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文件管理系統(tǒng)范文第1篇

【關(guān)鍵詞】php技術(shù) 網(wǎng)絡(luò)文件管理 系統(tǒng)設(shè)計

一、文件管理現(xiàn)狀

就目前的文件管理來說，主要有三種方式，比較傳統(tǒng)的兩種就是將文件存儲在個人的電腦硬盤上以及將文件存在移動存儲介質(zhì)上，如移動硬盤等容易攜帶的介質(zhì)。之所以說這兩種方式比較傳統(tǒng)，是因為相對于目前的發(fā)展?fàn)顩r和用戶需求來說，它們已經(jīng)趨于落后，這主要體現(xiàn)在兩者各自的弊端上。對第一種方式來說，它的弊端就在于不易攜帶，不辯解；而相對于第二種方法來說，雖然便于攜帶，卻有著容量小、已損壞的缺點。而來那個著共同的缺陷就是無法實現(xiàn)有效的共享，數(shù)據(jù)信息間的交流度不夠。那么第三種方法就是比較便捷且擁有高共享度的方式，就是將文件存于網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上，構(gòu)建一個安全便捷的文件管理系統(tǒng)。

二、PHP技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)文件管理系統(tǒng)的特點與優(yōu)勢

（一）具有靈活性。網(wǎng)絡(luò)文件管理系統(tǒng)不僅可以在單機(jī)上供個人使用，也可以在網(wǎng)絡(luò)上供多人使用，具有靈活性，同時，文件的分類匯總工作做得很好，用戶在進(jìn)行文件管理時可以盡情享受管理系統(tǒng)所帶來的靈活與便捷。

（二）管理便捷。在文件查找方面，文件可以通過錄入關(guān)鍵詞、標(biāo)題、作者、摘 要等一些信息進(jìn)行查找，大大提高了文件查找的速度，這是基于網(wǎng)絡(luò)文件資源的豐富性，同時，查找好的文件也包含了文件的許多具體信息，為文件的使用提供了便利。

（三）安全性高。首先，文件管理系統(tǒng)的安全性體現(xiàn)在權(quán)限的認(rèn)證上，需要通過密碼和口令才能夠進(jìn)入系統(tǒng)，同時，管理員和用戶的權(quán)限也不同，這就很好的阻擋了攻擊分子對文件的攻擊和對信息的泄露。另外，網(wǎng)絡(luò)文件管理系統(tǒng)是建立在網(wǎng)頁瀏覽的基礎(chǔ)上的，這就與傳統(tǒng)電腦存儲文件不同，它避免了文件存儲于個人電腦上的一些列不可預(yù)見的危險，如電腦病毒、黑客攻擊等，這就避免了文件和信息的泄露，提高了安全性。

（四）功能齊全。網(wǎng)絡(luò)文件管理系統(tǒng)就文件管理來說是功能完善的，用戶不僅可以對文件進(jìn)行一些常規(guī)的管理如文件的查找、瀏覽、下載、共享等，同時網(wǎng)站對文件的管理也是非常到位的，不僅實現(xiàn)了文件管理的便捷，更提高了文件的安全度。這與傳統(tǒng)的文件管理形式相比起來，更加便捷與智能化，大大提高了人們的工作效率。

三、文件管理系統(tǒng)的設(shè)計追求的目標(biāo)

（一）滿足用戶需求。文件系統(tǒng)的設(shè)計必須要以滿足用戶需求為根本出發(fā)點，在操作界面方面，一定要保證簡單明了，易操作，實現(xiàn)用戶操作的便捷性。

（二）保證系統(tǒng)安全。系統(tǒng)的安全對于文件信息和用戶跟人來說，都是及其重要的，這也是文件管理系統(tǒng)設(shè)計的基本要求。在安全性反方面，系統(tǒng)設(shè)計時要保證登錄界面的安全性。在用戶登錄時，要設(shè)置密碼進(jìn)行驗證，并且在系統(tǒng)加密方面，也要采用最先進(jìn)的加密技術(shù)增強(qiáng)系統(tǒng)的保密性。

四、文件管理系統(tǒng)的設(shè)計

（一）系統(tǒng)設(shè)計的基本要素。系統(tǒng)的 WEB 服務(wù)器為 Apache，開發(fā)語言是 PHP，所謂PHP是一種運行在服務(wù)器端的嵌于HTML的腳本語言，具有安全性高、運行穩(wěn)定等優(yōu)點。系統(tǒng)的管理模塊主要包括用戶認(rèn)證、用戶的記錄包括信息記錄與操作記錄、用戶權(quán)限判斷和系統(tǒng)安全管理等。這在我們下面的文章中將會介紹到。系統(tǒng)的存儲空間包括個人與公共兩個存儲空間，個人用戶空間是具有私密性的，存儲著用戶的私人信息并保證著這些文件的安全性，當(dāng)然，注冊用戶可以對個人的文件進(jìn)行管理；而公共空間則是向用戶開放的，用戶可以對公共文件信息進(jìn)行瀏覽，并下載使用，為用戶提供大量的文件與信息。

（二）系統(tǒng)主要功能模塊

1.用戶登錄界面。用戶登錄是進(jìn)入系統(tǒng)的第一步，也是系統(tǒng)設(shè)計的第一步，用戶登錄界面主要包括用戶名和用戶登錄密碼的信息。

2.權(quán)限設(shè)置與認(rèn)證。在用戶登錄后，服務(wù)器需要對用戶進(jìn)行權(quán)限的驗證，這里是針對普通用戶和管理員的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置的，普通用戶對個人存儲文件具有查閱、刪除、移動、分享等權(quán)利，并且能夠瀏覽和下載公共文件，但不能對公共文件進(jìn)行移動、刪除、編輯，這是只有管理員才能進(jìn)行的操作。用戶權(quán)限的認(rèn)證對于整個文件管理系統(tǒng)的安全也有著重要的意義，是文件管理的一道安全屏障。

3.用戶注冊。用戶注冊也是一個重要的功能模塊，注冊后的用戶能夠在普通用戶的操作權(quán)限基礎(chǔ)上對個人文件進(jìn)行編輯、移動、刪除等操作。

4.文件管理功能模塊。系統(tǒng)的核心模塊就是文件管理，主要功能包括文件資源的搜索、文件資源瀏覽功能、文件的上傳與下載、文件分類管理等。文件資源信息都在網(wǎng)頁中顯示，而且文件自身信息完整，用戶在對文件資源進(jìn)行搜索時可以通過文件標(biāo)題、關(guān)鍵詞詞、上傳時間、作者等多方信息快速搜索到文件，方便快捷，并且網(wǎng)上文件資源本身信息量巨大，且分類齊全，對于用戶來說是強(qiáng)大的信息資源庫。文件的上傳是基于PHP技術(shù)的，是文件的上傳更加快捷智能，文件下載顧名思義就是為用戶提供文件資源下載的功能，在這個過程中，文件的路徑、服務(wù)器信息等都是被隱藏和保密的，具有極高的安全性。而文件的分類管理則包括對公共文件好個人文件的分類管理。另外，文件管理也包括文件刪除、編輯的功能，這是針對用戶對于私人文件的管理來說。

五、結(jié)語

文件管理系統(tǒng)范文第2篇

關(guān)鍵詞 ：電子文件管理系統(tǒng)；通用功能要求；IS0 16175；比較

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

蔣術(shù)

一，引言

“與紙質(zhì)文件相比，電子文件管理最大的特點就是化載體控制為系統(tǒng)控制。也就是說系統(tǒng)將取代載體成為電子文件管理方法體系的核心”…。電子文件從生成到銷毀或永久保存，一般流經(jīng)三個信息系統(tǒng)，分別是形威電子文件、支持單位工作開展的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，我們稱之為電子文件形成系統(tǒng)( Electronic DocumentsManagement System，以下簡稱EDMS)；從EDMS中識別、捕獲電子文件，維護(hù)電子文件與業(yè)務(wù)、電子文件與電子文件間的各種聯(lián)系，提供利用和對電子文件進(jìn)行處置的電子文件管理系統(tǒng)( Electronic RecordsManagement System．以下簡稱ERMS)；負(fù)責(zé)維護(hù)電子文件和長期保存利用的數(shù)字檔案館系統(tǒng)（又稱可信數(shù)字倉庫，Trusted Digital Repository，以下簡稱TDR)。這三個系統(tǒng)之間的關(guān)系如“圖1”所示。本文所比較的兩個標(biāo)準(zhǔn)主要針對的就是ERMS的功能要求，它們都是指導(dǎo)開發(fā)合規(guī)的ERMS的最新綱領(lǐng)性規(guī)范。在現(xiàn)代辦公環(huán)境下，對電子文件的有效管理主要靠ERMS，維護(hù)電子文件的真實性、可靠性、完整性、長期保管和利用電子文件也是依靠ERMS?？梢哉f開發(fā)的ERMS是否合規(guī)、功能是否完善決定了電子文件管理的成敗。世界各國都很重視ERMS的開發(fā)，紛紛制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，明確ERMS功能需求，規(guī)范其開發(fā)過程，比如：歐盟的《電子文件管理范例要求》( Model Requirements for the Management of Electro-nic Records 2，簡稱MoReq2)、美國國防部的《電子文件管理軟件應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計評價標(biāo)準(zhǔn)》( Design Cri-teria Standard for Electronic Records Management So-ftware Application，簡稱DoD5015.2-STD）、ISO16175等。由于文件管理工作、科技發(fā)展水平、文化傳統(tǒng)等方面不同，各國指導(dǎo)ERMS開發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范既有一定的相同之處，又有各自特色。本文擬就我國與ISO規(guī)范ERMS開發(fā)的兩個標(biāo)準(zhǔn)（《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》和IS0 16175）的異同點進(jìn)行比較研究，以期對我國ERMS開發(fā)部門、文檔管理部門了解和認(rèn)識國際標(biāo)準(zhǔn)，推動我國ERMS的合規(guī)性建設(shè)有所裨益。

二，標(biāo)準(zhǔn)簡介

2013年6月1日實施的《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（下文簡稱《要求》）是目前我國唯一一部電子文件管理系統(tǒng)功能需求標(biāo)準(zhǔn)。此前，由于我國沒有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，各部門開發(fā)出的ERMS功能很不完善（見下文調(diào)研結(jié)果），難以對各部門生成的電子文件進(jìn)行有效管理。該國標(biāo)的出臺，旨在規(guī)范我國ERMS開發(fā)，提高我國電子文件管理水平，保證電子文件的真實、可靠、完整。國標(biāo)分為六個部分：范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語和定義、總則、基本功能要求和可選功能要求。IS0 16175共三個單元，均是國際標(biāo)準(zhǔn)化組織采標(biāo)自2008年7月第十六屆國際檔案大會頒布的《電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求》( Principles and Functional Requirement for Recordsin Electronic Office Environments，下文簡稱ICA-Req)?！?010年12月，ICA-Req第一、第三單元被國際標(biāo)準(zhǔn)化組織采用。201 1年4月，ICA-Req第二單元被國際標(biāo)準(zhǔn)化組織采標(biāo)為國際標(biāo)準(zhǔn)IS0 16175的第二部分。至此，ICA-Req的三個單元悉數(shù)成為國際標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻(xiàn)一一電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求》(IS0 16175)的三個部分。第一單元是概述與原則綜述，第二單元是ERMS指南與功能要求，第三單元是EDMS指南與功能要求?！北疚闹饕容^《要求》和IS0 16175:2-2011即與ERMS功能需求相關(guān)的部分。這兩部標(biāo)準(zhǔn)都是集大成之作，在各自領(lǐng)域都很有影響力，具有很強(qiáng)的時代特性，通過對比了解其異同，對我國ERMS開發(fā)部門了解國際前沿大有裨益。

三．基本信息

通過“表1”我們發(fā)現(xiàn)：《要求》和IS0 16175：2—2011適用范圍基本一致，即適用于機(jī)構(gòu)ERMS的設(shè)計、審核和實施；它們都詳細(xì)的對相關(guān)術(shù)語進(jìn)行了界定，以便標(biāo)準(zhǔn)能更好地被使用者理解；它們都引用了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，都是集大威之作；從書寫形式上看，《要求》和IS0 16175:2-2011都是先寫功能要求概述，后文均以表格的形式對概述內(nèi)容展開分塊進(jìn)行條分縷析的羅列，不同的是，對羅列的每一項ERMS功能要求條款，《要求》給出了“必選”（必須采用）和“可選”（可根據(jù)用戶需要選用或不選用）兩種，而IS0 16175:2-2011給出了三種，分別是“Must”（必須的、絕對的要求，必須選用）、“Should”（不使用這條規(guī)則的理由有說服力時可不予考慮）和“May”（真正的可選項，可以忽略或采納），更加的細(xì)致；《要求》與IS0 16175:2-2011的不同點還體現(xiàn)在ISO16175的起草者有具體實踐部門如軟件經(jīng)銷商的參與，而《要求》則是政府機(jī)構(gòu)和高校合作的產(chǎn)物；《要求》可以看做是一個整體，主要論述ERMS的通用功能要求，而IS0 16175三個單元即相互獨立又相互聯(lián)系，要了解ERMS的功能要求僅僅看IS016175:2-2011是不夠的，還必須參考IS0 16175:1-2010概述與原則綜述，它是IS0 16175綱領(lǐng)性部分；由于是國際標(biāo)準(zhǔn)，IS0 16175參考的文獻(xiàn)涉及到全球具有影Ⅱ向力的項目如InterpARES和各國國家標(biāo)準(zhǔn)，而《要求》主要引用自身體系內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，這可能是由各自的服務(wù)對象不同所決定的。

四，標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)內(nèi)容

“圖2”和“圖3”分別給出了《要求》和ISO16175:2-2011對ERMS功能要求的框架圖。

《要求》的基本功能四個模塊大體對應(yīng)ISO16175:2-2011功能要求中的四個模塊（設(shè)計模塊ISO16175:2-2011未予詳述），它們之間的對應(yīng)關(guān)系見“圖4”。《要求》和IS0 16175:2-2011中都規(guī)定ERMS應(yīng)該根據(jù)機(jī)構(gòu)自身實際情況建立分類方案，并賦予其唯一的識別符，均強(qiáng)調(diào)只有授權(quán)用戶才能創(chuàng)建分類方案等。《要求》為了保證分類方案的質(zhì)量和穩(wěn)定性，還規(guī)定了維護(hù)分類方案的條款，包括對類目進(jìn)行拆分、刪除、復(fù)制、合并等。它們對元數(shù)據(jù)的捕獲均貫穿整個電子文件生命周期，在文件流轉(zhuǎn)的每一個環(huán)節(jié)，在對文件進(jìn)行操作的每一個過程，元數(shù)據(jù)都不斷地生成，像滾雪球一樣越來越多，并且都要求ERMS對元數(shù)據(jù)必須集中存儲、管理和維護(hù)。具有獨特性的是《要求》中規(guī)定了ERMS應(yīng)該支持管理員定義和維護(hù)不同的文件類型模板，這樣就極大地簡化了機(jī)構(gòu)文件管理的復(fù)雜度。如機(jī)構(gòu)只需要提供必要的信息如發(fā)文機(jī)關(guān)、文種、正文等，系統(tǒng)就可自動套用模板生成完整的文件。IS0 16175:2-2011的附錄中提供了一張《審核現(xiàn)有電子文件管理系統(tǒng)是否符合規(guī)范要求的對照檢查表樣表》，很值得《要求》學(xué)習(xí)，這張表使評價ERMS是否符合規(guī)范具有可操作性。關(guān)于安全方面，IS0 16175:2-2011主要使用訪問控制（根據(jù)基本工具，它是用來描述網(wǎng)上信息資源，加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)資源搜集、開發(fā)、組織與利用的數(shù)據(jù)集合”。文件管理元數(shù)據(jù)包括識別、認(rèn)證文件和文件背景關(guān)聯(lián)等信息，以及生成、管理、維護(hù)和使用文件的人員、流程和系統(tǒng)信息，文件管理政策等。只有具有關(guān)鍵特征的元數(shù)據(jù)文件才是真實有效的文件。元數(shù)據(jù)在文件的流轉(zhuǎn)過程中不斷增加，無處不在，有效地保障了文件的真實、可靠、可用和完整。

2在操作層面上特別強(qiáng)調(diào)通過權(quán)限控制等保證文件的真實可靠。比如只有獲得相關(guān)權(quán)限，才能定義和維護(hù)分類方案、保管期限表等。

3最大限度地保證電子文件的真實性、可靠性和完整性。系統(tǒng)盡量減少人的操作，如相關(guān)數(shù)據(jù)系統(tǒng)自動捕獲，制定文件類型模板、統(tǒng)計模板等。不得不由人進(jìn)行操作時，要用元數(shù)據(jù)記錄其操作過程。

五．開發(fā)合規(guī)性軟件的建議

中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院“電子文件管理機(jī)制研究”課題組采取實地調(diào)查和問卷調(diào)查相結(jié)合的方式，于2007年6-12月間對我國153家中央直屬機(jī)關(guān)、省級檔案機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位的電子文件狀況進(jìn)行了調(diào)查，結(jié)果顯示： “已使用電子文件管理系統(tǒng)( ERMS)的機(jī)構(gòu)占79.6%；僅有25.6%的電子文件管理系統(tǒng)能夠接收和管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部形成的所有的電子文件．74.4%的電子文件管理系統(tǒng)（或模塊）不能接收和管理數(shù)據(jù)庫、電子郵件、多媒體文件、網(wǎng)站文件等；只有2%的機(jī)構(gòu)的電子文件管理系統(tǒng)（或模塊）具有元數(shù)據(jù)捕獲和對電子文件真實性的認(rèn)證功能。不能進(jìn)行元數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理的系統(tǒng)，我們認(rèn)為是不合格的系統(tǒng)；37家單位的系統(tǒng)聲稱具有歸檔功能，卻沒有一家有規(guī)范的功能需求；11家單位的系統(tǒng)聲稱具有鑒定功能，卻沒有一家有電子文件保管期限表；22家單位的系統(tǒng)聲稱具有元數(shù)據(jù)捕獲的功能，卻沒有一家執(zhí)行元數(shù)據(jù)規(guī)范；34家單位的系統(tǒng)具有長期保管功能，卻有21%已經(jīng)出現(xiàn)了電子文件無法讀取的情況；17家單位的系統(tǒng)具有遷移功能，卻有仍有24%已經(jīng)出現(xiàn)了電子文件無法讀取的情況”。

從上述的調(diào)查數(shù)據(jù)中，我們不難發(fā)現(xiàn)，所調(diào)查的153家機(jī)構(gòu)的電子文件管理系統(tǒng)功能很不完善，開發(fā)很不規(guī)范，難以保證電子文件的真實、可靠、完整和長期保存。因此，按照最新《要求》開發(fā)合規(guī)的ERMS刻不容緩！

1 基于前沿，遵從規(guī)范

“將現(xiàn)實中保障電子文件質(zhì)量的管理元素（管理方法、相關(guān)制度、功能需求）技術(shù)化于ERMS功能中，通過該系統(tǒng)的運行達(dá)到理想的電子文件管理，已成為全球IT界和文件管理領(lǐng)域的共識”。上述的調(diào)查是在《要求》實施之前，當(dāng)時的ERMS開發(fā)尚無統(tǒng)一指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量參差不齊在所難免。但是，作者近期通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)研，試用我國科技公司開發(fā)的ERMS發(fā)現(xiàn)，它們?nèi)匀粵]有參照最新標(biāo)準(zhǔn)開發(fā)系統(tǒng)，沒有元數(shù)據(jù)捕獲功能，如“華天動力協(xié)同OA辦公系統(tǒng)”等。筆者認(rèn)為，ERMS的開發(fā)必須遵照最新標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)然，由于我國標(biāo)準(zhǔn)制定的滯后性，開發(fā)部門可以參考相關(guān)國際標(biāo)準(zhǔn)。從前文的比較中我們可以發(fā)現(xiàn)，IS0 16175:2-2011中對ERMS的功能需求大體涵蓋了《要求》的基本功能模塊。當(dāng)然，在沒有國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)而引進(jìn)國際標(biāo)準(zhǔn)時，一定要根據(jù)引進(jìn)單位具體情況進(jìn)行“改造”。

2基于業(yè)務(wù)，實用適用

“ERMS未來的發(fā)展方向必須緊密聯(lián)系政務(wù)業(yè)務(wù)和過程，支持基于證據(jù)的善治和協(xié)同服務(wù)”。因此，以部門的具體業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)，打造實用、適用的系統(tǒng)，合適的才是最好的。比如，檔案鑒定工作完全可以依靠ERMS提前到文件形成階段，由文件起草者根據(jù)系統(tǒng)提供的檔案保管期限表進(jìn)行鑒定，因為檔案的鑒定理應(yīng)由最熟悉文件的人決定。對文件的著錄信息，應(yīng)該存儲到數(shù)據(jù)庫中，當(dāng)文件到達(dá)歸檔階段時，大量著錄信息已經(jīng)具備，這樣就極大地減輕了檔案部門的壓力，也就是要做好ERMS與TDR的銜接工作。

3基于元數(shù)據(jù)，確保真實可靠

電子文件管理最大的挑戰(zhàn)在于如何確保文件的真實可靠與長期保管，而元數(shù)據(jù)為保證電子文件的真實可靠提供了證據(jù)。 “ERMS的開發(fā)全程應(yīng)該以元數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，實施抓取、保管、維護(hù)元數(shù)據(jù)，盡量避免人為的元數(shù)據(jù)操作。對于不得不進(jìn)行人為錄入的描述性元數(shù)據(jù)應(yīng)該做好權(quán)限的控制和監(jiān)督審核工作，使元數(shù)據(jù)需求越來越趨于細(xì)化和規(guī)范”。元數(shù)據(jù)是ERMS開發(fā)的主線，貫穿系統(tǒng)開發(fā)的每個環(huán)節(jié)，做好元數(shù)據(jù)管理工作可以說是開發(fā)合規(guī)ERMS的關(guān)鍵所在。

4基于前端，全程管理

業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子文件管理管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館系統(tǒng)是緊密聯(lián)系在一起的，絕不能孤立地對待。因此，要把握全程，統(tǒng)籌兼顧，做好各系統(tǒng)之間的銜接工作、數(shù)據(jù)共享工作等。ERMS管理的是業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的文件，假如沒有合規(guī)操作，比如起草的公文不符合最新的《黨政機(jī)關(guān)公文格式》( GBIT 9704-2012)，那么這份文件的真實性、有效性則無從談起，后續(xù)的分類、歸檔、處置等工作將變得毫無意義。因此，ERMS的開發(fā)一定是基于前端的（指文件的形威階段），必須做好前端控制，它是后續(xù)工作的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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文件管理系統(tǒng)范文第3篇

信息時代的到來不僅逐漸改變著人們的生活方式和生活觀念，也改變著人們的工作習(xí)慣和工作方式。與花費整個組織約6%～15%的收入的紙質(zhì)文檔相比，電子檔案的應(yīng)用能夠在很大程度上提高文件檔案歸整的科學(xué)性。盡管使用電子文件檔案管理系統(tǒng)對檔案進(jìn)行處理已然成為新時代辦公的必然趨勢，但是隨著電子文件檔案管理系統(tǒng)的普遍應(yīng)用，電子文件檔案管理中存在的各種問題也隨之而來。

一. 電子文件檔案的概念及特點

根據(jù)2002年國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，可以得知電子文件是指“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”[1]。通過此定義可以看出，電子文件與其他形態(tài)的文件檔案相較而言具有其自身的特殊性。

電子文件檔案信息與載體的可分割性。電子文件檔案的儲存位置可以隨著互聯(lián)網(wǎng)等發(fā)生變化，但是本身的內(nèi)容不會隨著復(fù)制和粘貼而發(fā)生變化，這種特性可以使得一份信息在不同的地方備份，而不會占用太多的空間和時間，同時還能保證信息的原始性和永恒性。

電子文件檔案信息的非人工識別性。電子文件檔案是以阿斯科碼的形式存儲于計算機(jī)或者硬盤中，是數(shù)字化的信息，只有通過計算機(jī)的智能解碼才能夠被轉(zhuǎn)換成人類可以識別的文字，而電子文件檔案信息不管在計算機(jī)內(nèi)部還是其他載體之間進(jìn)行傳遞，都是以阿斯科碼的形式進(jìn)行。

電子文件檔案信息依賴于設(shè)備及環(huán)境。電子文件檔案信息的存儲、閱讀、傳遞等都需要借助于一定的設(shè)備才能實現(xiàn)，沒有這些計算機(jī)系統(tǒng)的存在，電子文件檔案信息只能是不能被解讀的且沒有利用價值的文件。同時，由于電子文件檔案信息的存儲嚴(yán)重依賴與計算機(jī)系統(tǒng)，所以計算機(jī)系統(tǒng)所處的環(huán)境，包括濕度、溫度等都將對電子文件檔案信息的完整性、可讀性造成影響。

電子文件檔案信息的可共享性和相對不安全性。因為電子文件檔案信息需要借助于計算機(jī)系統(tǒng)，所以互聯(lián)網(wǎng)的存在使得電子文件檔案信息可以實現(xiàn)世界范圍內(nèi)的共享和利用，且共享文件的使用不受時間和空間的限制。另外，依賴于計算機(jī)系統(tǒng)的電子文件檔案信息也會受到計算機(jī)系統(tǒng)漏洞的影響，所儲存的信息有可能會被駭客竊取，這也使得電子文件檔案信息具有相對不安全性。

二. 我國目前電子檔案文件管理系統(tǒng)存在的問題

隨著電子文件檔案管理系統(tǒng)在企事業(yè)單位的普遍應(yīng)用以及各機(jī)構(gòu)對文件檔案信息化管理認(rèn)識的不斷加深，電子文件檔案信息管理工作愈來愈受到人們的關(guān)注。雖然電子文件檔案管理系統(tǒng)隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而得到了一定的發(fā)展，但是在實際生活工作的應(yīng)用中，依然存在許多問題。

電子文件檔案信息的原始性難以保證。電子文件檔案不同于紙質(zhì)的文件檔案，它是依托于計算機(jī)技術(shù)和辦公自動化的一種數(shù)字化信息，紙質(zhì)版文件的復(fù)制稿與原稿，正本與副本之間存在一定的差異，具有可區(qū)別性。但是電子文件檔案的可共享性使得，電子文件檔案信息的管理者難以區(qū)別信息的原始性，每個電子文件檔案的享有者都可以根據(jù)自身的需求和存儲的習(xí)慣，依靠自動化的辦公實現(xiàn)對信息的整合、分類以及修改，因此，電子文檔的管理者很難追溯文件的原始性。

電子文件檔案的安全易受威脅。該文原載于中國社會科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導(dǎo)報》雜志http：//總第547期2014年第15期-----轉(zhuǎn)載須注名來源電子文件檔案信息的安全性受到多方面的影響，主要包含：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中病毒等的存在會造成文檔信息被竊取或丟失；電子文件檔案數(shù)據(jù)更改的不可逆性；電子文件檔案信息的載體容易受到環(huán)境等影響，載體理化性質(zhì)的改變會造成數(shù)據(jù)的丟失等；第四，電子文件檔案中包含的某些重要信息，會誘使利益相關(guān)者的破壞或篡改，優(yōu)勢甚至吸引網(wǎng)絡(luò)駭客的關(guān)注。

電子文件檔案的管理缺乏高素質(zhì)的管理人員。電子文件檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，不僅需要檔案管理硬件上的配備，也需要高素質(zhì)的電子文檔管理人員的存在。而目前，許多機(jī)構(gòu)中電子文檔的管理者的工作能力有待提高，管理理念有待更新。雖然，組織或機(jī)構(gòu)中引進(jìn)了先進(jìn)的管理設(shè)備，但是沒有高技術(shù)人才的操作和監(jiān)管，仍然不能很好的發(fā)揮電子文件檔案管理系統(tǒng)的最大效用。

三. 電子文件檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢

電子文件檔案存儲量大， 形式豐富。電子檔案載體的體積雖然小，但是存儲量卻異常大。一個2G的閃存盤大致可以儲存40960張A4紙資料上的全部文字信息，相比之下，電子文件檔案的儲存節(jié)省了相當(dāng)大的空間。另外，依托于計算機(jī)的電子文件檔案不僅僅可以保存文字信息，也能實現(xiàn)對聲音、圖像、影像的存儲和處理。

電子文件檔案便于歸檔和查閱。電子文件檔案可以在任意的時間進(jìn)行規(guī)整，并且根據(jù)文件內(nèi)容、文件保密度、文件儲存時間進(jìn)行特別的歸檔，以供不同的人員和不同的部門進(jìn)行檢索和查閱。同時，電子文檔管理者可以對電子文檔添加主題詞、著錄、檔案分類號等信息，以供使用者方便快捷的查閱所需信息。另外，隨時對電子文檔進(jìn)行規(guī)整，可以避免文件的缺漏。

有利于信息整合和開發(fā)利用。與紙質(zhì)文件檔案相比， 電子文件檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)更為快捷的傳遞，建立科學(xué)的電子文件檔案管理系統(tǒng)，有利于實現(xiàn)信息資源的流通和信息價值的共享，能使檔案信息潛在的價值得到充分發(fā)揮，并為將來檔案管理工作全面深入的信息化打下基礎(chǔ)。

四. 意見及建議

加快電子文檔工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。電子文件檔案的管理部門要轉(zhuǎn)變思維，從紙質(zhì)檔案工作的思路中走出來，加大對檔案管理工作的投入和重視，優(yōu)化配置現(xiàn)代化的電子文件檔案管理系統(tǒng)，配備優(yōu)良的硬軟件工作環(huán)境，最大程度上確保電子文檔現(xiàn)代化的可實施性

確保電子文件檔案可長期使用。由于網(wǎng)絡(luò)安全性等問題的存在，在電子文檔的管理中應(yīng)該定期對電子文檔進(jìn)行復(fù)制和保存，并定期更新網(wǎng)絡(luò)安全固件。也可以對文件既采用電子文檔進(jìn)行歸整的同時也進(jìn)行紙質(zhì)版歸檔，以保證數(shù)據(jù)的有效性并實現(xiàn)數(shù)據(jù)來源的可追溯性。另外，而對那些參考價值重大，信息價值較高的文件可以仍舊采用紙質(zhì)版進(jìn)行保存。

文件管理系統(tǒng)范文第4篇

[關(guān)鍵詞]電子辦公系統(tǒng)　電子文檔管理系統(tǒng)　電子文件管理系統(tǒng)　信息生命周期管理　業(yè)務(wù)信息集成管理系統(tǒng)

[分類號]C931

2009年，課題組對珠江三角洲地區(qū)、湖南株洲以及天津開發(fā)區(qū)的250余個政府信息中心進(jìn)行了問卷調(diào)查，并對南方電網(wǎng)下屬的多個公司進(jìn)行了實地調(diào)研與訪談，發(fā)現(xiàn)不少省市級政府部門、央企的電子辦公系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)已經(jīng)基本完成，正在探索如何將機(jī)構(gòu)內(nèi)的電子文檔管理系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)集成起來，在遵從法規(guī)的基礎(chǔ)上協(xié)同工作。但更多的機(jī)構(gòu)和組織尚未認(rèn)識業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)集成管理的重要性，仍然沿用傳統(tǒng)的文檔、文件分離的管理模式管理電子文檔，使被保留的業(yè)務(wù)信息面臨多種風(fēng)險。

1　電子業(yè)務(wù)信息集成管理的必要性

電子業(yè)務(wù)信息集成管理是指采用IT手段將同一機(jī)構(gòu)內(nèi)的電子文檔管理系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)整合為電子文檔與文件管理系統(tǒng)，使其集電子文檔創(chuàng)建、保存、流轉(zhuǎn)、利用和歸檔于一體。這個問題的提出是基于以下幾個原因：

1.1　文檔與文件分離的管理模式不適于電子環(huán)境

長期以來，機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)信息是分由業(yè)務(wù)管理部門與檔案管理部門分別管理的。業(yè)務(wù)部門僅對文檔進(jìn)行管理，檔案部門則專門管理歸檔后的文檔(即檔案)，如圖1所示：

同一機(jī)構(gòu)內(nèi)的文檔與文件相離散的管理模式，在電子環(huán)境下是難以滿足文件歸檔要求的。文檔管理與文件管理的管理目標(biāo)的差異，造成沿用傳統(tǒng)管理思想設(shè)計的電子文檔管理系統(tǒng)(EDMS)與電子文件管理系統(tǒng)(ERMS)的離散狀況。

EDMS與ERMS盡管都要捕獲元數(shù)據(jù)，但前者是為便于文檔檢索、版本與存取控制，并不考慮捕獲文件管理元數(shù)據(jù)(如文件來源的詳細(xì)信息、文檔產(chǎn)生的技術(shù)環(huán)境描述信息、文檔管理過程的痕跡等)，其后果是無效歸檔產(chǎn)生。所謂無效歸檔，即缺乏來源與過程信息的電子文件失去歸檔價值。只有在EDMS內(nèi)置人文件管理需求，才能將電子文檔管理與電子文件管理邏輯地關(guān)聯(lián)起來，無效歸檔問題才可能解決。如圖2所示：

20世紀(jì)初，隨著辦公自動化的普及，很多國家更新或擴(kuò)充了原有的文件管理系統(tǒng)功能需求規(guī)范，使其順應(yīng)信息技術(shù)變化對文檔管理的要求。如歐盟在2008年了電子文件管理功能需求更新擴(kuò)展版(MoReq2)，在整個規(guī)范中都擴(kuò)充了文檔管理與文件管理相互關(guān)聯(lián)的功能需求，“10.3文檔管理與協(xié)同工作”對文檔管理系統(tǒng)明確地提出了文件管理需求。此外，聯(lián)合國與其他國家也都有整合文檔管理與文件管理的系統(tǒng)功能需求規(guī)范的出臺。

1.2　滿足法規(guī)遵從要求

隨著人們對數(shù)字信息認(rèn)識的加深以及電子辦公中問題的凸顯，國家與一些行業(yè)組織要求機(jī)構(gòu)在法律框架下管理電子數(shù)據(jù)，保證其真實、完整與可用，特別是一些關(guān)系民生的企業(yè)(如金融、財務(wù)、醫(yī)藥、食品等系統(tǒng)等)，其電子辦公系統(tǒng)必須具有文件管理功能，保證生成的電子文檔具備可說明其來源、管理過程、保存痕跡及生成環(huán)境的說明性數(shù)據(jù)，以便隨時接受審計與調(diào)查，保障客戶、合作伙伴和其他股東等的利益。

在電子辦公環(huán)境下，必須依靠集成和可認(rèn)證的業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)才可能滿足以上法規(guī)遵從要求，保障電子辦公系統(tǒng)中生成的重要文檔可防止變更、利于檢索、便于審計與應(yīng)對可能的訴訟，保障歸檔的文件可傳承這些數(shù)據(jù)的信息價值、管理價值與歷史價值。美國新墨西哥州EDMS／ERMS應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)項目組指出，業(yè)務(wù)信息集成管理系統(tǒng)要求EDMS與ERMS有關(guān)聯(lián)的部分必須覆蓋，相關(guān)功能必須集成，使整個機(jī)構(gòu)的工作流程、業(yè)務(wù)信息管理無縫連接與整合，全面、系統(tǒng)地控制業(yè)務(wù)信息的精確度、完整性以及可利用性；將重要的電子文檔與電子文件都存儲在處于日志管理嚴(yán)密監(jiān)控與授權(quán)存取的檔案環(huán)境中，以滿足法規(guī)遵從要求并實現(xiàn)直接成本的節(jié)約。

1.3　優(yōu)化存儲環(huán)境與信息共享

長期以來，文檔、文件與資料都由機(jī)構(gòu)的不同部門分別管理，要使用這些信息，必須到不同部門去獲取。若是按照傳統(tǒng)的離散管理方式，很多正在業(yè)務(wù)流程內(nèi)流轉(zhuǎn)的文檔，是無法在文件管理系統(tǒng)中獲取的。整合后的業(yè)務(wù)信息集成管理系統(tǒng)，可通過機(jī)構(gòu)內(nèi)的同一檢索平臺，搜索引擎就可能全方位地提供所需的當(dāng)前業(yè)務(wù)活動信息與累積的歷史文件信息，以達(dá)到集腋成裘的最佳效果。如圖3所示：

業(yè)務(wù)信息集成管理系統(tǒng)整合了存儲環(huán)境，便于使用不同的存儲管理工具，有效處理已存儲信息，使信息存儲及管理隨信息價值的變化而改變。在電子辦公環(huán)境中，管理與利用信息變得日益復(fù)雜，更多地依靠將現(xiàn)代管理理念融入IT技術(shù)，利用軟件管理替代手動管理流程。業(yè)務(wù)信息集成管理系統(tǒng)的實質(zhì)是將文檔管理、文件管理和信息提供有機(jī)結(jié)合起來，構(gòu)建一個高度智能化的人機(jī)交互系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔與文件管理的整合，提高機(jī)構(gòu)和組織的工作效率與應(yīng)對社會需求的能力。

2　機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)信息集成管理框架設(shè)計

盡管我國從文檔一體化的角度討論業(yè)務(wù)信息集成管理系統(tǒng)架構(gòu)的理論文章不多，但我國不少大型企事業(yè)機(jī)構(gòu)與政府部門已經(jīng)開始建造這類系統(tǒng)。圖4是在對這類集成系統(tǒng)調(diào)研基礎(chǔ)上，經(jīng)過歸納、總結(jié)與提煉后勾畫的業(yè)務(wù)信息集成管理系統(tǒng)框架。

可見，機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)信息集成管理系統(tǒng)主要由電子辦公系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)與電子文檔交換平臺及數(shù)據(jù)交換中心構(gòu)成。與傳統(tǒng)管理方式不同的是，以上4個部分盡管各司其責(zé)，但卻以業(yè)務(wù)流程為主線，利用信息技術(shù)與管理制度相互關(guān)聯(lián)為一整體，以保障業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的有效性、可用性和可理解性。為達(dá)到該目的，以上4個部分須具備的基本功能如下：

2.1　電子辦公系統(tǒng)

電子辦公系統(tǒng)主要是支持日常辦公與事務(wù)管理，便于機(jī)構(gòu)和組織的工作流管理與協(xié)同工作，并維護(hù)重要文檔安全與將其傳入電子文件管理系統(tǒng)。為滿足業(yè)務(wù)信息集成管理需要，原電子辦公系統(tǒng)的功能需要重構(gòu)。除保留已有的控制、捕獲、訪問和安全、處置、查找與檢索功能外，還必須補充的功能有：標(biāo)記重要文檔，文件管理元素?fù)?jù)的添加與捕獲，多版本管理，輸出與脫機(jī)保存等。

?標(biāo)記重要文檔。重要文檔是待歸檔的文檔與遵從法規(guī)必須保留一段時期的文檔。對重要文檔標(biāo)記的目的是便于電子文件管理系統(tǒng)對重要文檔的識別與捕獲以及分類保存與嚴(yán)格管理。

?文件管理元素?fù)?jù)的添加與捕獲。重要的電子文檔必須攜帶與文檔保持緊密聯(lián)系的描述性數(shù)據(jù)(即文件管理元數(shù)據(jù))，用以說明重要文檔的內(nèi)容、產(chǎn)生的背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程等，因此，系統(tǒng)必須具備保障文件管理元素?fù)?jù)捕獲的功能。

?多版本管理。對于同一文檔的多個版本，系統(tǒng)必須進(jìn)行標(biāo)記并建立它們之間的聯(lián)系，支持文檔草稿

的使用，并維護(hù)各版本的電子文檔的完整性。

?輸出。電子辦公系統(tǒng)的輸出功能，應(yīng)不僅能使電子文檔與其相關(guān)的元數(shù)據(jù)一并完整輸出并保持聯(lián)系，還要求與電子文檔及其所在文件夾相關(guān)的審計跟蹤日志也能一并輸出。

?可脫機(jī)保存完整的業(yè)務(wù)信息。利用移動存儲設(shè)備可同時保存電子文檔與其關(guān)聯(lián)的元數(shù)據(jù)，并保持文檔與元數(shù)據(jù)的原有聯(lián)系。

2.2　電子文檔交換平臺

電子文檔交換平臺的主要作用是接受電子辦公系統(tǒng)的重要文檔并導(dǎo)人電子文件管理系統(tǒng)，它是電子辦公系統(tǒng)與電子文件管理系統(tǒng)的接入平臺或接口，是通過IT技術(shù)整合文件管理與文檔管理的重要橋梁。為了實現(xiàn)電子文檔管理系統(tǒng)與電子文件管理系統(tǒng)無縫連接與整合，電子文檔交換平臺必須具有以下基本功能。

?接受各類重要數(shù)據(jù)。由于電子辦公系統(tǒng)的應(yīng)用工具種類繁多，電子文檔交換平臺需具有強(qiáng)大數(shù)據(jù)接口，可在線或離線接收不同類型的重要電子文檔。

?平穩(wěn)地在電子文件管理系統(tǒng)與電子文檔管理系統(tǒng)間移動數(shù)據(jù)。所謂平穩(wěn)移動是指當(dāng)數(shù)據(jù)在文檔管理系統(tǒng)與文件管理系統(tǒng)流動時，可保持文檔與其元數(shù)據(jù)原有的關(guān)聯(lián)不變。

?數(shù)據(jù)比對。對電子辦公系統(tǒng)傳來或?qū)氲闹匾臋n的文件管理元數(shù)據(jù)是否齊全完備進(jìn)行數(shù)據(jù)比對，對不合格者不予傳人。如圖5所示：

2.3　電子文件管理系統(tǒng)

電子文件管理系統(tǒng)的主要功能是捕獲重要文檔、登記文件，并對保存其中的文件和文檔進(jìn)行有效控制、維護(hù)與處置等，保證其完整與安全。為適應(yīng)業(yè)務(wù)信息集成管理需要，電子文件管理系統(tǒng)需要增加以下功能：前端捕獲文檔，多版本文檔的管理，標(biāo)識文檔與文件，安全控制，分層存儲、統(tǒng)一管理功能。

?前端捕獲是指電子文件管理系統(tǒng)在電子辦公系統(tǒng)捕獲文檔，并在捕獲后視情況給予其唯一標(biāo)識符并宣布其成為文件的行為。

?多版本文檔的管理是指電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)具有對電子文檔多個版本的辨別與管理能力，可將同一內(nèi)容的多個版本捕獲并指定其中某一文檔作為文件歸檔，將不同版本的所有文檔分散存儲并保持關(guān)聯(lián)，版本編號清晰可見以供檢索或搜索。

?系統(tǒng)應(yīng)對捕獲的重要文檔進(jìn)行分類與標(biāo)識，以便文件與保留文檔清晰可辨。

?安全控制功能要求系統(tǒng)通過權(quán)限控制與日志管理等功能，保護(hù)歸檔文件與保留文檔的真實與完整。

?系統(tǒng)能夠在統(tǒng)一存儲空間內(nèi)，將電子文件與重要電子文檔分層存儲、統(tǒng)一管理。

2.4　數(shù)據(jù)交換中心

數(shù)據(jù)交換中心應(yīng)是機(jī)構(gòu)對內(nèi)提供利用的公共平臺，也是向?qū)I(yè)檔案館或公共檔案館提供移交的橋梁，其主要功能有數(shù)據(jù)移交、存儲與檢索等。在該公共平臺上，應(yīng)具有與電子文件管理系統(tǒng)內(nèi)設(shè)資源庫相分離的數(shù)據(jù)資源檢索庫，為機(jī)構(gòu)內(nèi)職工提供電子文檔與電子文件的綜合查詢。

3　機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)信息集成管理系統(tǒng)實例

在我國，政府與一些大型的企事業(yè)單位已經(jīng)建立了本系統(tǒng)或本單位的業(yè)務(wù)信息集成管理系統(tǒng)，圖6是這些集成系統(tǒng)文檔形成、捕獲與管理的示意圖：

可見，電子文檔的生成、流轉(zhuǎn)過程基本一致，只是電子文檔歸檔捕獲方式不一致。以下通過實例說明集成后的新增功能。

3.1　電子文檔的元數(shù)據(jù)捕獲

為防止無效歸檔發(fā)生，電子辦公系統(tǒng)均具有文件管理元數(shù)據(jù)捕獲功能，圖7是元數(shù)據(jù)捕獲的解決方案的實例：

為保證電子文檔管理系統(tǒng)對文件管理元數(shù)據(jù)捕獲并建立與其文檔的關(guān)聯(lián)，該系統(tǒng)采用了兩種措施：①文檔的元數(shù)據(jù)信息表單前置；②系統(tǒng)嵌入必須捕獲的元數(shù)據(jù)，以便選擇性捕獲。

圖7顯示了兩份元數(shù)據(jù)信息表單。接到文檔保存命令后，系統(tǒng)首先提出該文檔的元數(shù)據(jù)信息表單并要求文檔形成責(zé)任人填寫，只有填寫完畢才可添加擬保存的電子文檔(見該圖左下部)進(jìn)行保存。一旦點擊保存，電子文檔與元數(shù)據(jù)表單就捆綁一體存入系統(tǒng)，持久保存元數(shù)據(jù)與文檔的關(guān)系。

圖7還顯示，為了方便與準(zhǔn)確捕獲元數(shù)據(jù)，系統(tǒng)事先嵌入了必須捕獲的元數(shù)據(jù)并以下拉框方式提供捕獲選擇。這要求電子辦公系統(tǒng)支持常見電子文檔元數(shù)據(jù)模板的定義，并可為不同類型的文檔模板(如表格、報告、信函等)設(shè)定不同的文件管理元素?fù)?jù)集。

接口平臺上的數(shù)據(jù)比對功能為元數(shù)據(jù)錄入質(zhì)量把關(guān)，可降低歸檔前文檔元數(shù)據(jù)捕獲不全的風(fēng)險，如圖8所示：

圖8左圖是必要元數(shù)據(jù)填寫不全退回文件形成者(見左圖上方的不可歸檔字樣)，右圖是經(jīng)過數(shù)據(jù)比對后被電子文件管理系統(tǒng)接收的文檔元數(shù)據(jù)表單。

可見，IT管理在整個元數(shù)據(jù)的產(chǎn)生與捕獲過程中起到強(qiáng)制、協(xié)調(diào)、監(jiān)督與審查作用，不僅提高了工作效率，也減少了不同部門間的責(zé)任推諉帶來的摩擦。

3.2　電子文檔的歸檔捕獲

由圖6可見，集成管理系統(tǒng)可提供兩種不同的捕獲方案，分別適于不同類別的電子文檔的在線歸檔捕獲。圖6的歸檔接口可提供行政公文的實時歸檔捕獲，而預(yù)歸檔平臺是為捕獲形成周期長的文檔準(zhǔn)備的。

實時在線歸檔捕獲較為簡單。滿足歸檔要求的電子文檔通過系統(tǒng)接口傳人或?qū)穗娮游募芾硐到y(tǒng)后，系統(tǒng)會在導(dǎo)人工作完成后傳出歸檔日志以顯示導(dǎo)入是否成功(見圖9左)；系統(tǒng)也可自動生成某段時期內(nèi)歸檔移交成功的統(tǒng)計表(見圖9右)，以便定期比對移交紙質(zhì)紅頭文件。

對于需要積累一段時期方可在線導(dǎo)入電子文件管理系統(tǒng)的重要文檔，必須建立預(yù)歸檔平臺，指定個人文檔積累空問。預(yù)歸檔平臺可以設(shè)置在電子辦公系統(tǒng)內(nèi)，也可設(shè)置在電子文件管理系統(tǒng)。無論位于業(yè)務(wù)信息集成管理系統(tǒng)的那個部位，其管理過程都是一樣的。預(yù)歸檔平臺的文檔積累也必須配置相關(guān)的元數(shù)據(jù)，并與電子文檔保持緊密聯(lián)系。

圖10是在預(yù)歸檔平臺上積累電子文檔的實例。當(dāng)用戶點擊目錄樹的節(jié)點時，系統(tǒng)首先呈給用戶的就是該文檔的描述信息(元數(shù)據(jù))，填寫完畢點擊“添加”，被積累的文檔添加到系統(tǒng)的同時，該文檔的描述信息也與文檔聯(lián)系在一起。待文檔積累齊全完整，滿足歸檔條件后，選擇待歸檔的文檔條目并點擊“歸檔”，被積累的電子文檔便傳人電子文件管理系統(tǒng)。

4　結(jié)論與討論

業(yè)務(wù)信息集成管理系統(tǒng)不僅能整合電子文檔管理與電子文件管理，還可以數(shù)字檔案館為資源提供平臺，將與業(yè)務(wù)相關(guān)的當(dāng)前信息資源(在線文檔)、歷史信息(歸檔后的文件)與資訊集成為一體形成機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)知識庫，通過搜索引擎提供網(wǎng)頁快照和詳簡可選的業(yè)務(wù)信息服務(wù)。因此，業(yè)務(wù)信息集成管理系統(tǒng)將是機(jī)構(gòu)內(nèi)電子資源管理的發(fā)展趨勢。

文件管理系統(tǒng)范文第5篇

一、設(shè)置操作員

1、出現(xiàn)的問題及原因

許多初學(xué)者注冊進(jìn)入系統(tǒng)管理模塊后，直接就建立新賬套。在按照建賬向?qū)崾荆M(jìn)入到第三步時，系統(tǒng)提示確定賬套主管。而建賬向?qū)е兄荒茉谫~套主管下拉菜單中選擇，不能輸入，由于還沒有設(shè)置操作員，因此就沒有可選擇的操作員而無法繼續(xù)操作下去。

2、解決方法

建立新賬套之前，應(yīng)先進(jìn)行操作員的設(shè)置，以便建立會計核算賬套后指定會計主管，及為操作員進(jìn)行權(quán)限分配。正確的操作步驟應(yīng)是：啟動系統(tǒng)管理模塊并進(jìn)行注冊設(shè)置操作員建立新賬套。

二、給操作員賦權(quán)

1、出現(xiàn)的問題及原因

按照會計制度規(guī)定，憑證的填制與審核不能是同一個人，因此，在進(jìn)行審核之前，需先更換操作員。有的初學(xué)者在填制完憑證后，要進(jìn)行審核憑證操作時，發(fā)現(xiàn)沒有其他的操作員可以更換，即在【文件】菜單中的【重新注冊】功能中，可供選擇的用戶名只有制單人一個。出現(xiàn)這種情況的原因是，在給操作員賦權(quán)時，沒有選中自己的賬套。因為在一個單位的財務(wù)部門，可能需要對下屬多個獨立核算的單位設(shè)賬，每一個單位需建立一個賬套，這樣可能導(dǎo)致同一臺計算機(jī)中存在多個賬套。而初學(xué)者在進(jìn)行操作員賦權(quán)時，往往直接選中界面左側(cè)的操作員行，沒有注意界面右側(cè)上面的賬套號和賬套名稱。

2、解決方法

回到系統(tǒng)管理的【權(quán)限】菜單，選擇正確的賬套號、賬套名稱和正確的操作員，再對其賦權(quán)即可。

三、會計數(shù)據(jù)備份

1、出現(xiàn)的問題及原因

由于計算機(jī)在運行時經(jīng)常會受到來自各方面因素的干擾，有時會造成會計數(shù)據(jù)被破壞。因此，為了保證會計數(shù)據(jù)的安全，必須經(jīng)常對會計數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。有的初學(xué)者可能已通過賬套輸出功能進(jìn)行了賬套備份，但打開目標(biāo)文件夾卻發(fā)現(xiàn)是空的。造成這種情況的原因是，在備份時，只是選中了目標(biāo)文件夾沒有將文件夾雙擊打開，備份數(shù)據(jù)并沒有裝入目標(biāo)文件夾內(nèi)，而是存放在上一級文件夾中。

2、解決方法

方法一：在原備份目標(biāo)文件夾的上級目錄下尋找，可以找到丟失的備份文件，然后將其復(fù)制到目標(biāo)文件夾中；

方法二：可以重新備份一次。只是在賬套備份時要注意：要選定并雙擊打開目標(biāo)文件夾，再點擊“確定”。

四、關(guān)閉系統(tǒng)管理

1、出現(xiàn)的問題及原因

在設(shè)置操作員、建立新賬套、給操作員賦權(quán)等操作完成后，就可以退出系統(tǒng)管理，進(jìn)入系統(tǒng)控制臺錄入單位的基礎(chǔ)信息了。但在這個時候，有的初學(xué)者發(fā)現(xiàn)無法關(guān)閉系統(tǒng)管理模塊窗口?；蛘撸械某鯇W(xué)者由于其他原因進(jìn)入系統(tǒng)管理模塊，想關(guān)閉時也無法退出。在這種情況下，操作員肯定是除admin以外的其他操作員。因為只有系統(tǒng)管理員admin才能執(zhí)行退出系統(tǒng)管理的功能。

2、解決方法

點擊【系統(tǒng)】菜單下的【注銷】功能，把操作員換成系統(tǒng)管理員admin即可關(guān)閉【系統(tǒng)管理】系統(tǒng)。

五、修改賬套信息

1、出現(xiàn)的問題及原因

有的初學(xué)者在建立完新賬套后，發(fā)現(xiàn)單位信息錄入錯誤，或沒有對供應(yīng)商進(jìn)行分類，或科目編碼級次確定的不合理等等問題，想對建賬信息進(jìn)行修改，否則沒有辦法進(jìn)行下面的操作?？墒?，又不知道怎么修改，一籌莫展。

2、解決方法

這時，可以賬套主管的身份進(jìn)入【系統(tǒng)管理】系統(tǒng)，在【賬套】菜單下選擇【修改】功能，進(jìn)行相應(yīng)的增添、修改、刪除即可。

六、系統(tǒng)鎖定

1、出現(xiàn)的問題及原因

在操作過程中，有時系統(tǒng)會提示“＊＊人＊＊操作被系統(tǒng)鎖定”，可能是誤操作導(dǎo)致出現(xiàn)這種狀況。

2、解決方法

進(jìn)入【系統(tǒng)管理】模塊，以系統(tǒng)管理員admin的身份注冊，選擇【視圖】菜單下面的【清除所有鎖定】命令，在打開的界面中選中相應(yīng)鎖定，單擊“確定”就可以解除鎖定了。

七、賬套路徑的調(diào)整

1、出現(xiàn)的問題及原因

用友ERP－U8系統(tǒng)默認(rèn)賬套路徑在c：＼windows＼system＼ufsystem下，大部分操作者建立賬套時使用的是系統(tǒng)默認(rèn)路徑，既影響了系統(tǒng)的運行效率，又增加了維護(hù)的難度。