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摘要：日新月異的當(dāng)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和多媒體技術(shù)所支持的數(shù)字化建設(shè),給檔案事業(yè)帶來了新一輪的發(fā)展機(jī)遇、新的整合平臺(tái)和新的升值空間。隨著“數(shù)字化社會(huì)”、“數(shù)字化城市”時(shí)代的來臨,檔案數(shù)字化建設(shè)也步入了快速通道。管理微機(jī)化、庫(kù)藏?cái)?shù)字化、信息共享化,已成為當(dāng)今檔案工作發(fā)展的趨勢(shì)。而即便是實(shí)現(xiàn)了“三化”,還僅僅是“數(shù)字檔案”建設(shè)的一個(gè)雛形和開始,從“檔案數(shù)字化階段——數(shù)字化檔案階段——數(shù)字檔案階段”是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程?；鶎訖n案如何順應(yīng)時(shí)展的新要求,緊跟數(shù)字化建設(shè)的步伐,充分發(fā)揮基層檔案的應(yīng)有作用,是值得我們認(rèn)真研究和思考的問題?，F(xiàn)就本人在基層檔案數(shù)字化工作中遇到的問題及對(duì)策,談一些體會(huì)。

一、基層檔案數(shù)字化是檔案數(shù)字化“大廈之基”。

基層檔案是我國(guó)檔案系列中的“基石”。建設(shè)數(shù)字化檔案一方面要高屋建瓴,站在時(shí)代和發(fā)展的高度上明確目標(biāo)和要求;另一方面必須立足基層,一步一個(gè)腳印地在做細(xì)做實(shí)上下工夫。沒有基層檔案的數(shù)字化,就不會(huì)有整個(gè)“大廈”的數(shù)字化。作為基層檔案工作者應(yīng)當(dāng)清楚地看到:基層檔案也是社會(huì)發(fā)展的“產(chǎn)物”,它不能脫離社會(huì)的進(jìn)步而獨(dú)立存在。它既是“基層的部門”,也是“社會(huì)的細(xì)胞”;既有“基層的責(zé)任”,更有“社會(huì)的義務(wù)”。隨著我國(guó)數(shù)字化時(shí)代的來臨,建設(shè)數(shù)字化檔案是時(shí)代的需要,更是社會(huì)發(fā)展的必然。

我處檔案工作創(chuàng)建于1984年。盡管創(chuàng)建時(shí)間不算太長(zhǎng),但恰好趕在了改革開放后“整頓發(fā)展”的機(jī)遇期。因此,我們力求在規(guī)范的起點(diǎn)上“從零開始”、逐步發(fā)展,截止目前已有館藏近萬卷,年平均提供利用二千余卷。近幾年來,隨著城市建設(shè)的迅猛發(fā)展和城建檔案規(guī)范化要求的進(jìn)一步提高,城建檔案收集數(shù)量成幾倍的增長(zhǎng)。大量竣工資料主要以紙質(zhì)檔案的形式歸檔,由八十年代一個(gè)工程幾張紙到今天一個(gè)工程(一個(gè)標(biāo)段)就有幾十盒資料。數(shù)量的不斷翻番,庫(kù)容的不斷“膨脹”,給單位的檔案管理和手工歸檔、查檔帶來了空前的壓力。受客觀條件的限制,庫(kù)容空間必須要“精打細(xì)算”,管理人手也要“適量精干”。如何突破傳統(tǒng)的管理模式,既保護(hù)紙質(zhì)原件,又能提速查檔并實(shí)現(xiàn)資源利用的最大化,是我們檔案工作者長(zhǎng)期以來孜孜以求的目標(biāo)。數(shù)字檔案作為信息化時(shí)代一種全新的技術(shù)管理手段,如一抹亮光照亮了21世紀(jì)檔案的發(fā)展方向。盡管當(dāng)前它的具體組成結(jié)構(gòu)、組織管理模式還處于探索之中,可其“庫(kù)藏”的數(shù)字化特征是肯定的,而傳統(tǒng)檔案“庫(kù)藏”的數(shù)字化轉(zhuǎn)換是其必要的環(huán)節(jié)和重要的組成部分。

二、基層檔案數(shù)字化之路需要循序漸進(jìn)

(一)檔案數(shù)字化的含義

檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影(錄音、錄像)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié),利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù),及時(shí)提供利用,實(shí)現(xiàn)資源共享,是檔案信息化建設(shè)的重要組成內(nèi)容。

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下,檔案信息資源的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值也難以充分實(shí)現(xiàn),更難適應(yīng)當(dāng)代“數(shù)字化生存”的形勢(shì)。實(shí)現(xiàn)檔案原件的數(shù)字化,對(duì)檔案信息的現(xiàn)代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。

(二)檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容

1.檔案目錄信息的數(shù)字化,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.載體檔案的數(shù)字化,如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化,建立檔案影像數(shù)據(jù)庫(kù)或多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.檔案專題信息的采集與建庫(kù)。

(三)檔案數(shù)字化的主要作用是:檢索快捷方便、容易實(shí)時(shí)同步備份、存儲(chǔ)空間小,維護(hù)方便、安全。

1.檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)重要內(nèi)容。檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè)。資源建設(shè)包括兩大方面任務(wù):一是現(xiàn)有檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化;二是電子文件歸檔與電子檔案管理。

2.檔案數(shù)字化能有效地保護(hù)檔案原件。

⑴代替原件使用,保護(hù)檔案原件。

⑵數(shù)字化副本異地保存,輸出縮微膠片供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞。

⑶恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡及對(duì)污損殘缺照片檔案的修復(fù)。

3.檔案數(shù)字化能改善檔案的利用方式。

⑴不再受“孤本”的限制,一份文件可以同時(shí)提供給所有需要它的人共享。

⑵數(shù)字影像文件可以通過計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進(jìn)行異地傳輸,使異地調(diào)閱利用成為可能。擴(kuò)大了檔案的利用空間,讓更多的人們來了解檔案,利用檔案。

⑶“時(shí)間”不再是限制,利用者可以隨時(shí)使用自己需要的文件。檔案數(shù)字化以后,將已開放的檔案上網(wǎng),這樣所有利用者就可以在任何時(shí)間上網(wǎng)利用檔案信息資源。

4.檔案數(shù)字化能充實(shí)各檔案網(wǎng)站的內(nèi)容。

5.檔案數(shù)字化是傳統(tǒng)檔案走向數(shù)字檔案的必經(jīng)之路。

(四)檔案數(shù)字化建設(shè)的“三個(gè)階段”

從宏觀的角度上來看,檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程,要完成好這項(xiàng)工程,必須一步一個(gè)腳印地循序推進(jìn)。只有對(duì)這項(xiàng)工程的每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的分析研究,才能科學(xué)規(guī)劃并正確引領(lǐng)檔案的數(shù)字化建設(shè)之路。

1.檔案數(shù)字化階段。首先,是引入計(jì)算機(jī)技術(shù),建立檔案的自動(dòng)化系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化、數(shù)字化。其次,是實(shí)現(xiàn)庫(kù)藏信息數(shù)字化,將紙質(zhì)庫(kù)藏資料轉(zhuǎn)變成數(shù)字庫(kù)藏,完成庫(kù)藏信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。再次,是構(gòu)建平滑高效的檔案信息化傳輸平臺(tái),實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理和資源共享。

2.數(shù)字化檔案階段。在檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上,形成以數(shù)字化信息為庫(kù)藏內(nèi)容,以計(jì)算機(jī)為管理手段,以網(wǎng)絡(luò)傳遞為利用方式的一種新型檔案。至此,檔案數(shù)字化之路才進(jìn)入個(gè)體檔案數(shù)字化,但離數(shù)字檔案的目標(biāo)仍有一定的距離。

作為數(shù)字化檔案的基本要求之一,我們?cè)诮窈笫占瘷n案過程中,要加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來庫(kù)藏?cái)?shù)字檔案最主要的來源。以前,只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄,現(xiàn)在我們逐步要求實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制,一般將電子文件拷貝兩套,異地保存,并隨紙質(zhì)文件一并移交。這樣既推進(jìn)了基層檔案的電子化進(jìn)程,又節(jié)省了建立數(shù)據(jù)庫(kù)的工作量,這種多快好省的工作法應(yīng)該大力推廣。盡管目前,電子檔案收集、整理和保管工作都還處于起步階段,但隨著全社會(huì)“數(shù)字化”進(jìn)程的加快,電子文件將成為信息交流的主要載體,從而在我們的工作和生活中占有越來越重要的地位。因此,電子文件將成為數(shù)字化檔案的一個(gè)主要信息源和主要的“庫(kù)藏”形態(tài)。

3.數(shù)字檔案階段。在個(gè)體檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)上,通過國(guó)家信息基礎(chǔ)工程,將個(gè)體數(shù)字化檔案聯(lián)合起來,并運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù),進(jìn)行擴(kuò)張、伸展,組成完全意義的數(shù)字化檔案館。這個(gè)檔案是一個(gè)超大規(guī)模的、沒有時(shí)空限制的知識(shí)信息中心?；ハ嚅g遵循共同協(xié)議,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息共享。用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)終端提出需求,由數(shù)字檔案系統(tǒng)完成查找和調(diào)檔,實(shí)現(xiàn)真正意義上的網(wǎng)上虛擬檔案館。

三、基層檔案數(shù)字化進(jìn)程中存在的問題及其對(duì)策。

基層檔案的數(shù)字化之路剛剛起步,有的單位甚至還沒有真正啟動(dòng),要實(shí)現(xiàn)新的跨越,遇到的問題卻是多方面的。如何正確處理好前進(jìn)道路上的困難和問題,少走彎路或者不走彎路,對(duì)數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程至關(guān)重要。現(xiàn)結(jié)合本人的工作實(shí)際,就基層檔案數(shù)字化建設(shè)過程中存在的幾個(gè)共性問題略談一二、并予探討。

一是要消除“觀念盲區(qū)”。傳統(tǒng)的檔案管理模式,在絕大多數(shù)檔案人心中已經(jīng)形成了根深蒂固的一種習(xí)慣。尤其在基層檔案部門,面對(duì)相對(duì)有限的檔案“庫(kù)藏”、相對(duì)固定的服務(wù)對(duì)象,傳統(tǒng)的管理模式仍然管用、好用,日常工作也“熟門熟路”,似乎沒有必要“棄熟從生”自找“不適”,從而在思想觀念上對(duì)“數(shù)字化”的推行既不熱心也不熱情。尤其對(duì)于一些老的檔案工作者來講,要把看得見、摸得著的檔案資料,變成無形的數(shù)字信息貯存,在習(xí)慣上一時(shí)還難以適應(yīng)、在心理上感到不踏實(shí)。他們往往把數(shù)字檔案建設(shè)看成是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)費(fèi)力、缺乏實(shí)際意義的“趕時(shí)髦”,超脫現(xiàn)實(shí)的“”,本能地產(chǎn)生“抵觸情緒”。因而導(dǎo)致創(chuàng)建積極性不高,行動(dòng)遲緩。其表現(xiàn)為“先天不足”。

二是要克服“經(jīng)費(fèi)瓶頸”?；鶎訖n案工作是完全靠基層單位自費(fèi)供養(yǎng)的。相對(duì)于單位的各項(xiàng)職能和工作分工,基層檔案往往處于“從屬”和次要的地位。在經(jīng)費(fèi)分配上,基層單位總是把有限的財(cái)力資源首先使用于更重要的方向,導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)硬件投入的資金不足,致使基層檔案數(shù)字化工作起步艱難,其表現(xiàn)為“步履蹣跚”。

三是要解決“人才短板”。

人才是檔案數(shù)字化建設(shè)的根本,網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)和硬件配置,需要專業(yè)的人才;設(shè)備維護(hù)和軟件開發(fā)需要專業(yè)的人才;數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和數(shù)字檔案的管理同樣需要專業(yè)的人才。目前,這方面的人才不但基層檔案部門缺乏,就連地域范圍內(nèi)都很難尋覓。沒有這些人才作為基礎(chǔ),數(shù)字化建設(shè)要從規(guī)劃變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)只能是一種美好的愿望,事實(shí)上也無法向前推進(jìn),其表現(xiàn)為“紙上談兵”。

四是要做到“輕重有度”

在推進(jìn)庫(kù)藏信息數(shù)字化的過程當(dāng)中,將紙質(zhì)庫(kù)藏資料轉(zhuǎn)變成數(shù)字庫(kù)藏是一項(xiàng)主要內(nèi)容,也是一項(xiàng)耗時(shí)費(fèi)力的艱巨工程。這就向我們提出了如何掌握好“橫向的廣度”和“縱向的深度”的問題。檔案是一段歷史的記錄,就我單位檔案工作現(xiàn)狀而言,要在短時(shí)間內(nèi)把積累了多年的“浩瀚”的檔案資源,全部數(shù)字化是不可能的、也是不必要的。本著“可能與實(shí)用”的原則,基層檔案在推進(jìn)“數(shù)字化”的過程中,可將工作要點(diǎn)首先放在“珍貴檔案、重點(diǎn)檔案、特色檔案、利用率高的檔案”的優(yōu)先數(shù)字化上。努力實(shí)現(xiàn)在不長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi),力爭(zhēng)做到數(shù)字化的檔案信息是高價(jià)值、高利用率和標(biāo)準(zhǔn)化、有特色的信息資源。作為一項(xiàng)“浩大的工程”,在其循序推進(jìn)、逐步完善的過程中,沒有一定的人力、財(cái)力、精力投入實(shí)在是無法完成的。所以,我們?cè)谌肆?、?cái)力的應(yīng)用上,更應(yīng)當(dāng)遵循“先后有序”、“確保重點(diǎn)”的原則,將基層檔案的數(shù)字化一步步推向深入。

五是要遵循“規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)”

檔案數(shù)字化建設(shè)的最終目標(biāo)是建立網(wǎng)上虛擬檔案館,虛擬檔案館是在眾多個(gè)體數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)上形成的。沒有各級(jí)個(gè)體檔案的數(shù)字化,就沒有構(gòu)建虛擬檔案的基本材料;不在標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系框架下構(gòu)建個(gè)體數(shù)字化檔案,即使材料豐富也難以形成全國(guó)互聯(lián)的高質(zhì)量的虛擬檔案館。截止目前,我國(guó)仍沒有相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)化體系出臺(tái),行業(yè)內(nèi)部也沒有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。因此,建立檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系迫在眉睫?；鶎訖n案部門在當(dāng)前的情況下,首先應(yīng)當(dāng)緊密跟蹤標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的進(jìn)程和動(dòng)態(tài),努力使自身的檔案數(shù)字化建設(shè)與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的進(jìn)程相合拍;其次是按照“三個(gè)階段”的設(shè)計(jì)分步實(shí)施、有序推進(jìn),使數(shù)字化建設(shè)與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的發(fā)展同步;再次是加強(qiáng)與同行的橫向交流與溝通,主動(dòng)地與本區(qū)域數(shù)字網(wǎng)絡(luò)相接軌。

綜上所述,筆者認(rèn)為在基層檔案數(shù)字化建設(shè)上,我們還應(yīng)當(dāng)做到:首先,應(yīng)當(dāng)乘我國(guó)大力推進(jìn)數(shù)字化社會(huì)建設(shè)的東風(fēng),加大構(gòu)建數(shù)字化檔案重要性的宣傳,力爭(zhēng)把數(shù)字化檔案建設(shè)納入數(shù)字化社會(huì)建設(shè)的范疇,以爭(zhēng)取各級(jí)在政策規(guī)定和各基層單位領(lǐng)導(dǎo)的重視及支持。政策有規(guī)定,領(lǐng)導(dǎo)重視了,基層檔案數(shù)字化工作也就啟動(dòng)了。其次,是采用聘請(qǐng)與培訓(xùn)相結(jié)合的方式,解決專業(yè)人才缺乏的問題。再次,是檔案工作者知識(shí)結(jié)構(gòu)更新。檔案數(shù)字化建設(shè)的過程是一個(gè)與傳統(tǒng)方式相互撞擊的過程,不可避免涉及到了對(duì)檔案人員知識(shí)的更新和調(diào)整。對(duì)檔案行業(yè)從業(yè)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)提出了新的要求,當(dāng)前僅精通檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的人員已不能完全適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需要,只有輔以計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)通訊等知識(shí)的復(fù)合型人才才能在新時(shí)期檔案工作中操控自如,勝任新時(shí)期檔案工作的各種崗位.

檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理順應(yīng)社會(huì)發(fā)展,實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必由之路,是歷史和時(shí)代賦予當(dāng)代檔案工作者的神圣責(zé)任。盡管檔案在數(shù)字化建設(shè)的道路上面臨種種困難,需要經(jīng)過一個(gè)漫長(zhǎng)而艱巨的探索過程,但只要我們提高認(rèn)識(shí),統(tǒng)籌規(guī)劃,分步實(shí)施,檔案數(shù)字化建設(shè)的前景將是美好的,并終究會(huì)結(jié)出豐碩的果實(shí)——這是我們每一個(gè)檔案工作者最大的信心和期待。