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變更管理的重要性范文第1篇

關鍵詞：工程；變更審計；工程造價；投資；管理

Abstract: in recent years, as China's economic construction and development of construction and development, need to invest in the construction of a large number of infrastructure projects. From the point of view of project management, how to control each project engineering cost, reasonable use of construction funds, improve the benefit of investment, has been at all levels of the government management departments and all kinds of projects subject concerned hot problems, and construction project construction stage engineering cost management main job is engineering change and claim management and engineering measurement and engineering cost of settlement. Make changes to construction project audit is to control the project cost effective means, in the engineering cost management plays an important role. Based on the concept of engineering change and the reasons were explained, then lists the engineering change audit the main content, this paper introduces the engineering change audit process, and finally puts forward some Suggestions on strengthening engineering change audit, improve the level of cost management measures.

Keywords: engineering; Change audit; The project cost; Investment; management

中圖分類號：TU723.3 文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104(2013)

前言

為了控制工程造價，加強對建設工程實施過程的監(jiān)督，很多內(nèi)審單位將審計關口前移，開展了全過程跟蹤審計。全過程的跟蹤審計的重點在于招標文件的編制、合同的簽訂以及工程變更的審計，而工程變更的審計貫穿施工全過程，是跟蹤審計最費時費力的工作。在這種情況下，如何加強審計，監(jiān)督控制好工程造價，保障工程質(zhì)量，有效地控制基本建設投資，避免在工程建設環(huán)節(jié)中出現(xiàn)工程造價高，質(zhì)量低，超標準，超預算等現(xiàn)象，保證工程建設順利進行，是工程變更審計人員應該著重考慮的問題。

一、工程變更的概念及其產(chǎn)生原因

（一）工程變更的概念

工程變更是指在工程項目合同實施過程中，由于合同狀態(tài)的改變，為了保證工程順利實施而采取的對原合同文件的修改與補充，同時相應調(diào)整合同價格和工期的一種措施。工程變更的內(nèi)容為：更改工程任何部分的標高、基線、位置和尺寸；增減合同中約定的工程量；增減合同中約定的工程內(nèi)容；改變工程質(zhì)量、性質(zhì)或工程類型；改變有關工程的施工順序和時間安排；為使工程竣工而必需實施的任何種類的附加工作。

（二）引起工程變更的原因

工程項目發(fā)生變更的原因多種多樣，一般表現(xiàn)為以下幾個方面：

施工現(xiàn)場條件發(fā)生變化

建設單位未能預見的施工現(xiàn)場條件變化和不利的自然條件變化，例如土方工程作業(yè)時發(fā)現(xiàn)文物、發(fā)生泥石流等地質(zhì)性災害等，施工企業(yè)在處理這些問題時都會增加額外的工作量和造價，產(chǎn)生工程變更。

2、設計變更

有的工程項目施工圖紙設計深度不足，導致建設階段發(fā)生設計變更；有的工程項目管理人員執(zhí)行計劃不嚴，存在邊計劃、邊設計、邊施工；同時邊改計劃、邊改設計的現(xiàn)象，使計劃流于形式。

3、工程范圍發(fā)生變化

在實踐中主要表現(xiàn)為新增工程，新增工程包括各種不同的范圍和規(guī)模，其工程量可能很大，也可能很小，如增建變電室、水泵房等。

4、招標過程不規(guī)范

招標過于注重形式，招標文件中未涵蓋或細化工程內(nèi)容，或者在施工設計圖尚未完成甚至沒有圖紙的情況下匆忙招標，都會導致施工過程中發(fā)生工程變更。

二、工程變更審計的主要內(nèi)容

（一）應審查工程變更的真實性

根據(jù)所提供的資料，推斷工程變更是否真實發(fā)生，是否客觀存在。虛假設計變更往往存在于隱蔽工程中，如房屋的基礎部分、道路的路基部分、裝潢工程幕墻及吊頂?shù)墓羌懿糠值鹊龋@給審計工作尤其是事后審計帶來了很大的困難，這就需要審計人員采用合理的方法來檢查驗證，取得審計證據(jù)。

（二）要審查工程變更的必要性

在真實性審計之后，就要對變更的必要性進行審計。必要性審計主要審查變更是否因原設計不能保證質(zhì)量和滿足功能需求、設計存在遺漏和錯誤以及與現(xiàn)場不符無法施工而發(fā)生的，是否是非變更不可的。必要性審計有利于發(fā)現(xiàn)建設單位是否通過變更故意提高建設標準，擴大建設規(guī)模，存在鋪張浪費現(xiàn)象，有利于發(fā)現(xiàn)施工單位是否通過變更施工方式和高價材料而獲得高額利潤。

（三）對工程變更的合規(guī)性進行審計

審查工程變更是否按程序進行，工程變更簽證是否齊全、準確，是否按權限分級審批和簽發(fā)工程變更令，是否建立工程變更的內(nèi)部控制、監(jiān)督機制并有效實施。審計人員要在詳細審視施工圖的情況下，對工程現(xiàn)場進行測量查驗，防止發(fā)生施工單位提交工程變更只計增不計減而增加工程造價的情況。

（四）工程變更價款的合理性

審查工程變更定價是否合理時，主要把握如下原則：屬于建設單位和設計單位原因造成的工程變更在確定價款時應予以確認；屬于施工單位因施工技術或管理原因帶來的工程變更，一般不計入工程變更價款；其他原因造成的工程變更，且在施工合同中沒有約定時，由雙方協(xié)商解決。

三、工程變更審計的流程

第一，略看工程變更所涉及的文件。對工程變更的緣由，變更內(nèi)容、處理方式等有總體掌握，這一步起到提綱契領的作用，它可以使后面的審計工作有的放矢，突出重點。

第二，仔細分析合同文件及招標文件。重點分析發(fā)包人的責任、承包人的義務和責任、變更的范圍規(guī)定、價格調(diào)整方式方法、技術條款中的工程量計量與方法、承包單位原投標書中所使用定額、合同規(guī)定的承發(fā)包方式等。這一步是工程審計的關鍵和前提，它是審計人員審計的依據(jù)，只有審計人員熟悉審計的依據(jù)才能在審計工作中做出正確判斷。

第三，分析工程變更是否真實存在或成立。審計人員根據(jù)施工單位所提交的變更申請充分分析變更的理由，對比原合同文件中對發(fā)包范圍的規(guī)定以及相關內(nèi)容，判定變更的合理性；審計人員要著重審查工程變更價款中是否存在施工合同的承包內(nèi)容已包括的應由承包方自己承擔的工程費用。這一步看似簡單，但他是整個工程變更審計的關鍵一步，如果承包單位提交的變更申請根據(jù)原合同文件規(guī)定不成立，則此項變更的審計即告結束。

第四，審查變更清單項目單價是否套錯

變更清單項目單價取錯有兩方面的原因：其一、施工單位申報人員工作疏忽，其二、施工單位為了獲得額外利潤故意高套單價。

第五，審查新增單價分析是否正確

這一步可從一下五個方面來審查：其一、是否高套定額。例如某一工程的變更內(nèi)容里一部分屬于挖基坑另一部分屬于挖溝槽，然而施工單位所報工程量全部套用挖基坑定額致使單價偏高。其二、是否有多套定額項目。其三、定額基數(shù)是否正確。其四、取費基數(shù)是否正確。其五、費率選取是否和原投標報價水平一致。

第六，工程量計量是否正確。對于完結變更，審核現(xiàn)場簽證單與單項工程量合計是否一致；現(xiàn)場簽證單中的工程量計量是否正確；他是否和竣工圖紙的工程量一致；審查是否有重復簽證現(xiàn)象。

第七，變更審批表中工程量和清單價計算是否正確。

變更審計流程圖

四、加強工程變更審計，提高造價管理水平的措施

（一）推行限額設計

1、基本建設現(xiàn)行法規(guī)要求，因設計原因產(chǎn)生的費用不應超過設計概算的5%。由設計圖紙缺陷或建設單位要求改變設計圖紙而產(chǎn)生的工程變更，其變更原因都在建設單位，因此，限額設計不僅要求設計人員更細致，對建設單位的工程管理

也要求更規(guī)范、更嚴謹。建設單位在委托施工圖設計時，應確定建設規(guī)模，明確使用功能和裝修標準；與設計單位共同明確主要設備選型及裝飾材料的限額單價，減少施工過程中重要變更和重大變更的發(fā)生。

2、對設計缺陷引起的設計變更，制定獎懲措施。建設單位與設計單位在設計合同中約定，因設計缺陷導致的設計變更的限額額度及獎懲額度，從合同和制度上促進設計單位控制設計缺陷。建設單位可根據(jù)工程項目的規(guī)模、各專業(yè)工程量及設計概算比例，確定各專業(yè)限額設計的額度，按專業(yè)統(tǒng)計變更費用，對控制在限額之內(nèi)和超過限額的現(xiàn)象給予相應獎懲。

（二）重視合同管理，推行工程量清單招標和計價模式

從合同管理的角度來看，任何導致合同內(nèi)容發(fā)生變更的事項，均屬工程變更。因此，建設單位和施工單位在簽訂施工合同時，對合同范圍的約定要細致，對合同邊緣或合同以外的事項，要在合同內(nèi)約定處理辦法。推行工程量清單招標和計價，不僅可以使建設單位和施工單位雙方相關人員明白每項工作的內(nèi)容和費用，促使工程管理人員樹立技術經(jīng)濟意識，規(guī)范管理，也可保證工程變更簽證人員，在簽證的同時就知道變更產(chǎn)生的費用，有利于工程變更費用控制。

（三）規(guī)范工程變更工作程序

工程變更資料要有專人負責保管和整理，以保證工程實施過程中各專業(yè)變更文件真實、完整、連續(xù)。工程變更簽證人員，要熟悉施工圖紙和施工現(xiàn)場，防止施工單位提交工程變更計增不計減，竣工圖反映不全。隱蔽工程的變更必須有圖示。工程變更發(fā)生的工程量，特別是沒有設計變更圖紙的零星項目，簽證人員要會同預算人員共同到現(xiàn)場核對并做詳細記錄，防止施工單位將已完成的工程項目以工程變更方式再次申請費用。

（四）對工程變更進行整理和分析

對工程變更進行整理、對比、分析，出具建設項目中標價與結算價對比的分析報告，有利于使建設單位更清楚工程變更費用產(chǎn)生的原因，有利于提高建設單位工程管理水平，有利于更合理地控制在建工程的造價。對工程變更進行整理、對比、分析時要注意：通過對比和分析，總結控制工程變更數(shù)量和費用的關鍵點；將重大變更、重要變更和一般變更的數(shù)量和費用進行整理、對比，根據(jù)產(chǎn)生變更的原因及責任，兌現(xiàn)工程變更管理的獎懲措施。

（五）建立完善的變更管理責任追究制度

建立完善的變更管理責任追究制度，工程咨詢、投資項目決策、設計、施工、監(jiān)理等部門和單位都應有相應的責任約束，對不遵守法律法規(guī)給國家造成重大損失的，要依法追究有關責任人的行政和法律責任。另外，審計機關要依法全面履行職責，進一步加強對投資項目的審計監(jiān)督，提高投資管理水平和投資效益。

結語

工程變更是造價變化的主要根源，變更對造價的影響是復雜和多方面的，但是可以通過加強變更審計來及時準確地掌握工程項目的造價動態(tài)信息，達到主動控制造價目的，把超投資的因素消滅在萌芽狀態(tài)。這樣工程造價就得到根本性的控制，整個工程管理也將從粗放式管理進入一個科學管理的時代。

參考文獻

[1]程曉黎.建設工程變更造價管理實踐與研究[J].山西建筑,2010.1.

[2]張秀榮.工程變更確認與控制[J].建筑經(jīng)濟,，2007.3.

變更管理的重要性范文第2篇

論文關鍵詞：軟件工程需求　管理軟件項目

論文摘要：需求管理是整個軟件工程的管理的基拙，也是項目成功的關健所在。本文論述了軟件項目中需求管理的重要性及存在的問題，并針對這些問題提出相關解決方法。

1背景

1. 1需求管理的概念

理解需求管理的第一步就是對什么是需求管理達成共識。Rational把需求定義為“(正在構建的)系統(tǒng)必須符合的條件或具備的功能”。

由于需求是正在構建的系統(tǒng)必須符合的事務，而且符合某些需求決定了項目的成功或失敗，因此找出需求是什么，將它們記下來，進行組織，并在發(fā)生變化時對它們進行追蹤，這些活動都是有意義的。換句話說，需求管理就是:一種獲取，組織并記錄系統(tǒng)需求的系統(tǒng)化方案，以及一個使客戶與項目團隊對不斷變更的系統(tǒng)需求達成并保持一致的過程。

1.2需求管理在軟件項目管理中的地位

簡單地說，系統(tǒng)開發(fā)團隊之所以管理需求，是因為他們想讓項目獲得成功。滿足項目需求即為成功打下了基礎。若無法管理需求，達到目標的幾率就會降低。以下最近收集的證據(jù)很有說服力:Standish Group從1994年到2001年的CHAOS Reports證實，導致項目失敗的最重要的原因與需求有關。2001年，Standish Group的CHAOS Reports報導了該公司的一項研究，該公司對多個項目作調(diào)查后發(fā)現(xiàn)，百分之七十四的項目是失敗的，即這些項目不能按時按預算完成。其中提到最多的導致項目失敗的原因就是“變更用戶需求”。

在軟件項目的開發(fā)過程中，需求變更貫穿了軟件項目的整個生命周期，在軟件項目管理中需求工程是軟件開發(fā)的第一步，是關鍵的一步，也是最難把握的一步。需求管理做得好壞直接影響到軟件的質(zhì)量，甚至軟件項目的成敗。從軟件的項目立項、研發(fā)、維護，用戶的經(jīng)驗在增加，對使用軟件的感受有變化，以及整個行業(yè)的新動態(tài)，都為軟件帶來不斷完善功能、優(yōu)化性能、提高用戶友好性的要求。在項目管理過程中，項目經(jīng)理經(jīng)常面對用戶的需求變更，如果不能有效處理這些需求變更，項目計劃會一再調(diào)整，軟件交付日期一再拖延，項目研發(fā)人員的士氣將越來越低落，將直接導致項目成本增加、質(zhì)量下降及項目交付日期推后。這決定了項目組必須擁有需求管理策略。

2需求管理現(xiàn)狀

隨著信息時代的發(fā)展，計算機軟件的需求愈來愈復雜，規(guī)模愈來愈大，而且隨著企業(yè)的發(fā)展，工作過程重組，需求變更已愈來愈成為必然。軟件危機持續(xù)了30年之久，至今仍無法得以很好地解決。究其原因，軟件本身具有的特點固然有關，但長期以來，缺乏軟件開發(fā)和維護的正確方法以及忽視軟件開發(fā)過程的質(zhì)量控制乃是最為關鍵的原因。其中軟件開發(fā)和維護方法的不正確性主要體現(xiàn)在:忽視軟件開發(fā)前期的需求分析;開發(fā)過程缺乏統(tǒng)一的、規(guī)范化的方法論的指導;文檔資料不齊全或不準確;忽視與用戶之間、開發(fā)組員之間的交流;忽視測試的重要性;不重視維護或由于上述原因造成維護工作的困難。

這樣，就經(jīng)常出現(xiàn)用戶對“已完成”系統(tǒng)不滿意，軟件產(chǎn)品的質(zhì)量經(jīng)常出現(xiàn)漏洞，補丁一大堆。因此人們意識到以工程化的原則和方法組織軟件開發(fā)工作是解決軟件危機的一個主要出路。

需求分析作為軟件生命周期的第一個階段，并貫穿于整個軟件生命周期，其重要性越來越突出，到20世紀80年代中期，逐步形成了軟件工程的子領域—需求工程。進人20世紀90年代后，需求工程成為軟件界研究的重點之一。從1993年起，每兩年舉辦一次需求工程國際研討會(ISRE) ，1994年起，每兩年舉辦一次需求工程國際會議(ICRE)。一些關于需求工程的工作小組相繼成立。

3存在的問題

3. 1需求描述的細致性問題

在文章的開頭就說明了軟件需求在整個軟件系統(tǒng)開發(fā)中的重要性，正是由于它的重要性，一般來說，需求描述越詳細越好。項目的開發(fā)方與用戶在各種問題上的要求都是基本輪廓達到一致即可，具體的細節(jié)可以以后再填充，這是一種非常危險的思想。不管需求分析做的多么細致，以后對需求的變更都是必然的。另一方面，在需求分析階段，開發(fā)人員希望再多投人一些時間，但是用戶卻不這么認為，因為需求階段是軟件系統(tǒng)開發(fā)首先要進人的階段，離最終開發(fā)出可用的系統(tǒng)還有很長一段距離，這導致了雙方的不一致。但如果在需求階段投人很多時間，時間越長，可能的變化就越多，對設計的限制越嚴格，因此在需求描述的問題上，沒有統(tǒng)一的界定，需要開發(fā)人員學會適當?shù)陌盐铡?/p>

3.2需求描述的正確性

軟件開發(fā)是一種專業(yè)行為，一般的業(yè)主難以理解軟件開發(fā)人員的開發(fā)理念。所以在和業(yè)主交流時，他們講述的需求在實際中利用現(xiàn)有的技術是實現(xiàn)不了的，用戶以為自己很清楚自己的需求了，但實際上他們只是依據(jù)當時的工作需求提出的。隨著開發(fā)工作的不斷進展，用戶可能想到更多的功能和特色，進而對以前的需求進行改動，導致需求的不一致。

另外一種情況就是開發(fā)人員和業(yè)主交流時，由于業(yè)主本身對需求的描述不清晰，導致開發(fā)人員誤解或曲解了業(yè)主最初的要求，最后開發(fā)出來的系統(tǒng)不是不能滿足用戶，就是一個發(fā)生需求錯誤的系統(tǒng)。事實上這種錯誤在需求階段也會經(jīng)常發(fā)生。更可怕的是，對于需求階段出現(xiàn)的錯誤，如果在軟件項目進行到后期的時候才發(fā)現(xiàn)，修復費用是非?？膳碌模踔習鲰椖勘旧淼馁M用。因此做好需求管理、減少需求錯誤的出現(xiàn)對于降低軟件項目的成本是必要的，也是至關重要的。

3. 3需求描述的完備性

系統(tǒng)的需求是層出不窮的，我們不可能做到把所有的需求都一一列舉出來，并且隨著時間的推進，用戶的需求也會越來越多，要窮舉需求是不可能做到的。另外，并不是用戶提出的所有需求都要滿足，在項目的最后，改變一個需求對整個項目的影響或損失很可能會超過需求本身給用戶帶來的益處。

3. 4需求的變更

需求的變化問題是每個開發(fā)人員、每個項目經(jīng)理都遇到的問題，也是最頭痛的問題，一旦發(fā)生了需求變化，你不得不來修改你的設計、重寫你的代碼、修改你的測試用例、調(diào)整你的項目計劃等等，需求的變化好比是萬惡之源，為項目的正常的進展帶來不盡的麻煩，怎么辦?管理它!使需求在受控的狀態(tài)下發(fā)生變化，而不是隨意變化，需求管理就是要按照標準的流程來控制需求的變化。難題隨之而來，需求中的變化一般不是突發(fā)的革命性的變化，最常見的是項目需求的漸變(Project Scope Creep)問題，這種漸變很可能是客戶與開發(fā)方都沒有意識到的，當達到一定程度時，雙方才驀然回首，發(fā)現(xiàn)已經(jīng)物是人非，換了一番天地。

4解決問題的策略

4. 1對需求文檔版本控制

客戶簽收的所有過程文檔都要作為基線確定下來，做好相關文檔的管理工作。需求的基線是指是否容許需求變更的分界線，需求分析人員在充分與客戶用戶進行溝通的基礎上形成第一個版本的需求文檔，這個需求文檔在通過需求評審后即可以建立第一個需求基線。此后每次需求變更并經(jīng)過需求評審后，都要重新確定新的需求基線，以免將來用戶需求發(fā)生變更時，原來的需求無法查找。為有效進行需求變更控制，必然要做的工作就是保存好各個版本的需求基線，維護需求基線文檔，以備不時之需。

4. 2正確認識需求變更

在軟件開發(fā)過程中有這樣一條真理:需求的變化是永恒的，需求不可能是完備的。軟件開發(fā)的過程實際上是一個變化的過程，需求的變更不一定是壞事，也有可能是好事。

變更的需求之所以變得難以管理，不僅是因為一個變更了的需求意味著要花費或多或少的時間來實現(xiàn)某一個新特性，而且也因為對某個需求的變更很可能影響到其他需求。應確保賦予需求一個有彈性的結構，使它能適應變更，并且確保使用可追蹤性鏈接可以表達需求與開發(fā)生命周期的其他工件之間的依賴關系。管理變更包括建立基線，確定需要追蹤的重要依賴關系，建立相關項之間的可追蹤性，以及變更控制等活動。

需求變更貫穿了軟件項目的整個生命周期，通過建立規(guī)范的變更控制流程，改進軟件分析與設計，把變化納人計劃之中，在應對需求變更時可以更加的從容和有信心。

4. 3管理需求變更

變更控制不應該只是軟件開發(fā)過程應該考慮的事情，隨著軟件產(chǎn)品的開發(fā)和時間的推進，用戶會提出越來越多的新需求，甚至在交付軟件產(chǎn)品的最后階段用戶還會有不同的需求，因此需求變更的管理應貫穿于整個項目生命周期的全過程。

為了使變更對項目的影響降到最小，就應當采取合適有效的變更控制策略，確定一個選擇、分析和決策需求變更的過程，所有的需求變更都需遵循此流程。對需求的變更的處理應該分以下幾個步驟:提出變更、變更評估、實施變更、監(jiān)督變更過程。

4. 4建立需求管理模型

需求建模是表達需求的一種形式，是對需求的一種描述與闡釋，它使用標準的語言，利用類似積木的概念來建模，最大的好處是大家可以直接根據(jù)需求，輕易地反復修改需求模型。并且不會產(chǎn)生歧義，從而可以使大多數(shù)人快速地理解。

需求建模的目的是要消除人際溝通隨意性很強的弱點，所以需要致力于將溝通標準化、自動化、準確化，而且責任到人負責的具體階段。具有可測試、可驗證性的特點。建模的過程就是通過需求的特點和要求進行分析，以建模標準為基礎進行準確、完備和有效的闡述，以確?？蛻艉烷_發(fā)方都能夠明確無誤地、通用的理解。

4. 5與用戶充分溝通

在需求管理過程中與用戶的溝通很重要，因為它直接決定著最終軟件產(chǎn)品是否滿足客戶的要求，即很大程度上決定著項目的成敗。在溝通時，雙方對需求的認識要一致，不能模棱兩可。討論需求及變更需求時，需求人員與客戶及用戶應該盡量采取協(xié)作的態(tài)度，良好的工作氛圍也會提高工作效率，很難想象雙方在“刁難”與“對付”的態(tài)度下是多糟糕的工作場景。確定需求基線的過程也是與客戶用戶交流的過程，而頻繁大量的需求變更在很大程度上也是交流不充分的后果。所以，有效的充分的交流尤為重要，需求人員認真聽取客戶用戶的要求，進行分析和整理，并最終取得用戶的確認。

4. 6利用需求管理工具

需求變更控制委員會可以采取商業(yè)化的需求管理工具，以此來在數(shù)據(jù)庫中存儲不同類型的需求。這些工具提供了對每項需求的屬性描述、狀態(tài)跟蹤等，并可以在需求與其它的相關工作產(chǎn)品間建立跟蹤能力聯(lián)系鏈。

變更管理的重要性范文第3篇

【關鍵詞】文檔；文檔管理；規(guī)范性；使用效率

中圖分類號：C29文獻標識碼： A 文章編號：

在建立現(xiàn)代企業(yè)管理的今天，企業(yè)文檔管理決不可忽視，并且要不斷強化管理過程，使企業(yè)文檔真正成為企業(yè)提升管理能力的基礎。在文檔管理的過程中，筆者認為需要把握以下原則和方法，這樣才能使企業(yè)文檔真正達到我們預期的目的。

一、文檔模板的管理

面對各類紛繁復雜的文檔，如果各式各樣，每個人一個風格，不論從美觀性和可讀性上都會有影響，所以在文檔管理過程中需要建立一套文檔的模板。在建立文檔模板時，需要對一些格式進行要求，需要將一些基本的要素固化到文檔模板中，確保文檔需要的內(nèi)容能夠在文檔中體現(xiàn)，例如文檔的頁眉頁腳、文檔變更歷史、文檔的目錄方式、文檔的字體等。在建立文檔時，要注意做好文檔的分類，各種分類有一個清晰的定義，使用者可以清楚地知道實際使用時要采用哪種模板。如果是使用共享目錄方式管理文檔，需要在一個相對容易找到的文件夾目錄中存放模板，如果是使用信息系統(tǒng)方式進行模板管理，最好能夠在首頁進行一個連接，或者是讓使用者可以快速的搜索到。在建立分類時，需要含有一個共同類，或者叫做公用類，因為在實際的使用過程中總是會有一些新的類別出現(xiàn)，也會有一些無法進行分類的文檔，這個時候就可以通過共同類進行管理。對于文檔模板的變更需要能夠做到及時告知使用者，并做好版本管理。

二、 文檔目錄的管理

為了能夠在紛繁復雜的文檔中找到需要的文檔，需要在進行文檔管理時建立一套完整的文檔目錄體系，主要包括文檔的索引管理和文檔的分類管理。在進行文檔管理前，需要對不同的文檔建立一個分類，建議不同的分類可以便于文檔的查找，也可以針對不同的分類制定不同的管理要求。如果是文件夾方式管理，還需要分別不同的文件夾內(nèi)容的安排以及權限的控制，因為文件夾管理的特殊性，需要注意其權限管理的簡潔化；如果是采用信息系統(tǒng)管理，需要注意類型的編碼體系的建立。一個好的文檔分類體系可以讓使用者方便地進行文檔的歸類和查找，文檔的分類在一些管理過程中還需要注意歸檔管理的需求。對于文檔，需要建立一套索引機制，這里之所以特別提出索引機制，是因為在日常的文檔使用中，會發(fā)現(xiàn)一些很多類似的文檔，或者類似的內(nèi)容說明，由于不同的撰寫者會對一些基本的概念或者原則的說明會存在一些差異，這個時候就需要能夠有一個索引來明確什么是最準確的，這一點在企業(yè)文檔管理過程別重要，因為一個企業(yè)往往會不時的發(fā)生一些變動，后來人面對多個說法時很難知道什么是對的，同時一些實際情況也會發(fā)生變動，一些說法也需要進行修正，而之前的一些文檔也無法進行更正，所以這個時候也需要有一個索引來明確正確的說法，這一點問題也可以通過文檔版本的管理加以改善。另外對于那些紛繁復雜的文檔，有些只是事務性的，通過一個索引的方式，可以將一些重點的內(nèi)容放在一個突出的位置，便于進行檢索和閱覽。不論是文件夾方式還是信息系統(tǒng)方式，都需要注意對文檔的權限管理，特別是對一些歸檔的文檔，避免歸檔的文檔被不正確的修改或者刪除。

三、 文檔的命名規(guī)范

各種文檔，如果名稱多樣，或者名稱含義模糊將會造成使用和交流上的不便，需要建立一套有效的命名規(guī)范體系。對于文檔的名稱，首先需要名稱能夠容易識別，有些使用者不是很注意文檔的名稱，經(jīng)常直接用文件的默認名稱，或者就是一個自己的姓名、企業(yè)的名稱等，其他的使用者很難識別是什么類型的文檔。在文檔的使用過程中，可以規(guī)定在文檔的某些部位必須放置文檔的類型或者某些其他關鍵字，例如將要求將文檔的類別放在文件名的頭部，對于月度性的文檔，規(guī)定頭部必須放某年某月等等。對于一些分不同版本的文檔，可以要求分不同的版本進行管理，文件名稱中注明版本號，對于終稿等一些標志性的內(nèi)容可以加一些特殊的標識，這樣可以明確其重要性和權威性。這些方式將有助于文檔的文件名的整潔和清晰，使用者在查找時也較為方便。在進行文檔的交互調(diào)整過程中，也可以增加一些日期或者修改者的標識來進行傳遞，主要的目的在于能夠唯一識別一個文檔，減少互相溝通的障礙。

四、 文檔的變更管理

文檔在使用過程中發(fā)生變更是很常見的現(xiàn)象，對于發(fā)生變更的文檔，需要通過手段加以約束，最常用的方法就是版本的管理，對于形成的文檔及時進行歸檔保存。文檔發(fā)生變更時，需要能夠做到兩點：第一，文檔有清晰的變更記錄，主要是針對變化的部分，不能讓每個使用者在文檔發(fā)生變化后都需要把文件通篇讀一遍；第二，文檔的最終版本要能方便的閱覽，如果出現(xiàn)只能看變更歷史才知道最終版本的話將大大提高使用成本。在文檔發(fā)生變更時，需要能夠通過必要的途徑通知相關人，例如通過郵件通知或者公告通知的方式，避免新的文檔產(chǎn)生后還有大量的使用者使用舊的文檔，在實際操作環(huán)境中，ISO9000管理使用的簽字回收重要文檔的方式很值得借鑒，當然對一些電子文檔需要采用一些其他變通的方式來處理。

五、 文檔的審核制度

很多文檔作為一種指導性文件，需要有一定的嚴肅性和權威性，因而對文檔進行必要的審核是必須的。文檔的審核時機一般為文檔建立時和文檔發(fā)生變更時，對于文檔的適用范圍的變更也應該進行必要的審核。通過文檔的審核，可以檢查是否存在錯誤的事項或者一些不合理的事項，撰寫者和審核者所處的崗位不同、知識結構不同，對于一個文檔如何撰寫的角度和看法也會不同，在后續(xù)的審核過程中能夠很好的進行文檔的校正。同時，文檔的審核機制也可以明確各自崗位的責任。

變更管理的重要性范文第4篇

關鍵詞：建筑工程項目 合同管理

一、建筑工程項目合同管理的重要意義

隨著我國建筑市場的不斷發(fā)育成熟，建筑工程項目合同管理的重要性日益顯現(xiàn)。

1．加強合同管理符合社會主義市場經(jīng)濟的要求

使用合同來引導和管理建筑市場，順應了政府轉(zhuǎn)變職能，應用法律、法規(guī)和經(jīng)濟手段調(diào)節(jié)和管理市場的大趨勢。而各建筑市場主體也必須依據(jù)市場規(guī)律要求，健全各項內(nèi)部管理制度，其中非常重要的一項就是合同管理。

2．合同管理是建設項目管理的核心

加強合同管理是進行有效項目管理的需要。任何建筑工程項目的實施都是以簽訂系列承發(fā)包合同為前提的，忽視了合同管理就意味著無法對工程質(zhì)量、工程進度、工程費用進行有效控制，更勿論談及對人力資源、工作溝通、工程風險等進行綜合管理。只有抓住合同管理這個核心，才可能統(tǒng)籌調(diào)控整個建筑工程項目的運行狀態(tài)，實現(xiàn)建設目標。

3、加強合同管理是我國迎接國際競爭的需要

至今，我國建筑市場已全面開放，面對接來自國外建筑企業(yè)的沖擊與挑戰(zhàn)，就必須適應國際市場規(guī)則、遵循國際

慣例。只有加強合同管理，建筑企業(yè)才有可能與國外建筑企業(yè)一爭高下，才能贏得自己生存與發(fā)展的空間。

二、加強建筑工程項目合同管理的有效措施與方法

1、重視建筑工程項目合同文本的擬定與分析

在合同文本的形式上，應該盡量采用合同示范文本。在實際工作中，因為使用不同格式的合同而產(chǎn)生經(jīng)濟糾紛的例子并不鮮見。因此，應該盡量使用合同樣本――《建設工程施工合同（示范文本）》。非特殊情況，勿使用發(fā)包承包雙方自行擬設的合同文本格式。此舉可以有效防止所擬定的合同出現(xiàn)缺項、漏項及不平等條款。同時，也有利于行政管理機關對合同實施進行監(jiān)督，有助于仲裁機構或人民法院及時裁判糾紛，維護雙方的合法利益。

2、建立健全建筑工程項目合同管理制度并善加利用

合同管理環(huán)節(jié)繁多，包括合同的洽談、草擬、評審、簽訂、下達、交底、學習、責任分解、履行跟蹤、變更、中止、解除、終止等，建設單位要規(guī)范本單位的合同管理，就應該首先就合同管理全過程的每一個環(huán)節(jié)建立和健全一系列可操作的合同管理制度，使其合同管理有章可循。我認為合同交底制度、責任分解制度、每日工作報送制度及進度款審查批準制度是每一個建筑單位都應該建立的合同管理制度。合同簽訂后，合同管理人員應該對各級項目管理人員和各工作組負責人進行合同交底，對合同的主要內(nèi)容做出解釋和說明，形成合同交底制度。即合同管理人員將各種合同時間的責任分解落實到各工作小組，明確其工作范圍和責任，通過合同任務的層層分解將任務落實到人。而每日工作報送制度要求各職能部門將本部門的工作情況及未來一周的工作計劃報送到合同管理處，確保合同管理人員及時掌握工程信息，對各種問題做出正確決策。鑒于當前成本核算人員因?qū)ΜF(xiàn)場合同情況不熟悉而不能將費用索賠的項目及時納入當月付款要求中的現(xiàn)狀，建立進度款審查批準制度有利于合同管理部門從合同角度對進度款進行審核。作為一名合同管理人員，應該能夠熟練運用建筑單位所設立的各項合同管理制度，將各項制度落到實處。

3．對建筑工程項目合同進行動態(tài)管理

合同變更在建筑工程項目實踐中是比較頻繁的，而合同變更往往會導致索賠糾紛，因此在合同簽訂以后，合同管理人員還要對建設工程項目合同進行動態(tài)管理，應重點把握以下四個方面。

（1）重視現(xiàn)場簽證。在按照合同條款支付時應該防止過早、過量簽證，特別是合同變更補充協(xié)議的簽認須格外謹慎，簽證必須依據(jù)相關合同條款衡量，起到相互制約的作用。尤其要重視設計變更與施工圖錯誤，此類簽證只需簽變更或修正的項目，原圖紙不變的勿重復簽證，已經(jīng)下料和購料的，務必簽寫清楚材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、變更日期、運輸情況、到場情況、成品情況、有無回收或代用等詳細情況。

（2）及時記錄、收集和整理工程所涉及的各種文件（如圖紙、計劃、技術說明、規(guī)范、變更指令等），對合同變更部分進行審核與分析。在實際工作中，合同變更應該與提出索賠同步進行，須業(yè)主與承包商雙方達成一致后再進行合同變更。

（3）及時處理停工損失（包括由非承包商責任造成的停工損失），雙方按合同約定的時間以書面形式，按合法程序簽認停工的相關具體內(nèi)容。

（4）嚴格執(zhí)行定額規(guī)定，對于未對定額進行規(guī)定的情況，應根據(jù)工程實際情況或者參考相同類定額及有關的規(guī)定做出補償。

4．認真開展建筑工程項目合同履行情況評價工作

變更管理的重要性范文第5篇

【關鍵詞】 煤礦企業(yè)合同管理問題及對策

企業(yè)合同是煤礦企業(yè)在法制社會條件下經(jīng)濟利益法律化的重要形式,加強合同管理是市場經(jīng)濟環(huán)境下提升企業(yè)經(jīng)濟效益的有效途徑?，F(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)濟活動大部分是通過合同的形式來予以確認的,企業(yè)合同對于保護企業(yè)合法權益、防范經(jīng)營風險、調(diào)整各個平等經(jīng)濟主體的關系等方面發(fā)揮著重要作用。對于煤礦企業(yè)來說,合同的簽訂是企業(yè)本身權利和經(jīng)濟利益的法律保障,必須要嚴肅對待。如果在重大投資、技術引進等方面簽約不慎,不但會導致企業(yè)資產(chǎn)流失,而且可能會直接導致企業(yè)破產(chǎn)。而部分國有大中型煤礦企業(yè)管理觀念落后,仍然奉行“生產(chǎn)為主、管理為輔”,導致合同管理滯后,帶來不必要的經(jīng)營損失。

1 煤礦企業(yè)合同管理中存在的主要問題

當前,雖然大部分的煤礦企業(yè)都比較重視合同管理工作,并制定了嚴格的規(guī)章制度,加強了合同簽訂、履行、監(jiān)督的管理,但在企業(yè)具體的合同管理工作中仍然存在一些問題,其中主要的有以下幾個:

(1)對合同管理工作的重要性認識不足。例如部分企業(yè)高層管理人員不理解合同管理的重要性,沒有專設的合同管理人員,合同管理工作由企業(yè)管理部門或者部門財會人員兼職,本身業(yè)務繁雜,精力有限,對合同管理的態(tài)度不積極,而且由于屬于兼職工作,合同管理的績效考核、監(jiān)督也就無從談起。(2)合同管理專業(yè)性不強。合同簽訂是合同管理的重要內(nèi)容,在合同簽訂之前需要進行大量、細致、專業(yè)的調(diào)查工作,例如合同對方當事人的主體資格、信用狀況、履約能力等都需要嚴格審查;在合同條文的制定過程中,需要憑借合同管理專業(yè)知識對合同條款進行細致審核,例如合同條款中文字的不同理解、違約條款敘述是否清晰、牽涉到技術、標準之類的必須要企業(yè)專業(yè)人員進行詳盡解釋等。合同管理專業(yè)性不強還體現(xiàn)在對合同后期管理的不重視。合同后期管理是合同管理的重要組成部分,工作內(nèi)容主要包括對合同履行的跟蹤管理、合同履行的分析評價、與合同相關資料的收集歸檔等。(3)合同法律意識淡薄,對合同的嚴肅性認識不足。(4)合同管理制度不健全。合同管理的專業(yè)性需要健全的規(guī)章制度來保障,而部分企業(yè)缺乏一整套嚴謹?shù)暮贤芾碇贫?對合同進行前期審核、簽訂、合同履行、變更、解除以及監(jiān)督往往不連貫、不科學、不系統(tǒng)。(5)合同管理工作未能與時俱進,效率低下?，F(xiàn)代社會是一個信息網(wǎng)絡化社會,先進的計算機技術已經(jīng)在企業(yè)管理中得到普遍應用。合同管理的專業(yè)性、系統(tǒng)性、嚴謹性對合同管理工作的現(xiàn)代化提出了客觀要求。而部分企業(yè)的合同管理部門設備陳舊、軟件低級,甚至還采取人工管理的落后方法,耗費了大量的人、財、物,卻沒有取得相應的經(jīng)濟效益。

2 對合同管理中存在問題的可行性應對策略

煤礦企業(yè)合同管理工作中存在的主要問題可以歸納為三方面,一是企業(yè)管理層不重視;二是合同管理制度不完善;三是合同管理不專業(yè)。針對這三個方面存在的問題,可以采取如下措施,切實改善企業(yè)合同管理的現(xiàn)狀,提升煤礦企業(yè)的管理水平。

(1)嚴格企業(yè)合同管理制度,避免人情合同、人情擔保等違規(guī)現(xiàn)象的出現(xiàn),對于企業(yè)管理層的合同簽訂需要歸口管理,不能僅憑企業(yè)領導一句話就決定合同是否簽訂,合同管理人員要加強法律意識,要用嚴格的程序來規(guī)范合同簽訂的過程。企業(yè)管理層也要提升自身的法律意識,重視合同管理工作,理解并支持合同管理工作人員,在企業(yè)經(jīng)營情況需要并且有可能的條件下,設置專門的合同管理部門,參與對重大合同的調(diào)查、談判、起草以及簽約環(huán)節(jié),對條約簽訂提供法律咨詢和強化對合同管理工作的考核、監(jiān)督,從合同管理工作中要效益。(2)健全煤礦企業(yè)的合同管理制度,強化合同管理工作的執(zhí)行力。合同管理制度包含多方面的內(nèi)容,制定時除了充分考慮煤礦企業(yè)的生產(chǎn)實際,還需要根據(jù)我國的《合同法》條款建立起完善的合同管理制度。一是合同簽訂的前期審核工作。例如對經(jīng)濟活動是否需要簽訂合同的判定、簽訂合同對方當事人的資質(zhì)審驗、談洽人員的法人授權查驗、合同條款的專業(yè)性審核等等;二是合同履行過程中的合同變更制度、履行監(jiān)督制度以及合同履行期間的分析評價、監(jiān)督制度等。合同履行過程中會出現(xiàn)不同的情況,例如雙方協(xié)商的合同變更,就需要對變更內(nèi)容進行重新審核。合同管理制度是合同管理工作規(guī)范化的基礎,因應不同管理事務,依據(jù)不同管理制度,采取不同的管理措施,是合同管理工作順利推進的保障。三是合同后期管理工作制度。合同管理是對合同的全過程管理,合同的簽訂才僅僅是合同管理的一部分。合同后期管理制度的完善和健全,對于合同管理工作的開展具有重要指導意義。(3)強化企業(yè)合同管理的專業(yè)性。一是煤礦企業(yè)要設立專門的合同管理部門;二是要建立健全合同文本管理、客戶資信評級管理、合同風險預警管理、合同審核核查管理、合同履行監(jiān)督管理、合同履行評價分析管理等專業(yè)合同管理制度,對煤礦企業(yè)合同進行全面全過程控制。三是實行合同的責任到人、全過程跟蹤管理。合同管理需要加強事前的調(diào)查管理,強化合同簽訂前的風險管理;加強事中的監(jiān)控管理,及時發(fā)現(xiàn)履約問題,及時采取變更、終止合同、協(xié)商、等措施,避免更大損失的發(fā)生。對合同履約結束后進行事后分析評價,對合作方進行分級管理,為以后合作打好基礎。四是要加強合同管理人員的培訓,提升合同管理工作人員的綜合素質(zhì)。合同管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接決定了合同管理的專業(yè)水平,煤礦企業(yè)需要為合同管理人員提供足夠的專業(yè)水平培訓機會,并對培訓效率進行考核,切實提升工作人員的法律意識和工作技能。

3 結語

煤礦企業(yè)的合同管理在企業(yè)的經(jīng)營活動中發(fā)揮著重要作用,需要采取措施,嚴格企業(yè)合同管理制度、提升企業(yè)的合同管理的專業(yè)水平,才能真正體現(xiàn)企業(yè)管理的專業(yè)化水平,為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供堅實基礎,全面提升企業(yè)的核心競爭力。

參考文獻:

[1]盧煒.淺析工程合同管理的常見問題和解決措施.建筑知識:學術刊,2012年9期.

[2]劉東.探討煤炭企業(yè)如何建立適應內(nèi)控要求的績效合同管理模式.山東煤炭科技,2012年3期.

企業(yè)合同是煤礦企業(yè)在法制社會條件下經(jīng)濟利益法律化的重要形式,加強合同管理是市場經(jīng)濟環(huán)境下提升企業(yè)經(jīng)濟效益的有效途徑?，F(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)濟活動大部分是通過合同的形式來予以確認的,企業(yè)合同對于保護企業(yè)合法權益、防范經(jīng)營風險、調(diào)整各個平等經(jīng)濟主體的關系等方面發(fā)揮著重要作用。對于煤礦企業(yè)來說,合同的簽訂是企業(yè)本身權利和經(jīng)濟利益的法律保障,必須要嚴肅對待。如果在重大投資、技術引進等方面簽約不慎,不但會導致企業(yè)資產(chǎn)流失,而且可能會直接導致企業(yè)破產(chǎn)。而部分國有大中型煤礦企業(yè)管理觀念落后,仍然奉行“生產(chǎn)為主、管理為輔”,導致合同管理滯后,帶來不必要的經(jīng)營損失。

1 煤礦企業(yè)合同管理中存在的主要問題