技術(shù)專業(yè)方面的人才，還要加強(qiáng)智慧校園建設(shè)，不斷變革創(chuàng)新，適應(yīng)人工智能發(fā)展帶來的挑戰(zhàn)和需要[2]22。2.人工智能帶給檔案管理的機(jī)遇。人工智能技術(shù)于2016年爆發(fā)，人工智能時代悄然來臨，在學(xué)術(shù)領(lǐng)域、政治領(lǐng)域和經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域已然掀起變革的浪潮。在高校行政管理工作中，實(shí)行智能化輔助行政管理，利用人工智能在行政流程、信息收集、行政咨詢、反應(yīng)回答等方面的科技屬性、“人造物”屬性和“類人物”屬性，能夠精簡管理人員數(shù)量，提高服務(wù)效率，極大改善高校行政管理工作。高校檔案管理工作，尤其是高校畢業(yè)生檔案管理工作，更需要發(fā)揮人工智能的作用，實(shí)現(xiàn)高校畢業(yè)生檔案的信息化管理。人工智能給常規(guī)性、重復(fù)性、技術(shù)含量低的檔案崗位帶來沖擊。其代表技術(shù)主要有自然語言處理、模式識別、專家系統(tǒng)、機(jī)器學(xué)習(xí)、分布式人工智能和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)。人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用非常廣泛，包括網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源智能收集、數(shù)字檔案信息資源智能分類與檢索、智能化檔案價值鑒定、智能化檔案安全管理和智能化檔案提供利用服務(wù)等[3]36。人工智能在企業(yè)檔案、圖書檔案管理、人事檔案中的應(yīng)用研究表明其可大量替代傳統(tǒng)人力資源，極大提高檔案信息化管理的效率[4]19。3.人工智能對檔案管理的意義。以華中科技大學(xué)檔案館為例，引入人工智能技術(shù)后，檔案查詢、學(xué)歷學(xué)位公證、成績翻譯等服務(wù)利用工作在數(shù)字化、智能化的趨勢下，提升了檔案服務(wù)效率和師生用戶的滿意度。通過在檔案管理系統(tǒng)增加“成績翻譯”模塊，實(shí)現(xiàn)了中文課程的英文自動翻譯功能，優(yōu)化了檔案管理系統(tǒng)和服務(wù)系統(tǒng)，不斷滿足用戶的個性化需求[5]79。人工智能在檔案信息化管理中的應(yīng)用研究集中在檔案分類、查閱、收集和保留功能的服務(wù)利用上[6，7]54，159，如果人工智能應(yīng)用在高校畢業(yè)生檔案信息化管理工作中，一方面能夠提高畢業(yè)生檔案的利用率和信息化管理的工作效率，另一方面能夠挖掘和分析畢業(yè)生檔案信息，創(chuàng)造性地將畢業(yè)生檔案信息的功能進(jìn)行延展和輻射，通過研究分析以及數(shù)據(jù)反饋進(jìn)而指導(dǎo)高校在招生就業(yè)、學(xué)科專業(yè)設(shè)置、人才培養(yǎng)等方面的工作，對高校豐富發(fā)展內(nèi)涵，提升服務(wù)社會能力，培養(yǎng)符合區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要的有價值的人才有著重要的指導(dǎo)意義。

二、高校畢業(yè)生檔案管理存在的問題

檔案是學(xué)生成長最真實(shí)的記錄，檔案里記載有學(xué)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、政治面貌、學(xué)歷職稱和社會關(guān)系等基本情況，與學(xué)生畢業(yè)后的工資待遇、勞動保障、組織關(guān)系、職務(wù)和職稱晉升等緊密相關(guān)。檔案對高校、社會和學(xué)生而言至關(guān)重要。無論是本專科生、碩士研究生，還是博士研究生，其檔案從學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)，貫穿學(xué)生培養(yǎng)的全過程。因此，畢業(yè)生檔案中信息資源豐富，具有潛在的利用價值。通過研究了解，目前高校畢業(yè)生檔案管理狀況并不理想，存在的主要問題具體表現(xiàn)如下。1.檔案管理意識欠缺和重視程度不夠。從學(xué)校到學(xué)院，從老師到學(xué)生，許多人沒有認(rèn)識到學(xué)生檔案的重要性。例如，學(xué)生入學(xué)的一個月內(nèi)，需要對新生檔案進(jìn)行接收、審核和歸檔。新生檔案材料雜亂無章，隨意散落在辦公室，既沒有按照專業(yè)、班級、學(xué)號等基本信息分類排序，也存在入學(xué)登記表等材料缺失的情況，也有的學(xué)生黨員檔案沒有隨學(xué)籍檔案一起郵寄。這說明負(fù)責(zé)檔案管理的老師和學(xué)生對檔案重要性的認(rèn)識程度不夠，欠缺有效的檔案管理意識[8]151。2.專職檔案管理人員欠缺和經(jīng)費(fèi)不足。部分高校學(xué)生檔案管理缺少專職的檔案管理人員，檔案館一方面保存高校歷史檔案資料，另一方面提供高校檔案信息，部分高校學(xué)生檔案不在檔案館的管理范圍之內(nèi)，導(dǎo)致高校學(xué)生檔案管理多為兼職人員，兼職人員流動性較大，會存在交接不暢、檔案管理體系不健全的問題。學(xué)院負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理工作的老師多為輔導(dǎo)員，輔導(dǎo)員由于個人發(fā)展轉(zhuǎn)崗，使學(xué)生檔案不得不頻繁轉(zhuǎn)手，每一次轉(zhuǎn)手需要依賴輔導(dǎo)員的重視程度。加上學(xué)校機(jī)構(gòu)設(shè)置和經(jīng)費(fèi)等原因，缺少對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理水平的低下。3.數(shù)字化記錄欠缺和查（借）閱效率不高。人工智能對信息檢索提出了更高要求，但學(xué)生檔案管理仍停留在手動記錄和手動查詢階段，即使是計算機(jī)輔助管理，也只是基礎(chǔ)的信息檢索，缺少數(shù)字化記錄。學(xué)生檔案中的家庭經(jīng)濟(jì)狀況信息、學(xué)生成績信息、民族信息、宗教信仰和畢業(yè)去向信息等潛在利用價值被隱藏在紙質(zhì)檔案中，難以發(fā)掘。每到招聘季，一些公務(wù)員和事業(yè)單位來學(xué)校對畢業(yè)生進(jìn)行政審，各地用人單位派專人來學(xué)校審核學(xué)生檔案，查（借）閱成本頗高，效率不高。4.歸檔工作規(guī)范性欠缺和轉(zhuǎn)遞記錄不連續(xù)。部分高校畢業(yè)生檔案材料歸檔內(nèi)容不齊全，沒有統(tǒng)一的規(guī)范。畢業(yè)生檔案歸檔內(nèi)容包括入學(xué)階段材料、在校情況材料和畢業(yè)階段材料，歸檔材料能否完整規(guī)范地裝入畢業(yè)生檔案中取決于檔案管理老師的責(zé)任意識。如果責(zé)任意識欠缺導(dǎo)致畢業(yè)生檔案內(nèi)容的欠缺、轉(zhuǎn)寄信息缺失等問題，產(chǎn)生的后果對學(xué)生極為不公平。由于畢業(yè)生就業(yè)的多元化，學(xué)生畢業(yè)去向的主體往往是企業(yè)，許多企業(yè)往往不具備接收檔案的權(quán)利，而是依托人才服務(wù)中心進(jìn)行檔案管理，導(dǎo)致許多畢業(yè)生離校后對檔案派遣的去向不重視，有的畢業(yè)生在職稱晉級等個人發(fā)展需要時，才會向?qū)W校問詢檔案，也有的畢業(yè)生在離校十幾年后會突然回學(xué)校尋找檔案。

三、人工智能在高校畢業(yè)生檔案管理中的應(yīng)用

高校畢業(yè)生檔案管理方式相對落后，檔案的個體特征不明顯，檔案工作的現(xiàn)代化程度較低等問題，直接導(dǎo)致了學(xué)生檔案利用率的低下。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作將無法滿足現(xiàn)代社會檔案管理的實(shí)際需要。因此，在加快“雙一流”建設(shè)的背景下，人工智能開始探索高校畢業(yè)生檔案的科學(xué)管理和開發(fā)利用。以成績檔案為例，一是利用人工智能技術(shù)發(fā)掘高校畢業(yè)生成績檔案信息的利用價值，二是采取有效手段，健全畢業(yè)生成績檔案的信息反饋機(jī)制，提高檔案信息化管理效率。1.高校畢業(yè)生成績檔案信息的利用價值。首先，反映高校畢業(yè)生就業(yè)去向。畢業(yè)生成績用途一是出國留學(xué)；二是國內(nèi)公務(wù)員、事業(yè)單位政審；三是出于某種原因造成檔案丟失、損毀或缺失，回校補(bǔ)辦；四是畢業(yè)學(xué)生考博（研）。畢業(yè)生回校查閱利用個人成績，可反映出高校畢業(yè)生的學(xué)業(yè)成績和就業(yè)去向具有一定的關(guān)聯(lián)性和準(zhǔn)確性：一是升學(xué)、出國留學(xué)，需提供學(xué)業(yè)成績；二是考取公務(wù)員、事業(yè)單位，回校開具學(xué)業(yè)成績證明；三是進(jìn)入外資企業(yè)、中外合資企業(yè)、民營企業(yè)等，學(xué)業(yè)成績作為錄用考核標(biāo)準(zhǔn)；四是靈活就業(yè)或待就業(yè)，考取教師資格證等職業(yè)資格證書[9，10]48，64。其次，反映高校專業(yè)冷熱程度。通過歷屆高校畢業(yè)生回校查閱個人成績，根據(jù)畢業(yè)生所學(xué)專業(yè)、年級和畢業(yè)年份，反映出社會對專業(yè)人才的實(shí)際需求。查閱個人成績次數(shù)較多的專業(yè)畢業(yè)生和查閱次數(shù)較少的專業(yè)畢業(yè)生，反映了社會對畢業(yè)生的不同需求。查閱次數(shù)多，說明社會對該專業(yè)畢業(yè)生需求多，該專業(yè)比較熱門，是就業(yè)較好的專業(yè)；查閱次數(shù)少，說明社會對該專業(yè)畢業(yè)生需求不多，該專業(yè)比較冷門，就業(yè)情況偏差[9]49。最后，反映高校專業(yè)優(yōu)化建設(shè)。學(xué)校應(yīng)從適應(yīng)社會需求的角度對專業(yè)設(shè)置和培養(yǎng)方案進(jìn)行調(diào)適。結(jié)合學(xué)生專業(yè)特點(diǎn)制訂培養(yǎng)計劃，注重特長培養(yǎng)，加強(qiáng)個性化教學(xué)，進(jìn)而指導(dǎo)學(xué)生的學(xué)習(xí)與就業(yè)。成績單上的專業(yè)類課程和通識類課程反映出高校的教學(xué)和科研是否與社會脫節(jié)。通過用人單位重點(diǎn)考察的專業(yè)課和成績，挖掘科研課題，注重將專業(yè)理論應(yīng)用于實(shí)踐之中，提高學(xué)生的專業(yè)技能和創(chuàng)新能力。將通識類課程與專業(yè)類課程相互滲透互相融合，提高教學(xué)質(zhì)量[11]19。2.采取有效手段，規(guī)范畢業(yè)生成績檔案信息化管理。從實(shí)際出發(fā)，合理利用檔案管理現(xiàn)代化手段，加強(qiáng)信息化建設(shè)，從中挖掘有效數(shù)據(jù)價值，規(guī)范信息化管理，推動和促進(jìn)現(xiàn)有人工智能背景下檔案信息的挖掘與利用，活躍檔案價值的利用服務(wù)。發(fā)揮畢業(yè)生檔案信息利用功能，以畢業(yè)生檔案為信息源，整合各類數(shù)據(jù)資源，發(fā)掘資源利用價值，向?qū)W生個人及管理者推送精準(zhǔn)的信息服務(wù)。通過人工智能技術(shù)分析畢業(yè)生成績單，可以反饋畢業(yè)生的畢業(yè)去向，建立專業(yè)動態(tài)調(diào)整預(yù)警機(jī)制；通過與畢業(yè)生檔案大數(shù)據(jù)平臺關(guān)聯(lián)的畢業(yè)生檔案查詢轉(zhuǎn)遞系統(tǒng)，及時知曉畢業(yè)生檔案的去向，避免檔案的丟失、損毀或造成滯留檔案；通過開通一定的畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)查閱權(quán)限，用人單位能夠更為準(zhǔn)確地把握學(xué)生情況，進(jìn)而為其選拔適合的優(yōu)秀人才提供幫助。因此，應(yīng)用人工智能技術(shù)的畢業(yè)生檔案信息化管理，可以有效發(fā)揮高校畢業(yè)生檔案的服務(wù)功能和實(shí)效性。

作者:李楓 高雪梅 朱曉紅 王超 單位:大連海洋大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院