電子檔案管理模式
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電子檔案管理模式范文第1篇
關(guān)鍵詞：電子信息化管理模式；檔案管理；作用；煤炭行業(yè)
當(dāng)前，我國(guó)煤炭行業(yè)的發(fā)展已成為社會(huì)發(fā)展中的一個(gè)熱點(diǎn)。煤炭行業(yè)中的檔案管理工作隨著社會(huì)的發(fā)展逐漸開(kāi)始健全起來(lái)。但是由于煤炭企業(yè)的一些條件限制，還在采用傳統(tǒng)的檔案管理模式。電子信息化管理模式的提出改革了煤炭企業(yè)的檔案管理。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式而言，電子信息化管理模式針對(duì)的是信息化電子文件，改變了以往檔案資料必須呈現(xiàn)在紙質(zhì)文件上的固有模式，借助計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代辦公軟件就可以進(jìn)行閱讀。同時(shí)電子信息化管理模式處理和傳遞檔案資源的效率也大大高于紙質(zhì)文件，不受時(shí)間和空間的限制而實(shí)現(xiàn)共享，是一種簡(jiǎn)單、高校進(jìn)行檔案管理工作的現(xiàn)代模式。下文中主要針對(duì)電子信息化模式的基本概念和特點(diǎn)進(jìn)行概括，探討其在煤炭行業(yè)檔案管理工作中的作用等問(wèn)題。
一、電子信息化管理模式的概括
（一）電子信息化管理模式的概念
電子信息化管理模式是基于當(dāng)下社會(huì)信息化、科技化發(fā)展而產(chǎn)生的一種模式。所謂的電子信息化管理模式往往是指在現(xiàn)代大中小型企業(yè)的檔案管理工作中利用計(jì)算機(jī)磁盤(pán)、硬盤(pán)、U盤(pán)或者其他化學(xué)磁性材料進(jìn)行檔案材料的貯存手段，其管理的檔案材料內(nèi)容主要包含了圖片、信件、報(bào)表、圖紙等。是一種相對(duì)而言的面積要求低、環(huán)境要求高的檔案管理模式。
（二）電子信息化管理模式的特點(diǎn)
電子信息化管理模式的特點(diǎn)是在計(jì)算機(jī)及其相關(guān)軟件技術(shù)的發(fā)展之下產(chǎn)生的。當(dāng)下的電子信息化管理模式是一種巨大變革之下的全新檔案管理模式，這種模式的操作不能離開(kāi)計(jì)算機(jī)以及相關(guān)現(xiàn)代辦公軟件的支持，整個(gè)過(guò)程的檔案生成、歸檔、貯存、簽發(fā)、查閱都必須以機(jī)讀形式存在。
往往在電子信息化管理模式中，收集和貯存的檔案信息必須要精確、真實(shí)、有價(jià)值，這就給其提出了要求，整個(gè)電子信息化管理模式是一個(gè)去偽存真的模式，是一個(gè)“去其糟粕取其精華”的模式，是一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的模式。
電子信息化管理模式是在傳統(tǒng)檔案管理模式之上進(jìn)行積極改革、更新、改善而建立的一個(gè)開(kāi)放性的全新的檔案管理工作體系。是對(duì)從前傳統(tǒng)檔案管理工作必要補(bǔ)充的模式，也是以提高檔案管理工作質(zhì)量和效率為目的的模式。改變了以往檔案管理不規(guī)范、管理封閉、管理銜接不嚴(yán)密等問(wèn)題。
二、電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)檔案管理工作中的具體作用
取代煤炭行業(yè)的傳統(tǒng)檔案管理模式是電子信息化管理模式的一種應(yīng)用。在煤炭行業(yè)的檔案管理工作中，電子信息化管理模式能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文件記錄的文字、報(bào)表、信件等利用計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代辦公軟件形成數(shù)字記錄的電子文件。電子信息化管理模式使得煤炭行業(yè)的檔案管理更加快捷，讓其具有可修改性、可共享性、高速傳遞性、快速貯存性等特點(diǎn)。正常情況下，電子信息化管理模式主要依靠的是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案管理的現(xiàn)代化、自動(dòng)化、智能化以及信息化。因此，電子信息化管理模式對(duì)于煤炭行業(yè)檔案管理工作中的具體作用表現(xiàn)如下。
一是電子信息化管理模式能夠促進(jìn)煤炭行業(yè)檔案管理效率和質(zhì)量的提高，利用檔案信息的電子檔案形成所有檔案管理工作流程的自動(dòng)化，從而省去了大量的中間人工操作環(huán)節(jié)，大大提高檔案工作的效率。檔案工作人員有足夠多的時(shí)間去審核、檢查檔案信息的真實(shí)性、價(jià)值性等，使檔案工作在保證實(shí)效性的同時(shí)保證了質(zhì)量。
二是通過(guò)電子信息化管理模式中的檔案管理方式以及辦公自動(dòng)化軟件，實(shí)現(xiàn)了煤炭行業(yè)的檔案資源信息共享。將現(xiàn)代化辦公自動(dòng)化軟件和檔案管理系統(tǒng)加以連接，便能夠讓檔案資料的電子檔案從收集到查閱實(shí)現(xiàn)一體化操作，使檔案資料歸檔和查閱同步。最終讓煤炭行業(yè)從業(yè)人員以及社會(huì)人士查閱與煤炭檔案資源相關(guān)的信息更加便利，促進(jìn)煤炭行業(yè)檔案管理工作的推進(jìn)以及檔案服務(wù)工作的創(chuàng)新。
三是煤炭行業(yè)的檔案管理工作相當(dāng)復(fù)雜，檔案內(nèi)容涉及了運(yùn)營(yíng)、生產(chǎn)、技術(shù)、科技、實(shí)物等，類(lèi)別相當(dāng)復(fù)雜，查閱和檢索過(guò)程較為漫長(zhǎng)。電子信息化管理模式可以確保檔案在查閱和檢索過(guò)程中的快速性、精確性。煤炭行業(yè)在傳統(tǒng)檔案管理工程中檔案查閱和檢索需要大量檔案管理人員通過(guò)人工操作查找的方式在大量龐雜和類(lèi)別多樣的檔案當(dāng)中進(jìn)行找尋需要的檔案，這樣的檢索和查閱模式不僅效率低下，而且誤差率極高，也浪費(fèi)了大量的時(shí)間和人力。使用電子信息化管理模式能夠利用現(xiàn)代辦公管理軟件高效、精確地查閱到所需要的檔案資料信息。而在現(xiàn)代化辦公軟件中可以為檔案管理人員提供模糊查找、精確查找和分類(lèi)查找等多種檢索方法，讓檔案管理人員工作的檢索和查閱過(guò)程更加方便、更加高效、更加準(zhǔn)確。
四是電子信息化有效提高了煤炭行業(yè)檔案管理過(guò)程中的檔案保存時(shí)長(zhǎng)。煤炭行業(yè)引起工作環(huán)境的特殊性，其檔案管理中的保存工作一直都是一個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)。由于環(huán)境問(wèn)題的影響，煤炭行業(yè)的檔案管理中常常會(huì)出現(xiàn)某些檔案資料缺失、丟失或者是保存不當(dāng)無(wú)法使用等問(wèn)題。這是因?yàn)槊禾啃袠I(yè)的檔案管理中檔案保存加工流程多，而且繁瑣，加工之后的保存也由于特殊的生產(chǎn)環(huán)境容易對(duì)檔案造成一定程度的毀壞。而電子信息化管理模式能夠?qū)n案管理人員從加工環(huán)節(jié)中解放出來(lái)，采用計(jì)算機(jī)現(xiàn)代辦公軟件完成加工工作，提高檔案加工效率。最后使用電子檔案進(jìn)行保存，確保檔案貯存的安全性。
三、電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)檔案管理工作各階段中的作用
煤炭行業(yè)檔案管理工作是分階段進(jìn)行的，由于煤炭行業(yè)所涉及的科技、技術(shù)、實(shí)物等檔案管理，就涉及到很多保密環(huán)節(jié)、鑒定環(huán)節(jié)等。因此，電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)檔案管理工作的每個(gè)階段都有其一定的作用，具體表現(xiàn)如下。
一是在煤炭行業(yè)檔案管理的收集階段，利用電子信息化模式中的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)收集網(wǎng)絡(luò)電子檔案的工作，并形成一個(gè)龐大的煤炭行業(yè)的檔案資源共享數(shù)據(jù)庫(kù)。
二是利用計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代辦公軟件可以在檔案管理的整理環(huán)節(jié)對(duì)電子檔案進(jìn)行科學(xué)的有序化處理，讓電子檔案形成邏輯目錄。
三是對(duì)于電子信息化管理模式而言，檔案管理保密環(huán)節(jié)是相當(dāng)重要的，既要防止黑客篡改共享資源因特網(wǎng)的地址，也要防止核心檔案資料的被竊取。因此，對(duì)電子檔案分級(jí)保存，加設(shè)多層防護(hù)密碼，設(shè)置使用權(quán)限，以保障檔案管理的保密階段安全。
四是鑒定環(huán)節(jié)是對(duì)電子檔案鑒定的過(guò)程，利用電子信息模式的生成條件和可取性進(jìn)行鑒定。
五是煤炭行業(yè)的檔案服務(wù)模式需要在檔案管理中強(qiáng)調(diào)利用環(huán)節(jié)，利用電子信息化管理模式可以建立檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化管理，增加各種檢索和查閱方式，提供多種閱讀方法，為檔案的閱讀和檢索提供方便，使煤炭行業(yè)的檔案服務(wù)更上一層樓。
六是在統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)主要依靠的是電子信息管理模式中的計(jì)算機(jī)自動(dòng)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)，大大降低統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)的時(shí)間浪費(fèi)和人工浪費(fèi)，保障統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)的效率以及精確。
四、結(jié)語(yǔ)
社會(huì)信息科技不斷發(fā)展，電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)的檔案管理中運(yùn)用是必然的趨勢(shì)，也是廣大大中小型企業(yè)的必然選擇。電子信息化管理模式的作用直接彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足，為檔案管理作出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
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[3]楊振春.信息化在檔案資源管理中的作用[J].華章，2013（06）.
電子檔案管理模式范文第2篇
[關(guān)鍵詞]檢務(wù) 檔案 管理
檔案管理，是對(duì)文件從產(chǎn)生到最終銷(xiāo)毀或移交檔案部門(mén)的全過(guò)程的管理活動(dòng)，其主要目標(biāo)是要將組織中的文件數(shù)量保持到一個(gè)適當(dāng)?shù)臄?shù)量限度，防止不必要的或無(wú)用文件信息的干擾，簡(jiǎn)化文件制作、傳遞、處理以及利用的程序，改進(jìn)文件工作的組織、控制方法，保證文件完成現(xiàn)行效用后得到適當(dāng)?shù)奶幹?，并通過(guò)經(jīng)濟(jì)地保管和利用文件信息，最大限度地提高組織管理的質(zhì)量和效率。
一、電子管理模式的特點(diǎn)和分類(lèi)
1.電子文件作為文件的一種形式，具有文件的基本特征，我國(guó)文件、檔案管理的一般原則和方法對(duì)于電子文件的管理同樣具有宏觀的指導(dǎo)作用。另一方面，電子文件又有許多不同于其他類(lèi)型文件的特點(diǎn)，在其管理活動(dòng)中還有其特有的原則和方法。
2.檔案館電子文件的管理模式
（1）集中式保管模式，是指將具有永久保存價(jià)值的文件（紙質(zhì)或電子）送至國(guó)家指定或授權(quán)的機(jī)構(gòu)、組織（通常為國(guó)家檔案部門(mén)）集中保存，該類(lèi)機(jī)構(gòu)對(duì)其職能范圍內(nèi)的歸檔單位的檔案工作進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)和監(jiān)督，對(duì)其入館檔案進(jìn)行實(shí)體和信息的雙重控制。
（2）分布式保管模式，又稱分散式保管，是指各組織、機(jī)構(gòu)中產(chǎn)生的文件（紙質(zhì)或電子）不統(tǒng)一移交給特定部門(mén)，而將其留存于本機(jī)構(gòu)內(nèi)部（庫(kù)房或信息系統(tǒng)），加以保管和利用，該模式的代表就是“匹茲堡大學(xué)方案”。
二、檢驗(yàn)檢疫業(yè)務(wù)檔案的介紹
1.檢驗(yàn)檢疫業(yè)務(wù)檔案（以下簡(jiǎn)稱檢務(wù)檔案）包括報(bào)檢單及所附單證、檢驗(yàn)檢疫工作記錄單、證稿、證單存檔聯(lián)等紙質(zhì)資料、電子數(shù)據(jù)或其組合。歸檔是檢驗(yàn)檢疫工作流程的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，即歸檔人員對(duì)通過(guò)CIQ2000出入境檢驗(yàn)檢疫綜合業(yè)務(wù)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱CIQ2000系統(tǒng)）報(bào)檢的檢驗(yàn)檢疫業(yè)務(wù)，根據(jù)報(bào)檢類(lèi)別和歸檔規(guī)則在CIQ2000系統(tǒng)中對(duì)符合歸檔條件的報(bào)檢號(hào)逐批進(jìn)行電子數(shù)據(jù)歸檔，并將報(bào)檢單等紙質(zhì)資料裝訂后按歸檔順序號(hào)分類(lèi)立卷存檔。由于CIQ2000系統(tǒng)自動(dòng)將歸檔號(hào)與報(bào)檢號(hào)一一對(duì)應(yīng)，通過(guò)報(bào)檢號(hào)即可根據(jù)歸檔號(hào)所在的卷宗來(lái)快速調(diào)閱需要查詢的報(bào)檢單檔案，所以，大多數(shù)檢務(wù)部門(mén)都采用上述歸檔方式。
2.由于紙質(zhì)檢務(wù)檔案記述并反映了檢驗(yàn)檢疫工作的全過(guò)程，為檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)內(nèi)部查閱出入境貨物檢驗(yàn)檢疫原始記錄、了解檢驗(yàn)檢疫簽證流程、確認(rèn)檢驗(yàn)檢疫證單的更改/重發(fā)/核查計(jì)收費(fèi)情況、檢查工作質(zhì)量，以及出境貨物理賠案件的調(diào)查、入境貨物重大索賠案件的處理、司法部門(mén)的訴訟調(diào)查舉證、國(guó)內(nèi)外有關(guān)部門(mén)的來(lái)函查詢等發(fā)揮了一定的參考憑據(jù)作用。但是，隨著檢驗(yàn)檢疫業(yè)務(wù)量的成倍增長(zhǎng)，檢務(wù)檔案管理中歸檔過(guò)程較繁鎖、歸檔工作量較大、檔案庫(kù)房占用量較多以及檔案利用率較低等方面的問(wèn)題日漸突出。
三、目前檢驗(yàn)檢疫部門(mén)檢務(wù)檔案管理的做法
1.參照企業(yè)分類(lèi)管理方式，對(duì)企業(yè)進(jìn)行分類(lèi)建檔。結(jié)合電子監(jiān)管工作，對(duì)信譽(yù)好、進(jìn)出口量較大且質(zhì)量穩(wěn)定的企業(yè)進(jìn)行分類(lèi)后實(shí)行簡(jiǎn)便建檔管理，在CIQ2000系統(tǒng)中電子數(shù)據(jù)歸檔不需逐份錄入報(bào)檢號(hào)而實(shí)行批量歸檔。檢務(wù)部門(mén)對(duì)這類(lèi)報(bào)檢單在CIQ2000系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)歸檔環(huán)節(jié)，根據(jù)報(bào)檢日期、主施檢部門(mén)、單位注冊(cè)號(hào)等條件進(jìn)行待歸檔查詢后，對(duì)符合歸檔條件的報(bào)檢號(hào)進(jìn)行批量歸檔；對(duì)這類(lèi)報(bào)檢單的紙質(zhì)檔案只需按企業(yè)名稱、報(bào)檢日期簡(jiǎn)單地建檔立卷。在條件成熟時(shí)，逐步取消部分紙質(zhì)檔案，這樣不僅有利于檢驗(yàn)檢疫部門(mén)和企業(yè)雙方既節(jié)省人力、物力和財(cái)力，又提高工作效率，更充分發(fā)揮了企業(yè)分類(lèi)管理與電子監(jiān)管有機(jī)結(jié)合的優(yōu)勢(shì)，使資源得到合理配置和利用。
2.根據(jù)出入境貨物的報(bào)檢類(lèi)別，貨物的不同特性、不同風(fēng)險(xiǎn)度對(duì)不同貨物進(jìn)行分類(lèi)建檔。例如：對(duì)電子轉(zhuǎn)單換證憑條到口岸換發(fā)通關(guān)單的“驗(yàn)證”出境貨物，在CIQ2000系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)歸檔環(huán)節(jié)，根據(jù)報(bào)檢日期、主施檢部門(mén)等條件將其電子數(shù)據(jù)批量歸檔，其換證憑條可隨通關(guān)單存檔聯(lián)一并存檔，需要時(shí)可根據(jù)報(bào)檢號(hào)查找通關(guān)單流水號(hào)及對(duì)應(yīng)的換證憑條。而對(duì)涉及安全、衛(wèi)生、環(huán)保的進(jìn)出口敏感貨物，實(shí)施衛(wèi)生注冊(cè)登記、質(zhì)量許可管理等憑證報(bào)檢的貨物，或檢驗(yàn)周期較長(zhǎng)的大型成套設(shè)備，根據(jù)需要可較詳細(xì)地按貨物分類(lèi)或主施檢部門(mén)分類(lèi)建立檔案。
3.適當(dāng)縮短普通紙質(zhì)檢務(wù)檔案保存期限?！冻鋈刖硻z驗(yàn)檢疫簽證管理辦法》（國(guó)檢法[1999]386號(hào)）規(guī)定“檢務(wù)檔案保管期限：一般出境檢驗(yàn)檢疫檔案為3年；入境檢驗(yàn)檢疫檔案為4年。涉及重大案（事）件和典型案例，或入境貨物檢驗(yàn)檢疫發(fā)現(xiàn)一類(lèi)有害生物的檢務(wù)紙質(zhì)檔案，應(yīng)作長(zhǎng)期或永久保存?！痹趯?shí)際工作中，我們發(fā)現(xiàn)檔案室90%以上的檢務(wù)檔案都是原封不動(dòng)地存放3-4年后銷(xiāo)毀，檔案利用率較低。
四、檢務(wù)檔案電子管理模式的可行性分析
1.據(jù)粗略統(tǒng)計(jì)，調(diào)閱紙質(zhì)檔案的主要用途在于辦理更改手續(xù)、工作質(zhì)量檢查、業(yè)務(wù)部門(mén)查閱資料和有關(guān)執(zhí)法部門(mén)的來(lái)函查詢等幾個(gè)方面。如果在不違反檢務(wù)檔案管理原則和不影響檢務(wù)檔案利用的前提下，及時(shí)修訂檢務(wù)檔案管理規(guī)章制度，適當(dāng)縮短普通紙質(zhì)檢務(wù)檔案保存期限，一定程度上可以解決檔案庫(kù)房占用量較多的問(wèn)題。
2.由于檢驗(yàn)檢疫流程都經(jīng)過(guò)CIQ2000系統(tǒng)進(jìn)行處理的情況下，除了涉及重大案（事）件和典型案例，或入境貨物檢驗(yàn)檢疫發(fā)現(xiàn)有害生物的檢務(wù)紙質(zhì)檔案，應(yīng)作長(zhǎng)期或永久保存外，普通紙質(zhì)檔案的角色有必要逐步向短期、精簡(jiǎn)的方向轉(zhuǎn)變，通過(guò)分類(lèi)管理的方式、利用CIQ2000系統(tǒng)的批量歸檔功能及修訂現(xiàn)行的檢務(wù)檔案管理規(guī)章制度等措施，或許是加強(qiáng)檢務(wù)檔案的規(guī)范有效管理、合理利用資源和提高工作效率的有效途徑之一。
3.目前電子檔案管理系統(tǒng)，為檔案現(xiàn)代化管理提供完整的解決方案，電子檔案管理系統(tǒng)可以自成系統(tǒng)，提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動(dòng)化設(shè)計(jì)過(guò)程管理，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。如果CIQ2000系統(tǒng)可以搭載《電子檔案管理系統(tǒng)》，建立具有系統(tǒng)設(shè)置、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)載入、整編組卷、檢索利用、借閱管理、銷(xiāo)毀、制作標(biāo)準(zhǔn)光盤(pán)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等十大模塊的檢務(wù)檔案管理系統(tǒng)。并對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，設(shè)定檔案密級(jí)，按部門(mén)按專業(yè)按用戶級(jí)別設(shè)定訪問(wèn)權(quán)限，日志庫(kù)自動(dòng)記錄對(duì)檔案庫(kù)的所有檢索、調(diào)檔、增加、刪除、修改等操作，同時(shí)在系統(tǒng)中持續(xù)管理檔案文件，提供借閱、歸還、催還等功能，實(shí)現(xiàn)全電子化的檔案管理和檢索查詢，電子智能化處理與紙質(zhì)檔案管理有機(jī)結(jié)合，既能管理文書(shū)檔案，也能管理科技檔案及其它檔案。
電子檔案管理模式范文第3篇
電子信息化管理模式的特點(diǎn)是在計(jì)算機(jī)及其相關(guān)軟件技術(shù)的發(fā)展之下產(chǎn)生的。當(dāng)下的電子信息化管理模式是一種巨大變革之下的全新檔案管理模式，這種模式的操作不能離開(kāi)計(jì)算機(jī)以及相關(guān)現(xiàn)代辦公軟件的支持，整個(gè)過(guò)程的檔案生成、歸檔、貯存、簽發(fā)、查閱都必須以機(jī)讀形式存在。往往在電子信息化管理模式中，收集和貯存的檔案信息必須要精確、真實(shí)、有價(jià)值，這就給其提出了要求，整個(gè)電子信息化管理模式是一個(gè)去偽存真的模式，是一個(gè)“去其糟粕取其精華”的模式，是一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的模式。電子信息化管理模式是在傳統(tǒng)檔案管理模式之上進(jìn)行積極改革、更新、改善而建立的一個(gè)開(kāi)放性的全新的檔案管理工作體系。是對(duì)從前傳統(tǒng)檔案管理工作必要補(bǔ)充的模式，也是以提高檔案管理工作質(zhì)量和效率為目的的模式。改變了以往檔案管理不規(guī)范、管理封閉、管理銜接不嚴(yán)密等問(wèn)題。
二、電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)
檔案管理工作中的具體作用取代煤炭行業(yè)的傳統(tǒng)檔案管理模式是電子信息化管理模式的一種應(yīng)用。在煤炭行業(yè)的檔案管理工作中，電子信息化管理模式能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文件記錄的文字、報(bào)表、信件等利用計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代辦公軟件形成數(shù)字記錄的電子文件。電子信息化管理模式使得煤炭行業(yè)的檔案管理更加快捷，讓其具有可修改性、可共享性、高速傳遞性、快速貯存性等特點(diǎn)。正常情況下，電子信息化管理模式主要依靠的是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案管理的現(xiàn)代化、自動(dòng)化、智能化以及信息化。因此，電子信息化管理模式對(duì)于煤炭行業(yè)檔案管理工作中的具體作用表現(xiàn)如下。
一是電子信息化管理模式能夠促進(jìn)煤炭行業(yè)檔案管理效率和質(zhì)量的提高，利用檔案信息的電子檔案形成所有檔案管理工作流程的自動(dòng)化，從而省去了大量的中間人工操作環(huán)節(jié)，大大提高檔案工作的效率。檔案工作人員有足夠多的時(shí)間去審核、檢查檔案信息的真實(shí)性、價(jià)值性等，使檔案工作在保證實(shí)效性的同時(shí)保證了質(zhì)量。
二是通過(guò)電子信息化管理模式中的檔案管理方式以及辦公自動(dòng)化軟件，實(shí)現(xiàn)了煤炭行業(yè)的檔案資源信息共享。將現(xiàn)代化辦公自動(dòng)化軟件和檔案管理系統(tǒng)加以連接，便能夠讓檔案資料的電子檔案從收集到查閱實(shí)現(xiàn)一體化操作，使檔案資料歸檔和查閱同步。最終讓煤炭行業(yè)從業(yè)人員以及社會(huì)人士查閱與煤炭檔案資源相關(guān)的信息更加便利，促進(jìn)煤炭行業(yè)檔案管理工作的推進(jìn)以及檔案服務(wù)工作的創(chuàng)新。
三是煤炭行業(yè)的檔案管理工作相當(dāng)復(fù)雜，檔案內(nèi)容涉及了運(yùn)營(yíng)、生產(chǎn)、技術(shù)、科技、實(shí)物等，類(lèi)別相當(dāng)復(fù)雜，查閱和檢索過(guò)程較為漫長(zhǎng)。電子信息化管理模式可以確保檔案在查閱和檢索過(guò)程中的快速性、精確性。煤炭行業(yè)在傳統(tǒng)檔案管理工程中檔案查閱和檢索需要大量檔案管理人員通過(guò)人工操作查找的方式在大量龐雜和類(lèi)別多樣的檔案當(dāng)中進(jìn)行找尋需要的檔案，這樣的檢索和查閱模式不僅效率低下，而且誤差率極高，也浪費(fèi)了大量的時(shí)間和人力。使用電子信息化管理模式能夠利用現(xiàn)代辦公管理軟件高效、精確地查閱到所需要的檔案資料信息。而在現(xiàn)代化辦公軟件中可以為檔案管理人員提供模糊查找、精確查找和分類(lèi)查找等多種檢索方法，讓檔案管理人員工作的檢索和查閱過(guò)程更加方便、更加高效、更加準(zhǔn)確。
四是電子信息化有效提高了煤炭行業(yè)檔案管理過(guò)程中的檔案保存時(shí)長(zhǎng)。煤炭行業(yè)引起工作環(huán)境的特殊性，其檔案管理中的保存工作一直都是一個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)。由于環(huán)境問(wèn)題的影響，煤炭行業(yè)的檔案管理中常常會(huì)出現(xiàn)某些檔案資料缺失、丟失或者是保存不當(dāng)無(wú)法使用等問(wèn)題。這是因?yàn)槊禾啃袠I(yè)的檔案管理中檔案保存加工流程多，而且繁瑣，加工之后的保存也由于特殊的生產(chǎn)環(huán)境容易對(duì)檔案造成一定程度的毀壞。而電子信息化管理模式能夠?qū)n案管理人員從加工環(huán)節(jié)中解放出來(lái)，采用計(jì)算機(jī)現(xiàn)代辦公軟件完成加工工作，提高檔案加工效率。最后使用電子檔案進(jìn)行保存，確保檔案貯存的安全性。
三、電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)
檔案管理工作各階段中的作用煤炭行業(yè)檔案管理工作是分階段進(jìn)行的，由于煤炭行業(yè)所涉及的科技、技術(shù)、實(shí)物等檔案管理，就涉及到很多保密環(huán)節(jié)、鑒定環(huán)節(jié)等。因此，電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)檔案管理工作的每個(gè)階段都有其一定的作用，具體表現(xiàn)如下。
一是在煤炭行業(yè)檔案管理的收集階段，利用電子信息化模式中的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)收集網(wǎng)絡(luò)電子檔案的工作，并形成一個(gè)龐大的煤炭行業(yè)的檔案資源共享數(shù)據(jù)庫(kù)。
二是利用計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代辦公軟件可以在檔案管理的整理環(huán)節(jié)對(duì)電子檔案進(jìn)行科學(xué)的有序化處理，讓電子檔案形成邏輯目錄。
三是對(duì)于電子信息化管理模式而言，檔案管理保密環(huán)節(jié)是相當(dāng)重要的，既要防止黑客篡改共享資源因特網(wǎng)的地址，也要防止核心檔案資料的被竊取。因此，對(duì)電子檔案分級(jí)保存，加設(shè)多層防護(hù)密碼，設(shè)置使用權(quán)限，以保障檔案管理的保密階段安全。
四是鑒定環(huán)節(jié)是對(duì)電子檔案鑒定的過(guò)程，利用電子信息模式的生成條件和可取性進(jìn)行鑒定。
五是煤炭行業(yè)的檔案服務(wù)模式需要在檔案管理中強(qiáng)調(diào)利用環(huán)節(jié)，利用電子信息化管理模式可以建立檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化管理，增加各種檢索和查閱方式，提供多種閱讀方法，為檔案的閱讀和檢索提供方便，使煤炭行業(yè)的檔案服務(wù)更上一層樓。
六是在統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)主要依靠的是電子信息管理模式中的計(jì)算機(jī)自動(dòng)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)，大大降低統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)的時(shí)間浪費(fèi)和人工浪費(fèi)，保障統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)的效率以及精確。
四、結(jié)語(yǔ)
電子檔案管理模式范文第4篇
一、電子檔案管理的現(xiàn)狀
由于電子檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，使各個(gè)單位的檔案數(shù)量都在逐漸增加，而面對(duì)與日俱增的檔案文件時(shí)，傳統(tǒng)的檔案模式必定無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理工作。
檔案管理工作并不是只要簡(jiǎn)單的填上資料，然后保存在檔案室就可以了。其實(shí)整個(gè)的工作流程相當(dāng)復(fù)雜。所以面對(duì)巨大的檔案數(shù)量，只能利用電子檔案的管理模式進(jìn)行工作。
由于檔案的重要性，所以在檔案管理工作中一定要一絲不茍，決不可出現(xiàn)問(wèn)題。對(duì)每一個(gè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理工作都是相當(dāng)重要的，所以電子檔案管理模式會(huì)逐漸成為檔案管理工作中的重要模式。同時(shí)對(duì)于電子檔案管理模式需要員工具有一定的專業(yè)技術(shù)，否則會(huì)無(wú)法勝任此項(xiàng)工作。
二、檔案信息電子化的優(yōu)缺點(diǎn)
1.電子檔案的優(yōu)點(diǎn)
與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案是采用電子數(shù)據(jù)的形式對(duì)檔案的信息資料進(jìn)行準(zhǔn)確的記錄。而傳統(tǒng)檔案則是使用紙質(zhì)材料來(lái)進(jìn)行記錄工作。其中電子檔案由于是使用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)，所以檔案會(huì)記錄在計(jì)算機(jī)上。而傳統(tǒng)檔案卻必須要在檔案室進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)，不僅要有良好的環(huán)境，還會(huì)耗費(fèi)大量的成本。使用電子檔案還會(huì)避免檔案由于時(shí)間關(guān)系會(huì)出現(xiàn)失真或損毀等情況發(fā)生。與電子檔案相比，傳統(tǒng)的檔案管理模式要有相關(guān)的專業(yè)人員對(duì)檔案進(jìn)行填寫(xiě)和記錄工作，如果不小心填錯(cuò)的話還需要重新進(jìn)行填寫(xiě)。對(duì)于電子檔案只要在電腦上進(jìn)行編輯后，將其直接轉(zhuǎn)存到移動(dòng)U盤(pán)、硬盤(pán)等媒介上交給檔案管理人員即可，這種方式對(duì)于檔案的填寫(xiě)與收集工作都會(huì)較快捷的完成。因而對(duì)于電子檔案的未來(lái)發(fā)展也存在著無(wú)窮的潛力。
2.電子檔案的缺點(diǎn)
在電子檔案具備著一系列優(yōu)點(diǎn)的同時(shí)也存在著一些缺點(diǎn)。電子檔案雖然可以較為快捷的進(jìn)行存儲(chǔ)工作，可同時(shí)存在著被盜的風(fēng)險(xiǎn)。傳統(tǒng)檔案是通過(guò)在檔案室中進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)，犯罪分子即便可以通過(guò)某種途徑進(jìn)入到檔案室，但面對(duì)大量的檔案卷宗想找出其中所需要的是有很大難度的。如果是對(duì)于電子檔案的竊取，犯罪分子通過(guò)在相關(guān)計(jì)算機(jī)中植入病毒文件就在計(jì)算機(jī)中對(duì)相關(guān)的文件進(jìn)行非法的篡改。如果想徹底的避免病毒入侵電腦只有在使用電腦時(shí)盡量不執(zhí)行一些未知的文件，只有做到使存儲(chǔ)檔案的計(jì)算機(jī)不被病毒入侵，就會(huì)有效的防止檔案信息遭到篡改。所以相關(guān)的檔案管理人員在工作期間一定要保持一絲不茍的工作態(tài)度，并正確看待檔案工作的工作性質(zhì)與檔案管理的重要性。電子檔案的另一個(gè)缺點(diǎn)是與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案對(duì)相關(guān)的軟件設(shè)備有一定的依賴性。傳統(tǒng)的檔案管理方式是將紙質(zhì)檔案對(duì)其分別進(jìn)行存儲(chǔ)來(lái)即可，而電子檔案則一定要通過(guò)相關(guān)的檔案管理軟件進(jìn)行操作，否則就很難進(jìn)行對(duì)檔案存儲(chǔ)的工作。電子檔案在沒(méi)有安裝相關(guān)的檔案管理軟件的計(jì)算機(jī)上是無(wú)法進(jìn)行檔案管理工作的。
三、電子檔案如何更好地普及應(yīng)用
對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)小組所制定的各項(xiàng)方案都應(yīng)該積極的采取。因?yàn)殡娮踊芾砟Ｊ绞欠衲軌虺晒Φ年P(guān)鍵就是對(duì)其相關(guān)的管理措施是否到位。而相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)電子檔案工作的管理并制定出相對(duì)規(guī)范的電子檔案管理章程。作為普通的檔案管理人員要做到積極的采取領(lǐng)導(dǎo)所提出的每一項(xiàng)建議，按照領(lǐng)導(dǎo)所指揮的工作方向與政策認(rèn)真按要求完成每一項(xiàng)工作任務(wù)，確保在進(jìn)行工作時(shí)有一絲不茍的敬業(yè)精神與責(zé)任心，才會(huì)使整個(gè)集體工作做得更好。
在檔案工作人員進(jìn)行電子檔案管理工作時(shí)，若要做到提高電子檔案的工作效率，同時(shí)要在工作中不斷紀(jì)積累經(jīng)驗(yàn)，做好電子檔案信息的收集工作，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。一定要正確的看待檔案管理工作，正視檔案管理工作的重要性，在做好本職工作的基礎(chǔ)上還要看清檔案管理工作對(duì)于全局工作的重要性，這樣也會(huì)為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展創(chuàng)造了直接有效的條件。
在檔案管理工作的系統(tǒng)建設(shè)中，不可避免的會(huì)遇到一些過(guò)于強(qiáng)調(diào)其單位的特殊性或是管理方式上的嚴(yán)謹(jǐn)性等現(xiàn)象。實(shí)際上這樣無(wú)視標(biāo)準(zhǔn)化的做法或是拒絕采用標(biāo)準(zhǔn)的作法是一定要杜絕的。如果只是依靠相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)進(jìn)行管理檔案的方法即使有效，但是不會(huì)讓更多的人進(jìn)行高效的使用，目前已經(jīng)跟不上社會(huì)發(fā)展的需要了。通過(guò)制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于電子檔案發(fā)展會(huì)是一種系統(tǒng)性的進(jìn)步，對(duì)于檔案管理的發(fā)展也起著至關(guān)重要的作用。
對(duì)于最普通的電子檔案來(lái)說(shuō)，想要對(duì)其進(jìn)行安全的保存也是有一定難度的?？梢圆捎门c傳統(tǒng)檔案的管理辦法相結(jié)合的手段，充分利用其檔案管理的優(yōu)勢(shì)。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理模式是有一定的優(yōu)勢(shì)的，所以我們?cè)谶M(jìn)行電子檔案的管理工作時(shí)，同時(shí)利用傳統(tǒng)檔案的管理方式對(duì)降低電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)會(huì)有著顯著的效果，做到完全發(fā)揮傳統(tǒng)檔案的管理優(yōu)勢(shì)。
電子檔案管理模式范文第5篇
一、企業(yè)檔案管理存在的主要缺陷
（一）企業(yè)對(duì)檔案管理重要性沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)。當(dāng)前很多企業(yè)的檔案管理工作顯得相對(duì)陳舊，缺乏科學(xué)性，造成這種現(xiàn)象的根本原因在于企業(yè)往往將檔案管理工作邊緣化。一些企業(yè)的管理者將管理的重點(diǎn)放在經(jīng)濟(jì)效益的獲得上，但是卻沒(méi)有意識(shí)到檔案管理在提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益上的推動(dòng)作用，導(dǎo)致了很多企業(yè)檔案管理工作浮于表面、流于形式。企業(yè)的不重視導(dǎo)致了企業(yè)工作人員對(duì)檔案管理工作也不重視，他們對(duì)檔案管理工作缺乏熱情和責(zé)任感，通常檔案管理工作沒(méi)有專人負(fù)責(zé)。這種企業(yè)上下覺(jué)得檔案管理無(wú)用的觀念導(dǎo)致了企業(yè)發(fā)展嚴(yán)重失衡。
（二）企業(yè)缺乏完善的檔案管理制度。企業(yè)缺乏制度化的檔案管理模式，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：首先，檔案收集過(guò)程不規(guī)范。企業(yè)沒(méi)有專門(mén)的檔案收集制度，部分企業(yè)雖然設(shè)置了相應(yīng)的規(guī)章制度但也只是流于形式。其次，企業(yè)檔案收集過(guò)程不規(guī)范。企業(yè)內(nèi)部一些檔案管理人員專業(yè)知識(shí)淺薄，尤其是一些新入職的工作人員缺乏相應(yīng)的工作經(jīng)驗(yàn)，由于檔案管理人員素質(zhì)良莠不一，檔案將會(huì)在立卷中會(huì)出現(xiàn)很大的問(wèn)題。一次立卷現(xiàn)象的出現(xiàn)不僅僅會(huì)影響檔案查詢，還違反了事畢立卷的工作原則。最后，企業(yè)檔案管理綜合力度不強(qiáng)。當(dāng)前很多企業(yè)檔案管理采取的是班組管理模式，這種管理模式在行政管理上的權(quán)限有限，在檔案管理的重大問(wèn)題上不可自主決定，需要向上級(jí)主管匯報(bào)，而上級(jí)主管通常并不是檔案管理專業(yè)人員，他們很難完全顧及檔案管理工作，這導(dǎo)致了檔案綜合管理存在一定的障礙。
（三）企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)不足。雖然很多企業(yè)在內(nèi)部管理上已經(jīng)大力推行了信息化建設(shè)，但是檔案管理在文件傳輸和資料輸入上仍然信息化程度不高，這導(dǎo)致了檔案管理質(zhì)量一直難以提升。由于企業(yè)沒(méi)有建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，難以給予大力的技術(shù)支撐和強(qiáng)力的系統(tǒng)保障，這也是檔案管理信息化不足的一個(gè)重要原因。一些企業(yè)雖然建立了檔案管理信息系統(tǒng)，但是卻和檔案管理工作實(shí)際狀況相去甚遠(yuǎn)，使得檔案管理效率低下，導(dǎo)致檔案管理科學(xué)化、創(chuàng)新化一直受到阻礙。
二、促進(jìn)檔案管理科技建設(shè)和創(chuàng)新的對(duì)策
首先，企業(yè)要轉(zhuǎn)變檔案管理理念。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理工作人員應(yīng)該意識(shí)到檔案管理的重要性，將管理的重點(diǎn)擴(kuò)展到經(jīng)營(yíng)管理之外，把檔案管理工作納入到企業(yè)管理體系之中并將之作為管理的重點(diǎn)，充分意識(shí)到檔案管理工作對(duì)于企業(yè)價(jià)值提升的重要作用，企業(yè)的管理者應(yīng)該加大宣傳力度，讓員工意識(shí)到檔案管理的重要性，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，與時(shí)俱進(jìn)，積極運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段和相應(yīng)的科學(xué)技術(shù)來(lái)完善企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作。檔案管理工作效果的提升需要資金的支持，企業(yè)應(yīng)該加大力進(jìn)行檔案管理的基本設(shè)施建設(shè)，使得管理設(shè)備逐步完善，讓檔案管理體系走向創(chuàng)新化、科學(xué)化、信息化和現(xiàn)代化的道路。另外，檔案管理人員要不斷進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)的提升，和其他工作人員進(jìn)行交流和溝通，吸收先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn)和方法，在工作中責(zé)任感強(qiáng)烈。
其次，企業(yè)要建立完善的檔案管理制度。高質(zhì)量的檔案管理工作需要健全的檔案管理制度作為依托，檔案管理欲實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和創(chuàng)新化就必須在管制度的完善上努力。企業(yè)應(yīng)該遵循《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案管理整理規(guī)劃》等法律法規(guī)，并在此基礎(chǔ)上建設(shè)檔案管理相關(guān)的制度，檔案管理制度一方面要切合企業(yè)實(shí)際，另一方面則要達(dá)到國(guó)家的制度要求，符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。另外，檔案管理制度要考慮企業(yè)生產(chǎn)服務(wù)的需求，企業(yè)各個(gè)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理人員要切實(shí)溝通，商討檔案管理需求和要點(diǎn)，全面討論之后起草檔案管理方案。企業(yè)制度好的檔案管理制度應(yīng)該采取首先試運(yùn)行，在個(gè)別部門(mén)進(jìn)行試點(diǎn)，在運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)不足之處可以及時(shí)進(jìn)行針對(duì)性修改，使得檔案管理走向創(chuàng)新和科學(xué)的道路。
