前言：本站為你精心整理了醫(yī)院人事檔案的信息化管理策略范文，希望能為你的創(chuàng)作提供參考價值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。

摘要:隨著信息時代的不斷發(fā)展,各行各業(yè)的發(fā)展都實(shí)現(xiàn)了信息化,醫(yī)院作為治療疾病的重要場所,其發(fā)展也必須要結(jié)合信息化和現(xiàn)代化技術(shù),從而為醫(yī)院的轉(zhuǎn)型發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院的重要組成部分,人事檔案是檔案中的重要組成部分,是對醫(yī)院的工作人員的基本情況進(jìn)行記錄的載體,信息化管理模式的應(yīng)用使得醫(yī)院的檔案管理水平有了很大的提高,該文主要對信息化時代醫(yī)院人事檔案管理模式進(jìn)行分析與探討。

關(guān)鍵詞:醫(yī)院人事檔案；信息化管理；策略

醫(yī)院人事檔案是對醫(yī)院在職人員的工作進(jìn)行記錄的重要資料,是人力資源管理的重要依據(jù)。隨著信息時代的快速發(fā)展,醫(yī)院人事檔案的管理也逐漸實(shí)現(xiàn)信息化,從傳統(tǒng)的人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?產(chǎn)生了一種全新的管理模式。由于醫(yī)院在擴(kuò)大規(guī)模的過程中會招聘很多新的工作人員,同時也有一些工作人員離職,因此醫(yī)院的人事檔案需要不斷更新,以便醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)人員能夠?qū)︶t(yī)院工作人員的基本情況有所了解。在醫(yī)院人事檔案的發(fā)展過程中加強(qiáng)管理信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建,可以提高醫(yī)院人事檔案的管理效率,促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理過程中的各項(xiàng)工作得以準(zhǔn)確及時完成。比如建立信息管理系統(tǒng),使得人事檔案的更新更加快捷、方便。當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理過程中的信息化水平還不夠高,很多醫(yī)院檔案管理人員在進(jìn)行管理的過程中對信息技術(shù)的應(yīng)用水平較低,最終導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案不全面、不規(guī)范,對醫(yī)院的發(fā)展有很大的阻礙作用。

1醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的必要性

醫(yī)院人事檔案管理方法的創(chuàng)新是對醫(yī)院人事檔案管理工作效率進(jìn)行提升的一個重要措施,當(dāng)前很多醫(yī)院人事檔案在努力加強(qiáng)對管理模式的改進(jìn),積極制定醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)章制度,對醫(yī)院人事檔案的各項(xiàng)工作進(jìn)行協(xié)調(diào)。精細(xì)化管理是人事檔案管理過程中的一個重要步驟,關(guān)鍵是做到責(zé)任的落實(shí),只有將檔案管理目標(biāo)明確化、具體化,才能讓檔案管理人員對自己肩負(fù)的責(zé)任更加清晰,因此,在醫(yī)院檔案管理過程中必須要做到目標(biāo)化管理,應(yīng)做好清晰的醫(yī)院檔案建設(shè)發(fā)展規(guī)劃。隨著當(dāng)前醫(yī)療市場的不斷擴(kuò)大,醫(yī)院對醫(yī)護(hù)人員的需求越來越多,因此醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員不斷增加,尤其是一些大型“三甲”公立醫(yī)院,其醫(yī)療服務(wù)輻射范圍有了很大的拓展,各類醫(yī)護(hù)人員數(shù)量增加,醫(yī)院的人事檔案也越來越多。如何安全有序做好醫(yī)院檔案建設(shè)是醫(yī)院發(fā)展過程中的一個重要任務(wù),尤其是在當(dāng)前的時代背景下,人力資源是提高醫(yī)院競爭力的主要因素,加強(qiáng)對在職醫(yī)護(hù)人員的科學(xué)管理,就必須要借助各種人事檔案。醫(yī)院應(yīng)該要建立一套精細(xì)化的發(fā)展規(guī)劃,比如可以制定一條以“5年發(fā)展規(guī)劃—3年建設(shè)規(guī)劃—年度管理計(jì)劃”為脈絡(luò)的醫(yī)院檔案建設(shè)規(guī)劃,使得醫(yī)院的人事檔案管理戰(zhàn)略目標(biāo)可以更加清晰,而且能夠?qū)⑦@個目標(biāo)一一分解,使得各個階段性目標(biāo)更加具體,便于人事檔案管理工作的落實(shí)。為了實(shí)現(xiàn)人事檔案精細(xì)化管理,則必須要對傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和改革,在醫(yī)院人事檔案管理過程中,表現(xiàn)出來的問題主要是管理信息化程度不足。比如管理人員對信息化的認(rèn)識不夠,對各種信息化技術(shù)的應(yīng)用不到位,很多檔案管理人員在工作過程中依舊采用傳統(tǒng)的人工管理方式,沒有借助各種信息技術(shù)手段進(jìn)行高效管理,傳統(tǒng)的管理方式導(dǎo)致很多檔案信息不規(guī)范,甚至出現(xiàn)了一些人員的檔案缺失的現(xiàn)象,對醫(yī)院工作人員的積極性有一定的打擊,進(jìn)而會影響醫(yī)院的整體發(fā)展。在信息時代,加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理模式的創(chuàng)新,結(jié)合各種信息技術(shù)對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新是一個必要的過程。

2醫(yī)院人事檔案信息化管理策略

2.1建立精細(xì)化的檔案信息數(shù)據(jù)庫

由于醫(yī)院醫(yī)療規(guī)模不斷擴(kuò)大,診療服務(wù)人群不斷增加,因此每年都會增加很多新的檔案,這些檔案包括醫(yī)院病案、人事檔案、科技檔案、文書檔案等,不同的檔案屬于不同的科室和部門,各個科室之間分類比較混亂,因此導(dǎo)致檔案資源分散、數(shù)據(jù)分離,出現(xiàn)了“信息孤島”的現(xiàn)象,這種現(xiàn)象在檔案管理行業(yè)中尤為普遍。傳統(tǒng)的粗放式管理模式對現(xiàn)在已經(jīng)不再適用,在信息化時代進(jìn)行人事檔案管理,應(yīng)該要通過數(shù)字化手段建立統(tǒng)一的檔案信息數(shù)據(jù)庫,對醫(yī)院的人事檔案信息以及其他類型的檔案進(jìn)行集中化管理。檔案信息數(shù)據(jù)庫是醫(yī)院檔案管理的中心,針對不同類別的檔案應(yīng)該要建立不同的存儲空間,每一個存儲空間又要進(jìn)一步分區(qū),比如按照檔案的格式、檔案的形成時間、檔案的等級等進(jìn)行分區(qū),再對各類檔案進(jìn)行分類,將其填入到不同的分區(qū)中,從而實(shí)現(xiàn)信息化管理和控制。比如在人事檔案管理過程中,要對醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員的基本信息進(jìn)行了解,并且根據(jù)各種檔案信息的類別進(jìn)行歸類整理。對醫(yī)院在職人員的信息進(jìn)行查詢是一個重要環(huán)節(jié),人事檔案信息化管理過程中應(yīng)該要實(shí)現(xiàn)自動查詢和統(tǒng)計(jì),查詢功能包括人員查找、內(nèi)容查找、模糊查找等各類查詢功能,統(tǒng)計(jì)功能包括檔案統(tǒng)計(jì)、人員數(shù)量和各類材料統(tǒng)計(jì)、轉(zhuǎn)遞、查(借)閱統(tǒng)計(jì)等功能,要對這些功能進(jìn)行完善,從而使得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員能夠?qū)︶t(yī)院員工的基本情況有所了解,促進(jìn)人力資源管理和利用水平的提升。以某醫(yī)院為例,該醫(yī)院為三甲醫(yī)院,醫(yī)護(hù)人員數(shù)量較多,傳統(tǒng)的人工管理模式已經(jīng)不再適用,檔案管理過程中正在逐漸實(shí)現(xiàn)完全信息化,該醫(yī)院對檔案管理的自動化功能進(jìn)行完善,比如在人事檔案管理過程中,對人事檔案目錄進(jìn)行管理,包括檔案材料類號、序號,形成材料時間、份數(shù)、頁數(shù)、備注等,可以通過計(jì)算機(jī)軟件自動生成目錄和超鏈接,點(diǎn)擊相關(guān)的目錄就可以直接轉(zhuǎn)到相應(yīng)的信息目錄下,對各種人員信息進(jìn)行查看。再比如在人員檔案管理過程中經(jīng)常需要轉(zhuǎn)遞管理,轉(zhuǎn)遞管理應(yīng)包括轉(zhuǎn)遞方面(轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出)、轉(zhuǎn)遞日期、對方單位名稱、轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞編號等多個方面,醫(yī)院在對各個新入職的工作人員進(jìn)行管理的時候都需要查看相應(yīng)的信息,從而實(shí)現(xiàn)新檔案的整理。

2.2建立健全的人事檔案管理制度

在信息化時代背景下,應(yīng)該要對傳統(tǒng)的管理制度進(jìn)行改革,要結(jié)合信息化時代的背景特征,對醫(yī)院的管理制度進(jìn)行重新設(shè)計(jì),從而使得醫(yī)院人事檔案的管理水平得到有效提升,能夠?qū)︶t(yī)院的各個科室、各個部門的人員信息進(jìn)行匯總。首先,應(yīng)該要對檔案信息管理制度進(jìn)行完善,在醫(yī)院檔案管理部門要逐漸推行信息化工作模式,在對當(dāng)前醫(yī)院在職工作人員的基本信息進(jìn)行整理的時候可以借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行歸檔,檔案管理人員要學(xué)會盡快接觸各種信息系統(tǒng),采用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行信息的歸納、整理,逐漸摒棄傳統(tǒng)的人工管理方式,對人事檔案管理過程中的各項(xiàng)工作進(jìn)行落實(shí)。其次,要對醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和管理進(jìn)行完善。比如在日常工作中要加強(qiáng)對各種計(jì)算機(jī)設(shè)備的配備,要加強(qiáng)軟件信息系統(tǒng)的建設(shè)。尤其是各種通信設(shè)備、計(jì)算機(jī)設(shè)備等硬件設(shè)備,是進(jìn)行信息化管理的基礎(chǔ),在醫(yī)院人事檔案管理過程中實(shí)現(xiàn)信息化管理,應(yīng)該要對各種管理的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施進(jìn)行完善,應(yīng)該要根據(jù)醫(yī)院檔案信息化管理的要求對計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行配備,建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫等,在這個過程中應(yīng)該要爭取更多上級財(cái)政的支持,檔案管理部門要將需要的設(shè)備羅列出來,向上級部門申請,經(jīng)批準(zhǔn)之后與采購部門進(jìn)行溝通,對工作中所需要的各種硬件設(shè)備進(jìn)行采購和配置。最后,要完善檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)?！按髷?shù)據(jù)”時代的檔案信息管理要為醫(yī)院提供完整、準(zhǔn)確、及時的檔案數(shù)據(jù),因此,要建立精準(zhǔn)的檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),借助大數(shù)據(jù)分析技術(shù),按照用戶的信息需求以及檢索行為,從海量檔案數(shù)據(jù)中及時精準(zhǔn)地找到所需的信息和數(shù)據(jù),按照用戶的信息需要從海量的檔案數(shù)據(jù)庫中找出有關(guān)的數(shù)據(jù)。

3結(jié)語

綜上所述,醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院發(fā)展過程中的一個重要內(nèi)容,包括的內(nèi)容較多,主要是對醫(yī)院工作人員的各種信息進(jìn)行記錄的一類檔案,由于醫(yī)院的工作人員多、人員組成比較復(fù)雜,因此醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)較多,管理難度也比較大。在傳統(tǒng)的管理過程中主要采用人工管理方式,很容易出錯,也容易導(dǎo)致一些檔案的丟失。隨著信息時代的快速發(fā)展,醫(yī)院人事檔案面臨的挑戰(zhàn)越來越大,管理信息化是醫(yī)院檔案發(fā)展的一個重要趨勢,為了提高人事檔案的管理效率和精細(xì)化程度,減少管理過程中的出錯率,在醫(yī)院的檔案管理過程中應(yīng)該要積極加強(qiáng)對傳統(tǒng)管理模式的改進(jìn),加強(qiáng)對各種信息技術(shù)、通信技術(shù)的應(yīng)用,完善信息化管理制度,提高醫(yī)院人事檔案管理過程中的信息化水平。

參考文獻(xiàn)

[1]王詠梅.以信息化手段實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的精細(xì)化管理與控制[J].中國電子商務(wù),2014(11):138-139.

[2]張衛(wèi),李薇,劉麗娜,等.采用信息化手段實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的精細(xì)化管理與控制[J].中國急救醫(yī)學(xué),2015(S2):401-402.

[3]景榮.應(yīng)用信息化手段實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的精細(xì)化管理與控制的研究[J].中國保健營養(yǎng),2016(10).

[4]高蓉.醫(yī)院檔案建設(shè)中精細(xì)化管理的方法[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(15):27.

[5]高萌.精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(13):115.

作者:黃新金 單位:福建省泉州市第三醫(yī)院