前言：本站為你精心整理了人事檔案管理無紙化辦公思考范文，希望能為你的創(chuàng)作提供參考價值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。

［摘要］信息技術(shù)的快速發(fā)展給人事檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)，無紙化辦公已經(jīng)成為趨勢。通過分析人事檔案無紙化辦公的現(xiàn)狀和存在的問題，從安全性管理、法規(guī)制度、運行機制、從業(yè)人員素質(zhì)等方面提出了針對性的對策措施。

［關(guān)鍵詞］人事?lián)醢?；管理；無紙化；辦公自動化

信息技術(shù)的高速發(fā)展，對人事檔案管理工作提出了更高要求。無紙化辦公是指利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行辦公，可以實現(xiàn)不用紙張和筆進行各種業(yè)務(wù)以及事務(wù)處理，它對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用，提高對信息的利用率和辦事效率，降低辦公成本，提高執(zhí)行力。在人事檔案管理工作中探索無紙化辦公模式，是促進檔案管理工作信息化、加強人事檔案管理工作的重要發(fā)展方向。

1人事檔案管理無紙化辦公現(xiàn)狀分析

目前，我國對電子檔案的利用水平還比較低，這給檔案管理部門帶來了許多新的挑戰(zhàn)。在人事檔案管理工作中，雖然勞動就業(yè)手續(xù)已經(jīng)基本實現(xiàn)了電子信息化管理。通過聯(lián)網(wǎng)，可以查閱就業(yè)人員的就業(yè)信息。極大地提高了工作效率，避免了工作疏漏，方便了辦事人員，不用往返各地辦理相關(guān)手續(xù)。辦事更加公正、透明，工作更加高速、便捷。但是，目前人事檔案還沒有實現(xiàn)無紙化管理，勞動從業(yè)人員與用人單位還需簽訂書面的勞動合同并辦理備案手續(xù)，這就造成了人事檔案的管理不可能完全實現(xiàn)無紙化辦公。目前的管理模式是電子化和紙制化雙重管理，合同鑒訂手續(xù)是通過電子化管理并留存紙制花名冊，鑒訂備案完后書面合同單位自己保存，失業(yè)人員檔案存放在人社局檔案室管理。退休和失業(yè)金的發(fā)放還必須要求提供原始紙質(zhì)檔案審查，所以目前人事檔案管理與無紙化辦公的要求還有很大差距，管理的信息化水平和信息化手段還很單一，不能為人事檔案管理提供信息支撐，在某種程度上影響到了信息化社會對檔案管理的要求。

2人事檔案無紙化辦公存在的問題分析

人事檔案管理由于事關(guān)人們的切身利益而具備很大的嚴肅性，在管理過程中不容出錯，而無紙化辦公由于信息的易變性而存在不確定性。因此，人事檔案管理無紙化辦公在推進過程中存在著以下問題。

2．1對電子檔案歸檔的重要性認識不足

隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，辦公已由傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公向自動化辦公發(fā)展，因此電子檔案越來越多，電子檔案的作用不再停留在草稿性電子文檔、輔助性電子文檔的階段中，而是轉(zhuǎn)向為正式性電子檔案。然而在工作過程中，檔案管理部門沒有深刻意識到電子檔案歸檔的重要性，信息化管理意識落后，對電子檔案管理工作不夠重視，或者是對于信息技術(shù)手段掌握不充分，對于大量產(chǎn)生的電子檔案沒有及時采取處理措施，而是抱著回避的態(tài)度，電子檔案的作用只是停留在備份、草稿階段，沒有對其進行合適的管理加以利用。

2．2對電子檔案的法律效力需要進一步完善

檔案作為文件的法律作用就是基于檔案憑證本身的原始性，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文件是受到法律保護的，強調(diào)只有原件才有法律效力。而電子檔案沒有固定的載體，導(dǎo)致電子檔案歸檔的過程中缺乏原始性及憑證性，從而導(dǎo)致電子檔案難以真正地取代傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔，真正發(fā)揮其檔案的作用，因此難以制定具有法律效力的檔案依據(jù)。工作過程中電子檔案易被修改，并且經(jīng)改動后難以發(fā)現(xiàn)，無法從字跡分辯出文件的原始性。這些特點造成了電子檔案的效力尚沒有在法律層面得到進一步規(guī)范，這也造成了電子檔案管理過程中的困惑。

2．3對檔案管理人員的信息素質(zhì)需要進一步提高

人事檔案的信息化管理需要有專業(yè)的人才參與，管理人員需要有先進的管理水平及較高的信息文化素質(zhì)。目前相關(guān)的檔案管理部門缺乏現(xiàn)代化管理水平的人才，尤其是信息處理及檔案信息化利用的人才。大部分檔案管理人員對現(xiàn)代化管理工作缺乏了解及認識，因此不能充分地發(fā)揮其作用，從而影響到人事檔案無紙化管理工作的推動。

2．4對人事檔案無紙化辦公的安全性需要進一步強化

電子文件具有傳遞快捷、操作簡便、存儲空間小等優(yōu)點，但其欠缺安全性，從而影響其長遠的保管及存儲。如電子文件過度依賴軟件設(shè)備，不能進行直讀，容易被更改，數(shù)據(jù)容易丟失，文件容易受到病毒的破壞，這些都給電子文檔長期保管帶來了很多的問題。

3對加強人事檔案無紙化辦公的思考

3．1加強人事檔案管理的安全性管理

人事檔案的無紙化管理涉及的范圍很廣，應(yīng)當制定切實可行、安全可靠的安全策略。一是采取物理隔離的措施，即人事檔案保管子系統(tǒng)必須是完全獨立的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，采取存儲與利用分離的技術(shù)策略，人事檔案通過離線歸檔的方法歸入保管子系統(tǒng)，在保管子系統(tǒng)鑒定、整理的不同開放范圍的電子文件信息，以離線方式提交到電子文件信息管理系統(tǒng)的利用子系統(tǒng)，提供不同利用權(quán)限范圍的利用。二是采取數(shù)據(jù)管理安全措施。要設(shè)置嚴格的管理權(quán)限，特別是“系統(tǒng)管理員”必須合理授權(quán)，人事檔案信息管理系統(tǒng)功能設(shè)計上應(yīng)當設(shè)置功能授權(quán)、數(shù)據(jù)審核權(quán)、數(shù)據(jù)操作權(quán)三權(quán)分離的方式，可以有效提高電子文件數(shù)據(jù)的安全性。電子文檔在上傳、下載過程中需要設(shè)定安全等級及訪問權(quán)限。三是規(guī)范電子文件歸檔范圍。需要對電子文件建立積累制度，保證電子文件不損毀、不失散。同時應(yīng)對電子人事檔案質(zhì)量進行把關(guān)，對于存在的安全漏洞應(yīng)及時對其進行修補，對病毒軟件及防火墻實行全天候的監(jiān)管及自動升級。

3．2加強檔案法律建設(shè)

目前電子檔案的法律問題還有待解決，為了做好電子檔案管理相關(guān)工作，必須從電子檔案的職能、管理機制、法律效力等方面進行強化。一是要明確電子檔案在文件管理中的位置，確定電子檔案的職能。二是要明確電子檔案制作過程、保全要求，提供利用制度，在利用時可加強電子簽名制度的管理。三是要明確電子檔案的法律效力。電子檔案在轉(zhuǎn)化為程序之后需要通過法律的形式加強電子文檔在法律上的效力，其證據(jù)效力應(yīng)獲得法律的認可。

3．3探索并完善紙質(zhì)和電子檔案并行管理機制

紙質(zhì)文件適合水久保存，不適合將來的反復(fù)檢索和利用，而電了文件則相反。根據(jù)二者特點，應(yīng)使兩種載體文件在一定階段內(nèi)并存。當前普遍采用的方法是制定并實行雙套管理機制，即將電了文件存入硬盤或光盤后，又打印輸出紙質(zhì)文件并保存。兩種不同載體的檔案應(yīng)保證內(nèi)容完全相同的，即在著錄、署名、編碼、史改、更新時，特別注意電子檔案要與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)。由于電了文件的虛擬性，缺少原有管理中的驗證環(huán)節(jié)，囚此，應(yīng)深入研究電子文件中信息的長期保存問題。當前，針對需長期保存的電子文件，要進行定時定期備份，防止信息丟失。

3．4提高檔案管理工作者的職業(yè)素質(zhì)與修養(yǎng)

在實現(xiàn)檔案無紙化辦公的要求下，檔案管理工作者要提高自身的職業(yè)素質(zhì)，熱愛檔案管理工作，努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識，提高專業(yè)技能，發(fā)揮個人的主觀能動性。在檔案的無紙化辦公條件下，檔案管理工作者需要做許多檔案的預(yù)處理工作，應(yīng)使這些工作標準化、系統(tǒng)化，提高計算機對檔案檢索的效率和準確性。因此，檔案管理工作者除了要學(xué)習(xí)掌握檔案管理中的檢索學(xué)、目錄學(xué)以及主題著錄標引等知識外，還要掌握一些計算機與網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)知識。在使用計算機前應(yīng)了解其對檔案管理工作的影響，對檔案管理工作中引入無紙化辦公系統(tǒng)而引起的變化有一定的思想準備和知識儲備。對此，機關(guān)要強化對檔案管理人員進行計算機方面的知識培訓(xùn)，合理編設(shè)計算機管理方面的崗位，充實一些具有一定計算機應(yīng)用水平的年輕人員進入檔案管理隊伍。

主要參考文獻

［1］蔣永香．無紙化辦公與檔案管理［J］.湘潭師范學(xué)院學(xué)報，2006（4）.

［2］燕開良．在無紙化辦公中加強檔案管理［J］.辦公自動化，2006（4）.

［3］曲衛(wèi)華，王海英．檔案管理的現(xiàn)代化趨向［J］.中醫(yī)藥管理雜志，2006（2）.

作者：徐瑛 丁偉鋒 單位：山東煙臺市福山區(qū)公共就業(yè)（人才）服務(wù)中心 海軍航空工程學(xué)院