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一、中職學(xué)校電子檔案管理現(xiàn)狀

（一）存儲載體不安全電子檔案對存儲載體有著很高的要求，如果存儲載體的安全性得不到保證，將可能直接導(dǎo)致電子檔案損壞乃至滅失。如：學(xué)校里部分教師把應(yīng)歸檔文件（如學(xué)生成績、考試試卷和備課教案等）簡單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤存儲器上，這樣一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會遭到破壞，甚至丟失；有些以U盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于U盤的質(zhì)量、壽命、丟失、病毒感染等問題，電子檔案的保存可靠程度不能保證，存在很大安全隱患。

（二）專業(yè)人才缺乏電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。由于學(xué)校從事檔案工作的專業(yè)人員相對偏少，多數(shù)科室都是檔案兼職人員。有些科室雖然有現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但因部分檔案專兼職管理工作人員還是原來紙質(zhì)管理下的工作人員，工作方式無法適應(yīng)電子檔案管理工作的需要，缺乏專業(yè)人員、操作不夠規(guī)范等都在影響著電子檔案管理工作的規(guī)范化。（四）電子歸檔意識薄弱學(xué)校部分科室還沒有將檔案工作中紙質(zhì)檔案納入現(xiàn)代科學(xué)管理和法制管理的軌道，歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e，其利用率也比較低，除了在辦學(xué)水平評估期間引起重視外，平時在檔案管理中都沒有意識到電子文件的重要性，對其歸檔、保管等一系列問題也沒有給予充分重視和關(guān)注，不僅達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，還使大量珍貴的文件湮沒在價(jià)值不大或不精煉的檔案材料之中，給電子檔案規(guī)范化管理帶來諸多不便。

二、提高中職學(xué)校電子檔案管理水平的對策

（一）樹立科學(xué)的電子檔案管理發(fā)展理念要用觀念創(chuàng)新助推電子檔案管理工作，重點(diǎn)樹立三種觀念：一是“以人為本”的電子檔案工作觀念，一切工作都應(yīng)該圍繞如何服務(wù)和促進(jìn)人的全面發(fā)展，特別是教師隊(duì)伍教育教學(xué)水平的提高和學(xué)生整體素質(zhì)的提升。二是全面發(fā)展的電子檔案工作理念，堅(jiān)持中職學(xué)校檔案建設(shè)與科室、職能部門二級檔案建設(shè)的全面發(fā)展，增強(qiáng)全體師生員工的檔案意識；三是協(xié)調(diào)發(fā)展的電子檔案工作觀念，加快中職學(xué)校檔案工作發(fā)展步伐，促進(jìn)檔案工作與學(xué)校各項(xiàng)工作全面協(xié)調(diào)發(fā)展，更好地為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

（二）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，在硬件建設(shè)和軟件建設(shè)兩方面都要加強(qiáng)，兩手抓兩手都要硬。在硬件建設(shè)上，完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)檔案的場所建設(shè)和庫房建設(shè)，爭取采用自動化的密集架管理系統(tǒng)，進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境。

（三）不斷提高檔案管理人員的思想修養(yǎng)和專業(yè)技能電子檔案管理人員要熟練掌握現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡(luò)化管理知識，并能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備；全面熟悉檔案業(yè)務(wù)管理，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案各個環(huán)節(jié)的具體管理方法；刻苦學(xué)習(xí)各方面的專業(yè)知識，注重點(diǎn)滴積累。同時，既要有人文素養(yǎng)，又要有創(chuàng)新意識與能力。

（四）健全規(guī)章制度，完善管理體系一是嚴(yán)格貫徹落實(shí)《檔案法》、《檔案管理?xiàng)l例》、《檔案管理違法違紀(jì)處理辦法》等法律法規(guī)，遵循集中統(tǒng)一管理、維護(hù)完整與安全、便于利用的原則，規(guī)范電子檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等流程，進(jìn)一步明確電子檔案管理各環(huán)節(jié)和崗位的職責(zé)，不斷完善電子檔案體系。二是明確分工，形成學(xué)校電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)。實(shí)事求是地記錄學(xué)校各項(xiàng)工作、活動，記錄教師工作業(yè)績、學(xué)生情況等，為學(xué)校總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃、進(jìn)行決策、處理各種問題提供最有價(jià)值的參考資料，也為教師評先晉級、學(xué)生成長留下記錄。三是建立激勵機(jī)制，發(fā)動教職員工主動參與檔案工作的積極性。為了適應(yīng)電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，中等職業(yè)學(xué)校電子檔案的管理著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，要符合本單位的客觀實(shí)際，順應(yīng)其規(guī)律，加強(qiáng)科學(xué)管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其為中等職業(yè)教育的科學(xué)、健康、快速發(fā)展發(fā)揮更大的作用。

作者：王鳳娟單位：石河子衛(wèi)生學(xué)校