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一、高速所檔案管理現(xiàn)狀

高速所科技檔案立檔四十多年來，通過不斷的發(fā)展，現(xiàn)有紙質(zhì)科技檔案上千個案卷，幾萬份文件；另存聲像檔案包括底片、照片、光盤或軟盤、錄像帶及底圖。館藏數(shù)量巨大、內(nèi)容十分豐富，在中國空氣動力研究發(fā)展中心的各所中名列前茅，具有十分重要的歷史價值和利用價值。檔案材料具備了門類齊全、庫藏豐富、利用率高的特點十分突出。目前入庫的科技檔案主要有以下九類：包括空氣動力研究與試驗綜合管理、空氣動力與飛行力學(xué)應(yīng)用研究、試驗技術(shù)研究、空氣動力試驗與計算、試驗與計算設(shè)備、測試技術(shù)與通用設(shè)備、民品開發(fā)、底圖、營房基建檔案。目前我所的檔案管理主要還是采取的傳統(tǒng)手工管理方式，計算機(jī)管理檔案選用上級配發(fā)的《軍隊裝備科技檔案管理信息系統(tǒng)》。該系統(tǒng)主要面向檔案管理人員，對紙質(zhì)檔案的條目等信息進(jìn)行管理，由于系統(tǒng)功能繁瑣復(fù)雜，不能根據(jù)自身特點進(jìn)行檔案全文管理等一些特色應(yīng)用，無法為使用檔案的廣大科研人員提供詳實、方便的服務(wù)。目前，我中心各個單位都陸續(xù)借助于先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)平臺，編制各自的管理軟件，進(jìn)行檔案信息化管理的探索工作。由于我所檔案在自己制定的質(zhì)量管理體系下收集、歸檔，存在著一些特色，如：在進(jìn)行紙質(zhì)材料歸檔的同時需進(jìn)行電子文檔的歸檔；型號/軍工外協(xié)項目風(fēng)洞試驗歸檔清單及歸檔完成后檔案管理人員要出具技術(shù)文件歸檔證明等，并在質(zhì)量管理外審和內(nèi)審的時候需要提供清單等，配發(fā)的檔案系統(tǒng)無法滿足我所的使用需求，使得電子化檔案管理方面出現(xiàn)了空白。目前存在的主要問題有：

（一）收集的電子檔案直接存儲在計算機(jī)的硬盤內(nèi)，沒有其他安全措施，只要能打開電腦，就能任意通過網(wǎng)絡(luò)傳遞信息，此項涉及到安全保密的問題。

（二）由于各類電子檔案越來越多，而這些電子檔案的形成、積累、保存基本處于無序狀態(tài)。如借閱電子檔案，十分不方便。

（三）備份手段過時，現(xiàn)階段備份數(shù)據(jù)時，只能階段性地刻錄光盤，若刻錄不及時或硬盤臨時出現(xiàn)問題，將丟失數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。

（四）管理采用手寫登帳，逐漸不適應(yīng)現(xiàn)狀要求。

（五）統(tǒng)計上報情況時，只有人工數(shù)數(shù)，極為不人性，管理效率也低。

二、研制的目的和意義

我所通過開發(fā)、使用電子檔案管理系統(tǒng)，改進(jìn)科技檔案管理模式，優(yōu)化歸檔流程、提高服務(wù)效率，顯著提高了分析利用館藏資源的能力，方便了科技人員的資料查閱和技術(shù)交流，為豐富電子館藏資料，為“殺手锏”武器型號研制提供強(qiáng)有力的技術(shù)儲備支持。所以通過研制電子檔案管理系統(tǒng)，設(shè)立大容量、有特色、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫，具有十分重要的現(xiàn)實意義：

（一）對電子檔案實現(xiàn)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理，使電子檔案各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的信息能全面、準(zhǔn)確地收集、整理、借閱，防止因部分信息利用不及時、不到位、不正確影響科研試驗進(jìn)度。

（二）用計算機(jī)管理手段規(guī)范各工作流程，最大限度地降低數(shù)據(jù)流失的潛在風(fēng)險。

（三）建立電子檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息檢索，為各級科研人員提供強(qiáng)大的查詢功能及電子檔案的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，為試驗數(shù)據(jù)的二次使用提供良好平臺，建立數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能，增強(qiáng)管理工作的預(yù)見性、科學(xué)性，為持續(xù)改進(jìn)快捷服務(wù)，提供依據(jù)。

（四）通過系統(tǒng)提示檔案管理人員的工作，提高服務(wù)的綜合效率。

三、高速所電子檔案管理系統(tǒng)總體設(shè)計

高速所于2005年自主開發(fā)了一個（企業(yè)知識門戶）系統(tǒng)——高速所電子檔案管理系統(tǒng)，以下簡稱“系統(tǒng)”。該系統(tǒng)具有“強(qiáng)勁的系統(tǒng)基礎(chǔ)框架、增強(qiáng)的安全性設(shè)計、方便安全的權(quán)限控制、對Office軟件的無縫集成、Webservices的運(yùn)用、超大文件高速上傳”等特色。經(jīng)過幾年的試運(yùn)行和不斷完善，現(xiàn)已成為我所綜合性辦公平臺。因此，在此基礎(chǔ)上開發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)，不僅可以實現(xiàn)辦公平臺的統(tǒng)一，而且可以實現(xiàn)檔案材料由產(chǎn)生到歸檔的“一條龍”管理。

（一）高速所電子檔案管理系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)及開發(fā)工具的選取該系統(tǒng)基于NET框架平臺，設(shè)計出松散耦合的三層B/S結(jié)構(gòu)。該系統(tǒng)由一個系統(tǒng)底層運(yùn)行環(huán)境、應(yīng)用系統(tǒng)、集成接口和二次開發(fā)接口組成，可以兼容現(xiàn)有的應(yīng)用系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，避免重復(fù)性工作和信息冗余。

（二）數(shù)據(jù)庫設(shè)計高速所電子檔案管理系統(tǒng)基于網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行構(gòu)建，不受地點、時間的限制，由于信息量有限，數(shù)據(jù)庫管理不需要很大的管理系統(tǒng)。MicrosoftSQLServer是微軟公司在windows系列平臺上開發(fā)的數(shù)據(jù)庫，使用客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)把工作負(fù)荷分解成分別在服務(wù)器上和客戶機(jī)上執(zhí)行的任務(wù)。具有易于安裝、界面友好、便于維護(hù)管理、運(yùn)行效率高等特點。根據(jù)對系統(tǒng)需求的分析和基于B/S開發(fā)模式的要求，并結(jié)合我所現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)資源數(shù)據(jù)庫應(yīng)用情況，本系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫采用MicrosoftSQLServer2008，可以完全滿足系統(tǒng)需求。

（三）主要功能系統(tǒng)主要分為兩個模塊：后臺管理模塊和前臺應(yīng)用模塊。系統(tǒng)后臺的應(yīng)用對象是管理人員，該模塊具有以下功能：

1.實現(xiàn)電子文檔的信息管理。

2.查詢電子文檔信息。

3.實現(xiàn)對后臺管理員的管理。

4.實現(xiàn)信息的分類匯總及報表輸出。前臺應(yīng)用模塊的適用對象是檔案使用人員（又稱前臺人員），該模塊包括了系統(tǒng)的用戶使用功能，前臺使用人員可以查閱現(xiàn)有電子檔案的各類詳細(xì)信息，可以根據(jù)資料名稱、作者等關(guān)鍵詞進(jìn)行相關(guān)信息的查詢。

（四）開展的主要工作

1.電子文件管理制度的規(guī)范由于在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件的操作過程中，無論人員或是設(shè)備的稍有失誤都會導(dǎo)致檔案信息失實，甚至電子文件檔案化后，信息內(nèi)容“出錯”概率和機(jī)會遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案，其真實性在維護(hù)過程中仍需不斷確認(rèn)及證明。因此，這就要求我們制定嚴(yán)格的電子文件管理制度，使電子文件這一新型檔案文件形式真正做到有法可依、有章可循，使之真實性得以確保。

2.數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)及命名高速所電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計的數(shù)據(jù)表較多，涉及人員信息、資源信息、統(tǒng)計信息等多個方面。典型的表結(jié)構(gòu)如下表。

3.需求分析根據(jù)高速所電子檔案管理系統(tǒng)研究的目標(biāo)，并結(jié)合我所的應(yīng)用需求，我們對系統(tǒng)進(jìn)行了細(xì)化。能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的添加、修改以及刪除，在確保安全的條件下，盡可能提供全文查詢功能；能夠?qū)芾韱T、資源信息等進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，實現(xiàn)分組管理；信息檢索方便快捷，并具有多項系統(tǒng)統(tǒng)計功能；系統(tǒng)安全、可靠，操作方便、界面友好，易于維護(hù)和擴(kuò)充。

4.安全防范作為電子檔案管理的平臺，在做好數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)設(shè)計的同時，必須確保數(shù)據(jù)安全。為提高數(shù)據(jù)庫的安全性，需要采用下列手段：信息加密技術(shù)、信息認(rèn)證技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，用戶權(quán)限分配等。對于十分重要的數(shù)據(jù)要進(jìn)行加密存放，并建立嚴(yán)格完善的數(shù)據(jù)容錯、備份、恢復(fù)機(jī)制。四、推廣價值分析高速所電子檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)和使用，將為高速所科技檔案電子化管理提供強(qiáng)有力的技術(shù)手段和保障，是軍隊信息化建設(shè)要求在高速所的具體實現(xiàn)，是對高速所現(xiàn)有電子檔案管理方式的重大調(diào)整，將在規(guī)范及優(yōu)化電子檔案歸檔流程、提高檔案數(shù)據(jù)利用上發(fā)揮重大作用。五、結(jié)束語電子檔案在檔案管理工作中的比重日益加大，也必將成為未來檔案工作的方向。因此，只有開發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)，才能為電子檔案的有效管理提高效率。而電子文件的管理更是對檔案工作者提出了更高的要求，我們只有不斷學(xué)習(xí)理論知識，加強(qiáng)業(yè)務(wù)實踐，才能更好的適應(yīng)檔案管理的新形勢。

作者：杜婧趙莉單位：中國空氣動力研究與發(fā)展中心高速所