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醫(yī)院人事檔案信息資源整理、運用、共享及創(chuàng)新，對醫(yī)院人力資源管理有著極其重要的影響。隨著知識經濟以及醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的快速發(fā)展，大型綜合三甲醫(yī)院競爭的核心力歸根到底就是人才，核心競爭資源就是知識，而人事檔案作為人才信息的重要載體，其充分開發(fā)利用是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要保障。醫(yī)院是一個典型的知識密集型組織，人事檔案作為醫(yī)院甄別人才、提拔任用及教育培養(yǎng)的重要基礎，其信息資源開發(fā)利用不僅關系醫(yī)院的社會影響力和競爭力，更關系醫(yī)院能否滿足當今時展、服務新時期醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的現(xiàn)實需要。

一、醫(yī)院人事檔案信息開發(fā)利用與知識管理的聯(lián)系及重要性

（一）人事檔案信息開發(fā)利用與知識管理的聯(lián)系

1.對象具有重疊性。醫(yī)院人事檔案信息包含員工個人基本信息、參加黨團信息、學籍信息、人事信息、獎懲信息及其他證明考核材料信息，是記錄員工個人成長及業(yè)務技術發(fā)展的原始憑證，是一種典型的顯性知識。醫(yī)院人事檔案信息開發(fā)利用的對象歸根到底是隱藏在這些原始憑證后的隱性知識，通過整理、創(chuàng)新從而形成醫(yī)院獨有、扎根于醫(yī)院核心的可持續(xù)競爭優(yōu)勢。知識管理的對象為隱性和顯性知識，而知識的視覺形態(tài)以“書面”的形式存在。2.目的具有一致性。人事檔案信息管理并不僅僅局限在提供檔案查借閱服務、滿足個人檔案需求等方面，而是能夠優(yōu)化醫(yī)院配置各種人才，為醫(yī)院決策者提供更全面、更有價值的人才信息。知識管理的目的是通過挖掘知識的相關價值，從而讓管理者作出更好的決策，進而進一步提升組織的競爭力。3.流程具有統(tǒng)一性。醫(yī)院人事檔案信息管理的制度性規(guī)程即檔案“接收、管理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用”，知識管理的流程則為知識“產生、收集、儲存、加工、整理、評價、利用”，二者具有較強的一致性。

（二）人力資源管理視角下醫(yī)院人事檔案信

息開發(fā)利用的重要性首先，隨著醫(yī)院醫(yī)療技術的發(fā)展，人事檔案數(shù)量越來越多，人事檔案信息收集的范圍也越來越廣，這對檔案信息的開發(fā)利用提出了新的要求，人事檔案信息管理也將逐步進入知識管理階段。其次，醫(yī)院人事檔案管理觀念急需更新。目前檔案信息的服務利用率較低，不注重對檔案隱性知識的挖掘和利用。因此，管理者需要更新管理理念，最大限度地挖掘檔案信息價值，從而將原始憑證中的隱性知識通過知識管理轉化為顯性知識。最后，知識管理促進醫(yī)院人事檔案服務模式的創(chuàng)新。醫(yī)院往往忽視人事檔案作為知識載體的重要價值，未實際深入挖掘人事檔案中隱含的知識資源。通過利用知識管理理念、方法及技術，檔案管理從單純的保管式向深層信息挖掘利用進行轉變，從而實現(xiàn)醫(yī)院檔案的信息化和知識化。

二、目前醫(yī)院人事檔案信息開發(fā)利用存在的問題

（一）缺乏檔案信息管理意識

作為醫(yī)院寶貴的隱性財富，人事檔案信息開發(fā)利用的效益在短期內很難體現(xiàn)，缺少人財物的支持；檔案管理者責任心缺乏，認為安全保管好紙質檔案就行；員工更隨意填寫個人檔案信息，不能全面真實反映個人情況。也就是說，醫(yī)院人事檔案管理工作還有很大的提升空間。

（二）檔案信息管理方式老舊

人事檔案具有集合性、專業(yè)性、動態(tài)性及保密性等屬性，對醫(yī)院軟硬件的配備都有嚴格的要求。從檔案安全性出發(fā)，醫(yī)院需配備專人管理，專門地點存放。事實上，許多醫(yī)院雖然有專門設置的檔案室，但由于編制不足，沒有專門的人員管理人事信息檔案。此外，計算機技術和數(shù)據(jù)化管理未充分有效運用到人事信息檔案管理中，大多數(shù)還采用手動翻閱查找等。檔案的及時歸檔，信息的準確性、完整性仍需進一步提升。

（三）檔案信息利用度不高

人事檔案信息內容豐富，涉及醫(yī)院多個行政部門的相關材料，醫(yī)院檔案管理制度不完善，存在檔案信息歸檔被動、不及時的問題。由于檔案工作人員缺少相關知識儲備，往往不能精準找到自己需要的信息。同時，對檔案信息沒有進行系統(tǒng)的整理分析，人事檔案資料尤其是人員專業(yè)技術檔案混亂，不能真正挖掘人事檔案管理的價值。

（四）缺少專業(yè)的檔案管理人員

目前醫(yī)院的人事檔案管理工作多由人事部門有關工作人員兼管，他們雖然擁有多年的人事工作經驗，但是缺乏相應的專業(yè)知識儲備，又未經過系統(tǒng)的專業(yè)知識培訓，缺乏人事檔案信息管理相關知識結構，不能領悟到檔案信息管理的重要性，人事檔案信息管理綜合素質不高。

（五）落后的檔案信息化管理

目前，醫(yī)院僅有包含簡單人員基本信息的電子匯總表，由于僅涉及人員的自然情況，不能體現(xiàn)個體的醫(yī)療技術水平、科研領域成就、學術優(yōu)勢等方面的情況，無法與相關業(yè)務系統(tǒng)進行對接，無法實現(xiàn)檔案信息共享。對檔案信息深層次的查閱利用仍需要采取翻閱、復印、摘抄檔案實體的方式，掃描儀、復印機等基礎信息化設施僅用于滿足日常的手工操作工作。這些都大大降低了人事檔案信息管理工作效率。

三、基于人力資源管理的醫(yī)院人事檔案信息資源開發(fā)利用措施

（一）改變傳統(tǒng)管理理念，營造人事檔案知識管理的組織文化

組織文化具有凝聚、鼓舞和引導作用，醫(yī)院應積極營造醫(yī)院檔案知識管理的組織文化，讓每位員工都參與到醫(yī)院人事檔案信息資源開發(fā)利用工作當中。在醫(yī)院里，只有領導充分重視后，才能進一步激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)新意識，調動大家的積極性，營造全員知識管理氛圍，保證全院員工能夠積極參與醫(yī)院檔案知識管理工作。增強醫(yī)院內部信息資源共享，讓個人的隱性知識上升為醫(yī)院集體的隱性知識，讓員工在共享檔案信息資源的同時，充分理解檔案知識主管對檔案格式、信息質量的要求，在個人檔案填寫時，能夠站在檔案知識管理者的角度，認真對待，做到真實、完整。

（二）構建醫(yī)院人才業(yè)績檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案信息利用度

以知識管理為契機，構建醫(yī)院人才業(yè)績檔案信息數(shù)據(jù)庫。由人事處牽頭，聯(lián)合其他行政職能部門，積極主動收集每個員工各種人事檔案信息，通過對員工人事檔案信息尤其是醫(yī)院專業(yè)技術檔案信息進行挖掘、開發(fā)、整理和編研，將隱性知識顯性化，將個人知識和信息提升為組織知識，從而整合醫(yī)院的知識資源，進而為醫(yī)院人才隊伍建設提供合理配置依據(jù)。根據(jù)醫(yī)院人才檔案信息，做到“因事而擇人、用人以治事”，充分發(fā)揮每個人的潛力，促進醫(yī)院人才的合理流動，進而帶動科室乃至整個醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

（三）加強專業(yè)性知識培訓，完善人事檔案信息知識管理人員制度

首先，醫(yī)院人事檔案分管領導要及時更新自己的觀念，轉變身份，從檔案知識管理旁觀者變?yōu)楣芾碚呒皼Q策咨詢者，充分認識到人事檔案信息在醫(yī)院管理中的重要性，加強檔案基礎信息資源的開發(fā)和管理，最大限度發(fā)揮人事資源的效力。其次，完善人事檔案信息知識管理人員制度，系統(tǒng)地對人事檔案管理員進行相關培訓，由傳統(tǒng)管理者轉變?yōu)槿耸聶n案知識主管，加強與其他科室的溝通，充分收集挖掘人事檔案各種信息，全面負責人事檔案信息系統(tǒng)的構建和實施。最后，建立有效的激勵措施，鼓勵所有員工成為醫(yī)院檔案知識管理的創(chuàng)造者、貢獻者和共享者。

（四）建立人事檔案信息化管理體系，不斷提高檔案信息化水平

人事檔案信息化的重點是要做好人事檔案資料的數(shù)據(jù)化，即利用電子計算機和知識管理的技術讓醫(yī)院人事檔案管理從傳統(tǒng)的紙質檔案向數(shù)字化方向轉變。人事檔案信息化管理的價值在于利用。要構建人事檔案信息管理與應用的綜合平臺，深度挖掘相關信息資源，逐步將隱性知識轉化為顯性知識。同時，應用互聯(lián)網(wǎng)賦予每個行政管理部門人事檔案信息管理權限，滿足不同人員自主查詢、整理、分類和利用人事檔案信息資源，為醫(yī)院人力資源管理提供輔助決策?；诂F(xiàn)代信息技術的醫(yī)院人事檔案知識管理，可以進一步提高檔案信息便捷度及利用率，同時更好地促進人事檔案信息的共享與創(chuàng)新。

作者:趙亞芳 單位:南京醫(yī)科大學附屬淮安第一醫(yī)院人事處