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一、人力資源管理中人事檔案管理的重要性

在人力資源管理中，人事檔案所提供的信息是其識、選、用人才的依據，所以，人力資源管理和人事檔案管理關系非常密切。

（一）為開發(fā)人力資源提供可靠、真實的數據與信息

通過相關人事檔案能夠對員工人生軌跡進行動態(tài)分析，掌握員工過去與現在，并對員工發(fā)展?jié)摿M行預測。人事檔案能夠將具有價值的相關信息提供給企業(yè)，幫助企業(yè)及時挖掘人才，防止對人才的埋沒與壓制，雖然作用各異、類型不同，然而，如果有利于發(fā)揮系統(tǒng)功能，則為有用人才。利用人事檔案中的相關信息，可以做到人才使用時的揚長避短，充分發(fā)揮人才效力。

（二）有利于合理配置人力資源

通過人事檔案能夠對員工信息進行深入性了解，進而科學管理企業(yè)員工。人事管理有效性能夠實現人力資源信息共享，企業(yè)中配置資源時，依照人才不同的特點與能力，做到因事擇人，以人治事，使人才優(yōu)勢得到充分發(fā)揮，在各系統(tǒng)、部門以及組織中促進人才有序、合理流動，最終促進企業(yè)發(fā)展。

（三）更規(guī)范、科學地預測人力資源需求

企業(yè)組織內部是影響人力資源需求的主要因素，有效分析人力資源檔案有助于企業(yè)對人才需求進行及時了解，最終對人才資源計劃予以合理制定。

二、不善的人事檔案管理對人力資源管理的負面影響

（一）檔案材料虛假性不利于合理配置人力資源

真實性是檔案的基本特質，若檔案缺乏真實性，那么人事檔案就會不具備利用價值。由于信息缺乏對稱性，導致檔案頻頻出現失真的個人信息現象。像假年齡、假學歷以及假工齡等等。這些虛假信息會導致人事部門無法對企業(yè)職工做正確評估，無法正確制定企業(yè)人員補充計劃、配置計劃、退休及解聘計劃等相關工作。

（二）人事檔案內容雷同、分散，導致人力資源效力的降低

企業(yè)人事檔案一定要對員工真實面貌進行歷史、全面以及客觀反映，但是，目前很多人事檔案內容抽象、資料單一，不能體現個性化，此現象導致企業(yè)在對人才的選用上缺乏一定參考價值，對企業(yè)員工正常晉升與選拔產生直接性影響，不僅會挫傷員工工作積極性，而且還會造成企業(yè)經濟損失。

（三）落后的檔案材料管理，缺乏時效性，阻礙人力資源管理效率

陳舊的人事檔案材料都屬于記錄當事人歷史的重要依據，因為不會對已置于人事檔案的相關員工材料進行二次審核，而且最新的檔案也屬于程式化，對近期反映員工工作的檔案又很少，所以人力資源管理部門無法從中獲取有價值的企業(yè)信息。而且隨著不斷流動的企業(yè)人員，對企業(yè)進行個人檔案的查閱帶來不便，造成時間與人力的浪費，從而降低企業(yè)工作效率。

三、對人事檔案管理予以完善，服務于現代人力資源管理

優(yōu)化人事檔案管理，加強企業(yè)人事檔案的真實性與動態(tài)性。在管理企業(yè)人事檔案活動中，企業(yè)需要及時改革與新情況、新形勢不相適應的規(guī)章制度，構建與新形勢相適應的、新德、更科學與合理的人事檔案管理機制，確保人事檔案管理的制度化與法律化。對檔案材料登記與傳遞機制予以構建與完善。人事檔案內容一定要重視動靜結合、橫縱結合，便于人力資源管理部門可以準確、及時了解員工實際情況。提高檔案管理工作者素質。提高人事檔案管理工作者素質是將人事檔案管理工作做好的重要舉措。人事檔案管理需要工作人員一定要具備較高工作素質、良好職業(yè)道德及嚴格企業(yè)組織紀律，所以，一定要加強檔案管理人員的業(yè)務素質與思想建設，不斷拓寬其知識領域，保證檔案管理人員可以不斷適應更高要求、更新的管理檔案工作。

四、結語

人事檔案是一個組織或者企業(yè)對人才進行了解、考察以及合理使用的重要依據，企業(yè)基本的人事檔案特性對企業(yè)人力資源管理具有決定性作用。真實、規(guī)范以及健全的人事檔案管理對企業(yè)建立和開發(fā)人力資源具有重要意義。所以，一定要對人事檔案管理作用進行充分發(fā)揮，最終促進企業(yè)人力資源和諧、健康發(fā)展。

作者：魯曉芳單位：黑龍江省火電第三工程公司