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人事檔案由人力資源管理活動組成，是人力資源運作的核心。隨著現代網絡技術的不斷發(fā)展和進步，網絡信息化為各個領域提供了先進的技術支持，網絡技術也對人事檔案管理產生了積極的影響。人事檔案數字化是對傳統(tǒng)人事檔案管理的有效創(chuàng)新，采用先進的網絡信息化技術，實現檔案資料收集、分類、統(tǒng)計等日常工作的數字化管理。有效提高人事檔案管理工作效率，提升檔案管理水平，解決了現有人事檔案管理中的一些不一致問題。本文分析了人事檔案管理數字化在人力資源管理中的重要性，分析了人事檔案管理的存在的問題，提出了人力資源檔案數字化建設的方案。人事檔案管理是人事管理的重要組成部分，可以主動有效地記錄公司員工的日常工作表現，是企業(yè)進行人才選拔的重要指標。同時，人事檔案管理作為貫穿整個管理過程的一項重要工作，記錄員工工作中的關鍵環(huán)節(jié)，在員工管理中發(fā)揮著不可替代的作用?；谝陨显颍嚓P檔案管理人員必須不斷提高工作能力，積極學習各種先進的檔案管理方法，才能大大提高檔案管理的效率和效果。

一、人事檔案管理簡述

人事檔案管理作為企業(yè)人才選拔的重要基礎，是人事管理工作的重要組成部分。不僅詳細記錄了員工過去的技能、能力、性格和在企業(yè)所有運營中的表現，還可以跟蹤現實并總結當前企業(yè)員工的表現。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式依賴紙質的載體進行記錄，人工集成和工作量容易導致管理不及時和延誤，很多環(huán)節(jié)達不到預期要求。數字化人力資源管理新模式是基于信息技術的進步，對人事檔案操作的全過程進行動態(tài)監(jiān)測、記錄和控制，真正實現流程的精簡，促進人事檔案管理不斷發(fā)展和完善。從傳統(tǒng)的紙質媒體到今天的數字系統(tǒng)，這是人事檔案管理的一次革命。人事管理的數字化簡化了收集、分類、傳輸、保存和共享文件的任務，在告別傳統(tǒng)紙質訪問的復雜性，通過網絡的便利性，在提高人事檔案管理效率方面發(fā)揮了重要作用。人事檔案數字化管理需要在國家層面推廣，目的是糾正錯誤行為，打擊違法犯罪，保障人事檔案管理的公平正義，解決管理過程中存在的不足，改變管理理念。

二、實施人事檔案數字化管理的優(yōu)勢

（一）科學規(guī)范人事管理制度建設，不斷強化檔案基礎支撐服務效果

一旦公司的人力資源文件被數字化管理，就可以部署冗余的人力資源。人事檔案管理的數字化可以使公司人事檔案中的所有信息更加完整，更易于查閱，有效地提升人力資源的利用率。這種方式在一定程度上提高了公司的人才招聘效率，也有助于人力資源的配置。

（二）科學規(guī)范人事檔案管理過程，為人事檔案數字化管理提供條件

通過在人事檔案管理過程中采用數字化方法，可以在一定程度上減少人事調動過程中對各種信息的隨意操縱。在當前形勢下，“年齡與學歷”的修訂已成為普遍現象。但是，數字化操作提供了對操作的良好控制，并確保了個人文件信息的準確性。這符合中央的意見，大大提高了人事檔案的真實性和可信度。在檔案數字化過程中，相關人員建立了一套完善的信息采集模型，起到了不可替代的關鍵作用。這種方法使存儲和收集信息的步驟盡可能簡單和可實現，大大提高了人事檔案管理的效率和效果。

（三）優(yōu)化人事檔案管理機制，為人事檔案數字化管理提供保障

今天，通過將數字模型納入人事檔案管理流程，也可以實現一定程度的人事檔案通用管理和控制。例如，合理分類各級人事檔案，明確其職能。同時，通過這種方法可以實現高效的文件管理。從根本上優(yōu)化人力資源檔案管理機制，對人事檔案管理任務進行更加具體、分層、統(tǒng)一的劃分。通過各種有效手段，人事檔案管理的自動化已經成為現實。在某種程度上，高層管理人員的管控機制需要不斷完善，以滿足對工作需求和期望。此外，利用信息技術處理多份檔案，減少了不必要的步驟和條件，讓上級可以實時訪問下級資料，避免了傳統(tǒng)人事檔案管理過程中的許多復雜步驟和流程。大大提高了文件審核的效率，在提高和保證人事檔案管理水平方面也起到了很好的作用。（四）科學規(guī)范人事檔案數字化管理，不斷提高人事檔案管理運用效率科學規(guī)范的人事檔案管理流程，不僅節(jié)省了時間，還提高了效率。如何規(guī)范流程，從日常管理、檔案室管理和系統(tǒng)維護三個方面討論。日常管理的運行階段主要是收集、歸類、審查、驗收、糾正等。通過持續(xù)改進，這些日常工作流程將變得更加簡單和集成。在檔案室管理方面，數字化可以實現信息的自動采集和文件數量的自動統(tǒng)計。

三、人事檔案數字化管理的現狀

（一）技術更新?lián)Q代較快

數字人事檔案管理在很大程度上依賴于計算機系統(tǒng)、技術和軟件。在現實情況下，計算機系統(tǒng)更新非?？?，計算機技術更新非常快，導致計算機軟件和硬件系統(tǒng)不匹配，一些文件不能被有效讀取。需要調整時獲取相關信息不完整，無法獲取準確數據，影響人事檔案管理的有效性。

（二）檔案管理數字化專業(yè)素質的缺乏

在實踐中，檔案管理往往被公司或部門邊緣化，這種情況在檔案管理中已經較為普遍。任何需要使用檔案的人都認為它很重要，但是使用它之后，就很快忘記。因此，許多部門的領導對檔案工作并不重視。人事檔案數據是人事檔案管理重要的信息資源，但專業(yè)人士因領導缺乏重視而沒有關注自身數字化水平的提升，檔案管理人員也沒有很好地使用設備和數字化管理軟件，導致數字化檔案管理的推廣過程難度極大，在沒有領導和員工不活躍的的情況下，我國的檔案管理數字化進程進展緩慢。因此，檔案管理相關人員應根據未來的發(fā)展，積極加強業(yè)務能力，充分適應數字檔案管理的應用。

（三）檔案信息管理安全問題

在信息時代，數字化管理方式提供了極大的管理便利，但文件信息管理也存在一定的安全問題。談到互聯(lián)網，無數的計算機病毒威脅著數據的安全。即使計算機上安裝了殺毒軟件，也不能完全阻止計算機病毒的入侵和傳播。此外，黑客的惡意攻擊會導致信息和數據的缺少和丟失，因此必須保障人事檔案中數字管理數據的安全性。

（四）數字化建設成本高，電子原件標準不一致

在管理過程中，檔案管理人員應認真識別和清除虛假檔案，保存真實檔案，確保人事檔案管理在日常工作中正常進行，所有檔案真實有效。但現階段，由于評審表、調資表、勞動合同、學籍檔案等管理工作較多，必須進行相應的標識，數量必須編號，這使工作復雜化，也大大增加了工作量。另外，在紙質文件數字化過程中，電子原件部分標準不匹配，數字文件質量難以保證，需要規(guī)范相關文件管理標準。

四、人事檔案數字化在人事管理中的重要性

（一）依靠檔案數字化平臺，為管理工作開展提供支撐

推進人事檔案數字化，廣泛開展數據收集分析，多渠道收集信息，助力人事管理制度化。首先，通過人事檔案管理系統(tǒng)、采集終端等數據接口，自動收集員工薪酬、績效、職務職稱、勞動關系等可信信息。其次，在現代人事管理的趨勢下，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已不能滿足業(yè)務發(fā)展的需要。例如員工的紙質文件基本信息和政治觀點，可以進行數字掃描和存檔。一方面收集員工在數字化管理系統(tǒng)中直接輸入的其他信息（如社會關系、履歷、獎勵等）。對于外部環(huán)境數據，也收集了人事檔案信息管理系統(tǒng)與互聯(lián)網的所有數據接口。例如：社會行為、個人信用等。這些數據可以為人力資源的量化和科學管理提供堅實的數據庫，可以全面、立體地反映員工的工作能力和心理狀況。

（二）通過數字化工作方式，構建可量化績效考核機制

在工作過程中，員工會形成大量的個人技能信息、職稱信息、工資調整表、職務變動、獎罰等數據。通過內部管理人員日常工作數據統(tǒng)計，綜合量化結果，公平、客觀、準確，充分體現該員工的綜合素質水平。通過人事檔案數字化管理，還可以采取不同的激勵措施來激勵不同類型的員工，了解他們職業(yè)發(fā)展的不同階段和個人需求。需要自我實現的人，應采用高度個性化的激勵措施，充分發(fā)揮人才激勵的作用，適當考慮和激勵其工作對成就感的需求，讓數據幫助員工做好工作，提高績效考核的有效性。

（三）憑借數字化工作優(yōu)勢，實現人員、崗位精準匹配

首先，根據各個崗位不同的工作內容和職責，按照各個崗位的勝任素質模型，選擇最符合崗位要求的員工。如：實現工作能力、個性特質、團隊意識等的精準結合，充分發(fā)揮個人潛力。其次，通過算法的應用，匯聚優(yōu)秀員工的多樣化信息和個性特征，構建優(yōu)秀的崗位人才模型。此外，在獲取應聘者簡歷信息的基礎上，可以利用互聯(lián)網大數據適合人才的3D信息，獲取應聘者的生活狀況、學習能力等各種信息。為防止因信息不對稱影響面試官招聘，應采用高質量的職位模型和應聘者匹配程度，實現人力資源與職位的精準匹配。

（四）借助數字化工作便利，打造高素質、專業(yè)化團隊

檔案管理部門可以對退休員工的信息進行分析，提出具體的對策和建議，在日常管理任務中發(fā)現影響退休的因素。同時，借助大數據保障人力資源管理的進展，盡可能避免管理缺陷和人力資源問題造成的人才流失。確保高層次人才和團隊的穩(wěn)定，爭取更多的工作經費，促進創(chuàng)新和技術進步。通過數字化分析和管理數據的結合，從中長期來看，符合市場經濟發(fā)展和產業(yè)結構調整的規(guī)律，以預測人力發(fā)展的未來趨勢。在現有人才結構的基礎上，制定合理的人才引進計劃，用好人才，落實管理，培養(yǎng)更多人才，建立獎懲機制。根據企業(yè)文化戰(zhàn)略發(fā)展階段性目標，完善人力資源管理體系。

五、人事檔案數字化工作期間的有效改進對策

（一）使用符合標準的數字檔案管理軟件

具備軟件開發(fā)條件的單位可根據實際需要進行開發(fā)。選擇購買軟件的單位，在做出決定之前，文件管理員必須深入軟件公司進行了解和測試。經過多次比較后，為設備選擇合適的軟件。有條件的公司還可以根據本單位的需要，開發(fā)適合本單位的管理軟件。

（二）創(chuàng)建電子人事檔案

隨著數字時代的到來，企業(yè)對人事檔案管理提出了嚴格的要求。為更好地適應時展的需要，企業(yè)建立電子人事檔案十分必要。首先，加強對有關人事資料的核查和分析，通過計算機技術將人事檔案中的信息傳送到計算機系統(tǒng)，可以減少打字錯誤，使人事檔案更加美觀。其次，在記錄個人檔案信息的過程中，由于需要檢索指定信息并通過打印機打印信息，耗時較短。第三，在傳統(tǒng)觀念中，文件管理的核心內容是創(chuàng)建文件。建立電子信息檔案后，信息直接存儲在計算機系統(tǒng)中，有效節(jié)省空間，保證人事檔案的保密性。最后，通過輸入企業(yè)相應的關鍵信息，定期更新個人檔案信息，并通過與本地網絡的連接，可以正確顯示關鍵人員的工作狀態(tài)，為有效工作提供了方便。

（三）加強人事檔案管理數字化的人才隊伍建設

加強人才隊伍儲備，既保證了人事檔案管理的數字化運營基礎，又保證了人事檔案管理的數字化發(fā)展。在數字化人事檔案管理團隊建設上，一方面要加強人事檔案管理人員的培訓，成為經驗豐富、能力強、品德優(yōu)良的人才。另一方面，要快速提高人事檔案數字化管理水平，需要不斷培養(yǎng)不熟悉人事檔案數字化的人員和人事檔案管理人員。此外，要加強考核監(jiān)督，提高相關人員的積極性和主動性。

（四）對數字化人事檔案管理的載體加以合理挑選

載體在人事管理中起著尤為重要的作用，是人事檔案管理工作高效、順利開展的硬件基礎和保障。因此，要讓文件管理更加高效，就需要數字文件管理運營商做出合理的決策，以確保管理效率。在構建信息檔案數字化支撐的過程中，要保證數據信息的絕對安全和不被篡改，并充分考慮不同支撐的生命周期，必須充分保證載體的運行速度和性能。

（五）落實嚴格的人事檔案保密要求

人事檔案對內容非常敏感，如果想要進行檔案數字化管理，應該選擇有政治意識、有原則、一絲不茍的人。也可以外包給其他公司或機構。數字化工作外包時，系統(tǒng)集成、系統(tǒng)咨詢、軟件開發(fā)、安全監(jiān)控、運維、數據恢復等業(yè)務應選擇具有涉密信息系統(tǒng)資質的單位。涉密檔案數字化處理分類業(yè)務要選擇符合國家秘密載體印刷條件的單位。為有效加強數字文件的安全保密管理，數字文件的安全級別應與相應的紙質文件安全級別相同。數字文件的存儲和保護以及系統(tǒng)的使用和維護必須符合安全和保密要求。

六、結語

總之，人事檔案數字化在新時揮著非常重要的作用，可以使工作標準更加統(tǒng)一和高效。同時，還可以有效規(guī)范檔案管理流程，建立人事檔案全生命周期的閉環(huán)管理體系，提高檔案管理的規(guī)范性和效率。此外，通過對人力檔案管理進行系統(tǒng)培訓，一定程度上提高了員工的工作能力和綜合素質，人事檔案從管理審查到安全轉移的完美銜接，確保了人員檔案的完整性，并且數字信息檔案的真實性使得人事檔案在人事管理中發(fā)揮著重要作用。

作者:王珊 單位:陜西陜煤黃陵礦業(yè)有限公司