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1、人事檔案管理對人力資源的開發(fā)作用

1.1人事檔案科學(xué)管理促進(jìn)人力資源科學(xué)化管理。人事檔案科學(xué)化管理是促進(jìn)人事部門全面準(zhǔn)確地了解員工，知道每個(gè)員工的優(yōu)缺點(diǎn)，從中選拔優(yōu)秀人才的重要依據(jù)，從而對員工進(jìn)行有根據(jù)的科學(xué)管理，量體裁衣，根據(jù)不同員工的能力和不同特長，在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行合理安排適應(yīng)其工作崗位，因才擇崗，人為其用把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，充分發(fā)揮員工的特長，促進(jìn)各部門的迅速發(fā)展，并能協(xié)調(diào)好各部門與各單位關(guān)系，從而推動(dòng)人力資源的科學(xué)發(fā)展。

1.2促進(jìn)人力資源的合理安排。通過對人事檔案利用能夠更全面、更深一步了解員工的多種信息，根據(jù)每個(gè)人的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)、能力和特長，將適應(yīng)其崗位的人員安排到能發(fā)揮最大作用的崗位，做到人盡其才，物盡其用。促進(jìn)各部門之間、各單位之間員工合理有序分配工作崗位，保證人盡其才，對特殊需要人才，比如，具有一定專長的人員更具有重要的意義。應(yīng)該說人事檔案管理在現(xiàn)階段和今后一個(gè)相當(dāng)長的時(shí)期，無論對單位和個(gè)人都有不可替代的作用。

1.3有利于人力資源需求預(yù)測的科學(xué)化、規(guī)范化。部門內(nèi)部人事管理如何對人力資源管理的需求有很大的影響，做好人事檔案管理工作，利用人事檔案對人才情況了解，從而制定科學(xué)的人力資源計(jì)劃，對人力資源需求預(yù)測起著重要的作用。如果離開人事檔案的管理那么一個(gè)部門的人力資源的預(yù)測必然是不科學(xué)的、不規(guī)范的。

2、人事檔案管理的不足對人力資源開發(fā)產(chǎn)生的影響

人力資源管理隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的變遷出現(xiàn)了新的發(fā)展趨式，而當(dāng)前人事檔案管理存在的許多的不足，已經(jīng)不能完全適應(yīng)人力資源發(fā)展的需求，并對其發(fā)展產(chǎn)生了負(fù)面影響，主要體現(xiàn)在以下幾方面：

2.1人事檔案管理材料失真現(xiàn)象妨礙了人力資源的合理配置。檔案的基本特征是真實(shí)性，如果缺少了真實(shí)性，檔案就失去檔案管理的實(shí)際意義，人事檔案如果缺少了真實(shí)性那么了就失去了檔案的利用價(jià)值和使用價(jià)值，失真的人事檔案就失去了嚴(yán)肅性和實(shí)效性。我們在工作中有時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)人事檔案中年齡不是根據(jù)實(shí)際年齡填寫，而是根據(jù)某些對本人有利條件去填寫的，這樣填寫滿足了個(gè)人需求，但失去了檔案真實(shí)性，有的人事檔案還出現(xiàn)了涂改現(xiàn)象，還有在一個(gè)時(shí)間出現(xiàn)兩種工作經(jīng)歷的現(xiàn)象。以上出現(xiàn)的種種情況使檔案失去了真實(shí)性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性，使得人力資源在人員配置計(jì)劃、退休解聘計(jì)劃、補(bǔ)充計(jì)劃不能準(zhǔn)確制定，必將對目前的人員配置對未來人力資源的供求預(yù)測造成負(fù)面的影響，從而使組織錯(cuò)過發(fā)現(xiàn)人才、利用人才好機(jī)會(huì)。

2.2人事檔案材料內(nèi)容簡單雷同，對人力資源產(chǎn)生影響。人事檔案記載的是一個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中成長的真實(shí)過程，應(yīng)真實(shí)的去反映一個(gè)人所有的工作經(jīng)歷和學(xué)習(xí)經(jīng)歷，當(dāng)對該人進(jìn)行考察時(shí)，翻閱檔案目錄時(shí)，對這個(gè)人人生經(jīng)歷基本上一目了然。查閱具體內(nèi)容時(shí)，對其具體情況歷歷在目。但是，在今天人事檔案材料出現(xiàn)了簡單、雷同的檔案內(nèi)容、鑒定、考察中的空話、套話已不能反映該人的成長歷程，從而失去檔案真正利用價(jià)值，影響員工個(gè)人正常發(fā)展和晉升。挫傷了該人的工作積極性和工作效率，導(dǎo)致單位蒙受不必要的損失。

2.3人事檔案材料分散、缺失，破壞了檔案整體性，影響了人力資源的利用效力。人事檔案在歸檔過程中應(yīng)一個(gè)承前啟后，完整的載體，但由于長期以來，宣傳力度不夠，認(rèn)為檔案不像想經(jīng)濟(jì)效益那么重要，也有其它原因，導(dǎo)致人事檔案檔案件零散、檔案銜接不上，缺少投檔案件。還由于工作變動(dòng)、調(diào)轉(zhuǎn)，致使一些檔案材料滯留在原單位；學(xué)生在就業(yè)時(shí)，檔案滯留在原學(xué)校，在就業(yè)后，取得學(xué)歷、文憑放在自己家中。當(dāng)今社會(huì)人才流動(dòng)性大，各單位為引進(jìn)高素質(zhì)人才時(shí)，采取了多種的吸引人才措施，包括引進(jìn)人才重新建立人事檔案。棄掉原有檔案，重新建立新的檔案，破壞了人事檔案的完整性、統(tǒng)一性、客觀性、真實(shí)性，檔案不是一個(gè)完整的載體從而降低人力資源的效力。

2.4人事檔案管理落后，制約了人力資源的發(fā)展。隨著社會(huì)的發(fā)展，時(shí)代的變遷，原檔案管理模式已落后，現(xiàn)代人力資源管理要求人事檔案管理具有科學(xué)化、電子化，及時(shí)有效提供各種有效的信息材料來補(bǔ)充人事檔案中，更好的為人力資源提供有效的服務(wù)。但是現(xiàn)在人事檔案管理有很多還處于傳統(tǒng)管理模式上，基本上以手寫和手工操作為主，已檢索為主，管理人員滿足于現(xiàn)有狀態(tài)，缺乏創(chuàng)新精神和競爭意識，不求精益求精，無法為人力資源提供更好有效的服務(wù)。

3、改進(jìn)人事檔案管理模式，為當(dāng)代人力資源服務(wù)

時(shí)代在發(fā)展社會(huì)在變遷，如果人事檔案管理模式要為當(dāng)代人力資源服務(wù)，就要改進(jìn)人事檔案管理的管理模式，來適應(yīng)當(dāng)代人國資源的發(fā)展，一要積極開拓管理職能，要打破新管理方式，開拓新的管理職能，使人事檔案管理工作更好適應(yīng)現(xiàn)代化人力資源管理的新要求，為人力資源開發(fā)提供強(qiáng)有力的保障；二要提高管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，要不斷學(xué)習(xí)新人事檔案管理方法，不斷更新管理觀念來適應(yīng)當(dāng)代人力資源的發(fā)展，這樣才能更好的為當(dāng)代人力資源服務(wù)。

3.1提高檔案管理工作者政治素質(zhì)，促進(jìn)人力資源的發(fā)展。在當(dāng)代大發(fā)展大爆發(fā)的社會(huì)，檔案管理工作者的政治素質(zhì)，更顯得極為重要了，社會(huì)在發(fā)展，人們對經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面更為關(guān)注，正因?yàn)檫@樣提高檔案管理人員政治素質(zhì)勢在必行，檔案管理工作者，政治素質(zhì)是人事檔案管理者的應(yīng)具備基本素質(zhì)，要日常工作中檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案工作的法律、法規(guī)，貫徹落實(shí)中央關(guān)于檔案工作的一系列重要指示，遵守檔案利用工作紀(jì)律，檔案管理部門要經(jīng)常性的對管理人進(jìn)行政治思想培訓(xùn)，掌握其思想動(dòng)態(tài)，使其更好的適應(yīng)新形勢下的檔案管理的新要求，促進(jìn)人力資源的發(fā)展。

3.2切實(shí)提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。隨著社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)代進(jìn)入現(xiàn)代化的時(shí)代，社會(huì)的各項(xiàng)工作都已進(jìn)行現(xiàn)代管理的行列，檔案管理工作也不另外，這就要求檔案管理人員，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，提高檔案工作科技含量，掌握現(xiàn)代化檔案管理知識。因此，檔案人員應(yīng)具有較高相應(yīng)的專業(yè)知識，不僅掌握舊的檔案理論知識，還要不斷的學(xué)習(xí)新的檔案管理方面知識，在業(yè)務(wù)上由通到精，還要增強(qiáng)服務(wù)意識，改變過去找上門來現(xiàn)再服務(wù)方式，主動(dòng)地與各部門進(jìn)行積極溝通協(xié)作，更好的為組織服務(wù)，為部門提供更好人才信息。同時(shí)檔案管理者要肩負(fù)著宣傳《檔案法》、普及檔案知識和提供更好管理方式的責(zé)任，提高全民檔案意識，形成人人關(guān)心檔案的風(fēng)氣。

3.3建立健全適應(yīng)當(dāng)代社會(huì)發(fā)展的檔案管理制度。在人事檔案管理工作中，對于不適應(yīng)當(dāng)代社會(huì)新形勢、新情況、新任務(wù)的原有規(guī)章制度，一定要進(jìn)行深入的改革，及時(shí)建立新的、有效的、科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、科學(xué)化、法律化。遵循《檔案人員崗位責(zé)任制》、《安全制度》、《計(jì)算機(jī)信息維護(hù)制度》、《干部檔案登記簿》、《接收檔案登記簿》、《轉(zhuǎn)出檔案登記簿》、《查閱檔案登記簿》、《借閱檔案登記簿》等制度規(guī)定。為了避免檔案的丟失、改動(dòng)，必須建立健全檔案工作目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度，將檔案管理進(jìn)入微機(jī)化管理，使之更加的嚴(yán)密化，科學(xué)化、電子化。利用方便，提供準(zhǔn)確，有效地制約造成檔案泄密、涂改、缺失等人為因素。

3.4社會(huì)的發(fā)展促使人事檔案管理的科學(xué)化。隨著社會(huì)的發(fā)展，人事檔案材料收集越來越廣泛和全面化，原有的手工方式已不適應(yīng)現(xiàn)在檔案的管理方式。在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展的形式下，建立現(xiàn)代化、科學(xué)化的管理模式，是檔案管理工作必走的出路，人事檔案管理信息系統(tǒng)是以每個(gè)人人員信息為基礎(chǔ)信息聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，通過微機(jī)終端和系統(tǒng)互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息檢索，這樣通過互聯(lián)網(wǎng)，可以縮短時(shí)間，并且能很大降低出錯(cuò)率，為現(xiàn)代化人力資源更好更快提供服務(wù)和參考。

作者：焦曉玲單位：綏棱國有林場管理局