文書檔案的管理
前言：想要寫出一篇令人眼前一亮的文章嗎？我們特意為您整理了5篇文書檔案的管理范文，相信會(huì)為您的寫作帶來(lái)幫助，發(fā)現(xiàn)更多的寫作思路和靈感。
文書檔案的管理范文第1篇
1.1 工作水平有待提升
工作水平有待提升主要是指檔案管理人員的工作水平有待提升。眾所周知對(duì)事業(yè)單位的管理工作來(lái)說(shuō)文書檔案是其非常重要的一部分，并且可能夠?qū)τ谑聵I(yè)單位的發(fā)展和決策的制定起到?jīng)Q定性作用，但是在這一過(guò)程中需要注意的是，由于事業(yè)單位的檔案管理工作不受重視并且人員以及管理方法存在問(wèn)題，從而使得事業(yè)單位文書檔案管理工作受到了非常大的制約。除此之外，工作水平有待提升還體現(xiàn)在事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理教育知識(shí)結(jié)構(gòu)越來(lái)越落后，并且培訓(xùn)工作也無(wú)法跟上工作的實(shí)際進(jìn)度，這導(dǎo)致了文書檔案管理無(wú)法得到進(jìn)一步的有效提升。
1.2 重視程度不夠
重視程度不夠是導(dǎo)致事業(yè)單位文書檔案管理工作難以進(jìn)步的重要因素。一般來(lái)說(shuō)在文書檔案管理中其最為重要的環(huán)節(jié)是分類和歸檔工作。但是隨著我國(guó)現(xiàn)代化技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，不同種類的文件給文書檔案管理帶來(lái)了非常大的挑戰(zhàn)。除此之外，重視程度不夠還體現(xiàn)在了部分事業(yè)單位的檔案管理工作無(wú)法將文書檔案管理的功效發(fā)揮出來(lái)，也無(wú)法使其成為事業(yè)單位發(fā)展的重要工具。即事業(yè)單位無(wú)法從思想上提高對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，與此同時(shí)也無(wú)法在人員和配置等各個(gè)方面加大管理力度。另外，重視程度不夠還體現(xiàn)在部分事業(yè)單位的檔案管理工作并沒(méi)有結(jié)合現(xiàn)代化科學(xué)手段，因此無(wú)法幫助文書檔案管理更加科學(xué)規(guī)范。
1.3 管理方式陳舊
管理方式陳舊對(duì)于事業(yè)單位文書檔案管理工作的影響是非常深遠(yuǎn)的。通過(guò)對(duì)于事業(yè)單位文書檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析和總結(jié)后我們可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前文書檔案管理工作主要存在管理方式陳舊、管理工作不能夠引起上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視以及工作人員知識(shí)、思想均非常落后，跟不上單位發(fā)展所需等方面的問(wèn)題。除此之外，管理方式陳舊還體現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理工作由于無(wú)法引起上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，導(dǎo)致了其整體的管理模式較為落后，不少事業(yè)檔案管理的工作人員均是一些兼職人員或關(guān)系人員。無(wú)法提供更加科學(xué)的資料管理。以前筆者單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案人員重視程度不夠，覺(jué)得文書檔案工作無(wú)關(guān)緊要，筆者曾經(jīng)多次與相關(guān)公司溝通試圖建立一個(gè)檔案系統(tǒng)，但需要資金投入，很難得到領(lǐng)導(dǎo)的支持。文書類的相關(guān)資料沒(méi)有專業(yè)的人員及系統(tǒng)管理，兼職人員也沒(méi)有出去學(xué)習(xí)檔案管理的機(jī)會(huì)，靠自己的摸索去完成文書類的整理，使得文書檔案工作不夠科學(xué)化、規(guī)范化。
2 新形勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案管理工作對(duì)策
2.1 堅(jiān)持以人為本理念
堅(jiān)持以人為本理念是新形勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提。隨著國(guó)家的進(jìn)步，“以人為本”的理念被推行到各行各業(yè)中，事業(yè)單位自身也應(yīng)當(dāng)注重充分發(fā)揮“以人為本”的理念，并且加大對(duì)于事業(yè)單位檔案管理人員的重視力度。除此之外，在堅(jiān)持以人為本理念的過(guò)程中事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到，文書檔案管理工作在一線崗位中的重要作用，并且增加與管理人員的溝通交流，從而能夠更多了解管理人員的職業(yè)規(guī)劃和心理情緒。另外，在堅(jiān)持以人為本理念的過(guò)程中事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重促使文書檔案管理工作受到各科室以及更多領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可并且能夠在工作中積極配合文書檔案管理工作，使管理工作質(zhì)量得到有效提升同時(shí)促使管理人員獲得更高的成就感和歸屬感。
2.2 應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)
應(yīng)用結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)于新形勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案管理工作的重要性是不言而喻的。在結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)的過(guò)程中，事業(yè)單位的文書檔案管理應(yīng)當(dāng)結(jié)合現(xiàn)代化管理手段，并且注重增強(qiáng)文書檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，從而能夠構(gòu)建起新型管理模式同時(shí)使管理工作逐漸走向數(shù)字化、一體化。除此之外，在結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)的過(guò)程中，事業(yè)單位檔案管理的進(jìn)行還應(yīng)當(dāng)能夠?yàn)闆Q策者提供更加科學(xué)化的信息資料。并且通過(guò)信息化、現(xiàn)代化管理模式將各項(xiàng)工作均統(tǒng)一管理，從而能夠在此基礎(chǔ)上促進(jìn)新形勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案管理工作水平的有效提升。
2.3 優(yōu)化人員配置
優(yōu)化人員配置是新形勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案管理工作的核心內(nèi)容之一。在優(yōu)化人員配置的過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重加大人員配置，并且提升管理質(zhì)量提高管理人員素質(zhì)。與此同時(shí)，健全管理工作激勵(lì)體制。除此之外，在優(yōu)化人員配置的過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重合理的激勵(lì)能夠激發(fā)人潛在的動(dòng)力，這對(duì)于提高檔案管理的工作質(zhì)量和隊(duì)伍素質(zhì)有至關(guān)重要的作用。另外，在優(yōu)化人員配置的過(guò)程中事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重進(jìn)一步完善激勵(lì)機(jī)制，并且按照有關(guān)制度嚴(yán)格落實(shí)，從而能夠在此基礎(chǔ)上促進(jìn)新形勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案管理工作效率的持續(xù)提升。
2.4 完善管理制度
完善管理制度是新形勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案管理工作的重中之重。在完善管理制度的過(guò)程中，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)注重形成對(duì)等的懲罰制度，從而能夠使管理人員在獲得激勵(lì)的同時(shí)能夠更加明確自己的職責(zé)。除此之外，在完善管理制度的過(guò)程中，為了能夠使工作責(zé)任感更強(qiáng)并且可以確保管理工作的有序進(jìn)行，事業(yè)單位在完善建立管理機(jī)制時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分考慮到管理人員的個(gè)人人格和發(fā)展等方面的追求，把文書檔案管理各方面均納入到考核評(píng)定指標(biāo)中。另外，在完善管理制度的過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重針對(duì)業(yè)績(jī)較為突出、工作能力較強(qiáng)等管理人員，給予其優(yōu)秀的晉升機(jī)會(huì)并通過(guò)物質(zhì)和精神雙重鼓勵(lì)的方法，使檔案管理人員以更加積極的態(tài)度面對(duì)工作，并且能夠以更高的責(zé)任感不斷提高管理質(zhì)量。
文書檔案的管理范文第2篇
關(guān)鍵詞：文書檔案 檔案管理 創(chuàng)新 信息技術(shù)
引言
文書檔案作為企業(yè)檔案資源體系中的重要組成部分，其中記載著企業(yè)多項(xiàng)歷史工作信息，能夠間接反映出單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策問(wèn)題、組織問(wèn)題、企業(yè)建設(shè)情況等問(wèn)題，為后續(xù)企業(yè)工作提供有力的依據(jù)，同時(shí)，文書檔案中也記錄了企業(yè)發(fā)展所取得的成果，是企業(yè)非常寶貴的歷史資源。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，當(dāng)今信息技術(shù)已經(jīng)融入到社會(huì)的各個(gè)角落，信息技術(shù)能夠切實(shí)提高企業(yè)管理質(zhì)量與運(yùn)作效率，因此，現(xiàn)代化管理模式對(duì)傳統(tǒng)的文書檔案管理提出了更高要求。近些年來(lái)，隨著企業(yè)內(nèi)部管理水平、發(fā)展水平不斷提高，對(duì)文書檔案管理要求也越來(lái)越高，系統(tǒng)、效率、準(zhǔn)確的管理模式已經(jīng)成為當(dāng)今文書檔案管理的必然要求。
一、當(dāng)今文書檔案管理中所存在的問(wèn)題
（一）文書檔案管理不夠規(guī)范
隨著企業(yè)不斷發(fā)展，在長(zhǎng)期發(fā)展中勢(shì)必會(huì)不斷堆積文書檔案。這也直接的加大了文書檔案管理難度，造成一系列的不規(guī)范想象，主要變現(xiàn)在：檔號(hào)不規(guī)范、案卷目錄不規(guī)范、案卷標(biāo)題不規(guī)范、組卷不規(guī)范等。這一系列不規(guī)范現(xiàn)象從實(shí)質(zhì)上分析就是企業(yè)高管的不重視，使得文書檔案管理沒(méi)有形成一個(gè)規(guī)范的規(guī)章制度與管理制度，進(jìn)而造成文書檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題。
（二）文書檔案檢索效率不高
當(dāng)今企業(yè)文書檢索的形式主要分為計(jì)算機(jī)檢索和人工檢索兩種，其中，人工檢索占據(jù)主體地位。雖然，企業(yè)文書檔案管理人員在提高檢索效率方面做出很多努力，編制諸多檢索工具，但在企業(yè)文書檔案逐漸增多的情況下，使得人工檢索效率止步不前。其主要因素在于管理人員在管理檔案時(shí)，過(guò)重在意檢索效率與內(nèi)容，而往往忽略了檢索質(zhì)量。這不僅在質(zhì)量上無(wú)法保障，檢索效率也沒(méi)有切實(shí)提高。
（三）文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)層面
現(xiàn)如今，很多企業(yè)的文書檔案管理人員雖處于平穩(wěn)發(fā)展階段，也有些管理人員在企業(yè)工作了諸多念頭，已經(jīng)形成了自身獨(dú)有的管理理念，而這種理念是非常難以轉(zhuǎn)變的，使得管理人員的專業(yè)能力、文化水平無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化文書檔案管理需求。信息技術(shù)作為21世紀(jì)的標(biāo)志性技術(shù)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、自動(dòng)化、信息化、電子化管理已經(jīng)成為必然趨勢(shì)，但一些資歷較老的管理人員甚至連計(jì)算機(jī)都不會(huì)使用，對(duì)一些現(xiàn)代化專業(yè)知識(shí)也不夠了解，使得企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理建設(shè)進(jìn)程緩慢。而企業(yè)工作人員往往都是“術(shù)業(yè)有專攻”，能夠滿足現(xiàn)代化檔案管理研究與開發(fā)的人才非常局限，嚴(yán)重影響企業(yè)文書檔案管理創(chuàng)新進(jìn)程，無(wú)法提高文書檔案管理質(zhì)量與管理效率。
二、文書檔案管理創(chuàng)新的有效渠道
（一）強(qiáng)化制度建設(shè)，加強(qiáng)執(zhí)行力度
首先，想要實(shí)現(xiàn)文書檔案管理創(chuàng)新必須要加強(qiáng)文書檔案管理制度的創(chuàng)新，進(jìn)一步規(guī)范原有的規(guī)章制度。想要保障管理制度的有效性，制度創(chuàng)新必須要建立在企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況的基礎(chǔ)上，要剔除一些不符合現(xiàn)代化需求的管理制度，并采用現(xiàn)代化管理制度進(jìn)行填充，打造全新的文書檔案管理體制?？傊髽I(yè)要建立文書檔案管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，對(duì)企業(yè)文書檔案管理中的內(nèi)容、要求、形式作為明確的統(tǒng)一規(guī)定。其次，要落實(shí)文書檔案管理責(zé)任制，為文書檔案管理創(chuàng)新提供堅(jiān)實(shí)的保障。為了保障文書檔案管理能夠適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展需求，企業(yè)必須要針對(duì)電子化檔案建立一套標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)章制度，將電子化檔案制度與原有制度相結(jié)合，保障文書檔案制度的完整性。最后，待到企業(yè)建立健全文書檔案管理規(guī)章制度之后，必須要加強(qiáng)執(zhí)行力度，落實(shí)相應(yīng)的管理責(zé)任，并且定期對(duì)規(guī)章制度的落實(shí)情況進(jìn)行審查，并組織文書檔案管理力量，對(duì)文書檔案體系制度內(nèi)容進(jìn)行修、補(bǔ)充、篩選，保障檔案管理體系制度的時(shí)效性，充分發(fā)揮文書檔案管理體系制度的積極作用。
（二）創(chuàng)新工作機(jī)制
企業(yè)文書檔案管理必須要適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展步伐，創(chuàng)新相應(yīng)的檔案管理工作機(jī)制。筆者認(rèn)為，企業(yè)必須要建立健全以下幾點(diǎn)：①自我營(yíng)銷機(jī)制。該種管理機(jī)制主要是根據(jù)企業(yè)階段安排和總體要求作為出發(fā)點(diǎn)，大力宣傳文書檔案管理的重要性與積極作用，并提出文書檔案管理中心任務(wù)及提出檔案管理要求，為后續(xù)檔案管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。②主動(dòng)參與機(jī)制。讓文書檔案管理工作能夠參與到單位中心或重大活動(dòng)中去，加強(qiáng)文書檔案管理質(zhì)量，充分體現(xiàn)出文書檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展的積極作用。③互動(dòng)協(xié)調(diào)機(jī)制。加強(qiáng)文書檔案管理的參與力度和宣傳力度，與有關(guān)部門在檔案方面達(dá)成共識(shí)，構(gòu)建一套系統(tǒng)的管理路線，并且文書檔案管理工作中，做好監(jiān)督、指導(dǎo)、服務(wù)等職責(zé)，加強(qiáng)文書檔案管理與各個(gè)部門之間的聯(lián)系，提高企業(yè)各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)性。
（三）構(gòu)建文書檔案管理隊(duì)伍，提高管理人員的工作質(zhì)量
待到企業(yè)現(xiàn)代化文書檔案管理機(jī)制構(gòu)建完成之后，要進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)文書檔案管理的人才隊(duì)伍建設(shè)工作，讓檔案管理人才來(lái)實(shí)施檔案管理工作。第一，單位要認(rèn)真挑選檔案管理人才，在面向社會(huì)招聘人才時(shí)，必須要保障應(yīng)聘人員的知識(shí)基礎(chǔ)與文化層次，同時(shí)也應(yīng)考慮應(yīng)聘人員的專業(yè)和計(jì)算機(jī)能力。第二，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部人才培養(yǎng)，定期展開有層次、有計(jì)劃、有重點(diǎn)的現(xiàn)代化檔案管理培訓(xùn)工作，加強(qiáng)行業(yè)內(nèi)部文書檔案管理業(yè)務(wù)交流，提高企業(yè)檔案管理人員的道德修養(yǎng)與業(yè)務(wù)修養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，提高檔案管理人員的重視程度。第三，企業(yè)要建立“能者居上”的崗位競(jìng)爭(zhēng)制度，即公平、公正、公開的保障檔案管理職位的競(jìng)爭(zhēng)制度，為了工作人員的職位晉升、評(píng)定、福利待遇等方面的上升空間奠定基礎(chǔ)。第四，加強(qiáng)危機(jī)意識(shí)教育，構(gòu)建一套考核體系，明確考核標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)造性與積極性，提高文書檔案管理的工作效率。
（四）加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新，提高服務(wù)質(zhì)量
想要實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的工作創(chuàng)新，企業(yè)首先要淞⑾執(zhí)化檔案管理理念，無(wú)論是在日常文書檔案工作中還是檔案信息交流過(guò)程中，都必須要充分利用現(xiàn)代化手段作為媒介，即借助信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)管理文書檔案，提高檔案管理質(zhì)量與效率?；诖?，企業(yè)想要不斷滿足現(xiàn)代化文書檔案管理的發(fā)展需求，就必須要不斷開展創(chuàng)新技術(shù)活動(dòng)，構(gòu)建一套符合企業(yè)自身發(fā)展的電子檔案管理系統(tǒng)，并將該系統(tǒng)融入到企業(yè)系統(tǒng)中。要求企業(yè)將檔案管理信息化建設(shè)歸納到企業(yè)總體規(guī)劃中，制定出相應(yīng)的規(guī)劃細(xì)節(jié)，例如檔案信息收集、檢索、整理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各部門間的信息流共享，提高文書檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。
（五）保障細(xì)節(jié)功能能夠做到位
文書檔案管理工作的細(xì)節(jié)工作非常多，因此，想要加強(qiáng)文書檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，做好細(xì)節(jié)工作是必不可少的，需要檔案管理人員做到以下幾點(diǎn)：①制定相應(yīng)的規(guī)章制度，要求檔案管理人員你必須要嚴(yán)格尊重規(guī)章條例。②加強(qiáng)具有機(jī)密性文檔的管理工作，要求檔案管理人員必須要將文書檔案進(jìn)行整合、劃分、篩選，將檔案劃分多個(gè)層次，以備不時(shí)之需。③企業(yè)文書檔案必須要按照規(guī)章流程進(jìn)行記錄，避免因人為因素致使檔案信息不全或遺漏。④加強(qiáng)文書檔案存檔工作，無(wú)論是紙面檔案還是電子檔案，在歸檔之前必須要再次檢查，并且電子檔案要在錄入電腦之后，要進(jìn)行信息核對(duì)，從而確保文書檔案的完整性、真實(shí)性、精準(zhǔn)性。
（六）加強(qiáng)管理人員的創(chuàng)新意識(shí)
創(chuàng)新意識(shí)是創(chuàng)新模式的基礎(chǔ)與前提，文書檔案管理要一改傳統(tǒng)文書檔案管理弊端，提高文書檔案管理的積極作用，讓檔案管理工作能夠成為企業(yè)的創(chuàng)造者與先行者。由于信息技術(shù)的開形式注定了檔案管理的顯性化需求，因此，文書檔案管理應(yīng)朝向開放性發(fā)展。在符合保密規(guī)定的前提下，檔案管理部門可定期將檔案專題、目錄、特定成果在公共媒體上公布，為客戶查考、選擇提供便利，讓用戶能夠感受到檔案的用處，加強(qiáng)檔案信息的積極作用。
三、結(jié)束語(yǔ)
文書檔案管理工作作為衡量企業(yè)管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)檔案信息能夠?yàn)槠髽I(yè)提供有效參考依據(jù)，對(duì)企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。文書檔案管理質(zhì)量會(huì)直接影響檔案信息的完整性、可靠性，是企業(yè)展開一系列經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要參考依據(jù)，不容忽視。例如企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展都需要借鑒文書檔案內(nèi)容。因此，企業(yè)必須要提高文書檔案管理的地位，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作創(chuàng)新，構(gòu)建高專業(yè)、高素質(zhì)檔案管理人才，從多方面提高檔案信息的利用率，充分發(fā)揮文書檔案的積極作用，這樣才能夠適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展需求，推動(dòng)企業(yè)建設(shè)與發(fā)展進(jìn)程。
參考文獻(xiàn)：
[1]梁軍萍.如何做好文書檔案管理工作[J].十堰職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2014（04）：12-13.
[2]韓宏.淺析文書檔案的現(xiàn)代化管理[J].機(jī)電兵船檔案，2012（04）：1-2.
[3]羅文妍.淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J].東北農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2011（03）.：22-23.
文書檔案的管理范文第3篇
文書檔案是文書檔案是反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案，它記錄了一個(gè)社會(huì)組織所從事的各類管理活動(dòng)。文書信息作為一種資源，越來(lái)越被人們所重視，隨著社會(huì)的進(jìn)步與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，也帶動(dòng)文書檔案信息服務(wù)內(nèi)容與方式的變化。文檔管理開始面臨著許多有待解決的問(wèn)題。根據(jù)文書檔案其工作特點(diǎn)以及環(huán)境的因素，只有采取新穎的管理模式對(duì)文書檔案進(jìn)行科學(xué)管理，才能保證文書檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性，從而適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。
1.文書檔案科學(xué)化管理方式
1.1重視文書檔案信息服務(wù)觀念的創(chuàng)新
由于檔案信息利用與傳播面臨著商品經(jīng)濟(jì)和信息社會(huì)的雙重打冷戰(zhàn)，檔案部門必須從解放思想、更新觀念入手，強(qiáng)化檔案信息開發(fā)與利用服務(wù)。目前，社會(huì)公眾不再以檔案管理部門所提供的傳統(tǒng)性檔案利用方式方法為滿足，而是要求在更大的范圍、更高程度上實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享。為此，在不斷提高檔案管理與利用現(xiàn)代化水平的同時(shí)，要根據(jù)檔案信息利用服務(wù)的現(xiàn)狀，分析影響檔案利用與信息共享的諸多因素，尋求適應(yīng)檔案利用需求實(shí)際的服務(wù)模式，促進(jìn)檔案資源共享的實(shí)現(xiàn)。
1.2文檔一體化
長(zhǎng)期以來(lái)，文書處理和檔案管理屬于不同的部門負(fù)責(zé)，檔案管理只由檔案部門執(zhí)行，文書處理和檔案管理的分離，由于作于不同部分以及不同工作者，就導(dǎo)致了檔案管理較容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，影響了文書檔案的管理效率，降低了檔案的信息服務(wù)功能。，隨著社會(huì)發(fā)展的需求，文檔一體化成為了一種新穎的管理模式，這種管理模式就是把過(guò)去文件處理和檔案管理獨(dú)立的分散狀態(tài)，統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體去進(jìn)行管理。文檔一體化的科學(xué)化管理模式意味著公文處理和文書檔案兩者歸入為文件運(yùn)，使文書檔案得到科學(xué)處理和有效控制。
1.3掌握現(xiàn)代化管理技能，利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案
隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新發(fā)展以及無(wú)紙化資源的出現(xiàn)，使得檔案管理模式從手工操作轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)操作，使得文書檔案的存儲(chǔ)方式也發(fā)生了根本性的變化，從紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮淤Y源形式；使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作等操作過(guò)程均由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大，而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)，減輕了檔案工作者的勞動(dòng)量，提高了文書檔案管理的效率。
1.4對(duì)檔案管理工作者的要求
我國(guó)檔案隊(duì)伍存在的普遍問(wèn)題是人才知識(shí)結(jié)構(gòu)老化、現(xiàn)代管理人才和計(jì)算機(jī)管理專業(yè)人才缺乏，現(xiàn)代化的檔案管理工作不僅需要懂專業(yè)知識(shí)的人員，也同樣需要計(jì)算機(jī)類、管理類人才。文書檔案工作對(duì)服務(wù)對(duì)象的重要性，以及其較強(qiáng)的專業(yè)性，決定了文書檔案工作者必須具備專業(yè)知識(shí)，擁有較強(qiáng)的檔案管理技能和高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)，從而確保文書檔案的準(zhǔn)確性。對(duì)檔案管理工作者的要求有以下兩點(diǎn)：一是對(duì)檔案工作者加強(qiáng)職業(yè)道德教育、強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)檔案工作人員的主動(dòng)性。二是加大對(duì)利用者的宣傳教育力度，提高利用者做好檔案利用效果信息反饋工作的自覺(jué)性。
2.文書檔案科學(xué)管理的優(yōu)點(diǎn)
2.1作業(yè)效率大幅度提高
文書檔案實(shí)施科學(xué)化管理后，文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無(wú)論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。
2.2文件和文字信息得到充分共享
在原始的手工操作管理中，部分單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
2.3電子文件保存的穩(wěn)定性
與紙質(zhì)檔案載體相比，紙張的文書檔案耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，在一定的條件下容易受到破壞，如檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)發(fā)展，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如小容量的U盤大容量的移動(dòng)硬盤等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
2.4提高了文件傳遞的速度和安全性
在日常公文辦理過(guò)程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)，傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時(shí)性。
文書檔案的管理范文第4篇
1 文書檔案保密管理的原則和內(nèi)容
文書檔案管理是企業(yè)信息化建設(shè)的重要部分，對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)決策起到支撐作用。文書檔案具有穩(wěn)定的傳承性，為企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展和自主創(chuàng)新提供可靠的數(shù)據(jù)來(lái)源，是推動(dòng)電力企業(yè)發(fā)展的重要資源與企業(yè)實(shí)現(xiàn)商業(yè)管理的有效途徑。一些重要的文書檔案承載了企業(yè)的核心價(jià)值，對(duì)企業(yè)發(fā)展起到?jīng)Q定性作用，因其特殊性而需按照涉密級(jí)別進(jìn)行管理，因此，做好電力企業(yè)文書檔案的保密管理工作至關(guān)重要。為適應(yīng)電力市場(chǎng)發(fā)展和信息化潮流，規(guī)范電力企業(yè)文書檔案的保密管理機(jī)制已成為一種必然的現(xiàn)實(shí)需求。
1.1 文書檔案保密管理要堅(jiān)持全過(guò)程控制原則
對(duì)文書檔案實(shí)行前端控制和全過(guò)程的保密管理，是要從文書檔案形成的全過(guò)程考慮，包括定密、印文、收發(fā)文、登記、投送、借文、歸檔與銷毀等環(huán)節(jié)，都要進(jìn)行管控，確保檔案管理的安全、規(guī)范。
1.2 文書檔案保密管理要堅(jiān)持分級(jí)管理原則
電力企業(yè)以安全穩(wěn)定作為企業(yè)發(fā)展的前提，所以電力企業(yè)文書檔案管理必須從維護(hù)企業(yè)的根本利益出發(fā)，嚴(yán)格劃分保密等級(jí)，該保密的堅(jiān)持保密化原則，將保密責(zé)任制落實(shí)到人，確保檔案安全;該放開的部分要放開，使其獲得最大化地推廣利用，實(shí)現(xiàn)其社會(huì)價(jià)值。
1.3 文書檔案保密管理要堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化原則
既要遵循《中華人民共和國(guó)檔案法》，又要遵循電力系統(tǒng)內(nèi)相關(guān)管理制度，實(shí)施統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，便于應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高管理質(zhì)量和利用價(jià)值，促進(jìn)機(jī)要文書檔案管理扎實(shí)有序開展。
2 文書檔案保密管理存在的問(wèn)題
隨著電力體制改革和企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整的不斷深入，企業(yè)檔案工作者積極開展工作，取得了一定的成績(jī)，同時(shí)還存在一些問(wèn)題。
2.1 文書檔案保密管理制度建設(shè)不到位
一些電力企業(yè)檔案意識(shí)淡薄，既缺乏對(duì)文書檔案保密管理原則、方式的制度性頂層設(shè)計(jì)，又沒(méi)有做出文檔管理的收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)的細(xì)化方案，缺乏健全的業(yè)務(wù)流程，文檔保密工作規(guī)范化程度低。
2.2 文書檔案保密管理信息化建設(shè)滯后
紙質(zhì)方式查閱檔案資料能夠看到整卷檔案內(nèi)容，不符合文檔管理的保密要求[1]，具備完整防御能力的信息化建設(shè)和系統(tǒng)管理，有利于文檔資料的保密管理，然而在電力企業(yè)的應(yīng)用中，存在信息化建設(shè)滯后問(wèn)題，缺乏具體的制度標(biāo)準(zhǔn)與完善的檔案數(shù)字化設(shè)施，文書檔案的信息化管理不能很好地發(fā)揮作用。
2.3 管理人員隊(duì)伍建設(shè)亟待加強(qiáng)
企業(yè)檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，管理人員存在經(jīng)常變更或缺位情況，一些管理人員身兼數(shù)職，根本沒(méi)有時(shí)間學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代電力企業(yè)制度下檔案管理工作發(fā)展的需要[2]，造成文書檔案資料的準(zhǔn)確性偏低;檔案人員的專業(yè)素質(zhì)不高，職業(yè)道德教育不足，缺乏專門的高素質(zhì)管理人才，嚴(yán)重制約了電力企業(yè)文書檔案管理工作的發(fā)展。
2.4 各部門對(duì)檔案管理工作的配合不夠
各部門對(duì)檔案管理工作的配合不夠，例如在工程檔案方面，建設(shè)部門、技經(jīng)部門以及資料管理等部門之間缺乏一定的協(xié)調(diào)度，模糊了文書檔案的保管權(quán)限，建設(shè)部門的職責(zé)在于提供工程施工管理相關(guān)資料，技經(jīng)部門的職責(zé)在于提供工程施工工作量、造價(jià)等相關(guān)的檔案資料，而資料管理部門應(yīng)該與各部門之間保持及時(shí)準(zhǔn)確的信息溝通，從而有效整合相關(guān)資料，在使用和歸檔過(guò)程中，避免造成一些保密資料因得不到及時(shí)歸檔保存而遺失，制約檔案管理水平的提高。
2.5 文書檔案的開發(fā)力度不足
文書檔案的保密管理并不意味著將涉密資料束之高閣，相反，具有較高的開發(fā)價(jià)值和傳承意義，形成寶貴的資料庫(kù)。電力企業(yè)在管理中存在重管理、輕利用的誤區(qū)，在進(jìn)行經(jīng)營(yíng)管理決策時(shí)，缺乏對(duì)文檔資料的分析開發(fā)，造成損失。
3 如何改進(jìn)電力企業(yè)文書檔案管理
3.1 健全文書檔案保密管理工作機(jī)制
根據(jù)國(guó)家電網(wǎng)公司檔案管理辦法，結(jié)合單位實(shí)際情況，健全檔案工作機(jī)制，明確原則和管理方式，完善收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等各環(huán)節(jié)的工作要求。規(guī)定文書檔案的收集、編制的范圍，界定文件形成、歸檔職責(zé)，確保涉密檔案保證文書檔案歸檔率、完整性和準(zhǔn)確性，為管理人員做好文書檔案保密管理工作做出指導(dǎo)。
3.2 優(yōu)化文書檔案保密管理業(yè)務(wù)流程
文書檔案的保密管理涉及收發(fā)、登記、送批、傳閱、歸檔、銷毀等工作環(huán)節(jié)，工作程序性強(qiáng)，在保密管理制度中，各單位應(yīng)制定工作標(biāo)準(zhǔn)化程序，形成操作性強(qiáng)的工作規(guī)范，細(xì)化各項(xiàng)目標(biāo)任務(wù)，為崗位人員提出指導(dǎo)，以便嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求，完善各項(xiàng)檔案管理制度，制定科學(xué)的運(yùn)作程序，實(shí)現(xiàn)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的科學(xué)化、規(guī)范化。
3.3 強(qiáng)化文書檔案的信息化管理
檔案信息化是以現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作領(lǐng)域的實(shí)際運(yùn)用為基礎(chǔ)，以檔案信息的資源化為主導(dǎo)，在制度范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共享為目的推動(dòng)檔案工作發(fā)展的進(jìn)步過(guò)程[3]。根據(jù)文書檔案管理的要求，加強(qiáng)研究，加大科技投入，引進(jìn)文書檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，對(duì)各種不同類型載體的檔案（紙質(zhì)、錄音、錄像等）進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換;嚴(yán)格按照制度規(guī)定，制定信息化檔案管理辦法，明確檔案級(jí)別，形成數(shù)據(jù)化檔案;必須做到檔案管理軟件的慎重選擇、推廣，提高保密防范能力和技術(shù)水平，加快推進(jìn)信息系統(tǒng)防護(hù)體系建設(shè)，既確保推廣性，又保證保密管理的安全性。
3.4 加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)
加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)能力，是做好檔案工作的根本保證。一方面，從人才引進(jìn)的角度，甄選優(yōu)秀的檔案管理專業(yè)人才加入企業(yè)，提升專業(yè)化人才當(dāng)量;另一方面，從人員培訓(xùn)的角度，組織崗位人員參加國(guó)家檔案局等專業(yè)機(jī)構(gòu)的理論業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，堅(jiān)持把文書檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、信息化知識(shí)和應(yīng)用技能作為崗位人員培訓(xùn)的重要內(nèi)容，提升業(yè)務(wù)能力，做好對(duì)重點(diǎn)人員的資格審查，形成穩(wěn)定的檔案隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)從雜業(yè)型轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)型轉(zhuǎn)變;此外，以文書檔案管理為載體，以同業(yè)對(duì)標(biāo)為抓手，與兄弟單位進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，開展調(diào)研，不斷促進(jìn)業(yè)務(wù)能力提升。
3.5 建立相關(guān)部門間的溝通聯(lián)系機(jī)制
建立一個(gè)完善的責(zé)任保證體系和監(jiān)督管理網(wǎng)絡(luò)，其中檔案管理部門起到中樞和主導(dǎo)作用，全過(guò)程參與管理，即管理坐標(biāo)的原點(diǎn);橫向由崗位責(zé)任制來(lái)約束各部門其相關(guān)人員的行為，保證所經(jīng)辦文件責(zé)任落實(shí)到人，保密工作有據(jù)可循;縱向由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)牽頭，協(xié)調(diào)規(guī)范各部門人員行為，確保嚴(yán)格按照制度規(guī)定，完善資源整合，落實(shí)文書檔案保密管理工作。
3.6 深化文書檔案的開發(fā)利用
文書檔案的管理范文第5篇
文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。文書檔案是辦理完畢，且具有保存價(jià)值的文書。其重點(diǎn)在于“具有保存價(jià)值”，這就說(shuō)明，有一部分的文書可以成為文書檔案，而余下的那部分，就只是“文書”。這就存在文書檔案歸檔范圍和文書檔案鑒定的問(wèn)題。企業(yè)的實(shí)際操作過(guò)程中“，有文必檔”的現(xiàn)象普遍存在。“有文必檔”帶來(lái)的是人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的浪費(fèi)。將很多不需要?dú)w檔的文書歸為文書檔案，忽視了檔案的有用性。檔案學(xué)理論一直強(qiáng)調(diào)檔案是有價(jià)值、有用的文件，是留存以備查考的歷史文件。企業(yè)文書檔案的歸檔范圍必須明確，必須是那部分由查考利用價(jià)值的文書。2006年頒布的國(guó)家檔案局八號(hào)令本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想”的原則，明確規(guī)定了機(jī)關(guān)文書檔案歸檔和不歸檔的范圍。其中指出“上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等”不屬于歸檔范圍。此外“，本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿”也屬不歸檔范圍。很多企業(yè)認(rèn)為檔案的齊全完整就是文件的歷次修改稿都要留存，因此，在企業(yè)文書檔案的整理過(guò)程中，一份文件的修改稿都放入其中。這是不必要的，文件的修改稿只是文件制作活動(dòng)的反映，真正有價(jià)值、促進(jìn)實(shí)踐活動(dòng)開展的是文件的最終稿。故文書檔案只歸文件的最終稿即可。從文書到文書檔案需要檔案整理人員的鑒定，這對(duì)檔案人員的素質(zhì)要求是較高的。檔案人員要清楚地知道文書和文書檔案的界限，熟悉文書檔案的整理規(guī)則，認(rèn)真參照國(guó)家和企業(yè)的文書檔案整理分類方案，剔除不屬于歸檔范圍的文書，保留有價(jià)值、有參考的文書，保證文書檔案“收集齊全、整理規(guī)范、安全保管、合理使用”。
2.文檔一體化。
文檔一體化已不是一個(gè)新的概念，很早就有人提出文檔一體化，而它的實(shí)踐卻不盡如人意，往往是文書工作和文書檔案工作脫節(jié)。在企業(yè)的文書檔案管理中，文檔一體化能起到簡(jiǎn)化流程、提高效率的作用，文檔一體化的呼喚應(yīng)該更加強(qiáng)烈。在文件生命周期理論中，文件從其形成到最終銷毀都叫文件，無(wú)論是現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件還是非現(xiàn)行文件。文件所呈現(xiàn)的價(jià)值有第一價(jià)值和第二價(jià)值之分，由于大多數(shù)企業(yè)檔案不進(jìn)館，企業(yè)的文書檔案就保存在企業(yè)的檔案室，因此其呈現(xiàn)的價(jià)值就只是第一價(jià)值。一份被判定有價(jià)值的文書，其成為文書檔案之后，只是在稱呼、保管方式等發(fā)生了改變，最重要的是，這份文件的內(nèi)容并沒(méi)有改變。無(wú)論其是在文書處理處理系統(tǒng)還是檔案系統(tǒng)中，它的內(nèi)容始終是一樣的，一樣都具有價(jià)值，一樣都是對(duì)本企業(yè)而言的第一價(jià)值。只是其價(jià)值的呈現(xiàn)方式不同而已：在文書系統(tǒng)中，它推動(dòng)的是文件中所指活動(dòng)的開展；在文書檔案系統(tǒng)中，它的現(xiàn)行價(jià)值已經(jīng)結(jié)束，它呈現(xiàn)的是為類似的活動(dòng)提供參考的價(jià)值。為提高文書檔案的整理效率，就要實(shí)施文書檔案的“前端控制”，也就是說(shuō)，把文書檔案的管理要求納入到文書處理程序中，以保證檔案的齊全、完整。文書檔案管理過(guò)程中，要重視檔案人員對(duì)文書人員監(jiān)督作用，以明確文書檔案收集范圍；保證文書檔案及時(shí)收集、用紙規(guī)范、裝訂規(guī)范、原稿齊全、附件不殘缺等。借此把好了文書檔案的質(zhì)量關(guān)，為文書檔案的整理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，減少文書檔案整理中不必要的麻煩，最終促成了文書檔案的有效管理。
3.電子文件和數(shù)字化文件。
計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用，帶來(lái)了電子文件的出現(xiàn)。電子文件形成于電腦之中，是以數(shù)字代碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。在文書檔案的整理流程中，要求檔案數(shù)字化，掃描成為工序之一。數(shù)字化文件是利用掃描儀等設(shè)備將文件進(jìn)行掃描，并以tif、jpg等圖片格式存儲(chǔ)于電腦之中而形成的。由于電腦是企業(yè)必不可少的辦公設(shè)備，文件都是在電腦中形成，而后打印成紙質(zhì)稿進(jìn)行文書處理的?？梢?jiàn)，文書檔案的內(nèi)容與形成于電腦之中的電子文件是沒(méi)有區(qū)別，與掃描后形成的數(shù)字化文件也沒(méi)有區(qū)別，那么，數(shù)字化是不是一道多余的工序呢？筆者認(rèn)為，既然企業(yè)文書檔案整理的最終目的是為了便于企業(yè)的查找、利用，那么，與數(shù)字化文件內(nèi)容一致的初始電子文件也可以與文書檔案的錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)掛接，當(dāng)然，這需要技術(shù)上的可行性。如果這種技術(shù)是可行的，就可以省略掃描這一工序，簡(jiǎn)化企業(yè)文書檔案的管理流程，提高企業(yè)文書檔案的整理效率，更方便了企業(yè)文書檔案的有效利用。
4.單機(jī)版軟件與網(wǎng)絡(luò)版軟件。
企業(yè)文書檔案管理軟件有單機(jī)版和網(wǎng)絡(luò)版之分。目前，大多數(shù)企業(yè)所使用的是單機(jī)版軟件，單機(jī)版軟件的優(yōu)勢(shì)在于可以用vfp命令來(lái)對(duì)掃描后形成的數(shù)字化文件與系統(tǒng)中的錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接。而其缺點(diǎn)也是顯而易見(jiàn)的：?jiǎn)螜C(jī)版軟件容錯(cuò)能力差，可以毫不留痕跡的將其中的數(shù)據(jù)刪除；分錄在幾臺(tái)電腦中的數(shù)據(jù)，需要用命令來(lái)合并、排序，稍有不慎，容易引起數(shù)據(jù)丟失；單機(jī)版軟件雖然也有文書處理這一菜單，但企業(yè)大多還是采用自己的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)處理文書。經(jīng)過(guò)對(duì)比分析，網(wǎng)絡(luò)版軟件具有更大的優(yōu)勢(shì)，尤其是在網(wǎng)絡(luò)覆蓋率高的今天，企業(yè)應(yīng)該推崇使用網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，以便于多人同時(shí)查閱文書檔案、提高企業(yè)文書檔案的利用效率。
