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最新的檔案管理辦法范文第1篇

關鍵詞：科研項目科研檔案檔案管理

在科研活動日益社會化、信息化的背景下，科研項目（課題）呈現(xiàn)出跨學科、跨領域、跨機構(gòu)（以下簡稱“三跨”）的典型性特征。與一般性科研項目相比，“三跨”項目往往集合了各機構(gòu)相關領域的優(yōu)勢力量，研究成果更具有顯示度，檔案的信息含量和科技含量更大，如何有效收集、保存和利用這些科研檔案資源是檔案人員必須要思考的問題。同時“三跨”科研項目研究周期較長，具有跨機構(gòu)、跨學科、跨地域、跨平臺等諸多新特點，依靠傳統(tǒng)的科研檔案管理模式和方法難以全面、系統(tǒng)地管理這些資源，需要我們提出新的管理方法和模式。

一、“三跨”項目檔案管理的特點分析

（一）歸檔主體的多口性

“三跨”科研項目范圍大、成員多，往往需要多學科交叉、多部門協(xié)調(diào)、多單位合作，因而建檔材料形成的主體較多，涉及的機構(gòu)包括主管單位、依托單位（負責單位）、參加單位，涉及的人員包括項目負責人、課題負責人、項目（課題）參加人、業(yè)務管理人員、綜合管理人員（包括財務人員、設備采購人員、人事管理人員等），并且根據(jù)項目開展需要聘請院外甚至是國外知名專家或?qū)＜覉F隊。這些機構(gòu)或個人會形成各種檔案資源，這些來源不同卻又產(chǎn)生于同一科研活動中的資源，共同構(gòu)成了一個“三跨”科研項目的全部檔案。

（二）歸檔內(nèi)容的電子化

一方面，“三跨”科研項目電子檔案資源超量增長。隨著科研信息化程度的不斷提高，“三跨”科研項目會應用更先進的信息技術和電子化設備，科研人員習慣于在自己的工作現(xiàn)場和研究過程中電子化地進行信息交流和處理，從而形成了大量的交流性材料、實驗性數(shù)據(jù)和各種結(jié)果性數(shù)據(jù)。另一方面，這些電子檔案具有異構(gòu)性的特征。由于“三跨”科研項目需要國內(nèi)國際不同領域的機構(gòu)和人員協(xié)同工作，會涉及多個單位多種應用平臺多個數(shù)據(jù)庫資源，不同的科研人員又會在自己的電子設備中保存不同的數(shù)據(jù)內(nèi)容，從而不可避免的產(chǎn)生多種結(jié)構(gòu)、多種載體的電子檔案。

（三）檔案收集過程的復雜性

“三跨”科研項目研究周期長，一般為3至5年，從立項到結(jié)項驗收每個環(huán)節(jié)都需經(jīng)過反復研究和試驗，取得最終成果往往要耗費很長時間，這就使得檔案資料的收集整理時間跨度大、周期長。在項目進行中一般采用階段管理的方式，在每一重要階段主管單位對執(zhí)行情況（包括階段科技目標的實現(xiàn)、階段性成果的形成、創(chuàng)新隊伍建設、經(jīng)費使用情況等）進行綜合考核評估；同時每個項目會分不同課題，每個課題也會根據(jù)需要進行階段性檢查。在項目整體推進過程中不可避免地會出現(xiàn)成員離職、調(diào)職等非正常情況，在每一階段或特殊情況下檔案人員都要及時跟進，保證歸檔文件材料的齊全、完整、有效。

（四）檔案資源的共享性

“三跨”科研項目的立項會經(jīng)過嚴格的論證和審批程序，每個課題的設置也必須緊密圍繞總體目標，相互有機聯(lián)系，能針對關鍵性科學技術問題組織多學科、多方位的交叉研究和協(xié)同攻關，在項目進展過程中，同步進行的類似課題的進展會直接影響到相關課題的時效性和完成程度。這種狀況下，項目要盡量實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源、信息資源、知識資源等各種資源的全面共享，需要打通原有檔案資源的壁壘，建立互聯(lián)互通的檔案資源共享環(huán)境，根據(jù)項目中不同課題的科研人員利用需求提供最新的、全面的、即時的科研檔案信息內(nèi)容。

“三跨”科研項目檔案管理的這些特點決定了要采用新的管理方法和模式，但目前的管理卻存在諸多問題。

二、“三跨”科研項目檔案管理存在的問題分析

（一）缺乏針對“三跨”科研項目檔案管理的指導規(guī)范

首先，從國家層面看，已有相關的科研項目和檔案管理規(guī)范，但缺乏直接針對“三跨”科研項目和檔案管理的專項規(guī)范，缺少針對科研信息化發(fā)展的內(nèi)容。

我國對科研項目和其檔案的管理規(guī)范可分為兩類，第一類是通用的科研項目與檔案管理法規(guī)和規(guī)范，如《國家科技計劃管理暫行規(guī)定》等項目管理規(guī)定和《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》等通用科研檔案管理規(guī)定。這些規(guī)定基本為科技項目和檔案管理的一般性規(guī)范，沒有針對“三跨”科研項目或其他重大科技項目檔案管理的相關規(guī)定[1]。同時這些管理規(guī)范基本是八十年代、九十年代初提出的，缺少對新信息環(huán)境下科研項目和檔案工作的思考。

第二類是專用科研項目與檔案管理的規(guī)章和規(guī)范，如《國家高技術研究發(fā)展計劃（863計劃）管理辦法》、《國家高技術研究發(fā)展計劃（863計劃）文檔材料管理辦法》（試行）等。這些針對863項目的管理規(guī)范在一定程度上與“三跨”科研項目管理相似，但總體來說仍有缺失，在各單位具體操作層面缺乏細則性的規(guī)定，很多工作還要參照老標準執(zhí)行[2]。

其次，從地方層面看，很多省市機關、高校等項目主管部門制定了項目與檔案管理規(guī)范，如《北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法》、《上海市科學技術研究項目檔案管理辦法》等，這些規(guī)范相比國家規(guī)范進一步細化，更具有執(zhí)行性，如《北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法》進一步明確了各相關方的職責[3]、《上海市科學技術研究項目檔案管理辦法》則提出要加強科研項目的動態(tài)管理和過程管理。但另一方面仍缺少對專項科研項目和檔案管理的相關規(guī)定，無法直接指導“三跨”科研項目的檔案管理工作。

（二）缺少針對“三跨”科研項目檔案工作自上而下的管理體系

由于管理規(guī)范或制度中對檔案工作內(nèi)容的缺失，造成項目各主體對檔案工作認識的偏頗，沒有建立起針對“三跨”科研項目檔案工作的管理體系。

首先，從下達“三跨”科研項目的主管機構(gòu)看，沒有定制項目的檔案管理指導規(guī)范，缺少對檔案工作的總體把控與協(xié)調(diào)，檔案工作無法納入立項、階段檢查、總驗收等關鍵環(huán)節(jié)，從而造成檔案資源的失控與失存。

其次，從主要承擔項目的依托單位看，依舊無法對項目的整體檔案工作進行統(tǒng)一規(guī)劃。雖然項目負責人會指派相關檔案人員或課題秘書完成歸檔工作，但目前依托單位只對單位內(nèi)部檔案工作進行管理，對項目的二級課題承擔單位沒有進行相關檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查。因依托單位并不能保存全部項目檔案材料，并且因為各課題分頭管理導致復印件多、原件少，紙質(zhì)材料多、其他載體材料少等現(xiàn)象，從而影響和制約了“三跨”科研項目檔案的收集整理與開發(fā)利用。

最后，從項目的課題參加單位看，由于缺少項目主管單位的指導和管理，基本采用原有的一般性科研項目檔案管理模式，不能根據(jù)“三跨”科研項目的特殊性要求制定歸檔范圍、歸檔計劃，檔案工作無法納入“三跨”科研課題管理工作中。同時科研人員缺乏檔案意識，重視科學研究實踐活動和科研成果的發(fā)表與獲獎，輕視檔案資料積累工作，甚至不愿意上交自己手中的材料；檔案人員缺乏檔案開放意識，重視材料的收集整理、輕視資源的開發(fā)與利用，兩者工作方式的沖突造成單位內(nèi)部科研檔案工作推進的困難。

綜上，由于“三跨”科研項目檔案管理工作仍主要依據(jù)一般性的項目檔案管理辦法和模式，缺乏相應的管理制度和實施細則，對各責任方缺乏配套和有效的制約手段，造成“三跨”科研項目檔案工作管理失控，不能做到自上而下的集中統(tǒng)一管理。

（三）缺少對“三跨”科研項目檔案資源的共享機制與手段

對“三跨”科研項目檔案資源的共享需求可分為三個層次，即項目組內(nèi)共享、單位內(nèi)共享和社會共享。

首先，項目的各組成部分（課題、機構(gòu)、人員）是密不可分的整體，其研究過程數(shù)據(jù)、成果信息、管理性材料是大家所關注的內(nèi)容，但目前這些檔案資源歸屬在不同的科研單位和主管機構(gòu)中，而這些機構(gòu)相對獨立，項目檔案資源缺少共享的機制，且暫時無法提供資源共享的技術手段。

其次，“三跨”科研項目集中了各單位相關領域的優(yōu)勢力量，形成的是有顯示度的原創(chuàng)性科研成果，在項目完成后，除和涉及知識產(chǎn)權保護之外的已歸檔信息資源有必要在單位內(nèi)部共享。而目前的項目檔案資源只停留在各自為“用”的狀態(tài)，無法形成網(wǎng)絡化的管理模式。

最后，從全社會發(fā)展的角度看，科技部《國家科技計劃項目管理暫行辦法》中已經(jīng)提出“各類國家科技計劃必須建立相互兼容的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息、數(shù)據(jù)資源共享”，但目前在缺少共享機制和平臺的條件下，“三跨”科研項目檔案資源的共享利用只能成為美好愿景。

三、“三跨”科研項目檔案管理的策略分析

（一）加強對項目檔案和檔案工作的集中統(tǒng)一管理

首先，要將檔案管理納入項目管理的范疇，從頂層對檔案管理做出總體設計。

在項目管理規(guī)范中明確檔案集中統(tǒng)一管理的原則，加入檔案管理的總體內(nèi)容和要求，保證立項、結(jié)項、鑒定等關鍵環(huán)節(jié)檔案工作到位。如將“三跨”科研項目檔案驗收作為項目驗收中的重要環(huán)節(jié)，在項目結(jié)題、鑒定、報獎時提出“需由檔案部門出具立卷歸檔文件材料完整準確的證明”的要求等。

其次，要制定“三跨”科研項目檔案管理規(guī)范，明確歸檔范圍。

只有由項目主管機構(gòu)或由其指派相關檔案部門根據(jù)“三跨”科研項目的特點制定并頒發(fā)檔案管理規(guī)范，才能根本上保證項目檔案的系統(tǒng)性和完整性。第一要制定針對“三跨”科研項目檔案內(nèi)容的歸檔范圍表，項目檔案分類中除科研檔案外還會有基建、設備、電子檔案等不同門類，如果按目前實行的按門類管理檔案的模式，會破壞“三跨”科研項目檔案的系統(tǒng)與完整性，為日后的利用帶來不便，所以可考慮建立以“三跨”科研項目為主體、綜合各門類檔案和項目各階段內(nèi)容的系統(tǒng)的檔案資源結(jié)構(gòu)模型和歸檔范圍表。第二要根據(jù)科研信息化的特點規(guī)范電子文件的歸檔內(nèi)容與形式，保證歸檔文件的長期可讀、可用，因為“三跨”科研項目中會形成不同載體、不同形式的電子文件，同時會有海量電子數(shù)據(jù)產(chǎn)生，需要主管部門會同其他機構(gòu)制定針對電子科研數(shù)據(jù)的歸檔保存策略。

最后，要明確項目各主體的職權范圍，加強對檔案工作的分級管理。

為解決保存與利用的矛盾，從既有利于檔案的規(guī)范管理又方便各課題組科研人員利用的角度出發(fā)，探索以主管機構(gòu)為中心，以項目為紐帶的檔案工作分級管理模式?？蓪嵭兄鞴軝C構(gòu)抓依托單位，依托單位抓項目組，項目組抓課題組，課題組抓科研人員，一級抓一級，管理網(wǎng)絡化。檔案部門必須加強與有關職能部門的配合，建立聯(lián)合監(jiān)督檢查制度[4]。主管機構(gòu)檔案部門負責各項目的業(yè)務指導和監(jiān)督，將具體工作任務分解到各項目組；每個項目組確定一名兼職檔案人員負責其項目研究過程中與項目有關的檔案工作，對各課題檔案工作進行跟蹤指導；每個課題組確定一名兼職檔案人員，對科研人員的歸檔工作進行跟蹤指導。同時項目組要為項目檔案管理提供必要的服務、經(jīng)費和保障條件，爭取將檔案管理工作納入項目管理與年度績效考核內(nèi)容。

（二）建立基于項目業(yè)務流的全過程管理

“三跨”科研項目檔案管理需要基于項目業(yè)務流和業(yè)務主體，將檔案管理工作全過程嵌入到項目管理流程，實行全面的、系統(tǒng)的、過程的管理。

“三跨”科研項目主要有三方業(yè)務主體負責六個業(yè)務環(huán)節(jié)的工作，業(yè)務主體指：主管機構(gòu)、依托單位、參加單位，業(yè)務環(huán)節(jié)主要包括分析論證階段、研究實驗階段、成果鑒定驗收階段、推廣應用階段、成果獎勵申報階段、申請專利和成果轉(zhuǎn)讓階段?；诖诵纬上颉叭纭笨蒲许椖繕I(yè)務流的檔案管理流程，見圖1。

（三）逐步構(gòu)建“三跨”科研項目檔案資源平臺

構(gòu)建資源庫是科研信息化發(fā)展的必然要求，它一方面可以實現(xiàn)橫向共享，為項目組間的溝通交流提供平臺；另一方面能全面、系統(tǒng)的積累“三跨”科研項目檔案資源，為資源的縱向積累和利用提供基礎。

首先，要建設基于“三跨”科研項目應用平臺的歸檔保存系統(tǒng)。目前很多項目的實施都依托于一定的應用平臺，這些不同的平臺中會產(chǎn)生大量的科研電子數(shù)據(jù)信息，它們是記錄科研過程的重要信息資源，必須歸檔保存。所以要在項目開始階段即提出電子科研檔案永久保存的功能需求，甚至在各平臺設計之初就將檔案管理系統(tǒng)的功能嵌入到平臺內(nèi)，保證歸檔電子文件信息的原始性和全面性；

同時要考慮不同平臺異構(gòu)信息的采集，保證其能夠完整、有效的歸入檔案管理系統(tǒng)。

其次，是建立“三跨”科研項目檔案中央數(shù)據(jù)庫。這一數(shù)據(jù)庫需要在主管機構(gòu)的支持下，在檔案部門的配合下完成，以項目為單元有不同的業(yè)務主體全過程的記錄、積累科研過程數(shù)據(jù)。同時隨著數(shù)據(jù)量的增加可在此基礎上構(gòu)建成果數(shù)據(jù)庫，揭示相關的科研項目管理情況、研究過程、成果水平等信息，使“三跨”科研項目科研成果檔案信息得到推廣。

最后，要在主管機構(gòu)的支持下建立“三跨”科研項目檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和科研檔案信息開放查詢系統(tǒng)。首先實現(xiàn)檔案資源網(wǎng)絡共享，各項目組兼職檔案人員或單位檔案人員及時進行動態(tài)更新；同時考慮構(gòu)建科研檔案信息開放查詢系統(tǒng)，提供科研檔案信息的服務，充分發(fā)揮已歸檔資源的作用，打破各機構(gòu)間檔案實體共享的限制，使“三跨”科研項目成果的利用更加廣泛和深入[5]。

“三跨”科研項目檔案管理涉及范圍廣、人員多，需要從主管機構(gòu)到基層科研單位的多方支持，原有的檔案管理方式和模式已不能滿足實際需要，檔案人員需要根據(jù)科研工作發(fā)展的新情況新趨勢創(chuàng)新性地開展檔案管理工作，以全面、系統(tǒng)地保存科研檔案信息資源，服務科研一線服務社會。

注釋：

[1]科學技術部.國家科技計劃項目管理暫行辦法.2001-1-20；國家科委，國家檔案局.科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定，1987-3-20

[2]科學技術部.國家高技術研究發(fā)展計劃[863計劃]管理辦法.2001- 8；科學技術部.國家高技術研究發(fā)展計劃（863計劃）文檔材料管理辦法（試行），2003-3-25

[3]北京市科委.北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法，2008-7-1

[4]關宏玉，劉洋，安小米.我國科研文件檔案管理模式特點問題與建議：典型案例研究[J].山西檔案，2011（7）.

最新的檔案管理辦法范文第2篇

一、會計檔案管理存在的不足及問題

（一）領導檔案意識淡薄，對會計檔案管理不重視

進行會計檔案的管理只有結(jié)合強有力的會計檔案理論、相關的方式方法，才能確保對各種類型的會計檔案都可以做到科學有效地管理，降低管理成本，提高工作效率，提供全面的會計檔案信息，以滿足學校的決策需求。但是有不少校領導對會計檔案工作缺乏正確的認識，誤以為會計檔案很容易管理，不需要專業(yè)的負責人，有時候甚至指派會計人員兼任檔案管理工作，還有不少相關人員對檔案隨意擺放，耽誤檔案整理的進程，從而造成會計檔案存在不完整、不安全等問題。

（二）會計檔案資料管理有待完善，電算化會計檔案管理還需進一步豐富

會計檔案最基礎的工作任務是收集相關資料，其中有些文件十分重要，例如：程序文件、數(shù)據(jù)等進行備份，電子文件拷貝等，如果沒有這一系列的程序，就沒有辦法提供相應的會計檔案信息，從而影響到會計檔案工作，造成一定的損失。這種問題的產(chǎn)生，往往是由于會計檔案資料管理不到位、電算化會計檔案的管理力度欠缺所導致的。

（三）會計檔案管理制度不完善

盡管國家檔案局、財政部頒布了《會計檔案管理辦法》，其中涵蓋了會計憑證、會計賬簿、會計報表等，但很多高校財務部門卻沒有引起重視，執(zhí)行的是傳統(tǒng)的管理模式，特別對于電子檔案，沒有明確的管理辦法，當會計資料出現(xiàn)丟失時難以進行彌補，整個管理制度存在不少漏洞。

（四）會計檔案管理工作不到位

1、當會計檔案在財務部門存放到期的情況下，有不少高校不能按時將檔案遞送到專業(yè)的檔案管理部門，從而導致手續(xù)在某一環(huán)節(jié)缺失。一些學校沒有任何的手續(xù)辦理，另外還存在著學校辦理交接時，賬簿、報表、會計憑證及磁介質(zhì)會計檔案不能隨著交接一起移交，這就為未來檔案信息查找埋下了隱患，對今后會計檔案管理工作也會有不利的影響。

2、一些會計檔案到期后并沒有按規(guī)定進行銷毀工作，逐漸留下大量的剩余檔案，這樣不但浪費了空間，同時也浪費了很多的精力、物力、財力。

3、會計檔案交接制度不完善。由于沒有制度的約束，很多退休人員或者是換崗人員并沒對檔案工作進行交接辦理，使資料缺失，對財務工作的進展造成一定的影響。

4、會計檔案借閱制度不完善。任何人都可以隨時查看，有可能導致會計資料不完整或者資料外漏。

二、加強高校會計檔案管理的措施

（一）加強對會計檔案工作的重視

通過宣傳教育的普及，提高學校領導及相關工作人員對會計檔案管理工作的重視程度。學校制定有關方針、政策及學校的發(fā)展規(guī)劃等重要信息源都來自于會計檔案，并且學校工作秩序的維護也離不開會計檔案?？茖W管理會計檔案的重要性應該引起學校各級領導的充分重視，并對有關制度的建立和貫徹落實進行有效督促。

（二）建立健全會計檔案管理制度

目前，高校會計檔案的數(shù)量隨著學校規(guī)模的不斷擴大而增多，各種會計檔案每月有很多冊。所以，各個高校要根據(jù)每個單位的不同情況，合理、科學的運用《會計檔案管理辦法》，制定適合學校自身狀況的會計檔案管理制度。為使會計檔案能夠合理、安全、完整的被利用，確保會計檔案科學管理有序開展，對會計檔案管理的整個過程進行科學管理。

（三）電算化會計檔案備份制度的建立

應該養(yǎng)成會計信息雙備份的好習慣，這樣才能讓電算化會計檔案數(shù)據(jù)保管的時間更長，這樣就不怕人為或自然的破壞了。同時，相關管理者也需要對電算化會計檔案定期進行監(jiān)督檢查，預防磁性介質(zhì)的丟失，防止信息不完善。

（四）會計檔案管理工作的深入完善

1、歸檔要及時、有序。每個月將當月會計系統(tǒng)所產(chǎn)生的相關憑證、賬簿、報表等打印出來，進行歸類整理，必要時裝訂成冊，對這些文件建立相應的檔案保管清冊，科學立卷，方便查詢和保管。這樣做就是為了防銹蝕，以免使字跡變得模糊，另外還要把回形針、大頭針等拿掉，進行裝訂、整理。并且把已經(jīng)輸入的電子數(shù)據(jù)在一定時期后復制出來，刻錄為光盤，進行實物保管，對于超過一年的相關檔案，要及時送到學校的檔案管理部門進行統(tǒng)一保管，在光盤上進行編號、簽字和蓋章。

2、為了能夠使會計檔案更加安全，就必須做好保管工作。學校的財務部門和檔案管理部門要加大力度。首先，要指派專業(yè)的人員進行會計檔案保管，以免發(fā)生損壞和遺失。其次，為了讓保管更加規(guī)范、標準，需要高校妥善的保管、有序的存放、查閱方便、安全保密等，并且購買庫房和檔案柜、架等，作為配置設施。同時，還要積極做好防蛀、防磁、防蟲、防潮、防盜、防曬、防火等安全措施。為了保證會計檔案的安全、完整，要定期的檢查會計檔案有沒有受到輻射的影響，有沒有出現(xiàn)霉爛、受潮、不完整等現(xiàn)象。

3、嚴格查閱制度。需要相關負責人的批準，辦理登記手續(xù)，才能進行查看與復制。另外，會計檔案不能輕易的向外借出。查看與復制會計檔案的相關員工，不允許隨意的拆封和更換檔案，也絕不允許在會計檔案上亂寫亂畫。在查閱的時候，檔案管理人員要做一定的登記，然后才可以在檔案室進行翻閱。對于需要借出去的檔案，一定要經(jīng)過領導的批準，并且盡快歸還。

（四）增加硬件投入，加強會計電算化檔案管理

防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，是會計檔案管理場所應該具備的。應建立明確的程序和授權批準制度以應對電子信息的歸檔、查詢等，接收入庫的電子會計檔案要裝入特質(zhì)的軟件盒中。由于目前病毒容易從外來各類移動硬盤或光盤的渠道進入，而會計核算系統(tǒng)多采用局域網(wǎng)，因此，加強計算機系統(tǒng)管理也是單位的重要職責，系統(tǒng)管理員需擔任所有需安裝的軟件的執(zhí)行，讓病毒的威脅從根本上解決。另外，還要安裝并及時升級最新的防病毒軟件。會計電算化檔案的庫房一定要避開大功率的發(fā)電機等磁場，軟盤避免與永久磁鐵接觸；庫房應配有溫、濕度測定儀器和空調(diào)器，使庫內(nèi)溫度保持在15～30℃，相對濕度保持在45%～65%，以防止盤片變形，嚴格檢測并及時調(diào)整，從根本上防范電算化會計檔案管理事故風險。

（五）設置專職人員進行會計檔案管理

檔案所有環(huán)節(jié)如收集、整理、立卷、歸檔、保管等一系列環(huán)節(jié)都是高校檔案管理工作的重要組成部分。如果檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)由兼職人員負責，該環(huán)節(jié)的一些流程就難以執(zhí)行。如今會計檔案數(shù)量隨著高校規(guī)模不斷擴大而不斷增加，有必要配備專人負責會計檔案的管理工作。高校領導需要加強對會計檔案的重視程度，對檔案管理工作所需的人力、物力給予大力支持，不斷加強會計檔案管理的質(zhì)量和水平。

（六）提高會計檔案質(zhì)量從加強財務部門人員培訓著手

會計檔案管理工作的主要負責人是高校財務人員，其人員業(yè)務能力和水平?jīng)Q定著整個會計檔案管理的質(zhì)量和水平，因此，要對相關的人員進行定期培訓，組織會計檔案管理人員學習相關知識。針對目前高校電算化會計檔案管理人員，崗位培訓及繼續(xù)教育內(nèi)容應為會計檔案管理及計算機操作技能培訓，使其擁有基礎的會計檔案管理知識和熟悉計算機操作，且長抓不懈。同時，高校會計檔案工作人員要不斷學習最新的業(yè)務知識，提高自身的知識水平，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，進行多途徑、多形式的再學習，增強工作責任感，提高工作實踐能力。

最新的檔案管理辦法范文第3篇

［關鍵詞］ 會計檔案；管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 10. 004

［中圖分類號］ F232 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）10- 0008- 02

1 電算化會計檔案的特點

眾所周知，傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴格的數(shù)據(jù)平衡性、時序性和嚴肅性，不得隨意篡改。各級企、事業(yè)單位實行會計電算化以后，由于產(chǎn)生了許多依附于計算機磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，財務人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調(diào)閱均在計算機上完成，隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。筆者根據(jù)工作的實踐，總結(jié)出會計電算化會計檔案具有以下一些顯著特點：

（1）會計電算化檔案不僅保留了傳統(tǒng)意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)。即會計電算化檔案存儲的范圍和領域擴大了。

（2）傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質(zhì)上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用，也才具有生命力。即會計電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。

（3）會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤，即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。

（4）會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時它們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。

（5）實行電算化的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本數(shù)越多，即會計電算化檔案更需要科學的管理。

2 當前企事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題

2.1 會計檔案管理法規(guī)不完善

有些單位的財務部門，領導對資金的管理比較重視，而對會計檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作無章可循。當今社會，企業(yè)經(jīng)營機制不斷轉(zhuǎn)換，經(jīng)營方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現(xiàn)，而與之配套的包括會計檔案管理在內(nèi)的機制并未有效建立和健全，缺乏相應的監(jiān)管機制和監(jiān)管辦法。目前，我國在企業(yè)會計檔案管理方面的相關法律、法規(guī)主要有《會計法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容以及不具備法律競爭力的《會計檔案管理辦法》，而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實際不相吻合，沒有專門的適應現(xiàn)代企業(yè)制度需要的會計檔案法律規(guī)范。在以法制經(jīng)濟為基本特征的市場經(jīng)濟體制改革日益深化的大環(huán)境下，這顯然不能滿足推進體制改革和實現(xiàn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

2.2 網(wǎng)絡的安全隱患

首先，計算機系統(tǒng)由許多部分組成，每個部分都有薄弱環(huán)節(jié)，極易遭到攻擊或破壞，如數(shù)據(jù)易被篡改、軟件被修改或破壞、安全存取功能薄弱等。其次，計算機系統(tǒng)的自身安全和保護功能也非常薄弱，網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全技術尚在建立和完善之中，信息易被竊取或泄露、非法增刪改，計算機病毒的破壞性極大。此外電算化會計系統(tǒng)只有在會計軟件的支持下才能運行并發(fā)揮作用，會計軟件對經(jīng)濟業(yè)務的處理是否真實、合法起決定性作用。而現(xiàn)在會計軟件在開發(fā)中重功能、輕安全的現(xiàn)象普遍存在，可能存在會計軟件處理功能陷阱，或會計軟件運行與維護陷阱對系統(tǒng)的破壞性極大。 2.3 從業(yè)人員的業(yè)務素質(zhì)偏低

檔案管理人員的素質(zhì)和能力是決定電算化會計檔案管理自動化程度高低的關鍵因素。由于會計檔案管理人員的電算化操作能力較低，缺乏檔案管理專業(yè)知識，電子檔案管理意識薄弱，導致不能及時按規(guī)定將財務系統(tǒng)中的會計資料備份到外存儲器中保存，或不能正確進行電子文檔的備份和檢查，造成會計資料的假備份，出現(xiàn)磁盤上的標簽與電子文檔不符的現(xiàn)象。一旦因意外或人為錯誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料，影響電算化系統(tǒng)的正常工作。

3 會計檔案管理解決措施

（1）規(guī)范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作規(guī)范會計檔案管理工作，需要做好以下3個方面：①訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。②綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續(xù)，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。③各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。對于其中未了結(jié)的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權債務時為止。

（2）確保會計檔案安全。①要完善管理制度，根據(jù)相關法律法規(guī)和信息化檔案的特點，制定和完善符合新環(huán)境下的會計檔案管理制度，特別是要建立權限分級制度，實行崗位專人專職制度，對不同崗位賦予不同權限，在會計電子檔案管理中負有不同職責，采取不相容職責相分離措施，嚴格崗位責任制，加強相互監(jiān)督和約束。健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度，嚴防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。②采取必要的物理保護措施，根據(jù)其檔案載體的物理特性，在形成這些檔案時應采用“AB備份法”進行數(shù)據(jù)的備份，對于每一備份要注明形成檔案的時間與操作員姓名，最好做異地存放，存放地點還應遠離磁場，注意防塵防潮防靜電防高溫。對這些采用磁性介質(zhì)保存的文檔，還要定期進行檢查，定期進行復制，以便在再利用或發(fā)生意外時能及時恢復數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的完整性。③對傳輸、存檔的會計檔案要提供保密功能，最好使用相關的檔案管理軟件能對產(chǎn)生的會計數(shù)據(jù)提供相應的加密措施，即使數(shù)據(jù)丟失，沒有特定軟件解密仍不能讀取數(shù)據(jù)，保證其不會泄密。④對保存有會計檔案數(shù)據(jù)的計算機應采取物理上的隔絕，只接入財務系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)，與Internet互聯(lián)網(wǎng)物理斷開，同時還要嚴格禁止在相關的計算機上直接使用移動存儲介質(zhì)，必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用，防止計算機病毒感染，造成數(shù)據(jù)被破壞。

（3）加強會計檔案人員知識培訓，提高會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)。綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)，又包括職業(yè)道德。會計人員是會計檔案整理的第一責任人：①必須做到嚴格自律、廉潔奉公，保持獨立公正的立場正確運用自己的職能和權力；②會計檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴密性的特點。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應按照專門檔案進行專業(yè)化管理。會計檔案的專業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學知識，還應具備財會方面的基本知識，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續(xù)教育。

（4）完善會計檔案管理的各項規(guī)章制度，嚴格辦理會計檔案移交手續(xù)。除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》，結(jié)合實際，制定會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，確保會計檔案收集的齊全完整。在移交檔案時，交接雙方的監(jiān)交人、會計人員、報賬員、檔案員應同時辦理交接手續(xù)，并加蓋公章，清點會計檔案是否齊全完整、賬目是否相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范。

（5）加大會計檔案的監(jiān)管力度。結(jié)合實際，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項會計業(yè)務檢查中，將會計檔案的規(guī)范化管理納入其中，以加大對會計工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。

總之，企事業(yè)單位財務部門要依據(jù)會計檔案管理形成的規(guī)律和特點，進一步加強和改進會計檔案工作，制定切實可行的會計檔案管理制度，充分發(fā)揮網(wǎng)絡時代的電子會計檔案信息優(yōu)勢，提高會計檔案利用效率，更好地為企業(yè)事業(yè)單位經(jīng)濟運行提供服務。

主要參考文獻

［1］欒彤耀，曲琳琳．如何加強和完善電算化會計檔案管理［J］．山西檔案， 2006（4）．

［2］李新惠．電算化會計檔案應注意的問題［J］．檔案管理，2002（5）．

最新的檔案管理辦法范文第4篇

近年來，我院檔案管理工作在上級法院和市檔案局的指導下，認真貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《檔案條例》、《人民法院檔案管理辦法》、《關于全國地方各級人民法院檔案管理工作中若干規(guī)定的通知》和《河南省檔案管理條例》，以實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化和科學化為目標，狠抓檔案管理質(zhì)量，開拓進取，扎實工作，開創(chuàng)了法院檔案管理的新局面，多次被評為全國、省、市級檔案管理先進單位。去年，隨著辦公樓的投入使用，辦公條件的不斷改善，我院的檔案工作也有了一個大的發(fā)展。目前，我院綜合檔案室現(xiàn)有高素質(zhì)檔案管理人員兩名，檔案專用房六間共計九十平方米，檔案辦公室二間，微機室一間，閱卷室一間。密集架108組，預計可容納到年的各大門類全部檔案。同時檔案室還配備了微機一臺、復印機一臺，檔案庫房加裝了金屬防盜門、防盜窗，配備了空調(diào)機、去濕機、溫濕計和滅火器等必要的辦公設備，“六防措施”全部落實，保證了檔案室的防光、防火、防盜、防鼠、防蟲、防潮和防高溫，確保了檔案的完整和安全。下面我分三個部分向領導和同志們匯報我院的檔案管理情況：

一、主要做法

（一）加強領導，提高對檔案管理工作重要性的認識。加強組織領導，完善檔案管理體制，是檔案工作順利進行的重要保證。院黨組始終堅持把檔案工作作為法院工作的一項重要內(nèi)容，列入議事日程，給予充分的重視和支持。提出了檔案工作“爭創(chuàng)一流”的口號，無論是在物資裝備還是人員配置上，都注意向檔案管理工作傾斜。成立了以為組長，以為副組長，有關庭、處、室正職為成員的檔案工作領導小組，并下發(fā)文件，明確規(guī)定領導小組的職責。并根據(jù)班子成員變動情況，及時調(diào)整領導小組成員，保證了檔案管理工作的延續(xù)性。院領導經(jīng)常深入檔案室現(xiàn)場辦公，解決工作中出現(xiàn)的困難和問題，在人力、物力上優(yōu)先保障。每季度聽取一次檔案管理工作匯報，每半年講評一次各庭室訴訟和行政文書歸檔情況。高起點、高標準地建設檔案室及檔案庫房，購置了鐵質(zhì)密集架，配備了滅火器、專用微機、防磁柜等現(xiàn)代化檔案管理設備，進一步優(yōu)化了檔案管理工作環(huán)境。建立了院長分管、辦公室主任主管、檔案員具體管的檔案工作管理體制。同時，院黨組還注重提高全院干警對檔案管理工作在法院審判工作中重要性的認識，增強干警主動參與檔案管理的積極性。重點在全院干警中抓了“三個克服，一個提高”?！叭齻€克服”即克服檔案管理是檔案管理員的事，檔案管理與已無關的思想；克服只要搞好審判，檔案管理好壞無所謂的思想；克服檔案管理員低人一等，不出成績，干好干壞一個樣的思想?！耙粋€提高”就是提高對檔案管理工作重要性的認識。目前，我院的檔案工作真正做到了組織上有保證，職責上有分工，日常工作有人問，出現(xiàn)困難有人管，全院干警參與檔案管理的積極性有了普遍的提高。

（二）明確責任，嚴格檔案管理規(guī)程。從院領導到一般人員充分調(diào)動積極性，每人都理順與檔案管理工作的關系：專職保密員負責到上級法院和市委拿送文件、辦公室人員負責印章管理、行政處負責訴訟文書及行政文檔的排版印發(fā)、立案庭負責立案材料的入檔、審判人員負責卷宗內(nèi)容的審核和簽發(fā)、院領導負責文件的簽發(fā)，保證檔案卷宗的正常流程管理。為使檔案管理目標責任落實到每個人，規(guī)范檔案卷宗的書寫與裝訂，我院還先后組織開展了“書記員卷宗裝訂觀摩評比”、“優(yōu)秀法律文書評比”等活動，并由審判監(jiān)督庭對案卷進行評查，定期通報存在的問題。使全院上下初步形成了人人重視檔案，人人會管理檔案的良好氛圍。

（三）強化管理，實現(xiàn)檔案管理的制度化。我院為使檔案管理工作進一步規(guī)范化、標準化，按照最高法院關于訴訟檔案立卷歸檔標準和《河南省檔案管理條例》的有關規(guī)定并結(jié)合審判工作特點，先后制定了文件材料歸檔制度、檔案保管制度、檔案查閱利用制度、檔案資料保密制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案設備維護使用制度以及重大活動檔案登記制度等16項制度，實行案件流程管理，及時歸檔。嚴格按照制度辦事，嚴把“三關”，即評查、歸檔和上架關。做到“細”，仔細查找檔案管理上存在的薄弱環(huán)節(jié)，不放過“蛛絲馬跡”，逐一整改和修正；“嚴”，請上級法院和市檔案局專業(yè)人員逐件驗收，不符合質(zhì)量要求的，必須按要求整理，直至驗收合格；“精”，對已歸檔的全部檢查，按要求歸類、裝訂，并更換卷盒?，F(xiàn)在，我院檔案室共有文書檔案

卷，其中永久卷，長期卷，短期卷，業(yè)務檔案卷，合計卷，全部達到和基本達到上級要求的歸卷標準。

（四）嚴格保密制度，控制借閱范圍。法院檔案中的各類檔案文件中，大部分需進行保密管理。面對借閱面較廣的需要，做好檔案的保密工作是擺在檔案管理人員面前的一個重要課題。針對這種情況，我院認真履行有關保密工作規(guī)則，嚴格履行檔案借閱程序、控制借閱范圍、執(zhí)行保密制度。對檔案管理人員實行加強保密教育，并要求其嚴格做到“不該說的不說，不該看得不看”，使檔案管理的保密工作有序進行。同時，根據(jù)法院工作的需要，積極做好檔案資料的編研和開發(fā)，完善了檢索體系，編制了多種檢索工具和專題索引，分別編制了“全宗介紹”、“各類檔案移交登記本”。對訴訟檔案實行書本式和卡片式索引，文書檔案的《案卷目錄》和《案卷文件目錄》中永久、長期索引實行兩套制，在保證檔案安全、不泄露國家秘密的前提下，為大量的申訴復查、審判質(zhì)量評查及公安、檢察司法機關偵破案件提供了及時的服務和可靠的依據(jù)，充分發(fā)揮了檔案工作的效益。

（五）采取有效措施，加強業(yè)務指導。為了全面搞好檔案的業(yè)務建設和管理工作，我院在加強自身建設的同時，還十分重視對基層法院檔案管理工作的指導和幫助，了解和掌握基層法院檔案工作的基本情況，采取有效措施，提高檔案員的業(yè)務素質(zhì)。一方面深入各基層法院檔案室進行實地指導，發(fā)現(xiàn)問題，現(xiàn)場解決。二是引導各基層法院檔案員相互參觀，互相學習，取長補短，交流經(jīng)驗。同時組織他們參加地方檔案局的培訓，了解檔案管理工作的最新信息和管理手段，三是加強同地方檔案管理部門的聯(lián)系，積極參加各級主各類的檔案檢查，并請他們到法院檢查指導工作。四是及時準確地收集和報送檔案統(tǒng)計報表，對全市法院檔案管理工作的基本情況做到心中有數(shù)，為領導決策提供可靠的信息。

二、存在的問題和困難

我們雖然為檔案工作的發(fā)展和進步做了一些工作，也取得了一定的成績，但是離領導的要求、形勢發(fā)展的需要及兄弟法院的工作相比，還有相當大的差距，還存在一些不可忽視的問題和困難。主要表現(xiàn)在一是專職檔案員少，工作中只是疲于應付，難以在檔案管理的高層次上出思想、求進步；二是基礎設施還不夠完善還有薄弱環(huán)節(jié)；三是基層法院的檔案管理工作發(fā)展不夠平衡。

三、今后工作打算

（一）繼續(xù)深入貫徹執(zhí)行《檔案法》的有關精神，提高工作人員依法治檔的意識。要經(jīng)常組織全院檔案工作人員認真學習《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《人民法院檔案管理辦法》、《關于全國地方各級人民法院檔案管理工作中若干規(guī)定的通知》等法律法規(guī)，充分運用內(nèi)部刊物大力宣傳檔案工作的法律、法規(guī)、政策，形成一個懂法、守法、共同關心檔案工作的良好氛圍。同時繼續(xù)完善檔案工作管理制度，做到有章可循，按制度辦事。版權所有

（二）全面提高檔案質(zhì)量，達到標準化、規(guī)范化要求。在檔案達標升級基礎上,檔案工作要進一步鞏固和提高。一是檔案形成的載體要符合國家標準，不得使用木質(zhì)等粗糙紙張作檔案書寫材料，不準使用圓珠筆、藍墨水筆及化學材料的色帶打印文件，以確保檔案字跡的耐久性；二是嚴格執(zhí)行檔案歸檔范圍，檔案收集要齊全、完整，檔案能全面反映我院工作全貌，并按年度歸檔，防止積存文件；三是采取新的立卷方法，紙質(zhì)檔案和電子檔案并存，檔案分類、保管期限、編目、裝盒要達到國家標準要求；四是檔案要集中管理，由綜合檔案室統(tǒng)一保管，不得分散；五是建立檔案工作臺帳，做好檔案統(tǒng)計和鑒定工作。

最新的檔案管理辦法范文第5篇

【關鍵詞】網(wǎng)絡 高校檔案館 功能建設

信息技術的發(fā)展，加速了社會信息化的進程，且不斷“侵入”社會的各個領域。由此，高等教育也不斷呈現(xiàn)現(xiàn)代化的特點，并將信息化建設作為發(fā)展的重要手段。目前我國高等教育的信息化已逐步發(fā)展，截止2006年，“中國教育科研網(wǎng)(CERNET)工程已得到延伸和擴展，已建成2萬公里的DWDM/SDM高速傳輸網(wǎng)，其傳輸容量高達40G~400G，覆蓋200個主要城市，主干網(wǎng)傳輸速率達到2.5G，并有多條國際和地區(qū)性信道?！盵1]為高等教育信息化的發(fā)展奠定了一定的基礎。從目前各校的發(fā)展來看基本實現(xiàn)了校園網(wǎng)絡化，辦公自動化，將信息技術與教學、科研有機結(jié)合起來，將圖書館、檔案館納入校園數(shù)字化的范圍。

高校檔案館承擔著服務學校辦公，輔助教學科研，協(xié)助教師評級，方便學生學習等責任，因而除具備檔案館應具有的提供利用，傳播文化等功能外，還呈現(xiàn)特有之處。面對社會發(fā)展的新形勢，高教建設的新進展，高校檔案館自當重新定位形象，轉(zhuǎn)變工作方式，優(yōu)化信息服務，在發(fā)揮檔案館應有的作用的同時，充分體現(xiàn)高校檔案館這一特殊身份。長久以來，高校檔案館都活動在“幕后”，并因其隱性的服務工作，未得到足夠的重視。新的環(huán)境下，如何借網(wǎng)絡之力，乘信息整合之勢，實現(xiàn)各項功能的合理構(gòu)建，提高高校檔案館的用戶滿意度，需要引起我們的共同關注。

1 高校檔案館功能建設的新特點

網(wǎng)絡技術改變了高校檔案館原有的辦公環(huán)境，使檔案的收集、整理、保管、加工、利用等工作烙上現(xiàn)代化的印記。同時，也賦予了高校檔案館新的功能內(nèi)涵，使其呈現(xiàn)出新的特點。歷史的沉淀，卻不意味著記憶的塵封;知識的貯藏，是為了全新的超越。新的環(huán)境為高校檔案館原有功能的實現(xiàn)創(chuàng)造了更為有利的環(huán)境，也為其功能的拓展提供了必備的條件。

1.1 數(shù)字化建設提上日程，管理實現(xiàn)系統(tǒng)化

高校辦公自動化與電子政務的發(fā)展，對高校檔案管理工作產(chǎn)生了很大的影響，數(shù)字化成為檔案館發(fā)展必經(jīng)之路。計算機成為檔案館開展工作的重要工具，網(wǎng)絡成為文件的重要傳輸途徑。隨著校園網(wǎng)絡化的建設，各部門均采用了現(xiàn)代化的辦公手段，文件“與生俱來”的數(shù)字化特性，使其“所到之處”都充滿著現(xiàn)代化的氣息。計算機、打印機、掃描儀、操作系統(tǒng)、辦公軟件等等各種軟硬件環(huán)境的建立，成為其生存的必要前提。電子文件的廣泛生成，對原有的保管方式提出了挑戰(zhàn)。一方面，手工操作已無法適應信息的產(chǎn)生所呈現(xiàn)的量大質(zhì)雜的特點。另一方面，電子文件所要求的保管環(huán)境，也迫使高校檔案館加快數(shù)字化的進程。自動編目，自動標引，自動檢索等自動化的管理方式十分必須。此外，技術的進步，加速了信息的流通。信息利用的高速傳輸與精準性成為信息服務的重要標準，也成為衡量檔案工作的重要指標。辦公的自動化，紙質(zhì)文件的數(shù)字化，文件傳輸?shù)木W(wǎng)絡化，電子文件管理的系統(tǒng)化成為檔案館工作的主要特點。

1.2 信息的屬性愈加顯現(xiàn)，服務意識不斷增強

信息資源管理是20世紀70年代末、80年代初興起的新興領域，可將其劃分為傳統(tǒng)信息管理、信息管理和信息資源管理階段。從傳統(tǒng)管理階段開始，文獻記錄管理就成為信息管理關注的重要領域[2]，且隨著網(wǎng)絡和計算機的發(fā)展，圖書館、檔案館的信息資源建設與共享模式不斷發(fā)展。檔案信息不再是館內(nèi)的自閉管理，而形成了聯(lián)合圖書館，情報所等機構(gòu)的面向公眾的信息服務。高校檔案館作為學術資源的集合之處，優(yōu)秀成果的蘊藏之所，自然成為人們獲取有價值信息的重要基地。網(wǎng)絡環(huán)境下，信息呈現(xiàn)出整合與共享的特點。獲得信息的多少，相關程度的高低，信息價值的大小等因素成為機構(gòu)、組織、乃至個人活動成功的關鍵。高校檔案館在服務學校，輔助教師，方便學生的過程中，應適應環(huán)境的變化發(fā)展，緊跟時代的腳步，充分挖掘檔案信息資源，主動、適時的提供利用。進而，保持自身的優(yōu)越性，及發(fā)展的可持續(xù)性。

1.3 對象的需求漸為注重，科研教學始為要事

高校檔案館是高校所形成檔案的保管之處，更是檔案利用的總后方，為學校正常辦公，教學科研活動提供保障。高校檔案館依托高校，服務高校，并在學校的發(fā)展建設中發(fā)揮重要作用。高校檔案館收集、整理、保管的大量資料，既是教師教學科研的重要素材，也成為學生學習成長的重要輔助。信息的快速增長，在豐富檔案館藏量，滿足師生需要的同時，也提高了對信息鑒定的要求，以及信息篩選的難度。由此，檔案的提供利用工作要在遵循“增收”有價值信息的原則的同時，還要有針對教師、學生的不同需求有選擇性的收集，突出重點，有所側(cè)重，以此提高檔案工作效率。

1.4 校園文化建設蓬勃發(fā)展，社會教育功能凸顯

和諧校園的建設作為和諧社會建設的重要組成部分，其根本在于構(gòu)建一種和諧的校園文化。和諧校園文化“是以學生、教師、學校的發(fā)展為宗旨，以教師和學生為主體，以社會主義核心價值體系為主線，以先進、創(chuàng)新、寬容、和諧的精神文化為核心，是獨特、典雅、人文的物質(zhì)文化，民主、平等、高效的制度文化和理性、誠信的行為文化相統(tǒng)一的，具有時代特征的一種群體文化。”[3]校園文化的發(fā)展使高校檔案館的文化功能表露無遺，也決定了高校檔案館藏與用并舉，并更加突出“用”。用什么(檔案)，怎樣用(檔案)，何時用(檔案)，用之(檔案)為何(事件)，乃至如何(手段)用之，都是高校檔案館要考慮的重要問題。文化，需要宣傳，需要教育。檔案，可用于宣傳，適合于教育。高校檔案作為學校在日常工作及其進行的各項活動中形成的真實記錄，記載了學校發(fā)展歷程，反映著學校建立、建設過程，記錄學校教學、科研狀況等，是高校動態(tài)發(fā)展的固化形式，也成為校園文化建設的重要資源。校史博覽、名人事跡等則以其真實、現(xiàn)實的特點成為教育的重要素材。

2 加強高校檔案館功能建設的具體措施

高校檔案館功能建設的新特點，決定了其工作開展進入新的篇章。新的形勢下，高校檔案館自應審時度勢，以全新的姿態(tài)，用全新的方式，演繹蘭臺路上的精彩。

2.1 制度建設，強化指導

由教育部部長周濟、國家檔案局局長楊冬權簽署的，教育部和國家檔案局聯(lián)合制定的《高等學校檔案管理辦法》(以下簡稱《辦法》)，已于2008年9月1日起正式實施。這一《辦法》的實施將在推進高等教育又快又好的發(fā)展同時，為新時期新階段高校檔案館工作的發(fā)展提供了制度上的規(guī)范?！掇k法》規(guī)定了高校檔案工作校長領導制，強化了高校檔案工作的條件保障，并對高校檔案館工作人員提出具備科學文化知識及現(xiàn)代化管理技能的要求。[4]國家適時的對高校檔案管理辦法進行了修訂，為新時期高校檔案管理工作的發(fā)展提供了保障。高校檔案館也要以此為契機，適應外部環(huán)境的變化，立足自身特點，對原有制度進行修訂，指導具體實踐，以積極采取措施維持自身發(fā)展。

2.2 更新理念，引入技術

長久以來，檔案的作用未能得到充分的發(fā)揮，其原因就在于以消極的觀念被動的對待外部的“不重視”。網(wǎng)絡環(huán)境下，提倡開放與共享，無論是“被”領入這個趨勢之中，還是一種自身的覺醒，檔案部門首先要做的便是更新理念。用全新的理念，指導新階段的工作。目前有學者基于企業(yè)形象戰(zhàn)略(CIS:Corporate Identity System)提出了檔案館理念識別系統(tǒng)，并將理念系統(tǒng)的基本要素設定為:檔案館發(fā)展目標、人際關系準則、工作人員的道德規(guī)范以及檔案館對外行為準則等等。[5]高校檔案館的理念通過其具體工作的開展得到體現(xiàn)，并融入現(xiàn)代元素。長遠的發(fā)展目標，和諧的人際關系，系統(tǒng)的管理方式，現(xiàn)代化的技術手段，高素質(zhì)的人才隊伍，互為前提，也成為檔案工作的基本條件。而先進技術的引入，將助高校檔案館一臂之力?；A工作的進行，宣傳活動的開展，反饋信息的收集，工作效率的測評等等，都適用科技的“催化”作用。

2.3 優(yōu)化隊伍，引進人才

檔案工作人員是具體檔案行為的實施者，也是檔案工作開展情況的重要決定因素。高校檔案館人員隊伍建設具有特別的優(yōu)勢，一方面，高校檔案館依托高校，能夠最先接觸到前沿的理論，為館內(nèi)人員理論素養(yǎng)的提高，及其繼續(xù)教育提供了便利，從而避免技術進步與人員知識結(jié)構(gòu)之間的矛盾。實踐經(jīng)驗與理論知識的結(jié)合也是為創(chuàng)新的最好基礎。另一方面，高校得天獨厚的人才優(yōu)勢，是檔案館引進高素質(zhì)人才的重要基地。專業(yè)的技術，學習的能力，將為高校檔案館的發(fā)展增添活力。此外，還要重視引進相關專業(yè)的優(yōu)秀人才進館，以促進知識的融合與交流。

2.4 強化基礎，突出利用

信息社會的發(fā)展，加速了信息的流通，為用戶提供了便利，也為檔案館的發(fā)展提供了契機。為此，檔案工作需加大“兩個對象”的關注，一個是工作對象——檔案信息，另一個是服務對象——用戶。檔案工作應在遵循基本原則的前提下，以“兩個對象”為主線加以展開。高校檔案館應準確把握社會大局，充分認識學科的發(fā)展方向，在考慮用戶的潛在需求的前提下，及時迅速的進行信息收集。同時，結(jié)合檔案的特點與信息的屬性，完整安全的貯存信息，系統(tǒng)有序的管理信息，以便在用戶產(chǎn)生利用需求時，提供準確快速的信息服務。厚基，廣用，繼而勃發(fā)。高校檔案館將成為學校，教師，學生的“好幫手”。

2.5 加強合作，多方參與

信息的共享與整合已經(jīng)成為了一個大趨勢，檔案館不再以一家之力，做自掃門前雪之事。合作與交流成為信息生產(chǎn)與傳播的重要途徑，也成為各項活動不可或缺的重要環(huán)節(jié)。高校檔案館的合作交流應表現(xiàn)在一下幾方面:首先，進行校內(nèi)的交流，準確了解各方需求，以便有針對性的開展工作;與各院系交流，了解學術發(fā)展動態(tài)，及時更新管理理念與方法，捕獲最新的信息;與師生交流，了解對象的需求特點，提高檔案信息的認知度;與校內(nèi)圖書館合作，充分發(fā)揮信息機構(gòu)的優(yōu)勢，進行資源整合。其次，與國內(nèi)外的優(yōu)秀高校進行交流，了解高校檔案工作的開展情況，取長補短，增進友誼，共同進步。再次，與社會組織進行交流。把握社會發(fā)展動態(tài)，跟蹤社會發(fā)展需要，不斷完善與優(yōu)化自我，集多家之力創(chuàng)效，為學校建設，教師科研，及學生就業(yè)提供信息支持。

參考文獻

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[3] 陸巖，喬長水.和諧校園文化的內(nèi)涵分析.思想政治教育研究，2008(2):11-13