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摘要：以計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為樞紐，先進(jìn)辦公技術(shù)設(shè)備設(shè)施為紐帶，實(shí)現(xiàn)快速準(zhǔn)確處理各類信息的模式是辦公自動(dòng)化的基本內(nèi)涵，這是人類科技不斷進(jìn)步的必經(jīng)之路。電力企業(yè)的檔案管理工作是對(duì)電力企業(yè)在生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的所有環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的各類信息，進(jìn)行準(zhǔn)確的搜集、整理、保存、編目以及后期的統(tǒng)計(jì)、編研、推廣。在辦公自動(dòng)化時(shí)代背景下，電力企業(yè)各類管理信息系統(tǒng)產(chǎn)生了大量的電子文件，如何對(duì)這些電子文件進(jìn)行有效的歸檔管理，成為辦公自動(dòng)化背景下檔案管理部門的主要攻關(guān)內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；電子文件；檔案管理；存在問(wèn)題；解決措施

引言

近年來(lái)，隨著信息自動(dòng)化技術(shù)的不斷發(fā)展和各類計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，大部分企業(yè)都購(gòu)進(jìn)了一種或多種計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)，火力發(fā)電企業(yè)也不例外。例如，某熱電有限公司根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展需要，前后分別購(gòu)進(jìn)并應(yīng)用了OA管理系統(tǒng)、ERP進(jìn)度流程管理系統(tǒng)、用于廠級(jí)監(jiān)視與分析的PI軟件系統(tǒng)、統(tǒng)計(jì)管理系統(tǒng)以及電廠鍋爐壓力容器安全管理系統(tǒng)等，這些不同的管理系統(tǒng)在應(yīng)用過(guò)程中會(huì)累積產(chǎn)生龐大的電子文件，檔案管理人員如何科學(xué)有效地管理這些電子文件是非常棘手的問(wèn)題，主要包括以下幾方面：自動(dòng)化辦公的電子文件因信息與載體可以人為分離，換言之，電子文件很難保證其內(nèi)容的真實(shí)性和初始來(lái)源，因?yàn)殡娮游募梢员蝗藶椴涣艉圹E地更改，且目前并沒(méi)有行之有效的方法可以很好地解決這個(gè)問(wèn)題。電子文件運(yùn)行離不開(kāi)軟硬件環(huán)境，如果軟硬件環(huán)境遭到破壞或者軟硬件丟失，那么電子文件可永久性保存也成了一句空話。火力發(fā)電企業(yè)在生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中除了產(chǎn)生文本類型的電子文件，還有大量的現(xiàn)場(chǎng)施工和形象進(jìn)度圖片、施工CAD圖、機(jī)械制圖以及不同類數(shù)據(jù)庫(kù)形式的電子類文件，這些非文本類型電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件難度較大，這與檔案管理規(guī)定的“雙軌制”要求是相違背的。以上所述檔案管理自動(dòng)化推進(jìn)過(guò)程中所遇到的三點(diǎn)棘手問(wèn)題，并不代表電子檔案優(yōu)勢(shì)要落后于紙質(zhì)檔案，相反，更加證明了電子文件檔案已經(jīng)逐步取代了紙質(zhì)檔案原有的地位，檔案管理信息化已經(jīng)成為發(fā)電企業(yè)檔案管理工作的必經(jīng)之路。火力發(fā)電企業(yè)在檔案管理信息化發(fā)展過(guò)程中所面臨的問(wèn)題，一方面是挑戰(zhàn)，另一方面也是檔案管理發(fā)展的一個(gè)機(jī)遇，更是火力發(fā)電企業(yè)檔案管理從業(yè)者的責(zé)任擔(dān)當(dāng)。

一、火力發(fā)電企業(yè)檔案信息自動(dòng)化管理存在的問(wèn)題

1.檔案信息化管理程度不及科研和生產(chǎn)管理信息化程度高

該熱電有限公司自2013年成立以來(lái)，除運(yùn)行電子檔案管理系統(tǒng)以外，還同時(shí)運(yùn)行諸如OA管理系統(tǒng)、ERP進(jìn)度流程管理系統(tǒng)、用于廠級(jí)監(jiān)視與分析的PI軟件系統(tǒng)、統(tǒng)計(jì)管理系統(tǒng)、電廠鍋爐壓力容器安全管理系統(tǒng)以及EHS環(huán)境健康安全管理系統(tǒng)等多種用途的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)。但是，在企業(yè)的實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中，只有OA管理系統(tǒng)加入了檔案部門，其余所有運(yùn)行的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)在軟件設(shè)計(jì)和軟件實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中，并沒(méi)有考慮檔案管理部門的兼容情況，這就導(dǎo)致檔案管理工作中的電子文件歸檔環(huán)節(jié)無(wú)法在其余的管理系統(tǒng)中兼容運(yùn)行，使得公司運(yùn)行的各類管理系統(tǒng)信息彼此獨(dú)立，影響檔案歸檔工作效率。該熱電有限公司運(yùn)行的各類生產(chǎn)管理系統(tǒng)，由于電廠生產(chǎn)作業(yè)性質(zhì)較為緊張，再加上工程現(xiàn)場(chǎng)變更、采購(gòu)信息調(diào)整等臨時(shí)工作的增加，導(dǎo)致各個(gè)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份情況出現(xiàn)了不同程度的缺失和備份不及時(shí)現(xiàn)象，電廠各類生產(chǎn)管理信息系統(tǒng)生成電子文件的元數(shù)據(jù)和電子文件的軟件背景信息，并沒(méi)有像電子文件一樣歸檔，這就增加了電子文件丟失或脫離軟件環(huán)境后無(wú)法顯示的風(fēng)險(xiǎn)。該熱電有限公司電子檔案的載體主要有光盤、U盤以及磁盤，電子檔案的格式包括電子文檔、現(xiàn)場(chǎng)圖片、視頻和音頻、CAD圖紙以及軟件程序等數(shù)字化電子數(shù)據(jù)，但是，由于數(shù)據(jù)庫(kù)和相關(guān)法律法規(guī)的限制，電廠大部分電子數(shù)據(jù)檔案只是按照國(guó)家規(guī)定做了防磁貯藏保管的基礎(chǔ)保管措施，并沒(méi)有進(jìn)行云數(shù)據(jù)備份或者Internet網(wǎng)絡(luò)連接。像該熱電有限公司這種大型火力發(fā)電企業(yè)，企業(yè)性質(zhì)決定了雖然企業(yè)在檔案管理網(wǎng)站建設(shè)方面會(huì)投入大量人力物力，也會(huì)取得一定的成效，但是最終和預(yù)期目標(biāo)相差較遠(yuǎn)，這主要是由于兩方面因素引起的。一方面是大部分企業(yè)員工還保留著借閱紙質(zhì)檔案文件的傳統(tǒng)習(xí)慣，雖然電子檔案服務(wù)網(wǎng)站的借閱功能非常方便，但是由于思維慣性，還是有較大部分的員工保留借閱紙質(zhì)檔案的習(xí)慣。另一方面是企業(yè)對(duì)檔案管理服務(wù)網(wǎng)站等現(xiàn)代化檔案管理模式的宣傳并不到位，沒(méi)有在員工內(nèi)心形成一個(gè)固有概念。發(fā)電企業(yè)是關(guān)系到國(guó)計(jì)民生的基礎(chǔ)行業(yè)?；诖耍瑹o(wú)論是國(guó)家對(duì)發(fā)電企業(yè)信息自動(dòng)化工作的高度重視，還是發(fā)電企業(yè)突破自身發(fā)展瓶頸，發(fā)電企業(yè)在電力科研生產(chǎn)、企業(yè)安全生產(chǎn)以及生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)管理信息自動(dòng)化方面都投入了大量資金，取得的效益也是有目共睹的。特別是最近幾年在硬件設(shè)施的發(fā)力，使得電廠硬件設(shè)備設(shè)施已初具規(guī)模，與之配套的軟件如ERP進(jìn)度流程管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)BFS++等先進(jìn)的世界級(jí)的管理軟件也均有引入，基本實(shí)現(xiàn)了辦公系統(tǒng)的自動(dòng)化。但是與電力科研生產(chǎn)、企業(yè)安全生產(chǎn)以及生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)管理信息自動(dòng)化的大跨步前進(jìn)相比，檔案信息自動(dòng)化的步伐可以用蹣跚學(xué)步來(lái)形容。最直接的表現(xiàn)就是檔案信息自動(dòng)化建設(shè)并未統(tǒng)一納入發(fā)電廠信息自動(dòng)化建設(shè)的整體規(guī)劃方案內(nèi)，甚至有的企業(yè)五年遠(yuǎn)景規(guī)劃目標(biāo)中也未提及。檔案部門在申請(qǐng)關(guān)于檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的資金、購(gòu)買相關(guān)硬件設(shè)備設(shè)施方面被壓縮預(yù)算也是常有的事。電廠不同工種的管理系統(tǒng)中分布著大量未歸檔的電子文件，這些電子文件因檔案管理系統(tǒng)的自動(dòng)化程度不足，無(wú)法及時(shí)準(zhǔn)確歸檔，甚至部分電子文件還保留在個(gè)人的電腦中，給企業(yè)檔案管理增加了一定不可預(yù)見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)因素。之所以出現(xiàn)這種局面是因?yàn)橐韵聨c(diǎn)原因：第一個(gè)原因就是舊的檔案管理思想在新的檔案管理思想前進(jìn)的路上“橫刀立馬”。舊的檔案管理思想認(rèn)為檔案管理部門不宜介入電力科研生產(chǎn)、企業(yè)安全生產(chǎn)以及生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)管理信息自動(dòng)化方面，直接從源頭扼制了檔案管理信息自動(dòng)化的發(fā)展，這種守舊的檔案管理思想完全沒(méi)有深入理解新時(shí)代檔案管理工作的重要性。檔案管理應(yīng)自始至終貫穿于電力科研生產(chǎn)、企業(yè)安全生產(chǎn)以及生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)管理中，檔案管理是其系統(tǒng)構(gòu)成的一分子，在科研生產(chǎn)和科研管理實(shí)現(xiàn)信息自動(dòng)化的過(guò)程中，同樣離不開(kāi)檔案管理的信息自動(dòng)化。從前如此，現(xiàn)在如此，將來(lái)也是如此，如果沒(méi)有檔案管理部門的加入，那么，各個(gè)生產(chǎn)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)就很難保證它的準(zhǔn)確性和完整性?；诖?，檔案管理工作必須堅(jiān)持前期第一時(shí)間介入和全過(guò)程管理控制的兩項(xiàng)基本原則。第二個(gè)原因是檔案管理信息化的責(zé)任劃分不明確。很多電力企業(yè)默認(rèn)各個(gè)部門的信息化管理應(yīng)該是信息技術(shù)部門的主要責(zé)任，沒(méi)必要讓檔案部門介入。在發(fā)電企業(yè)信息自動(dòng)化管理過(guò)程中，信息技術(shù)部門是對(duì)各個(gè)管理系統(tǒng)提供技術(shù)支持的部門，信息技術(shù)部門主要是對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行的軟件環(huán)境和硬件設(shè)施搭建進(jìn)行維護(hù)管理、對(duì)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行維護(hù)或者升級(jí)全權(quán)負(fù)責(zé)，而對(duì)各個(gè)信息管理系統(tǒng)運(yùn)行產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集、整合、存儲(chǔ)以及后期調(diào)用等一系列的管理活動(dòng)，都屬于檔案管理范疇，盡管信息技術(shù)部門與檔案管理部門在數(shù)據(jù)管理方面存在一些業(yè)務(wù)交叉，但二者的管轄范圍還是很明確的，即各類管理系統(tǒng)存儲(chǔ)電子信息的服務(wù)器設(shè)置在信息技術(shù)部門，但是數(shù)據(jù)管理權(quán)限和數(shù)據(jù)管理的責(zé)任在檔案管理部門，這一點(diǎn)不能混淆。第三個(gè)原因是電力企業(yè)引進(jìn)的諸如ERP進(jìn)度流程管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)BFS++等先進(jìn)的管理系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)的初衷，是沒(méi)有考慮到檔案管理工作的節(jié)點(diǎn)設(shè)置的，導(dǎo)致檔案管理部門只能看著先進(jìn)的管理軟件興嘆而無(wú)能為力，這主要是電力企業(yè)在設(shè)計(jì)科研管理方面的信息系統(tǒng)時(shí)沒(méi)有考慮檔案管理的重要性，或者是沒(méi)有對(duì)檔案信息化管理的發(fā)展進(jìn)行全盤考慮。電廠建設(shè)初期，沒(méi)有對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行通盤考慮可以理解，但在檔案管理信息自動(dòng)化成為必然趨勢(shì)的大環(huán)境下，應(yīng)該盡快采取措施改變檔案信息自動(dòng)化管理進(jìn)度落后于科研生產(chǎn)和科研管理自動(dòng)化的局面，不然帶給電力企業(yè)的不僅僅是檔案自動(dòng)化管理進(jìn)度滯后的問(wèn)題，更是為企業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展埋下了隱患。無(wú)論是發(fā)電企業(yè)科研信息管理系統(tǒng)，還是發(fā)電企業(yè)其他生產(chǎn)運(yùn)行管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)，都應(yīng)該考慮將檔案信息自動(dòng)化設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)融入其中，將檔案管理的歸檔功能考慮進(jìn)去，并嚴(yán)格根據(jù)不同管理信息系統(tǒng)特點(diǎn)劃分歸檔范圍。這也是檔案管理工作必須堅(jiān)持第一時(shí)間介入的基本意義。檔案管理工作相比電廠其他職能部門的管理工作來(lái)說(shuō)具有鮮明的特點(diǎn)，檔案管理工作的初期階段由于各類職能部門累計(jì)的數(shù)據(jù)并不多，顯得工作任務(wù)較為簡(jiǎn)單，重要性沒(méi)有凸顯，但是隨著電力企業(yè)職能部門數(shù)據(jù)數(shù)量和數(shù)據(jù)類型的不斷增多，檔案部門的重要就逐漸凸顯出來(lái)了，所以在設(shè)計(jì)企業(yè)各類管理信息系統(tǒng)初期，管理者應(yīng)該具有放眼未來(lái)的大統(tǒng)籌觀，將檔案信息化管理融入企業(yè)管理信息系統(tǒng)內(nèi)。

2.檔案信息化管理的技術(shù)研究和業(yè)務(wù)指導(dǎo)缺乏層次性

發(fā)電企業(yè)檔案信息自動(dòng)化管理工作具有很強(qiáng)的技術(shù)性，檔案管理信息自動(dòng)化建設(shè)過(guò)程中需要根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)拿出若干種切實(shí)可行的解決方案，在經(jīng)過(guò)層層篩選，拿出最佳的解決方案，這個(gè)最佳的解決方案要能行之有效地解決檔案管理過(guò)程中各類可預(yù)見(jiàn)問(wèn)題，能經(jīng)得起深層次技術(shù)推敲，只有這樣才能保證電廠企業(yè)檔案管理信息自動(dòng)化建設(shè)的質(zhì)量，如果檔案管理信息自動(dòng)化建設(shè)的前期做不到這一點(diǎn)，很可能在建設(shè)過(guò)程中的某一個(gè)節(jié)點(diǎn)無(wú)法進(jìn)行下去，繼而需要返工重新設(shè)計(jì)，這不僅影響檔案管理工作的進(jìn)度，還會(huì)給企業(yè)造成巨大的資金浪費(fèi)。現(xiàn)階段，我國(guó)發(fā)電企業(yè)特別是火力發(fā)電企業(yè)檔案信息自動(dòng)化建設(shè)并沒(méi)有形成統(tǒng)一的可參照的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，不同的發(fā)電企業(yè)對(duì)檔案信息化管理工作的指導(dǎo)依據(jù)也僅僅是以國(guó)家頒布的總綱領(lǐng)來(lái)制定，更多的是依據(jù)企業(yè)自身實(shí)際情況制定，相當(dāng)于發(fā)電企業(yè)在檔案信息自動(dòng)化建設(shè)方面是各自為戰(zhàn)的，很難打破百密一疏的局面?；鹆Πl(fā)電企業(yè)涉及的信息管理系統(tǒng)眾多，如電廠基建管理系統(tǒng)、發(fā)電運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)、物資采購(gòu)系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)產(chǎn)生的異構(gòu)數(shù)據(jù)信息量非常龐大，僅僅依靠企業(yè)自身實(shí)力去解決這些問(wèn)題難免有些捉襟見(jiàn)肘。不同電力企業(yè)的檔案信息化水平發(fā)展程度不一樣、需求也不一樣。火力發(fā)電企業(yè)對(duì)檔案信息化需求肯定與風(fēng)力發(fā)電企業(yè)對(duì)檔案信息化需求不同，新建電廠首先解決的是廠區(qū)基建配套、發(fā)電設(shè)備設(shè)施配置、各類管理軟件的選擇、建設(shè)各類數(shù)據(jù)庫(kù)以及對(duì)部分紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工等一系列的問(wèn)題。而電廠運(yùn)營(yíng)一段時(shí)間后，管理者開(kāi)始考慮企業(yè)未來(lái)的發(fā)展方向，需要的管理軟件也較之前大不相同。由此可見(jiàn)，電廠處在不同的發(fā)展階段，對(duì)管理系統(tǒng)的需求也各不相同。讓處于不同需求的電廠企業(yè)都可以非常清晰明確地知道自身的發(fā)展任務(wù)和發(fā)展方向，是發(fā)電企業(yè)檔案信息自動(dòng)化建設(shè)領(lǐng)域需要盡快解決的問(wèn)題，因?yàn)橹挥袡n案管理部門才能給予企業(yè)發(fā)展提出一系列的建設(shè)性建議。

二、自動(dòng)化辦公環(huán)境下火力發(fā)電企業(yè)檔案管理工作策略

1.檔案信息化建設(shè)與電廠信息化建設(shè)齊頭并進(jìn)

針對(duì)電廠發(fā)展規(guī)劃有針對(duì)性地建設(shè)檔案管理的信息自動(dòng)化，讓檔案信息化建設(shè)與電廠信息化建設(shè)齊頭并進(jìn)。之前沒(méi)有實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔功能的信息系統(tǒng)，要盡快開(kāi)發(fā)出與之配套的模塊，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔功能，新立項(xiàng)的信息系統(tǒng)要設(shè)計(jì)檔案管理相關(guān)功能的接口，確保各信息管理系統(tǒng)與檔案管理實(shí)現(xiàn)信息無(wú)縫對(duì)接，為電廠現(xiàn)代化管理打下夯實(shí)基礎(chǔ)。

2.檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整合和深度開(kāi)發(fā)

將電廠各類管理系統(tǒng)的元數(shù)據(jù)作為檔案資源的基礎(chǔ)，依照某一特定專題，系統(tǒng)性的整理該特定專題內(nèi)的所有數(shù)據(jù)，建立切實(shí)可行的專題數(shù)據(jù)庫(kù)，為電廠生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)提供行之有效的便捷服務(wù)。在專題數(shù)據(jù)庫(kù)建立的基礎(chǔ)上，加大電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用知識(shí)的普及宣傳力度，提高電廠職工對(duì)電子檔案的認(rèn)知度，充分提升電子檔案網(wǎng)絡(luò)查詢利用率，為電子檔案的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

3.建立辦公自動(dòng)化背景下歸檔管理新理念

電廠企業(yè)檔案管理工作要解放思想，大膽引進(jìn)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的管理理念，歸檔管理作為檔案管理的核心模塊，更應(yīng)該隨著管理技術(shù)條件的提升升級(jí)、完善歸檔管理功能。在辦公自動(dòng)化背景下，電廠檔案管理部門應(yīng)尋求具有網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化以及定量化功能的歸檔管理新舉措。歸檔管理的網(wǎng)絡(luò)化即指檔案管理部門的員工在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的情況下直接進(jìn)入數(shù)據(jù)搜集整編庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)歸檔的初步整理，檔案管理部門負(fù)責(zé)人再對(duì)上述初步整理的檔案進(jìn)行檢查、修改以及最終的編目歸檔。歸檔管理的標(biāo)準(zhǔn)化即根據(jù)電廠制定的歸檔規(guī)范要求，建設(shè)適用于網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)的歸檔質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。歸檔管理的定量化即采用先進(jìn)科學(xué)有效的管理方法來(lái)量化歸檔管理的標(biāo)準(zhǔn)，使得量化后的歸檔標(biāo)準(zhǔn)適應(yīng)檔案管理自動(dòng)化的基本要求。利用辦公自動(dòng)化背景下獲得的檔案管理信息化成果，行之有效的提升歸檔管理質(zhì)量。

三、結(jié)語(yǔ)

電廠企業(yè)檔案管理信息自動(dòng)化要與企業(yè)信息化發(fā)展同步，才能適應(yīng)現(xiàn)代管理的新局面，并更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供可靠的服務(wù)，提升檔案管理應(yīng)有的價(jià)值。

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作者:藺晶