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一、檔案信息電子化管理

1、電子化的認(rèn)識(shí)

所謂檔案電子化，就是以檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

1.1、電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；1.2、電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；

1.3、電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；

1.4、電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

2、電子化的現(xiàn)狀

2.1、檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。

2.2、檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

2.3、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。

2.4、檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤(pán)、光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類(lèi)方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

2.5、檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計(jì)算機(jī)操作。

3、電子化對(duì)檔案工作的影響

3.1、傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，并在磁盤(pán)上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。

3.2、電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面信息和數(shù)據(jù)可以根據(jù)需要不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

4、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)

辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線(xiàn)路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤(pán)為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過(guò)程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶(hù)才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

5、檔案信息電子化的益處

5.1、可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。

5.2、縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。

5.3、檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。

5.4、檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門(mén)，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門(mén)的地位自然也就得到了提高。

5.5、檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。

二、電子辦公到項(xiàng)目信息化管理

工程項(xiàng)目管理是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及進(jìn)度、質(zhì)量、合同、風(fēng)險(xiǎn)、圖紙文檔等諸多方面的工作，它具有較高的挑戰(zhàn)性，需要在以往經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，充分做好事前分析，管理的過(guò)程中需要以動(dòng)態(tài)的眼光來(lái)預(yù)測(cè)分析工程實(shí)際情況；還需要重點(diǎn)對(duì)成本、進(jìn)度、質(zhì)量進(jìn)行管理與控制。

信息化管理指借助于先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和軟件技術(shù)及時(shí)準(zhǔn)確的為企業(yè)的決策提供數(shù)據(jù)信息，以便對(duì)外界的變化及時(shí)準(zhǔn)確的做出反應(yīng)，其本質(zhì)是提高企業(yè)的管理水平，加強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

1、信息化的現(xiàn)狀

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)作為一種新的工具，已經(jīng)對(duì)社會(huì)產(chǎn)生了巨大的影響?？梢岳糜?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，提高信息溝通和數(shù)據(jù)采集的效率，可以把大量繁雜的信息進(jìn)行有序的組織。計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的特點(diǎn)是“高投入、高風(fēng)險(xiǎn)、高效益”，任何對(duì)信息化管理系統(tǒng)的夸大和低估都會(huì)為公司的發(fā)展帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。因此，我們應(yīng)該認(rèn)真的分析信息化管理的特點(diǎn)

2、工程項(xiàng)目管理的難點(diǎn)

2.1、溝通：從一般意義上講，管理人員對(duì)工程項(xiàng)目管理最關(guān)心的是項(xiàng)目的成本、效益、進(jìn)度、質(zhì)量和合同，其實(shí)質(zhì)就是信息的溝通問(wèn)題。由于工程項(xiàng)目管理涉及的部門(mén)眾多，傳統(tǒng)的溝通方法如開(kāi)會(huì)、發(fā)文等方式，信息的傳遞效率很低，應(yīng)該講大部分的問(wèn)題，首先出現(xiàn)在溝通方面。

2.2、數(shù)據(jù)：工程項(xiàng)目的有關(guān)進(jìn)度、成本、質(zhì)量和合同等的數(shù)據(jù)量大、繁雜，能夠掌握動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，有一定的困難。另外工程項(xiàng)目的圖紙、竣工資料等量大且一般以紙介質(zhì)形式保存，查找和保存起來(lái)也非常困難。

2.3、不確定因素：由于工程項(xiàng)目管理中的不確定因素非常多，這些不確定因素嚴(yán)重的影響了成本、進(jìn)度等因素，造成了計(jì)劃跟不上變化的情況，使管理難度加大。

3、信息化管理的要求

3.1、業(yè)務(wù)化：計(jì)算機(jī)只是個(gè)工具，要讓它發(fā)揮作用，就必須與具體的業(yè)務(wù)整合，同時(shí)也必須與管理的模式緊密結(jié)合。

3.2、電子化：信息化管理要求數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，文件和圖紙要用相應(yīng)的軟件生成，紙質(zhì)資料必須通過(guò)掃描等手段進(jìn)行電子化，這樣計(jì)算機(jī)才能幫助大家進(jìn)行管理。

3.3、網(wǎng)絡(luò)化：信息化管理必須借助于網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境才能實(shí)現(xiàn)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)才能實(shí)現(xiàn)方便的溝通信息、共享數(shù)據(jù)，由計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備搭建的網(wǎng)絡(luò)工作平臺(tái)是信息化管理軟件運(yùn)行的載體。

3.4、規(guī)范化：規(guī)范化不僅僅指工作流程的規(guī)范化，對(duì)輸入系統(tǒng)的信息也要規(guī)范化，計(jì)算機(jī)無(wú)法處理凌亂的數(shù)據(jù)。

4、項(xiàng)目信息化管理建設(shè)的主要因素

4.1、管理模式：項(xiàng)目信息化管理的基礎(chǔ)是企業(yè)的管理模式，而不是計(jì)算機(jī)技術(shù)。項(xiàng)目的管理需要處理大量的信息，如：成本、質(zhì)量、進(jìn)度、合同、物資材料等，對(duì)于這些信息的快速處理需要項(xiàng)目各部門(mén)的協(xié)作，打破原來(lái)的部門(mén)堡壘。

4.2、對(duì)項(xiàng)目信息化管理的認(rèn)識(shí)：由于信息技術(shù)是十分專(zhuān)業(yè)的領(lǐng)域，發(fā)展又非常迅猛，新概念和技術(shù)層出不窮往往難以把握。不同部門(mén)只是站在各自部門(mén)的角度提出模糊的需求。由于項(xiàng)目信息化管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，不同部門(mén)之間有大量的數(shù)據(jù)和信息需要交換和共享，因此需要根據(jù)業(yè)務(wù)的需求，提出整體的框架，在整體的框架之下解決各部門(mén)的具體需求。如達(dá)不成對(duì)整體框架的共識(shí)，部門(mén)之間就會(huì)存在很多分歧，工程項(xiàng)目管理的信息化建設(shè)就很難推進(jìn)。

4.3、人員素質(zhì)：工程項(xiàng)目管理是以人為本的，員工的觀念和素質(zhì)，直接影響項(xiàng)目管理的模式，工程項(xiàng)目信息化管理更是如此，如果不經(jīng)過(guò)對(duì)員工的培訓(xùn)，員工的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平提高起來(lái)就很困難，對(duì)很多新的管理方式和手段就難以適應(yīng)。信息是為管理、為人的科學(xué)判斷和分析服務(wù)的，信息化系統(tǒng)的生存基礎(chǔ)是對(duì)知識(shí)的共享和重復(fù)使用。如：如何將工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的一些經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)重復(fù)使用到招投標(biāo)中就是一個(gè)很值得研究的事情，要避免以往檔案中大量信息無(wú)法利用和經(jīng)驗(yàn)隨有關(guān)人員的離去而帶走的現(xiàn)象。

5、主要意義

工程項(xiàng)目信息化管理是公司信息化建設(shè)的重要組成部分，它的成功實(shí)施是公司信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)，它可以為企業(yè)信息化建設(shè)提供大量項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)信息，這些基礎(chǔ)信息主要包括如下幾類(lèi)：

5.1、成本信息：主要是各種成本統(tǒng)計(jì)與分析數(shù)據(jù)。

5.2、合同信息：主要是各類(lèi)合同，包括分包合同、變更；

5.3、技術(shù)信息：主要是各種施工工法、先進(jìn)工藝使用記錄等。

5.4、安全信息：主要是安全培訓(xùn)、事故記錄等；

5.5、質(zhì)量信息：主要是各種質(zhì)檢記錄，質(zhì)量事故及其處理等；

5.6、生產(chǎn)信息：主要是各種計(jì)劃信息，實(shí)際進(jìn)度情況記錄等。

總之，進(jìn)一步提高信息化認(rèn)識(shí)，加快信息化建設(shè)步伐已成為必然，只要我們轉(zhuǎn)變觀念，提高對(duì)信息化建設(shè)的重視度，一定能夠提高公司的整體管理水平，增強(qiáng)公司的核心競(jìng)爭(zhēng)力。