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本文作者：吳志花作者單位：莆田港務(wù)集團(tuán)有限公司

港口的存貨成本是港口企業(yè)營(yíng)業(yè)成本的重要組成部分，在實(shí)現(xiàn)“控成本、爭(zhēng)效益”的企業(yè)目標(biāo)過程中，嚴(yán)控港口存貨成本也是一個(gè)不可小覷的環(huán)節(jié)所在。面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)激烈的港航市場(chǎng)，為降低經(jīng)營(yíng)成本，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，盡快建立與完善適應(yīng)新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下港口存貨管理體制已是迫在眉睫。

一、港口存貨管理的現(xiàn)狀及存在問題

1.港口企業(yè)存貨的定義及特點(diǎn)

港口企業(yè)的行業(yè)特殊性決定了港口存貨內(nèi)容的獨(dú)特性。港口的存貨是指港口企業(yè)在生產(chǎn)運(yùn)行過程中所需的各類材料、燃料、備品備件等。與其它企業(yè)存貨不同的是港口企業(yè)持有存貨的目的在于滿足港口生產(chǎn)、裝卸設(shè)備維修、技術(shù)改造的需要，而不用于對(duì)外銷售。其具有批量密、價(jià)格高、流動(dòng)性大等行業(yè)特點(diǎn)。

2.港口存貨管理的現(xiàn)狀

(1)存貨總量增長(zhǎng)迅速，企業(yè)資金占用比重加大

隨著港口吞吐量迅速增長(zhǎng)，港口機(jī)械的更新改造速度加快。大量專用裝卸機(jī)械的配置，提高了機(jī)械化作業(yè)程度，存貨總量也在水漲船高，使存貨成本占營(yíng)業(yè)成本的比重逐年上升。據(jù)統(tǒng)計(jì)，某港口近3年存貨采購(gòu)總量平均增幅在10%以上，存貨耗用資金量年平均數(shù)均為百萬元以上，存貨成本占營(yíng)業(yè)成本的比例平均增幅在5%左右（見原材料存貨總量明細(xì)表）。

(2)采購(gòu)計(jì)劃變更頻繁，成本控制難度大

一般情況下，集團(tuán)公司下屬的各生產(chǎn)單位于每年年末編制下一年度的存貨采購(gòu)預(yù)算，每月的25日左右編制下月的材料及備品備件的采購(gòu)計(jì)劃（若因港口機(jī)械設(shè)備的臨時(shí)維修需調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，可于當(dāng)月編制臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃加以補(bǔ)充）。由于港口生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中的不可預(yù)見的因素太多，月度的采購(gòu)計(jì)劃變更頻繁，導(dǎo)致了采購(gòu)計(jì)劃的無序性，造成生產(chǎn)成本無法準(zhǔn)確控制。

(3)倉(cāng)庫(kù)數(shù)量過多，存貨重復(fù)儲(chǔ)備現(xiàn)象嚴(yán)重，占用了大量的流動(dòng)資金

在集團(tuán)公司中，因各分公司或子公司有著各自獨(dú)立的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所，為方便港口生產(chǎn)及裝卸機(jī)械的維修均設(shè)置了各自的倉(cāng)庫(kù)，儲(chǔ)備各自生產(chǎn)及維修所需的存貨。雖說各公司裝卸設(shè)備各異，但諸如五金配件、一般耗材等普通配件各倉(cāng)庫(kù)也是重復(fù)購(gòu)置，造成很大的浪費(fèi)。這樣無形中造成集團(tuán)的儲(chǔ)備資金總額上升，影響了資金的流動(dòng)性。

(4)管理體制不完善，造成已購(gòu)置的材料或配件過期報(bào)廢

港口對(duì)于存貨的管理屬于粗放的管理模式，沒有一套規(guī)范的存貨管理辦法，對(duì)存貨不進(jìn)行定期的清倉(cāng)利庫(kù)工作，各類材物料的庫(kù)存情況不能及時(shí)掌握，個(gè)別配件甚至?xí)梅砰L(zhǎng)達(dá)數(shù)年未用，最終因機(jī)械設(shè)備的更新而用不上導(dǎo)致報(bào)廢，既占用了企業(yè)資金又造成了浪費(fèi)。

3.港口存貨管理存在問題

(1)雖有制度卻未認(rèn)真執(zhí)行。(2)內(nèi)部控制薄弱，存貨的內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)控的重要環(huán)節(jié)，完善的內(nèi)控制度可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)記賬錯(cuò)誤，有利于防止舞弊。再加上各崗位分工不明確，無法互相牽制。(3)存貨管理未能實(shí)現(xiàn)全面的電算化管理，未實(shí)行有效的監(jiān)督機(jī)制。在部分集團(tuán)化港口企業(yè)中，基層公司存貨的出入庫(kù)仍以手工記錄為主，由于存貨的種類繁多，核算的工作量大，大大降低了工作效率。既影響存貨核算的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，又使財(cái)務(wù)報(bào)表不能真實(shí)反映企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況，存貨成本占用的資金量不能有效的控制與監(jiān)督。(4)沒有規(guī)范的材料借用手續(xù)，往往是口頭借物或白條充庫(kù)，在碰上實(shí)物盤點(diǎn)時(shí)只見數(shù)字不見物品，容易造成賬面數(shù)據(jù)與實(shí)際庫(kù)存不符，產(chǎn)生大量潛在損失。(5)存貨積壓后形成的直接損失。企業(yè)在發(fā)出存貨時(shí)未能統(tǒng)一存貨出庫(kù)的核算口徑，隨意性大，造成先購(gòu)入的材料庫(kù)存積壓過大，發(fā)生貶值、毀損、失竊，從而直接形成損失。

三、開辟港口存貨管理的新途徑

針對(duì)部分港口企業(yè)存貨管理的現(xiàn)狀，要想解決目前港口存貨管理存在的問題，就必須改變現(xiàn)有存貨管理的模式，利用先進(jìn)的企業(yè)管理理論和方法，對(duì)港口存貨管理的全過程進(jìn)行優(yōu)化組合和合理配置，建立一套有利于港口生產(chǎn)與減少資金占用，既統(tǒng)籌兼顧又行之有效的存貨管理制度。

1.建立適合自身發(fā)展需要的存貨管理電算化系統(tǒng)

企業(yè)要根據(jù)港口生產(chǎn)的實(shí)際情況，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建設(shè)，充分發(fā)揮信息技術(shù)在存貨管理中的運(yùn)用，建立適合自身發(fā)展需要的存貨電算化系統(tǒng)，實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)了解存貨計(jì)劃、存貨數(shù)量、存貨結(jié)構(gòu)等信息。具體做法是：由（集團(tuán)）公司財(cái)務(wù)部門牽頭，開發(fā)存貨管理專用系統(tǒng)，在各分公司倉(cāng)庫(kù)設(shè)置分機(jī)，核算存貨物品的出入庫(kù)及庫(kù)存數(shù)量，指定專人負(fù)責(zé)材料出入庫(kù)數(shù)量的錄入工作，并將物料的收發(fā)憑證直接傳遞給財(cái)務(wù)部門，按統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度進(jìn)行存貨金額的核算，做到財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)一體化，使存貨核算做到及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。

2.建立科學(xué)高效的存貨管理制度，確保存貨管理有章可循

(1)存貨的規(guī)劃

注重存貨的規(guī)劃管理是控制存貨水平，降低資金占用，使存貨效益和成本達(dá)到最優(yōu)化的存貨事前控制方法。落實(shí)存貨的歸口分級(jí)管理責(zé)任制，由各有關(guān)職能部門根據(jù)港口生產(chǎn)需要，于年末時(shí)，將下年度存貨物資配置預(yù)算上報(bào)（集團(tuán)）公司財(cái)務(wù)部匯總，編制統(tǒng)一的資產(chǎn)配置計(jì)劃，做到合理訂貨，及時(shí)補(bǔ)貨，避免缺貨，確定合理的存貨資金占用額。將資產(chǎn)配置計(jì)劃與優(yōu)化存貨儲(chǔ)備結(jié)構(gòu)結(jié)合起來后，可減少存貨儲(chǔ)備資金的占有量近二成，減少企業(yè)資金成本支出（利息支出），提高資金的利用率，降低企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本。

(2)完善內(nèi)控制度，確保存貨管理有條不紊

首先，要做好存貨業(yè)務(wù)的崗位分工控制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限，確保不相容崗位相互分離、相互制約和監(jiān)督，如：采購(gòu)、驗(yàn)收與付款、保管與清查、存貨的處置與審批、審批與執(zhí)行等不相容崗位的設(shè)置。其次，制定存貨管理業(yè)務(wù)流程，嚴(yán)格存貨的驗(yàn)收、倉(cāng)儲(chǔ)與日常管理控制。對(duì)于存貨的取得、驗(yàn)收與入庫(kù)、倉(cāng)儲(chǔ)與保管、領(lǐng)用發(fā)出與處置等環(huán)節(jié)要明確控制要求，做好相應(yīng)的記錄與憑證保管。建立存貨分類管理制度，按存貨的重要程度、價(jià)值高低、專用機(jī)械備品備件等類別進(jìn)行分別管理。規(guī)范并統(tǒng)一存貨的領(lǐng)用發(fā)出的順序及簽字審批手續(xù)、存貨的借用及其審批手續(xù)、存貨的處置報(bào)批及審批手續(xù)。再次，監(jiān)督與檢查。定期檢查存貨業(yè)務(wù)的相關(guān)崗位和人員的設(shè)置情況，定期進(jìn)行存貨的庫(kù)存數(shù)量的實(shí)地盤點(diǎn)，核對(duì)賬實(shí)是否相符，定期檢查存貨會(huì)計(jì)核算的及時(shí)性與準(zhǔn)確性。

(3)整合內(nèi)部資源，盤活現(xiàn)有資產(chǎn)，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)化企業(yè)內(nèi)部資源共享

一是存貨信息整合。根據(jù)港口生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的特點(diǎn)，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)存貨庫(kù)存信息的共享，既可以盤活和利用現(xiàn)有資產(chǎn)，避免重復(fù)儲(chǔ)備帶來的存貨儲(chǔ)備資金的占用[以上述集團(tuán)公司為例，存貨信息實(shí)現(xiàn)共享后每年可減少10%（10余萬元）的因存貨重復(fù)儲(chǔ)備的資金占用，節(jié)約資金成本近萬元]，又可以針對(duì)裝卸生產(chǎn)單位所需類別相同存貨制定合理的采購(gòu)訂貨計(jì)劃，進(jìn)行集中采購(gòu)，體現(xiàn)買方地位，享受到價(jià)格優(yōu)惠，降低了存貨成本及運(yùn)輸費(fèi)用。二是倉(cāng)儲(chǔ)場(chǎng)所整合。不必將倉(cāng)庫(kù)按裝卸生產(chǎn)單位細(xì)分，可以將作業(yè)性質(zhì)相同，機(jī)械類型趨同的裝卸單位劃分為同一個(gè)供應(yīng)區(qū)域，設(shè)置倉(cāng)庫(kù)，統(tǒng)一采購(gòu)及配送存貨材料。這樣不僅可減少存貨倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)施的投資費(fèi)用，還可減少配備存貨管理人員的費(fèi)用，降低不必要的人工成本支出近50%。

總之，港口存貨管理要實(shí)現(xiàn)有軌運(yùn)行，只有通過各職能部門協(xié)調(diào)配合、共同努力，增強(qiáng)“適時(shí)采購(gòu)、適量供應(yīng)、適地庫(kù)存”的現(xiàn)代存貨管理的意識(shí)，建立科學(xué)有效的存貨管理體系。才能提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，確保港口企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)行、開拓市場(chǎng)等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的持續(xù)、穩(wěn)定、健康地發(fā)展。