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一、無紙化辦公環(huán)境下電子檔案管理的功能

在無紙化辦公（又被稱為協(xié)同辦公系統(tǒng)）環(huán)境下，電子檔案管理方式具有諸多優(yōu)點。除了傳統(tǒng)檔案管理的基本功能以外，以e-office軟件為例，可以看出還存在著以下幾項特點：具備優(yōu)秀的可規(guī)劃、可擴展和可維護性；強大的文件處理能力；安全性要高度可靠；科學(xué)的解決方案與快速；功能強大的用戶自定義架構(gòu)；文件修改痕跡保留功能；支持移動、異地辦公。在功能方面，其具有以下幾項功能：文件管理；發(fā)文管理；收文管理；文件督辦；文件統(tǒng)計；文件歸檔；流程管理；文檔管理；溝通平臺和綜合事務(wù)等。所有功能均能夠覆蓋企業(yè)管理應(yīng)用各方面，提供方便靈活的工作流套件，適合在知識化、智能化管理的趨勢下，為企業(yè)提供跨平臺、移動應(yīng)用、信息整合等諸方面的信息支持。

二、電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

（一）歸檔管理的區(qū)別。

與傳統(tǒng)檔案管理相比，電子檔案管理的差異在于歸檔方式和歸檔時間的不同。電子文件的歸檔方式為邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔可以保證電子文件的完整性，還可以使電子文件方便檢索。物理歸檔指將電子文件備份放在檔案管理的庫房內(nèi)，防止計算機發(fā)生問題而導(dǎo)致文件丟失。傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的歸檔時間為文件形成后的第二年上半年進行歸檔，或者是在項目結(jié)束后立刻歸檔。而電子文件的歸檔時間則為定期歸檔和分實歸檔，其原因在于電子檔案管理的快速性和便捷性。

（二）保管方式的區(qū)別。

由于電子文件受到計算機技術(shù)的不安全因素影響，因此難以進行長期保存，但是其具有操作簡單和存儲所需空間較小的優(yōu)點。但是，如果缺乏硬件和軟件，則難以對電子檔案進行修改和讀取，這對其管理存在一定的影響。在紙質(zhì)檔案方面，需要對其進行防霉防蛀保存，必要時進行修補和微縮等處理?？傮w來講，傳統(tǒng)檔案和電子檔案的保管方式各有優(yōu)缺點。

（三）利用方式區(qū)別。

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查閱方面，查閱紙質(zhì)檔案需要審查相關(guān)的借閱手續(xù)，可以為客戶提供檔案原件、復(fù)印件和檔案信息加工產(chǎn)品。所有的檔案都是可以通過人體直接識別的。而電子檔案則可以通過檢索等方式，直接查閱，簡單快捷。用戶只需要得到一定的權(quán)限，通過賬號和密碼登入計算機平臺。電子檔案可以做到跨時間和跨區(qū)域，任何時間和地點，用戶都可以登入計算機客戶端進行檔案閱讀或者檔案下載。

三、電子檔案管理過程中存在的問題

（一）管理人員的計算機意識不夠。

部分檔案管理人員的計算機檔案管理意識不夠。在電子檔案創(chuàng)立階段，檔案可能只是以一個草稿的形式存在，而沒有受到應(yīng)有的重視。在后續(xù)過程中，對電子檔案保管不當(dāng)，不為電子檔案提供一個合適的保管地點并配備相應(yīng)的保管人員，任電子檔案自生自滅。

（二）電子檔案的法律效應(yīng)尚不完善。

紙質(zhì)檔案的法律效力是社會公認的的，尤其強調(diào)檔案原件才具有法律效應(yīng)。而對于電子文件，由于缺少固定的載體，因此制定相應(yīng)的法律條文對其進行控制則較為困難，電子文件的法律地位始終難以達到認可。如果電子檔案一直無法得到應(yīng)有的法律地位，則電子檔案無法具有真正的“檔案”資格，發(fā)揮檔案的作用。

四、電子檔案管理過程中問題的對策

（一）聘用具有計算機意識的檔案管理人員。

實現(xiàn)檔案信息化管理，必須要聘用擁有相應(yīng)技能的工作人員，工作人員應(yīng)該具有較高的知識層次和先進的技術(shù)水平，尤其需要有較強的學(xué)習(xí)能力。當(dāng)今社會進步速度很快，軟件開發(fā)日新月異，必須有較強的學(xué)習(xí)能力才能在逐漸變化的社會中不斷掌握新知識新技能。具有計算機意識的檔案管理人員不僅對計算機操作熟練，且具有學(xué)習(xí)意識和實踐能力。

（二）完善電子檔案的法律建設(shè)。

對于整個社會和立法機構(gòu)，應(yīng)該完善電子檔案的法律建設(shè)?？蓮娜齻€方面確定電子檔案的法律問題：第一，明確電子文件管理在檔案館中的地位，電子檔案也應(yīng)該承擔(dān)其檔案館內(nèi)保管檔案的責(zé)任。第二，明確電子檔案的制作流程、管理方法和保存方式。尤其是客戶獲取賬號和密碼的權(quán)限，應(yīng)該采用與傳統(tǒng)檔案相似的辦法。第三，在保管方面，必須明確保管方式、位置和保管人員的聘用方式。

五、總結(jié)

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，目前幾乎所有單位均已實現(xiàn)了無紙化辦公。在無紙化辦公的環(huán)境下，應(yīng)該采用先進的硬件和軟件，進行電子檔案管理。

作者：江雪青 單位：連云港市文化廣電新聞出版局