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計生檔案管理論文范文第1篇

【關鍵詞】學生；學籍檔案；檔案管理

學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發(fā)展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案主要包括：（1）學生學籍記錄表；（2）新生入學登記表及各年級學生花名冊；（3）學生在籍注冊表；（4）學生學習成績表；（5）學生轉(zhuǎn)學、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學、復學、留級、退學、出國等學籍變動情況登記表；（6）對學生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學籍管理條例的各種文件；（8）實結、畢業(yè)生論文；（9）學位申報審批表、畢業(yè)證書、學位證書及結業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報到證存根及領取證書的印刷編號及畢業(yè)、結業(yè)情況等。

學籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質(zhì)量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。

一、學籍檔案管理中存在的問題

1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應做到內(nèi)容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。

2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學生本人--學校立卷各院系--就業(yè)指導辦（教務處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學習。

4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實等。

二、完善學籍檔案工作的管理建議

1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經(jīng)費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。

2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規(guī)范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學籍管理制度統(tǒng)一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責等各項規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規(guī)范化。

3．加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業(yè)知識、學習檔案法規(guī)標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務的工作態(tài)度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業(yè)道德。

4．大力開發(fā)利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高?？山W籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業(yè)證書編號、學位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計算機網(wǎng)絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、出國留學等提供有效信息。

總之，學籍檔案與個人的利益息息相關，以后就業(yè)、提拔干部、晉級、考評、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學籍檔案。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系，管理好學籍檔案至關重要。

【參考文獻】

[1]底紅艷．對高校教學檔案管理的幾點認識[J]．晉圖學刊，2002，（3）．

計生檔案管理論文范文第2篇

1.1計劃生育檔案能夠為醫(yī)院決策提供參考依據(jù)

醫(yī)院計劃生育檔案是很多關于人口計劃生育統(tǒng)計數(shù)字的重要資料來源，通過對計劃生育檔案中數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與分析，不僅能夠為醫(yī)院管理者的科學決策提供依據(jù)。同時還可以使統(tǒng)計得出的結果用于醫(yī)院計劃生育工作，使之明確工作重點，有計劃、有步驟地落實計劃生育政策，更好地完成對人口控制的目標，為人口計生決策提供可靠依據(jù)，有助于社會主義和諧社會的構建。

1.2計劃生育檔案能夠為育齡女性提供更加優(yōu)質(zhì)的服務

利用計劃生育檔案能夠為育齡女性提供更加優(yōu)質(zhì)的服務，使醫(yī)院不斷改進計劃生育工作方法，不斷滿足廣大育齡婦女的需求。醫(yī)院計劃生育檔案可以對流動人口的婚姻以及生育情況進行初步了解，建立流動人口計劃生育檔案，能夠滿足流動人口對計劃生育及生殖健康的需求，使他們能夠在醫(yī)院的指導下落實避孕節(jié)育措施，避免出現(xiàn)超生現(xiàn)象。

2.當前醫(yī)院計劃生育檔案管理存在問題

2.1計劃生育檔案管理工作意識淡薄，管理人員素質(zhì)有待提高

在實際工作中，院方領導并未對計劃生育檔案管理工作給予高度重視，沒有意識到加強計劃生育的重要性。對于檔案的管理不能做到嚴格要求，對于單位內(nèi)部聘用的臨時工、停薪留職以及下崗人員的生育節(jié)育出現(xiàn)漏管的情況，個別單位報喜不報憂現(xiàn)象嚴重，出現(xiàn)造假資料、證明，大大降低了計劃生育檔案的真實性。計劃生育檔案管理工作人員存在思想渙散、工作不嚴謹，導致一些計生資料收集不全，計生資料系統(tǒng)性、全面性較差。當前計劃生育檔案管理信息化建設進一步加強，而基層檔案管理人員對于信息化軟件的操作使用不熟練。信息化管理經(jīng)驗不足，管理經(jīng)驗與理念跟不上新時期計劃生育檔案管理工作的要求。很多檔案管理人員的管理理念和管理水平仍停留在傳統(tǒng)層面上，管理工作缺乏靈活性與創(chuàng)新力。有一些計劃生育檔案管理人員流動性強，多為兼職，人員不固定，在單位內(nèi)部沒有相應的職務，這部分人員往往文化素質(zhì)不高，缺乏系統(tǒng)完備的檔案管理知識，這也造成了檔案資料出現(xiàn)流失，影響了計劃生育檔案的完整性。

2.2計劃生育檔案管理方法落后，管理制度有待完善

沒有制定嚴格的檔案管理規(guī)章制度，沒有添置必要的檔案保管設備，檔案室存在一房多用，檔案資料污損、丟失現(xiàn)象較為嚴重。由于計劃生育檔案資料案卷數(shù)量繁多，在基層對于計劃生育檔案的管理并沒有統(tǒng)一的要求，計生資料的收集并沒有按照檔案的立卷原則規(guī)范來進行，如組卷混亂現(xiàn)象較嚴重，檔案號不規(guī)范，出現(xiàn)一卷多冊現(xiàn)象等。檔案的收集、整理、編目等多數(shù)仍是采用手工管理模式，管理人員缺乏專業(yè)的檔案知識，工作積極性不夠，管理模式陳舊、缺乏創(chuàng)新力，現(xiàn)代化管理手段還沒有完全地應用于計劃生育檔案管理中，制約了計生檔案資料管理水平的提高。

2.3資金投入不足，計生檔案信息化建設有待加強

近年來，隨著信息技術與互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，檔案管理信息化建設進一步推進。醫(yī)院計劃生育檔案管理工作要跟上時代的步伐，符合人們對于計生與生殖健康的要求，就必須推進計劃生育檔案的信息化建設。而這就要增加相應的硬件設備，但是由于領導層未對計生檔案的管理給予足夠的重視，對于計生檔案的經(jīng)費投入很有限，這些有限的經(jīng)費顯然不能滿足信息化建設的需要。信息化建設的受限，使得提供服務及資源共享方面范圍狹窄，服務層次較低。同時，在計劃生育檔案信息化建設中由于缺乏專業(yè)技術指導，也出現(xiàn)了一系列新的問題，這也在一定程度上制約了醫(yī)院計劃生育檔案信息化建設的推進。

3.加強醫(yī)院計劃生育檔案管理措施

3.1提高計生檔案意識，加大計生檔案管理經(jīng)費投入力度

計劃生育檔案能夠有效促使計劃生育政策的貫徹落實，隨著醫(yī)院檔案管理向科學化、現(xiàn)代化的發(fā)展，計生檔案管理已成為醫(yī)院檔案管理工作的重要內(nèi)容。各級醫(yī)院領導要提高加強計生檔案管理的意識，將加強計生檔案管理工作納入重要議事日程，確保檔案管理事業(yè)與醫(yī)院業(yè)務同步發(fā)展。要通過多種方式，加大檔案管理重要性的宣傳，提高全院職工檔案管理的認識，使其意識到做好計劃生育檔案管理所帶來的經(jīng)濟效益和社會效益。不斷普及檔案管理相關法律法規(guī)，使領導層加大對計劃生育檔案管理的經(jīng)費投入，推進計生檔案管理信息化建設，加強在職檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)培訓，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務水平，確保在人力、財力等方面給予檔案管理全面支持與保障，促使醫(yī)院計劃生育檔案管理事業(yè)不斷發(fā)展。

3.2計生檔案管理人員要更新觀念，加強自身素質(zhì)建設

計劃生育檔案管理人員的素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量，因此計生檔案管理人員應不斷更新理念，加強自身業(yè)務素質(zhì)的全面提升至關重要。近年來，隨著信息技術的不斷發(fā)展，檔案信息化已經(jīng)成為一種趨勢，人們對檔案信息的利用需求增大，這就對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理人員不僅需要妥善保管好檔案資料，而且還要具備熟練的計算機操作技術，不僅要掌握扎實的檔案管理基礎知識，還要具備現(xiàn)代管理理念與管理技術，掌握一定的計算機知識，具備一定的信息處理能力。同時檔案管理人員還要具備一定的創(chuàng)新精神和創(chuàng)新能力，要敢于打破傳統(tǒng)管理模式的束縛，在計劃生育檔案管理工作中有所創(chuàng)新。醫(yī)院要做好對檔案管理人員的業(yè)務培訓與技術學習工作，不斷優(yōu)化人才結構，更新知識體系，檔案管理工作人員的整體素質(zhì)提升必將給計生檔案管理工作帶來新的發(fā)展思路。

3.3建立健全醫(yī)院計生檔案管理制度，不斷提高檔案管理水平