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電子文件管理論文范文第1篇

實(shí)體安全為主信息安全為輔的后端保護(hù)思想主要是指在電子文件產(chǎn)生初期，照搬傳統(tǒng)檔案保護(hù)理論和實(shí)踐的模式應(yīng)對(duì)電子文件安全的思想，其出發(fā)點(diǎn)是圍繞實(shí)體安全需要指導(dǎo)和實(shí)施電子文件安全管理。

1.1后端保護(hù)思想產(chǎn)生的根源

20世紀(jì)80-90年代是我國電子文件應(yīng)用的初期，主要應(yīng)用于辦公自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)輔助檔案管理業(yè)務(wù)中，電子文件發(fā)揮的作用主要是紙質(zhì)文件的副本，所以電子文件安全還不是文檔工作的重點(diǎn)，即使開始關(guān)注電子文件安全，也是在文檔分離體制的框架內(nèi)進(jìn)行，因而對(duì)電子文件安全管理照搬傳統(tǒng)檔案保護(hù)的安全管理思想也是順理成章的。

1.2后端保護(hù)思想在實(shí)踐中的表現(xiàn)

后端保護(hù)思想的核心是以文件實(shí)體材料的安全為主要保護(hù)對(duì)象，在此思想的指導(dǎo)下，我國實(shí)行了一種權(quán)宜之計(jì)的“雙套制”管理模式，即采取一式兩樣的方式，紙質(zhì)版文件一套，電子版文件脫機(jī)備份一套。試圖通過這種“雙保險(xiǎn)”的方式既保障文件內(nèi)容的安全，又保留電子文件的特性。與此配套國家相繼出臺(tái)了《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》（GB/T13967-1992）、中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15－1995）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）（下文簡稱《規(guī)范》）等標(biāo)準(zhǔn)，從這些標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容可以清晰的反映出電子文件的安全管理是被放在傳統(tǒng)保護(hù)框架內(nèi)進(jìn)行的。如《規(guī)范》中的“7.1歸檔要求文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上?！薄?.1歸檔電子文件的整理按DA/T22規(guī)定的要求進(jìn)行，8.2歸檔電子文件以件為單位整理”等，這些規(guī)定集中體現(xiàn)了對(duì)電子文件的管理是按照《規(guī)范》中所指的DA/T22，即《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）來實(shí)施。雖然在《規(guī)范》中的第3條對(duì)電子文件的術(shù)語和定義做了規(guī)定和說明，關(guān)注到電子文件與紙質(zhì)文件的不同特性，但管理方法上并沒有實(shí)質(zhì)性的調(diào)整。

1.3后端保護(hù)思想產(chǎn)生的影響

傳統(tǒng)檔案管理思想的束縛和固有管理模式的慣性使電子文件管理初期形態(tài)存在諸多問題，給電子文件全面的安全管理埋下很多隱患，主要表現(xiàn)在：在管理理念上，夸大了電子文件的不安全性對(duì)電子檔案代替紙質(zhì)檔案持懷疑甚至是否定態(tài)度，阻礙了對(duì)電子文件安全性問題的積極探索；在管理實(shí)踐上，“‘雙套制’的存在為電子文件（檔案）取得信任設(shè)了一道難過的坎。”也給檔案管理帶來不少新的問題和挑戰(zhàn)。諸如電子文件的流失、制作及保管成本的大幅度增加、電子文件方便利用優(yōu)勢(shì)的喪失等等。2008年的一個(gè)調(diào)查顯示“在機(jī)構(gòu)大量生成和使用電子文件的前提下，有73.5%機(jī)構(gòu)認(rèn)為電子文件不可以代替文件獨(dú)立行使文件的職能”，這種情況至今沒有太大改觀。由于實(shí)體安全為主信息安全為輔的后端保護(hù)思想，不是從電子文件本身特性出發(fā)量身定制，因而它也不可能從根本上解決電子文件安全管理問題。所以，突破傳統(tǒng)觀念藩籬，建立符合電子文件安全管理的指導(dǎo)思想成為繼續(xù)探索的方向。

2前端控制與全程保護(hù)的風(fēng)險(xiǎn)管理思想階段

任何新事物本質(zhì)的發(fā)現(xiàn)，都需要一個(gè)從感性到理性，從現(xiàn)象到本質(zhì)的認(rèn)識(shí)過程。電子文件這一新形態(tài)文件的出現(xiàn)，同樣需要逐步了解和認(rèn)識(shí)的過程。20世紀(jì)90年代末到21世紀(jì)最初的幾年，檔案學(xué)界和業(yè)界對(duì)電子文件安全所進(jìn)行的理論研究和實(shí)踐摸索，基本上廓清了電子文件與紙質(zhì)等傳統(tǒng)文件（檔案）的不同，為找到真正適合電子文件安全管理的指導(dǎo)思想和恰當(dāng)?shù)膶?shí)踐方式提供了指引。由此我國的電子文件安全管理進(jìn)入了實(shí)體安全與信息安全并重的風(fēng)險(xiǎn)管理思想階段。

2.1信息安全是表征電子文件安全性的核心指標(biāo)

透過對(duì)電子文件產(chǎn)生和管理環(huán)境特點(diǎn)的研究，可知電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相區(qū)別的基本特征有兩個(gè)：一是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是電子文件生成和管理的必要環(huán)境；二是電子文件信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和存儲(chǔ)。這兩個(gè)基本特征應(yīng)該成為探尋電子文件安全管理指導(dǎo)思想的出發(fā)點(diǎn)和電子文件安全管理的重點(diǎn)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是信息技術(shù)的核心產(chǎn)品，它具有升級(jí)換代快，個(gè)性化強(qiáng)（不同的用戶可按需定制軟硬件系統(tǒng)，造成格式多樣，信息不兼容等問題），安全漏洞高科技化（操作系統(tǒng)、信息流轉(zhuǎn)通道中存在后門、黑客、病毒等惡意破壞和竊取信息的操縱者等多種風(fēng)險(xiǎn)）等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)決定了生存在其中的電子文件形態(tài)多樣且更新淘汰快，可操作性強(qiáng)，信息安全問題更加隱秘復(fù)雜，難以控制。照搬傳統(tǒng)檔案單一策略的后端的實(shí)體保護(hù)難以應(yīng)對(duì)電子文件在生成和管理環(huán)境中面臨的安全問題，只有將安全管理擴(kuò)展到文件生命周期的全過程中，通過全程保護(hù)才能滿足電子文件安全的需要。筆者認(rèn)為上文提到的《規(guī)范》中已經(jīng)界定了有關(guān)電子文件特性的內(nèi)容，可為探求電子文件安全本質(zhì)問題提供指導(dǎo)?！兑?guī)范》中術(shù)語部分有三個(gè)重要概念的界定，即“真實(shí)性（authenticity）指對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致；完整性（integrity）指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損；有效性（util-ity）指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等?！边@三個(gè)術(shù)語揭示了電子文件生成環(huán)境和管理環(huán)境基本特性的內(nèi)涵，為確定電子文件安全管理目標(biāo)提供了方向。真實(shí)性、完整性和有效性三個(gè)指標(biāo)的管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，必須將電子文件生成系統(tǒng)的安全、文件信息內(nèi)容及流轉(zhuǎn)過程中的安全、存儲(chǔ)載體的安全等納入到一個(gè)完整管理系統(tǒng)中進(jìn)行全程動(dòng)態(tài)監(jiān)控和管理。所以，用真實(shí)性、完整性和有效性指標(biāo)表征的信息安全是電子文件安全的核心指標(biāo)。

2.2前端控制全程保護(hù)對(duì)電子文件安全管理的必要性

“電子文件的產(chǎn)生使得人們更有必要以比過去大得多的熱情關(guān)注文件運(yùn)動(dòng)的整體性，更積極的把文件‘從生到死’從頭到尾的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過程全面而系統(tǒng)地管理起來?！眹H檔案理事會(huì)也指出：“電子文件管理工作范圍的第一項(xiàng)原則是‘檔案館應(yīng)參與產(chǎn)生和保管具有檔案價(jià)值文件的電子系統(tǒng)的整個(gè)生命周期，以便文件真實(shí)可靠，且適合保存?！庇纱顺霭l(fā)，國際檔案理事會(huì)1997年頒發(fā)的《電子文件管理指南》把電子文件生命周期描述為概念階段、形成階段和維護(hù)階段。這種有別于傳統(tǒng)文件生命周期的描述是充分考慮了電子文件的特性，因而是符合電子文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律的。電子文件生命周期的概念（或曰設(shè)計(jì)）階段是至關(guān)重要的，它的質(zhì)量直接關(guān)系著電子文件生命周期全過程的有效監(jiān)控和各種管理功能的實(shí)現(xiàn)。文檔部門互相協(xié)作，科學(xué)指導(dǎo)是對(duì)概念階段質(zhì)量把控，滿足生命周期全程保護(hù)需求的重要保障。具體做法是：在電子文件管理系統(tǒng)方案設(shè)計(jì)時(shí)文檔部門要本著充分貫徹既瞻前又顧后的全局原則和可持續(xù)發(fā)展理念，指導(dǎo)管理系統(tǒng)具備為電子文件的生成、系統(tǒng)運(yùn)行的過程控制和升級(jí)換代的日常維護(hù)等一切生命過程提供安全保障的功能。實(shí)際上，無論對(duì)紙質(zhì)文件(檔案)的保護(hù)還是電子文件（檔案）安全管理，前端控制和全程保護(hù)都是必需的。根據(jù)文件生命周期理論可知，所有形態(tài)的文件與檔案都是同一內(nèi)容的不同價(jià)值形態(tài)，所以只有保障文件（檔案）從制作形成到壽命終結(jié)的每一個(gè)階段的持續(xù)保護(hù)，才能最大限度的保護(hù)文件（檔案）的真實(shí)性、完整性和有效性。

2.3風(fēng)險(xiǎn)管理在電子文件安全管理中的引入

前端控制全程保護(hù)與風(fēng)險(xiǎn)管理的理念高度契合，二者都是從防患于未然的角度來實(shí)施安全管理。風(fēng)險(xiǎn)管理作為安全管理的核心組成部分，不僅是一種安全管理指導(dǎo)理念，同時(shí)也是一種安全實(shí)踐方式。用風(fēng)險(xiǎn)管理的思路來研究和管理電子文件主要是通過防止不良后果的發(fā)生或減輕風(fēng)險(xiǎn)事故的危害而達(dá)到防患于未然的目的。在檔案界有關(guān)電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理研究的代表性成果主要是馮惠玲帶領(lǐng)的課題組出版的《電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理》（中國人民大學(xué)出版社，2008年）。該成果系統(tǒng)的闡釋了電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理的基本理論和管理對(duì)策。該成果指出：電子文件風(fēng)險(xiǎn)是指“電子文件質(zhì)量缺損及其引發(fā)其他損失的不確定性，是可能產(chǎn)生的預(yù)期結(jié)果與實(shí)際結(jié)果的負(fù)面差異”，通過對(duì)電子文件風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、成因的分析、風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估等系統(tǒng)的規(guī)劃，有效監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)，使電子文件更加安全。在電子文件安全管理中最能體現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管理的重要性有兩個(gè)關(guān)鍵問題，一是關(guān)于電子文件管理系統(tǒng)功能的設(shè)計(jì)，二是對(duì)“元數(shù)據(jù)”功能的研究和管理。有關(guān)電子文件管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)在本文2.2已做了闡述，主要是通過前端控制來貫徹風(fēng)險(xiǎn)管理的思想。至于對(duì)“元數(shù)據(jù)”功能的研究和管理問題，檔案界經(jīng)歷了一個(gè)從忽視到重視的過程。元數(shù)據(jù)的重要性主要體現(xiàn)在：“元數(shù)據(jù)”是電子文件身份和內(nèi)容的證明和封裝，也可以表達(dá)為“元數(shù)據(jù)加上文件內(nèi)容就構(gòu)成了有證據(jù)作用的文件”。我國自電子文件產(chǎn)生以來，元數(shù)據(jù)的管理是比較最薄弱的環(huán)節(jié)。無論是“雙套制”，還是專門的文檔管理系統(tǒng)，一直存在“元數(shù)據(jù)”功能的殘缺和管理缺位的問題，這也是長期以來電子文件的安全性和檔案性不被信賴的重要原因。因而在電子文件安全管理過程中堅(jiān)持貫徹風(fēng)險(xiǎn)管理思想的指導(dǎo)和實(shí)踐的應(yīng)用是非常必要的。我國應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)管理指導(dǎo)思想比較明確和有成效的實(shí)踐是電子文件備份制度的建立和推廣。2009年國家檔案局局長楊冬權(quán)在全國檔案館工作會(huì)議上提出：“為確保國家檔案安全，各級(jí)國家檔案館要通過建立異地備份庫等形式，對(duì)本級(jí)重要檔案及電子文件實(shí)行異地備份，對(duì)重要的電子文件還要實(shí)行異質(zhì)備份，確保電子文件的長期可讀，確保檔案信息資源的絕對(duì)安全。”同時(shí)要求這項(xiàng)工作要在2012年底前完成。備份的方式有兩種模式可供選擇：一種是主要針對(duì)政府和企事業(yè)單位的電子文件，通過建立專有網(wǎng)站或是開發(fā)應(yīng)用軟件對(duì)重要文件進(jìn)行集中保存和統(tǒng)一備份；另一種是館際互備，這是目前選擇備份的主要方式。據(jù)統(tǒng)計(jì)，截止到2012年全國已有47對(duì)副省級(jí)市以上國家檔案館達(dá)成協(xié)議，互為檔案異地備份館。此外浙江省根據(jù)國家要求，結(jié)合本省情況，在2013年頒發(fā)了《浙江省檔案登記備份工作規(guī)范》（浙檔發(fā)〔2013〕23號(hào)），包含了傳統(tǒng)和電子文件所有檔案的備份工作要求，把風(fēng)險(xiǎn)管理貫穿到所有形態(tài)檔案管理過程中。國家檔案局在2012年頒發(fā)了《電子檔案移交與接收辦法》，開始推進(jìn)電子檔案的集中保管。電子檔案移交的前提是電子文件必須完整安全的歸檔，所以隨著該辦法的實(shí)施，對(duì)電子文件安全性全面認(rèn)識(shí)和科學(xué)管理將起到實(shí)質(zhì)性的推動(dòng)作用，前端控制全程保護(hù)的風(fēng)險(xiǎn)管理指導(dǎo)思想的貫徹也將更加有效。

3納入國家信息安全戰(zhàn)略的安全管理思想階段

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，乃至撲面而來的大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息安全已不斷上升為國家安全的重要組成部分。世界范圍的信息安全風(fēng)險(xiǎn)日益復(fù)雜，日益嚴(yán)峻，從國家整體和高度進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)的信息安全戰(zhàn)略成為當(dāng)今信息安全管理指導(dǎo)思想的主流。國家戰(zhàn)略的目的是從國家意志的高度出發(fā)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各個(gè)領(lǐng)域的安全問題，制定國家宏觀規(guī)劃和重大政策，不斷增強(qiáng)國家安全保障能力。電子文件是國家信息安全的核心資源，為了維護(hù)國家整體信息安全，尋求宏觀層面的政策、標(biāo)準(zhǔn)等管理力量的支持，將電子文件安全管理納入到國家信息安全戰(zhàn)略進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)和指導(dǎo)變得日益重要。

3.1國家信息安全戰(zhàn)略思想的提出及其內(nèi)涵

隨著電子文件實(shí)踐的深入，各種安全管理問題陸續(xù)展現(xiàn)。世界范圍內(nèi)對(duì)電子文件管理共性的認(rèn)識(shí)和管理策略不斷趨于一致，特別是一些信息化整體水平較高的國家，經(jīng)歷了由分布式管理到集中式管理的探索過程，在21世紀(jì)最初幾年“紛紛以戰(zhàn)略動(dòng)議、政策引導(dǎo)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等形式提出體現(xiàn)國家意志和利益的重大舉措，”進(jìn)入“以頂層設(shè)計(jì)帶動(dòng)總體規(guī)劃，以國家戰(zhàn)略帶動(dòng)全面發(fā)展”的時(shí)期。我國在2006年以馮惠玲為代表的理論界率先提出“加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，制定和實(shí)施我國電子文件管理的國家戰(zhàn)略已經(jīng)迫在眉睫?！彪S后她帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行了比較系統(tǒng)的研究，其成果集中體現(xiàn)在《電子文件管理國家戰(zhàn)略》一書中?！半娮游募芾韲覒?zhàn)略，就是從國家層面和戰(zhàn)略視角對(duì)電子文件管理全局性、基本性、長期性問題所進(jìn)行的目標(biāo)定位、統(tǒng)籌規(guī)劃和基本制度安排。是一個(gè)國家對(duì)電子文件管理工作的基本態(tài)度和總體思路，其表現(xiàn)是法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)劃、項(xiàng)目等體現(xiàn)國家意志、帶有全局性的關(guān)于電子文件管理的國家行為。”由于我國實(shí)行的文檔分離管理模式，以及各自為政的電子文件分散管理現(xiàn)狀等，使得電子文件失真失控，信息孤島等問題嚴(yán)重。解決這些問題的關(guān)鍵在于引入系統(tǒng)論思想，將頂層設(shè)計(jì)思想應(yīng)用于電子文件安全管理中，“摒棄單一部門，單一技術(shù)方法的做法，從國家安全的高度認(rèn)識(shí)電子文件安全的重要性，協(xié)同多部門多途徑維護(hù)檔案的安全，”構(gòu)建起基于立體的檔案保護(hù)環(huán)境的檔案安全保障體系。

3.2國家信息安全戰(zhàn)略的推進(jìn)電子文件國家信息安全戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)的途徑主要從技術(shù)、國家政策、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等幾個(gè)方面進(jìn)行推進(jìn)。

3.2.1技術(shù)層面的國家戰(zhàn)略。信息安全關(guān)系到國家重大安全的關(guān)鍵因素，特別是隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，掌握先進(jìn)技術(shù)開發(fā)與應(yīng)用主動(dòng)權(quán)的發(fā)達(dá)國家，成為壟斷和控制發(fā)展中國家信息安全的最大威脅者。美國微軟公司對(duì)全球電腦操作系統(tǒng)的掌控，以及不斷爆出的信息竊密事件，諸如斯諾登事件等，不斷敲響信息安全的警鐘。信息安全領(lǐng)域中高科技的竊密手段無孔不入，上到國家，下至個(gè)人，無處不在的第三只眼睛的窺探，隱私難保，安全岌岌可危。主動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控、防范是必要的，但更有效的辦法是推動(dòng)國家信息技術(shù)自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)品的開發(fā)和應(yīng)用?！皬膰野踩母叨瓤紤]，國家已開始建設(shè)‘自主、安全、可控的IT系統(tǒng)’，把信息安全掌握在自己手中，才能確保國家網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全?！彪娮游募墓芾韺?duì)信息技術(shù)具有高度的依賴性,由于技術(shù)原因造成的安全問題也是最為突出的。我國在2009年4月9日成立了版式聯(lián)盟,該聯(lián)盟由中國電子工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)協(xié)會(huì)發(fā)起，聯(lián)合我國版式技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域產(chǎn)品與服務(wù)的制造者、使用者、政府和中介組織版式技術(shù)等部門，對(duì)廣泛涉及檔案管理、數(shù)字出版、數(shù)字辦公、數(shù)字印刷、信息等領(lǐng)域的信息進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，為信息的真實(shí)性、完整性、長期可讀性提供良好的技術(shù)環(huán)境。

3.2.2政策層面的國家戰(zhàn)略。政策以其權(quán)威性、導(dǎo)向性、探索性、靈活性的特點(diǎn)可以為標(biāo)準(zhǔn)的制定與實(shí)施提供引導(dǎo)和支持。我國政策層面的國家戰(zhàn)略指導(dǎo)思想主要包括國家層面的五年規(guī)劃、信息行業(yè)的發(fā)展規(guī)劃、文檔部門的發(fā)展規(guī)劃等自上而下編制和推行的宏觀層面上的方針政策。2000年后我國提出建設(shè)國家信息安全保障體系，2003年國家“兩辦”頒發(fā)《國家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于加強(qiáng)信息安全保障工作的意見》，該意見明確了我國信息安全保障工作的指導(dǎo)方針、基本原則和主要任務(wù)，并確立了用五年左右的時(shí)間基本建成國家信息安全保障體系的工作目標(biāo)。同時(shí)將等級(jí)保護(hù)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、應(yīng)急響應(yīng)和災(zāi)難恢復(fù)作為我國信息安全保障過程中的四個(gè)重要環(huán)節(jié)。與電子文件信息安全密切相關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子文件安全管理有著更直接的指導(dǎo)價(jià)值。文檔部門對(duì)這些標(biāo)準(zhǔn)的解讀與應(yīng)用要重點(diǎn)的關(guān)注和研究。據(jù)統(tǒng)計(jì)，信息行業(yè)“在1995-2008年期間的信息安全國家標(biāo)準(zhǔn)共83項(xiàng)?！辈⑶以谶@期間更新標(biāo)準(zhǔn)高達(dá)60%。由此可見我國在國家層面上對(duì)信息安全是非常重視的，對(duì)信息技術(shù)發(fā)展的動(dòng)態(tài)跟進(jìn)也比較及時(shí)，這為電子文件安全管理標(biāo)準(zhǔn)的研制和推廣提供了有力的指導(dǎo)。近年來國家檔案局也開始重視頂層政策的設(shè)計(jì)，不斷向國家安全戰(zhàn)略靠攏，最為顯著的成果是在2010年5月12日，國家檔案局局長楊冬權(quán)在全國檔案安全體系建設(shè)工作會(huì)議上，提出“要樹立‘檔案安全事關(guān)黨和國家根本利益的思想’，要樹立‘安全第一’的思想，要樹立‘安全問題人人有責(zé)’的思想，與建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系相呼應(yīng)，建立起確保檔案安全保密的檔案安全體系?！眹倚畔踩珣?zhàn)略是一個(gè)系統(tǒng)大工程，關(guān)系到體制、技術(shù)、法規(guī)等多層面的設(shè)計(jì)和協(xié)調(diào)，在推進(jìn)過程中所面臨的難題將是復(fù)雜多樣的，因而在這個(gè)過程中，國家層面要關(guān)照到所有的信息領(lǐng)域，真正做到統(tǒng)籌兼顧，確保推行的實(shí)效，信息資源（包括產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、保存等）行業(yè)也要肩負(fù)起國家安全職責(zé)，為建立起強(qiáng)大的國家信息安全保障體系做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

電子文件管理論文范文第2篇

1．質(zhì)量檢測(cè)工作概述

1.1質(zhì)量檢測(cè)工作及其質(zhì)量管理的定義

質(zhì)量檢測(cè)工作指的是，在參照有關(guān)部門制定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，對(duì)特定單位進(jìn)行的包括但不限于產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)、空氣質(zhì)量檢測(cè)、環(huán)境質(zhì)量檢測(cè)、工程質(zhì)量檢測(cè)等內(nèi)容的一種檢查和驗(yàn)證產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量是否符合有關(guān)規(guī)定的活動(dòng)。

1.2質(zhì)量檢測(cè)工作中存在的問題

質(zhì)量檢測(cè)工作中存在的問題大體可以分為技術(shù)問題和職責(zé)問題，以及管理機(jī)制三個(gè)方面。首先，在技術(shù)問題方面。由于質(zhì)量檢測(cè)工作本身就對(duì)技術(shù)水平有一定的專業(yè)要求，因此，負(fù)責(zé)質(zhì)量檢測(cè)工作人員的技術(shù)水平和檢測(cè)過程中的技術(shù)失誤都有可能造成質(zhì)量檢測(cè)結(jié)果的偏差。其次，在職責(zé)問題方面。由于進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)工作一方?jīng)]有認(rèn)真按照檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行監(jiān)測(cè)、與被檢測(cè)單位存在一定的利益關(guān)系、負(fù)責(zé)質(zhì)量管理的部門沒有真正發(fā)揮監(jiān)管作用、質(zhì)量問題出現(xiàn)后有關(guān)部門或機(jī)構(gòu)未能進(jìn)行有效的懲處等職責(zé)缺失原因，導(dǎo)致質(zhì)量檢測(cè)過程和結(jié)果出現(xiàn)問題。此外，質(zhì)量檢測(cè)工作質(zhì)量管理機(jī)制的不完善也是導(dǎo)致質(zhì)量檢測(cè)出現(xiàn)問題的重要原因之一。一方面，質(zhì)量檢測(cè)工作質(zhì)量管理機(jī)制范圍過于狹窄。質(zhì)量檢測(cè)部門不僅僅要對(duì)主動(dòng)申請(qǐng)質(zhì)檢的各企業(yè)產(chǎn)品進(jìn)行常規(guī)的質(zhì)檢工作，還應(yīng)該對(duì)市場(chǎng)中流通的產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)管，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品存在的質(zhì)量問題、找出相應(yīng)的解決辦法。另一方面，質(zhì)檢工作管理存在較強(qiáng)的滯后性。比如，2015年11月中央新聞報(bào)道，根據(jù)國家燈具質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)中心的消息顯示90%護(hù)眼燈存質(zhì)量問題。除此之外，電線電纜、電機(jī)、水泵等產(chǎn)品也存在不同程度的質(zhì)量檢測(cè)問題。從問題產(chǎn)品流通到質(zhì)量問題查出，經(jīng)歷了較長的質(zhì)檢管理空白期。這些產(chǎn)品質(zhì)量問題的頻繁產(chǎn)生與質(zhì)量檢測(cè)工作及其質(zhì)量管理的職責(zé)問題具有很大的關(guān)聯(lián)。

2．公正公信角度下質(zhì)量檢測(cè)工作質(zhì)量管理的對(duì)策

針對(duì)上述提出的質(zhì)量檢測(cè)問題，該部分將在公正公信的角度下，從有關(guān)部門質(zhì)量檢測(cè)職責(zé)履行和機(jī)制完善的方面提出改善質(zhì)量檢測(cè)工作現(xiàn)狀問題的方法或?qū)Σ摺?/p>

2.1加強(qiáng)質(zhì)量檢測(cè)工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高檢測(cè)人員的專業(yè)勝任水平

負(fù)責(zé)質(zhì)量檢測(cè)工作的人員是降低質(zhì)量檢測(cè)事件發(fā)生的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)。在質(zhì)量檢測(cè)單位聘請(qǐng)過程中，需要所在單位對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行公正公信認(rèn)識(shí)的測(cè)評(píng)，并定期對(duì)質(zhì)量檢測(cè)工作人員進(jìn)行專業(yè)實(shí)踐培訓(xùn)以保證或提高質(zhì)檢的專業(yè)水平。同時(shí)，還要對(duì)質(zhì)量檢測(cè)工作人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行不定期的質(zhì)量核查，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并就糾正其在質(zhì)量檢測(cè)工作中存在的問題。通過類似的方法來增強(qiáng)質(zhì)量檢測(cè)工作人員的責(zé)任意識(shí)，提高質(zhì)量檢測(cè)工作人員的專業(yè)勝任水平。

2.2加強(qiáng)對(duì)質(zhì)量檢測(cè)工作流程的監(jiān)督和管理，提高質(zhì)量檢測(cè)的質(zhì)量和水平

質(zhì)檢機(jī)構(gòu)的主要收入來源途徑是委托檢驗(yàn)，依照市場(chǎng)規(guī)律、提升企業(yè)服務(wù)質(zhì)量、做好委托檢驗(yàn)工作爭取更多的客戶群體，著力提高內(nèi)部工作效率和管理水平，完善內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)體系，與受檢方建立良好的服務(wù)關(guān)系，企業(yè)委托檢驗(yàn)的質(zhì)量檢測(cè)一般要經(jīng)過以下流程。企業(yè)按照在設(shè)計(jì)圖紙完成每一批產(chǎn)品生產(chǎn)后，需要生產(chǎn)企業(yè)下達(dá)或布置質(zhì)檢任務(wù)，隨后由負(fù)責(zé)質(zhì)量檢測(cè)工作的企業(yè)專員向當(dāng)?shù)貦?quán)威或合格質(zhì)檢機(jī)構(gòu)或部門提交質(zhì)檢委托單。待雙方簽訂合同后，由負(fù)責(zé)質(zhì)量檢測(cè)的機(jī)構(gòu)或部門工作人員開展具體的質(zhì)檢工作。質(zhì)檢工作的過程就是公正公信角度下質(zhì)量檢測(cè)工作質(zhì)量管理的重要階段。（1）在產(chǎn)品收樣環(huán)節(jié)。質(zhì)檢機(jī)構(gòu)或部門的業(yè)務(wù)接待人員要嚴(yán)格根據(jù)產(chǎn)品的類型和性質(zhì)確認(rèn)檢驗(yàn)方法，對(duì)樣本產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格則進(jìn)行樣本入庫；若樣品存在損壞、失效、樣品數(shù)量不足、樣品與要求不相符的問題則進(jìn)行重新送樣。期間不得因?yàn)槿魏慰陀^或主觀因素進(jìn)行虛假應(yīng)付收樣，若因上述環(huán)節(jié)不夠公正公信而導(dǎo)致不合格產(chǎn)品的流通及不良事件發(fā)生，相關(guān)檢測(cè)人員、部門及企業(yè)都要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。在這一方面質(zhì)檢機(jī)構(gòu)及有關(guān)部門要對(duì)質(zhì)檢部門員工工作進(jìn)行質(zhì)檢員工工作范圍的精準(zhǔn)界定，結(jié)合國家質(zhì)量檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定分工明確的內(nèi)部檢測(cè)流程，并對(duì)負(fù)責(zé)每項(xiàng)質(zhì)量檢測(cè)工作人員進(jìn)行指定，以便于對(duì)責(zé)任主體的落實(shí)。（2）在檢驗(yàn)和記錄環(huán)節(jié)。質(zhì)檢人員要嚴(yán)格秉持檢驗(yàn)的各個(gè)細(xì)節(jié)程序，做好檢驗(yàn)原始數(shù)據(jù)記錄、設(shè)備使用記錄和環(huán)境記錄，若發(fā)現(xiàn)某項(xiàng)數(shù)據(jù)存在異常（遠(yuǎn)低于或遠(yuǎn)高于檢測(cè)參考標(biāo)準(zhǔn)）則需要進(jìn)行復(fù)驗(yàn)，以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；不能受到外界因素的干擾，充分體現(xiàn)公正性、科學(xué)性，保證檢驗(yàn)結(jié)果的準(zhǔn)確無誤，其結(jié)論對(duì)于保證社會(huì)、企業(yè)和消費(fèi)者的利益具有至關(guān)重要的作用。對(duì)于出具產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告時(shí)要具有真實(shí)、完整、準(zhǔn)確和可靠原始數(shù)據(jù)記錄，對(duì)于涉及到的有效數(shù)字要按照修約方法進(jìn)行計(jì)算,這樣才能保證檢驗(yàn)報(bào)告的科學(xué)公正、準(zhǔn)確有效。運(yùn)用專業(yè)的技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)的處理和校對(duì)并編寫檢驗(yàn)報(bào)告，報(bào)告審核通過才可進(jìn)行批準(zhǔn)通過；然后將比準(zhǔn)通過的檢驗(yàn)報(bào)告交由業(yè)務(wù)部簽章，并向企業(yè)出具質(zhì)檢報(bào)告，期間，若企業(yè)提出異議則將樣品轉(zhuǎn)交到質(zhì)量保障部進(jìn)行相應(yīng)的處理，若無異議則結(jié)束質(zhì)檢，退回企業(yè)產(chǎn)品樣本。上述檢驗(yàn)步驟環(huán)環(huán)相扣，缺一不可,因此需要質(zhì)檢機(jī)構(gòu)及有關(guān)部門完善質(zhì)檢員申請(qǐng)機(jī)制和專家咨詢機(jī)制，當(dāng)憑借企業(yè)現(xiàn)有之間部門質(zhì)檢員專業(yè)能力無法確保質(zhì)量檢測(cè)合格或多數(shù)質(zhì)檢員就同意產(chǎn)品存在相同疑慮的情況下，可以向?qū)＜覍で髱椭?，以在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)潛在質(zhì)檢問題，并找出相應(yīng)的解決辦法。在機(jī)制得到完善后，需要匹配與機(jī)制相互銜接的公正公信教育，以鼓勵(lì)質(zhì)檢員和負(fù)責(zé)管控質(zhì)檢工作的人員能夠敢于質(zhì)疑、提出問題，從而避免因“外界壓力”（企業(yè)為獲取利益，避免經(jīng)濟(jì)損失而不允許質(zhì)檢員按實(shí)上報(bào)質(zhì)檢狀況）而造成的“隱瞞不報(bào)”、“報(bào)而不實(shí)”等不良現(xiàn)象的發(fā)生。

2.3健全司法機(jī)關(guān)公正公信的執(zhí)法意識(shí)，推進(jìn)質(zhì)檢事件的有效懲處進(jìn)程

當(dāng)出現(xiàn)質(zhì)量檢測(cè)事件時(shí)，各級(jí)法院、檢察院要堅(jiān)持以公正公信的原則進(jìn)行事件的訴訟、調(diào)查、審理和判決，避免“訴而不受”、“查而不嚴(yán)”、“審而不公”、“判而不信”等問題的出現(xiàn)。其次，對(duì)于堅(jiān)持以公正公信的態(tài)度指導(dǎo)實(shí)際行動(dòng)的工作人員要給予適度的表揚(yáng)和嘉獎(jiǎng)，對(duì)未按照公正公信原則履行崗位職責(zé)的工作人員要進(jìn)行嚴(yán)格的教育和懲處。從而實(shí)現(xiàn)質(zhì)檢事件處理的效率和效果，推進(jìn)質(zhì)檢工作質(zhì)量管理的進(jìn)程。

3.總結(jié)

筆者認(rèn)為，將公正公信作為質(zhì)量檢測(cè)工作管理的立足點(diǎn)具有一定的合理性。以質(zhì)量檢測(cè)工作中存在的技術(shù)問題和職責(zé)問題為切入點(diǎn)，對(duì)于公正公信角度下質(zhì)量檢測(cè)工作的質(zhì)量管理具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。

作者:李鈴 單位:福建省產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)研究院

參考文獻(xiàn)

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[4]水利部近期將開展2012年全國甲級(jí)水利工程質(zhì)量檢測(cè)單位資質(zhì)審批工作[J].水利建設(shè)與管理,2012,(5):86-86.

電子文件管理論文范文第3篇

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；電子文件；管理

電子計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用．促進(jìn)了辦公自動(dòng)化的迅速發(fā)展．隨之產(chǎn)生的電子文件與傳統(tǒng)紙介質(zhì)文件匯集成浩大的信息流．成為社會(huì)改革與發(fā)展的寶貴資源。同時(shí)，也給檔案工作者提出了新問題：如何建立一個(gè)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子文件管理相適應(yīng)．并與之同步發(fā)展的電子文件管理體系?

以我院為例．在辦公自動(dòng)化方面起步雖然較晚．但逐步實(shí)行和全面鋪開辦公自動(dòng)化是必然趨勢(shì)。現(xiàn)階段我院只部分使用各主管部門設(shè)計(jì)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，多個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)無法鏈接，也不能兼容；多數(shù)職能科室只是使用計(jì)算機(jī)單機(jī)辦公．對(duì)所形成的電子文件未進(jìn)行統(tǒng)一管理，主要存在以下問題。

1對(duì)電子文件的重要性認(rèn)識(shí)不足，未對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔及統(tǒng)一管理

電子文件是近幾年才出現(xiàn)的新生事物，對(duì)它的意義和作用，人們還未充分認(rèn)識(shí)，沒能引起足夠的重視。

使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的科室，僅是把電子文件存儲(chǔ)在硬盤、磁盤或光盤內(nèi)，沒有進(jìn)行規(guī)范整理、鑒定和歸檔。信息科作為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理部門。也只是對(duì)全院的局域網(wǎng)進(jìn)行技術(shù)支持和指導(dǎo)，網(wǎng)絡(luò)升級(jí)和更新前后的備份電子文件沒進(jìn)行規(guī)范科學(xué)的整理和歸檔。這樣。即使不會(huì)造成電子文件丟失，日積月累，也會(huì)使電子文件堆積成災(zāi)，無法檢索和利用。

未使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的科室，僅用計(jì)算機(jī)進(jìn)行辦公和事務(wù)性管理。多數(shù)科室使用計(jì)算機(jī)起草文件，一旦打印出紙介質(zhì)正式文件，作為草稿性的電子文件絕大多數(shù)不作保留，不是因存儲(chǔ)載體用于其它信息的存儲(chǔ)而被清洗，就是被新起草的電子文件不斷覆蓋；一些部門在文件辦結(jié)之后，則把相同內(nèi)容的紙介質(zhì)文件和電子文件兩種類型的文件同時(shí)保存，造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。

2辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，給電子文件歸檔造成困難

我院使用的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)多是本單位或上級(jí)主管部門設(shè)計(jì)的軟件，而檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)，是檔案行政管理部門為了使檔案管理達(dá)到現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化要求。實(shí)現(xiàn)資源共享而推廣的檔案計(jì)算機(jī)管理軟件。由于我院計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)單位不同，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，難以進(jìn)行電子文件歸檔。

3電子文件的不安全性，影響了對(duì)它的歸檔管理和長期保存

電子文件具有復(fù)制和傳遞時(shí)的高保真性、設(shè)備的依賴性、載體的非直讀性、信息與載體的相分離性、信息的共享性、信息內(nèi)容的易改性等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)給電子文件的安全保管和長期保存帶來了很大困難，也給檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)。

如果上述問題得不到解決，電子文件無法進(jìn)行規(guī)范管理和檢索利用而失去其共享的重要作用，阻礙了辦公自動(dòng)化的進(jìn)程。因此，對(duì)電子文件進(jìn)行規(guī)范科學(xué)的管理，這時(shí)時(shí)代賦予檔案工作者不可推卸的責(zé)任。電子文件歸檔及電子檔案管理都要依靠技術(shù)條件實(shí)現(xiàn)。電子檔案的保管期限是由電子檔案內(nèi)容來定，而實(shí)現(xiàn)電子檔案保管期限，取決于載體的壽命、電子計(jì)算機(jī)的軟硬件生存周期和載體所載檔案與電子計(jì)算機(jī)軟研件平臺(tái)的一致性等。實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的科學(xué)管理首先要做好以下幾方面工作：

3．1提高電子文件管理意識(shí)

電子文件與紙介質(zhì)文件一樣，涉及保密、安全、管理、歸檔、利用等問題，與紙介質(zhì)文件具有同等的法律憑證作用。醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要把對(duì)電子文件的管理擺上議事日程，把這項(xiàng)工作納入檔案管理范疇，通過各種方式和手段，大力宣傳電子文件的重要性，提高全院職工的電子文件管理意識(shí)。

3．2加強(qiáng)制度建設(shè)

目前電子文件管理不善，與沒有一套完善的電子文件管理制度有著重要關(guān)系。因此，做到依法管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理體制，建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度是電子文件管理的一個(gè)重要前提：一是醫(yī)院綜合檔案室應(yīng)會(huì)同有關(guān)部門聯(lián)合制定電子文件管理辦法。確定電子文件的歸檔和不歸檔范圍，依法管理電子文件。二是逐步制定和完善電子文件全過程管理制度，做到有章可循，使電子文件的管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。

3．3做好電子文件的收集

電子文件的收集范圍盡可能廣一些，將分為幾大類，為每一類文件確定收集范圍。為了確保電子檔案信息的“原始記錄性”，檔案工作者要參與制定電子文件生成和辦理的流程，對(duì)電子文件的形成、收集、積累、歸檔、管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行把關(guān)和交接，保證電子文件生成過程各環(huán)節(jié)的真實(shí)性、完整性和有效性。為電子文件的鑒定打好基礎(chǔ)。

3．4把好電子文件的鑒定、歸檔關(guān)

電子文件的鑒定工作除了包括紙介質(zhì)文件的密級(jí)、保管期限等內(nèi)容，還應(yīng)包括真實(shí)性、完整性和有效性的鑒定。其中，真實(shí)性鑒定是檢查電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息等是否與其形成的原始狀態(tài)一致；完整性鑒定是檢查電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息等相關(guān)信息是否完整無缺；有效性鑒定是檢查電子文件是否具有可讀性和可利用性。

3．5加強(qiáng)電子文件的管理和安全防護(hù)工作

采取有效的管理措施和技術(shù)手段，一是保證歸檔電子檔案的安全性，二是防止電子檔案的遺失和被非法刪改，三是加強(qiáng)管理，保持電子檔案的長期有效性。電子檔案讀取和處理設(shè)備更新、系統(tǒng)擴(kuò)充時(shí)，要及時(shí)進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換和遷移操作，并做好記錄，原載體繼續(xù)保存一段時(shí)間}對(duì)磁性載體和光盤上的電子檔案定期抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行恢復(fù)；磁性載體上保存的電子檔案要定期轉(zhuǎn)存，防止因磁介質(zhì)破壞而造成信息丟失。四是保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行安全，可設(shè)定登錄限制、使用文件權(quán)限和文件屬性等，在一定范圍內(nèi)對(duì)服務(wù)器文件與數(shù)據(jù)提供保護(hù)。五是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上安裝防毒軟件，使用外來磁盤、光盤前必須進(jìn)行嚴(yán)格的病毒檢測(cè)，或不允許隨便使用外來磁盤、光盤等，在不需要讀寫文件的地方使用“無盤工作站”，防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受電腦病毒的侵害。

電子文件管理論文范文第4篇

[關(guān)鍵詞]電子文件；文件管理；現(xiàn)代化

[中圖分類號(hào)]G270 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]2095-3712（2014）13-0090-03[基金項(xiàng)目]陜西省教育科學(xué)“十二五”規(guī)劃課題“高校電子政務(wù)系統(tǒng)文件管理風(fēng)險(xiǎn)的防范與對(duì)策研究”（SGH13253）。

[作者簡介]韓卓泉（1972―），女，陜西彬縣人，碩士，寶雞文理學(xué)院體育系教師，研究方向：檔案管理。

在傳統(tǒng)文件管理的過程中，文件的生成、歸檔和最終處置三個(gè)環(huán)節(jié)將文件生命周期清晰地劃分為現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期和非現(xiàn)行期，通過生成、采集、整理、鑒定、歸檔、移交或銷毀等相對(duì)獨(dú)立的管理環(huán)節(jié)完成文件管理。傳統(tǒng)的檔案管理思想與方法有許多可以為電子檔案管理所借鑒，但電子檔案管理不能完全模仿傳統(tǒng)文件的管理，否則將造成無可挽回的損失。電子文件的特點(diǎn)使得其整個(gè)生命周期的全程管理與一體化管理更應(yīng)得到重視。電子文件的現(xiàn)代化管理主要包括以下幾個(gè)方面：

一、電子文件生成階段的管理

電子文件的生成是指電子文件產(chǎn)生的過程，它是電子文件生命周期的開始。一般說來，電子文件來源于兩個(gè)方面：一是職能部門自身創(chuàng)建的；二是從工作網(wǎng)絡(luò)上采集的。無論文件以哪種方式產(chǎn)生，一旦產(chǎn)生后，為了固定下來并區(qū)別于其他文件，都需要對(duì)其命名。電子文件的命名與傳統(tǒng)文件的命名有相同處，也有不同點(diǎn)。電子文件的命名應(yīng)注意以下問題：第一，唯一性原則。電子文件命名在整個(gè)系統(tǒng)中應(yīng)具有唯一性。這個(gè)原則保證了文件檢索的高效和準(zhǔn)確，同時(shí)可避免在存儲(chǔ)過程中，后來存儲(chǔ)的文件取代前期存儲(chǔ)的同名文件以造成文件失的情況。第二，概括性原則。該文件名應(yīng)能高度概括被保存文件的主要內(nèi)容，即將文件的關(guān)鍵內(nèi)容納入文件名中，便于管理者從文件名可知曉文件的大概內(nèi)容。第三，關(guān)聯(lián)性原則。若該文件具有不同版本，則通過該文件名應(yīng)能辨析不同版本間的聯(lián)系。第四，規(guī)范性原則。若文件名需要用縮寫表示，應(yīng)采用約定俗成的通行縮寫形式。另外，對(duì)文件、文件夾命名時(shí)應(yīng)考慮以下三個(gè)問題：一是唯一性，即某一個(gè)文件夾的名稱應(yīng)是該系統(tǒng)中唯一的；二是主題性，即該文件夾名應(yīng)簡潔、明了地揭示該文件夾內(nèi)文件的主題，便于文件的分類整理；三是關(guān)聯(lián)性，即當(dāng)某份文件需要同時(shí)保存在不同的文件夾內(nèi)時(shí)，為了便于揭示主題的關(guān)聯(lián)性，應(yīng)對(duì)該文件進(jìn)行標(biāo)示或鏈接。

二、電子文件的采集

電子文件的采集應(yīng)當(dāng)由形成（制作）者或承辦者按照歸檔要求進(jìn)行。因?yàn)橹挥形募纬桑ㄖ谱鳎┱呋虺修k者才最清楚電子文件的內(nèi)容、價(jià)值及與其他文件之間的關(guān)系，由他們采集，能保證電子文件的歸檔質(zhì)量。電子文件的數(shù)據(jù)類型有文本文件、圖像文件、圖形文件、聲音文件、影像文件、多媒體文件、數(shù)據(jù)文件、計(jì)算機(jī)程序文件等，這些不同數(shù)據(jù)類型的文件給文件的完整采集增加了難度。電子文件采集的范圍除考慮文件的自身價(jià)值外，還應(yīng)考慮到以下因素，以保證被采集文件的完整性：第一，電子文件采集的內(nèi)容應(yīng)與內(nèi)容信息一樣，作為文件一個(gè)不可或缺的部分一并保存。任何只有內(nèi)容信息而不具備背景信息的電子文件都是不完整的，缺乏憑證性和理論研究意義。第二，精確定位系統(tǒng)內(nèi)文件的被保存位置，并支持文檔管理系統(tǒng)的各種管理功能。合理采集、維護(hù)并利用元數(shù)據(jù)，是確保信息完整、真實(shí)、可靠和長期可讀的有效措施。因此，在電子文件采集之初就要進(jìn)行元數(shù)據(jù)添加工作，將電子文件的背景信息、結(jié)構(gòu)信息植入到元數(shù)據(jù)中去，最大限度地保證文件的證據(jù)力。

三、電子文件的鑒定

電子文件的鑒定，是指鑒別電子文件的價(jià)值、確定其保管期限的過程。鑒定工作應(yīng)由文件形成部門與檔案部門合作完成。傳統(tǒng)文件的鑒定工作集中在內(nèi)容鑒定上，即通過非現(xiàn)行文件的內(nèi)容信息來識(shí)別文件的證據(jù)價(jià)值或信息價(jià)值，確定文件是否需要長期、永久地保留。電子文件的內(nèi)容鑒定，可以借鑒紙質(zhì)文件鑒定的原則、標(biāo)準(zhǔn)與方法；傳統(tǒng)的文件保存期限表對(duì)文件保存期限的規(guī)定，同樣適用于電子文件。技術(shù)鑒定是指對(duì)電子文件的各方面技術(shù)狀況進(jìn)行全面檢查，包括對(duì)信息的真實(shí)性、完整性與可讀性的認(rèn)定和對(duì)文件載體性能的檢測(cè)。電子文件的技術(shù)鑒定應(yīng)考慮以下幾個(gè)方面：第一，真實(shí)性。真實(shí)性鑒定可從對(duì)電子文件的版本的鑒別入手。非正式版本的文件不具有法定的證據(jù)價(jià)值。電子文件的版本不像紙質(zhì)文件的稿本那樣易于識(shí)別，可以借助計(jì)算機(jī)記錄下來的相關(guān)元數(shù)據(jù)（如生成日期、責(zé)任人等）進(jìn)行比較和鑒別。第二，完整性。完整性鑒定主要從文件的相關(guān)性分析入手，注意審查數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)與欄目是否吻合、結(jié)構(gòu)是否正確。第三，檢查程序文件的收集情況。如果一些特殊的計(jì)算機(jī)程序文件沒有收集進(jìn)文檔管理系統(tǒng)，就會(huì)造成相關(guān)電子文件的無法讀取。

四、電子文件的保管期限

確定電子文件保管期限的工作，需要檔案部門與文件管理部門協(xié)調(diào)進(jìn)行，由檔案部門制定詳細(xì)準(zhǔn)確的電子文件保管期限標(biāo)準(zhǔn)，由文件管理部門根據(jù)實(shí)際情況執(zhí)行。這是文檔一體化管理策略的重要體現(xiàn)。雖然機(jī)構(gòu)內(nèi)其他工作人員有義務(wù)在文件運(yùn)轉(zhuǎn)和使用過程中對(duì)其價(jià)值進(jìn)行評(píng)議，但只有文檔管理人員才最有資格確定電子文件的保管期限。文檔管理人員有責(zé)任將一系列既定的保管期限表存入系統(tǒng)，并依此定義系統(tǒng)的鑒定模塊。在文件的整個(gè)生命周期中，文件管理員也可以根據(jù)需要變更文件的保管期限。文件保管期限不應(yīng)當(dāng)是永久恒定的，文檔管理人員應(yīng)根據(jù)文件自身的變化、利用率的改變、特殊事件的反應(yīng)，對(duì)文件保存期限做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整與修正。在文檔管理系統(tǒng)中，任何文件都應(yīng)能夠利用保存期限表進(jìn)行鑒定。系統(tǒng)必須具有文件鑒定的自動(dòng)提示功能，文件初次被打開（或關(guān)閉）時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提示工作人員根據(jù)文件保存期限表對(duì)文件的價(jià)值進(jìn)行鑒定。系統(tǒng)還必須具有自動(dòng)追蹤每份文件的保管過程的能力，一旦期限截止就開始執(zhí)行最終處置程序。對(duì)于特定的文件，如重要文件或保密文件等，文檔管理系統(tǒng)可設(shè)置提示和警告，允許在執(zhí)行最終處置程序之前，啟動(dòng)特殊的處理程序，由管理者或文件管理員對(duì)文件再次鑒別。

五、電子文件的歸檔

電子文件盡管有許多不同于紙質(zhì)文件的地方，但在歸檔原則上有許多方面是一致的，應(yīng)堅(jiān)持由形成電子文件的機(jī)構(gòu)向檔案部門歸檔。同時(shí)，應(yīng)貫徹優(yōu)化精練的歸檔原則，對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行鑒別、選擇和去粗存精，避免在經(jīng)濟(jì)上和管理上給檔案部門帶來不必要的負(fù)擔(dān)。電子文件的歸檔方式通常有兩種，即邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔是指檔案部門不接收實(shí)體電子文件，僅在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上接收歸檔的電子文件目錄，并通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行遠(yuǎn)程管理。邏輯歸檔方式不改變歸檔的電子文件的存儲(chǔ)位置和存儲(chǔ)方式，使之不脫離原機(jī)構(gòu)的文檔管理系統(tǒng)，始終保存在生成環(huán)境的系統(tǒng)中。這種管理方式既有利于電子文件的完整與真實(shí)，又可保持電子文件的長期可讀，也方便電子文件生成機(jī)構(gòu)對(duì)檔案信息頻繁的查考利用。電子文件經(jīng)邏輯歸檔后，其所有權(quán)發(fā)生了變化，不再僅屬于原機(jī)構(gòu)，檔案部門有權(quán)對(duì)歸檔的電子文件實(shí)行在線管理、信息加工與公共服務(wù)。物理歸檔是指移交時(shí)將電子檔案實(shí)體從原機(jī)構(gòu)的文檔管理系統(tǒng)中轉(zhuǎn)移至檔案部門的檔案管理系統(tǒng)中。至于是否要?jiǎng)h除本機(jī)構(gòu)系統(tǒng)內(nèi)已移交的電子文件，可視各機(jī)構(gòu)具體情況和文件價(jià)值而定，檔案部門一般不作強(qiáng)行規(guī)定。物理歸檔方式與傳統(tǒng)檔案管理模式類似，有章可循，操作性較強(qiáng)，有利于檔案部門對(duì)歸檔電子文件的直接管理，避免因機(jī)構(gòu)管理不善引起的信息流失，同時(shí)也減輕了電子文件形成機(jī)構(gòu)的文件管理負(fù)擔(dān)。物理歸檔主要有兩種方法：一是脫機(jī)移交，二是在線移交。脫機(jī)移交是指電子文件形成機(jī)構(gòu)按歸檔要求將電子文件進(jìn)行脫機(jī)處理，存儲(chǔ)到脫機(jī)數(shù)字媒體（如磁帶、磁盤、光盤）上，再向檔案部門移交。在線移交方式充分利用了網(wǎng)絡(luò)傳輸便捷的優(yōu)勢(shì)，還可以采取相應(yīng)的安全措施，確保數(shù)據(jù)完整。同時(shí)，由檔案部門進(jìn)行電子文件實(shí)體化工作，有利于統(tǒng)一歸檔文件的格式，便于電子檔案實(shí)體的管理。

六、電子文件的最終處置

對(duì)電子文件的最終處置一般包括三種：銷毀；在本機(jī)構(gòu)文檔管理系統(tǒng)內(nèi)長期保存；向檔案部門移交。后兩種處置方式中，經(jīng)過鑒定后被保存下來的電子文件，可稱為電子檔案。電子文件的銷毀，是指通過刪除文件、格式化或破壞載體等方式，使文件不可能再以電子方式重建，其內(nèi)容無法恢復(fù)與還原。不再具備保存價(jià)值的電子文件，在經(jīng)過鑒定確認(rèn)其已失去現(xiàn)行效用后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)銷毀。銷毀工作的執(zhí)行必須慎重仔細(xì)，以電子文件保管期限表為基本依據(jù)，并執(zhí)行嚴(yán)格的審批程序。在文檔管理系統(tǒng)中，應(yīng)通過保留相關(guān)元數(shù)據(jù)的方式記錄文件的銷毀情況，生成銷毀報(bào)告。文檔管理人員應(yīng)當(dāng)注意，將一份文件從磁盤上刪除并不等于銷毀文件。除非存儲(chǔ)載體被完全重新格式化，或者新產(chǎn)生的文件占據(jù)了原磁盤空間，并達(dá)到一定時(shí)限，否則無法保證該文件確實(shí)不可再建。有時(shí)即使文件已被刪除，也仍可利用軟件工具直接讀取磁盤驅(qū)動(dòng)器，通過某些方式使該文件重新恢復(fù)。因而，對(duì)于敏感性文件，要通過對(duì)其物理載體的破壞來確保文件被銷毀。當(dāng)文件存在多份拷貝時(shí)，文件管理員要注意同時(shí)銷毀這些拷貝。在文檔管理系統(tǒng)中，一份文件可以通過超鏈接的方式被多個(gè)文件夾同時(shí)收錄在內(nèi)。當(dāng)文件需要被銷毀的時(shí)候，應(yīng)特別重視對(duì)各個(gè)鏈接的檢測(cè)，看該文件在其他文件夾中是否仍有保留。

總之，電子文件的出現(xiàn)，是社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)和文化發(fā)展的客觀要求，也是人類文明發(fā)展的必然結(jié)果。同時(shí)，檔案事業(yè)的存在和發(fā)展有其特定的政治、經(jīng)濟(jì)和文化生態(tài)環(huán)境，為電子文件的產(chǎn)生和發(fā)展提供了必要的條件。隨著計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)的廣泛應(yīng)用，電子文件逐漸步入社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域。在信息網(wǎng)絡(luò)化迅速發(fā)展的推動(dòng)下，電子文件已經(jīng)成為信息化社會(huì)中不可或缺的管理和保存社會(huì)記憶的工具。

參考文獻(xiàn)：

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電子文件管理論文范文第5篇

水電建設(shè)項(xiàng)目投資控制貫穿于整個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)全過程，合理有效控制水電項(xiàng)目投資，應(yīng)從水電建設(shè)項(xiàng)目的各個(gè)階段著手。

1決策階段合理預(yù)測(cè)項(xiàng)目投資風(fēng)險(xiǎn)，確定投資控制目標(biāo)

投資控制是監(jiān)視項(xiàng)目建設(shè)過程中投資各方面運(yùn)用情況的活動(dòng)，以保證項(xiàng)目建設(shè)資金運(yùn)用狀況與項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度保持動(dòng)態(tài)適應(yīng)的一項(xiàng)管理活動(dòng)。投資控制一般包括3個(gè)步驟：①確定投資控制目標(biāo)；②衡量投資實(shí)際情況，獲取偏差信息；③分析偏差產(chǎn)生原因，采取糾正措施。投資控制必須有控制的客體——控制目標(biāo)，沒有控制目標(biāo)，投資主體各方將失去控制方向和缺乏控制重點(diǎn)，也無法發(fā)現(xiàn)偏差，及時(shí)進(jìn)行糾偏。因此，必須運(yùn)用科學(xué)的方法進(jìn)行投資的合理預(yù)測(cè)，以確定合理的投資控制目標(biāo)。水電項(xiàng)目的工程造價(jià)一般由3個(gè)不同的部分組成：其一是確定性造價(jià)，對(duì)于這一部分造價(jià)工程師知道它一定會(huì)發(fā)生并知道它發(fā)生的額度；其二是風(fēng)險(xiǎn)性造價(jià)，對(duì)此造價(jià)工程師只知道其可能發(fā)生的概率及不同概率發(fā)生時(shí)的造價(jià)分布；其三是完全不確定性造價(jià)，造價(jià)工程師對(duì)其發(fā)生的概率及造價(jià)分布均無法確定。工程項(xiàng)目造價(jià)確立的根本在于第二部分——風(fēng)險(xiǎn)性造價(jià)的確定與預(yù)測(cè)。國內(nèi)外有許多風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)方法，最有名的當(dāng)數(shù)蒙特卡羅(MonteCarlo)模擬法。

蒙特卡羅(MonteCarlo)模擬起源于第二次世界大戰(zhàn)期間，用于對(duì)裂變物質(zhì)中子的隨機(jī)擴(kuò)散進(jìn)行模擬研究，并以世界著名的賭城蒙特卡羅作為該項(xiàng)目研究的代號(hào)而得名。它是一種隨機(jī)模擬方法，不是按照傳統(tǒng)的觀念去求解模型，其本質(zhì)是實(shí)驗(yàn)，即在假定條件下去運(yùn)行模型，然后根據(jù)模型運(yùn)行的結(jié)果，進(jìn)行預(yù)測(cè)分析和系統(tǒng)評(píng)價(jià)。在實(shí)際應(yīng)用中，通常是先建立一個(gè)模型，再進(jìn)行數(shù)字模擬，如果模擬結(jié)果說明模型的有效性不足，可以逐步擴(kuò)大模型的細(xì)節(jié)，反復(fù)進(jìn)行數(shù)值模擬以求最后取得一個(gè)更為精確的估計(jì)。

蒙特卡羅模擬方法的實(shí)質(zhì)是：設(shè)有Y=g(X1，X2，…，Xn)，X為隨機(jī)變量，函數(shù)(即數(shù)學(xué)模型)g已知，為了確定Y值，我們可以用蒙特卡羅法，具體步驟為：

(1)隨機(jī)產(chǎn)生一組X1，X2，…，Xn；

(2)代人函數(shù)g計(jì)算得Y值，Y=g(X1，X2，…，Xn)；

(3)重復(fù)上述步驟(1)，(2)；

(4)由(1)，(2)，(3)步得到n個(gè)Y值，計(jì)算得到Y(jié)的統(tǒng)計(jì)值。

運(yùn)用蒙特卡羅模擬法預(yù)測(cè)分3個(gè)步驟：首先，構(gòu)造模型。進(jìn)行蒙特卡羅模擬，必須確定研究對(duì)象的概率分布。對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)因素來講，常常沒有可以直接引用的分布率，通常是根據(jù)歷史記錄或?qū)＜业闹饔^分析判斷，求得研究對(duì)象的一個(gè)初始概率分布。例如在設(shè)計(jì)變更的預(yù)測(cè)中，可以根據(jù)過去的已完類似工程的變更分布狀況和所預(yù)測(cè)工程的實(shí)際情況，預(yù)測(cè)其初始分布，運(yùn)用主觀概率法、專家調(diào)查法給出一個(gè)事件的概率分布。其次，運(yùn)行模型。根據(jù)確定的模型結(jié)構(gòu)(概率分布及其結(jié)構(gòu)關(guān)系)進(jìn)行隨機(jī)抽樣，故又稱作數(shù)值模擬。第三，根據(jù)模型的隨機(jī)模擬結(jié)果，統(tǒng)計(jì)各風(fēng)險(xiǎn)因素發(fā)生的頻數(shù)，得出要求的統(tǒng)計(jì)量。

目前國內(nèi)水電項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)的理論研究已有大量成果，但是實(shí)際應(yīng)用卻顯得很不足，大多數(shù)工程是以已完工程的歷史資料為基礎(chǔ)，以百分率進(jìn)行估算。為了更加科學(xué)合理地預(yù)測(cè)風(fēng)險(xiǎn)和確定投資控制目標(biāo)，這方面的工作有待于加強(qiáng)。

2設(shè)計(jì)階段以設(shè)計(jì)質(zhì)量為重點(diǎn)的投資控制

水電建設(shè)項(xiàng)目投資控制貫穿于整個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)全過程，并具有突出的重要地位。水電建設(shè)項(xiàng)目投資控制的關(guān)鍵在于項(xiàng)目實(shí)施前的投資決策階段和設(shè)計(jì)階段。許多業(yè)主認(rèn)為水電項(xiàng)目投資控制的重點(diǎn)在工程實(shí)施階段，把投資控制的主要精力放在工程實(shí)施階段上，忽視了水電站設(shè)計(jì)階段的投資控制。據(jù)國外有關(guān)資料對(duì)不同建設(shè)階段影響建設(shè)項(xiàng)目投資程度的分析，在項(xiàng)目建議書批準(zhǔn)的條件下，在可行性研究階段，設(shè)計(jì)對(duì)項(xiàng)目投資的影響為75%～95%，在技術(shù)設(shè)計(jì)階段為35%～75%，在施工圖設(shè)計(jì)階段為5%～35%。由此可見，項(xiàng)目投資控制的關(guān)鍵在于施工前的投資決策階段和設(shè)計(jì)階段，而在項(xiàng)目做出決策后，控制項(xiàng)目投資的關(guān)鍵就在于設(shè)計(jì)。一些西方國家分析，設(shè)計(jì)費(fèi)雖然只占水電站工程全壽命費(fèi)用的1%，但恰是這1%的設(shè)計(jì)費(fèi)用決定了幾乎以后的費(fèi)用，可見設(shè)計(jì)質(zhì)量對(duì)項(xiàng)目建設(shè)的投資控制的重要性，甚至可以說抓住了設(shè)計(jì)階段這個(gè)重點(diǎn)，就把握了投資控制的方向。

水電建設(shè)項(xiàng)目在設(shè)計(jì)階段的投資控制，首先須對(duì)工程項(xiàng)目各部分建筑運(yùn)用價(jià)值工程理論進(jìn)行技術(shù)經(jīng)濟(jì)比較，在滿足建筑物功能的前提下，體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)優(yōu)勢(shì)，以期取得最滿意的設(shè)計(jì)方案。

某水電站工程建設(shè)過程中，設(shè)計(jì)人員本著對(duì)業(yè)主負(fù)責(zé)，對(duì)工程負(fù)責(zé)的態(tài)度，把控制工程投資理念滲透到各項(xiàng)設(shè)計(jì)和施工技術(shù)措施之中。根據(jù)施工現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況，在保證工程質(zhì)量和安全的前提下，設(shè)計(jì)人員先后進(jìn)行了10余項(xiàng)的設(shè)計(jì)優(yōu)化。如：永久船閘與臨時(shí)船閘合二為一，溢洪道及廠房流道底板減薄等設(shè)計(jì)優(yōu)化，節(jié)約工程投資近億元。

其次，在設(shè)計(jì)各個(gè)階段進(jìn)行限額設(shè)計(jì)，以上一個(gè)階段的各項(xiàng)工程量投資控制下一個(gè)階段的設(shè)計(jì)工作，力爭達(dá)到隨著設(shè)計(jì)階段的加深，設(shè)計(jì)工作越細(xì)和各建筑物設(shè)計(jì)更加優(yōu)化，但在實(shí)際工作中，當(dāng)設(shè)計(jì)概算超出批準(zhǔn)的投資估算時(shí)，某些設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)人往往只片面要求造價(jià)工程師單純地從投資上尋找原因，以盲目地降低單價(jià)和費(fèi)用指標(biāo)為代價(jià)來降低工程投資，而不是在設(shè)計(jì)的細(xì)微之處尋找降低工程量及施工措施費(fèi)的途徑。這樣就違背了限額設(shè)計(jì)的初衷，缺乏合理性及科學(xué)性，限額設(shè)計(jì)也只是流于形式，起不到投資控制的作用。

某水電站在建設(shè)期間遭受3次洪水沖擊，基坑被淹累計(jì)30多天，工期損失達(dá)3個(gè)月之久，造成比較大的損失。盡管如此，由于實(shí)行了限額設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)人員群策群力，在設(shè)計(jì)優(yōu)化上下功夫，使電站實(shí)際發(fā)電工期比預(yù)期提前了10個(gè)月；工程完工后，其投資控制在批準(zhǔn)的設(shè)計(jì)概算內(nèi)，取得了良好的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益。

再次，應(yīng)加強(qiáng)設(shè)計(jì)監(jiān)理工作，因?yàn)樵O(shè)計(jì)監(jiān)理對(duì)項(xiàng)目投資的控制是事前控制，比過程控制中的施工監(jiān)理對(duì)投資控制有著更重要的作用。有的比較大的水電項(xiàng)目已開始了這方面的工作，取得了一定的效果，但并未完全落到實(shí)處，執(zhí)行起來很難請(qǐng)到滿意的設(shè)計(jì)監(jiān)理工程師?？上驳氖峭顿Y方已認(rèn)識(shí)到了這一工作的重要性。

3重視工程實(shí)施階段的投資控制

水電站工程項(xiàng)目龐雜、涉及面較廣、技術(shù)難點(diǎn)多、地質(zhì)復(fù)雜及工期長等特點(diǎn)，增加了工程實(shí)施階段的投資風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也制約了這個(gè)階段的投資控制，超設(shè)計(jì)概算現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。在工程的實(shí)施階段投資控制的主要內(nèi)容如下。

3.1合理處理好質(zhì)量、進(jìn)度與投資三者之間的關(guān)系

水電工程進(jìn)入具體實(shí)施階段后，許多業(yè)主不太重視投資控制，往往最重進(jìn)度、質(zhì)量，輕投資，很難把投資擺到與進(jìn)度、質(zhì)量同等的位置，這可能與我國的水電開發(fā)模式和中國國情有一定的關(guān)系，經(jīng)常搞什么獻(xiàn)禮，以某個(gè)特殊日子作為工程截流、首臺(tái)機(jī)組發(fā)電的日子，而工程的進(jìn)度卻無法正常滿足此類要求，于是召開動(dòng)員大會(huì)，給承包人趕工費(fèi)等來達(dá)到目標(biāo)。筆者在某水電站從事監(jiān)理工作時(shí)，發(fā)現(xiàn)施工單位的機(jī)電安裝人員平時(shí)上班抓得不緊，到臨近工期目標(biāo)控制點(diǎn)時(shí)，索要趕工費(fèi)，從而使工期要求得到滿足，投資卻大大突破。投資控制也不能單純追求節(jié)約投資，必須在確保工程質(zhì)量的前提下，辯證地處理它與工程質(zhì)量控制、進(jìn)度控制的關(guān)系，以提高工程建設(shè)的整體經(jīng)濟(jì)效益。如：增加一部分工程投資來縮短工期并提前發(fā)電，在進(jìn)行投入與產(chǎn)出等經(jīng)濟(jì)分析后確能帶收益，那么，增加部分投資是必要的，這能增加水電站的發(fā)電經(jīng)濟(jì)效益和發(fā)揮其部分社會(huì)效益。

3.2做好工程的招標(biāo)工作，確定合理的工程承包合同價(jià)

水電建設(shè)項(xiàng)目施工承包合同有工程量清單型合同、總價(jià)合同、單價(jià)合同、成本加酬金合同、交鑰匙合同5種，總價(jià)合同又可分為固定總價(jià)合同和可調(diào)總價(jià)合同。由于水電項(xiàng)目非常復(fù)雜，項(xiàng)目內(nèi)容和設(shè)計(jì)指標(biāo)不能十分明確，招標(biāo)時(shí)只能向投標(biāo)人給出各分項(xiàng)工程的工作項(xiàng)目一覽表或招標(biāo)設(shè)計(jì)階段的估算工程量，在工程實(shí)施階段，工作項(xiàng)目和工程量均有較大的變化，因而國內(nèi)大多數(shù)水電項(xiàng)目采用單價(jià)合同和工程量清單型單價(jià)合同，少數(shù)水電項(xiàng)目采用可調(diào)總價(jià)合同。

無論采用單價(jià)合同還是可調(diào)總價(jià)合同，簽訂合同時(shí)的合同價(jià)只是一個(gè)暫定價(jià)格或預(yù)測(cè)合同價(jià)格，不是最終的合同價(jià)格，要使最終的合同價(jià)格更為合理，真正反映建筑產(chǎn)品的價(jià)格，招標(biāo)階段招標(biāo)文件的編制等招標(biāo)工作顯得尤為重要，須對(duì)招標(biāo)文件中的合同條款進(jìn)行仔細(xì)研究，不留或少留“活口”，盡量消除索賠的誘因，明確界定變更的條件和處理變更的辦法，以避免實(shí)施過程中扯皮現(xiàn)象發(fā)生。

某小型水電站為民營企業(yè)投資建設(shè)，由于一些特殊原因，在初步設(shè)計(jì)(等同水電的預(yù)可，工程項(xiàng)目較粗)的基礎(chǔ)上進(jìn)行施工招標(biāo)，業(yè)主請(qǐng)一家咨詢機(jī)構(gòu)編寫招標(biāo)文件，該機(jī)構(gòu)為第一次編寫水電項(xiàng)目招標(biāo)文件，缺乏這方面的經(jīng)驗(yàn)，招標(biāo)文件不夠理想；筆者在參加評(píng)標(biāo)的過程中發(fā)現(xiàn)其變更條款中：“無類似單價(jià)可套用時(shí)，按水利部水總[2002]116號(hào)文的規(guī)定和相應(yīng)的預(yù)算定額及投標(biāo)人投標(biāo)文件中的基礎(chǔ)價(jià)格重新編制單價(jià)?！眳⒓油稑?biāo)的各投標(biāo)人均為很有經(jīng)驗(yàn)的施工企業(yè)，在報(bào)價(jià)時(shí)，其基礎(chǔ)價(jià)格不具備任何競(jìng)爭性，通過調(diào)低單價(jià)中人、材、機(jī)消耗量來競(jìng)標(biāo)，無形中給最終的合同價(jià)格留下了一個(gè)“大活口”，給最后的投資控制埋下了隱患。

3.3完善合同管理制度，提高投資管理人員素質(zhì)

由于水電站工程施工復(fù)雜，受自然條件制約和外部環(huán)境的影響較大，給招標(biāo)文件編制和合同管理提出了更高的要求。施工實(shí)施階段常常會(huì)發(fā)生與招標(biāo)文件、技術(shù)規(guī)范、合同文件不一致的地方，加上承包商以低價(jià)中標(biāo)，靠加強(qiáng)索賠和變更來盈利。為了減少合同變更、索賠、補(bǔ)償費(fèi)發(fā)生，需要經(jīng)驗(yàn)豐富的注冊(cè)造價(jià)工程師配合監(jiān)理工程師從設(shè)計(jì)、施工、合同幾方面進(jìn)行深入研究，預(yù)測(cè)工程實(shí)施中可能發(fā)生的問題，建立一套健全的合同管理制度，強(qiáng)化合同的約束力，合理地解決各類經(jīng)濟(jì)問題。

某水電站主體工程開工初期，由于設(shè)計(jì)變更、地質(zhì)條件變化的影響，承包商以自己的經(jīng)驗(yàn)和智慧，充分利用合同條款，向業(yè)主提出合同變更的“標(biāo)外單價(jià)”、“補(bǔ)償費(fèi)”、“措施費(fèi)”、“窩工費(fèi)”等要求。由于沒有一套健全的合同管理細(xì)則，面對(duì)承包商提出的標(biāo)外單價(jià)及索賠，明顯感覺到基礎(chǔ)工作差，反駁承包人的證據(jù)資料不完善，給審定工作帶來一定的難度，為此，業(yè)主提出了改進(jìn)措施，制定了《主體工程價(jià)款結(jié)算辦法》及《工程索賠管理實(shí)施細(xì)則》等合同管理辦法，抑制了合同變更、索賠、補(bǔ)償?shù)臄U(kuò)大。

除完善合同管理制度外，還應(yīng)提高投資管理人員的素質(zhì)以更好地處理合同執(zhí)行過程中的各類問題，有效地控制投資。某水電站在合同執(zhí)行中沒有配備造價(jià)工程師或造價(jià)專業(yè)人員，由財(cái)務(wù)人員從事投資管理，在工程結(jié)算時(shí)，承包人把固結(jié)灌漿的鉆檢查孔、壓水試驗(yàn)、檢查孔復(fù)灌等報(bào)量結(jié)算，由于合同中沒有相應(yīng)單價(jià)，重新編制單價(jià)進(jìn)行結(jié)算。然而，按招標(biāo)文件中合同條款規(guī)定：“固結(jié)灌漿按延米計(jì)量，鉆檢查孔、壓水試驗(yàn)、檢查孔復(fù)灌等內(nèi)容包括在延米單價(jià)中”，投資管理人員工程技術(shù)和造價(jià)知識(shí)不足，被承包人迷惑，影響了工程的投資控制。

除了在水電建設(shè)項(xiàng)目各個(gè)階段抓住不同的控制重點(diǎn)進(jìn)行有效的投資控制之外，在建設(shè)過程的每個(gè)階段均必須掌握2個(gè)原則：

(1)主動(dòng)地、動(dòng)態(tài)地控制投資。水電行業(yè)目前推行的“靜態(tài)控制、動(dòng)態(tài)管理”實(shí)質(zhì)上就是立足于主動(dòng)地、動(dòng)態(tài)地控制工程造價(jià)的造價(jià)管理機(jī)制。在投資控制目標(biāo)確定以后，不能理解工程造價(jià)的控制在于發(fā)現(xiàn)實(shí)際值與目標(biāo)值之間的偏差，以及偏差發(fā)生后再分析偏差產(chǎn)生的原因并采取相應(yīng)的對(duì)策。這種“亡羊補(bǔ)牢”的做法盡管有一定的意義，但是被動(dòng)的，是被牽著鼻子走。水電工程建設(shè)是在許多變化的外部環(huán)境條件下進(jìn)行，與氣候條件、水文條件、地質(zhì)條件、施工環(huán)境條件、通貨膨脹等環(huán)境條件的關(guān)系比較密切，這些環(huán)境條件是動(dòng)態(tài)的、復(fù)雜多變的，作為一個(gè)水電建設(shè)者，一個(gè)工程造價(jià)人員應(yīng)該主動(dòng)地采取措施，提前預(yù)防或減少實(shí)際值與目標(biāo)值的偏離，對(duì)投資進(jìn)行動(dòng)態(tài)的控制。