電子檔案管理研究
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1傳統(tǒng)檔案的管理方式的落后性
1.1傳統(tǒng)檔案不利于修改和填寫(xiě)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在要添加或者修改內(nèi)容的時(shí)候經(jīng)常會(huì)遇到紙質(zhì)頁(yè)面空間不夠，由于添加過(guò)多后者修改的原因造成了頁(yè)面的凌亂不整潔等，有時(shí)候檔案管理員為了保證頁(yè)面的整潔性會(huì)一遍遍地重新抄寫(xiě)檔案內(nèi)容，造成了不必要的麻煩，也浪費(fèi)了檔案管理員的時(shí)間。
1.2傳統(tǒng)檔案由于檔案的數(shù)量過(guò)多，難以翻找。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案由于數(shù)量過(guò)多，分類多，占用的空間比較大，難以對(duì)一本具體的檔案進(jìn)行翻找，對(duì)管理工作帶來(lái)不便。
1.3傳統(tǒng)檔案保存的比較繁瑣。由于在檔案的應(yīng)用時(shí)會(huì)分為頻繁性的使用、一般性的使用、不經(jīng)常使用、極少使用等幾種情況，但是為了保證檔案工作的完整性和嚴(yán)謹(jǐn)性，檔案室會(huì)對(duì)即使很少涉及到的檔案也進(jìn)行保存，這就造成資源的浪費(fèi)，以及空間的浪費(fèi)。
2.1電子檔案的整理也要按照不同標(biāo)準(zhǔn)例如區(qū)域、性質(zhì)、時(shí)間等具體條件對(duì)檔案進(jìn)行分類，還要保證有條理，容易查找，但是這只需要在電腦上操作，建立不同的分類文件夾把相應(yīng)的檔案拉近文件夾即可，不用對(duì)大批的紙質(zhì)檔案進(jìn)行搬運(yùn)和上架，在很大程度上節(jié)省了時(shí)間和體力。
2.2無(wú)需考慮自然存放條件可存放空間。電子檔案的管理是利用網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存空間，把檔案的保存在優(yōu)盤(pán)、光盤(pán)、磁盤(pán)等儲(chǔ)存的空間里，在需要時(shí)在電腦上查找打開(kāi)即可，只要一個(gè)小小的小芯片就可以解決整個(gè)檔案室的檔案儲(chǔ)存量，并且不用當(dāng)心自然環(huán)境的影響，只要不對(duì)磁盤(pán)或網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行破壞，就會(huì)一直安全地保存下去。
2.3可以多備份，提取方便。檔案的資料一旦保存到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，就可以根據(jù)需要拷出數(shù)據(jù)對(duì)其進(jìn)行多備份，以免在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遇到破壞或癱瘓時(shí)，造成檔案的永久性丟失。并且在檔案進(jìn)入到互聯(lián)網(wǎng)的共享環(huán)境的時(shí)候，在一個(gè)地方需要提取檔案時(shí)就可以直接上網(wǎng)進(jìn)行搜索提取，而不需要回到儲(chǔ)存檔案的原單位提檔，既方便又快捷，提高辦事效率。
2.4便于多次修改。電子檔案是以電子文檔的形式保存的，在修改的時(shí)候可以直接對(duì)關(guān)鍵部分進(jìn)行修改，不用涂改，重超，也不會(huì)影響頁(yè)面的美觀程度，就這一點(diǎn)就為檔案的整理管理工作帶來(lái)了很大的方便節(jié)省了很多時(shí)間。
2.5便于查找。在進(jìn)行電子檔案的查找的時(shí)候只要在互聯(lián)網(wǎng)上輸入有關(guān)個(gè)人檔案的關(guān)鍵字就會(huì)出來(lái)相關(guān)的所有檔案資料，再根據(jù)進(jìn)一步的搜索找到自己的檔案，整個(gè)過(guò)程只需要輸入查找條件的幾個(gè)關(guān)鍵字即可，方便快捷。
2.6資源共享，方便快捷。由于電子檔案是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行保存的，那么每一個(gè)檔案室可以不保存不經(jīng)常使用的檔案，只要在需要的時(shí)候進(jìn)行網(wǎng)上搜索，并與其他檔案室建立的網(wǎng)上電子檔案室進(jìn)行檔案的查閱共享，也可以達(dá)到同樣的效果，減輕了理、檔案管理的工作量。
3電子檔案的科學(xué)管理措施
3.1建立網(wǎng)上虛擬的電子檔案室。建立網(wǎng)絡(luò)虛擬檔案室就是在根據(jù)實(shí)際中的檔案室的檔案資料和數(shù)據(jù)建立的網(wǎng)上檔案室形成一個(gè)網(wǎng)站，并且要嚴(yán)格限制對(duì)于這個(gè)網(wǎng)站即這個(gè)虛擬的電子檔案室的訪問(wèn)條件，例如要有真實(shí)的身份注冊(cè)，要有驗(yàn)證條件，對(duì)于可能存在的不安全信息的訪問(wèn)請(qǐng)求不予同意等，從而保證電子檔案室的安全性。
3.2從制度上保證檔案形成以及管理部門(mén)的權(quán)威性。檔案部門(mén)的工作性質(zhì)本身就是權(quán)威和嚴(yán)肅的代表，這也是檔案部門(mén)工作的價(jià)值的體現(xiàn)。所以在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理的時(shí)候同樣要運(yùn)用和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的時(shí)候利用同一個(gè)甚至高于傳統(tǒng)的管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的管理。主要包括建立相關(guān)的制度規(guī)范部門(mén)的職責(zé)義務(wù)和權(quán)利。要規(guī)范操作程序，保證電子檔案在傳輸過(guò)程中的安全，應(yīng)該落實(shí)并嚴(yán)格把關(guān)蓋子簽章制度，使其得到發(fā)到法律制度的保護(hù)。還可以利用外部群眾的監(jiān)督措施來(lái)保證電子檔案的權(quán)威性。
3.3在技術(shù)上保證電子檔案的原始狀態(tài)。為建立的網(wǎng)站檔案室安裝病毒查殺軟件建立防火墻等安全措施防止他人的惡意攻擊造成網(wǎng)絡(luò)癱瘓和對(duì)檔案的損壞，以及對(duì)檔案的盜用和對(duì)內(nèi)容的篡改等。還要對(duì)網(wǎng)站進(jìn)行加密，限制訪問(wèn)權(quán)限等防止無(wú)關(guān)人員的隨意進(jìn)入查看，另外要對(duì)文件檔案進(jìn)行備份防止在丟失和被破壞后及時(shí)回復(fù)管理。以上通過(guò)對(duì)電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)和實(shí)施的科學(xué)措施方面分析，證實(shí)了電子檔案在應(yīng)用方面的可行性，但是在未來(lái)的應(yīng)用過(guò)程中還有根據(jù)出現(xiàn)的不同問(wèn)題來(lái)對(duì)這一課題進(jìn)行更深刻的探討。
作者：董璇單位：鶴崗市水務(wù)局
