［摘要］醫(yī)院辦公室檔案屬于醫(yī)院內(nèi)部的重要信息，而醫(yī)院辦公室內(nèi)檔案管理活動(dòng)是醫(yī)院經(jīng)營(yíng)過(guò)程必不可少的一環(huán)?；诖耍恼率紫冉榻B了醫(yī)院辦公室文檔工作的特征，其次從使用角度著手，介紹了醫(yī)院辦公室檔案管理過(guò)程存在的不足，并提出了有效的處理措施。

［關(guān)鍵詞］醫(yī)院;辦公室;特征;應(yīng)用分析;措施

醫(yī)院辦公室檔案處理經(jīng)歷了長(zhǎng)期的發(fā)展，并在持續(xù)的實(shí)踐階段得到逐漸完善，為了促進(jìn)醫(yī)院的更好經(jīng)營(yíng)，使之更好為社會(huì)提供服務(wù)，就需要對(duì)其加強(qiáng)研究，確定其處理過(guò)程存在的問(wèn)題，通過(guò)進(jìn)一步優(yōu)化來(lái)提高應(yīng)用效果。

1醫(yī)院辦公室信息管理的基本特征

1.1內(nèi)容較多

隨著科技的進(jìn)步，醫(yī)院內(nèi)辦公室文檔管理也在逐漸完善，管理的種類非常復(fù)雜，醫(yī)院辦公室文檔管理的種類也表現(xiàn)出了多元化的特征。其主要內(nèi)容有:一是醫(yī)院內(nèi)管理機(jī)制、總結(jié)、設(shè)計(jì)、業(yè)務(wù)條例等專業(yè)指導(dǎo)性信息，這類信息在醫(yī)院更新?lián)Q代與職員流動(dòng)階段起到了顯著作用;二是醫(yī)院組織和參與的會(huì)議信息文件和照片等資料;三是上級(jí)部門傳達(dá)的信息，例如國(guó)家衛(wèi)計(jì)委的條例機(jī)制，需要醫(yī)院落實(shí)的法律法規(guī)等;四是關(guān)于醫(yī)院核心事件的信息，例如贏得的榮譽(yù)以及其他文件，例如醫(yī)院的簽發(fā)文件、醫(yī)生選聘、晉升記錄檔案，醫(yī)療矛盾記錄文件以及其他常規(guī)業(yè)務(wù)中自然出現(xiàn)的、有價(jià)值的信息資料。

1、引言

隨著信息化普及，使得電子檔案開(kāi)始逐漸在公路檔案管理中使用，并開(kāi)始被認(rèn)可，甚至依賴，在公路工程的檔案管理中占據(jù)重要位置。電子檔案的存在，能減少檔案的儲(chǔ)存空間，節(jié)約使用面積。也能便捷開(kāi)展信息交流，實(shí)施信息快捷服務(wù)，能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，具有十分重要的意義。但是在當(dāng)前電子檔案的使用情況下，還是存在許多問(wèn)題，想要做到完整化、規(guī)范化，必須要找出當(dāng)前電子檔案管理中較為突出的問(wèn)題，采取針對(duì)性措施進(jìn)行改善，實(shí)現(xiàn)電子檔案實(shí)施完整性目標(biāo)，輔助公路工程的實(shí)施。

2、公路工程電子檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1檔案原件真實(shí)性問(wèn)題。電子檔案有一個(gè)較為突出的問(wèn)題，就是容易被篡改、刪除，且不留痕跡。使用電子文檔制作材料時(shí)，不存在擬稿者筆跡，相關(guān)負(fù)責(zé)人也無(wú)法在電子檔案上簽字，從而導(dǎo)致文件的權(quán)威性、真實(shí)性無(wú)法確保。一旦有人出于某種惡意，對(duì)電子文件中的內(nèi)容惡心篡改，而且只是很細(xì)微的改動(dòng)，難以發(fā)現(xiàn)，并且確定。在此方面，目前還沒(méi)有較好的辦法，能夠針對(duì)文件的保密性、真實(shí)性進(jìn)行確保，做安全防護(hù)工作，給了有心之人可乘之機(jī)，導(dǎo)致文件真實(shí)性受疑。

2.2電子檔案內(nèi)容保密性問(wèn)題。使用網(wǎng)絡(luò)中任何一個(gè)終端設(shè)備，都能將存儲(chǔ)于網(wǎng)絡(luò)中另外一個(gè)設(shè)備的文件獲取。同時(shí)，一個(gè)終端中的文件，可同時(shí)發(fā)送到其他的多個(gè)終端服務(wù)設(shè)備。對(duì)于保密文件，或受限制的文件而言，其保密性帶來(lái)了極大的威脅。比如，工程的報(bào)價(jià)，工程的設(shè)計(jì)圖紙，工程的創(chuàng)新設(shè)計(jì)，工程合同內(nèi)容等較為機(jī)密的信息，若未及時(shí)采取有效的保密措施進(jìn)行儲(chǔ)存，很可能被有心之人獲取，從而讓對(duì)手企業(yè)獲悉，導(dǎo)致企業(yè)處于被動(dòng)狀態(tài)。

2.3檔案管理軟件使用統(tǒng)一性問(wèn)題。檔案所用的系統(tǒng)，在地區(qū)和單位間，若使用的軟件類型不同，在文件查閱，文件使用之時(shí)，勢(shì)必會(huì)造成嚴(yán)重的不便。各部門之間所使用的檔案管理軟件，一旦出現(xiàn)系統(tǒng)不兼容情況，甚至?xí)?dǎo)致文件自動(dòng)攔截，或出現(xiàn)損害，導(dǎo)致文件查閱，文件使用中存在極大的隱患，也帶來(lái)極大的不便。

1、引言

隨著信息化普及，使得電子檔案開(kāi)始逐漸在公路檔案管理中使用，并開(kāi)始被認(rèn)可，甚至依賴，在公路工程的檔案管理中占據(jù)重要位置。電子檔案的存在，能減少檔案的儲(chǔ)存空間，節(jié)約使用面積。也能便捷開(kāi)展信息交流，實(shí)施信息快捷服務(wù)，能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，具有十分重要的意義。但是在當(dāng)前電子檔案的使用情況下，還是存在許多問(wèn)題，想要做到完整化、規(guī)范化，必須要找出當(dāng)前電子檔案管理中較為突出的問(wèn)題，采取針對(duì)性措施進(jìn)行改善，實(shí)現(xiàn)電子檔案實(shí)施完整性目標(biāo)，輔助公路工程的實(shí)施。

2、公路工程電子檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1檔案原件真實(shí)性問(wèn)題。電子檔案有一個(gè)較為突出的問(wèn)題，就是容易被篡改、刪除，且不留痕跡。使用電子文檔制作材料時(shí)，不存在擬稿者筆跡，相關(guān)負(fù)責(zé)人也無(wú)法在電子檔案上簽字，從而導(dǎo)致文件的權(quán)威性、真實(shí)性無(wú)法確保。一旦有人出于某種惡意，對(duì)電子文件中的內(nèi)容惡心篡改，而且只是很細(xì)微的改動(dòng)，難以發(fā)現(xiàn)，并且確定。在此方面，目前還沒(méi)有較好的辦法，能夠針對(duì)文件的保密性、真實(shí)性進(jìn)行確保，做安全防護(hù)工作，給了有心之人可乘之機(jī)，導(dǎo)致文件真實(shí)性受疑。

2.2電子檔案內(nèi)容保密性問(wèn)題。使用網(wǎng)絡(luò)中任何一個(gè)終端設(shè)備，都能將存儲(chǔ)于網(wǎng)絡(luò)中另外一個(gè)設(shè)備的文件獲取。同時(shí)，一個(gè)終端中的文件，可同時(shí)發(fā)送到其他的多個(gè)終端服務(wù)設(shè)備。對(duì)于保密文件，或受限制的文件而言，其保密性帶來(lái)了極大的威脅。比如，工程的報(bào)價(jià)，工程的設(shè)計(jì)圖紙，工程的創(chuàng)新設(shè)計(jì)，工程合同內(nèi)容等較為機(jī)密的信息，若未及時(shí)采取有效的保密措施進(jìn)行儲(chǔ)存，很可能被有心之人獲取，從而讓對(duì)手企業(yè)獲悉，導(dǎo)致企業(yè)處于被動(dòng)狀態(tài)。

2.3檔案管理軟件使用統(tǒng)一性問(wèn)題。檔案所用的系統(tǒng)，在地區(qū)和單位間，若使用的軟件類型不同，在文件查閱，文件使用之時(shí)，勢(shì)必會(huì)造成嚴(yán)重的不便。各部門之間所使用的檔案管理軟件，一旦出現(xiàn)系統(tǒng)不兼容情況，甚至?xí)?dǎo)致文件自動(dòng)攔截，或出現(xiàn)損害，導(dǎo)致文件查閱，文件使用中存在極大的隱患，也帶來(lái)極大的不便。

摘要：1、電子檔案與紙質(zhì)檔案，有著截然不同的區(qū)別，電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，對(duì)電子文檔管理的管理理論體系、人員素質(zhì)和管理技術(shù)等層面帶來(lái)諸多挑戰(zhàn)。2、解決存在問(wèn)題的思路與對(duì)策。一是對(duì)電子文件的“原始性”概念進(jìn)行重新界定。二是了解和把握電子文檔管理的特殊性和發(fā)展趨向，即信息內(nèi)容數(shù)碼化、文檔管理現(xiàn)代化、文檔處理一體化、檔案信息情報(bào)一體化。三是以人為本，提高文檔管理人員“含金量”，鍛造復(fù)合型人才資源。

關(guān)鍵詞：電子文檔管理挑戰(zhàn)對(duì)策

國(guó)務(wù)院及國(guó)務(wù)院辦公廳、中共山東省委及辦公廳自今年7月1日以后全部取消了紙質(zhì)紅頭文件，并對(duì)重要文件和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分別以政報(bào)、匯編等形式對(duì)外權(quán)威。我國(guó)發(fā)達(dá)地區(qū)比如深圳、重慶等地早在2002年2月前就取消了紙制文件，開(kāi)創(chuàng)了我國(guó)文檔管理新理念的先河。

電子文件是能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，并按照一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或者光盤等介質(zhì)上，并可以在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的數(shù)字代碼序列。在計(jì)算機(jī)顯示器或者打印機(jī)上看到的文字、圖紙等構(gòu)成的電子文件形態(tài)，只不過(guò)是電子文件的某種輸出形式而已。過(guò)去、現(xiàn)在和將來(lái)，使用紙墨、照片形成和傳遞的政府機(jī)關(guān)公文以及圖書、圖紙、圖形、影像、文獻(xiàn)資料、科技情報(bào)、商業(yè)信息，都可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理。而且電子文件越來(lái)越被政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體以及個(gè)人廣泛地認(rèn)識(shí)和應(yīng)用，成為勢(shì)不可擋的潮流。

電子文件的優(yōu)越性在此不再一一贅述。如何利用和保護(hù)電子文件和電子檔案工作已經(jīng)成為文檔戰(zhàn)線思考和急待解決的問(wèn)題。

一、使用和管理電子文檔中遇到的困難與挑戰(zhàn)。

（一）電子檔案管理的困難性。

對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。前者不懂電子文件形式、存儲(chǔ)、傳輸、檢索、利用等技術(shù)，就無(wú)法對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進(jìn)行管理，更無(wú)法達(dá)到長(zhǎng)期保存和開(kāi)發(fā)利用電子檔案的目的。后者不懂檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、管理原則和管理環(huán)節(jié)，無(wú)法理解電子檔案長(zhǎng)期保存的必要性和嚴(yán)重性，無(wú)法實(shí)施電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔，也就不可能采取一切必要的技術(shù)和措施，長(zhǎng)期保存電子檔案，使人類活動(dòng)的真實(shí)記錄不遭受損失。所以，我們不能盲目地認(rèn)為凡是從事紙質(zhì)檔案管理的人員，都能管理電子檔案；也不能機(jī)械地認(rèn)為凡是懂得電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)的工程人員，都可以管理電子檔案。

對(duì)于電子檔案的開(kāi)發(fā)利用，將會(huì)出現(xiàn)一系列新問(wèn)題，如怎樣保證電子檔案的可存取性、可用性、可理解性？又如電子檔案利用場(chǎng)所，是允許上網(wǎng)利用？還是只限于在檔案館（室）的借閱系統(tǒng)？還有電子檔案的開(kāi)放年限問(wèn)題、保密問(wèn)題、跨國(guó)利用問(wèn)題等等。

（二）電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式。

一是電子文件易于修改，而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。二是電子文件制作過(guò)程的虛擬化使得對(duì)其原件的界定難于實(shí)現(xiàn)。電子文件制作者不一定像制作紙質(zhì)文件那樣必須制出一份或一批原件來(lái)行使其職責(zé)，有時(shí)他只不過(guò)制作一個(gè)“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時(shí)候?qū)⑵漭敵?。這個(gè)“窗口”可以在眾多的電子計(jì)算機(jī)上顯示出來(lái)，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來(lái)。在不同時(shí)間不同地點(diǎn)由不同人獲得同一內(nèi)容文件可以毫無(wú)區(qū)別，無(wú)法區(qū)分其中哪個(gè)是“原件”和“復(fù)制件”。三是電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的改變?yōu)榇鷥r(jià)。為了保證電子文件的可讀性，常常需要加以轉(zhuǎn)換。因此，長(zhǎng)期保存的電子文件很可能在結(jié)構(gòu)和格式上與最初形成的大不相同。四是電子文件不再具有固定的存儲(chǔ)載體，根據(jù)利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對(duì)于長(zhǎng)期保存的電子文件，還需要定期進(jìn)行復(fù)制，轉(zhuǎn)換載體，以防止信息損失。一份電子文件沒(méi)有了固定的載體，也就無(wú)法通過(guò)載體來(lái)判定這份電子文件的原始性。五是電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無(wú)法從字跡上分辨其原始性。六是目前電子文件的簽署技術(shù)還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。①

二、解決存在問(wèn)題的思路與對(duì)策。