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關(guān)鍵詞:煤炭企業(yè);檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策
由于礦井屬于危險(xiǎn)區(qū)域,而煤礦在生產(chǎn)時(shí)過(guò)程復(fù)雜多變,如果硬件設(shè)施不完善,人員素質(zhì)不高,沒(méi)有完整的生產(chǎn)制度,不但對(duì)生產(chǎn)工作造成影響,同時(shí)無(wú)法保障員工的人身安全。由此可見(jiàn),檔案管理工作是煤炭企業(yè)安全高效發(fā)展的重要因素,利用檔案管理全方面記錄每一個(gè)問(wèn)題,對(duì)所有生產(chǎn)工作和相關(guān)人員做成調(diào)整,提高工作效率和安全意識(shí),非常有利于礦井安全高效發(fā)展。
1 煤炭企業(yè)檔案管理的重要性
1.1 檔案管理對(duì)煤炭企業(yè)有一定的生產(chǎn)規(guī)劃
隨著煤炭企業(yè)礦井生產(chǎn)的快速發(fā)展,煤炭企業(yè)的設(shè)備也在不斷的加強(qiáng)和更新,而對(duì)于相關(guān)設(shè)備的所有規(guī)劃都必須記錄在企業(yè)檔案中。企I檔案管理對(duì)資源的投入和支出,以及工作生產(chǎn)量和人員的工作狀況可以更詳細(xì)、更準(zhǔn)確的做出記錄,是企業(yè)建設(shè)的依據(jù)。如果一個(gè)企業(yè)沒(méi)有系統(tǒng)性的檔案資料,那么企業(yè)在開(kāi)啟各項(xiàng)工作都會(huì)比較盲目,沒(méi)有合理的生產(chǎn)依據(jù)會(huì)造成很多損失,因此,做好檔案管理工作對(duì)煤炭企業(yè)的發(fā)展很重要。
1.2 檔案管理規(guī)范煤炭企業(yè)的考核流程
考核流程是提高人員水平的重要步驟,通過(guò)考核可以有效掌握員工的實(shí)際情況。比如擬定一份考核內(nèi)容,包括一些技術(shù)理論和實(shí)踐操作,并提供相應(yīng)的績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì),對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)且生產(chǎn)效率高的員工實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)制度,同時(shí)把技術(shù)含量高與有待提高的人員詳細(xì)記錄在檔案中。通過(guò)檔案管理對(duì)員工進(jìn)行考核是規(guī)范煤礦企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的重要流程。
1.3 檔案管理積累煤炭企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)
煤炭企業(yè)的所有生產(chǎn)都應(yīng)記錄在企業(yè)檔案中,檔案管理工作是儲(chǔ)存企業(yè)技術(shù)和產(chǎn)量的有效數(shù)據(jù),在一定程度上積累生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn),可以為企業(yè)建設(shè)鋪墊更雄厚的技術(shù)基礎(chǔ)。提高檔案管理水平,確保企業(yè)安全、高效發(fā)展,是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中不可缺少的重要資源,為企業(yè)安全高效發(fā)展提供有效信息并積累真實(shí)的生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)。
2 煤炭企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題
2.1 缺乏管理理念
大多數(shù)工作人員對(duì)檔案管理工作缺乏一定的認(rèn)知,在理念上存在很多誤區(qū)。認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單抄寫大概內(nèi)容,應(yīng)付一下就可以了,而忽略了檔案的準(zhǔn)確性和真實(shí)性,一味的敷衍只會(huì)使檔案管理工作越來(lái)越松散,甚至逐漸影響安全高效生產(chǎn)的準(zhǔn)確率,無(wú)益于煤炭企業(yè)的發(fā)展。
2.2 人員專業(yè)程度不夠
檔案管理人員是很重要的角色,如果檔案管理人員專業(yè)水平不夠,就會(huì)缺乏一定的管理常識(shí)。而很多檔案管理人員并沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)就承擔(dān)該職位,對(duì)企業(yè)和員工來(lái)講是非常不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。由于管理者自身管理意識(shí)不夠,對(duì)于資料的收集和整理不重視,進(jìn)而影響企業(yè)的發(fā)展。
2.3 信息水平不高
隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展,每個(gè)企業(yè)都會(huì)建立檔案管理系統(tǒng),雖然在某種程度上保存了一些相關(guān)信息,不過(guò)檔案管理的水平卻不高。比如,管理部門習(xí)慣手寫,這種方式只會(huì)造成資源浪費(fèi),也無(wú)法提高檔案管理工作效率。
2.4 基礎(chǔ)設(shè)施不健全
檔案管理設(shè)施還存在很大差距,其中包括沒(méi)有專用的檔案室,基本都是使用幾組檔案柜,在一定程度上威脅檔案資料的完整性和保存性。如果檔案不能保存完好,放在潮濕或者狹小的柜子里,檔案就會(huì)出現(xiàn)返潮、殘缺等現(xiàn)象,這一現(xiàn)象不僅導(dǎo)致檔案資料不完整,甚至導(dǎo)致工作人員的相關(guān)信息缺失,對(duì)企業(yè)的建設(shè)有很大影響。
2.5 管理制度有待提高
由于企業(yè)管理者的疏忽,對(duì)檔案管理工作不夠重視,在一定程度上就會(huì)影響工作人員的積極性。其中包括檔案管理工作人員的薪資待遇,如果相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門對(duì)檔案管理人員不制定有效的管理制度,那么管理人員就會(huì)缺乏管理意識(shí),導(dǎo)致工作上的失誤和怠慢,薪資也不會(huì)有所提高。由于檔案管理人員對(duì)工作不夠熱情,對(duì)企業(yè)的發(fā)展就會(huì)存在很大影響,因此,必須提高檔案管理制度,加強(qiáng)管理工作意識(shí)。
3 加強(qiáng)煤炭企業(yè)管理的相關(guān)對(duì)策
3.1 加大管理力度,提高安全意識(shí)
對(duì)檔案管理工作加強(qiáng)管理認(rèn)識(shí),在進(jìn)行整合信息資料時(shí),要深入了解檔案內(nèi)容,并做出準(zhǔn)確詳細(xì)的記錄,如果有不準(zhǔn)確的地方要進(jìn)一步核實(shí)。尤其是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作,加強(qiáng)管理工作的責(zé)任感,在資金和人員方面給予工作上的大力支持。在煤礦生產(chǎn)過(guò)程中,對(duì)管理工作和生產(chǎn)工作崗位定期檢查和監(jiān)督,通過(guò)檢查來(lái)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)解決問(wèn)題,為檔案管理工作提供便利條件。
3.2 健全規(guī)章制度,完善檔案管理設(shè)施
企業(yè)必須要有自己的規(guī)章制度,一方面可以管理員工,另一方面建立企業(yè)威信。健全的規(guī)章制度是提升管理人員和工作人員的有效方針,通過(guò)制度保證工作質(zhì)量和效率。并完善檔案管理設(shè)施,引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù),有效記錄管理流程和管理方案,通過(guò)計(jì)算機(jī)輔助管理,及時(shí)輸入企業(yè)資料、員工資料以及數(shù)據(jù)資料,大大提高了檔案管理水平,同時(shí)保證煤炭企業(yè)檔案的安全性,并促進(jìn)礦井安全高效發(fā)展。
4 結(jié)束語(yǔ)
綜上所述,煤礦企業(yè)發(fā)展過(guò)程中,由于礦井復(fù)雜多變,在一定程度上會(huì)存在很多問(wèn)題,如果不能有效解決,對(duì)煤礦企業(yè)的發(fā)展有很大影響。因此,要想煤礦企業(yè)在礦井安全高效發(fā)展,必須要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作,只有檔案管理工作到位,才能對(duì)煤礦安全和煤炭企業(yè)有所保障。
參考文獻(xiàn)
一、會(huì)計(jì)管理工作的作用
(一)提高企業(yè)內(nèi)部資源的利用率
統(tǒng)計(jì)是企業(yè)會(huì)計(jì)工作不可或缺的一部分,會(huì)計(jì)和統(tǒng)計(jì)工作的結(jié)合運(yùn)用是現(xiàn)代企業(yè)管理的趨勢(shì),對(duì)企業(yè)的會(huì)計(jì)信息進(jìn)行詳細(xì)的統(tǒng)計(jì),能使企業(yè)的人、財(cái)、物得到合理的分配,在一定程度提高會(huì)計(jì)人員的工作效率,使企業(yè)的成本降低,使企業(yè)內(nèi)部資源得以充分利用。
(二)提高對(duì)企業(yè)管理制度的完善
企業(yè)會(huì)計(jì)管理水平與企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r給具有密切關(guān)系,它能夠直接影響企?I的整體管理及發(fā)展水平,進(jìn)而影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。建立健全企業(yè)會(huì)計(jì)管理制度不僅能夠影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平與企業(yè)制度建設(shè),而且還能穩(wěn)定煤礦行業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的發(fā)展地位。
(三)提高會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確度
會(huì)計(jì)信息是企業(yè)決策的基礎(chǔ),是企業(yè)對(duì)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)分析判斷以及國(guó)家宏觀調(diào)控決策和微觀主體對(duì)策制定的重要依據(jù)。企業(yè)會(huì)計(jì)工作的有效管理能使會(huì)計(jì)的整體質(zhì)量得到提升,企業(yè)可以根據(jù)準(zhǔn)確的信息及時(shí)的了解自身的經(jīng)營(yíng)狀祝,并根據(jù)這些情祝對(duì)企業(yè)的發(fā)展方向做出針對(duì)性的指導(dǎo)。
二、煤炭企業(yè)會(huì)計(jì)中的問(wèn)題
(一)會(huì)計(jì)管理意識(shí)不強(qiáng)
部分煤礦企業(yè)對(duì)于會(huì)計(jì)管理重要性認(rèn)識(shí)不到位,缺乏會(huì)計(jì)管理意識(shí),且會(huì)計(jì)管理方式比較落后,主要表現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)管理人員職責(zé)分配不清楚,直接造成會(huì)計(jì)信息的漏記或丟失,影響會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性等。企業(yè)會(huì)計(jì)管理意識(shí)不強(qiáng)直接影響企業(yè)的會(huì)計(jì)管理水平,進(jìn)而影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益提升。
(二)會(huì)計(jì)檔案管理不太規(guī)范
會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)活動(dòng)的產(chǎn)物,是重要的經(jīng)濟(jì)資料,怎么嚴(yán)格保管都不為過(guò)。缺乏規(guī)范性主要表現(xiàn)在憑證裝訂不統(tǒng)一、整齊,憑證封面填寫不規(guī)范,會(huì)計(jì)賬簿打印不及時(shí),歸檔檔案無(wú)臺(tái)賬,會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱權(quán)限不明、手續(xù)不健全,檔案保存環(huán)境不符合規(guī)定要求等。
(三)會(huì)計(jì)核算工作不太規(guī)范
會(huì)計(jì)核算工作的不規(guī)范直接影響會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性,進(jìn)而影響會(huì)計(jì)工作管理水平。會(huì)計(jì)核算工作的不規(guī)范主要體現(xiàn)在原始憑證管理不規(guī)范、記賬憑證管理不規(guī)范及單據(jù)審核流程不規(guī)范三個(gè)方面。多種原因有可能導(dǎo)致單位職員在無(wú)法提供真實(shí)原始憑證的前提下獲得原始憑證,同時(shí)會(huì)計(jì)部門對(duì)于其他發(fā)票代替真實(shí)的原始憑證行為采取默許的態(tài)度,這直接影響原始憑證的管理水平。在單位會(huì)計(jì)部門的記賬憑證中出現(xiàn)摘要描述不準(zhǔn)確,記賬憑證金額與原始憑證金額不相符,經(jīng)辦人、審核人、批準(zhǔn)人等簽名不全等現(xiàn)象;領(lǐng)款人由于事發(fā)緊急等原因,造成單據(jù)的審核未嚴(yán)格按照“業(yè)務(wù)人員填制憑證――會(huì)計(jì)審核憑證――主管簽字――出納復(fù)核――領(lǐng)款人簽字”的流程進(jìn)行。
(四)會(huì)計(jì)監(jiān)督機(jī)制不太健全
會(huì)計(jì)監(jiān)督機(jī)制不健全直接影響會(huì)計(jì)核算及會(huì)計(jì)管理等工作的正常進(jìn)行,進(jìn)而影響企業(yè)的整體管理水平。部分煤礦企業(yè)由于管理方式不當(dāng)直接影響會(huì)計(jì)部門的正常工作,這不僅影響了會(huì)計(jì)人員的工作積極性,而且影響會(huì)計(jì)管理水平。企業(yè)管理方式的不當(dāng)直接降低了企業(yè)會(huì)計(jì)監(jiān)督機(jī)制的執(zhí)行力,即使有些企業(yè)具有內(nèi)審機(jī)構(gòu),但是由于監(jiān)督者無(wú)法處于獨(dú)立的地位,致使企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督形同虛設(shè);社會(huì)審計(jì)監(jiān)督由于執(zhí)業(yè)環(huán)境的不規(guī)范和不正當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)競(jìng)爭(zhēng)等社會(huì)不良現(xiàn)象的存在,使得社會(huì)審計(jì)監(jiān)督效果也差強(qiáng)人意;政府審計(jì)監(jiān)督因?yàn)槭苋肆拓?cái)力等的制約,存在職能不到位的現(xiàn)象,沒(méi)有形成應(yīng)有的威懾力,影響了政府監(jiān)督的實(shí)際效果和長(zhǎng)遠(yuǎn)效用。
三、煤炭企業(yè)會(huì)計(jì)問(wèn)題對(duì)策研究
(一)提高對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的重視程度
煤礦企業(yè)提高對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的重視程度,不僅能夠提高會(huì)計(jì)工作管理水平,而且能夠確保會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的順利進(jìn)行,進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)的健康發(fā)展。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)該提高對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的重視程度,并且明確其他部門應(yīng)該積極主動(dòng)配合會(huì)計(jì)部門的工作。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)從意識(shí)、行動(dòng)上都給予會(huì)計(jì)人員有效支持,不僅從根本上調(diào)動(dòng)起會(huì)計(jì)人員的工作積極性和財(cái)務(wù)管理的主動(dòng)性,而且為會(huì)計(jì)人員營(yíng)造良好的工作環(huán)境和氛圍,最大限度提高對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的重視力度,讓會(huì)計(jì)人員能夠積極投人到工作當(dāng)中。
(二)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的制度化
加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的制度化不僅能夠提高企業(yè)會(huì)計(jì)管理水平及會(huì)計(jì)信息的精確性,而且能夠完善企業(yè)的制度化建設(shè)。由于特殊情況無(wú)法依據(jù)流程進(jìn)行項(xiàng)目辦理的行為,會(huì)計(jì)相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該及時(shí)與相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通并確認(rèn),對(duì)于填寫不規(guī)范的單據(jù)及時(shí)進(jìn)行處理解決。為了提高會(huì)計(jì)檔案管理與記賬憑證規(guī)范化、制度化,會(huì)計(jì)部門相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該對(duì)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行有關(guān)制度及規(guī)范的講解培訓(xùn)。對(duì)于不規(guī)范的記賬憑證,以及憑證裝訂不規(guī)范統(tǒng)一的檔案不予入檔,并追究相關(guān)會(huì)計(jì)人員責(zé)任。同時(shí),完善會(huì)計(jì)檔案借閱制度,明確借閱權(quán)限、借閱手續(xù)和歸還期限,嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案保存環(huán)境的規(guī)范執(zhí)行。
(三)提高專業(yè)會(huì)計(jì)核算水平
為了提高會(huì)計(jì)管理水平,會(huì)計(jì)人員必須具有過(guò)硬的專業(yè)知識(shí),并且具有會(huì)計(jì)管理意識(shí),積極提高自己的專業(yè)會(huì)計(jì)核算水平。無(wú)論是對(duì)待簡(jiǎn)單還是繁瑣的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù),都能夠認(rèn)真負(fù)責(zé)的對(duì)待,正確指導(dǎo)業(yè)務(wù)人員規(guī)范填寫憑證等。同時(shí)積極培養(yǎng)和引進(jìn)高素質(zhì)審計(jì)人員,對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)情況進(jìn)行深層次審計(jì),并制定相關(guān)審計(jì)預(yù)警與監(jiān)督制度,保障企業(yè)資金的安全性。
(四)完善會(huì)計(jì)監(jiān)督機(jī)制
煤礦企業(yè)的會(huì)計(jì)管理工作涉及的部門及工作內(nèi)容較多,為了確保會(huì)計(jì)管理工作的科學(xué)性與規(guī)范性,必須加強(qiáng)完善會(huì)計(jì)監(jiān)督機(jī)制,只有這樣,才能夠保障會(huì)計(jì)工作的正常進(jìn)行。為了更好的完善會(huì)計(jì)監(jiān)督機(jī)制,主要從完善煤礦企業(yè)的財(cái)務(wù)憑證稽核制度、增強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)人員的監(jiān)督管理兩方面展開(kāi)工作。
1.1檔案管理工作制度不完善、手段單一目前在煤炭企業(yè)的改革過(guò)程中,檔案管理工作主要有兩條準(zhǔn)繩,其中一條就是我國(guó)關(guān)于檔案管理工作的相關(guān)法律規(guī)范,另外一條則是由各企業(yè)內(nèi)部的各種規(guī)章制度對(duì)檔案管理進(jìn)行的監(jiān)督和規(guī)范。但事實(shí)上,這些規(guī)定中大部分都沒(méi)有落到實(shí)處,而且這些規(guī)定條款都比較大條,在很多細(xì)節(jié)上的管理工作都沒(méi)有作出明確的規(guī)定,一些條款更是模棱兩可。除此之外,各企業(yè)中檔案室的條件差,管理檔案的工作人員專業(yè)性差,沒(méi)有進(jìn)過(guò)專業(yè)的技能培訓(xùn),對(duì)檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)知之甚少,往往跟不上時(shí)代進(jìn)步的步伐,面臨被新技術(shù)淘汰的可能。最后,檔案的管理工作手段非常單一,大部分都利用紙制品來(lái)記錄,現(xiàn)代化的管理水平較低。在煤炭企業(yè)中,檔案的管理工作也處于不是很成熟的初期階段,信息化、現(xiàn)代化還沒(méi)有充分滲透到檔案管理工作中。除此之外,很多煤炭企業(yè)對(duì)檔案管理的投入也比較少,而由于在企業(yè)改革過(guò)程中需要大量的調(diào)用檔案,直接導(dǎo)致企業(yè)工作效率極其低下。
1.2檔案管理人員專業(yè)技能差實(shí)際檔案管理工作中,由于人們對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不深入,對(duì)檔案管理工作的專業(yè)技術(shù)性缺乏了解,認(rèn)為檔案管理就是抄抄寫寫的記錄以及保管工作,因而在煤炭企業(yè)改組改制、兼并破產(chǎn)的過(guò)程中,管理者對(duì)檔案管理人員任用和解聘都不是很慎重和在意,有時(shí)可能任用的檔案管理人員并沒(méi)有豐富的專業(yè)知識(shí),對(duì)檔案管理的專業(yè)技能也不甚了解,有時(shí)任用的檔案管理人員甚至還兼職了其它工作。這樣企業(yè)很難在短時(shí)間內(nèi)全面實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化。在實(shí)際操作中可能會(huì)因?yàn)楣芾砣藛T缺乏足夠的專業(yè)知識(shí)而導(dǎo)致本該著重記錄的信息草草記錄,本該及時(shí)整理的文件材料沒(méi)有及時(shí)整理;有時(shí)還會(huì)在整理過(guò)程中不能準(zhǔn)確考慮文件材料之間是否有聯(lián)系,給查找檔案的人帶來(lái)諸多不便。
1.3缺乏現(xiàn)代化管理手段在煤炭企業(yè)中,由于受經(jīng)營(yíng)管理者對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不深、企業(yè)資金匱乏、設(shè)施不夠先進(jìn)、檔案的管理人員專業(yè)技能差等方面因素的影響,企業(yè)的檔案管理工作仍然不夠信息化,目前還是處于檔案管理信息化、現(xiàn)代化的初級(jí)階段[2]?,F(xiàn)階段仍然有不少煤炭企業(yè)在檔案管理中采取人工式、被動(dòng)式服務(wù),沒(méi)有根據(jù)本企業(yè)的特點(diǎn)配置相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)軟件,即使配備了相關(guān)的信息網(wǎng)站,但是卻沒(méi)有將其綜合利用起來(lái),不僅無(wú)法提高檔案管理工作的效率,同時(shí)還給企業(yè)造成了極大的資源浪費(fèi)。所以,煤炭企業(yè)中檔案管理工作在信息化、現(xiàn)代化的路上還任重道遠(yuǎn)。
2探索優(yōu)化煤炭企業(yè)改革中檔案管理工作的途徑
2.1抓源頭強(qiáng)基礎(chǔ),建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理體系沒(méi)有規(guī)矩,不成方圓,對(duì)于煤炭企業(yè)也是,最重要的要制定有效的檔案管理制度和考核制度,只有這樣才能在煤炭企業(yè)改革過(guò)程中保證檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性。在管理檔案的過(guò)程中,要從檔案的源頭開(kāi)始抓起,科學(xué)合理制訂文件資料歸檔范圍和保管期限,了解重點(diǎn)工作,提早介入,按時(shí)把文件整理歸檔,確保資料整理的規(guī)范性。從始至終,爭(zhēng)取做到信息暢通,思路清晰,各部門之間、檔案室成員之間進(jìn)行良性競(jìng)爭(zhēng)、互相激勵(lì),嚴(yán)格按照“任務(wù)、時(shí)間、責(zé)任”三確定原則,最大限度地提高檔案管理的工作效率。另外,為了確保煤炭企業(yè)能夠在激烈的市場(chǎng)環(huán)境中保持活力,還要根據(jù)市場(chǎng)的實(shí)際需要,在檔案管理的過(guò)程中采取常規(guī)分類和特殊分類相結(jié)合的方法,對(duì)各種檔案進(jìn)行分類編目,將時(shí)限要求相對(duì)較緊以及查閱頻率較高的檔案單獨(dú)劃分出來(lái),建立專門的檔案管理室,為檔案利用者提供更加便捷的檔案檢索服務(wù),提高檔案的檢索利用效率。除此之外,還可以通過(guò)建立檔案集中管理制度以及檔案管理人員的考評(píng)制度,加強(qiáng)檔案的集中管理,促進(jìn)煤炭企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作的展開(kāi),理順各方面之間的關(guān)系,提高檔案管理人員的工作積極性。
2.2實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、管理信息化,提高檔案資源的利用率隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,檔案管理實(shí)現(xiàn)全面的數(shù)字化、信息化已成為必然趨勢(shì)。在煤炭企業(yè)改革過(guò)程中,把檔案數(shù)字化以及檔案的信息化管理納入企業(yè)管理的發(fā)展規(guī)劃,必須要建立完善的檔案數(shù)字化管理制度。由于在檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)本該歸檔的文件沒(méi)有歸檔的現(xiàn)象,所以應(yīng)該及早建立完善的數(shù)字化的歸檔制度,其基本內(nèi)容應(yīng)該包括:(1)每年的年終,各部門的檔案員應(yīng)該把本部門的年終考核測(cè)評(píng)和各部門的本年各類工作的進(jìn)展情況報(bào)送給檔案室,并且確保各部門領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)確認(rèn)簽字[3]。這樣將會(huì)對(duì)檔案收集工作的順利進(jìn)行起到積極地推動(dòng)作用;也可以使各部門之間互相監(jiān)督、督促,更可以帶動(dòng)其他部門人員積極做好檔案收集工作。(2)要積極建立檔案管理內(nèi)部局域網(wǎng),通過(guò)制作屬于自己的檔案管理網(wǎng)頁(yè),與檔案管理服務(wù)系統(tǒng)與企業(yè)網(wǎng)站緊密聯(lián)系起來(lái),為用戶提供更加便捷的網(wǎng)上信息檔案檢索服務(wù)。由此在數(shù)字化、信息化普及的過(guò)程中,檔案管理人員可以通過(guò)開(kāi)展在線服務(wù),將過(guò)去被動(dòng)的、人工式的檔案查詢方式,變革為現(xiàn)階段主動(dòng)的、自動(dòng)化的檔案服務(wù)方式,并通過(guò)電子郵件的方式與檔案利用者進(jìn)行快速交流,及時(shí)回答用戶的相關(guān)問(wèn)題,確保檔案材料的真實(shí)性。(3)加強(qiáng)與企業(yè)煤炭企業(yè)之間的檔案合作,實(shí)現(xiàn)資源互補(bǔ),提高檔案材料的利用率,防止出現(xiàn)不必要的重復(fù)現(xiàn)象,為煤炭企業(yè)的改革發(fā)展提供更多、更便捷的服務(wù)。
2.3做好重要檔案的管理工作,防止數(shù)據(jù)丟失煤炭企業(yè)改革過(guò)程中檔案數(shù)字化管理的首要任務(wù)就是建立并健全檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng),將所有檔案都轉(zhuǎn)化為信息資源,注重機(jī)密檔案的及時(shí)歸檔工作,加強(qiáng)保管。首先可以通過(guò)建立收藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù),按照企業(yè)中各種檔案的分類情況進(jìn)行著錄標(biāo)引,將企業(yè)過(guò)去收藏的影音類、文本類等檔案原文全部錄入計(jì)算機(jī),建立基本數(shù)據(jù)庫(kù),并標(biāo)注重要檔案文件夾,以便于直接從計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索找到檔案原件。其次可以建立基層報(bào)表數(shù)據(jù)庫(kù)。在煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中,建立起狀態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)和基層報(bào)表,將各部門要報(bào)送的數(shù)據(jù)、反饋的信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)直接填入所建立的數(shù)據(jù)庫(kù)中,再根據(jù)檔案管理相關(guān)要求適當(dāng)調(diào)整。按照上級(jí)下發(fā)的要求以及實(shí)際使用情況,及時(shí)、迅速、準(zhǔn)確地做好基層報(bào)表的填報(bào)工作。最后要做好檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的異地備份工作,確保煤炭企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)能夠進(jìn)行異地之間流通和共享,促進(jìn)煤炭企業(yè)改革效率。
2.4加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)力度,提高人員素質(zhì)首先要增強(qiáng)檔案管理人員全員的檔案意識(shí),檔案管理部門可以通過(guò)媒體、網(wǎng)絡(luò)等各種宣傳渠道,加強(qiáng)檔案管理工作及相關(guān)法律法規(guī)的宣傳教育力度,提高煤炭企業(yè)管理人員及檔案管理所有員工的檔案意識(shí)和創(chuàng)新能力,帶動(dòng)工作人員的工作積極性和主動(dòng)性,確保各個(gè)部門能夠積極配合檔案管理工作的開(kāi)展。其次可以通過(guò)建立健全的教育培訓(xùn)運(yùn)行機(jī)制,不斷完善對(duì)專職檔案管理人員的約束及鼓勵(lì)機(jī)制,讓每一名檔案管理工作者都積極的參與到教育工作中來(lái),更新數(shù)字化、信息化知識(shí),進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)技能水平。再次還應(yīng)該明確專職檔案管理人員的學(xué)習(xí)方向,讓每一個(gè)檔案專職工作人員都能夠掌握煤炭企業(yè)檔案管理的基本情況,將“學(xué)以致用”作為原則基礎(chǔ),加大繼續(xù)教育力度,為檔案專職人員提供全面、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)專業(yè)檔案知識(shí)的機(jī)會(huì),彌補(bǔ)一次性教育不足。最后檔案工作人員也應(yīng)該不斷的學(xué)習(xí)煤礦安全生產(chǎn)知識(shí),掌握相關(guān)的專業(yè)術(shù)語(yǔ),明確礦井工作中的重要環(huán)節(jié),確保檔案管理的有的放矢[4]。
3結(jié)束語(yǔ)
自2011年6月開(kāi)始進(jìn)行技術(shù)資料數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的研制開(kāi)發(fā),于2012年2月初完成各項(xiàng)調(diào)試工作。同在6月份開(kāi)始對(duì)資料的整理過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)分工,確定分類原則,做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作;7-9月期間我們對(duì)建井以來(lái)所有技術(shù)資料進(jìn)行了整理、分類、記錄,并形成系統(tǒng)數(shù)據(jù)源表;10-12月進(jìn)行計(jì)算機(jī)錄入,形成電子數(shù)據(jù)源表,并且針對(duì)各個(gè)文件箱所存資料,打印出目錄,并有總目錄;2012年1月底完成資料數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的整體調(diào)試工作,實(shí)現(xiàn)了分類檢索和關(guān)鍵字檢索兩大功能;2月將電子數(shù)據(jù)源表導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng),同時(shí)實(shí)現(xiàn)了局域網(wǎng)內(nèi)共享,經(jīng)過(guò)多次調(diào)試,最終達(dá)到預(yù)期目的,隨即制定了與之相匹配的管理制度和流程圖。
2數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)簡(jiǎn)述
2.1數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)組成
該系統(tǒng)是在Access2007平臺(tái)上開(kāi)發(fā)出來(lái)的,因此,要求計(jì)算機(jī)安裝Access2007軟件方可運(yùn)行該系統(tǒng)。系統(tǒng)包括六個(gè)界面:密碼登陸界面、系統(tǒng)主界面、資料查詢界面、資料編輯登陸界面、數(shù)據(jù)庫(kù)編輯查看界面和數(shù)據(jù)表界面,系統(tǒng)大小約50M。
2.2數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的操作
2.2.1查詢數(shù)據(jù)庫(kù)操作
首先,雙擊技術(shù)資料數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)圖標(biāo),打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng),登錄數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)主界面;其次,從文件類別組合框中選擇相應(yīng)的文件類別,顯示子窗體將自動(dòng)執(zhí)行刷新窗體命令,相應(yīng)類別的文件就會(huì)全部顯示;最后,在文件名文本框中輸入所要查詢文件的關(guān)鍵詞,例如北翼、補(bǔ)20、探水等,單擊查詢按鈕,與關(guān)鍵詞有關(guān)的記錄將顯示在子窗體中,通過(guò)窗體中的顯示信息定位紙質(zhì)資料,對(duì)于已經(jīng)錄入系統(tǒng)的文件,還可以通過(guò)詳情欄下的文件超鏈接查看和修改源文件。
首先,單擊編輯數(shù)據(jù)庫(kù)復(fù)選框,進(jìn)入登陸界面,輸入正確的登陸密碼進(jìn)入編輯查看界面,單擊“最后一項(xiàng)”按鈕,依次填寫資料的各種信息,文件名和文件類別這兩項(xiàng)做為主檢索項(xiàng)必須填寫。填寫完畢,單擊查看數(shù)據(jù)表按鈕進(jìn)行數(shù)據(jù)核對(duì)或退出。
2.2.3備份數(shù)據(jù)庫(kù)
這屬于Access2007自身的功能,通過(guò)導(dǎo)出數(shù)據(jù)表備份并放在指定文件夾下。當(dāng)現(xiàn)用數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)癱瘓時(shí),我們可以通過(guò)備份數(shù)據(jù)表恢復(fù)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。
2.2.4數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的局域網(wǎng)共享
該數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)為文件型,所以我們采用數(shù)據(jù)庫(kù)同電子資料文件夾聯(lián)合共享的形式實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)共享。同時(shí)把用戶分為兩類:一類是管理員組具有管理權(quán)限,可以進(jìn)行查詢、修改等,具有最高的管理權(quán)限;另一類是用戶組具有查詢和下載權(quán)限,不能對(duì)源數(shù)據(jù)進(jìn)行任何的更改。
2.3數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)
總體上講,該數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:①系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了文件的快速查找、定位、閱讀、編輯,結(jié)束了以前查找資料“翻箱倒柜”的局面,也避免了電子版資料的假丟失;②通過(guò)本系統(tǒng)使現(xiàn)有的紙質(zhì)文件和電子文件鏈接成一個(gè)整體,使技術(shù)資料管理實(shí)現(xiàn)一體化;③系統(tǒng)占用空間小、界面簡(jiǎn)潔大方、操作簡(jiǎn)單、反應(yīng)靈敏、實(shí)用性強(qiáng),大大提高了用戶對(duì)資料的歸類、查找、查看效率;④系統(tǒng)本身具有一定的安全性,防止了資料的損壞和丟失。
3技術(shù)資料信息化管理制度及流程
為了更好的管理技術(shù)資料,只有數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)和資料整理這些基礎(chǔ)工作還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,必須制定與之相匹配并符合實(shí)際的管理制度,確保整個(gè)體系健康有效運(yùn)行。在制度中明確了技術(shù)資料在存檔、借閱、歸還、銷毀等環(huán)節(jié)中相關(guān)人員的責(zé)任和義務(wù),同時(shí)確定了技術(shù)資料信息化管理體系中主要負(fù)責(zé)人的權(quán)限審批辦法。好的管理在于好的流程,為了規(guī)范技術(shù)資料管理過(guò)程的各個(gè)細(xì)節(jié),管理流程的制定是影響體系順暢運(yùn)行的關(guān)鍵要素,管理流程主要包括存檔、借閱、歸檔三大部分,每個(gè)部分又詳細(xì)劃分了執(zhí)行步驟,明確了每個(gè)步驟中所需要辦理的手續(xù),如圖1所示。好的流程在于好的執(zhí)行,為了更好的執(zhí)行《陶一煤礦技術(shù)資料信息化管理制度》,使管理過(guò)程中的各個(gè)步驟都能按照《陶一煤礦技術(shù)資料信息化管理流程圖》要求執(zhí)行,我們又查閱了各種檔案管理資料,特制作了《煤礦技術(shù)資料檔案借閱申請(qǐng)單》、《煤礦技術(shù)資料檔案室資料歸檔登記表》、《煤礦技術(shù)資料檔案室資料借閱登記表》等表格,提高了資料管理的規(guī)范性。
4應(yīng)用情況
一、煤炭企業(yè)基層檔案管理工作面臨的形勢(shì)
近年來(lái),煤炭企業(yè)抓住國(guó)家經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的歷史機(jī)遇,不斷深化改革改制,加快煤炭資源重組整合,確立新的發(fā)展思路,實(shí)施新的發(fā)展戰(zhàn)略,煤炭企業(yè)得到了長(zhǎng)足發(fā)展。但是隨著企業(yè)的不斷發(fā)展,企業(yè)管理面臨的情況也日趨復(fù)雜,檔案管理工作同樣面臨著新形勢(shì)和新任務(wù)。
1.煤炭企業(yè)的快速發(fā)展對(duì)檔案管理工作提出了新要求
煤炭企業(yè)產(chǎn)業(yè)集中度不斷提高,技術(shù)水平持續(xù)提升,產(chǎn)品結(jié)構(gòu)也在不斷發(fā)生變化。煤炭企業(yè)的各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策,很多時(shí)候要求利用檔案信息作為決策參考。而如今煤炭企業(yè)的檔案,有文書檔案、技術(shù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案等等,層次繁多,種類復(fù)雜。如何快速便捷地收集到所需要的檔案信息資源,要求檔案管理工作必須改變傳統(tǒng)的服務(wù)方式,有效促進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用,為推動(dòng)企業(yè)又好又快發(fā)展服務(wù)。
2.煤炭企業(yè)的整合重組給檔案管理工作帶來(lái)了新情況
在煤炭企業(yè)改革改制過(guò)程中,涉及企業(yè)的資產(chǎn)重組、產(chǎn)權(quán)變更、人員剝離等一系列問(wèn)題,需要對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行科學(xué)處置和妥善保管。另外,在煤炭企業(yè)橫向擴(kuò)張過(guò)程中,企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模和經(jīng)營(yíng)規(guī)模不斷擴(kuò)大,逐步形成了一批跨地區(qū)、跨行業(yè)的子公司。由于地區(qū)和行業(yè)的差異,造成檔案管理水平參差不齊,使檔案管理工作面臨的情況更加復(fù)雜。
3.信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展對(duì)檔案管理工作提出了新挑戰(zhàn)
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展,傳統(tǒng)的檔案管理方法和管理手段已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)辦公自動(dòng)化的要求。隨著信息化技術(shù)的普遍應(yīng)用,煤炭企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成了大量的電子文檔。如何規(guī)范電子文件的管理,確保電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全,保存好企業(yè)的歷史記錄,對(duì)檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。
二、煤炭企業(yè)基層檔案管理工作存在的主要問(wèn)題
由于歷史原因,煤炭企業(yè)的發(fā)展經(jīng)歷了非常曲折的歷程,基層檔案管理工作同樣歷經(jīng)波折。隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境的不斷變化,煤炭企業(yè)發(fā)展對(duì)檔案管理工作的要求越來(lái)越高。目前,煤炭企業(yè)基層檔案管理工作還存在一些不容忽視的問(wèn)題,主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
1.對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視
長(zhǎng)期以來(lái),煤炭企業(yè)相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部,對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在一些誤區(qū),認(rèn)為檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的保管事務(wù)性工作,不能創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益,只要“守好攤”,能做到檔案不丟失,不泄密,能應(yīng)付查閱檔案就可以。有些規(guī)模較小的基層單位由于定員緊張,沒(méi)有設(shè)置專門的檔案機(jī)構(gòu)和專業(yè)檔案管理人員,造成檔案管理混亂,檔案管理工作難以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的要求。
2.檔案管理工作管理力度不到位
有些基層煤炭企業(yè)基本上沒(méi)有專門的檔案管理機(jī)構(gòu),只設(shè)置兼職檔案人員。這些檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn),業(yè)務(wù)水平不高。而且多數(shù)人往往身兼多職,對(duì)檔案工作業(yè)務(wù)投入精力不足,一定程度影響了檔案工作的質(zhì)量和水平。另外,有些煤炭企業(yè)對(duì)檔案缺乏統(tǒng)一管理,檔案分散保管在多個(gè)職能部門,造成很多檔案實(shí)行簡(jiǎn)單的“信袋式”管理,給檔案信息的查閱和利用帶來(lái)很大不便。
3.檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度落實(shí)不到位
從總體來(lái)看,煤炭企業(yè)也制訂了一些檔案管理的規(guī)章制度,但由于種種原因,這些制度規(guī)定大多都沒(méi)有得到很好的落實(shí)。同時(shí),部分煤炭企業(yè)對(duì)檔案管理工作的硬件設(shè)施投入不足,導(dǎo)致檔案管理仍然停留在相對(duì)傳統(tǒng)的管理階段,檔案管理工作手段簡(jiǎn)單,管理方法單一。檔案信息資源也沒(méi)有得到有效利用,難以適應(yīng)企業(yè)快速發(fā)展的要求。
4.各類檔案收集和整理需要進(jìn)一步規(guī)范
煤炭企業(yè)近幾年發(fā)展較快,一些規(guī)模較小的煤炭企業(yè)實(shí)施關(guān)停并轉(zhuǎn),再加上檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊,一些檔案資料漏失的現(xiàn)象比較普遍。在檔案收集歸檔過(guò)程中,相應(yīng)的工作考核機(jī)制不明確,想交就交,不想交就不交。一些檔案在立卷過(guò)程中,有的沒(méi)有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷,卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符。
三、加強(qiáng)煤炭企業(yè)基層檔案管理工作的主要措施
1.建立健全檔案管理工作組織機(jī)構(gòu)
煤炭企業(yè)要加強(qiáng)檔案宣傳工作,充分展示檔案工作在企業(yè)改革和建設(shè)中的重要作用,提高全員的檔案意識(shí),引導(dǎo)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案管理人員從思想上充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性和緊迫性。各基層企業(yè)應(yīng)該明確檔案工作的主管領(lǐng)導(dǎo),明確檔案工作的主管部門,設(shè)置具有獨(dú)立職能的檔案工作機(jī)構(gòu),配備具有專業(yè)技術(shù)知識(shí)和能力的專職檔案工作人員,注重提高檔案管理人員的工資待遇,并保持人員的相對(duì)穩(wěn)定,確保檔案工作的順利開(kāi)展。
2.不斷加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)
煤炭企業(yè)應(yīng)該積極創(chuàng)造條件,加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),逐步培養(yǎng)一批具有實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)、掌握現(xiàn)代知識(shí)和專業(yè)技能、政治素質(zhì)較好的檔案工作專家隊(duì)伍。建立企業(yè)檔案專家人才庫(kù),為組織開(kāi)展項(xiàng)目檔案驗(yàn)收、專題培訓(xùn)、編研利用提供智力支持。要根據(jù)國(guó)家檔案局的有關(guān)要求,積極研究煤炭企業(yè)檔案專業(yè)職稱評(píng)定的途徑、方法和程序,積極推進(jìn)檔案人員職稱評(píng)定工作。檔案管理人員要增強(qiáng)愛(ài)崗敬業(yè)意識(shí),努力為企業(yè)各類人員提供熱情周到的服務(wù),樹(shù)立檔案管理人員的良好形象。
3.主動(dòng)圍繞企業(yè)重點(diǎn)工作開(kāi)展檔案管理工作
根據(jù)煤炭企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際情況,檔案管理部門和人員要圍繞企業(yè)中心工作和重點(diǎn)工作,大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源,采取多種形式,主動(dòng)收集和整理各類檔案信息,對(duì)檔案信息資源進(jìn)行多角度、深層次的開(kāi)發(fā),編制有價(jià)值的檔案信息,為領(lǐng)導(dǎo)決策和企業(yè)發(fā)展提供檔案信息服務(wù)。要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)重大項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收工作,確保各類資料真實(shí)完整。積極開(kāi)展檔案的整理工作,確保各類檔案編目準(zhǔn)確,家底清楚,整齊規(guī)范,查閱方便。積極采取有效措施,消滅積存、零散檔案未整理的現(xiàn)象。
4.積極推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化
煤礦企業(yè)要認(rèn)真貫徹落實(shí)國(guó)家檔案法等相關(guān)法律法規(guī),根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需要,對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行修改、補(bǔ)充和完善,逐步建立起一套科學(xué)合理的檔案管理制度體系。要以各類檔案的完整收集、安全保管、有效利用為目標(biāo),結(jié)合本企業(yè)實(shí)際,研究制訂符合本企業(yè)特點(diǎn)的檔案分類、歸檔范圍和保管期限的相關(guān)制度體系。要加強(qiáng)對(duì)檔案的集中管理,改變檔案分散管理的局面,逐步建立檔案的集中統(tǒng)一的檔案管理體制,并相應(yīng)落實(shí)好檔案的集中管理工作。
5.積極推進(jìn)檔案管理工作信息化
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