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1.運(yùn)用信息化手段為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)支撐

目前，江蘇各高校人事檔案基本上都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的實(shí)體管理和信息化管理并重的管理模式。隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和人事檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，人事檔案信息化程度越來(lái)越高，檔案管理系統(tǒng)的功能日臻完善，以江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，我校2000年開(kāi)始使用江蘇省委組織部研發(fā)的干部人事檔案管理系統(tǒng)軟件，2008年11月開(kāi)始使用省委組織部與益康信達(dá)軟件技術(shù)有限公司聯(lián)合研發(fā)的新版系統(tǒng)組織（人事）管理信息系統(tǒng)（高校網(wǎng)絡(luò)版），該系統(tǒng)由四套組件構(gòu)成，即干部信息系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、干部檔案原件管理系統(tǒng)，領(lǐng)導(dǎo)查詢系統(tǒng)，并根據(jù)需要不斷升級(jí)和完善。在組織人事部門(mén)內(nèi)部通過(guò)局域網(wǎng)連接，可以多個(gè)用戶在多臺(tái)電腦上同時(shí)操作，數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)共享。人事檔案管理已由從前的以手工管理為主轉(zhuǎn)化為以計(jì)算機(jī)管理為主，實(shí)現(xiàn)了干部檔案日常工作計(jì)算機(jī)管理，可方便地完成檔案基本信息錄入、查詢；檔案的轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出；檔案目錄的錄入、打印及零散材料管理；檔案“四統(tǒng)一”管理；各種規(guī)范登記簿生成及人員基本信息分項(xiàng)統(tǒng)計(jì)等相關(guān)工作。及時(shí)更新和維護(hù)，保證人事檔案信息實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)更新。統(tǒng)計(jì)信息實(shí)現(xiàn)與人員數(shù)據(jù)庫(kù)及時(shí)聯(lián)動(dòng)，可以方便快捷地提供各種最新數(shù)據(jù)需求，可按性別構(gòu)成、年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)等多角度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析；根據(jù)不同需求輸出圓餅圖、柱形圖、折線圖等多種格式統(tǒng)計(jì)圖和二維統(tǒng)計(jì)表，一目了然，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供翔實(shí)可靠的信息數(shù)據(jù)支撐。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)還可以通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)查詢系統(tǒng)全面了解全校所有機(jī)構(gòu)和人員的詳細(xì)情況，動(dòng)態(tài)掌握各種綜合統(tǒng)計(jì)信息。進(jìn)而總結(jié)學(xué)校已有的人力資源整體狀況，合理進(jìn)行人才配置，憑借動(dòng)態(tài)的人事檔案信息數(shù)據(jù)資源結(jié)合人才流動(dòng)的信息，預(yù)測(cè)人力資源的需求狀況，從而制定出科學(xué)、合理、有效的人力資源發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)高職院校的繁榮和發(fā)展。

2.開(kāi)發(fā)人事檔案信息資源為師資隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)

我國(guó)職業(yè)教育的大發(fā)展即將到來(lái)。師資隊(duì)伍是教育發(fā)展的基礎(chǔ)條件，只有盡快培養(yǎng)一支業(yè)務(wù)熟練、技能精良的師資隊(duì)伍，職業(yè)教育的跨越式發(fā)展才有可能實(shí)現(xiàn)。然而，與快速擴(kuò)張的職業(yè)教育規(guī)模相比，師資力量不足問(wèn)題日益突出。在學(xué)生數(shù)量迅速增長(zhǎng)的同時(shí)，師資隊(duì)伍卻相對(duì)發(fā)展緩慢。數(shù)據(jù)顯示，目前我國(guó)高職學(xué)校的生師比遠(yuǎn)未達(dá)到教育部規(guī)定的18∶1至15∶1的標(biāo)準(zhǔn)，而且還存在結(jié)構(gòu)不合理、知識(shí)技能要求不達(dá)標(biāo)等問(wèn)題。按照職業(yè)教育發(fā)展規(guī)律，職業(yè)院校需要的主要是“雙師型”教師。這是指既有良好的職業(yè)道德、較強(qiáng)的教育教學(xué)能力，又有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、較強(qiáng)的專業(yè)示范技能和較強(qiáng)科研能力的教師。由此可見(jiàn)，如何培養(yǎng)出高水平和高技能、能適應(yīng)高職教育的師資隊(duì)伍，是高職院校人力資源管理需要重點(diǎn)思考的新戰(zhàn)略。解決高職院校師資人才短缺、結(jié)構(gòu)不合理問(wèn)題的有效途徑是培養(yǎng)與引進(jìn)相結(jié)合。因此，要充分挖掘人事檔案信息資源，應(yīng)用人事檔案信息系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，分析各專業(yè)現(xiàn)有教師的類型結(jié)構(gòu)、學(xué)歷層次、職稱級(jí)別、年齡結(jié)構(gòu)等，制訂出切實(shí)可行的人力資源培養(yǎng)計(jì)劃，鼓勵(lì)教師提升學(xué)歷學(xué)位，有計(jì)劃地輪流選派教師參加非學(xué)歷學(xué)位進(jìn)修培訓(xùn)，安排教師到企業(yè)掛職鍛煉，做訪問(wèn)工程師等，促使教師盡快具備雙師素質(zhì)。另外，再引進(jìn)一批急需的高層次人才，以優(yōu)化師資隊(duì)伍結(jié)構(gòu)加快人才隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)施“人才強(qiáng)?！睉?zhàn)略。還可以利用人檔案信息資源了解教職工相關(guān)信息，根據(jù)不同人才的能力和特點(diǎn)的不同，因事?lián)袢耍萌艘灾问?，促進(jìn)人才在各部門(mén)之間合理有序地流動(dòng)，做到人盡其才，才盡其用。

3.創(chuàng)新人事檔案管理理念，保障人事檔案知情權(quán)

人事檔案作為人才信息資源的載體，人事檔案信息也歸屬于公共信息資源，屬于信息公開(kāi)的范疇，應(yīng)取之于民，用之于民。但由于人事檔案具有機(jī)密性這一特點(diǎn)，為了確保人事檔案的保密和安全，現(xiàn)行的人事檔案管理制度明確規(guī)定“，任何個(gè)人不得查閱和借閱本人及其直系親屬的檔案”，人事檔案的管理過(guò)程一直是完全保密的，人事檔案對(duì)個(gè)人一直蒙著一層神秘的面紗。其實(shí)人事檔案的很多材料都是由每個(gè)人自己填寫(xiě)和簽字完成的，可以說(shuō)每個(gè)人都是自己人事檔案建立的參與者，可他們卻對(duì)自己的檔案知之甚少。現(xiàn)今人們對(duì)人事檔案信息的需求不斷增加，對(duì)人事檔案知情權(quán)的訴求欲加強(qiáng)烈。作為人事檔案的管理者要站在科學(xué)發(fā)展的高度，解放思想，更新觀念，勇于創(chuàng)新，樹(shù)立“以人為本，立檔為民”的服務(wù)意識(shí)。在開(kāi)發(fā)檔案信息資源的同時(shí)，適度公開(kāi)人事檔案信息，允許本人及其他需要者通過(guò)一定的程序利用人事檔案，讓檔案信息流動(dòng)起來(lái)，變死檔案為活信息，提高檔案利用效率，保障人事檔案知情權(quán)的實(shí)現(xiàn)。如何在保證人事檔案機(jī)密性和安全性的前提下，向教職工本人和有關(guān)部門(mén)合理適度公開(kāi)人事檔案信息，這是每一個(gè)檔案工作者面臨的一道難題。難就難在“合理”二字，哪些內(nèi)容可以開(kāi)放，把握好這個(gè)度是關(guān)鍵。既要維護(hù)人事檔案的完整與安全，保護(hù)國(guó)家組織機(jī)密和個(gè)人的隱私權(quán)，又要盡量滿足個(gè)人和相關(guān)部門(mén)的知情權(quán),保持知情權(quán)和隱私權(quán)的統(tǒng)一。“三齡二歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、簡(jiǎn)歷）是人事檔案的核心內(nèi)容，也是利用最多、最頻繁的。每卷人事檔案都要進(jìn)行“三齡二歷”的審核，并打印出基本信息審核表，本人簽字確認(rèn)，組織蓋章。筆者認(rèn)為這些基本信息對(duì)本人無(wú)密可保，可以向本人和有關(guān)部門(mén)適度公開(kāi)，但是關(guān)于個(gè)人考察評(píng)價(jià)、處分及有關(guān)身心健康等隱私材料是要絕對(duì)保密和限制利用的，既要保障人事檔案知情權(quán)，又要保護(hù)個(gè)人的隱私權(quán)，維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益。

4.創(chuàng)新服務(wù)方式，構(gòu)建利用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享

雖然江蘇各高校都使用了組織人事信息管理系統(tǒng)，人事檔案實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但由于人事檔案信息管理系統(tǒng)是不允許接入公共網(wǎng)絡(luò)的，只是在組織人事部門(mén)內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，其他人員和部門(mén)是無(wú)法登錄也不允許訪問(wèn)的。人事檔案信息管理系統(tǒng)沒(méi)有和學(xué)校其他職能部門(mén)的相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，使人事檔案信息管理系統(tǒng)成為信息“孤島”，提供人事檔案信息利用的方式基本上還是“你查我找，你需要我提供”單一的服務(wù)方式。為推進(jìn)人事檔案工作向資源建設(shè)型、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)型、開(kāi)發(fā)利用型轉(zhuǎn)變，必須加快人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化步伐，以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化為切入點(diǎn)，創(chuàng)新服務(wù)方式，徹底改變?nèi)耸聶n案利用現(xiàn)狀，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)使利用者能夠足不出戶方便快捷地查找到所需要的人事檔案信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源有效共享，為人力資源管理提供真正所需的全面的服務(wù)。我校于2013年構(gòu)建了人力資源管理系統(tǒng)與培養(yǎng)平臺(tái)（以下簡(jiǎn)稱平臺(tái)），平臺(tái)的基礎(chǔ)是數(shù)據(jù)庫(kù)，沒(méi)有數(shù)據(jù)，平臺(tái)便成為無(wú)米之炊。在平臺(tái)的構(gòu)建過(guò)程中，工作量最大、最難的是信息數(shù)據(jù)的采集和錄入，信息的數(shù)量和質(zhì)量對(duì)系統(tǒng)功能的發(fā)揮具有直接影響。為快速準(zhǔn)確地獲取信息，首先，我們把人事信息管理系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)導(dǎo)出，再導(dǎo)入到平臺(tái)中加以鎖定，這樣既節(jié)省了大量的人力物力和時(shí)間，又保證人員基本信息的真實(shí)、準(zhǔn)確。二是讓教職工用自己的工號(hào)登錄平臺(tái)系統(tǒng)，完成已有信息的核對(duì)，對(duì)其他信息如本人的教學(xué)、科研、家庭成員變化等情況進(jìn)行補(bǔ)充錄入，并用掃描儀或高拍儀等上傳相應(yīng)支撐材料原件。對(duì)學(xué)歷學(xué)位、職稱等信息的歷次變化情況進(jìn)行逐條添加并上傳相應(yīng)的證書(shū)原件，所有信息錄入完畢便可提交。對(duì)原有信息有異議的可以提出申請(qǐng)，由人事檔案部門(mén)進(jìn)行核查，確實(shí)有誤的予以更正。無(wú)誤的告知當(dāng)事人并解釋清楚。平臺(tái)設(shè)置為二級(jí)管理模式，先由各部門(mén)（院系）的人事秘書(shū)審核本部門(mén)（院系）人員提交的信息和支撐材料。再由人事部門(mén)匯同組織部、教務(wù)處、科技處等相關(guān)部門(mén)，按照業(yè)務(wù)權(quán)限的分配分解任務(wù)，審核教職工提交的相關(guān)信息，保證信息全面、真實(shí)、準(zhǔn)確，實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)更新，實(shí)現(xiàn)人事信息數(shù)據(jù)和平臺(tái)有效對(duì)接。全校教職工和相關(guān)部門(mén)等授權(quán)用戶可通過(guò)該平臺(tái)方便快捷地查詢到所需要的人事檔案信息，提高了人事檔案利用服務(wù)效率，實(shí)現(xiàn)了人事檔案信息資源的有效共享，為人力資源管理提供便捷高效的服務(wù)。

作者：李淑艷單位：江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院人事處