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一、應(yīng)用信息技術(shù)管理電子檔案存在的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題

1.電子檔案儲(chǔ)存的安全性問(wèn)題

醫(yī)院保存的電子檔案大部分是屬于重要的文書(shū)材料，如今很多儲(chǔ)存設(shè)備具有高速讀寫(xiě)的速度，如果被盜取了，受侵害的程度是非常大的。其次，因?yàn)樾畔⒒侄嗡褂玫亩际墙y(tǒng)一的字體與標(biāo)識(shí)，喪失了手寫(xiě)漢字的特點(diǎn)，這樣也不利于對(duì)真假進(jìn)行鑒別，導(dǎo)致被侵害的文件不易被察覺(jué)。另外，網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)性也很大，在傳輸?shù)倪^(guò)程中存在被修改、被惡意破壞、被盜用等風(fēng)險(xiǎn)。因此電子檔案儲(chǔ)存的安全性問(wèn)題是不可忽視的。

2.電子檔案管理的長(zhǎng)期可讀性問(wèn)題

電子檔案的信息存儲(chǔ)在不同的載體上，信息的讀取與儲(chǔ)存需要指定的設(shè)備，這樣會(huì)導(dǎo)致信息對(duì)軟硬件的依賴。當(dāng)前信息技術(shù)等發(fā)展非?？?，計(jì)算機(jī)影響的更新速度也非常快，若是在兼容性方面出現(xiàn)了問(wèn)題，也有幾率會(huì)讓信息丟失，直接將電子檔案的使用壽命縮短。

3.電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)問(wèn)題

應(yīng)用辦公自動(dòng)化對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。如果引進(jìn)了現(xiàn)代化的設(shè)備，卻不能得到充分的利用，那么就談不上檔案管理信息化。

二、信息技術(shù)在電子檔案管理中的具體應(yīng)用

1.提升設(shè)備的安全性，確保電子檔案的安全性

前面提到電子檔案在網(wǎng)絡(luò)傳輸過(guò)程中存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)性，因此，要重視這個(gè)環(huán)節(jié)，要針對(duì)性地加強(qiáng)檔案儲(chǔ)存設(shè)備的安全性，方法可以是：對(duì)相關(guān)軟硬件進(jìn)行檢查、更新、升級(jí)、維修，要定期對(duì)相關(guān)設(shè)施與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)期進(jìn)行檢測(cè)、維護(hù)與清理，要以此為職責(zé)設(shè)立網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)督員，定期對(duì)存檔的電子文件，特別是重要的電子文件進(jìn)行備份與更新，還要加強(qiáng)身份驗(yàn)證、數(shù)字簽名、網(wǎng)絡(luò)防火墻等等，利用這些手段來(lái)提升設(shè)備的安全性，最大限度地保障電子檔案在傳輸、儲(chǔ)存、運(yùn)用操作的過(guò)程中的保密性、發(fā)展性、持續(xù)性、安全性。同時(shí)，應(yīng)用辦公自動(dòng)化技術(shù)進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，必須遵照相關(guān)的要求，在使用的過(guò)程中不能擅自修改與下載，最大限度地防止電子文件被其他用戶進(jìn)行非法使用或者隨意修改，進(jìn)一步提高其安全性。

2.完善相關(guān)規(guī)章制度，對(duì)電子檔案操作流程進(jìn)行規(guī)范

首先，在利用信息技術(shù)對(duì)具體的電子檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，要以實(shí)際情況為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行科學(xué)完善，如電子文件保密制度、歸檔制度、用戶身份確認(rèn)制度等等，從而最大限度地保障電子檔案管理中的安全程度。最后，在實(shí)際的工作過(guò)程中，應(yīng)該構(gòu)建一個(gè)相對(duì)規(guī)范的電子檔案管理制度與操作標(biāo)準(zhǔn)，需要將各個(gè)部門(mén)的儲(chǔ)存格式、處理手段進(jìn)行統(tǒng)一，對(duì)保管、使用、收集等各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善與規(guī)范，最大限度地防止在轉(zhuǎn)換過(guò)程中又或者兼容性的問(wèn)題導(dǎo)致電子文件被破壞，杜絕在實(shí)際操作過(guò)程中出現(xiàn)漏洞，同時(shí)更要保障電子文件制作與檢索過(guò)程中與電子檔案管理及時(shí)同步。

3.利用信息技術(shù)分步推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息管理

要堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，在醫(yī)院推出總體規(guī)劃條件下，制定出符合要求的分期方案。然后，重視所有電子檔案管理必須重視的環(huán)節(jié)，就是特殊性與安全性，從而構(gòu)建系統(tǒng)平臺(tái)，制定規(guī)范的管理模式。最后，需要對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行積累，在這個(gè)過(guò)程中，我們要長(zhǎng)期堅(jiān)持，要知道這不是一朝一夕就能完成的工作。因此，只能從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)醫(yī)院現(xiàn)有的資源，加以充分利用，來(lái)對(duì)階段性的目標(biāo)進(jìn)行明確?；谀壳搬t(yī)院電子檔案管理信息化的現(xiàn)狀來(lái)分析，必須要分步推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息化管理。最后需要加強(qiáng)這方面技能與思想方面的培訓(xùn)，從而擁有正確的電子檔案信息服務(wù)意識(shí)。

4.強(qiáng)化技能培訓(xùn)，提升電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)

醫(yī)院要著力組建或打造一支專業(yè)化的電子檔案管理隊(duì)伍，在選配相關(guān)管理人員時(shí)，要選擇作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、政治上可靠的，真正能夠在實(shí)踐工作中堅(jiān)持原則和立場(chǎng)，能夠快速適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展要求的專業(yè)管理工作人員擔(dān)任單位的電子檔案管理工作。同時(shí)，還需要側(cè)重于對(duì)電子檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)，定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識(shí)，努力提高工作人員的管理知識(shí)，熟練掌握如何收集、鑒別歸檔材料、整理、裝訂檔案的技術(shù)，知道如何把電子檔案管好。要做好新時(shí)期的電子檔案管理工作，必須努力學(xué)習(xí)、熟悉現(xiàn)代信息技術(shù)，以更好地做好醫(yī)院電子檔案管理工作。

作者：王丹單位：普陀山社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心